CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN...5

Transcripción

1 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN...5 1

2 2. REGISTRO REGISTRO DE EMPRESAS REGISTRO DE INDEPENDIENTES RECORDACIÓN DE CLAVE RECORDAR CLAVE REGISTRO DE USUARIOS, SUCURSALES Y CENTRO DE TRABAJO REGISTRO USUARIOS DELEGADOS REGISTRO SUCURSALES CARGUE DE PLANILLA SUCURSAL Y CENTRO DE TRABAJO FLUJOS DE APROBACIÓN CARGUE DE EMPLEADOS REGISTRO DE SERVICIO DÓMESTICO REGISTRO DE EMPLEADOS NUEVOS TIPO DE NOVEDADES REPORTE DE NOVEDADES PLANILLAS INDEPENDIENTES PLANILLA TIPO I PLANILLA TIPO S LIQUIDACIÓN UPC ADICIONAL

3 7.2 EMPRESAS PLANILLA Y PLANILLA E GENERACIÓN PIN GENERACIÓN PIN CORRECCIONES PLANILLA N PLANILLA N - NOVEDAD DE INGRESO DE ARL PLANILLA N - NOVEDAD DE RETIRO DE ARL PLANILLA N - NOVEDAD DE RETIRO PLANILLA M PLANILLA A PLANILLA J (SENTENCIAS JUDICIALES) CAMBIOS EN LA PLANILLA EDITAR PLANILLA CAMBIO DE IBC CAMBIO DE ARL INCLUSIÓN CCF SALARIO INTEGRAL VALIDACIÓN EMPLEADOS CONTRA BDUA

4 11.1 VALIDACIÓN EMPLEADOS CONTRA BDUA COLOMBIANOS ACTIVOS Y PENSIONADOS RESIDENTES EN EL EXTERIOR COLOMBIANOS ACTIVOS Y PENSIONADOS RESIDENTES EN EL EXTERIOR PRE-PENSIONADO CON APORTE VOLUNTARIO A SALUD PRE-PENSIONADO CON APORTE VOLUNTARIO A SALUD GENERACIÓN DE REPORTES Y CERTIFICADOS REPORTE INDIVIDUAL POR PLANILLA PARA EMPRESAS CERTIFICADOS PARA EMPLEADOS CERTIFICADO DE PAGO PARA EMPRESAS CERTIFICADO DE PAGO COTIZANTE INDEPENDIENTE COMPLEMENTO EXCEL INSTALACIÓN COMPLEMENTO EXCEL FUNCIONAMIENTO COMPLEMENTO EXCEL CESANTÍAS CESANTÍAS

5 1. INTRODUCCIÓN miplanilla.com pensando en el bienestar de sus usuarios ha creado el presente Manual General del Sistema, el cual tiene como propósito ser una herramienta de consulta donde empresas e independientes puedan encontrar respuestas de forma rápida, fácil y segura sobre las funcionalidades del sistema. Esta herramienta unifica todos los manuales ubicados en el módulo de ayudas de miplanilla.com, ordenados de tal forma que los usuarios puedan encontrar desde el primer paso qué es un registro hasta una explicación detallada del pago de las cesantías. Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualizaciones en la medida que se presenten variaciones en las normas o en la plataforma electrónica del Operador de Información miplanilla.com. Cualquier sugerencia de este manual y su contenido, agradecemos enviar los comentarios a miplanilla@compensar.com Volver al Inicio 5

6 2. REGISTRO 2.1 REGISTRO DE EMPRESAS Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar el registro de empresas que desean hacer el pago de los aportes a Seguridad Social de sus empleados desde miplanilla.com. De esta manera una vez registrado, la empresa podrá acceder de forma rápida y segura a nuestro sistema de gestión y pago de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En cuatro breves pasos podrá registrarse en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Clic en el vínculo Si usted es Empresa. Paso 2. Aceptar Términos y Condiciones de uso. Paso 3. Ingresar datos básicos y de contacto. Paso 4. Ingresar titular de la cuenta y contraseña. Paso 1: Ingrese a y haga clic en el vínculo Si usted es empresa ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Imagen 1 6

7 Paso 2: Una vez se despliegue la información, lea los términos y condiciones de uso, seguido haga clic en el botón Aceptar. (Imagen 2) Imagen 2 7

8 Paso 3: Ingrese los datos solicitados en el formulario, al finalizar haga clic en el botón Aceptar. (Imagen 3) Imagen 3 8

9 Paso 4: Ingrese los datos del titular de la cuenta, seguido ingrese la contraseña, al finalizar haga clic en el botón Continuar. (Imagen 4) Imagen 4 Volver al Inicio 9

10 2.2 REGISTRO DE INDEPENDIENTES Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar el registro de independientes que desean hacer el pago de sus aportes a Seguridad Social desde miplanilla.com. De esta manera una vez registrado, el usuario podrá acceder de forma rápida y segura a nuestro sistema de gestión y pago de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En cinco breves pasos podrá registrarse en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Clic en el vínculo Si usted es Independiente. Paso 2. Aceptar Términos y Condiciones de uso Paso 3. Seleccionar el tipo de cotizante. Paso 4. Ingresar datos básicos y de contacto. Paso 5. Ingresar datos de las administradoras. 10

11 Paso 1: Ingrese a y haga clic en el vínculo Si usted es independiente ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Imagen 1 11

12 Paso 2: Una vez se despliegue la información, lea los términos y condiciones de uso, seguido haga clic en el botón Aceptar. (Imagen 2) Imagen 2 12

13 Paso 3: Seleccione el tipo de cotizante de acuerdo a su condición, seguido haga clic en el botón Siguiente paso. (Imagen 3) Imagen 3 13

14 Paso 4: Ingrese los datos solicitados en el formulario, al finalizar haga clic en el botón Siguiente. (Imagen 4) Imagen 4 14

15 Paso 5: Ingrese los datos de las administradoras a las cuales va a realizar su pago, seguido haga clic en el botón Ingresar Información de Aportes. (Imagen 5) Nota: Tenga en cuenta que el registro de las administradoras en miplanilla.com no aplica como afilaición directa, por favor valide con cada una de ellas su estado de afiliación. Imagen 5 Volver al Inicio 15

16 3. RECORDACIÓN DE CLAVE 3.1 RECORDAR CLAVE Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar la autogestión de recordación de clave. De esta manera el usuario independiente y/o empresa podrá recuperar su clave de acceso de forma rápida y segura. En cuatro breves pasos podrá restablecer exitosamente su nueva clave: Paso 1. Clic en el vínculo Olvido su clave? Paso 2. Ingrese el usuario registrado en miplanilla.com. Paso 3. Elija el método de correo electrónico e ingrese la nueva clave. Paso 4. Elija el método de mensaje de texto al celular e ingrese la nueva clave. Paso 1: Ingrese a y haga clic en el vínculo Olvido su clave? ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Imagen 1 16

17 Paso 2: A continuación digite su usuario e ingrese los caracteres que aparecen en la imagen, seguido haga clic en el botón Siguiente paso. (Imagen 2) Recuerde que su usuario debe comenzar por las letras CC si es independiente o NI si es empresa, seguidas del número de identificación sin espacios ni puntos. La dirección de correo electrónico que debe digitar es la que ingresó al momento de registrarse en miplanilla.com. Ejemplo: CC NI Imagen 2 Paso 3: Elija el método por el cual desea restablecer la clave: Mediante mensaje al correo electrónico registrado Mediante mensaje de texto al celular registrado (Imagen 3) Imagen 3 17

18 Correo electrónico: Al elegir el método por correo electrónico verá el inicio y terminación de la dirección de correo registrado al cual será enviado el mensaje para el restablecimiento de la clave. Si el correo electrónico es correcto haga clic en el botón siguiente, de lo contrario envíe su número de documento, nombre o razón social y correo electrónico al buzón miplanilla@compensar.com para actualizar la información. (Imagen 4) Imagen 4 El siguiente aviso confirma el envío del mensaje al correo electrónico. Para finalizar haga clic en el botón Continuar. (Imagen 5) Imagen 5 18

19 Por último, ingrese a su correo electrónico y haga clic en el vínculo para restablecer la clave. (Imagen 6) Si el mensaje no llega a su bandeja de entrada valide la bandeja de correos no deseados. Nota: Tenga en cuenta que el vínculo tiene una vigencia de 60 minutos. Si excedió ese tiempo deberá comenzar de nuevo el proceso para restablecer la clave. Imagen 6 19

20 El vínculo enviado lo dirigirá a nuestro sistema, ingrese y confirme la nueva clave, seguido haga clic en el botón Restablecer Clave. (Imagen 7) Paso 4: Mensaje de texto: Imagen 7 Al elegir el método por mensaje de texto al celular verá el inicio y terminación del número celular registrado al cual será enviado el mensaje de texto con un código para el restablecimiento de la clave. Haga clic en el botón Enviar Código. (Imagen 8) Si el número celular es correcto haga clic en el botón Enviar Código, de lo contrario envíe su número de documento, nombre o razón social, correo electrónico y número celular al buzón miplanilla@compensar.com para actualizar la información. Imagen 8 20

21 Verifique el mensaje de texto enviado a su celular, donde encontrará un código para ingresar y continuar con el proceso de restablecimiento de clave. (Imagen 9) Imagen 9 A continuación ingrese el código enviado a su celular y haga clic en el botón Siguiente. (Imagen 10) Imagen 10 Digite la nueva clave, confírmela y haga clic en el botón Restablecer Clave. (Imagen 11) Imagen 11 Volver al Inicio 21

