Versión Fecha

Transcripción

1 Versión Fecha

2 TABLA DE CONTENIDO 1. GENERALIDADES INTRODUCCIÓN AL MODO DE INICIO DE HGI NOMINA INGRESAR AL SISTEMA HGI NOMINA PANTALLA PRINCIPAL Barra principal Barra de Menús Barra de Herramientas Barra de Estado Cambio de Periodos y empresa Barra de Botones MENÚ DE ARCHIVOS ARCHIVOS MAESTROS Sucursales Centros de costos Sub Centro de Costos Cargos Turnos Empleados PARAFISCALES Fondos Tarifas ARP Regímenes Retención en la Fuente Retención en la fuente Mínima CONFIGURACION Ciudades Bancos Empresas Calendario Conceptos Formas de Pago Entidades Financieras MOVIMIENTOS NOVEDADES Novedades Por Empleado Novedades por Concepto Novedades Concepto Empleado Prestamos

3 3.1.5 Saldos Tiempo Laborado Incapacidades NOVEDADES Liquidación Nomina RECURSO HUMANO Evaluación Desempeño PRESTACIONES Cesantías Prima de Servicios PROCESOS GENERALES Liquidar Periodo Prima de Servicios Vacaciones Cesantías Liquidación Definitiva Cesantías Anticipadas INFORMES INFORMES MAESTROS Empleados Conceptos LIQUIDACION Relación de Pagos Novedades Prenomina Saldos Liquidación Ausentismo PLANILLA DE PAGO PRESTACIONES Prima de Servicios Cesantías Vacaciones Liquidación Definitiva Consolidado SEGURIDAD SOCIAL Aportes Incapacidades

4 5.6 CERTIFICADOS Carta Laboral Certificado de Ingresos OTROS Contratos SEGURIDAD Usuarios Perfiles Permisos Usuarios Permisos Perfil Auditoria HERRAMIENTAS USUARIOS Y PERFILES Usuarios Permisos Usuario Cambio De Clave PERFILES PERFILES Permisos x Perfil Usuarios Por Perfil ADMINISTRACION Guardar Periodo Parámetros Parámetros Año Formatos Auditoria Cambio clave compañía Consultas Copia de Seguridad INTERFACES Contabilidad Tesorería Novedades Cesantías Archivos UTILITARIOS GENERAR DATOS Planilla Única Pagos Electrónicos UTILITARIOS

5 7.2.1 Cambio Movimiento Cambio Salario Retención en la Fuente VISOR Visor GESTIÓN DOCUMENTAL Gestión Documental Clases Tipos AYUDA AYUDA DE LA APLICACION: SOPORTE REMOTO: ACERCA DE MISCELANEAS Utilidades de los informes Pre visualización informes

6 1. GENERALIDADES Es una herramienta para la liquidación, control y análisis de recursos pagados al personal de la organización; así mismo permite gestionar la información referente a los empleados, almacenando toda su información personal registrada en su hoja de vida, evaluación de desempeños periódicos, distinciones, memorandos. Con HGInet Nomina, usted puede manejar: - Hoja de vida - Evaluación de desempeños - Vacaciones - Prima de servicios - Memorandos - Planilla única - Planilla de nómina por correo - Pagos electrónicos - Tiempo laborado (Reloj biométrico) 1.1 INTRODUCCIÓN AL MODO DE INICIO DE HGI NOMINA En este manual explicará paso a paso y en forma detallada, los procedimientos de ingreso de datos y manejo del HGI Nomina. Se hará uso de imágenes sobre las pantallas que se presentan en el sistema cuando se están ejecutando las diferentes opciones, con el fin de hacerle más comprensible el presente manual. 1.2 INGRESAR AL SISTEMA HGI NOMINA Seleccione el icono de acceso directo HGI Nomina el cual se encuentra ubicado en el escritorio del PC, pulsar doble Clic sobre este. (Ver fig. 1-1) Fig. 1-1 Una vez iniciada la aplicación de HGI NOMINA, se debe proceder a autenticar su usuario y la compañía. La pantalla mostrara una ventana que contiene tres campos que se describen a continuación 5

7 Fig. 1-2 Compañía: Permite seleccionar la compañía a la cual se desea ingresar, en caso de no conocer el código, pulsando la tecla F4 mostrara las diferentes compañías creadas, para elegirlas simplemente se señalan con el cursor y se pulsa la tecla Enter. Usuario: Nombre del usuario asignado por el administrador para acceder a las diferentes compañías. Clave : Contraseña personal, definida por el usuario para acceder a las diferentes compañías. 1.3 PANTALLA PRINCIPAL Esta es la primera ventana que vera cuando termine el proceso de autenticación con el programa HGI NOMINA, donde encontrara barras de herramientas menú y de estado. 6

8 Fig Barra principal Muestra el nombre del software HGI NOMINA, y los botones para minimizar, maximizar y cerrar el aplicativo. Fig Barra de Menús Estos menús permiten el acceso a los diferentes módulos y/o formularios que maneja el software. En la barra de menú se encuentran las seis principales funciones: Archivos maestros, Movimientos, Procesos, Consultas, Informes, Herramientas. A su vez, estos menús contienen otros submenús. Fig Barra de Herramientas HGI NOMINA posee una barra de herramientas que permite realizar algunas tareas básicas y ofrece accesos directos a las más comunes; en la figura 1-6 se pueden observar los diferentes iconos que la conforman. 7

9 Fig Barra de Estado Muestra la dirección en que esta la base de datos, usuario, versión, fecha y número de usuarios conectados Fig Cambio de Periodos y empresa Esta opción, le permite acceder a las opciones para cambio de periodo y de la empresa sobre la que quiere trabajar. Además, puede crear los periodos para la liquidación de la nómina y permitir que en la barra de menús se vean los iconos correspondientes a cada opción o no. Fig Barra de Botones Fig. 1-9 Fig Las acciones que puede ejecutar con los botones, son las siguientes: Nuevo: Botón que permite adicionar nuevos registros al formulario en que se está trabajando. Una vez presionado este botón se debe proceder a ingresar la información del archivo maestro que está 8

10 siendo creado, la barra de botones habilitara solamente el botón de grabar, hasta que sea grabado el archivo maestro Grabar: Botón para grabar o almacenar en la base de datos la información previamente ingresada. Este botón solo estará activado si fue antecedido por la acción Nuevo o Modificar Eliminar: Botón que elimina el registro actual de la base de datos. Buscar: Botón que permite buscar registros, para encontrarlos fácilmente y poder modificarlos. Deshacer: Botón que permite reversar los últimos cambios realizados, siempre y cuando no se hayan grabado estos cambios. Primero: Coloca como registro actual el primer elemento del formulario de trabajo. Anterior: Carga el Elemento inmediatamente Anterior al registro actual. Siguiente: Carga el Elemento inmediatamente Siguiente al registro actual. Último: Coloca como registro actual el último elemento de la tabla de trabajo. Modificar: Botón que permite realizar modificaciones a los archivos maestros ya creados. Imprimir: Este botón le permite imprimir el registro seleccionado. Salir: Botón que permite salir del formulario. 9

11 Nota importante: Verificar que el proceso de creación de archivos esté debidamente realizado siguiendo las indicaciones anteriormente dadas. Utilizar siempre ENTER para pasar de campo, evitar pasar con clic o tabulador, cuando se esté creando un registro. Antes de continuar con otro registro, asegúrese de grabar con el icono del disquete que aparece en la barra de botones, si se está creando un registro nuevo. Si se está modificando un registro ya grabado, se debe pulsar clic sobre el botón de modificar realizar la modificación y luego grabar con el botón de disquete. 2. MENÚ DE ARCHIVOS El menú de Archivos permite realizar labores de mantenimiento (crear, consultar, eliminar y modificar) de los diferentes archivos maestros, que constituyen la base fundamental para el buen funcionamiento del software. En la siguiente figura se puede observar la lista de opciones que despliega el software cuando se da un clic sobre el menú Archivos y se muestra resaltado en color blanco, mostrando debajo de él y en la extensión de toda la ventana, las opciones que implican su elección. Fig ARCHIVOS MAESTROS Sucursales Esta opción le permite crear los maestros de sucursales de su empresa. Fig

12 Fig. 2-3 Código: Campo que permite ingresar un código que identificara a la sucursal Descripción: Campo que almacena el nombre que se le asignara a la sucursal Centros de costos Esta opción le permite crear los maestros de los centros de costos de su empresa, discriminados por código y por descripción. Fig. 2-4 Fig Sub Centro de Costos Esta opción, le permite crear los maestros de los sub Centros de Costos de su empresa, discriminados por código y por descripción. 11

13 Fig. 2-6 Fig Cargos Esta opción, le permitirá crear los maestros de los cargos dentro de la empresa y que le permitirá agrupar fácilmente al talento humano que existe en su compañía. Fig. 2-8 Fig

14 Código: Campo que permite ingresar un código al cargo que se está creando Nombre: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar al cargo. Funciones: Campo que permite ingresar las Funciones que son propias del cargo. Perfil: Campo que permite describir el perfil que es necesario para el cargo Turnos Esta opción le permite definir el maestro de turnos de trabajo, permitiéndole organizarlos por código, descripción y definición de horas de entrada y salida para el turno con el valor de la hora laborada. Fig Fig Empleados Esta opción del menú, le permitirá ingresar los registros de sus empleados, con datos como dirección, documento de identificación y demás datos que le ayudaran a encontrarlos de manera eficiente mientras usa el sistema HGI. Además, podrá ingresar información laboral del empleado, de Parametrización de la nómina para este empleado en particular y sus prestaciones, definiendo cada una de estas características de sus empleados por pestañas que le ayudaran a identificar fácilmente los datos que puede crear dentro del maestro y que se definirán más a fondo conforme avance en el estudio del manual. 13

15 Fig Fig Identificación: Número de cedula ó identificador del empleado. Nombre: Este campo lo completa el sistema automáticamente de los datos generales cuando se diligencia P. Apellido, P. Nombre o Datos Generales Tipo Id: Tipo de identificación Apellidos y Nombres: Campos que permiten ingresar los apellidos y nombres empleados de los Cedula: Campo que permite ingresar el número de la cedula del empleado. Solo aparece cuanto se tiene habilitado identificación alterna Se habilita Por Herramientas Parámetros pestaña Nomina parámetro Identificación alterna Ciudad doc.: Campo para seleccionar la ciudad del documento de identidad. Fecha Nac.: Campo que permite ingresar la fecha de nacimiento del empleado. Ciudad Nac.: Campo que permite ingresar el código de la ciudad donde reside el empleado. 14

