MANUAL DE USUARIO INFORMACION DE EMPLEADOS. En esta sección se relacionan los componentes relacionado con la información de Empleados.

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1 INFORMACION DE EMPLEADOS En esta sección se relacionan los componentes relacionado con la información de Empleados. INFORMACION HOJA DE VIDA - SALARIAL Se debe ingresar al maestro general de empleados, seleccionar la opción nuevo y digitar los campos que aparecen en cada una de las 5 páginas de dicho maestro, la información debe ser coherente, en alguno campos se consulta la información que ya se debió haber digitado en las tablas y maestros preliminares. PAGINA 1: DATOS BASICOS Empleado: Debe ingresar el código del empleado, puede ser el Nro. del documento de identificación o un código interno utilizado en el empresa Primer Apellido: Debe ingresar el primer apellido del empleado que está creando. Segundo Apellido: Corresponde al segundo apellido del empleado. Nombres: Debe ingresar los nombres del empleado que está creando. NACIMIENTO Fecha: Es la fecha de nacimiento de la persona que está ingresando.

2 País: Debe ingresar el código de país de nacimiento del empleado. Departamento: Es el departamento de nacimiento del empleado. Ciudad: Corresponde al código de la ciudad de nacimiento de la persona que está ingresando. IDENTIFICACION Número: Ingrese el número de identificación del empleado que está digitando Tipo: Es el tipo de identificación del empleado, es decir, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, entro otros. País: Debe ingresar el país de expedición del documento de identidad del empleado. Departamento: Corresponde al código de departamento de expedición del documento de identidad. Ciudad: Es el código de la ciudad de expedición del documento. Código alterno: Si utiliza un código alternativo para el empleado, debe ingresar la información en este campo. PAGINA 2 : DATOS BASICOS 2

3 Clase: Si el empleado es de género masculino, debe ingresar la clase de libreta militar que este posee. Distrito:En este campo se ingresa el distrito de expedición de la libreta militar. Número: En el caso en que el empleado tenga libreta militar, debe ingresar el número en este campo. OTROS Género: Debe ingresar el género del empleado que está creando. Grupo Sanguíneo: Corresponde al grupo sanguíneo del empleado, es decir, A, B, AB, O. Factor RH: Debe ingresar el factor RH del empleado, es decir + o -. Estado Civil: En este campo se ingresa el estado civil que tiene el empleado que está creando. Nacionalidad: Debe especificar si el empleado es de nacionalidad colombiana o extranjera. Estatura: Se ingresa la altura del empleado (campo informativo) Peso (Kg): Se ingresa el peso del empleado (campo informativo) Personas a Cargo: En este campo se ingresa la cantidad de personas que el empleado tiene a cargo. RESIDENCIA País: Es el código del país de residencia del empleado. Departamento: Debe ingresar el código de departamento de residencia del empleado. Ciudad: Es la ciudad de residencia del empleado. Dirección: Corresponde a la dirección de residencia del empleado que está ingresando. Barrio: En este campo se ingresa el barrio de residencia del empleado. Teléfono: Debe ingresar un teléfono fijo donde puede ubicar al empleado en el proceso de selección. Móvil: Corresponde al número de teléfono celular del empleado. En este campo se ingresa el correo electrónico del empleado.

4 En caso de emergencia, avisar a: Debe ingresar los datos de la persona que se contactará en caso de alguna emergencia. Debe tener en cuenta que las imágenes deben tener ser de tipo jpeg o bmp, el tamaño máximo del archivo debe ser de 2 Mb. PAGINA 3: INFORMACION SALARIAL Estructura de Costos (Estos campos son informativos no se deben digitar y se actualizan desde el Maestro de Historia Labora) Compañía: Corresponde al código de compañía al que el empleado pertenece. Sucursal: Es la sucursal que se asignó al empleado. Centro de Costo: Visualizará el centro de costo correspondiente al empleado que esta visualizando en pantalla. Clasificador 1: Corresponde al código de clasificador 1 asignado al empleado. Clasificador 2: Es el código de clasificador 2 al cual pertenece el empleado.0 Clasificador 3: Corresponde al código de clasificador 3 del empleado.