22 4. REGISTRO DE USUARIOS, SUCURSALES Y CENTRO DE TRABAJO 4.1 REGISTRO USUARIOS DELEGADOS Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar la autogestión en el registro de nuevos usuarios. De esta manera el usuario podrá liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En cuatro pasos podrá registrar nuevos usuarios en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema. Paso 2. Seleccionar el periodo a liquidar. Paso 3. Ingresar datos de sucursal Paso 4. Agregar sucursal 22

23 Paso 1: Ingrese a digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Imagen 1 Paso 2: Seleccione el periodo o mes a liquidar, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 2) Imagen 2 23

24 Paso 3: Una vez ingrese, elija la opción Datos y seleccione el vínculo Usuarios. (Imagen 3) Posteriormente haga clic en el botón Agregar. (Imagen 4) Imagen 3 Imagen 4 24

25 Paso 4: Diligencie los siguientes campos: - Datos Usuario - Permisos - Sucursales Al finalizar haga clic en el botón Agregar. (Imagen 5) Imagen 5 Volver al Inicio 25

26 4.2 REGISTRO SUCURSALES Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar la autogestión en el registro de nuevas sucursales. De esta manera el usuario podrá liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En cuatro pasos podrá registrar los nuevos empleados en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema. Paso 2. Seleccionar el periodo a liquidar. Paso 3. Ingresar datos de sucursal Paso 4. Agregar sucursal 26

28 Paso 3: Una vez ingrese, elija la opción Datos y seleccione el vínculo Sucursales. (Imagen 3) Posteriormente haga clic en el botón Agregar. (Imagen 4) Imagen 3 Imagen 4 28

29 Paso 4: Ingrese los datos en los campos correspondientes, al finalizar haga clic en el botón Agregar. (Imagen 5) Imagen 5 Volver al Inicio 29

30 4.3 CARGUE DE PLANILLA SUCURSAL Y CENTRO DE TRABAJO Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar el cargue de planilla por sucursal y centros de trabajo desde web o archivo plano. A continuación encontrará cada uno de los pasos a seguir para la creación de sucursales y centros de trabajo por vía web y archivo plano. 30

31 Creación de Sucursales por Metodología Web Paso 1: Una vez ingrese, elija la opción Datos, haga clic en Sucursales. (Imagen 1) Imagen 1 Paso 2: Si desea agregar una nueva sucursal, haga clic en el botón Agregar. (Imagen 2) Nota: La sucursal por defecto depende de la ubicación principal de la compañía. Imagen 2 31

32 Paso 3: Ingrese los datos correspondientes a cada campo, seguido haga clic en el botón Agregar. (Imagen 3) Nota: Recuerde modificar la caja de compensación y clase de riesgo según corresponda. Imagen 3 Si desea Eliminar o Modificar la información de la sucursal, haga clic en el vínculo Más información. (Imagen 4) (Imagen 5) Imagen 4 32

33 Creación de centros de trabajo por Metodología Web Paso 4: Si desea agregar tarifas de riesgo, haga clic en Datos>Sucursales y Centros de trabajo, seguido haga clic en el botón Agregar. (Imagen 6) (Imagen 7) Imagen 5 Nota: El centro de trabajo le permitirá generar diferentes tarifas de riesgo en una misma planilla. Imagen 6 33

34 Ingrese los datos en los campos requeridos y haga clic en el botón Agregar. (Imagen 8) Nota: En este paso podrá cargar todas las sucursales que requiera. Imagen 7 Nota: Tenga en cuenta que para cada clase de riesgo se maneja una tarifa diferente. (Imagen 9) Imagen 8 Una vez creada las sucursales con sus respectivos centros de trabajo, elija la opción Empleados > 34

35 Empleados, seguido haga clic en el vínculo Ver/Editar para agregar el centro de trabajo de cada empleado. (Imagen 10) Imagen 9 Imagen 10 35

36 Paso 5: En el campo Sucursal y centros de trabajo podrá agregar los datos correspondientes a cada empleado, seguido haga clic en el botón Modificar >Aceptar. (Imagen 11) (Imagen 12) Imagen 11 36

37 Cargue de planilla por Centros de trabajo por Archivo Plano Imagen 12 Paso 1: Una vez ingrese, elija la opción Planillas, haga clic en el vínculo Nómina>Subir archivo. (Imagen 1) Imagen 1 37

38 Nota: Dentro del archivo plano podrá encontrar la tarifa de Aportes a Riesgos Profesionales en la posición (Imagen 2) Y centro de trabajo en la posición (Imagen 3) En el encabezado del archivo plano en la posición encontrará el código de la sucursal. (Imagen 4) En el campo encontrará el nombre de la sucursal. (Imagen 5) 38

39 Paso 2: Seleccione el archivo plano que desee cargar haciendo clic en el botón Seleccionar archivo, seguido haga clic en el botón Aceptar. (Imagen 6) Imagen 6 El sistema mostrará un mensaje donde le informará que el archivo plano se esta procesando, haga clic en el botón Continuar para ver el estado del proceso. (Imagen 7) Imagen 7 39

40 Paso 3: Para visualizar un reporte por centros de trabajo, ubique la columna Reporte, y haga clic sobre la opción Reporte por planilla. (Imagen 8) Nota: En este reporte por planilla puede seleccionar los campos requeridos de acuerdo a la necesidad de la empresa, en este caso seleccione Incluir centros de trabajo de acuerdo a su requerimiento, seguido haga clic en el botón Ver reporte. (Imagen 9) Imagen 8 Imagen 9 40

41 Nota: Se desplegará el reporte generado, la empresa podrá descargarlo en archivo PDF o Excel. (Imagen 10) Imagen 10 Volver al Inicio 41

42 4.4 FLUJOS DE APROBACIÓN Este manual ha sido realizado con el objetivo de dar a conocer a las empresas la funcionalidad de flujo de aprobación, el cual permite utilizar un esquema donde uno o dos usuarios de miplanilla puedan intervenir en la aprobación de las planillas que previamente se han cargado en el Operador. En tres breves pasos podrá realizar Flujo de aprobación en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Seleccionar los usuarios aprobadores Paso 2. Aprobar la planilla por los usuarios aprobadores Paso 3. Aprobar planilla por el usuario que va a realizar el pago 42

43 Ingrese a y digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Nota: Para utilizar esta opción la empresa debe tener creado mínimo dos usuarios. *Ver manual creación de usuarios Imagen 1 Ingrese a la opción Datos > Flujos de Aprobación. (Imagen 2) Imagen 2 Primer usuario aprobador 43

44 Paso 1: Seleccione los usuarios por número de aprobación, recuerde que puede seleccionar uno o dos usuarios, según su necesidad. Primer usuario aprobador: Usuario que verifica y da visto bueno a la generación de la planilla. (Imagen 3) Imagen 3 Segundo usuario aprobador Segundo Usuario aprobador: Usuario con una segunda opinión y visto bueno de la generación de la planilla. (Imagen 4) Imagen 4 44

45 Una vez seleccione el o los aprobadores haga clic en el botón Aceptar. (Imagen 5) Imagen 5 El sistema mostrará la confirmación de que el cambio ha sido realizado. Haga clic en el botón Continuar. (Imagen 6) Nota: Se recomienda salir de la aplicación y volver a ingresar para que los cambios se apliquen correctamente. Paso 2: Después de haber seleccionado los usuarios aprobadores e ingresar nuevamente a miplanilla, dirijase a la opción Planillas> Nómina> Ver planillas. (Imagen 7) Imagen 6 Imagen 7 45

46 Nota: Después de la generación de la planilla siempre quedará en estado SIN APROBAR hasta que cada uno de los usuarios ingrese y apruebe la planilla. (Imagen 8) Paso 3: Al ingresar con los usuarios aprobadores, la planilla estará en estado SIN APROBAR, haga clic sobre el vínculo para aprobar la planilla. (Imagen 9) Imagen 8 En este momento la planilla cambiará a estado APROBADA en caso de que necesite otra aprobación del otro usuario. (Imagen 10) Imagen 9 Imagen 10 46

47 Si no es el caso, al ingresar con el usuario que va a realizar el pago, la planilla quedará en estado PAGUE AQUI. (Imagen 11) Imagen 11 Volver al Inicio 47

48 5. CARGUE DE EMPLEADOS 5.1 REGISTRO DE SERVICIO DÓMESTICO Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar la autogestión en el registro del servicio doméstico. De esta manera el usuario podrá liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En cuatro breves pasos podrá registrar los nuevos empleados en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema Paso 2. Seleccionar el periodo a liquidar Paso 3. Ingresar los datos del empleado Paso 4. Confirmar datos del nuevo empleado 48

49 Paso 1: Ingrese a digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Paso 2: Seleccione el periodo o mes a liquidar, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 2) Imagen 1 Imagen 2 49

50 Paso 3: Una vez ingrese, elija la opción Empleados y seleccione el vínculo Empleados. (Imagen 3) Imagen 3 50

51 En el campo Tipo de Empleado seleccione dentro de la lista desplegable la opción Empleada Doméstica, posterior haga clic en el botón Agregar empleado. (Imagen 4) Imagen 4 51

52 Paso 3: Ingrese los datos en los campos correspondientes, al finalizar haga clic en el botón Agregar. (Imagen 5) Imagen 5 52