16 Dirección: Campo que permite ingresar la dirección del empleado. Ciudad: Ciudad de residencia del empleado. Teléfono: Campo que permite ingresar el número telefónico del empleado. Celular: Campo que permite ingresar el número del celular del empleado. Campo que permite ingresar el del empleado. Estado Civil: Campo que permite ingresar el estado civil del empleado, casado, soltero etc. Nro. de Hijos: Campo que permite ingresar el número de hijos que tiene el empleado Cónyuge: Campo que permite ingresar el nombre del cónyuge del empleado. Tipo Id Anterior: Tipo de identificación anterior. Identificación Anterior : Número de identificador anterior del empleado Grupo Sanguíneo: Campo que permite digitar el tipo de sangra de cada empleado. Sexo: Campo que permite ingresar el sexo del empleado, Femenino o Masculino. Vivienda Propia: Se activa esta casilla si el empleado tiene vivienda propia Vehículo: Se activa esta casilla si el empleado tiene vehículo. Estado: Campo que permite seleccionar si el empleado aún se encuentra activo ó inactivo. Foto: Se coloca la foto del empleado, esta opción se realiza poniendo en la carpeta donde se encuentra la base de datos la foto del empleado el nombre de esta foto debe ser el número de la cedula y debe ser en formatos bmp, jpg o gif. 15

17 o Laboral Fig Cargo: Se ingresa el cargo que tiene el empleado. Régimen: Se selecciona el tipo de régimen (régimen de pago de cesantías) al cual pertenece el empleado. Sucursal: Código de la sucursal para la cual labora el empleado. C. Costo: Código del centro de costo al que pertenece el empleado. Sub. Centro de costos: Código del Sub. Centro de Costo al que pertenece el empleado. Turno: Turno que tiene asociado el empleado. Ciudad: Ciudad donde labora el empleado. Salario Integral: Se selecciona esta casilla si el empleado tiene el básico mes como salario integral Riesgo AFP: Se marca esta opción si el empleado realiza funciones de alto riego definidas en el art. 2 del decreto 2090 de Marcado; Casilla que permite poner el empleado como marcado para fines de la interfaz contable. Subsidio Tte: Se selecciona esta casilla en caso de que el empleado reciba subsidio de transporte. Horas Diarias: Campo en el que se ingresan las hora diarias laboradas por el empleado. UPC Adicional: Campo que permite almacenar el valor del UPC Adicional. 16

18 Tipo de salario: Se selecciona F para aquellos empleados que tienen un salario Fijo y V para aquellos que tienen un salario variable. Contrato Actual: Permite seleccionar el contrato en el que el empleado se encuentra actualmente. Subtipo Cotizante: Se selecciona el Subtipo de cotizante que es el empleado, para personas que ya alcanzaron la pensión o no están obligados a cotizar a pensión. Los subtipos son: No aplica. Dependiente pensionado por vejez activo Independiente pensionado por vejez activo. Cotizante no obligado a cotización a pensión por edad Cotizante con requisitos cumplidos para pensión. Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización. Condición Especial: campo para indicar la condición del empleado si es extranjero, pensionado. Contratos: Tabla que permite ingresar la información de los diferentes contratos que pueda tener un empleado. Cuando se crea un empleado nuevo se debe guardar primero los otros datos del empleado para que exista y de esta forma asignar los contratos. Contrato: Campo que permite identificar el número identificador de los contratos del empleado. Tipo Contrato: Campo que permite seleccionar el tipo de contrato (Indefinido, Fijo, Terminación de Obra). Cotizante: permite seleccionar el tipo de cotizante reportado a la seguridad social puede ser Dependiente, Empleada Doméstica, Independiente, Aprendices del Sena En Etapa Lectiva, Desempleado con subsidio de caja de compensación, Independiente Agremiado o asociado, Afiliado con Requisitos Cumplidos para Pensión. Tipo Vinculación: permite seleccionar el tipo de Vinculación reportado a Unidad de Gestión pensional y Parafiscales puede ser Contrato Laboral, pensionado, estudiante pasantía, Aprendiz Sena etapa electiva y a Aprendiz Sena etapa productiva. Cargo: permite seleccionar el cargo del empleado para cada contrato. Fecha Ini: Campo que permite seleccionar la fecha desde la cual se comienza el contrato. Fecha Final: Campo que permite seleccionar la fecha desde la cual se comienza el contrato. Salario: Campo que permite almacenar el salario relacionado con el contrato Fecha Retiro: Campo que almacena la fecha de retiro del empleado de la empresa. 17

19 Motivo de Retiro: Se coloca una breve descripción del motivo del retiro del empleado. El sistema llena este campo automáticamente cuando se realiza el proceso de liquidación definitiva y se le coloca la descripción de Motivo de Retiro o Nomina Fig Forma de Pago: Campo que permite seleccionar la forma en que se realiza el pago al empleado, efectivo, cheque o transferencia. Cuenta: Campo en el que se coloca el número de la cuenta del empleado y si es corriente o de ahorros. Tipo Cuenta: Campo para seleccionar el tipo de cuenta, corriente o de ahorros.. Entidad F: Campo que permite seleccionar la entidad financiera donde el empleado tiene la cuenta de nómina. Seguridad Social: Estos códigos son estándar y existe un código nacional que identifica para el reporte de la seguridad social. AFP Pensiones: Campo que permite seleccionar el fondo de pensiones al cual está afiliado el empleado. AFP Cesantías: Campo que permite seleccionar el fondo de Cesantías al cual está afiliado el empleado. EPS Salud: Campo que permite seleccionar la EPS al cual está afiliado el empleado. ASF CC: Campo que permite seleccionar la caja de compensación a la que está afiliado el empleado. 18

20 Tarifa ARP: Campo que permite seleccionar código de la Tarifa de ARP con el cual cotiza el empleado. Retención en la fuente Procedimiento: 1. Se aplica cuando se va a utilizar el salario básico 2. Se aplica cuando manejan salario promedio, en este caso el sistema arrojaría el promedio. Audita: Cuando esta activada esta casilla, al liquidar nomina el sistema muestra en una ventana los valores calculados por retención en la fuente según el procedimiento seleccionado. Devengado: Casilla para ingresar el valor devengado para efectos del cálculo de la retención. Ap. O. Salud: Aportes obligatorios a salud. Ap. O pensión: Aportes obligatorios a pensión. Ap. V Pension: Colocar el valor de la pensión voluntaria en caso de que el empleado la tenga. M Pre, Edu, Viv PC: Este campo debe tener el valor de los préstamos para educación o vivienda que tenga el empleado. Porcentaje: En este campo muestra el porcentaje que aplica para el cálculo de la Rte Fuente. Decl Renta: Cuando el empleado declara renta se debe habilitar este parámetro y de esta forma el sistema liquida la retención en la fuente teniendo en cuenta la retención minima. o Pagos Muestra los pagos generados en cada uno de los periodos, año y por su respectivo contrato, muestra el devengado las deducciones y el neto. 19

21 Fig o Prestaciones Esta pestaña contiene la información de los acumulados de cesantías, vacaciones, primas, salud y acumulados de Retención en la Fuente, además también muestra los períodos de vacaciones a los que tiene derecho el empleado y si las ha disfrutado. Fig

22 o Anotaciones En esta ventana se pueden ingresar y consultar anotaciones que se ingresan a cada empleado. 2.2 PARAFISCALES Fig Fondos Esta opción, le permite crear los registros maestros de los fondos de pensiones, salud, riesgos profesionales,, etc. Estos se describen por título, nombre, NIT y tipo de fondo. Fig

23 Fig Tarifas ARP Esta opción, le permite almacenar los registros de las tarifas de aseguramiento en riesgos profesionales. Se asigna un código de la tarifa se le asigna un nombre adecuado y se ingresa el porcentaje que corresponde Fig Fig

24 2.2.3 Regímenes Esta opción le permite definir los registros de regímenes para el pago de las cesantías, Prima de servicios, vacaciones, prima de servicios a los empleados. Fig Fig Retención en la Fuente Fig Por esta opción se crean las diferentes tarifas de retención en la fuente expresadas en UVT con sus respectivos rangos, los UVT restados y el porcentaje aplicado. Fig

25 2.2.4 Retención en la fuente Mínima Fig Por esta opción se crean las diferentes tarifas de Retención en la Fuente expresadas en UVT con su respectiva base y retención en UVT. Mínima Fig CONFIGURACION Ciudades Fig Este formulario permite la creación de las diferentes ciudades que pueden ser utilizadas por el usuario. Fig

26 Ciudad: Campo que permite el almacenamiento del código asignado a la ciudad. Nombre: Campo que guarda el nombre o descripción de la ciudad. Zona: Campo que permite ligar la zona a la que pertenece la ciudad de acuerdo a la distribución definida por el usuario. Código del DANE NOTA: Estos campos son reglamentarios si se tiene el software Contable, para la generación de medios magnéticos. Ciudad: Campo para almacenamiento del código asignado por el DANE a las diferentes ciudades. Departamento: Campo que almacena el código del Departamento asignado por el DANE en el que está ubicada la ciudad que se está matriculando. País: Campo para registrar el código del país requisito para medios magnéticos Bancos Fig Formulario que permite relacionar todas las entidades financieras con las cuales trabaja la empresa o el usuario, en las cuales se registran los pagos de nomina. Fig

27 Código: Campo que almacena el código que se asignará al banco o cuenta bancaria. Descripción: Campo en el que se guarda el nombre del banco o la cuenta bancaria. Consecutivo: Campo que permite registrar el consecutivo de los cheques en caso de que se maneje chequera. Autoincremento: Realiza el incremento automático del consecutivo de los cheques Cuenta PCGA: Campo que almacena la cuenta contable a la cual se llevara el banco, este solo se debe diligenciar en caso de tener el software HGI Contable. Cuenta NIFF: Campo que almacena la cuenta contable a la cual se llevara el banco cuando este en modo NIFF, este solo se debe diligenciar en caso de tener el software HGI Contable. Número de Cuenta: Campo que permite el almacenamiento del número de la cuenta bancaria. Tipo: Tipo de cuenta, corriente o ahorros. RED: Campo para seleccionar la red a la que pertenece el banco. Entidad Financiera: Campo para ingresar la entidad financiera en la que está registrado el banco. Tercero: Se asigna el tercero con el cual va a pasar por defecto a contabilidad Formato: Se selecciona el formato para la generación del archivo plano para realizar los pagos. Oficina: Código de la oficina o sucursal del banco. Identificación: Identificación del banco. Centro de costos: Campo para asignar el centro de costos al que va a pasar el movimiento bancario Empresas Fig Opción que permite crear la empresa de trabajo con sus respectivos datos. Modo de Inicio: Desde el menú archivos damos clic en empresas 26

28 Fig Formulario que permita la creación de la empresa de trabajo. Código: Campo para asignar el número que será asignado a la empresa(1,2,3 etc.) Descripción: Campo para almacenar el nombre con que esta matriculada la empresa ante la DIAN. Ident: Campo para registrar el número de Nit de la empresa. Dirección: Campo que almacena la dirección del domicilio de la empresa. Teléfono: Campo que almacena el número telefónico de la empresa. Fax: Campo para almacenar el número de fax de la empresa. Ciudad: Campo que almacena la ciudad en que se encuentra domiciliada la empresa. Mail: Campo que guarda la dirección de correo electrónico. Web: Campo para almacenar la dirección del sitio Web de la empresa. Ean: Código EAN asignado a la empresa, se utiliza para realizar Facturación EDI. Tipo de persona: Campo para seleccionar el tipo de persona tributaria de la empresa (Natural o Jurídica). Actividad económica: Se debe seleccionar la actividad económica principal asignada a la empresa y con la que se registró ante la DIAN. Responsabilidades: Estas responsabilidades son las que están estipuladas en el RUT de la empresa y se deben marcar según las que la empresa tenga. Licencias: Se deben marcar las licencias que se hayan adquirido. 27