5 Clasificador 4: Es el código de clasificador 4 asignado al empleado. Clasificador 5: Corresponde al código de clasificador 5 al cual pertenece el empleado. Clasificador 6: Es el código de clasificador 6 al cual pertenece el empleado. Clasificador 7: Corresponde al código del clasificador 7 del empleado. Distribución por centros de costo: Este indicador se debe marcar solo si se desea hacer interface contable distribuida por centros de costos, es decir que el valor de uno o todos los conceptos se distribuyan en varios centros de costos. Variable Comisiones: Si el empleado tiene salario variable, debe activar este campo. Es un indicador para determinar si el empleado tiene salario promedio, este indicador tiene múltiples implicaciones, entre las más importantes esta la forma de calcular los promedios para las prestaciones sociales, ya que si esta activo este indicador el sistema promediara el salario en el periodo correspondiente. Pago por días: Debe activar este campo en el caso en que se pague al empleado por días. El indicador de pago por días se debe marcar en caso que la liquidación del empleado se realice por meses calendario es decir 365 días, de lo contrario las liquidaciones se efectuaran con 360 días. Horas contratadas al mes: Se debe colocar las horas mensuales pactadas en el contrato del empleado, estas horas se tendrán en cuenta en la liquidación de horas extras. Modo para conceptos: En este campo se debe asignar el modo de liquidación para el empleado que esta visualizando en pantalla. Por ejemplo: Normal, aprendiz, especial, entre otros. Cuenta de Gastos: Se digita la cuenta de Gasto que el empleado va a afectar contablemente Cargo: Cargo que tiene el empleado tiene Actualmente Sueldo Contrato: Sueldo que tiene el empleado tiene Actualmente Tipo de Vinculación: Contrato que tiene el empleado tiene Actualmente Tipo de nómina: En este campo se debe indicar si la vinculación con la compañía del empleado es administrativa, prestación de servicios, entre otros. Tipo de nómina: En este campo se debe indicar si la vinculación con la compañía del empleado es administrativa, prestación de servicios, entre otros. Fecha de ingreso: Corresponde a la fecha de vinculación a la compañía.

6 Estado: En este campo visualizará el estado del empleado con la compañía, estos pueden ser; activo, vacaciones o retirado. Los indicadores de vacaciones o retirado se actualizan automáticamente de acuerdo a las liquidaciones que realice al empleado. Régimen salarial: En este campo debe indicar el régimen de liquidación de las cesantías del empleado. Clase de Salario: En este campo debe especificar si el salario es normal o integral. Tipo de liquidación y forma de pago Tipo de liquidación: En este campo debe ingresar si la liquidación que se realizará al empleado de acuerdo a los periodos de liquidación definidos. Forma de pago: Corresponde a la forma de pago que se realizará para la liquidación del empleado. Banco: Si el pago de la nómina del empleado se va a realizar por medios bancarios, debe ingresar el código del banco donde se realizará la transacción. Cuenta: Si el pago que se realizará al empleado se efectuará en un banco en específico, debe ingresar el número de cuenta del empleado donde se hará la consignación. PAGINA 4: INFORMACION SALARIAL 2

7 Retención en la fuente Método: En este campo debe ingresar el método de retención en la fuente que se aplicará al empleado que esta visualizando en pantalla. Porcentaje: Si el empleado tiene asignado el método 2 de retención en la fuente, visualizará en este campo el porcentaje que se descontará en el semestre vigente. Tipo deducible: En el caso en que el empleado tenga algún deducible para retención en la fuente, debe especificar en este campo si es por vivienda o educación y salud. Valor Descuento: Corresponde al valor del deducible mensual, si el empleado que visualiza en pantalla tiene este descuento para retención en la fuente. Salud año anterior (Promedio): En este campo visualizará el promedio de descuentos de salud del año fiscal anterior del empleado. Vacaciones Tipo: En este campo debe indicar si las vacaciones que tiene el empleado son colectivas o las disfruta en el momento que lo requiera (Individuales). Días por año: Debe indicar los días de vacaciones a los que tiene derecho el empleado por año. Rango: Se selecciona en caso que la empresa tenga la política de pagar días adicionales. Haciendo clic derecho puede obtener la información que se encuentra en la taba de Rango de Días Adicionales Vacaciones Sábado es hábil: Si el día sábado es laboral para el empleado, debe activar este campo. Pagar el día 31: Si en las vacaciones se paga el día 31 para los meses que tienen esta fecha, debe activar este campo. Ultimo aumento (Datos informativos que no se deben digitar ya que se actualizan con los registros creados en el maestro de Historia Laboral) Fecha: Corresponde a la fecha del último aumento que se realizó al empleado. Sueldo anterior: Es el valor del último aumento que se realizó al empleado. Fondo Pensión: Debe activar el campo si se realizará el pago de pensión al empleado, adicionalmente, visualizará el fondo al cual está afiliado. Salud: Si se realizará el pago de salud al empleado, debe activar este campo. De igual forma, visualizará el código del fondo de salud al cual pertenece la persona.