53 Paso 4: Confirme los datos y seleccione el botón Aceptar. (Imagen 6) Imagen 6 Volver al Inicio 53

54 5.2 REGISTRO DE EMPLEADOS NUEVOS Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar el registro de nuevos empleados. De esta manera el usuario podrá liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En cinco breves pasos podrá registrar los nuevos empleados en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema. Paso 2. Seleccionar el periodo a liquidar. Paso 3. Seleccionar la opción Empleados. Paso 4. Registrar datos del empleado Paso 5. Confirmar los datos del empleado 54

55 Paso 1: Ingrese a y digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Imagen 1 Paso 2: Seleccione un periodo o mes, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 2) Imagen 2 55

56 Paso 3: Una vez ingrese, elija la opción Empleados > Empleados. (Imagen 3) Imagen 3 Paso 4: Seleccione el botón Agregar empleado. (Imagen 4) Imagen 4 56

57 Ingrese los datos en los campos correspondientes, al finalizar haga clic en el botón Agregar. (Imagen 5) Imagen 5 57

58 Paso 5: Confirme los datos y seleccione el botón Aceptar. (Imagen 6) Imagen 6 Volver al Inicio 58

59 6. TIPO DE NOVEDADES 6.1 REPORTE DE NOVEDADES Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar el registro de la(s) novedad(es) que presente. De esta manera el usuario podrá liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En cinco breves pasos podrá registrar la novedad en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema. Paso 2. Seleccionar el periodo a liquidar. Paso 3. Seleccionar la persona a quien desea registrar la novedad. Paso 4. Seleccionar la(s) novedad(es) Paso 5. Confirmar IBC 59

61 Paso 3: Una vez ingrese, elija la opción Empleados > Empleados, seguido haga clic en el vínculo Novedades del empleado a quien desea cambiar el IBC. (Imagen 3) (Imagen 4) Imagen 3 Imagen 4 61

62 En la siguiente pantalla haga clic en el botón Agregar. (Imagen 5) Imagen 5 62

63 Paso 4: Seleccione la(s) novedad(es) que desea agregar, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 6) Imagen 6 Paso 5: Para finalizar haga clic en el botón Confirmar IBC. (Imagen 7) Imagen 7 63

64 Nota: Luego de reportar la novedad de retiro y generar la planilla, tenga en cuenta que debe realizar el pago de la misma para que la novedad sea reportada ante las administradoras del Sistema de Seguridad Social. (Imagen 8) Imagen 8 Volver al Inicio 64

65 7. PLANILLAS 7.1 INDEPENDIENTES PLANILLA TIPO I Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a los independientes el pago de la Planilla I. De esta manera los independientes podrán liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En tres breves pasos podrá generar la planilla I en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema. Paso 2. Seleccionar el periodo a liquidar. Paso 3. Generar planilla I. 65

66 Paso 1: Ingrese a y digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Imagen 1 Paso 2: Seleccione el período o mes a liquidar, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 2) Imagen 2 66

67 Paso 3 : Ubique la opción Planillas, seguido haga clic en el vínculo Generar Planilla. (Imagen 3) Imagen 3 Por último, haga clic en el botón Generar. (Imagen 4) Imagen 4 67

68 Una vez realizado este proceso podrá ver la planilla lista para pago. (Imagen 5) Imagen 5 Volver al Inicio 68

69 7.1.2 PLANILLA TIPO S Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a los independientes la generación y pago de la planilla Tipo S a su servicio doméstico. De esta manera los independientes podrán liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En tres breves pasos podrá liquidar la planilla Tipo S en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Agregar Empleado Paso 2. Registrar datos solicitados Paso 3. Generar planilla S 69

70 Ingrese a y digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Imagen 1 Seleccione el periodo o mes a liquidar, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 2) Imagen 2 70

71 Paso 1: Seleccione la pestaña Empleados> Empleados. (Imagen 3) Imagen 3 En la parte inferior de la pantalla seleccione en Tipo de empleado la opción 2- Servicio Doméstico seguido haga clic en el botón Agregar empleado. (Imagen 4) Imagen 4 71

72 Paso 2: Ingrese todos los datos correspondientes del empleado de servicio doméstico y haga clic en el botón Agregar > Aceptar. (Imagen 5) (Imagen 6) Imagen 5 72

73 Imagen 6 Paso 3: Por último seleccione la pestaña Planillas> Generar Planilla (Imagen 7) Imagen 7 73

74 Marque la casilla S-Planilla de aportes por servicio doméstico y trabajadores a cargo y haga clic en el botón Generar. (Imagen 8) Imagen 8 De esta manera ya queda la planilla Tipo S lista para pago. (Imagen 9) Imagen 9 Volver al Inicio 74

75 7.1.3 LIQUIDACIÓN UPC ADICIONAL Este manual ha sido realizado con el objetivo de facilitar y generar una UPC Adicional desde miplanilla.com: En cinco breves pasos podrá agregar y generar el pin de una UPC Adicional: Paso 1. Seleccionar Empleados > Empleados. Paso 2. Seleccionar Tipo de empleado. Paso 3. Ingresar datos de UPC Adicional. Paso 4. Ingresar datos del responsable de pago de la UPC. Paso 5. Generar planilla. 75

76 Ingrese a digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Imagen 1 Seleccione el periodo o mes a liquidar, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 2) Imagen 2 76

77 Paso 1: Una vez ingrese, elija la opción Empleados, seguido haga clic en el vínculo Empleados. (Imagen 3) Imagen 3 Paso 2: En la parte inferior en la opción Tipo de empleado seleccione 40- Beneficiario de UPC Adicional, seguido haga clic en el botón Agregar empleado. (Imagen 4) Imagen 4 77

78 Paso 3: Seleccione el Tipo de identificación de la persona a la que desea agregar como UPC Adicional seguido ingrese el Número de identificación. (Imagen 5) Imagen 5 78

79 Ingrese la información en los campos señalados. (Imagen 6) Imagen 6 79

80 A continuación ingrese el Departamento de la ubicación laboral, seguido digite el valor UPC Adicional correspondiente a dicho departamento. Nota: Si no conoce los valores UPC ingrese a y en la tabla Cifras para tener en cuenta ubicada en la parte inferior derecha de la pantalla haga clic en >> Ver tabla tarifas UPC Paso 4: En Datos del Responsable ingrese el Tipo Documento y Número de Documento de la persona responsable del pago de aportes de la UPC Adicional, haga clic en el botón Agregar y Aceptar. (Imagen 7) (Imagen 8) Imagen 7 80

81 Paso 5: Por último, en la opción Planillas seleccione Generar Planilla, seguido haga clic en el botón Generar. (Imagen 9) (Imagen 10) Imagen 8 Imagen 9 81

82 Imagen 10 De esta forma queda lista su planilla para pago. (Imagen 11) Imagen 11 82

83 7.2 EMPRESAS PLANILLA Y Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a las empresas la generación y pago de planillas Tipo Y a cotizantes independientes con los cuales exista contrato por prestación de servicios. De esta manera la empresa podrá liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En tres breves pasos podrá liquidar la planilla Tipo Y en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Agregar Empleado Paso 2. Registrar datos solicitados Paso 3. Generar planilla Tipo Y Volver al Inicio 83

84 Ingrese a y digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla (Imagen 1) Imagen 1 Antes de liquidar la planilla Tipo Y debe tener en cuenta cual es su método de cargue de planilla, si al ingresar al sistema se visualiza la Imagen 2 es por que el cargue es archivo plano pero si se visualiza la Imagen 3 es por que el cargue es vía web. (Imagen 2) (Imagen 3) Este ejemplo esta realizado bajo la metodología web, si utiliza la metodología archivo plano debe realizar el mismo proceso de la planilla E. Imagen 2 84

85 Seleccione el periodo o mes a liquidar, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 3) Nota: Tenga en cuenta que el periodo de los independientes es diferente a los dependientes, es decir, los independientes manejan el mismo periodo para pensión y salud, mientras los dependientes liquidan pensión vencida y salud anticipado. Registro empleado contratista aportando solo a Riesgos Laborales Imagen 3 85

86 Paso 1: Seleccione la pestaña Empleados> Empleados y haga clic en el botón Agregar empleado. (Imagen 4) Imagen 4 86

87 Paso 2: Ingrese todos los datos correspondientes del empleado y haga clic en el botón Agregar. (Imagen 5) Imagen 5 87

88 Nota: En el campo Tipo de cotizante seleccione 3-Independiente. (Imagen 6) Imagen 6 Para el pago único de riesgos laborales debe marcar la casilla Independiente contratista. (Imagen 7) Imagen 7 88

89 Recuerde seleccionar en el campo de Sucursal el Tipo de riesgo 4 ó 5 depediendo la clasificación dada por su administradora. (Imagen 8) Imagen 8 Tenga en cuenta que solo se encuentren diligenciados los campos de IBC Riesgos y Días Cotizados Riesgos. Una vez ingrese los datos requeridos del empleado haga clic en el botón Agregar. (Imagen 9) Imagen 9 Registro empleado contratista aportando a todos los subsistemas 89

90 Paso 1: Seleccione la pestaña Empleados> Empleados y haga clic en el botón Agregar empleado. (Imagen 10) Imagen 10 90

91 Paso 2: Ingrese todos los datos correspondientes al empleado y haga clic sobre el botón Agregar. (Imagen 11) Imagen 11 91