29 2.3.4 Calendario Fig Función: A través de esta opción se crean los periodos laborales, los cuales llevan el rango de días en el que se genera la nómina. Modo de Inicio: Desde el menú archivos, seleccionar la opción de Calendario. Fig Periodo: Campo en el que se debe ingresar el número del período, este número debe ser el numero asignado según la periodicidad que maneja la empresa que puede ser mensual quincenal semanal, década o catorcenal. Ej.: Primera semana Enero = Período 1, Segunda Semana de Enero = Período 2. Según se parametriza el intervalo en los parámetros generales. Fecha Inicial: Fecha exacta en que se inicia el periodo (primer día que inicia Periodo a liquidar) Fecha Final: Fecha en que termina el periodo, es decir el último día del periodo a liquidar. Días: Se ingresa el número de días que tienen el periodo laboral. Horas: Se ingresa el número de horas que corresponde al periodo laboral. Mes: Se ingresa el número del mes al que pertenece el periodo laboral. Número: El número de la quincena, década, o catorcena del periodo. Descripción: Descripción del periodo 28

30 Tiempo laborado: Cuando manejan un tiempo diferente al estipulado por el sistema. Ejemplo en la quincena laboran 115 horas. Festivos: Cantidad de festivos que hay por periodo. Días Festivos. Registrar cada día festivo que tenga el periodo con formato yyyy-mm-dd Conceptos Fig Esta opción permite crear o modificar todos los conceptos para liquidar la nómina. Estos juegan un papel importante dentro del sistema, ya que es la base para una adecuada liquidación de la nómina, prestaciones sociales, vacaciones, primas etc., cada concepto tiene parámetros específicos. Modo de Inicio: Desde el menú archivos, seleccionar la opción de Conceptos. Descripción de Campos Fig Concepto: En este campo se ingresa el código que se desee asignar al concepto que se está creando. Descripción: Campo que permite ingresar el nombre que se le dará al concepto, ejemplo: Salario básico, horas extras etc. 29

31 Tipo Liquida: Campo que permite seleccionar el tipo de liquidación que aplica para los conceptos que se están creando Fig Salario Básico: Aplica solo para el concepto de salario básico. Valor Fijo para Salario mensual inferior a base: Aplica para el concepto de subsidio de transporte cuando se paga en su totalidad independiente de las horas laboradas. Porcentaje a los conceptos Matriculados: Aplica para los conceptos de deducción a los empleados por Pensiones y Salud. Suma porcentaje a las horas de novedad: Aplica para el concepto de pago de horas extras sin recargo. Novedad fija por empleado: Aplica para los conceptos como Natillera, Retroactividad, Bonificaciones, Incentivos, prestamos, intereses préstamo. Porcentaje a los conceptos matriculados > base: Aplica para el concepto de fondo de solidaridad pensional para quienes ganan más de 4 salarios mínimos. Porcentaje a las horas de novedad: Aplica para los conceptos de recargos nocturnos, recargos festivos nocturnos. Genera valor por unidad: Aplica para los conceptos de prestación de servicios cuando el pago se realiza de acuerdo a las horas laboradas. Reajusta Salario al Básico: Aplica para los conceptos de pago para reajustar el salario base para aquellos empleados que tienen salario en base a comisiones de venta y las comisiones no alcanzan al salario básico mínimo legal. Valor para salario mensual inferior a base x hora: Aplica para el subsidio de transporte cuando se paga de acuerdo a las horas laboradas durante el mes; aplicaría cuando el concepto pago es mensual. 30

32 Retención en la Fuente Pr 1: Aplica para la deducción de la retención en la fuente cuando se utiliza el procedimiento 1 de la retención por salarios. Porcentaje al Acumulado Mensual Permite liquidar la pensión y la salud en el último periodo del mes. Porcentaje al Acumulado Mensual > Base: Permite liquidad el auxilio de transporte en el último periodo tomando una base. Valor al acumulado mensual Inferior a base: realiza la validación de los ingresos del mes y lo compara con la base del concepto para aplicar un valor. Fondo de solidaridad Pensional: Aplica para las deducciones de los fondos de solidaridad. Se debe parametrizar en el último periodo para que tome los acumulados. Toma como base el acumulado mensual. Porcentaje a las Horas de Novedad>= Mínimo: Aplica para las incapacidades en las cuales el sistema aplicara un porcentaje para realizar el pago o la deducción y valida que el valor resultante no sea inferior al salario mínimo; si este fuera el caso lo ajusta. Valor Para Salario Inferior a Base X Hora: Aplica para el subsidio de transporte cuando se paga de acuerdo a las horas laboradas este aplicaría cuando es quincenal o en cada periodo. Promedio Dominical: Aplica para calcular el pago del día dominical y el festivo tomando como base promedio el pago de la semana. Solo se puede utilizar cuando el sistema está configurado como destajo, en la captura de novedades se debe ingresar en el campo documento el número de la semana y la fecha del día de la novedad. Hay que activar base festivos a los conceptos que hacen base. Retención en la Fuente Pr 2: Aplica para la deducción de la retención en la fuente cuando se utiliza el procedimiento 2 de la retención por salarios. o Tipo Pago: Se activa si el concepto que se está creando genera un pago. Deducción: Se activa si el concepto que se está creando genera una deducción. La opción Conceptos, así como todas las opciones de mantenimiento de archivos maestros, maneja un estándar para la manipulación de la información. A la derecha se puede observar dos pestañas que se llaman REGISTRO y DETALLE La de REGISTRO es la que esta activa en la imagen y es donde se ingresan los datos que parametrizar el concepto. La de DETALLE, muestra en forma de tabla, la manera como fue creado el código con sus respectivos atributos. Valor: Se aplica para los conceptos que hagan base para algún cálculo. Base: Se activa para los conceptos que necesitan base para poderse genera. 31

33 En periodo: Se selecciona en qué periodo se va a utilizar el concepto. Estado: Permite activar o desactivar conceptos para que impida o permita relacionarlos en las novedades de los empleados. Prioridad: Indica al sistema ese concepto cuando genera deducción que rango de prioridad tiene, siendo cero la prioridad mayor. Horas: Indica la operación realizada por el concepto para acumular las horas trabajadas y validar las horas. Ej. Auxilio de trasporte por horas. Cuenta Corriente: Se activa esta opción en los conceptos que generen deducción y sobre los cuales se desea generar saldos. Ej. Deducción por préstamo a empleados. Control saldos: si está activado controla el saldo a los conceptos que manejan cuenta corriente. Por Empleado: Se activa esta opción en los conceptos que se generen solo para algunos empleados. Resta Horas Base: Se activa esta opción en los conceptos los cuales afectan las horas del salario básico como las incapacidades tipo pago. Concepto: En este campo se selecciona el concepto por el cual se va a generar una Deducción fija al empleado. Ej. En el caso del concepto de préstamo a empleado en este campo se debe colocar el concepto de deducción por préstamo a empleado. Conceptos que Liquida: Se activa para los conceptos que requieren de otros conceptos como base para ser ejecutados. Ejemplo. Aux de transporte. Periodicidad: Indica cada cuando se realiza el pago de este concepto. Grupo: Todos los conceptos deben tener asociado uno de estos grupos según sea el caso: Salario, Horas Extras, Otros Ingresos, Aportes Salud, Aporte Obl. Pensiones, Aporte Vol. Pensiones, Ret. Fuente u Otras Deducciones. Es necesario para generar informe de certificado de ingresos y retenciones. Ausentismo: Este concepto es para las novedades de ausentismo para marcar si es enfermedad General, Licencia de maternidad, Accidente de trabajo ect. o Base Acumulados Ficha específica para separar los conceptos que acumulan bases a los diferentes ítems mostrados en la gráfica. Se deben activar en cada concepto según sea el caso en que se afecten. Los conceptos pueden hacer base en valor o en tiempo y la operación correspondiente si suma, resta o ninguna. 32

34 Fig Pensión: Se activa esta opción en los conceptos de pago que generan base para la liquidación de las pensiones. Ej. Salario básico, además toma la información para el informe de aportes y planilla única Salud: Se activa esta opción en los conceptos de pago que generen base para el pago de los aportes a la salud. Ej. Salario básico, además toma la información para el informe de aportes y planilla única Riesgos Profesionales: Se activa esta opción en los conceptos de pago que generen base para riesgos profesionales. Ej. Salario básico, además toma la información para el informe de aportes y planilla única. Parafiscales: Se activa esta opción en los conceptos de pago que generen base para los parafiscales. Ej. Salario básico, además toma la información para el informe de aportes y planilla única Cesantías: Se activa esta opción en los conceptos que genere base para el pago de las cesantías. Ej. Salario Básico y Auxilio de Transporte. Prima: Se activa esta opción en los conceptos que genere base para el pago de la prima de servicios. Ej. Salario Básico, Auxilio de Transporte, Horas extras. Vacaciones: Se activa esta opción en los conceptos que genere base para el pago de las vacaciones. Ej. Salario Básico. Vacaciones Comp.: Se activa esta opción en los conceptos que genere base para el pago de las vacaciones definitivas. Ej. Salario Básico. Base Rf. Indica que este concepto hace base para generar Retención en la fuente. Base Festivos: Se activa para identificar que conceptos hacen base para el cálculo del valor a pagar por los festivos. Aplica cuando la nómina es por destajo 33

35 o Empleados Por Empleados: Campo que permite configuran los empleados a los cuales aplica el concepto y debe estar activado en la pestaña General la opción por empleado. Fig o No Liquidables No liquidables: Se ingresan el régimen al cual no les debe liquidar un concepto y en empleado se coloca asterisco para que lo haga a todos los empleados de ese regimen ej. La pensión a los empleados que están en proceso de pensionarse o están pensionados. Fig

36 2.3.6 Formas de Pago Fig Se crean las diferentes formas de pago a los empleados. Se ingresa el código el nombre y a que grupo de forma de pago pertenece. Este menú es compartido con el sistema Administrativo Fig Entidades Financieras Fig En esta opción se crean las diferentes entidades financieras donde los empleados tienen su cuenta ya sea corriente o de ahorros para realizar el pago electrónico. Fig

37 DESCRIPCION DE CAMPOS Código: Código de la entidad financiera Descripción: Descripción o nombre de la entidad financiera Ach Cenit: Código ACH Cenit Ach Colombia: Código ACH Colombia 3 MOVIMIENTOS En el menú movimiento podemos realizar las novedades laborales que se presentan con los empleados, realizar la creación de los prestamos, ejecutar la evaluación de desempeño de los empleados, generar las prestaciones sociales y la seguridad social. 3.1 NOVEDADES Fig Novedades Por Empleado Fig. 3-2 Permite registrar todas las novedades que presenta el empleado, ya sea generales del periodo y/o 36

