PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES PARA EL PERSONAL DE LA CÁMARA OFICIAL DE

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES PARA EL PERSONAL DE LA CÁMARA OFICIAL DE COMERCIO E INDUSTRIA DE MADRID, ASÍ COMO LA PRESCRIPCIÓN DE SUS CLIENTES QUE PARTICIPEN EN MISIONES COMERCIALES 1

2 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES PARA EL PERSONAL DE LA CÁMARA OFICIAL DE COMERCIO E INDUSTRIA DE MADRID, ASÍ COMO LA PRESCRIPCIÓN DE SUS CLIENTES QUE PARTICIPEN EN MISIONES COMERCIALES 1. OBJETO Y ESPECIALIDADES DEL PROCEDIMIENTO.- El presente Pliego de Prescripciones Técnicas tiene por objeto la selección de agencias de viajes a homologar para la asistencia técnica y gestión de los desplazamientos y estancias en territorio nacional y extranjero del personal adscrito a la Cámara como consecuencia de su actividad profesional. Adicionalmente y dado que la Cámara, en el marco de sus funciones, promueve y organiza misiones comerciales, encuentros de cooperación empresarial, ferias y eventos similares a los que se inscriben personas físicas o jurídicas independientes a ella, conformando grupos de viajeros, la Cámara podrá ofrecer, como parte de los servicios que presta a las empresas participantes en la prospección de mercados, la oferta más ventajosa de las obtenidas tras la petición a las agencias homologadas. Si las empresas participantes estuvieran de acuerdo con la oferta seleccionada y presentada u ofrecida por la Cámara, ésta podrá ofrecer facilitar los datos de la agencia seleccionada a las empresas clientes que hayan optado por dicha oferta, quedando obligada la agencia seleccionada a mantener a dichas empresas el precio y las condiciones ofertadas a la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid. Toda comunicación, relación, intercambio de información o documentación, etc, entre la agencia seleccionada y la empresa/s que hayan optado por su oferta, quedará limitada a estas últimas, quedando fuera de dicha relación, a todos los efectos, la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid. Consecuencia de lo anterior ha de entenderse que la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid queda indemne y exonerada de cualquier género o clase de responsabilidad derivada de la relación existente entre la agencia seleccionada y la empresa/s que hayan optado por su oferta, debiendo responder ante la empresa/s reclamantes, en su caso, y de forma exclusiva, la agencia de viajes seleccionada, o viceversa, circunstancia que las empresas que resulten homologadas declaran conocer y aceptan de forma expresa. Tras el presente procedimiento resultarán homologadas un mínimo de cuatro empresas por un periodo de dos años, a las cuales y tal como se ha dicho anteriormente, se les solicitarán presupuesto y condiciones de cada viaje, evento, feria, etc., en los términos del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. Los proveedores homologados se obligan a respetar, en su caso, los acuerdos y convenios alcanzados, con carácter previo a la presente homologación, por la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid con terceros proveedores en materia de viajes en los siguientes casos: Convenios suscritos con compañías aéreas. 2

3 Proveedores oficiales homologados, propuestos o seleccionados, por otras Cámaras Oficiales tanto en territorio nacional como internacional, para el hospedaje y estancia del personal de la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid así como el personal de las empresas que, en su caso, hayan viajado también con dicha Cámara. OBJETIVOS DEL SERVICIO.- Las agencias de viajes homologadas y que resulten adjudicatarias perseguirán los siguientes objetivos respetando y cumpliendo las políticas de viajes establecidas por la Cámara: - Optimización del proceso de contratación de viajes y de negociación con los proveedores de viajes, garantizando a la Cámara las mejores condiciones y precios con los distintos proveedores del servicio. - Garantizar la calidad de servicio. - Dar respuesta ágil, servicio eficaz y personalizado a una demanda especial por su variedad, tipología y variabilidad. 2. TARIFAS.- Las empresas homologadas y que resulten adjudicatarias se comprometen a ofertar las tarifas más ventajosas en cualquiera de los servicios solicitados e informará, siempre que sea factible, la posibilidad de acogerse a tarifas más económicas y de las condiciones necesarias para tener derecho a las mismas. Asimismo, se comprometen a asumir la emisión de billetes aplicando a los precios, los descuentos o mejoras que se deriven de acuerdos o convenios que la Cámara haya suscrito o pueda suscribir con empresas, compañías o entidades de transporte, así como los convenios que dispondrán los adjudicatarios para la prestación del servicio. 3. MEDIOS MATERIALES.- Las agencias homologadas y que resulten adjudicatarias deberán disponer de los recursos materiales adecuados para prestar el servicio con las máximas garantías de calidad, agilidad en la respuesta y optimización de gastos de viaje para la Cámara. En concreto, deberán disponer como mínimo de sistema automático de reserva, sistema electrónico de consulta y reserva de hoteles, sistema automático de verificación de tarifas, etc., por lo que en las oficinas deberán disponer como mínimo de un Terminal de reservas AMADEUS, así como disponer de un Pupitre de RENFE. 4. COMPROMISO DE LAS EMPRESAS QUE RESULTEN HOMOLOGADAS.- Adicionalmente a los criterios que se valorarán a los efectos de la homologación y lo expuesto en párrafos anteriores, las empresas homologadas y seleccionadas se comprometerán a cumplir, como mínimo, las siguientes condiciones: 1. Disponer de información actualizada y completa de horarios de vuelos, tren y otros medios alternativos, así como las combinaciones y enlaces entre estos medios, tanto en el ámbito nacional como internacional. 3

