Integración Contable en Inventarios.

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1 Nombre del Podcast: Tema: Objetivos: PodCast Integración Contable en Inventarios. Integración Contable en Inventarios. Que el consultor conozca: 1. Que pólizas se generan en este módulo. 2. Donde configurar las cuentas contables. URL de los archivos: 3. Generación de las pólizas. Opciones de A Cuadro : V=Video; M= Monitor; P=Powerpoint Desarrollo Texto Acción A Cuadro Escena Entrada de Microsip V 1 Bienvenidos al podcast técnico, esta vez hablaremos Saludos V 2 sobre la Integración Contable desde el sistema de Inventarios. Introducción musical V 3 Integración Contable en Inventarios. Pantalla Título P 4 Generar la información contable desde el módulo de Inventarios nos ayuda a integrar de una manera rápida la información de los documentos de entradas y salidas realizados directamente a la contabilidad; eliminando los errores de captura y agilizando el trabajo de los contadores. Presentación del tema. Diapositiva Power Point V 5 En este podcast, veremos primero los puntos a considerar, cuales pólizas nos genera este módulo, la configuración a realizar y la creación de las pólizas. Las pólizas de cada sistema son segmentos de las pólizas clásicas que hacen los contadores, al A cuadro V 6 Diapositiva Power Point P 7 Pág 1 de 7

2 unirlas dan como resultado las pólizas clásicas. Si se tienen diferentes niveles de contabilización, el sistema tomará el de mayor detalle que se encuentre configurado. Departamentos y prorrateos son válidos en las definiciones de cuenta, ya que ayudan a una contabilización más sencilla o de mayor detalle. Ahora veamos cuales son las pólizas que se generan en Inventarios: Una es la póliza de los documentos de Entrada: en el Debe, va la cuenta de Almacén y en la columna del Haber va la cuenta del movimiento. Este puede ser una Compra, recepción de mercancía, saldo inicial, inventario físico, devolución de venta o venta mostrador, etc. La segunda póliza es de los documentos de Salida: En el Debe va la cuenta del movimiento que puede ser por Venta, venta mostrador, remisión, devolución de compra, inventario físico, por mencionar algunos. Es importante analizar antes con el contador de la empresa como esta contabilizando y explicarle como lo hace el sistema para adaptarlo de un modo correcto. Conceptos de uso exclusivo en el sistema: Los conceptos de entrada y salida que deben de indicarle su cuenta en caso de generar póliza son: saldo inicial, inventario físico, ajustes, consumos, ensambles, desensambles y los creados por el usuario como por ejemplo el de Mermas. Los traspasos entre almacenes solo generan Diapositiva Power Point: Explicación de los dos tipos de pólizas que se generan. P 8 A cuadro V 9 Diapositiva Power Point 10 Pág 2 de 7

3 póliza si se contabiliza a nivel de almacén y estos tienen declaradas cuentas diferentes. Documentos provenientes de otros sistemas: Para generar su póliza correspondiente por entrada o salida de Inventarios se asignan las siguientes cuentas contables a estos conceptos: Salidas por remisión, ventas y venta mostrador tomará por default la cuenta del costo de venta, también se tomará esta cuenta para las entradas por devoluciones de venta y venta mostrador. Entradas por recepción de mercancía y compras la cuenta a capturar será la misma cuenta puente declarada para las compras a nivel de Almacenes, para su uso en el sistema de Compras. Salidas por devolución de compra y devolución de recepción deberá ser la misma cuenta usada para las devoluciones de compra a nivel de Almacenes, para su uso en el sistema de Compras. Las cuentas de Almacén y Costo de venta son necesarias sólo si se van a crear pólizas contables en este sistema. Aplican para los artículos almacenables. Las cuentas de ventas y devolución de ventas se requieren sólo si van a crearse pólizas de los sistemas de Ventas o Punto de Venta y las de compras y devolución de compras si se van a crear pólizas del sistema de Compras. Solo es necesario capturar las cuentas una vez desde el sistema deseado y estarán disponibles en los demás sistemas compartidos. Diapositiva Power Point 11 Diapositiva Power Point 12 Pág 3 de 7

