Preparación y presentación de información. Usuarios del sistema de contabilidad gubernamental

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1 Área Sistema Nacional de Contabilidad Área Sistema Nacional de Contabilidad Preparación y presentación de información financiera y presupuestal trimestral y semestral- Usuarios del sistema de contabilidad gubernamental Ficha Técnica Autor : Staff de profesionales Título : Preparación y presentación de información financiera y presupuestal trimestral y semestral - Usuarios del sistema de contabilidad gubernamental Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 72 - Octubre 2014 Sumario 1. Introducción 2. Presentación de la información financiera y presupuestaria (primer y tercer trimestre) 3. Presentación de la información financiera y presupuestaria (primer semestre) 4. Conciliación del marco legal del presupuesto 5. Medios para la presentación de la información contable semestral y trimestral 6. Lugar y plazo de presentación de la información contable trimestral y semestral 7. Precisiones adicionales a la información financiera 8. Precisiones adicionales para el cierre contable 1. Introducción La Dirección General de Contabilidad Pública ha emitido la Resolución Directoral Nº EF/51.01 que aprueba la Directiva Nº EF/51.01 «Preparación y presentación de información financiera y presupuestaria trimestral y semestral por las entidades usuarias del sistema de contabilidad gubernamental». Cabe señalar que el dispositivo mencionado deroga la Directiva Nº EF/ A continuación, analizaremos los lineamientos aplicables para la presentación de la información contable básica trimestral y semestral a fin de obtener una información confiable y oportuna para la elaboración de la Cuenta General de la República. 2. Presentación de la información financiera y presupuestaria (primer y tercer trimestre) Las entidades siguientes: Los ministerios, poderes y otras entidades del Estado, entidades captadoras de recursos financieros, instituciones públicas descentralizadas, universidades públicas, organismos descentralizados autónomos, Fondo de Consolidado de Reserva Previsional, Sociedades de Beneficencia Pública, Gobiernos regionales, Gobiernos locales y sus organismos públicos descentralizados (mancomunidades municipales, institutos viales provinciales, ente otros), con excepción de las empresas del Estado, presentarán la siguiente información: 2.1. Información financiera EF-1 Estado de situación financiera EF-2 Estado de gestión Notas a los estados financieros Hoja de trabajo para la formulación del EF-1 Balance de comprobación Anexos a los estados financieros AF9 Movimiento de fondos que administra la DGETP AF9A Movimiento de fondos que administra la DGETP (gastos) AF9B Movimiento de fondos que administra la DGETP (ingresos) AF9C Otras operaciones con Tesoro Público 2.2. Información presupuestaria PP1 Presupuesto institucional de ingresos Anexo del PP1 por específica PP2 Presupuesto institucional de gastos Anexo del PP2 por específica EP-1 Estado de ejecución del presupuesto de ingresos y gastos Anexo al EP-1 por tipo de financiamiento y tipo de recurso Anexo al EP-1 por tipo de recurso 2.3. Información sobre transferencias financieras recibidas y otorgadas TFR Transferencias financieras recibidas (a nivel pliego) Anexo 1 TFR Transferencias financieras recibidas (a nivel Unidad Ejecutora) TFO-1 Transferencias financieras Anexo TFO-1 Transferencias financieras otorgadas (a nivel unidad TFO-2 Clasificación funcional Anexo 1 TFO-2 Clasificación funcional otorgadas (a nivel unidad TFO-3 Distribución geográfica Anexo 1 TFO-3 Distribución geográfica de las transferencias financieras otorgadas (a nivel unidad Acta de conciliación por las transferencias financieras recibidas y Actualidad Gubernamental N 72 - Octubre

2 Otorgadas entre entidades del estado. 