92 Nota: En el campo Tipo de cotizante seleccione 3-Independiente. (Imagen 12) Tenga en cuenta que debe diligenciar los campos de las administradoras de Salud, Pensión, Riesgos y Caja (este último es opcional). Imagen 12 Una vez ingrese los datos requeridos del empleado haga clic en el botón Agregar> Aceptar (Imagen 13) (Imagen 14) Imagen 13 92

93 Imagen 14 93

94 Paso 3: Una vez haya determinado si el empleado de la planilla Tipo Y cotizará a solo riesgos laborales o a todos los subsistemas, seleccione la pestaña Planillas > Generar planilla. (Imagen 15) Imagen 15 Marque la opción Y- Planilla para pago por trabajadores independientes de la Empresa y haga clic en el botón Generar. (Imagen 16) Imagen 16 94

95 De esta forma queda la planilla lista para pago. (Imagen 17) Imagen 17 Volver al Inicio 95

96 7.2.2 PLANILLA E Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a las empresas el pago de la Planilla E. De esta manera la empresa podrá liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En cuatro breves pasos podrá generar la planilla E en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema. Paso 2. Seleccionar método de carga de planilla. Paso 3. Seleccionar el periodo a liquidar. Paso 4. Generar planilla E. 96

97 Paso 1: Ingrese a y digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Imagen 1 Paso 2: Ubique la opción Datos y haga clic en el Vínculo Información Básica. (Imagen 2) Imagen 2 97

98 Seleccione en el Método de Carga de planilla la opción que más se asemeje a su necesidad: Vía web Archivo (Imagen 3) Imagen 3 Via web Dirijase a la opción Datos y haga clic en el vínculo Cambiar periodo Actual. (Imagen 4) Imagen 4 98

99 Paso 3: Seleccione el período o mes a liquidar, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 5) Imagen 5 Paso 4 : Por último, elija la opción Planillas > Generar planilla, Seleccione la opción E Planilla de nómina por los empleados de la empresa y haga clic en Generar. (Imagen 6) (Imagen 7) Imagen 6 99

100 Imagen 7 Una vez realizado este proceso podrá ver la planilla lista para pago. (Imagen 8) Imagen 8 100

101 Archivo Dirijase a la opción Planillas> Nómina y haga clic en el vínculo Subir archivo. (Imagen 9) Imagen 9 Seguido seleccione el archivo plano que desee cargar y haga clic en el botón Aceptar. (Imagen 10) Imagen

102 El sistema mostrará un mensaje donde le informará que el archivo plano se esta procesando, haga clic en el botón Continuar para ver el estado del proceso. (Imagen 11) Imagen 11 Una vez realizado este proceso podrá ver la planilla lista para pago. (Imagen 12) Imagen 12 Volver al Inicio 102

103 8. GENERACIÓN PIN 8.1 GENERACIÓN PIN Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar el pago de sus aportes a Seguridad Social con la generación de PIN desde miplanilla.com En cinco breves pasos podrá obtener el PIN para pago a sus aportes: Paso 1. Ingresar al sistema. Paso 2. Seleccionar el periodo a liquidar. Paso 3. Generar planilla. Paso 4. Verifique la información Paso 5. Seleccione la opción de pago 103

105 Paso 3: Una vez ingrese, elija la opción Planillas, seguido haga clic en el vínculo Generar Planilla. (Imagen 3) Imagen 3 105

106 Verifique que la información que el sistema le arroja, corresponda al mes que va a cancelar. (Imagen 4) Imagen 4 Paso 4: Una vez generada la planilla haga clic en el vínculo Pague Aquí. (Imagen 5) Imagen 5 106

107 Paso 5: A continuación la plataforma le relaciona la Información Básica de la Planilla y seleccione la opción Pague aquí. Recuerde validar la siguiente información antes de proceder a efectuar su pago. Periodo de pago Valor a cancelar Administradoras del SGSS (Imagen 6) Imagen 6 107

108 Paso 6: Seleccione la opción de pago que desea utilizar para cancelar la planilla de aportes. Al seleccionar Pago Asistido en Ventanilla, podrá validar el PIN de pago con el cual podrá acercarse a cualquiera de nuestros puntos de recaudo autorizados. (Imagen 7) Imagen 7 108

109 Tenga en cuenta que el PIN consta de 10 dígitos e inicia por 83. (Imagen 8) Imagen 8 Volver al Inicio 109

110 9. CORRECCIONES 9.1 PLANILLA N Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar la corrección de mayor valor en los aportes ya cancelados en periodos anteriores en IBC, días, tarifa o cotización a través de la planilla N. De esta manera el usuario podrá liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En cinco breves pasos podrá registrar la novedad en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema Paso 2. Seleccionar periodo Paso 3. Ingresar fecha de corrección a pagos hechos Paso 4. Ingresar datos de corrección Paso 5. Generar planilla 110

112 Paso 3: Una vez ingrese, elija la opción Planillas, haga clic en el vínculo Correcciones, seguido haga clic en el vínculo Generar planilla tipo N. (Imagen 3) Imagen 3 Ingrese los datos solicitados en los campos, al finalizar haga clic en el botón Generar. (Imagen 4) 112

113 Imagen 4 Seleccione la persona a quien desea registrar la corrección, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 5) Imagen 5 Paso 4: A continuación el sistema mostrará una ventana emergente en la cual se informa los pasos a seguir para editar una planilla con las opciones de Editar planilla y Volver al listado de planillas. (Imagen 6) Si hace clic en el botón Editar planilla podrá modificar los aportes a seguridad social, agregar novedades y empleados, a la planilla que se está editando. Si hace clic en el botón Volver al listado de planillas podrá regresar al listado de planillas. Imagen 6 113

114 Si desea hacer un cambio diferente a los que se encuentran en la página Planilla / Editar planilla, deberá seleccionar el empleado y hacer clic en Ver/Editar ubicado en la columna Opciones. (Imagen 7) Imagen 7 Nota: El sistema mostrará un mensaje de advertencia donde aclara que la información modificada en la planilla no será guardada en el registro de empleados. (Imagen 8) Imagen 8 114

115 A continuación encontrará de forma discriminada cada uno de los campos a tener en cuenta para realizar el ajuste correspondiente. (Imagen 9) Una vez agregue las modificaciones deberá hacer clic en el vínculo Modificar datos del empleado en la planilla y continuar con el proceso. Importante: Al agregar o modificar una novedad deberá cambiar manualmente los valores de IBC, días de cotización, tarifas y aportes. Imagen 9 115

116 Paso 5: Para finalizar, haga clic en el botón Validar Planilla el cual verifica que la infomación ingresada es válida. (Imagen 10) Imagen

117 Una vez realizado este proceso, podrá encontrar nuevos errores, o la planilla lista para pago, en cuyo caso verá la información que muestra la imagen dando un resumen de pago de lo que esta realizando. (Imagen 11) (Imagen 12) Imagen 11 Imagen 12 Volver al Inicio 117

118 9.2 PLANILLA N - NOVEDAD DE INGRESO DE ARL Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a los independientes el registro de la novedad de ingreso a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) a través de la planilla N en caso de haber pagado el periodo. De esta manera el usuario podrá reportar su ingreso a la ARL. En seis breves pasos podrá registrar la novedad de ingreso a Riesgos Laborales en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema Paso 2. Seleccionar periodo Paso 3. Seleccionar la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) Paso 4. Seleccionar la persona a generar la novedad Paso 5. Ingresar la novedad de ingreso a riesgos laborales Paso 6. Generar planilla 118

120 Paso 3: Ingrese a la opción Datos > Información Basica, seleccione la Administradora de Riesgos Laborales ARL a la cual se encuentra afiliado y haga clic en el botón Modificar. (Imagen 3) (Imagen 4) Imagen 3 Imagen 4 120

121 Paso 4: Una vez ingresada la ARL, elija la opción Planillas, haga clic en el vínculo Correcciones, seguido haga clic en el vínculo Generar planilla tipo N. (Imagen 5) Imagen 5 Seleccione el periodo en el cual registrará la novedad y haga clic en el botón Generar. Recuerde validar que la administradora de Riesgos Laborales escogida en el paso anterior sea la que se visualice en el campo Datos Adicionales Administradoras de Riesgos. (Imagen 6) Imagen 6 121

122 Seleccione la persona a la cual desea generar la novedad de ingreso a Riesgos Laborales, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 7) Imagen 7 Paso 5: A continuación el sistema mostrará una ventana emergente en la cual se informa los pasos a seguir para editar una planilla con las opciones de Editar planilla y Volver al listado de planillas. (Imagen 8) Si hace clic en el botón Editar planilla podrá modificar los aportes a seguridad social, agregar novedades y empleados, a la planilla que se está editando. Si hace clic en el botón Volver al listado de planillas podrá regresar al listado de planillas. Imagen 8 122

123 Seleccione el usuario al que desea hacer la novedad de ingreso a riesgos laborales, seguido haga clic en el vínculo Ver/Editar ubicado en la columna Opciones. (Imagen 9) Imagen 9 123

124 Nota: El sistema mostrará un mensaje de advertencia donde aclara que la información modificada en la planilla no será guardada en el registro de empleados. (Imagen 10) Imagen 10 Registre la novedad de ingreso a riesgos laborales haciendo clic en la casilla ING (R). (Imagen 11) Imagen