4 Enseguida veremos cómo configurar las cuentas contables en este sistema: Primero ingresamos al catálogo de conceptos en donde a cada concepto de entrada y salida le indicaremos si va generar póliza, el tipo de póliza deseado, la cuenta contable y una descripción de la misma. Para ciertos conceptos como el caso de las salidas por consumo, el sistema permite indicar si podemos cambiar la cuenta desde el movimiento de captura y de esta manera seleccionar una cuenta contable diferente dependiendo del gasto al que se quiera asignar. En los conceptos de venta, venta mostrador, remisión, devoluciones de venta y de venta mostrador el sistema no permitirá asignar la cuenta contable ya que la cuenta por default es la de costo de venta. Es recomendable salirse de los tipos de póliza clásicos y crear tipos de póliza por cada tipo de documento para identificar más fácilmente en Contabilidad de que sistema provienen. Por último vamos a declarar las cuentas de Inventarios y Costo de Venta. Hay 4 formas de contabilizar estas cuentas: si se manejan a nivel general se van a declarar en los Almacenes y puede existir una cuenta diferente para cada uno. Si se manejan a mayor detalle, se declaran en el Grupo de líneas, Líneas de artículos y el de mayor detalle es por artículo. Veamos un ejemplo capturando estas cuentas a nivel de Almacenes. Recuerden que también se puede asignar el resto de las Sistema de Inventarios: Menú catálogos Catálogo de conceptos. M 13 A cuadro V 14 Módulo de Inventario: Menú Catálogos Entrar al catálogo de Almacenes, Abrir el almacén general y asignar en La cuenta de almacenes la Costo de venta la cuenta M 15 Pág 4 de 7

5 cuentas contables quedando ya configuradas en los demás sistemas que se utilizan. Ya configuradas todas las cuentas contables en el sistema estamos listos para generar las pólizas. Como ejemplo crearemos las pólizas de entradas por compra, recepción de mercancía, devolución de venta y de venta mostrador. Las pólizas de salidas por venta, venta mostrador, remisión, devolución de compra, de consumos y traspaso entre almacenes. Esta opción se encuentra en el menú de Herramientas, opción Crear pólizas contables. 1.-Capturamos el periodo del cual vamos a crear las pólizas. 2.-Si van a generarse todas las pólizas de entradas y salidas seleccionamos la opción Todos; de no ser así seleccionamos el tipo de concepto deseado. 3.-Las pólizas pueden crearse por movimiento, día o periodo. 4.-Hay dos maneras de generar las pólizas: una es a Contabilidad, que es cuando se tiene integrada la contabilidad en la empresa. Esto hace que al generar las pólizas, se vayan directamente a este módulo. Si las generamos a un archivo externo el sistema nos va a solicitar la ruta a donde se van a guardar y el nombre del archivo. El formato puede ser Pólizas NG o Pólizas DOS (texto). De esta última ya no deberá de utilizarse porque no contendrá la información para la contabilidad electrónica. 5.-Una vez seleccionadas todas las opciones deseadas, le damos Iniciar para su generación. Módulo de Inventarios: Menú de herramientas, opción Crear pólizas contables M 16 Pág 5 de 7

6 Si todo sale correcto el sistema mostrará el mensaje de cuantas pólizas fueron creadas. Si faltara alguna cuenta por asignar, el sistema no va a generar ninguna póliza y mostrará un mensaje en el cual nos indica al concepto que le falta la cuenta contable y en donde hay que asignarla. Por último veamos las pólizas de Inventarios generadas a Contabilidad. *** Ventas y ventas mostrador *** - Esta póliza es de una salida por ventas, en la columna del Debe desglosa las cuenta del costo de venta y en el Haber la cuenta del almacén de salida. - De la misma forma se contabilizan las pólizas de ventas mostrador y remisiones. - En la póliza por Devoluciones de venta y de venta mostrador, ahora en la columna del Debe está la cuenta de almacén por estar ingresando los productos al inventario y en la columna del debe se muestra la cuenta del costo de venta. - *** Compras *** - Ahora veamos cómo se genera una póliza de entrada por Compra en donde la cuenta de almacén va en el debe y la cuenta de compras en el Haber. Lo mismo sucede al contabilizar la recepción de mercancía. - Para las devoluciones de compra, esta cuenta va en el Debe y en el Haber va la del Almacén. Módulo de Inventarios: Menú de herramientas, opción Crear pólizas contables. Módulo de Contabilidad: Pólizas pendientes para ver las pólizas generadas. P Pág 6 de 7

7 *** MOVS de Inventarios *** - Una póliza por traspaso entre almacenes asigna en el debe la cuenta del almacén a donde ingresa la mercancía y en el Haber la cuenta del almacén de salida. Recuerden que para que el sistema pueda generar esta póliza, los almacenes deben tener asignadas cuentas contables diferentes. - Por último veamos la póliza de una salida por consumo, la cual su cuenta se asigna en el debe y en el Haber la cuenta del almacén. - Como podemos ver, la cuenta del consumo se está contabilizando por departamento. Esta póliza va al departamento de Compras y esta otra póliza se asignó al departamento de Cobranza. Despedida A cuadro V 19 Pág 7 de 7