38 Fig. 3-3 o o Del Periodo: Se selecciona esta opción cuando la novedad que se está ingresando es solo del período actual. General: Se selecciona esta opción cuando la novedad que se está ingresando es general (todos los períodos). Empleado: Campo que permite ingresar el código del empleado al cual se le va a registrar la novedad. En este formulario se selecciona el empleado y luego se ingresan las novedades que tuvo cada empleado. Concepto: Campo que permite ingresar el número del concepto con el cual va a ser creada la novedad que se va aplicar al empleado. Contrato: Numero del contrato vigente para el ingreso de la novedad del empleado. Dcto: Indica el número del documento con que será creada la novedad. Sucursal, C. Costos y Sub. Centro de Costos: Se debe llenar este campo si se requiere. Con el código correspondiente. Cantidad: Campo que permite ingresar el número de horas de la novedad. Valor: Campo que permite ingresar el valor de la novedad. Observaciones: Permite ingresar un detalle a la novedad registrada. Horas W: Número de horas que se utilizaron para ejercer una labor. Aplica para las labores por destajo. Acum: Se ingresa el acumulado del concepto ejemplo el cálculo de las vacaciones. Sistema: Origen 1 lo genera el sistema en el proceso de liquidación y cuando se ingresan novedades manualmente en origen se debe poner (0) cero. 37

39 3.1.2 Novedades por Concepto Fig. 3-4 Modo de Inicio: Desde el menú movimiento, clic en por concepto. Las novedades que presenten los empleados por concepto, estas novedades pueden ser del periodo o general Fig. 3-5 o o Del Periodo: Se selecciona esta opción cuando la novedad que se está ingresando es solo del período actual. General: Se selecciona esta opción cuando la novedad que se está ingresando es general (todos los períodos). Concepto: Campo que permite ingresar el número del concepto con el cual va a ser creada la novedad que se va aplicar al empleado. En esta ventana se selecciona el concepto y luego se ingresa los empleados que tienen esa novedad. Empleado: Campo que permite ingresar el código del empleado al cual se le va a registrar la novedad. Documento: Indica el número del documento con que será creada la novedad. Sucursal, C. Costos y Sub. Centro de Costos: Se debe llenar este campo si se requiere. 38

40 Horas: Campo que permite ingresar el número de horas de la novedad. Valor: Campo que permite ingresar el valor de la novedad. Observaciones: Permite ingresar un detalle a la novedad registrada. Horas W: Número de horas que se utilizaron para ejercer una labor. Aplica para las labores por destajo. Base: Si se está ingresando novedad para el concepto de retención. Sistema: Origen 1 lo genera el sistema en el proceso de liquidación y cuando se ingresan novedades manualmente en origen se debe poner (0) cero Novedades Concepto Empleado Fig. 3-6 Permite ver e ingresar los conceptos y empleados que tienen novedad. Modo de Inicio: Desde el menú movimiento clic en Concepto/Empleado Fig. 3-7 o o Del Periodo: Se selecciona esta opción cuando la novedad que se está ingresando es solo del período actual. General: Se selecciona esta opción cuando la novedad que se está ingresando es general. Nota: En esta ventana se selecciona si la novedad es del periodo o general 39

41 3.1.4 Prestamos Fig. 3-8 Modo de Inicio: Se ingresa por movimiento novedades Préstamos Permite ingresar los préstamos que tienen los empleados para después ser descontados de nómina según su periodicidad. Se selecciona el empleado se busca el concepto, se ingresa número del documento o pagare se ingresa el valor del préstamo y el valor de la cuota a descontar teniendo en cuenta la periodicidad, se agrega la tasa de interés y por último se graba. De esta forma queda registrado en el sistema de Nomina el préstamo. Fig Saldos Fig Modo de Inicio: Se ingresa por Movimiento Novedades Saldos. Permite ingresar y visualizar los saldos que tienen los empleados por novedades generadas. Ej. Saldo de préstamos. 40

42 Fig Empleado: Campo que permite ingresar el código del empleado al cual se le va a registrar la novedad. Al ingresar el código del empleado, inmediatamente aparecerá todo el movimiento que ha tenido el empleado, con su respectivo concepto y saldo por conceptos. Conceptos: A medida que nos ubiquemos en el número del concepto aparecerá en este la descripción del concepto. Documento: Numero de documento con el que se registró el préstamo. Saldo Ant: Valor del préstamo al inicio del periodo. Prestamos: valor inicial del préstamo. pagos: Cuota asignada para la deducción. Saldo: Saldo del préstamo después del pago de ese periodo Tiempo Laborado Modo de Inicio: Se ingresa por movimiento novedades tiempo laborado. Fig Permite ingresar y visualizar el tiempo o turno laborado. Tiempo: Se debe digitar el empleado buscándolo con F4 luego la hora de entrada y la hora de salida, el sistema va acumulado las horas para todo el periodo. 41

43 Fig Turno: Se debe digitar el empleado o buscándolo con F4 luego la fecha y el turno en el que laboro, el sistema va acumulado las horas para todo el periodo. Fig

44 Esta es la estructura que se debe manejar para subir las horas generadas desde un archivo plano generado por un reloj Campo Longitud Tipo Valor X Def Descripción Cedula empleado 50 Texto No permite nulo Código De identificación del empleado Fecha Fecha No permite nulo Fecha inicial, formato año-mes-día HH:mm Hora inicial Hora final Fecha Fecha No permite nulo Fecha final, formato año-mes-día HH:mm Notas El archivo debe estar en formato texto Separado por comas No se permiten campos en blanco En el campo cedula del empleado solo se ingresan los números Las fechas se ingresan así: año mes día y hora ej :00 No se permiten espacios al final del archivo Ejemplo de archivo plano. Fig

45 3.1.7 Incapacidades Fig Modo de Inicio: Se ingresa por movimiento novedades -Incapacidades. En esa ventana se ingresan los datos para tener un histórico de todas las incapacidades. Fig NOVEDADES Liquidación Nomina Fig Modo de Inicio: Se ingresa por -Liquidación - Liquidación Nomina Después de liquidar la nómina del periodo, en esta ventana muestra los conceptos que se liquidaron por el empleado que se seleccione. 44

46 Fig RECURSO HUMANO Fig Evaluación Desempeño Fig Modo de Inicio: Se ingresa por Movimiento Recursos Humanos - Evaluación Desempeño Se selecciona el empleado se da clic en el botón generar para que cargue los conceptos a evaluar y se ingresan las calificaciones. Fig

47 3.4 PRESTACIONES Fig Cesantías Fig Modo de Inicio: Se ingresa por -Movimiento -Prestaciones -Cesantías Permite después de generar el proceso de cesantías visualizar las cesantías por cada uno de los empleados y los intereses a las cesantías. Fig Prima de Servicios Fig Permite después de generar el proceso de: Liquidar prima de servicios. Visualizar el informe por empleado de la prima de servicios. Modo de Inicio: Desde el menú movimiento, prestaciones, clic en Prima de Servicios. 46

48 Esta información solo se visualiza cuando se genera el proceso de Prima de servicio. Se utiliza para revisar y validar los valores calculados por el concepto de prima de servicios. Fig

49 4 PROCESOS 4.1 GENERALES Fig Liquidar Periodo Proceso que permite liquidar el período laboral para el pago de nómina. Se selecciona el banco, la forma de pago, la sucursal, centro de costos y sub centro de costos pueden ser todos o algunos. Después de realizar los filtros se da clic en el botón Liquidar para que realice el proceso. El botón generar netos, calcula el neto que va a pasar a contabilidad y el botón Elimina liquidación borra la liquidación del periodo en el que está el sistema. Modo de Inicio: Desde el menú procesos un clic en liquidar periodo. Fig. 4-2 Fig. 4-3 Banco: Campo que permite seleccionar el banco en el cuál se desea liquidar Sucursal, C. costos, Sub C. Costos: Permite seleccionar sucursales, centros de costos y/o Sub centro de costos. 48

50 Borra Liquidación: Borra liquidación del periodo ya generada. Liquidar: Botón que genera la liquidación del período o de la Nómina. Genera Netos: Genera netos para la liquidación de nómina Prima de Servicios Función: Por medio de esta opción se liquida la prima de servicios de los empleados. Desde el menú Procesos damos un clic en prima de servicios. Modo de Inicio: Desde el menú procesos un clic en Prima de Servicios. Fig. 4-4 Fig. 4-5 Desde - Hasta: Campo que almacena el rengo de fecha en la cual se va a liquidar la prima de servicios. Días: Es el número de días que se tiene en cuenta para efectuar la liquidación de la prima de servicios. Sucursal: Permite realizar la liquidación por una o varias sucursales Centros de costos: Permite realizar la liquidación de la prima de servicios por todas las sucursales, una algunas. 49

51 Sub centro de costos: Permite liquidar la prima de servicios por todos los sub centros de costos, uno o algunos. Empleado: Permite realizar el proceso de liquidar prima de servicios filtrando solo por uno o algunos empleado. Acumulados: Es para indicar las fechas y el número de meses a promediar para la liquidación. Liquidar: Botón que permite liquidar la prima de servicios. Cargar en nómina: Botón que hace que el valor de la prima de servicios, sea cargada en la planilla de nómina Vacaciones Función: Permite liquidar las vacaciones de los empleados. Liquidaciones totales parciales, compensadas Modo de Inicio: Desde el menú procesos clic sobre vacaciones. Fig. 4-6 Fig. 4-7 Empleado: Campo que permite ingresar el nombre del empleado al cual se le va a liquidar las vacaciones. 50

52 Básico: Valor del salario básico que devenga el empleado. Promedio: Valor del salario promedio que toma el empleado. Vr. Disfrutado: Después de liquidar las vacaciones este es el valor a pagar por concepto de las vacaciones a disfrutar. Vr. Compensado: Después de liquidar las vacaciones este es el valor a pagar por concepto de las vacaciones a compensar. Salario Base: Permite seleccionar si el proceso se hará con el salario básico o con el promedio. Días: Permite seleccionar entre los días de vacaciones los disfrutados y compensados que al empleado se le liquidaran. Fecha Ingreso: Fecha en la cual ingreso el empleado. Fechas: Permite seleccionar entre fecha inicio, final y de regreso Acumulados: permite seleccionar las fechas para el cálculo de los acumulados. Nuevo: Botón que permite comenzar el proceso para liquidar un nuevo periodo de vacaciones. Liquidar: Botón que permite liquidar las vacaciones, se debe tener en cuenta haber seleccionado las fechas y los parámetros para realizar el porceso. Imprimir: Podemos imprimir la liquidación de las vacaciones después de generadas. Cargar en Nomina: Permite cargar las vacaciones liquidadas en la nómina. Causadas: Cuadro que muestra los periodos de vacaciones del empleado indicando periodo, Finicial, Ffinal, Cau(causadas), Liq(liquidades), Pen(pendientes) Liquidación: Cuadro que muestra un detalle con las vacaciones liquidadas informando los valores y fechas del proceso Cesantías Función: Este proceso permite realizar la liquidación de las cesantías de los empleados, filtrado por sucursal, centro de costos y sub centro de costos. Modo de Inicio: Desde el menú procesos clic en cesantías. Fig