125 Ingrese la información solicitada: ARL (Nombre Administradora) IBC (Ingreso Base de Cotización) Días Cotizados Tarifa (Dato suministrados por su ARL) Clase Riesgo (Dato suministrados por su ARL) y haga clic en el vínculo Modificar datos del empleado en la planilla. (Imagen 12) Imagen

126 Paso 6: Para finalizar, haga clic en el botón Validar Planilla el cual verifica que la infomación ingresada es válida. (Imagen 13) Nota: En el caso que la planilla deba incluir información adicional sobre riesgos laborales, edite el campo que aplique a su necesidad. Imagen

127 Una vez realizado este proceso, podrá encontrar nuevos errores, o la planilla lista para pago, en cuyo caso vera la información que muestra la imagen dando un resumen de pago de lo que esta realizando. (Imagen 14) (Imagen 15) Imagen 14 Imagen 15 Volver al Inicio 127

128 9.3 PLANILLA N - NOVEDAD DE RETIRO DE ARL Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a los independientes el registro de la novedad de retiro a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) a través de la planilla N en caso de haber pagado el periodo. De esta manera el usuario podrá reportar su retiro a la ARL. En cinco breves pasos podrá registrar la novedad de ingreso a Riesgos Laborales en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema Paso 2. Seleccionar periodo Paso 3. Seleccionar la persona a generar la novedad Paso 4. Ingresar la novedad de retiro a riesgos laborales Paso 5. Generar planilla 128

130 Paso 3: Una vez ingrese, elija la opción Planillas, haga clic en el vínculo Correcciones >Generar planilla tipo N. (Imagen 3) Imagen 3 Seleccione el periodo en el cual registrará la novedad y haga clic en el botón Generar. (Imagen 4) Imagen 4 130

131 Seleccione la persona a quien desea generar la novedad de retiro a riesgos laborales y haga clic en el botón Continuar. (Imagen 5) Imagen 5 Paso 4: A continuación el sistema mostrará una ventana emergente en la cual se informa los pasos a seguir para editar una planilla con las opciones de Editar planilla y Volver al listado de planillas. (Imagen 6) Si hace clic en el botón Editar planilla podrá modificar los aportes a seguridad social, agregar novedades y empleados, a la planilla que se está editando. Si hace clic en el botón Volver al listado de planillas podrá regresar al listado de planillas. Imagen 6 131

132 Seleccione el usuario al que desea hacer la novedad de retiro a riesgos laborales, seguido haga clic en el vínculo Ver/Editar ubicado en la columna Opciones. (Imagen 7) Imagen 7 132

133 Nota: El sistema mostrará un mensaje de advertencia donde aclara que la información modificada en la planilla no será guardada en el registro de empleados. (Imagen 8) Imagen 8 Registre la novedad de retiro a riesgos laborales dando clic en la casilla RET (R). (Imagen 9) Imagen 9 133

134 Ingrese la información solicitada: ARL (Nombre Administradora) IBC (Ingreso Base de Cotización) Días Cotizados Tarifa (Dato suministrados por su ARL) Clase Riesgo (Dato suministrados por su ARL) y haga clic en el vínculo Modificar datos del empleado en la planilla. (Imagen 10) Imagen

135 Paso 5: Para finalizar, haga clic en el botón Validar Planilla el cual verifica que la infomación ingresada es válida. (Imagen 11) Nota: En el caso que la planilla deba incluir información adicional sobre riesgos laborales, edite el campo que aplique a su necesidad. Imagen

137 9.4 PLANILLA N - NOVEDAD DE RETIRO Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a los independientes el registro de la novedad de retiro a las Administradoras a través de la planilla N en caso de haber pagado el periodo y así evitar cobros por mora ante las administradoras. De esta manera el usuario podrá liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En cinco breves pasos podrá registrar la novedad de retiro en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema Paso 2. Seleccionar periodo Paso 3. Seleccionar la persona a generar la novedad Paso 4. Ingresar la novedad de retiro Paso 5. Generar planilla 137

139 Paso 3: Una vez ingrese, elija la opción Planillas, haga clic en el vínculo Correcciones, seguido haga clic en el vínculo Generar planilla tipo N. (Imagen 3) Imagen 3 Seleccione el periodo en el cual registrará la novedad y haga clic en el botón Generar. (Imagen 4) Imagen 4 139

140 Seleccione la persona a quien desea generar la novedad de retiro y haga clic en el botón Continuar. (Imagen 5) Imagen 5 Paso 4: A continuación el sistema mostrará una ventana emergente en la cual se informa los pasos a seguir para editar una planilla con las opciones de Editar planilla y Volver al listado de planillas. (Imagen 6) Si hace clic en el botón Editar planilla podrá modificar los aportes a seguridad social, agregar novedades y empleados, a la planilla que se está editando. Si hace clic en el botón Volver al listado de planillas podrá regresar al listado de planillas. Imagen 6 140

141 Seleccione el usuario al que desea hacer la novedad de retiro, seguido haga clic en el vínculo Ver/Editar ubicado en la columna Opciones. (Imagen 7) Imagen 7 141

142 Nota: El sistema mostrará un mensaje de advertencia donde aclara que la información modificada en la planilla no será guardada en el registro de empleados. (Imagen 8) Imagen 8 142

143 Elija la opción RET Retiro, una vez agregue las modificaciones deberá hacer clic en el vínculo Modificar datos del empleado en la planilla y continuar con el proceso. (Imagen 9) (Imagen 10) Importante: Al agregar o modificar una novedad deberá cambiar manualmente los valores de IBC, días de cotización, tarifas y aportes. Imagen 9 Imagen

144 Paso 5: Para finalizar, haga clic en el botón Validar Planilla el cual verifica que la infomación ingresada es válida. (Imagen 11) Imagen

145 Una vez realizado este proceso, podrá encontrar nuevos errores, o la planilla lista para pago. (Imagen 12) Imagen 12 Nota: La opción de Aplicar Pago, se encontrará habilitada hasta el último día hábil del mes en curso hasta las 4:30 pm (Finalización del horario bancario del día). Posterior a este horario la planilla quedaría en estado VENCIDA. Volver al Inicio 145

146 9.5 PLANILLA M Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar el pago de periodos en mora a través de la planilla M. De esta manera el usuario podrá liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En cinco breves pasos podrá cancelar los periodos pendientes en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema. Paso 2. Seleccionar el periodo a liquidar. Paso 3. Seleccionar la persona a quien desea registrar la mora. Paso 4. Registrar datos de mora. Paso 5. Generar planilla M. 146

148 Paso 3: Una vez ingrese, elija la opción Planillas, haga clic en el vínculo Correcciones > Generar planilla tipo M. (Imagen 3) Imagen 3 Asigne el período al cual corresponde el pago y haga clic en el botón Generar. (Imagen 4) Imagen 4 148

149 Seleccione el empleado al cual aplicará el ajuste, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 5) Paso 4: A continuación el sistema mostrará una ventana emergente en la cual se informa los pasos a seguir para editar una planilla con las opciones de Editar planilla y Volver al listado de planillas. (Imagen 6) Imagen 5 Si hace clic en el botón Editar planilla podrá modificar los aportes a seguridad social, agregar novedades y empleados, a la planilla que se está editando. Imagen 6 Si hace clic en el botón Volver al listado de planillas podrá regresar al listado de planillas. 149

150 Si desea hacer un cambio diferente a los que se encuentran en la página Planilla / Editar planilla, deberá seleccionar el empleado y hacer clic en Ver/Editar ubicado en la columna Opciones. (Imagen 7) Imagen 7 150

151 Nota: El sistema mostrará un mensaje de advertencia donde aclara que la información modificada en la planilla no será guardada en el registro de empleados. (Imagen 8) Imagen 8 151

152 A continuación encontrará de forma discriminada cada uno de los campos a tener en cuenta para realizar el ajuste correspondiente. (Imagen 9) Una vez agregue las modificaciones deberá hacer clic en el vínculo Modificar datos del empleado en la planilla y continuar con el proceso. Importante: Al agregar o modificar una novedad deberá cambiar manualmente los valores de IBC, días de cotización, tarifas y aportes. Imagen 9 152

153 Paso 5: Para finalizar, haga clic en el botón Validar Planilla el cual verificará que la infomación ingresada es válida. (Imagen 10) Imagen

155 9.6 PLANILLA A Este manual ha sido creado con el objetivo de agilizar y facilitar a las empresas la generación y pago de planillas Tipo A para aquellos empleados que ingresaron a la empresa los últimos 7 días del periodo cotizado y que no se alcanzaron a incluir en la planilla Tipo E. De esta manera la empresa podrá liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) sin que haya lugar al pago de intereses de mora siempre y cuando el pago sea realizado durante el mismo mes. En tres breves pasos podrá liquidar la planilla Tipo A en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Seleccionar el archivo Paso 2. Validar los datos Paso 3. Generar planilla Tipo A 155

156 Tenga en cuenta que la planilla Tipo A unicamente la puede cargar por medio de archivo plano o por la herramienta excel. A continuación se explicará los dos métodos ARCHIVO PLANO Ingrese a y digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Imagen 1 Paso 1: Seleccione la opción Planillas> Nómina> Subir Archivo. (Imagen 2) Nota: Todos los empleados incluidos en el Tipo de planilla A deben tener la novedad de ingreso. Imagen 2 156