3. Presentación de la información financiera y presupuestaria (primer semestre) Las entidades siguientes: Los ministerios, poderes y otras entidades del Estado, entidades captadoras de recursos financieros, instituciones públicas descentralizadas, universidades públicas, organismos descentralizados autónomos, Fondo de Consolidado de Reserva Previsional, Sociedades de Beneficencia Pública, Gobiernos regionales, Gobiernos locales y sus organismos públicos descentralizados (mancomunidades municipales, institutos viales provinciales, ente otros), con excepción de las empresas del Estado, presentarán la siguiente información: 3.1. Información financiera EF-1 Estado de situación financiera (comparativo) EF-2 Estado de gestión (comparativo) EF-3 Estado de cambios en el patrimonio neto (comparativo) EF-4 Estado de flujos de efectivo (comparativo) Notas a los estados financieros Hoja de trabajo para la formulación del EF-1 Hoja de trabajo para la formulación del EF-2 Balance de comprobación Anexos a los estados financieros AF7 Hacienda Nacional Adicional AF8 Fideicomiso, comisiones de confianza y otras modalidades AF8A Concesiones, usufructo y otros AF9 Movimiento de fondos que administra la DGETP AF9A Movimiento de fondos que administra la DGETP (gastos) AF9B Movimiento de fondos que administra la DGETP (ingresos) AF9C Otras operaciones con Tesoro Público AF10 Declaración jurada AF12 Donaciones y transferencias recibidas AF13 Donaciones y transferencias otorgadas Otros anexos OA3B Reporte de cuentas de gestión por operaciones recíprocas entre entidades del sector público Anexo OA-3B Reporte de cuentas de gestión por operaciones recíprocas entre entidades del sector público (solo unidades ejecutoras) Acta de conciliación OA-7 Registro de contadores del sector público Información presupuestaria PP1 Presupuesto institucional de ingresos Anexo del PP1 por especifica PP2 Presupuesto institucional de gastos Anexo del PP2 por especifica EP-1 Estado de ejecución del presupuesto de ingresos y gastos Anexo al EP-1 por tipo de financiamiento y tipo de recurso Anexo al EP-1 por tipo de recurso 3.3. Información sobre el presupuesto de inversión pública PI1 marco legal y ejecución del presupuesto de inversión pública - Proyectos Análisis y comentarios de los principales proyectos de inversión incluyendo el avance de la meta física al primer semestre Información sobre el gasto social GS1 Marco legal y ejecución del presupuesto de gastos por resultados Análisis y comentarios del gasto social en los principales proyectos y productos (actividades) de los programas presupuestales Información sobre el presupuesto de gastos por resultados PPR-G1 Programación y ejecución del presupuesto de gastos por resultados PPR-G2 Programación y ejecución del presupuesto de gastos por resultados por fuente de financiamiento PPR-G3 Clasificación funcional programática de la ejecución del presupuesto de gastos por resultados 3.6. Información sobre transferencias financieras recibidas y otorgadas TFR Transferencias financieras recibidas ( a nivel pliego) Anexo 1 TFR Transferencias financieras recibidas (a nivel unidad TFO-1 Transferencias financieras Anexo 01 TFO-1 Transferencias financieras otorgadas (a nivel unidad TFO-2 Clasificación Funcional Anexo 1 TFO-2 Clasificación Funcional otorgadas (a nivel unidad TFO-3 Distribución Geográfica Anexo 1 TFO-3 Distribución Geográfica de las transferencias financieras otorgadas (a nivel unidad Acta de conciliación por las transferencias financieras recibidas y otorgadas entre entidades del Estado. 4. Conciliación del marco legal del presupuesto La conciliación del marco legal del presupuesto se efectuará con periodicidad semestral y dentro de los treinta días calendario de finalizado el primer semestre para todas las entidades gubernamentales del Estado. Para el segundo semestre, los Gobiernos locales, mancomunidades municipales, institutos viales provinciales y Sociedades de Beneficencia Pública efectuarán y transmitirán, en el plazo que vence el 28 de febrero del año siguiente a la finalización del ejercicio fiscal, y para las entidades del Gobierno nacional y regional se efectuará de acuerdo al cronograma previamente establecido por la Dirección General de Contabilidad Pública. Asimismo, la norma señala que las entidades gubernamentales comprendidas en los Gobiernos locales y mancomunidades municipales efectuarán la conciliación presupuestaria con la DGCP, teniendo como base los reportes presupuestales generados a través del aplicativo web «SIAF Módulo contable Información presupuestaria»; remitiendo la carpeta con la conciliación del marco legal del presupuesto y las hojas de trabajo del marco legal del presupuesto de ingresos y gastos por resultados, que tendrán carácter de declaración jurada, firmados por el jefe de presupuesto y el director general de Administración o quienes hagan sus veces, sustentadas con copias fotostáticas debidamente autenticadas de los dispositivos legales relacionados con el presupuesto inicial y las modificaciones efectuadas en el periodo que se informa. Al respecto, los reportes relacionados a la conciliación del marco legal tienen que ser impresos del link < siafwebcontapp/>. 2 Actualidad Gubernamental N 72 - Octubre 2014