53 Fig. 4-9 Fecha Corte: Campo que permite ingresar la fecha a la que se va a liquidar las cesantías. Tasa Interés: Campo que permite ingresar el porcentaje de la tasa de interés con que se liquida las cesantías. Año: Año en el cual se esta liquidando las cesantías. Sucursal: Permite realizar el proceso filtrando por este campo. CCosto: Permite realizar el proceso de liquidar cesantías por este filtro. Sub Centro de costos: Permite realizar el proceso de liquidar cesantías por este filtro. Empleado: Permite realizar el proceso de liquidar cesantías filtrando solo por uno o algunos empleado. Liquidar: Realiza el proceso de liquidación de cesantias Cargar en nómina: Botón que permite hacer que la liquidación de las cesantías aparezca en la liquidación de nómina. Imprimir: Permite imprimir al usuario un comprobante de pago cesantías y los intereses por cada uno de los empleados. con los datos de las 52

54 4.1.5 Liquidación Definitiva Función: Permite realizar la liquidación definitiva de un empleado, en la cual se calcula las vacaciones, prima, cesantías; de acuerdo a los datos que contenga el empleado. Todos los periodos deben estar debidamente liquidados, los conceptos bien creados haciendo base a los conceptos que corresponde. Se selecciona el empleado se selecciona el contrato, el sistema carga la fecha de ingreso, el salario básico, el auxilio de transporte, se digita la fecha de retiro se escoge si se va a liquidar con básico o con promedio. Se validan los datos y se liquida. Modo de Inicio: Desde el menú procesos clic en Liquidación Definitiva. Fig Fig Empleado: Campo que permite ingresar el código del empleado Contrato: Numero del contrato que se va a liquidar. Fecha Ingreso: Es la fecha en la cual ingreso el empleado a la empresa. Fecha de Retiro: Es la fecha hasta la cual el empleado laboró en la empresa. Salario Básico: Es el salario básico del empleado. Aux. Transporte: Es el valor del auxilio de transporte vigente para ese año. Liquidar por: Permite seleccionar si el proceso se hará con el salario básico o con el promedio. Datos de Liquidación Y promedio 53

55 Cesantías: Es el valor de las cesantías que se le debe generar al empleado por su retiro de la empresa. Intereses Ces: Son los intereses a las cesantías. Vacaciones: Es el valor de las vacaciones a que tiene derecho el empleado. Prima: Es el valor de la prima a la que tiene derecho el empleado. NOTA: Los datos anteriores los carga el sistema de los datos del empleado. Indemnizaciones: Esta casilla se debe activar para indemnización que se le vaya a pagar al empleado en caso de despido. Cesantías año anterior: Se activa para indicar que se van a cargar en esta las cesantías del año anterior. Intereses Cesantías año anterior: Se activa para indicar que se van a cargar en esta los intereses del año anterior. Otros pagos: Es el valor correspondiente por otros conceptos que la empresa le vaya a pagar al empleado. Deducciones: Es el valor correspondiente a las deducciones que la empresa debe realizar al empleado. Valor pagado: Es el valor total a pagar al empleado. Motivo de retiro: breve anotación acerca de los motivos del retiro del empleado. Días Laborados: Corresponde al total de días laborados del empleado. Semestre: Corresponde al total de semestres laborados. Año: Número de días que van corridos del año a la fecha de liquidación. Vacaciones: días pendientes de vacaciones. Nomina: Si al momento de hacer la liquidación se le deben días de nomina. Debe tener activado campo salarios por pagar. Liquidar: Con este botón se realiza la liquidación definitiva. Grabar: Graba la liquidación del empleado y lo inactiva en la hoja de vida. Imprimir: Nos permite imprimir la liquidación definitiva. Anular: Cuando no se está seguro de la liquidación se puede anular y repetir. 54

56 Cargar: permite cargar estas novedades de liquidación para ser liquidadas en la nómina como novedades del periodo Cesantías Anticipadas Función: Este proceso permite realizar la liquidación de las cesantías anticipadas de los empleados. Modo de Inicio: Desde el menú procesos clic en cesantías Anticipadas. Fig Empleado: Campo que permite ingresar el código del empleado. Fecha de Corte: Es la fecha hasta la cual el empleado se le calcularan las cesantías. Después de seleccionar estos dos datos se debe dar clic en el botón Calcular Cesantías Cesantías: Valor calculado por el sistema que será el monto máximo para realizar el anticipo. Intereses Cesantías: Valor de los intereses a cesantías según la fecha de corte. Anticipo: Valor a anticipar al empleado. Cuando se da clic en el botón Grabar se guarda el registro en la parte inferior indicando la fecha, cesantías y los intereses. 55

57 5 INFORMES Permite visualizar los diferentes eventos que se registran dentro del sistema nomina, permitiendo así tener una información oportuna en el momento que se requiera. Fig INFORMES MAESTROS Fig Empleados Permite visualizar los datos de los empleados con los datos que están almacenadas en el sistema. Modo de Inicio: Se ingresa por informes Maestros Maestros -Empleados. Fig

58 Las casillas que se muestran en la imagen anterior, son las que controlan que campo se verán impresos en el informe. En el campo siguiente se pueden seleccionar diferentes campos relacionados directamente con los Empleados, estos campos son los que se mostraran en el informe o servirán para controlar algún tipo de filtro. Se usan los campos de Filtro y Agrupamiento para realizar la selección deseada de los campos que irán en el informe que se desea imprimir, permitiéndole seleccionar en primer lugar la cantidad de filtros que va a realizar, enlazándolos con el operador lógico y según los datos que usted desea ver. Un ejemplo de esto, es cuando usted quiere ver el informe de los maestros de empleados, filtrados por cargo y entidad financiera a la que pertenecen. El filtrado de los maestros solo aplica para los conceptos y para los empleados. A continuación se muestra un ejemplo del informe generado. Fig Conceptos Modo de Inicio: Se ingresa por informes maestros y en la lista desplegable se selecciona informe de conceptos Muestra los conceptos que están creados, con sus respectivas características, se pueden filtrar por tipo, grupo y código que sería el concepto. 57

59 Fig. 5-5 A continuación se muestra, el informe de conceptos filtrado por tipo y grupo de conceptos. Fig LIQUIDACION Fig Relación de Pagos 58

60 Modo de inicio: Se ingresa por informes nomina liquidación en la lista desplegable se selecciona Relación de pagos Fig. 5-8 Antes de generar el informe se debe tener presente el estado de los empleados, general son los que estan activos y trabajando, Vacaciones muestra los que estan en vacaciones y retirados muestra los empleados retirados en el periodo. A continuación se muestran ejemplos del informe generado por este formulario. Fig Novedades Modo de inicio: Se ingresa por Informes -Nomina -Liquidación Novedades, se seleccionan los filtros que se desean visualizar. Muestra las novedades generadas, pueden ser generales o del periodo. 59

61 Fig Prenomina Modo de inicio: Se ingresa por Informes -Nomina -Liquidación Prenomina, este informe permite revisar y validar antes de hacer la impresión de la Planilla de pagos. Fig Fig

62 5.2.4 Saldos Modo de inicio: Se ingresa por Informes -Nomina -Liquidación Saldos. Muestra los saldos de los préstamos que tienen los empleados. Fig Liquidación Modo de inicio: Se ingresa por Informes -Nomina -Liquidación Liquidación, muestra lo que se liquidó en el periodo. Por cada uno de los conceptos. Fig

63 Fig Ausentismo Modo de inicio: Se ingresa por Informes -Nomina -Liquidación Ausentismo, muestra los empleados que tienen novedad de ausentismo. Fig

64 5.3 PLANILLA DE PAGO Modo de inicio: Desde el menú de informes Nomina - Planilla de pago Fig Fig PRESTACIONES Fig Prima de Servicios Modo de Inicio: Desde el menú informes Prestaciones - Prima de Servicios. 63

65 Permite imprimir en un informe, la prima de servicios, las cesantías y vacaciones que corresponde a cada empleado, discriminando según las opciones que use en los Filtros y Agrupamiento. Fig A continuación, vera unos ejemplos de informes generados con esta opción. Fig Cesantías Modo de Inicio: Se ingresa por Informes Prestaciones Cesantías Genera el informe de las cesantías liquidadas por cada fondo y empleado. 64

66 Fig Fig Vacaciones Modo de Inicio: Desde el menú informes Permite visualizar el informe de las vacaciones Pendientes y disfrutadas en un rango de tiempo. 65

67 Fig Fig Liquidación Definitiva Modo de Inicio: Desde el menú informes, Muestra la liquidación definitiva según el periodo o el rango de tiempo que se ingresa 66

68 Fig Fig Consolidado Informe de consolidación de prestaciones en el cual nos muestra la información de cesantías con los días base, los días a los cuales tiene derecho, el valor y los intereses; adicional a esto para vacaciones muestra los días base, los días que tiene de derecho y el valor. 67

69 Fig Fig

70 5.5 SEGURIDAD SOCIAL Fig Aportes Modo de Inicio: Desde el menú informes, Fig Fig

71 5.5.2 Incapacidades Modo de Inicio: Desde el menú informes Aportes Incapacidades Fig Fig CERTIFICADOS Fig

72 5.6.1 Carta Laboral Modo de Inicio: Desde el menú informes Certificados- Carta laboral. Muestra las cartas laborales de uno o de todos los empleados, se ingresa el texto 1 para que salga impreso en la parte superior del informe, se ingresa el texto 2 para que salga al final del informe y por último se ingresa la firma Fig Fig Certificado de Ingresos Modo de Inicio: Desde el menú informes Certificados -Certificados de ingresos 71

73 Para generar este informe se recomienda revisar los conceptos de pagos que estén bien matriculados haciendo base según el tipo de concepto. Al generar el informe genera un archivo en Excel por cada uno de los empleados con los datos generados en el certificado de ingresos. Si al generar el informe genera un error es porque no está instalado el Excel o no existe el archivo certificado de ingresos correspondiente al año en el que se está generando. Fig

74 Fig OTROS Fig Contratos Modo de Inicio: Desde el menú informes Otros Contratos Muestra los contratos de los empleados durante un periodo, o durante un rango de tiempo 73

75 Fig SEGURIDAD Fig Fig Usuarios Modo de Inicio: Desde el menú informes Seguridad - usuarios Muestra los usuarios que están creados en el sistema 74

76 Fig Fig Perfiles Modo de Inicio: Desde el menú informes Seguridad Perfiles Muestra los perfiles existentes, también se pueden generar los usuarios y a que perfil pertenecen 75