157 En el campo 227 del archivo plano escriba la palabra A como lo muestra la imagen. (Imagen 3) Imagen 3 Paso 2: Una vez haya modificado el archivo plano dirijase al sistema a la opción Seleccionar archivo y suministre la ruta en la que guardó el documento, seguido haga clic en el botón Aceptar. (Imagen 4) Imagen 4 157

158 El sistema mostrará un mensaje emergente en donde se informa que el archivo se esta procesando, haga clic en el botón Continuar para ver el estado de la validación. (Imagen 5) Imagen 5 Paso 3: Haga clic en el vínculo Corregir Planilla, seguido haga clic en el botón Aceptar. (Imagen 6) (Imagen 7) Imagen 6 Nota: En la columna Info Adicional la planilla puede quedar en 3 estados diferentes: Corregir planilla: Este estado queda cuando hay validaciones con respecto a su entidad de salud o de pensión. 158

159 Validaciones Sugeridas: Este estado queda cuando la planilla haga una validación con respecto a redondeos de los IBC y valores de aportes. Pague Aquí: En este caso la planilla queda lista para pago. Imagen 7 De esta forma queda la planilla lista para pago. (Imagen 8) Imagen 8 159

160 HERRAMIENTA EXCEL Paso 1: Ingrese a la herramienta con su usuario y Contraseña, seleccione la opción Nueva Planilla seguido haga clic en el vínculo Desde archivo. (Imagen 9) Imagen 9 160

161 Una vez ingrese la ruta donde se encuentra ubicado el archivo plano, digite en la casilla Tipo de planilla la letra A. (Imagen 10) (Imagen 11) Imagen 10 Imagen

162 Paso 2: Haga clic en la opción Validar Estructura, si la validación de la estructura no encuentra errores haga clic sobre el botón Aceptar, seguido clic en la opción Generar Planilla. (Imagen 12) (Imagen 13) (Imagen 14) Imagen 12 Imagen

163 Nota Si al hacer clic sobre la opción Generar planilla, el sistema arroja algún error haga la respectiva corrección, lo invitamos a leer el manual: *Funcionamiento complemento Excel. Paso 3: Para finalizar haga clic sobre la opción Corregir Planilla y Aceptar. (Imagen 15) (Imagen 16) Imagen 14 Nota: En la columna Info Adicional la planilla puede quedar en 3 estados diferentes: Corregir planilla: Este estado queda cuando hay validaciones con respecto a su entidad de salud o de pensión. Validaciones Sugeridas: Este estado queda cuando la planilla haga una validación con respecto a redondeos de los IBC y valores de aportes. Imagen 15 Pague Aquí: En este caso la planilla queda lista para pago. 163

164 Imagen 16 De esta forma queda lista la planilla para pago. (Imagen 17) Imagen 17 Volver al Inicio 164

165 9.7 PLANILLA J (SENTENCIAS JUDICIALES) Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a las empresas la generación y pago de planillas Tipo J, recordemos que esta planilla es utilizada para cumplir con los pagos de la Seguridad Social que han sido ordenados bajo una sentencia judicial. Es decir que la empresa deberá suministrar la información que corresponde a la liquidación de intereses en mora y realizar el pago a uno o varios subsistemas, según lo establecido en la sentencia judicial correspondiente. En tres breves pasos podrá liquidar la planilla Tipo J en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Seleccionar el archivo Paso 2. Validar los datos Paso 3. Generar planilla Tipo J 165

166 Tenga en cuenta que la planilla Tipo J únicamente la puede cargar por medio de archivo plano o por la herramienta excel. A continuación se explicarán los dos métodos. ARCHIVO PLANO Ingrese a y digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Imagen 1 Paso 1: Seleccione la opción Planillas> Sentencias Judiciales> Cargar Archivo. (Imagen 2) Imagen 2 166

167 En el campo 227 del archivo plano escriba la palabra J como lo muestra la imagen. (Imagen 3) Nota: En la linea 2 deberá ingresar la información relacionada en la sentencia judicial, para confirmar los campos en los cuales debe relacionar la informacion de la entidad que le estan solicitando puede validar la Resolución 1747 de Imagen 3 Paso 2: Una vez haya modificado el archivo plano dirijase al sistema a la opción Seleccionar archivo y suministre la ruta en la que guardó el documento, seguido marque la casilla que se señala en la imagen y por último haga clic en el botón Cargar archivo. (Imagen 4) Imagen 4 167

168 El sistema mostrará un mensaje emergente en donde se informa que el archivo se esta procesando, haga clic en el botón Continuar para ver el estado de la validación. (Imagen 5) Imagen 5 Paso 3: Haga clic en el vínculo Corregir Planilla, seguido clic en el botón Aceptar. (Imagen 6) (Imagen 7) Nota: En la columna Info Adicional la planilla puede quedar en 3 estados diferentes: Corregir planilla: Este estado queda cuando hay validaciones con respecto a su entidad de salud o de pensión. Imagen 6 Validaciones Sugeridas: Este estado queda cuando la planilla haga una validación con respecto a redondeos de los IBC y valores de aportes. Pague Aquí: En este caso la planilla queda lista para pago. 168

169 Imagen 7 De esta forma queda la planilla lista para pago. (Imagen 8) Imagen 8 169

170 Nota: En la columna Validar intereses podrá modificar los intereses de mora calculados siempre y cuando, la sentencia lo exprese, de lo contrario absténgase de realizarlo, ya que la administradora se puede reservar el derecho de pago de la planilla, o hacer la devolución correspondiente. (Imagen 9) Imagen 9 Al abrir la opción se evidenciarán los intereses de mora, si esta de acuerdo con los intereses marque la opción Continuar. Si desea modificar los intereses de mora ingrese a la opción Modificar intereses. (Imagen 10) Imagen

171 HERRAMIENTA EXCEL Paso 1: Ingrese a la herramienta con su usuario y Contraseña, seleccione la opción Nueva Planilla seguido haga clic en el vínculo Desde Archivo. (Imagen 11) Imagen 11 Una vez ingrese la ruta donde se encuentra ubicado el archivo plano, digite en la casilla Tipo de planilla la letra J. (Imagen 12) (Imagen 13) Imagen

172 Imagen 13 Paso 2: Seguido haga clic en la opción Validar Estructura, si la validación de la estructura no encuentra errores haga clic el botón Aceptar. (Imagen 14) (Imagen 15) Imagen

173 Imagen 15 Paso 3: Para finalizar haga clic sobre la opción Generar Planilla y Aceptar. (Imagen 16) (Imagen 17) Imagen

174 Nota Si al hacer clic sobre la opción Generar planilla, el sistema arroja algún error haga la respectiva corrección. *Lo invitamos a leer el manual Funcionamiento complemento Excel. Imagen 17 De esta forma queda lista la planilla para pago. (Imagen 18) Imagen 18 Volver al Inicio 174

175 10. CAMBIOS EN LA PLANILLA 10.1 EDITAR PLANILLA Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar el proceso de edición de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). De esta manera el usuario podrá modificar los aportes a la planilla ya sea por error o por algún cambio en la información. En 3 pasos podrá editar los cambios o modificaciones sobre la planilla a liquidar: Paso 1. Si lo requiere, edite la información del empleado que necesite algún cambio o agregue empleados nuevos. Paso 2. Si lo requiere, edite o agregue la información correspondiente a datos adicionales a riesgos laborales. Paso 3. Oprima el botón Validar para que el sistema verifique la información que ingresó y así pueda permitir el pago de la planilla. Una vez ingrese al sistema, seleccione el periodo o mes a liquidar, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 1) Imagen 1 175

176 Elija la opción planillas y seleccione el vínculo ver planillas. (Imagen 2) Imagen 2 Seleccione la planilla a editar y haga clic en el vínculo Editar. (Imagen 3) Imagen 3 A continuación el sistema mostrará una ventana emergente en la cual se informa los pasos a seguir para editar una planilla con las opciones de Editar planilla y Volver al listado de planillas. (Imagen 4) Imagen 4 176

177 Si da clic en el botón Editar planilla podrá modificar los aportes a seguridad social, agregar novedades y empleados, a la planilla que se está editando. Si hace clic en el botón Volver al listado de planillas podrá regresar al listado de planillas. Imagen 5 Nota: En caso de ser interrumpido el proceso el sistema mostrará una alerta indicando que el proceso de edición de planilla quedará en estado Incompleta. (Imagen 5) Paso 1: Una vez haga clic en Editar planilla el sistema mostrará en una sola página la información básica de la planilla; en el Encabezado de la planilla podrá modificar: el periodo de liquidación de pensión y salud, las administradoras a riesgos laborales, la sucursal y el tipo de aportante. (Imagen 6) Imagen 6 177

178 Nota: Una vez haga los cambios correspondientes al aporte de la Seguridad Social y haga clic en el botón Validar planilla el sistema mostrará un mensaje de advertencia donde aclara que la información modificada en la planilla no será guardada en el registro de empleados. (Imagen 7) Imagen 7 Si desea hacer un cambio diferente a los que se encuentran en la página planilla> Editar planilla, deberá seleccionar el empleado y hacer clic en Editar ubicado en la columna Opciones. (Imagen 8) Imagen 8 178

179 A continuación encontrará de forma discriminada cada uno de los campos a tener en cuenta para realizar el ajuste correspondiente. (Imagen 9) Una vez agregue las modificaciones deberá dar clic en el vínculo Volver atrás y continuar con el proceso. Importante: Al agregar o modificar una novedad deberá modificar manualmente los valores de IBC, días de cotización, tarifas y aportes. Imagen 9 179