8 ARP: En el caso en que se realice pago de ARP al empleado, debe activar este campo, también visualizará el fondo de riesgos profesionales al cual esta afiliado. A.T.E.P.: Debe ingresar el porcentaje que se pagará por accidente de trabajo y enfermedad profesional al empleado que esta visualizando en pantalla ante la empresa administradora de de riesgos profesionales. Compensación: Corresponde al fondo de caja de compensación al cual está afiliado el empleado. Empleado pensionado Tipo: Si el empleado que visualiza en pantalla es pensionado, debe especificar el motivo en este campo. Entidad: Corresponde a la entidad en la cual se encuentra pensionado el empleado. Causa: Debe indicar la causa por la cual el empleado esta pensionado. PAGINA 5: HISTORICO DE VACACIONES En esta página visualizará la información correspondiente a las vacaciones que ha tenido el empleado en la compañía. Fec. liqui. Nomina: Corresponde a la fecha de liquidación de nomina con que se pagaron las vacaciones del empleado. Fec. de inicio: Es la fecha de inicio de las vacaciones del empleado que esta consultando.

9 Fec. de terminación: Es la fecha de terminación de disfrute de las vacaciones del empleado que esta consultando Ind. pago vacaciones: Este indicador informa si se liquidaron las vacaciones en la fecha de pago que se especifica en el campo fecha de liquidación de nomina. Fec. ini. Causación: Corresponde a la fecha inicial de causación que se ingresó en las vacaciones de disfrute del empleado. Fec. fin. Causación: Es la fecha final de causación que se ingresó en las vacaciones de disfrute del empleado. Días hábiles: Corresponde a los días hábiles de vacaciones que el empleado disfrutó. Días no hábiles: Son los días no hábiles de vacaciones del empleado. Días hábiles en dinero: En este campo visualizará el valor correspondiente a los días hábiles del periodo de disfrute de vacaciones del empleado. Días no hábiles dinero: Corresponde al valor de los días no hábiles de vacaciones disfrutadas por el empleado. Valor vacaciones: Es el valor total pagado por las vacaciones solicitadas por el empleado. Valor en dinero: Si se realizó el pago de vacaciones en dinero al empleado, visualizará el valor correspondiente en este campo. IBC vacaciones: Corresponde al ingreso base de cotización de las vacaciones disfrutadas por el empleado con el cual se calculó su seguridad social. No. Resolución: Si la empresa es oficial, visualizará en este campo el número de resolución de aprobación correspondiente. Ind. pago día 31: Si la compañía pagó el día 31 para las vacaciones que esta consultando, visualizará este campo activo.

10 PAGINA 6: PRESTAMOS En esta página podrá consultar los préstamos activos y cancelados del empleado que esta visualizando en pantalla. Concepto: Corresponde al concepto de nómina con el cual se descuenta o descontó el préstamo que esta consultando. Descripción: Es la descripción correspondiente al código del concepto de descuento de préstamo. Consecutivo: Corresponde al consecutivo que asigna la aplicación para el préstamo que esta consultando. Aplicación: Corresponde al periodo de liquidación con que se realizará o realizó el descuento del préstamo. 1 Primera quincena, 2 Segunda quincena y 3 Ambas quincenas. Monto: Corresponde al valor total por el cual el empleado realizó el préstamo. Inicio: Es la fecha de inicio del préstamo que esta consultando. Cuotas: Es el número de cuotas programadas para la cancelación del préstamo.