4 2. Respuesta a solicitudes de presupuestos de vuelos y hoteles en plazo máximo de 3 días para solicitudes de grupos y en un plazo de 24 horas para el resto. 3. Envío de presupuestos por escrito, detallando pormenorizadamente todos los datos del viaje. 4. Tener la capacidad para reservar en firme, expedir y entregar con rapidez y sin dilaciones, en las oficinas de la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid o en cualquier otro sitio que se indique, los billetes que en cada caso se soliciten, o a través de medios telemáticos. 5. En las ofertas que se soliciten se prestarán dos presupuestos: - Precio que te permita emitir con caducidad de tres días (tarifa normal) - Precio que se pueda emitir 30 días antes del viaje (tarifas que se negocian con las compañías aéreas) 6. Todas las ofertas deben indicar las condiciones de cambio y anulación. 7. Envío de billetes por mensajero sin coste adicional y en el horario que se establezca o por medios telemáticos. 8. Para eventos en los que existan tarifas negociadas por otras Cámaras o instituciones, la agencia deberá mantener el precio incrementando únicamente la comisión de la agencia. 9. El servicio de la agencia/s se caracterizará por la rapidez de respuesta y su calidad, debiendo tener capacidad de gestión para obtener las tarjetas de embarque en vuelos nacionales e internacionales, para la facturación de equipajes y deberá tener capacidad para realizar acompañamiento al grupo para realizar las gestiones del aeropuerto, en caso que se requiera y previa presentación de presupuesto. 10. Se considerará como un requisito imprescindible tener permanentemente en Madrid la capacidad de reserva de paquetes de habitaciones para alojamiento en los eventos organizados por la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid. 11. Se considerará como un requisito imprescindible, que la agencia conozca con exactitud la ubicación de los alojamientos existentes al objeto de realizar las contrataciones en aquellos que se hallen más próximos al lugar de trabajo o visita del personal de la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid, asegurando siempre, en todo caso, la mejor relación calidad/precio en los hoteles. 12. Las condiciones de la oferta deberá especificarse de forma obligatoria, indicando: - Condiciones de cancelación de vuelos - Condiciones de hoteles para reserva de grupos - Especificar si existe la posibilidad de disfrutar de salas de reuniones de forma gratuita, negociación del precio de las mismas, indicar si incluyen equipos de proyección - Negociación de hora de entrada en el hotel antes del checking, cuando los vuelos lleguen antes de la hora de entrada. Así mismo, deberán cumplir los siguientes requisitos: - Deberá gestionarse el servicio en sus propias oficinas. - Se designará a una persona que será la máxima responsable de todo el servicio objeto de este contrato, siendo la interlocutora con la Cámara Oficial 4