77 Fig Fig

78 5.8.3 Permisos Usuarios Modo de Inicio: Desde el menú informes Seguridad -Permisos Usuarios Muestra los permisos que tiene cada usuario. Fig Fig

79 5.8.4 Permisos Perfil Modo de Inicio: Desde el menú informes -Seguridad Permisos Perfil Muestra los permisos asignados a cada perfil. Fig Fig

80 5.8.5 Auditoria Modo de Inicio: Desde el menú Informes - Seguridad Auditoria Realiza la consulta en la base de datos de la auditoria, los movimientos realizados las modificaciones que tienen los registros, en que maquina se modificó, en que aplicación, la fecha y el usuario el valor anterior y el valor nuevo del registro. Fig Fig

81 6 HERRAMIENTAS Permite administrar las herramientas del sistema, como son los permisos de usuario, generar copia de seguridad, cerrar y abrir el periodo, entre otros. Fig USUARIOS Y PERFILES Permite manejar la seguridad del sistema, mediante permisos de usuario Usuarios Fig. 6-2 Este formulario permite Agregar, Eliminar, Modificar, Guardar los registros de los usuarios. Adicionalmente, se puede visualizar el total de usuarios registrados. Fig. 6-3 Código: Campo que permite almacenar el código del usuario. Nombre: Campo que almacena el nombre del usuario. Área: Área a la que pertenece el usuario. 80

82 Color: Color con el que aparece el usuario en la agenda. Correo: Correo del usuario, sirve para enviar notificaciones generadas cuando se registra un caso y el usuario es el encargado de un tipo de casos. Clave: Campo que permite almacenar la clave de ingreso a HGI para este usuario. Exportar Informes: Si está habilitado, permite exportar los informes a los diferentes formatos. Activo: esta casilla permite activar o desactivar un usuario. Muestra usuarios: Al estar habilitado muestra la agenda que tiene registrado, todos los usuarios Permisos Usuario Opción que permite asignar los permisos de manejo a los diferentes usuarios, de acuerdo a las funciones de cada uno. Modo de Inicio: Desde el menú herramientas, Usuarios, permisos usuario. Fig. 6-4 Fig

83 En el formulario aparece toda la lista de las opciones del sistema. El administrador debe marcar con el número 1, la opción permitida al usuario que está asignando Cambio De Clave Permite a un usuario cambiar su clave de acceso al sistema. Es necesario suministrar la clave anterior y confirmar la nueva clave. Modo de Inicio: Desde el menú herramientas, seguridad, accesos, cambio de clave. Fig. 6-6 Fig. 6-7 Clave Anterior: Campo para digitar la clave que el usuario tiene Nueva Clave: Campo para digitar la nueva clave. Confirmación: Campo para volver a digitar la nueva clave. 6.2 PERFILES PERFILES Fig

84 Permite crear grupos de usuarios, y asignar los permisos para grupos de usuarios, como por ejemplo los usuarios del área de ventas y los usuarios del área contable, los que cuentan con un conjunto de permisos definidos por los roles que cumple cada área de la empresa. Modo de Inicio: Desde el menú herramientas, seguridad, accesos, clic en grupos. Fig. 6-9 Código: Se ingresa el código que se le va asignar al grupo Descripción: Es el nombre que se le asignará al grupo Permisos x Perfil Fig Permite establecer los permisos que se asignaran a cada grupo de usuarios. Modo de Inicio: Desde el menú herramientas, seguridad, accesos, grupos, un clic en permisos de grupo. Al igual que con los permisos de usuarios, se debe seleccionar el grupo al cuál se desea asignar permisos y seleccionar las opciones para aquellos permisos que el usuario vaya a tener. 83

85 Fig Usuarios Por Perfil Esta opción permite asignar usuarios a los grupos creados. Modo de Inicio: Desde el menú herramientas, seguridad, accesos, usuarios, clic en usuarios por grupo. Fig

86 Fig Se debe ingresar el grupo y se le asignan todos los usuarios que pertenecerán a este grupo. 6.3 ADMINISTRACION Fig Guardar Periodo Fig Bloquea para que en el periodo cerrado no se puedan hacer modificaciones. 85

87 6.3.2 Parámetros Fig Menú donde se parametriza el sistema para el manejo global de la información. General Fig Permite seleccionar cada una de las márgenes que se van a utilizar en los informes de igual forma la fuente y el tamaño que se va a mostrar en los mismos, el sistema trae unos predeterminados que se acomodan a la estructura del programa lo que no quiere decir que no se puedan cambiar. En esta opción también se puede seleccionar la ruta donde se van a guardar algunos archivos temporales que utiliza el sistema y se puede seleccionar la imagen que puede ir como logo en cada uno de los informes. Para que se cargue el logo en los informes se debe activar el texto que dice logo en informes y se debe buscar la imagen a través del botón verde. Se direcciona la ruta de las copias, el ancho de las columnas en la captura de documentos, auto guardar los datos de las grids en las tablas. Márgenes: Se indican las márgenes para todos los informes. Formatos: Se configura el formato de los informes ej. Numero sin decimales se ingresa n, numero con dos decimales se ingresa n2 Documentos: Altura de los títulos y filas en la captura de documentos. 86

88 Auto ancho: Los campos se auto dimensionan al tamaño de la ventana. Logo en Informes: Muestra el logo seleccionado, en todos los informes. Fuente: Tipo y tamaño de letra Temporales: Ruta donde se almacenan los archivos temporales Copias: Ruta para almacenar las copias de la base de datos. Concatena nombres: Concatena el nombre del tercero tomando los apellidos y nombres del tercero. Seguridad en Campos: Habilita en los permisos por usuario y por perfil permisos en campos, en productos: Costo y descuento. En terceros: Cupo Crédito, plazo, descuento y precios. Consulta Inactivos: Habilita en la consulta de los maestros cuando se esté dado F4 los registros inactivos. Modo de contabilización Solo PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, se configura con este modo cuando la empresa va a seguir con el modelo actual o cuando la empresa no va a cambiar todavía al modelo NIIF Solo NIIF: El sistema queda configurado para que los asientos queden registrados solo con el modelo contable NIIF. Mixto: permite la contabilización tanto PCGA como NIIF para la generación de información contable en los dos modos. Reglas Generales Auto guardar: En la captura de documentos al digitar una línea automáticamente la guarda en la base de datos Permite dato Cero (0) doc: Al estar habilitado permite digitar código cero en el detalle de documentos. Si se deshabilita no permite digitar ceros en el detalle de los documentos. Permite dato cero (0) Maestros: Si se habilita permite digitar códigos en cero en el encabezado del documento, si se deshabilita no permite digitar códigos en cero. Maximiza Consulta: Al activar este parámetro cuando se consulte con F4 la ventana se maximiza al tamaño de toda la pantalla. 87

89 Parámetros Fig Permite seleccionar y parametrizar campos adicionales dentro de los terceros y productos los cuales se visualizaran en la pestaña de parámetros en cada uno de los archivos maestros. Dato: campo adicional en los terceros. Ancho: Ingresar el ancho de estos campos. Terceros: Para guardar en terceros hasta 15 campos adicionales Productos: Para guardar en productos hasta 3 campos adicionales Parámetro 1: Campo adicional que va ubicado en Ficha de parámetros en los productos. Se utiliza como campo filtro. Contacto 1 y 2. Campos adicionales en Contactos. Parámetro 1: Nombre de campo ubicado en datos generales. Parámetro 2: Nombre de campo ubicado en datos generales. Consulta dato 1: Muestra el campo Dato 1 en la consulta de terceros con la tecla F4. Mostrar en documentos: En la captura de documentos muestra sobre las observaciones los tres campos a mostrar. Cargar con F6: En la captura de documentos al presionar la tecla F6 permite agregar dos filtros adicionales Campo 1: se puede seleccionar el costo o el Parámetro 1. Campo 2 se puede seleccionar Dato1, Dato2, o Utilidad. Consulta Código Alterno: Muestra el código alterno en la consulta de productos con la tecla F4. Formato: Predetermina el formato de productos para impresión de códigos de barras y/o lista de precios en el maestro de productos. 88

90 Administrativo General Fig Formatos: Formato para indicarle al sistema cuantos decimales manejaran, siempre n es el valor y según los decimales se pone el numero al lado de la n si son dos se pone n2; estos serán los que el usuario puede ver en la elaboración de los diferentes documentos. Decimales: Formato para indicarle al sistema cuantos decimales manejara en formulario solo se coloca el numero 0 si no maneja; estos decimales son internos para el cálculo y operaciones internas y no se muestran al usuario. PH Factura por Inmueble/Doc: Realiza la facturación por inmueble o por documento según la Personalización. Tercero Aux: Indica el tercero que lleva a la facturación como tercero auxiliar en la generación de documentos de ph.. Formato Votos: Predetermina el formato de votos para impresión de votos en la asamblea. Tiempo Asamblea: Tiempo en el cual se actualiza la ventana de quórum y votos para los asistentes a la asamblea. Casos: Formato caso: Predetermina el formato para la impresión de los casos en la consulta de casos. Valida caso: En la captura de casos Muestra mensaje indicando que el tercero no tiene póliza. Envió Correo: Se configuran los parámetros de las cuentas. Cuenta: Dirección de correo para el envió de correos. Pwd: Contraseña del correo electrónico 89

91 Host: Servidor saliente de correo. Cuenta CCO: Cuenta de correo para enviar correo con Copia oculta. Habilitar SSI: Directivas de HTML Servidor remoto: Se registra esta información para el manejo del WAP o trasporte de información entre bases de datos: Servidor: Nombre del servidor de HGI B. Datos: Nombre de la base de datos de HGI Usuario: Usuario de WAP Pwd: Clave usuario WAP Autenticación SQL: Si se activa toma la autenticación SQL sino toma la autenticación Windows. Personalización: Personaliza los menús para PH, EDS o Ninguna o general. Procesos: Realiza automáticamente los proceso de inventarios, cartera y pedidos cuando se cambia de mes dentro del mismo año. Inventarios Fig Kardex por defecto: Hace evaluación del kardex automáticamente. Primero Entradas: Toma primero las transacciones que sean entradas. Saldos x Lote: Permite manejar lotes en documentos por producto, se debe llenar la casilla con el nombre para que la muestre en la transacción. Controla inventario. 90