11 Principio del formulario PAGINA 7: EMBARGOS En esta página podrá consultar los embargos que se han realizado al empleado. Concepto: Corresponde al concepto de nómina con que se descuenta el embargo que esta consultando. Consecutivo: Es el consecutivo que asignó la aplicación al embargo que está consultando. Tipo Embargo: Corresponde al tipo de embargo que se aplicó al empleado. 1 Embargo ejecutivo, 2 Embargo por alimentos. Fecha inicio: Corresponde a la fecha inicial del descuento del embargo que esta consultando. % Aplicación: Corresponde al porcentaje de descuento que se realizará sobre los conceptos o devengos del empleado de una liquidación de nomina. Conceptos: En este campo visualizará los conceptos de nomina a los cuales se realizará el descuento del embargo. Si no hay información en este campo, quiere decir que el descuento se realizó sobre los devengos. Tope Embargo: Corresponde al tope de descuento que se puede realizar por el embargo al empleado. Valor embargo: Es el valor de descuento del embargo del empleado.

12 Abonos: En este campo podrá visualizar los abonos que el empleado ha realizado por el embargo Ind. Descuento: En este campo visualizará si el descuento del embargo se realizará hasta agotar el saldo (1) o será indefinido (2). Valor total: Corresponde al valor total por el cual se realizará el embargo. Nit demandante: En este campo visualizará el Nit del demandante del embargo. Nit tercero: Corresponde al Nit de la persona que recibirá el embargo que se realizó al empleado. PAGINA 8: CONCEPTOS A EXCLUIR En esta página podrá ingresar los conceptos que excluirá de las liquidaciones que se realicen al empleado, las cuales pueden ser pactadas o por decisión de la compañía. Tipo liquidación: Debe ingresar el código del tipo de liquidación al cual excluirá el concepto. Concepto: Corresponde al concepto que excluirá en el tipo de liquidación digitada con anterioridad. Inicia: Es la fecha con la cual se iniciarla la exclusión del concepto. Finaliza: Corresponde al a fecha en la cual finalizará la exclusión del concepto.

13 PAGINA 9: CAPTURA DE NOVEDADES FIJAS En esta página se ingresa, consulta o modifica la información de Novedades fijas del empleado, el ingreso de estas novedades también se puede realizar por el maestro de Novedades Fijas. PAGINA 10: INFORMACION DE FAMILIARES En esta página se ingresa la información de los Familiares del Empleado como Apellidos, Nombres, Parentesco, Consanguinidad, Identificación, Fecha de Nacimiento, Genero, Estado Civil, Nivel de Estudios, Ocupación, Ingresos, Recibe Subsidio.

14 Primer Apellido: Debe ingresar el primer apellido del familiar que esta agregando. Segundo Apellido: Corresponde al segundo apellido del familiar que esta agregando. Nombre: Es el nombre del familiar que esta agregando. Tipo Familiar: Indique el parentesco que tiene el familiar con el candidato que esta ingresando. Grado de consanguinidad: Corresponde al grado de consanguinidad que tiene el empleado con el familiar. Tipo Identificación: Debe especificar el tipo de documento del familiar que esta agregando. Número de Identificación: Corresponde al número de identificación del familiar. Fecha de Nacimiento: Debe ingresar la fecha de nacimiento del familiar. Género: Debe indicar si el familiar tiene género femenino o masculino. Estado civil: Debe ingresar el estado civil del familiar que está creando. Nivel de estudios: Debe ingresar el código del nivel académico del familiar que esta creando. Completo el nivel académico: Si el familiar completó el nivel académico que ingresó con anterioridad, debe activar el check de este campo. Ocupación: ingrese la ocupación del familiar del empleado. Salario: Corresponde al salario básico que el familiar devenga si tiene alguna ocupación. Subsidio: Debe indicar si el familiar tiene subsidio o no. Beneficiario POS: Indica si el familiar que esta ingresando es beneficiario de plan obligatorio de salud. PAGINA 11: UPC ADICIONALES En esta pagina se relaciona la UPC adicional, el cual es el pago que el afiliado cotizante debe realizar por cada familiar que haya incluido en su plan de beneficios y que no hace parte de su primer grupo de beneficiarios (hasta el tercer grado de consanguinidad).