5 de Comercio e Industria de Madrid para la resolución de incidencias puntuales que puedan surgir en el funcionamiento del mismo. Cuando esta persona se encuentre ausente, deberá ser sustituida por otra que la agencia designe y que sea capaz de resolver cualquier incidencia relacionada con viajes que le pueda surgir a la COCIM. - En este sentido, deberá aportarse, para la prestación del servicio, el personal necesario y con la cualificación técnica adecuada, debiendo resolver las incidencias que se produzcan en los viajes, con sus propios medios o a través de sus corresponsales. - La empresa homologada y que resulte adjudicataria estará en condiciones de prestar a la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid un servicio de urgencia 24 horas, de carácter tanto local como internacional, a efectos de resolución de incidencias que se produzcan en los viajes de su personal. - A efectos de control, el adjudicatario facilitará a la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid, relación del personal que destine a la gestión de este contrato y comunicará los cambios que se produzcan. - La solicitud de servicios se realizará por el personal que designe la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid, siendo requisito imprescindible, una comunicación fluida, tanto telefónicamente como a través de , fax y/o plataforma electrónica. - La empresa adjudicataria deberá adecuarse a los medios de pago utilizados por la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid, a través de las entidades financieras utilizadas por ésta. - La empresa adjudicataria deberá remitir mensualmente un informe nominativo por misión, indicando los importes contratados y el porcentaje por prescripciones que corresponde a la Cámara. 5. METODOLOGÍA DE FUNCIONAMIENTO Y CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN.- Una vez seleccionadas las empresas homologadas, se seguirá, además de lo dispuesto en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, la siguiente metodología para la adjudicación del viaje a realizar: 1. Solicitud de Oferta Cuando surja la necesidad de contratar un viaje, los Departamentos tendrán que realizar al mismo tiempo, la solicitud a las agencias de viajes homologadas, con copia al Departamento de Servicios Generales y Compras, a través de los medios que la Cámara estime conveniente en cada momento, pudiendo ser estos de carácter escrito o a través de cualquier medio electrónico a su disposición. 2. Respuesta y Plazos 1. Las agencias homologadas remitirán cotización por los servicios solicitados al Departamento solicitante en los plazos máximos establecidos en el pliego de condiciones, con copia a Servicios Generales y Compras. a) El plazo de respuesta a solicitudes de itinerarios y presupuesto, se estima en un máximo de 72 horas para solicitudes complejas y en un plazo de 24 horas para el resto. No obstante, siempre existe la 5

6 posibilidad de que se requiera un presupuesto urgente, que ha de ser necesariamente tramitado con la urgencia que se requiera. b) Se desestimarán todas aquellas respuestas que excedan los plazos establecidos en el párrafo anterior. c) Para aquellos viajes que supongan la solicitud de cotización sin definición fija de número de personas, ciudad de salida de vuelo u otro tipo de servicios, el Departamento solicitante podrá pedir una estimación inicial a las agencias de viajes, pero tendrá la obligación de esperar a tener definidos todos los puntos, para volver a solicitar a todas las agencias el presupuesto del viaje en cuestión y adjudicar el servicio al mejor precio, garantizando así la adjudicación a la agencia más económica. 3. Adjudicación Una vez recibidos los presupuestos solicitados, el departamento solicitante procederá a realizar un estudio de los mismos, basándose como norma general, en el criterio del mejor mix calidad/precio para la selección de la oferta. Una vez adjudicada, remitirá: - en relación al personal de la Cámara, aceptación del presupuesto a la agencia adjudicataria, con copia al Departamento de Servicios Generales y Compras. - a las empresas que conformen grupos, el presupuesto considerado mas ventajoso, para su análisis, con los datos de contacto de la agencia prescrita en los términos antes mencionados. 6. CRITERIOS DE SELECCIÓN.- A los efectos de los criterios de homologación que se citan en el cuadro anexo ha de considerarse lo siguiente: 1. Para criterios cuantificables se seguirá la siguiente formula: (Oa x ptc) / Ov = Pto i Ov: Oferta más Ventajosa Oa: Oferta que se está analizando. Pto i. Puntuación de la empresa analizada. Ptc: Puntuación correspondiente a cada criterio El redondeo del segundo decimal se efectuará al alza, cuando el tercer decimal sea 5 o superior, y se redondeará a la baja, cuando el tercer decimal sea 4 o inferior. 6

7 2. Para los criterios no cuantificables se seguirán las indicaciones especificadas en el cuadro anexo. 3. Será requisito indispensable, que toda la documentación solicitada se presente compulsada o adverada notarialmente, no se admitirá la documentación que no cumpla este requisito. 4. La Cámara se reserva la posibilidad de solicitar en cualquier momento la documentación justificativa de los datos expuestos en el cuadro que se presenta a continuación: 7