3 Área Sistema Nacional de Contabilidad 5.2. Transferencias financieras En lo que se refiere a las transferencias financieras, se efectuará a través del link < index.jsp>. El usuario seleccionará los reportes de la información del marco legal que comprende: (Conciliación del marco legal del presupuesto de gastos, Hoja de trabajo de resoluciones de ingresos y hoja de trabajo de resoluciones de gastos). La información antes indicada y debidamente suscrita se presentará en forma simultánea en la carpeta a la DGCP. Se precisa que las unidades ejecutoras, previamente al cierre deberán efectuar diversos procesos que contiene el «Módulo de conciliación de operaciones SIAF» que se encuentra en el SIAF-SP Cliente/Servidor, con la finalidad de conocer y subsanar las posibles diferencias determinadas entre la información presupuestaria registrada en el SIAF-SP y la base de datos central del Ministerio de Economía y Finanzas Operaciones recíprocas Las entidades del sector público realizarán la conciliación y generación del acta de conciliación por operaciones reciprocas a través del «Módulo conciliación de operaciones Recíprocas» ingresando al link < appconciliacion/index.jsp>. 5. Medios para la presentación de la información contable semestral y trimestral 5.1. Estados financieros y presupuestales Las entidades del Gobierno nacional, Gobiernos regionales, Gobiernos locales y mancomunidades municipales efectuarán su cierre contable y enviarán información financiera y presupuestaria semestral y trimestral, a través del aplicativo web SIAF «Módulo contable Información financiera y presupuestaria», utilizando el link < pe/siafwebcontapp/> Conciliación Las entidades del sector público efectuarán la conciliación de las transferencias financieras recibidas y otorgadas a través del Módulo de conciliación de transferencias financieras ingresando link < index.jsp>, cabe recordar que el usuario y clave es el mismo que se utiliza para ingresar al Módulo contable información financiera y presupuestaria Saneamiento contable El registro de las acciones de saneamiento contable se efectuará Actualidad Gubernamental N 72 - Octubre

4 a través del «Módulo saneamiento contable» ingresando al link < Módulo de revaluación de edificios y terrenos El registro y envío de la información de la Modificación de vida útil de edificios y revaluación de edificios y terrenos, incorporación de bienes en administración funcional y reclasificación a propiedades de inversión de las entidades pertenecientes al Gobierno nacional, regional y local aprobada con la Directiva Nº EF/51.01, se realizará a través del aplicativo «Módulo de revaluación de edificios y terrenos» d) Para una adecuada presentación del estado de situación financiera, las entidades gubernamentales efectuarán las reclasificaciones, según las pautas dispuestas por el Plan Contable Gubernamental. e) El saldo dela subcuenta Fondos sujetos a restricciones, Depósitos en instituciones financieras no recuperadas y Inversiones disponibles no recuperados, se presentarán en el rubro Otras cuentas del activo, No corriente. f) Al saldo de la subcuenta Encargos recibidos, se le deberá deducir el saldo de la subcuenta Encargos y Ejecución de encargos recibidos, por los saldos disponibles para la ejecución del encargo y por el monto que alcanza la ejecución del mismo, siempre y cuando el encargo haya sido recibido de otra entidad del Estado. 8. Precisiones adicionales para el cierre contable a) Registros administrativos en Estado aprobado Se entiende como registro administrativo a todas las operaciones de ingresos y gastos registrados en el módulo administrativo del SIAF-SP, conocido también como expediente SIAF y que según la filosofía del mismo se le conoce como el Registro Único. De manera que una operación de gastos, por ejemplo, es registrada en un solo registro SIAF, desde la orden de compra y/o servicio, la factura, el comprobante de pago y el cheque. Cabe señalar que en las operaciones de ingresos se registran las fases del determinado y recaudado, y para la operaciones de gastos se registran las fases del compromiso, devengado, girado y pagado. Todas las fases mencionadas deben estar en situación de aprobado «A», a fin de se ser contabilizadas sin ningún problema. Cómo podemos saber si todas las operaciones se encuentran en situación de aprobadas? Ingresando al Módulo administrativo del SIAF-SP en la ruta siguiente: Reportes/SIAF/Formatos SIAF. 6. Lugar y plazo de presentación de la información contable trimestral y semestral La información financiera y presupuestaria trimestral y semestral se presentará a la Dirección General de Contabilidad Pública, en la sede institucional del Ministerio de Economía y Finanzas, siendo el plazo de presentación dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la finalización del periodo que se informa. 