15 Identificación Beneficiario: En este campo se almacena el documento de identificación del familiar incluido en el plan beneficio, para seleccionarlo debe hacer click derecho sobre el campo, de esta manera se desplegará una lista con los familiares ingresados por medio del maestro de hoja de vida pág 5. Fecha Inicial: Es la fecha desde cuando va a regir dicha novedad fija, el sistema buscara las novedades que estén en el rango de la fecha de liquidación. Fecha Final: Es la fecha es la fecha hasta la cual rige la novedad, así se pueden programar varios descuentos a lo largo del año. Y se puede guardar el histórico Aplicación Concepto: Es la aplicación del concepto por si la nomina se liquida quincenalmente, para decidir en que quincena hago el descuento o el pago Valor: En este campo se ingresa el valor que se va a liquidar. PAGINA 12: NOVEDADES DE CONVENIOS En esta página se ingresan las diferentes novedades de los convenios de empresas que tiene cada uno de los empleados, de esta manera podrá consultar la información en el momento requerido.

16 Cod Convenio: Corresponde al código de convenio de empresa a la cual pertenece el empleado. Sucursal: Es el código de la sucursal al cual pertenece el empleado. Centro de Costo:Es el código del centro de costo al cual pertenece el empleado. Fecha Inicial: Es la fecha en la cual el empleado inició con la prestación de labores en el convenio de la empresa. Fecha Finalización: Es la fecha en la cual el empleado finalizó con la prestación de labores en el convenio de la empresa.

17 PAGINA 13: AUSENTISMOS En esta página podrá consultar las diferentes causas de ausencia que ha tenido el empleado en la compañía. Debe tener en cuenta que esta información se ingresa en el Maestro de Ausentismos.

18 PAGINA 14: FORMACION En esta página se debe ingresar la información correspondiente a la formación del empleado, tales como cursos, carreras profesionales, estudios, entre otros. Cod. Estudio: Corresponde al código de estudio que tiene el empleado, por ejemplo, bachillerato, universitario, técnico, técnico profesional. Descripción Estudio: Debe ingresar una descripción adicional al estudio que esta agregando. Institución: Corresponde al código de la institución donde el empleado realizó sus estudios. Evento: Si la formación se generó por algún evento, debe ingresar la información en este campo. Año Estudio: Debe ingresar el año en que el empleado realizó sus estudios. Semestres: Debe ingresar los semestres correspondientes al estudio que está ingresando. Horas: Corresponde a las horas que duró estudiando el empleado un curso, capacitación, entre otros. Graduado: Debe indicar si el empleado está graduado en el estudio que está ingresando Fecha de grado: Corresponde a la fecha de graduación del empleado.

19 No. Tarjeta: Si el empleado es graduado de universidad, debe ingresar el número de la tarjeta profesional. Canceló: Debe especificar si el empleado canceló o no sus estudios (1 Canceló 2 Por Causa Justificada 3 No Justificado) PAGINA 15: OFICIOS En esta página se ingresan los diferentes oficios que ha prestado el empleado que visualiza en pantalla a la compañía, de esta manera podrá consultar la información en el momento deseado. Código Oficio: Corresponde al código del oficio o función que presta el empleado. Aspiración Salarial:Es el valor del salario que el empleado desea recibir por sus servicios. PAGINA 16: MOVIMIENTOS DEL PERIODO ACTUAL En esta página podrá consultar las liquidaciones de nómina que se han realizado al empleado y no han sido acumuladas en la aplicación. Puede hacer un filtro por el tipo de liquidación, si se tiene mas de una liquidación en prenómina (aunque esto último no debería suceder frecuentemente).

20 PAGINA 17: MOVIMIENTOS HISTORICOS En esta página podrá consultar las liquidaciones de nómina que ha realizado al empleado y se encuentran en el histórico. Puede hacer un filtro por el tipo de liquidación, fecha y/o concepto, de esta manera podrá visualizar la información que necesite de forma ágil y revisar información determinada.