8 CRITERIOS PUNTUACIÓN DESCRIPCIÓN Y DOCUMENTACIÓN A ENTREGAR Personal experto y cualificado en organización de viajes para empresas, misiones comerciales y encuentros empresariales. Experiencia en la organización de viajes nacionales e internacionales, incluyendo ferias y actividades exportadoras, así como experiencia con asociaciones empresariales, organismos exportadores, certámenes, organismos oficiales, etc. Recursos Tecnológicos y Acuerdos Concertados: - Relación de hoteles/cadenas hoteleras concertadas. - Relación de compañías aéreas concertadas. - Recursos tecnológicos con los que cuenta la empresa. - Horarios de atención Sellos de calidad Propuestas de Mejora: - Técnicas: Otras mejoras técnicas u organizativas no contenidas en pliego. - Económicas: condiciones especiales, descuentos, etc -Free Persona Cámara -Prescripciones (% sobre cantidades prescritas) - 20 puntos - 8 puntos - 6 puntos - 6 puntos - 10 puntos - 10 puntos - 10 puntos - Nº de personas cualificadas y curriculum de las mismas, valorando únicamente la experiencia superior a 3 años. Presentación último tc 2. - Nº de años de experiencia (aportando escritura de constitución, declaración de alta en el IAE u otra documentación) y viajes gestionados en los últimos dos años, especialmente los referidos a ferias, misiones y encuentros. - Nº contrataciones con asociaciones, organismos oficiales, etc, de los 2 últimos años. - Nº de Empresas para las que trabajan. Presentación de cartas de recomendación, certificados de clientes o similares. - Nº de acuerdos concertados con hoteles y/o cadenas hoteleras. - Nº de acuerdos concertados con compañías aéreas - Software especializados, aplicaciones específicas, etc - Disposición o no de teléfono móvil de atención 24 horas. Presentación de acuerdos, inventario bajo declaración responsable e indicación de la disponibilidad de atención 24 horas. - Se valorará que las empresas tengan: ISO 9001, Madrid Excelente u otros sellos equivalentes. Presentación de los certificados de calidad con el que cuente la empresa. - Se valorarán aquellas propuestas de mejora más ventajosas para la Cámara, como compromisos de mantener los precios de cotización dados a la Cámara por un periodo de 45 días y/o de aplicación de una variación de los mismos de un máximo del 20%. Presentación de las diferentes mejoras junto a documento firmado en el que se manifieste el compromiso de ejecutar dichas mejoras. - Se valorará el compromiso firmado de viaje y alojamiento gratuito para la persona de la Cámara que viaje con grupos mayores de 8 personas. Así como el % de rappel por las prescripciones realizadas por la Cámara y aceptadas por las empresas participantes en los eventos organizados por ella. Toda la documentación solicitada se presentará en forma original, compulsada por funcionario público o adverada notarialmente. Igualmente debe cumplirse esta condición en la documentación requerida en el pliego de cláusulas administrativas, en relación con las Normas Internas de Contratación. La Cámara se reserva la posibilidad de solicitar en cualquier momento, la documentación justificativa de los datos expuestos en el cuadro anterior. 8

9 7. PLAZO DE PRESENTACIÓN Y OFERTA ECONÓMICA.- El plazo de presentación de ofertas finaliza el próximo día 15 de octubre de 2012, a las 13:00 horas, en el registro de la Cámara de Comercio, sita en la calle Ribera del Loira, 56-58, indicando en el sobre: HOMOLOGACIÓN AGENCIAS DE VIAJE PEC 29/230/12 Todas las ofertas recibidas posteriores a la fecha y hora indicada, no se tendrán en consideración. A efectos de dar una estimación orientativa para el gasto derivado del presente procedimiento, todo ello sin perjuicio de lo estipulado en el pliego de cláusulas administrativas particulares, se pone de manifiesto que la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid no podrá destinar una cantidad superior en materia de agencias de viajes, para los dos años de duración de la presente homologación, a iva excluido. 8. INFORMACIÓN.- Para cualquier información adicional o aclaración sobre el contenido del presente Pliego de Condiciones, pueden dirigirse al Departamento de Servicios Generales y Compras de la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid, en el teléfono Madrid, septiembre de