180 Paso 2: Si el usuario desea incluir infomación adicional sobre riesgos laborales podrá editar los campos que apliquen a su necesidad. Administradora ARL SALDO INCAPACIDADES OTROS RIESGOS (Imagen 10) Imagen 10 O si por el contrario requiere agregar más datos a la administradora ARL deberá dar clic en el botón Agregar datos adicionales a Riesgos Laborales, seguido haga clic en el vínculo Volver atrás. (Imagen 11) Imagen 11 Paso 3: Para finalizar, haga clic en el botón Validar Planilla el cual verifica que la infomación ingresada es válida. (Imagen 12) Imagen

181 Una vez realizado este proceso, podrá encontrar nuevos errores, o la planilla lista para pago, en cuyo caso verá la información que muestra la imagen dando un resumen de pago de lo que esta realizando. (Imagen 13) Imagen

182 Nota: Si está en un proceso de edición y desea salirse sin validar la información la planilla quedará en estado incompleta, se recomienda en ese caso dar Guardar y continuar después. (Imagen 14) Imagen 14 Volver al Inicio 182

183 10.2 CAMBIO DE IBC Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar el registro de la novedad Cambio en el IBC (Ingreso Base de Cotización). De esta manera el usuario podrá liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En seis breves pasos podrá registrar la novedad en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema. Paso 2. Seleccionar el periodo a liquidar. Paso 3. Seleccionar la persona a quien desea registrar la novedad. Paso 4. Seleccionar la novedad (VST Variación Transitoria de Salario VSP Variación Permanente de Salario) Paso 5. Ingresar nuevo IBC Paso 6. Confirmar IBC 183

184 Paso 1: Ingrese a y digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Paso 2: Seleccione el periodo o mes a liquidar, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 2) Imagen 1 Imagen 2 184

185 Paso 3: Una vez ingrese, elija la opción Empleados, seguido haga clic en el vínculo Novedades de la persona a quien desea cambiar el IBC. (Imagen 3) Imagen 3 En la siguiente pantalla haga clic en el botón Agregar. (Imagen 4) Imagen 4 185

186 Paso 4: Seleccione la(s) novedad(es) que desea agregar, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 5) Nota: Si el cambio en el IBC es temporal, seleccione la opción VST Variación Transitoria de Salario. Si el cambio en el IBC es permanente, seleccione la opción VSP Variación Permanente de Salario. Paso 5: VST Variación Transitoria de Salario: Ingrese el valor de la variación, seguido haga clic en el botón Agregar. (Imagen 6) Imagen 5 Imagen 6 186

187 VST Variación Transitoria de Salario: Ingrese el nuevo salario, seguido haga clic en el botón Agregar. (Imagen 7) Nota: Haga clic en el recuadro si desea modificar los IBC con el salario actual. Imagen 7 Paso 6: Para finalizar haga clic en el botón Confirmar IBC. (Imagen 8) Imagen 8 Volver al Inicio 187

188 10.3 CAMBIO DE ARL Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a los independientes el cambio de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL). En tres pasos podrá registrar el cambio de Administradora de Riesgos Laborales ARL una vez haya ingresado al sistema seleccionado el periodo: Paso 1. Valide si ya se generó la planilla y eliminela. Paso 2. Ingrese la nueva ARL. Paso 3. Genere la planilla y confirme la actualización de la nueva ARL. 188

189 Paso 1: Una vez ingrese, elija la opción Planillas / Ver Planillas (Imagen 1) Imagen 1 Si la planilla del periodo en el cual desea registrar el cambio de ARL esta generada, proceda a borrarla para realizar el cambio de ARL. (Imagen 2) Imagen 2 Paso 2: A continuación, elija la opción Datos / Información Básica. (Imagen 3) Imagen 3 189

190 Seleccione La nueva ARL que desea registrar (Imagen 4) Importante: Recuerde que el registro de ARL a través de miplanilla.com no lo remplaza el proceso de afiliación directamente con la Administradora de Riesgos Laborales. Imagen 4 Haga clic en el botón modificar para confirmar la actualización. (Imagen 5) Imagen 5 190

191 Paso 3: Haga clic en Planilla/Generar Planilla. (Imagen 6) Imagen 6 Haga clic en el botón Generar. (Imagen 7) Imagen 7 191

192 A continuación seleccione la opción Resumen de pago. (Imagen 8) Imagen 8 Para finalizar verifique en el resumen de pago el cambio de ARL. (Imagen 9) Imagen 9 Volver al Inicio 192

193 10.4 INCLUSIÓN CCF Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar la autogestión en la inclusión de la caja de compensación. De esta manera el usuario podrá liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En cinco breves pasos podrá incluir la CCF en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes: Paso 1. Ingresar al sistema. Paso 2. Seleccionar el periodo a liquidar. Paso 3. Seleccionar la CCF. Paso 4. Seleccionar la tarifa por la cual va a cotizar. Paso 5. Seleccionar IBC y Días Cotizados Caja. 193

195 Paso 3 : Ubique la opción Datos, haga clic en el vínculo Información Básica. (Imagen 3) Imagen 3 Seleccione la administradora de CCF a la cual desea realizar el aporte, seguido haga clic en el botón Modificar. (Imagen 4) Imagen 4 195

196 Paso 4 : Elija la opción Empleados> Empleados y haga clic en la opción Ver/Editar. (Imagen 5) Imagen 5 Seleccione la tarifa por la cual va a cotizar, y haga clic en el botón Modificar. (Imagen 6) Nota: Tenga en cuenta que la tarifa por la cual va acotizar se la suministra la Caja de Compensación a la cual va a realizar la afiliación. Imagen 6 196

197 Paso 5 : Ingrese a Empleados > Empleados y haga clic en el vínculo Novedades. (Imagen 7) Ingrese los datos correspondientes al IBC Cajas (ingreso base de cotización) y Días Cotizados Caja, seguido haga clic en el botón Modificar y luego Confirmar IBC. (Imagen 8) Imagen 7 Imagen 8 197

198 Por último, ingrese a Planillas> Generar Planilla y haga clic en el botón Generar. (Imagen 9) Nota: Debe realizar el proceso de afiliación a la administradora de CCF (Caja de Compensación Familiar) a la cual realiza el pago ya que miplanilla.com no realiza trámites de afiliación con ninguna administradora del SGSS (Sistema General de Seguridad Social), adicional si ya realizó el pago de salud y pensión en la planilla y no incluyó el aporte a CCF (Caja de Compensación Familiar) este aporte debe ser incluido para la planilla del próximo periodo, teniendo en cuenta que una vez la planilla este en estado PAGADA esta no puede ser modificada. Imagen 9 Volver al Inicio 198

199 10.5 SALARIO INTEGRAL Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar el proceso de modificación de salario base a salario Integral. De esta manera el usuario podrá modificar la modalidad de salario desde la comodidad de su hogar u oficina. En cuatro breves pasos podrá modificar el salario base a salario integral: Paso 1. Ingresar al sistema Paso 2. Seleccionar el periodo actual Paso 3. Modifique el Ingreso Base de Cotización IBC Paso 4. Ingresar datos del reporte 199

200 Paso 1: Ingrese a digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Imagen 1 Paso 2: Seleccione el periodo actual, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 2) Imagen 2 200

201 Paso 3: Una vez ingrese, elija la opción Empleados > Empleados. (Imagen 3) Imagen 3 Haga clic en la opción ver/editar del empleado al cual le va a modificar el Ingreso Base de Cotización. (Imagen 4) Imagen 4 201

202 Paso 4: Ingrese el salario en el campo Salario. Recuerde que para que el sistema tome el salario reportado como integral debe estar seleccionado el check de Salario Integral Para finalizar haga clic en el botón Modificar y luego Aceptar. (Imagen 5) (Imagen 6) Imagen 5 202

203 Imagen 6 Volver al Inicio 203

204 11. VALIDACIÓN EMPLEADOS CONTRA BDUA 11.1 VALIDACIÓN EMPLEADOS CONTRA BDUA Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a las empresas la validación de las administradoras de salud de sus empleados contra la Base Única de Afiliados (BDUA). De esta manera la empresa podrá liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En tres breves pasos podrá realizar validación contra BDUA en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Agregar Empleado Paso 2. Registrar datos solicitados Paso 3. Validación contra BDUA 204

205 Ingrese a y digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Imagen 1 Seleccione el periodo o mes a liquidar, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 2) Imagen 2 Paso 1: Seleccione la pestaña Empleados> Validación Empleados contra BDUA y haga clic en la opción Validar Empleados contra BDUA. (Imagen 3) Imagen 3 205

206 Paso 2: Descargue la plantilla en Excel haciendo clic donde indica la flecha, una vez ingrese y guarde los datos de los empleados en la plantilla, dirijase a la opción Cargar Archivo y suministre la ruta en la que guardo el documento, seguido haga clic en el botón Validar. (Imagen 4) (Imagen 5) (Imagen 6) Nota: Guarde el archivo en formato CSV y comprímalo en.zip. Imagen 4 Imagen 5 206