21 CONTRATO En este maestro se encuentra información correspondiente al contrato que se realiza al empleado en una fecha de celebración determinada. PAGINA 1: CONTRATO En esta página podrá ingresar y consultar la información del contrato realizado al empleado que visualiza en pantalla. Empleado: Corresponde al código del empleado al cual está creando, modificando o consultando el contrato. Consecutivo: Este campo se ingresa autmáticamente al crear un nuevo registro o contrato a l empleado. Nro Contrato: Es el Nro con el que se identifica el contrato del empleado dentro de la compañía Tipo: Debe indicar el tipo de contrato que tendrá el empleado, es decir, término fijo, indefinido, por honorarios, estudiante de Sena, entre otros. Tipo de Contrato: Debe indicar el tipo de contrato que tendrá el empleado, es decir, término fijo, indefinido, por honorarios, estudiante de Sena, entre otros. Fecha de Celebración: Fecha en la que se inicia el contrato. Clase de Sueldo: seleccione si el empleado es Normal o integral.

22 Lugar Contratación: Debe ingresar el país, departamento y ciudad donde se realizó la contratación del empleado. Novedades Planilla Unica Tipo Cotizante: Seleccione el tipo de cotizante al que pertenece el empleado para seguridad social SubTipo Cotizante: Seleccione el subtipo de cotizante al que pertenece el empleado para seguridad social Extranjero No Pensión: Active este indicador si el empleado se encuentra en el extranjero y no cotiza pensión Reside en el extranjero: Active este indicador si el empleado se encuentra vive en el extranjero Notas al contrato: En este campo puede digitar las observaciones o notas al contrato realizadas PAGINA 2: NOVEDADES En esta página podrá consultar las novedades que se han generado en el contrato que esta consultando en pantalla, de esta manera podrá visualizar en el momento deseado los diferentes cargos que ha desempeñado una persona en la compañía con la vigencia determinada para este registro. Esta información se actualiza de acuerdo a la información del maestro de Historia Laboral.

23 PAGINA 3: CONVENIOS Si el contrato que esta visualizando pertenece a un empleado que hace parte de convenios, podrá consultar en esta página el historial de este tipo de información, de esta manera podrá tener acceso a los datos en el momento deseado. HISTORIA LABORAL En este maestro se encuentra información correspondiente a historias laborales internas y externas del empleado. Entendiendo cada historia laboral como cada variación de los términos del contrato que implique una modificación en la nomina, por ejemplo, se deben crear una nueva historia laboral cuando el empleado cambia su ubicación (centro de costo, sucursal, compañía, etc.)o cuando cambia o varia su salario o su cargo, etc. PAGINA 1: HISTORIA LABORAL En esta página se ingresa la información de la historia laboral del empleado la cual incluye la ubicación de centro de costos, términos del contrato, flexibilización, sueldo en moneda extranjera y retiro.

24 Ubicación en la Estructura de Costos Compañía: Corresponde al código de compañía al que el empleado pertenece. Sucursal: Es la sucursal que se asignará al empleado. Centro de Costo: Debe ingresar el centro de costo correspondiente al empleado que esta visualizando en pantalla. Clasificador 1 (Área): Corresponde al código de clasificador 1 asignado al empleado. Clasificador 2 (Departamento): Es el código de clasificador 2 al cual pertenece el empleado.0 Clasificador 3 (Unidad de negocio): Corresponde al código de clasificador 3 del empleado. Clasificador 4: Es el código de clasificador 4 que se asignará al empleado. Clasificador 5: Corresponde al código de clasificador 5 al cual pertenecerá el empleado. Clasificador 6: Es el código de clasificador 6 al cual pertenecerá el empleado. Clasificador 7: Corresponde al código del clasificador 7 del empleado. País: Es el código del país donde esta ejerciendo el empleado el cargo. Departamento: Es el código del departamento donde esta ejerciendo el empleado el cargo.