7. Precisiones adicionales a la información financiera a) La formulación y presentación de los estados financieros por las entidades del sector público que aplican la contabilidad gubernamental, se efectuará de conformidad con las normas emitidas por el órgano rector del Sistema Nacional de Contabilidad y las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público - NIC-SP oficializadas por la DGCP b) Los estados financieros se presentan en moneda nacional a nivel de dos decimales. c) Las entidades comprendidas en la presente directiva efectuarán el cálculo y registro de los ajustes técnicos mensuales, excepto la provisión para obligaciones previsionales, que se efectúa anualmente. Se debe verificar que el Estado esté aprobado para todos los registros b) Ejecución presupuestal vs. Marco presupuestal En el sector público, todo gasto obedece a dos condiciones, la primera es que dicho gasto este presupuestado y la segunda que se cuente con disponibilidad financiera. En ese orden de ideas, deducimos que todo gasto necesariamente debe estar presupuestado. Para eso recurrimos al SIAF, para saber que los gastos cuentan con el crédito presupuestal correspondiente; para ello ingresamos al módulo de procesos presupuestales a la ruta siguiente: Reportes/Ejecución Presupuestal/Ejecución Anual vs. Marco Presupuestal. 4 Actualidad Gubernamental N 72 - Octubre 2014

5 Área Sistema Nacional de Contabilidad c) Notas de modificación presupuestaria de tipo «003-Créditos y anulaciones» Los presupuestos de las entidades públicas son flexibles, de manera que estos recursos constantemente se están modificando; sin embargo, debemos tener claro que las modificaciones presupuestales en el nivel funcional programático pueden ser regularizadas dentro de los diez (10) días calendario siguientes de vencido el respectivo mes, mediante resolución del titular del pliego. Ello significa que una entidad pública puede realizar tantas modificaciones presupuestales considera y ello no significa que deba existir una resolución para cada modificación, sino que el art. 24º de la Directiva Nº EF/76.01 «Directiva Para la Ejecución Presupuestaria» menciona que con una sola resolución se puede regularizar todas las emitidas durante un mes, siempre y cuando se trate de modificaciones en el nivel funcional programático de tipo «003-creditosy anulaciones». Cómo podemos saber qué notas modificatorias faltan ser regularizadas? Ingresando al Módulo de procesos presupuestales del SIAF-SP en la ruta siguiente: Registro/Regularización de Notas Modificatorias Aprobadas. e) Contabilización de Registros El Área de Contabilidad, a fin de presentar información consistente, debe asegurarse de contabilizar todas las operaciones de ingresos y gastos, esto incluye la contabilización de la fase pagado y de los compromisos anuales; en tal sentido para verificar cuáles son los registros no contabilizados ingresamos al Módulo contable del SIAF-SP, a través de la siguiente ruta: Registro/Contabiliza. Esta opción verifica qué registros aún no han sido contabilizados Se debe verificar esta columna d) Documentos emitidos Es conveniente que el Área de Contabilidad coordine con Tesorería aspectos propios de esta última para que en la contabilidad se refleje toda la información; dicho en otras palabras, la Oficina de Tesorería realiza la emisión de cheques, se conoce como la fase del «girado». Esta fase tiene incidencia en la contabilidad patrimonial y en las cuentas de orden. Cabe precisar que si el girado se realizó de las fuentes de financiamiento administradas en las subcuentas, la fecha de la fase pagado llega en forma automática a través del SIAF-SP, pero los girados de la cuentas administradas en cuentas corrientes tales como el rubro 08,09, entre otros. Necesariamente, el Área de Tesorería tiene que ingresar las fechas de entrega de los títulos valores, a fin de que el Área Contable pueda contabilizar la fase del pagado; este mecanismo de trabajo se realiza en el Módulo administrativo del SIAF-SP, ingresando a la siguiente ruta: Registro/Documentos