92 Maneja Factor: Permite manejar campo adicional en el detalle del documento, por producto, se activa casilla para dar nombre al campo del factor en la configuración. Si en la transacción no se activa campo No cantidad factor, se debe registras siempre un valor para que lo tome como factor a multiplicar. En propiedad horizontal, se emplea para poner nombre a coeficiente en la ficha de facturas de locales. Saldos (0): Indica si registra los saldos de los productos con cantidad cero para registrae su costo así no tenga existencia. Valida costeo Salidas: Controla que las transacciones de salida no estén a valor documento. Fecha vence: Se activa si se desea llevar un control por fechas de los lotes. Valuación: Valora los inventarios promedio ponderado o ultimo costo. Costeo: En la elaboración del documento se indica si el costeo lo hace por cada registro, cuando se graba el documento o si no está realizando el costeo. Costeo: Precio % Costo: Al generar el proceso de inventario, recalcular el precio unitario, aplicando el porcentaje de cada producto al costo del producto para dicho periodo. La transacción debe tener en costeo Costo + Porcentaje. Incluye Descuento: El costo del producto esta disminuido por el descuento. Por División: Cuando se va a fijar el precio de venta dividiendo por el costo. % Utilidad Sobre Venta: Para el manejo de la utilidad operacional, si se activa muestra la utilidad sobre la venta, si está inactivo la utilidad es mostrada sobre el costo. Pedidos: Por Bodega: Genera saldos de pedidos por cada bodega. Por Lote: Permite generar los pedidos por lote o producto. Por Serie: Genera los saldos de pedido por cada serie. Por Documento: Separa los pedidos por documento (No permite realizar varios despachos en un pedido). Por Dependencia: Agrupa los pedidos por cada dependencia. Solo saldos: Al cargar un pedido a un documento solo lleva los productos que tienen saldo. Parciales: Permite realizar pedidos sobre valores parciales cuando esta maneja solo saldos. Inicia en Periodo: Permite iniciar la toma de pedidos en cada periodo y pasa los anteriores en blanco. Ignora Negativos: Pasa solo los saldos positivos de un periodo a otro. Carga Ceros: Carga los pedidos en los documentos aun en con cantidad cero. 91

93 Cartera Fig Forma CxC: Permite parametrizar si la cartera se va a llevar general, por cuotas, grupo o Tipo, por regla general para las compañías la cartera es general para que la lleve en forma global. Valor: Permite seleccionar si la cartera de las cuentas por cobrar se van a llevar por el total o por el neto. Forma CxP: Permite parametrizar si la cartera se va a llevar general, por cuotas, grupo o Tipo, por regla general para las compañías la cartera es general para que la lleve en forma global. Valor: Permite seleccionar si la cartera de las cuentas por pagar se van a llevar por el total o por el neto. Se inicia en Periodo: Empieza la cartera en cada periodo. Edad x fecha Doc: Permite visualizar la edad de la cartera por fechas del documento. Pagos sin Cartera: Si está activado este parámetro permite relacionar pagos así el documento no tenga cartera Solo Plazo >0: Si está activado este parámetro solo lleva a cartera los documentos que tengas más de 0 día de plazo si tiene plazo igual a cero los toma como contado. Tipo Cartera: Permite la clasificación de la cartera mediante el maestro tipo Cartera. Control Cupo: Define la acción a tomar cuando se esté elaborando un documento que afecte cartera, si se quiere que bloque, genere una alerta o no haga el control en el cupo. Control Días: Define la acción a tomar cuando se esté elaborando un documento de crédito a un tercero con días de vencimiento mayor al definido en Días de control. En la parte inferior hay un espacio para indicar a partir de cuantos días se bloquea o la acción marcada en el parámetro anterior. Intereses: Interés que se le aplica a propiedad horizontal. Por fracción: Calcula los intereses por fracción de día. En pago: Calcula los intereses por los pagos realizados después de la fecha del pago del mes anterior. Centrales de Riesgo: Permite relacionar la información para el reporte a las centrales de riesgo como ProCrédito, DataCrédito y CIFIN el tipo de cuenta para ser informado en el informe. 92

94 Extractos: Espacio de texto destinado para comentario en el informe estados de cuenta o extracto de cartera para ser enviado a los clientes. Informe: Permite parametrizar el rango para el informe de cartera y si se desea una columna adicional para otro rango. Cargo: Permite seleccionar el cargo del contacto que será mostrado en el informe de cartera cuando se active TerceroD. Documentos Fig Comisiones: Permite configurar algunas características en el manejo de comisiones. Resta Notas: Resta las notas crédito en las comisiones. Imprime Recaudo Cero: En el informe de comisión por recaudo imprime el recaudo así no genere comisión. Fecha Vence: Toma los días de pago a partir de la fecha de vencimiento de la factura. Recaudo por Tipo: Genera las comisiones por recaudo de acuerdo al tipo; solo genera la comisión cuando el documento es cancelado en su totalidad. Causaciones: Permite configurar algunas características en el la elaboración de causaciones Impuestos en Detalle: Permite relacionar en las causaciones los impuestos en el detalle y no solamente en el total. Clase en Detalle: Lleva la clase como detalle en la casación. Documentos: Permite configurar algunas características en la elaboración de documento Serie: Descripción o nombre para el campo serie en el detalle del documento. Serie 1: Descripción o nombre para el campo serie 1 en el detalle del documento. Reimprimir: Permite la reimpresión de los documentos. Intereses en Total: Si está activo calcula los interese en el total del documento. Fecha Actual: Asume la fecha actual para la elaboración de un documento nuevo. Control Ubicación: Permite registrar el movimiento de productos para una ubicación dada. Guarda al Imprimir: Guarda el documento antes de realizar la impresión o vista previa del documento. Totaliza Cantidad: Totaliza las cantidades relacionadas en un documento en la parte inferior. Impuestos: Permite configurar algunas características en el cálculo de Impuestos. Retención por producto: El cálculo de la retención del producto o servicio es calculada por cada una de las tarifas asociadas a él; de esta forma se puede en un mismo documento aplicar diferentes tarifas de retención en la fuente. 93

95 No Bases RteIva: Genera la retención de IVA sin tener en cuenta la base del documento. Reliquida precio: Indica la forma como se reliquidan los precios mediante la opción F12 en los documentos; si toma como base el costo o el precio. Ensamble: permite recalcular el precio del producto ensamblado ya sea por el precio de los componentes o por el costo. EDI: se configuran los parámetros generales como se cargaran los pedidos en el EDI. WAP: se selecciona el formato WAP para cargar los pedidos. Valores: indica que valores va a tomar estos son utilizados para propiedad horizontal el manejo de algunos valores de cartera como saldos iniciales. Solo Transacción: carga los valores anteriores solo de la transacción que se esta imprimiendo. Contable Fig Contabilización en línea: Valida que al grabar un documento pase directamente al módulo contable. Indirectos por Tercero: Si se tiene activado este parámetro genera los indirectos por cada uno de los terceros que encuentre en la cuenta base si no está activado lo lleva al Nit genérico. Tercero 2: si se activa este parámetro permite la captura del tercero 2; es útil cuando se manejan ingresos recibidos para tercero. Actualiza Vr Con Base: Si se activa este parámetro el valor se actualiza según la base digitada. Cuadra Documentos: Si se tiene activado este parámetro cuadra los documentos que tienen diferentes hasta de 1 peso. Decimales: Indica el número de decimales que se van a manejar en el sistema. Formatos: Igual que en el módulo de otros permite validar cuantos decimales se van a manejar en la contabilidad y serán visibles al momento de realizar la captura de los datos. Formato Docs: Predetermina el formato contable para impresión de comprobantes. Representante Legal: Permite relacionar el tercero que va a ser representante legal para que salga en los informes legales para la realización de la firma. Contador: Permite relacionar el tercero que va a ser el contador para que salga en los informes legales para la realización de la firma. Tercero DIAN: Permite relacionar el Nit de la DIAN para que no lo tenga en cuenta en los diferentes informes como retenciones y bases los cuales genera el sistema. Revisor Fiscal: Permite relacionar el tercero que va a ser el revisor para que salga en los informes legales para la realización de la firma. 94

96 Nomina Fig Arp: Código de la administradora de Riesgos profesionales Intervalo: Se selecciona el intervalo con el que se va a liquidar la nomina en la empresa este parámetro no se puede modificar una vez definido, puede ser semanal, Quincenal, Decadal, Mensual y catorcenal Nota: Cuando se maneja nomina catorcenal y semanal no se puede cargar la planilla única por que los datos no están completos. Tiempo x Periodo: Carga las novedades, con el acumulado mensual. Fecha: Muestra la fecha de las novedades en la captura de novedades. Recargo: Calcula las horas ordinarias de salario básico y por aparte el recargo nocturno. Liquidación definitiva formulas: Muestra las formulas con las que se calculó la liquidación definitiva en el informe de liquidación Formatos Cantidad y valor: Formato de impresión de números en el sistema, n muestra el formato de números con separadores de miles. Cuando se vayan a manejar decimales se ingresa al lado de la n el número de decimales que se van a manejar ej. n2 alica el formato con separadores de miles y dos decimales. 95

97 Decimales valor: Numero de decimales que se almacenan en la base de datos Vacaciones Cuenta día 31: Cuenta en la liquidación de vacaciones el día 31 Paga el día 31: Paga en la liquidación de vacaciones el día 31 Festivos en compensados: Cuenta los días festivos cuando se liquida vacaciones compensadas. Cargar por: Compensadas: Pasa a contabilidad las vacaciones liquidadas a una sola cuenta Periodo fiscal: Pasa a contabilidad las vacaciones a diferentes cuentas Prima Auxilio de transporte: el auxilio de transporte hace base para la liquidación de la prima de servicios Destajo: aplica cuando la nómina se maneja por destajo, al estar activado muestra el campo horas W que son las horas que se trabajó haciendo una labor. Identificación alterna: Al estar activado este parámetro muestra en los empleados otro campo adicional para ingresar un código auxiliar del empleado. Seguridad Social: permite seleccionar si la empresa esta exonerada de parafiscales/salud, la ley a la cual esta acogida, el año, el tipo de aportante para la planilla única y si se realizan a portes en la SLN. Formatos de Impresión: permite seleccionar los diferentes formatos para planilla de pago, cesantías y liquidación definitiva. Conceptos Fig Permite establecer cada uno de los conceptos que se van a manejar para la liquidación de la nómina, de igual forma permite relacionar el intervalo de la nómina y la ARP a la que está afiliada la compañía. Estos parámetros se validaran en el sistema HGInet Nomina 96

98 POS Fig Documentos: Se configuran en esta pestaña los documentos temporales para la elaboración de documentos de tipo punto de venta Cajón Monedero: Cuando se va a utilizar cajón monedero se debe escoger el tipo de cajón y el puerto en que está ubicado. Permite Cierre Caja Con Saldo: Indica si la caja al momento de hacer el cierre se debe hacer el retiro total del dinero. Formato: Permite seleccionar el formato para los retiros de la caja. Defecto Fig

99 Valores por Defecto: Se deben relacionar para manejo de toda la información en el sistema para que se generen por defecto en el momento de realizar cualquier documento o acción en el sistema y para iniciar una empresa nueva. Sugerir descuento financiero en la elaboración de pagos Concepto DF: Es el concepto que se utiliza para el descuento financiero Concepto Mvp: Se parametriza el concepto Mayor valor pagado Registro anterior: En la creación de maestros de productos y terceros cuando se va a crear un registro nuevo deja los datos del registro anterior. IMAGEN Fig Imagen que toma el sistema para la impresión de los certificados de ingresos Parámetros Año Fig Permite crear cada uno de los años en que se va a trabajar el software y darle parámetros según el software adquirido. En el caso de tener la nómina se deben dar todos los parámetros que el sistema solicita como salario mínimo, auxilio de transporte, etc. En el caso de tener solo el administrativo o el contable se deben registrar los periodos años siempre en el administrativo son 12 y en el contable son