25 Ciudad: Es el código de la ciudad donde el empleado realizará la labor contratada. Cargo: Debe indicar el código del cargo que desempeñará el empleado para la historia laboral que visualiza en pantalla. Área: Debe indicar el código de área al cual pertenece el empleado. Sucursal SS: Se relaciona la sucursal de Seguridad Social asignada al empleado Centro de Trabajo: Se relaciona el Centro de trabajo al cual pertenece el empleado Contrato ID-Número: Corresponde al número de identificación del contrato que tiene el empleado con la compañía. Nuevo: Si esta ingresando el primer registro en la historia laboral, debe activar este campo para indicar que el empleado es nuevo, si esta realizando un cambio de cargo o sueldo y se realizará en otro registro, este campo no debe estar activo. Tipo: Debe indicar el tipo de contrato que tendrá el empleado, es decir, término fijo, indefinido, por honorarios, estudiante de Sena, entre otros. Novedad: Debe indicar la fecha en que se informó del ingreso o cambio de historia laboral del empleado que visualiza en pantalla. Inicio: Corresponde a la fecha de inicio de labores o cambio de historia laboral del empleado. Finalización: Es la fecha en que finaliza la historia laboral del empleado, esta puede ser porque se retira de la compañía o se realiza un cambio en su historia laboral y se desea tener un record de la información. Retroactivo desde: En los casos en que se realiza un aumento de sueldo y se requiere realizar un retroactivo, debe ingresar en este campo la fecha inicial en que se tomará en cuenta el retroactivo para la liquidación de nómina. Sueldo: Debe indicar el salario actual que devengará el empleado, este campo siempre se tendrá en cuenta en la liquidación de nómina. Valor Hora: Si el empleado tiene modo de liquidación x Horas se debe especificar el valor de la hora para su respectiva liquidación Sueldo Moneda Extranjera Tipo Moneda: Si se paga el sueldo al empleado en moneda extranjera, debe ingresar el código de moneda en cual se realizará el pago.

26 Sueldo: Debe ingresar el sueldo que devengará el empleado si es en moneda extranjera. Flexibilización Retiro Salario Antes de Flexibilización: Si el empleado tiene modo de liquidación Flexibilización se debe digitar en valor del salario básico más el valor de compensación, este valor es el que se tomará para la liquidación de vacaciones e indemnización en liquidación de contrato. Porcentaje Flexibilización: Este dato es informativo, se digita el porcentaje de flexibilización del empleado Fecha: Corresponde a la fecha de retiro del empleado en la compañía. Causa: Debe indicar la causa de retiro del empleado en la compañía. Y es obligatorio cuando existe una Fecha de Retiro. PAGINA 2: DESCRIPCION En esta página se ingresa la descripción de las funciones del cargo que el empleado esta desempleñando en la compañía.

27 DOCUMENTACION EMPLEADO En este maestro se registran los documentos que deben ser presentados por el empleado al momento de ingresar a la compañía, de esta manera puede controlar las fechas de entrega de esta infomación y también los días en el cual se comprometió en empleado en proporcionar la documentación. Empleado: En este campo debe ingresar el código del empleado al cual desea asignar documentos o consultar el estado de las entregas. Documento: Es el código del documento que debe entregar el empleado. Ind. Cumplimiento: Si el empleado ya realizó la entrega del documento, debe activar este campo. Fecha de Entrega: Es la fecha en la cual el empleado entregó el documento. Fecha de Compromiso: Si el empleado no ha entregado el documento y generó un compromiso para esta actividad, es necesario ingresar la fecha correspondiente. Fecha Vencimiento:Es la fecha de vencimiento que tiene el empleado para entregar el documento a la compañía. Solicito?:Es la razón por la cual se solicitó el documento. Observaciones: Si tiene observaciones adicionales, puede ingresar la información en este campo.