Emitidos. Ingresar fecha del PAGADO f) Notas de contabilidad Las notas de contabilidad son documentos exclusivos del Área de Contabilidad y solamente controladas por esta, en ellas se registran las operaciones complementarias tales como: Las depreciaciones del mes, las amortizaciones, las provisiones, las salidas de los almacenes controlados a través de Pecosas, La incorporación de saldos de balance, las nuevas transferencias presupuestales, activos no depreciables, control en cuentas de orden, etc. Para el registro de las notas contables, ingresamos al módulo contable del SIAF-SP, a la ruta siguiente: Registro/ Notas de Contabilidad. g) alidación de estados presupuestales EP-1 El EP-1 constituye uno de los estados presupuestales más importantes de la información presupuestal ya que refleja la ejecución real de los ingresos y gastos; para los ingresos este estado recoge la información registrada en la fase del recaudado y para los gastos considera la totalidad de los registros devengados. A continuación, mostraremos las validaciones contables: por el lado de los ingresos la suma total de la columna de ingresos del EP-1 debe ser igual a la suma del monto deudor de la cuenta 8501 Ejecución de ingresos más el monto que corresponde a los Recursos ordinarios, y la suma total de la columna de gastos del EP-1 debe ser igual a la suma del saldo acreedor de la cuenta 8601 Ejecución del gasto. Actualidad Gubernamental N 72 - Octubre

6 ponibles de caja, para ello la Administración General debe asegurarse de que se realicen los arqueos de fondos tanto trimestrales como semestrales. k) Conciliaciones bancarias El libro bancos sirve para realizar las conciliaciones bancarias con los estados de cuentas emitidas por las entidades financieras, se espera que el Área de Tesorería utilice dicho reporte a fin de conciliar todas las cuentas administradas en cuentas corrientes y sirva al Área Contable para la conciliación de la cuenta 1101 Caja y bancos. Cuenta RO Cuenta 8601 h) alidación de estados presupuestales PP-1 El PP-1 refleja el comportamiento del presupuesto institucional, es decir considera el PIA (Presupuesto Institucional de Apertura) y las modificaciones en el nivel institucional tales como los créditos suplementarios y las transferencias de partidas; la validación de este estado presupuestal debe ser igual a la suma de las siguientes cuentas contables: 8201 Presupuesto de ingresos, más la cuenta 8501 Ejecución de ingresos, y el monto que corresponde a los recursos ordinarios solo referencial para efectos de cuadre. l) Análisis de cuentas contables Previo al proceso del cierre contable, es imprescindible que el Área de Contabilidad analice y concilie todas las cuentas del balance general, del estado de gestión y cuentas presupuestales a fin de determinar los valores reales y el patrimonio adscrito a cada entidad. m) Inventarios Tal como señalan las normas contables, se deben practicar los siguientes inventarios: - Inventario físico de bienes en almacén - Inventario físico de vehículos, maquinarias y otros - Inventario físico de edificios y estructuras - Inventario físico de bienes no depreciables n) Bienes no depreciables Los bienes materiales que no constituyen activos fijos, es decir aquellos bienes menores a 1/8 de la UIT vigente, deben ser controlados a través de cuentas de orden; dicho procedimiento se registra a través de cuentas de orden. Cuenta Cuenta Rubro 00 j) Arqueo de fondos y valores Con la finalidad de conciliar los saldos de la cuenta Caja, es necesario verificar la existencia de los montos disi) alidación de estados presupuestales PP-2 El PP-2 refleja el comportamiento del presupuesto institucional de gastos, es decir considera el PIA (Presupuesto Institucional de Apertura) y las modificaciones en el nivel institucional tales como los créditos suplementarios y las transferencias de partidas, las anulaciones y créditos; la validación de este estado presupuestal debe ser igual a la suma de los saldos acreedores de la cuentas contables: 8301 Presupuesto de gastos, 8401 Asignaciones comprometidas y 8601 Ejecución de gastos. ñ) Registro de depreciaciones y amortizaciones Las entidades del sector público en coordinación con el Área de Bienes Patrimoniales deben registrar las depreciaciones y amortizaciones en forma mensual, dichas operaciones se registran mediante Notas de contabilidad. Cuenta Cuenta Cuenta 8601 Saldos Acreedores El Código de la Nota de Contabilidad es el Actualidad Gubernamental N 72 - Octubre 2014