100 Fig Formatos Fig Los formatos son la opción que permite la creación de los formatos para poder visualizar la información en el momento de imprimir alguno documento. Fig

101 Para la realización de un formato se deben seguir los siguientes pasos: 7 Se abre la opción de formatos 8 Se da clic en el botón nuevo 9 En código se da el número del formato que se quiere crear 10 En tipo se escoge si el formato es para un documento, un pago o una causación 11 En destino se debe escoger si es una impresión de vista previa, impresión directa, generación a Pdf o generación a imagen 12 De debe dar clic en separar documentos en lote para que cuando se genere una impresión en lote separe cada uno de los documentos que se están imprimiendo. 13 En Nro. De registros se debe relacionar el Nro. de líneas que deseo salgan en el formato en caso de que sea necesario. 14 Si se tiene un formato ya previamente prediseñado se debe dar clic en importar tanto en el encabezado como en el detalle. 15 Si no se tiene un formato prediseñado y aun si se tiene y se va a modificar se debe dar clic en diseñar donde se abrirá una pantalla como la siguiente figura para hacer todos los diseños correspondientes al formato. Fig En esta pantalla hay una serie de herramientas en la parte izquierda, derecha y superior para hacer todo el diseño del formato y para utilizar las herramientas necesarias que le den forma a este mismo Auditoria Fig

102 Fig La auditoría es la herramienta que me permite visualizar cada unos de los movimientos realizados en sistema, por ada uno de los procesos en los cuales el sistema va a auditar y a llevar el control de cada uno de los movimientos. Se activan o desactivar cada uno de los procesos desplegando la lista y dando clic en la lupa que tiene el ítem a mano derecha, si tiene la lupa es porque el proceso va a ser auditado; si no, si tiene x quiere decir que este proceso no va a tener registro de auditoría. Cuando ya se tienen movimiento y se ingresa al icono de la auditoria en la parte derecha aparece el informe de la auditoria que el sistema ha hecho a cada una de las opciones seleccionadas como se muestra en la siguiente imagen: Fig En este informe que genera el sistema tiene la opción de establecer un rango de fechas específico para el muestreo de la información, de igual forma arrastrando los campos con el mouse hasta la opción que dice arrastre una columna aquí para agrupar por dicha columna se puede agrupar la información por el ítem que se desee para una mejor visualización de la información y para un control de la misma. A través de los botones que aparecen en la parte superior derecha se puede eliminar la auditoria que está mostrando en el informe, no quiere decir esto que no se va a seguir 101

103 haciendo simplemente se va a eliminar el informe hasta una fecha determinada, también se puede exportar el informe que está generando la auditoria a un formato de Excel para tener un registro de esta y también se le puede dar clic en el botón actualizar para visualizar la información con el último registro que se haya ingresado. Fig Esta misma pantalla de auditoría en la parte inferior se puede visualizar alguna información básica del servidor, del equipo y de la conexión que se está haciendo con la base de datos Cambio clave compañía Fig Fig La clave de la compañía es la que permite la administración de la creación o modificación de cada una de las compañías que se tienen en el sistema y del registro de estaciones en cualquiera de las licencias adquiridas. Esta clave debe ser administrada por la persona encargada de la administración del sistema, para cambiarla simplemente se ingresa a la opción de cambio clave compañía y en clave se escribe la nueva clave que se desea tener y se da clic en aceptar, hay que aclarar que la persona que tenga el permiso para administrar esta clave la puede ver y la puede cambiar en cualquier momento, es importante también tener esta clave siempre a la mano porque en algún momento el personal de soporte de HGI Ltda. podría solicitarla para hacer algún procedimiento. 102

104 6.3.7 Consultas Fig Este formulario permite hacer consultas de las tablas y de los datos almacenados en la BD, utiliza lenguaje de consulta SQL, es de especial cuidado, se recomienda su uso en compañía de un asesor de servicios de HGI Ltda. Fig Copia de Seguridad Fig Fig

105 Es la herramienta que permite hacer copias de seguridad en el sistema, para hacerla simplemente se ingresa al icono, se da la ruta especifica en la que se quieren hacer las copias de seguridad a través del botón que tiene los tres puntos, se da clic en aceptar y se espera que el sistema saque un aviso de que la copia se encuentra realizada correctamente y se da clic en aceptar. La opción de Auditoria realiza una copia de la base de datos auditoria. En la misma ubicación de la base de datos del sistema Es importante aclarar que la copia solo se puede hacer en el equipo servidor y que es importante verificar a través del explorador de Windows que la copia se ha hecho y almacenar estas copias en un disco extraíble. Se recomienda activar la casilla reducir el log para que antes de hacer la copia disminuya el tamaño del archivo de copia. 6.3 INTERFACES Permite realizar la Parametrización y la interfaz con el sistema HGI CONTABLE Contabilidad Permite definir los parámetros, para poder exportar la información de nómina a la contabilidad. Fig Fig

106 Fecha: Le permite establecer la fecha en la que realiza la Parametrización de la interfaz. Tipo: Le permite establecer cuál será el tipo de parametrizacion que va a generar hacia la interfaz contable, con las opciones de nómina, seguridad social o ambas. Comprobante: Le permite definir el comprobante contable que se modificara con la validación de la nómina, hacia la interfaz contable. Documento: En este campo, puede definir cuál es el consecutivo del documento que registrara la validación de la nómina hacia la interfaz contable Parámetros Permite configurar los parámetros que se han definido por tipo para la exportación de la nómina al contable. Fig Tesorería Fig Se ingresa por Herramientas Interfaces Tesorería Se usa para pasar al sistema administrativo, a un comprobante de pago egreso, la cuenta por cobrar por concepto de la liquidación de la nómina. Se selecciona la fecha de elaboración, el concepto, la transacción de pago y el sistema carga el número de documento y se da clic en el botón generar para que realice el proceso. 105

107 Para realizar este proceso es necesario que existan los todos los empleados como terceros, para esto está el botón empleados que pasa los empleados y los lleva como terceros. Fig Novedades Fig Se ingresa por herramientas interfaces Novedades. En el botón se da clic para buscar el archivo de texto separado por comas con la siguiente configuración: -año, periodo, código empleado, Concepto, Documento, Sucursal, Centro de costos, Subcentro de costos, Horas y valores 106

108 Fig Se le da clic en el botón importar y el sistema procesa la información y valida que si este correcta y muestra cuantos registros procesa. Fig Después de cargar las novedades ya se procede a liquidar la nómina y efectuar las respectivas correcciones Cesantías Fig Se ingresa por Herramientas Interfaces Cesantías. Permite generar 107

109 Fig Se busca la ruta donde se quiere guardar el archivo y se clic en el boton generar genera el arhivo plano y este es el que se envia a la plataforma de enlace operativo Archivos Se ingresa por herramientas -Interfaces - archivos Permite importar o exportar los empleados en archivo xls o xml, facilita el paso de empleados de una empresa a otra. Fig

110 7 UTILITARIOS 7.1 GENERAR DATOS Fig Planilla Única Fig. 7-2 Se ingresa por Utilitarios Generar Datos Planilla Única. La planilla se debe generar una vez liquidados todos los periodos del mes, previamente revisados. Se da clic en el botón cargar y trae todos los empleados con sus respectivas novedades, se pueden digitar novedades manuales y después de liquidar para que cargue los valores a liquidar por cada empleado. Una vez liquidado se da clic en el botón generar para generar el archivo plano y subirlo a la plataforma del operador de la pila. Fig Pagos Electrónicos Fig

111 Se ingresa por Utilitarios Generar Datos -Pagos Electrónicos Se selecciona el banco la entidad financiera los empleados, Generación UGPP Fig. 7-5 Fig. 7-6 Para la generación de la información requerida por la UGPP se debe ingresar por utilitarios Generación UGPP y seleccionar la pestaña de salarios o compensaciones según sea la información requerida; se selecciona el rango el cual se desea informar, se da clic en cargar y luego se da clic en generar. El sistema genera el archivo en Excel con la información previamente cargada en la ruta que se tenga configurada por defecto. 110

112 Fig UTILITARIOS Cambio Movimiento Cuando se crean empleados dobles por equivocación se realiza el proceso de cambio de movimiento seleccionando el empleado actual y se busca por cual se va a cambiar, se puede realizar el cambio por periodo, año o histórico. Una vez terminado de pasar los movimientos se puede eliminar el tercero que no tiene Cambio Salario Fig. 7-8 En este procedimiento permite realiza el cambios de salario a los empleados tomando un salario inicial y el cambio se puede hacer por porcentaje o por valor y realizar los diferentes filtros de sucursal, centro de costo, cargos entre otros. 111

113 Fig Retención en la Fuente Proceso que permite calcular el porcentaje de retención en la fuente, calcula los datos que se deben ingresar en retención en la fuente en el maestro de empleados. 7.3 VISOR Fig Visor Permite realizar consultas gráficas, de la evaluación de desempeño de los empleados. 112

114 Fig GESTIÓN DOCUMENTAL Fig Gestión Documental Fig En este menú podemos registrar los documentos de los empleados, almacenarlos en archivos para un ágil consulta de los documentos. Fig

115 7.4.2 Clases Fig Clasificación para los documentos de la gestión documental Tipos Fig Clasificación para la gestión documental Fig Fig

116 8 AYUDA Fig. 8-1 El presente manual, se puede obtener por la opción ayuda de la aplicación, se muestra el contenido de este Documento. 8.1 AYUDA DE LA APLICACION: Muestra este manual dentro del sistema. Si al dar clic en este menú sale un error, es porque el manual no está en la carpeta donde está el sistema instalado. Fig SOPORTE REMOTO: Fig. 8-3 Carga la aplicación para realizar conexión remota y poder tener el control parcial o total del sistema, con autorizacion del usuario 8.3 ACERCA DE. Fig. 8-4 Muestra la version que tiene el sistema 115

117 Fig

118 9 MISCELANEAS 9.1 Utilidades de los informes 1. Selección del informe En la parte superior hay una casilla para las plantillas, allí se pueden guardar varios tipos de informes con diferentes filtros, esto se guardan por cada usuario, significa que otro usuario no ve los diseños de los informes de otros usuarios Al llamar el informe se despliega las plantillas y se selecciona la solicitada. Fig. 9-1 Opciones: Permite generar los informes por rangos periodos y fecha actual 117

119 2. Salto de pagina Fig. 9-2 Al activar esta casilla por cada campo que aparece salta la hoja dependiendo del campo filtrado. 3. Repeticion Por Pagina Fig. 9-3 Al activar esta casilla nos permite repetir el último registro de la página en el primer registro de la siguiente, esto sirve en el caso que estamos sacando informes por terceros o de cartera y en la otra hoja nos da el encabezado del anterior. Ejemplo: Fig