28 NOVEDADES DE FONDOS En este maestro se debe ingresar la información correspondiente a los fondos a los cuales esta afiliado el empleado en seguridad social, cesantías y fondos de aportes voluntarios. De este maestro se tomará la información para planilla única de aportes y pago a fondos de cesantías y aportes voluntarios. Cédula: En este campo debe ingresar la cédula del empleado que desea consultar o agregar novedades de fondos. Tipo de Fondo: En este campo debe especificar si el fondo que esta asignando es de pensión, salud, caja de compensación, riesgos profesionales, cesantías o aportes voluntarios. Fondo: Corresponde al fondo que esta asignando al empleado. Fecha: Es la fecha de afiliación del empleado al fondo que esta asignando al empleado. Novedad: Debe indicar si la creación o modificación que esta realizando es por ingreso, traslado o retiro del fondo. Retiro: Si está ingresando el retiro a un fondo del empleado, debe ingresar la fecha correspondiente. Si la novedad es traslado, la información que se debe digitar es la del nuevo fondo con la fecha en la que ingresa al él y el sistema automáticamente marcara el

29 anterior registros del mismo tipo de fondo como un traslado y le asignara como fecha de retiro la fecha de ingreso al nuevo fondo menos un día. Es importante saber que el sistema efectúa ciertas validaciones para el maestro de novedades de fondos, tales como: - Para un ingreso el empleado debe estar activo. Para un retiro, el empleado debe tener fecha de terminación de contrato o debe - estar pensionado. Para un traslado, se deberá tener un registro activo en el maestro del mismo tipo - de fondo Para que la Novedad de traslado se vea reflejada en los Archivos de Seguridad social, la novedad debe ingresarse antes de realizar el proceso de liquidación. DOCUMENTOS RELACIONADOS En este maestro se ingresa las imágenes o documentación magnética entregada por el empleado de tal forma que se obtendrá acceso en el momento determinado y podrá ser impreso o revisado cuando se requiera. Empleado: Corresponde al código del empleado al cual va a relacionar el documento.

30 Consecutivo: Es un número consecutivo que asigna el maestro cuando crea un nuevo registro. Descripción: En este campo puede ingresar una breve descripción para identificar el documento relacionado. Anexo: En este campo se carga el documento magnético que se va a relacionar. REPORTES En esta sección podrá visualizar los reportes que le permitirán consultar la información del empleado por sueldo, bancaria y listado de cumpleaños, lo cual corresponde a datos generales del empleado y puede revisar los registros de algunos de los maestros de parametrización. CERTIFICACION LABORAL Por medio de este proceso podrá generar un certificado laboral para los empleados, de esta manera podrá ahorrar tiempo en la realización de cálculos para poder entregar este documento. Para poder generar el certificado, debe especificar si desea procesar todos los empleados o uno en especial.

31 Al dar clic en procesar, visualizará una ventana con la información que se utilizará en la generación del certificado.

32 Para poder generar el certificado laboral, debe dar clic en la opción Descargar Documento, para poder generar el archivo correspondiente. Debe tener en cuenta que en la definición del proceso, debe estar asignado el documento o plantilla del certificado laboral para que se genere la información correctamente. CERTIFICADO DE INGRESO Y RETENCION En esta sección encontrará el maestro de parametrización para generar el certificado de retención en la fuente y el reporte correspondiente para ser entregado al empleado. PARAMETRIZACION DE CERTIFICADO DE INGRESO Y RETENCIONES En este maestro se parametrizan la información que se tendrá en cuenta para la generación de la información de cada uno de los conceptos del reporte del certificado de ingresos y retenciones que se entrega al empleado. Item Certificado: Corresponde al código del ítem o concepto del certificado de ingresos y retenciones. Descripción: Es la descripción del ítem de certificado de ingreso y retenciones.

33 Naturaleza: En este campo debe especificar si los conceptos que se asignarán son devengos o deducciones. Modo Liquidación: Debe ingresar el modo de liquidación para asignar el concepto correctamente. Concepto: Es el código del concepto que se tendrá en cuenta para el cálculo del ítem del certificado de ingreso y retenciones. Este código debe tener la naturaleza y modo de liquidación parametrizados anteriormente REPORTE DE CERTIFICADO DE INGRESO Y RETENCIONES Al dar clic en este link, se ejecutará el reporte del certificado de ingreso y retenciones el cual se basa en la parametrización del maestro correspondiente. Para poder visualizar la información debe especificar si la consulta es para todos (%) o un solo empleado, para esto debe ingresar la cédula correspondiente, rango de fechas y la estructura de costos.