207 Imagen 6 Imagen 7 El sistema mostrará un mensaje 207

208 emergente en donde se informa que el archivo se esta procesando, haga clic en el botón continuar para ver el estado de la validación. (Imagen 7) Imagen 8 En caso de que la planilla quede con errores haga clic en Ver log validación. (Imagen 8) En caso de querer volver a ver los estados de las plantillas validadas seleccione Empleados>Validación Empleados contra BDUA> Ver Resultados Cruce con BDUA y haga clic en el vínculo Ver Archivo. (Imagen 9) Imagen 9 Volver al Inicio 208

209 12. COLOMBIANOS ACTIVOS Y PENSIONADOS RESIDENTES EN EL EXTERIOR 12.1 COLOMBIANOS ACTIVOS Y PENSIONADOS RESIDENTES EN EL EXTERIOR Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a los colombianos activos y Pensionados residentes en el exterior el pago de sus aportes a la seguridad social. De esta manera podrán liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En cuatro breves pasos podrá generar la planilla para el residente activo y pensionado en el exterior en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema. Paso 2. Seleccionar el periodo a liquidar. Paso 3. Registrar datos. Paso 4. Generar las planilla. 209

210 COLOMBIANO ACTIVO Y PENSIONADO RESIDENTE EN EL EXTERIOR Acorde a la Resolución 2388 de 2016, reglas para la liquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, aquellos cotizantes activos que se encuentren en el exterior o aquellos pensionados residentes en el exterior, no deberán realizar aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud para periodos iguales o posteriores a diciembre de 2015, con lo cual, los campos tarifa y cotización obligatoria a salud serán cero. Este cambio no afectará el pago de los subsistemas correspondientes a Pensión, Riesgos Laborales, Cajas de compensación familiar y demás parafiscales, con lo cual los aportes se continuarán realizando normalmente. 210

211 Paso 1: Ingrese a y digite su usuario y clave en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Paso 2: Seleccione el período o mes a liquidar, seguido haga clic en el botón Continuar. (Imagen 2) Imagen 1 Imagen 2 211

212 Paso 3 : Ubique la opción Empleados> Empleados, seguido haga clic en el vínculo Ver/Editar. (Imagen 3) Imagen 3 212

213 Ingrese los campos con la información solicitada, tenga en cuenta: En Tipo de cotizante seleccione la opción 3-Independiente. En Subtipo Cotizante seleccione la opción 10-Residente en el exterior con aportes a Pensión y/o Cajas. En Tarifa de pensión seleccione el % Seguido haga clic en el botón Modificar. (Imagen 4) Nota: El aporte a Pensión debe ser mínimo de 1SMLMV, el aporte a Caja de Compensación deberá ser de acuerdo al porcentaje dado en su administradora. Recuerde que no se pueden generar planillas por menos de 1 SMLMV ni por mas de 25 SMLMV. Imagen 4 213

214 Confirme la información y haga clic en el botón Aceptar. (Imagen 5) Imagen 5 214

215 Paso 4 : Por último, ingrese a Planillas > Generar Planilla > Generar. (Imagen 6) (Imagen 7) Imagen 6 Imagen 7 215

216 De esta forma queda generada y lista la planilla para pago. (Imagen 8) Imagen 8 Volver al Inicio 216

217 13. PRE-PENSIONADO CON APORTE VOLUNTARIO A SALUD 13.1 PRE-PENSIONADO CON APORTE VOLUNTARIO A SALUD Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a los cotizantes pre-pensionados el pago de sus aportes a la seguridad social. De esta manera podrán liquidar y cancelar de forma rápida y segura la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). En cuatro breves pasos podrá generar la planilla para el residente activo y pensionado en el exterior en el portal de miplanilla.com: Paso 1. Ingresar al sistema. Paso 2. Seleccionar el periodo a liquidar. Paso 3. Registrar datos. Paso 4. Generar las planilla. 217

218 PRE-PENSIONADO CON APORTE VOLUNTARIO A SALUD De acuerdo a la Resolución 2388 de 2016 el cotizante 56 - Prepensionado con aporte voluntario en salud, es utilizado por los pre-pensionados que tienen en trámite el reconocimiento de su pensión y desean aportar voluntariamente como independientes al Sistema General de Seguridad Social en Salud. El IBC debe ser de 1 SMLMV. Cuando el cotizante reporte la novedad de ingreso, el valor del IBC será proporcional a los días cotizados sin que este valor sea inferior a la proporción de 1 SMLMV. Solo resulta válida la utilización de este tipo de cotizante, cuando el "Tipo de Aportante" del archivo tipo 1, sea "2 - Independiente". 218

220 Paso 3 : Ubique la opción Empleados> Empleados, seguido haga clic en el vínculo Ver/Editar. (Imagen 3) Imagen 3 220

221 Ingrese los campos con la información solicitada, tenga en cuenta: En Tipo de cotizante seleccione la opción 56 Prepensionado con aporte voluntario a salud. Recuerde que la unica casilla que debe tener valor en IBC es salud al igual que los días cotizados. El IBC será proporcional a los 30 días cotizados sin que este valor sea inferior a la proporción de 1 SMLMV. Para este tipo de cotizante el sistema solo le permitirá realizar aportes a salud del 12.5%. Seguido haga clic en el botón Modificar. (Imagen 4) Imagen 4 221

222 Confirme la información y haga clic en el botón Aceptar. (Imagen 5) Si desea generar alguna novedad ubique la opción Empleados> Empleados, seguido haga clic en el vínculo Novedades > Agregar. (Imagen 6) (Imagen 7) Imagen 5 Imagen 6 222

223 Imagen 7 223

224 Nota: solo podrá generar las siguientes novedades: ING - Ingreso RET - Retiro TAE - Traslado a otro EPS TDE - Traslado desde otra EPS IGE - Incapacidad General LMA - Licencia de Maternidad VSP - Variación permanente de salario Una vez marque la casilla de la novedad que desea agregar haga clic en el botón Continuar, ingrese los datos solicitados dependiendo la novedad que haya marcado y haga clic en el botón Agregar> Continuar. (Imagen 8) Imagen 8 224

225 Seguido haga clic en el botón Modificar > Confirmar IBC (Imagen 9) Imagen 9 225

226 Paso 4 : Por último, ingrese a Planillas > Generar Planilla > Generar, seleccione la casilla I-planilla de aportes trabajador independiente y haga clic en el botón Generar. (Imagen 10) (Imagen 11) Imagen 10 Imagen

227 De esta forma queda generada y lista la planilla para pago. (Imagen 12) Imagen 12 Volver al Inicio 227

228 14. GENERACIÓN DE REPORTES Y CERTIFICADOS 14.1 REPORTE INDIVIDUAL POR PLANILLA PARA EMPRESAS Este manual ha sido realizado con el objetivo de dar a conocer a las empresas la funcionalidad de los diferentes reportes de miplanilla.com En dos pasos usted podrá generar los reportes de pago de los aportes a Seguridad social de sus empleados una vez haya ingresado al sistema: Paso 1. Ingrese a Reportes y seleccione el que desee Paso 2. Ingrese los datos solicitados segun el reporte 228

229 Paso 1: Una vez ingrese a miplanilla.com, elija la opción Planillas> Nómina> Ver Planillas. (Imagen 1) Imagen 1 Escoja la planilla de la cual desea generar el reporte, ubique la columna Reporte y seleccione el que desee. (Imagen 2) (Imagen 3) Imagen 2 229

230 Imagen 3 230

231 Tipos de Reporte Ver planilla PDF: Este reporte muestra de manera General la planilla pagada en formato PDF. (Imagen 4) (Imagen 5) (Imagen 6) Imagen 4 231

232 Imagen 5 Imagen 6 232

233 Ver planilla Excel/CSV: Permite exportar la planilla en Plano separado por coma, Excel, Excel con encabezado, Relación por administradoras. (Imagen 7) (Imagen 8) Seleccione el que más se adapte a su necesidad y seguido haga clic en el botón Aceptar >Continuar Imagen 7 Imagen 8 233

234 Nota: Después de dar clic en el botón Continuar aparecerá el reporte en: Reportes disponibles para la planilla subrayado y escrito en color naranja. (Imagen 9) Imagen 9 234

235 Resumen de pago: Es el resumen general por administradoras de todo lo que se pago en la planilla. Puede exportarse como Excel o como PDF. (Imagen 10) Imagen

236 Resumen de pago detallado: En este reporte puede visualizar un resumen de pago con los aportes discriminados por cada una de las administradoras relacionadas en la planilla pagada. (Imagen 11) (Imagen 12) Imagen 11 Imagen

237 Reporte por administradora: Se creará un reporte independiente para la administradora Seleccionada. (Imagen 13) Imagen

238 Reporte por Exoneración: Este reporte muestra un detalle de los empleados reportados en la planilla con la respectiva condición de exoneración de aportes parafiscales y salud de acuerdo a la Ley 1607 de (Imagen 14) Imagen

239 Reporte por planilla: Esta opción permitirá crear un reporte a la medida de la compañía, es decir permite seleccionar los datos que se requieren en la planilla y poder exportarlos a Excel o PDF. (Imagen 15) (Imagen 16) Imagen

240 Imagen 16 Certificado de aportes por UPC: Este reporte permitirá sacar el detallado de las UPC que se hayan pagado en la planilla. (Imagen 17) Imagen

241 Certificados de aportes por trabajador: Este certificado resume todos los aportes realizados al trabajador. (Imagen 18) Imagen18 241

242 Certificado de pago por trabajador: Este certificado permite realizar un reporte individual de pago por empleado. (Imagen 19) Imagen

243 Certificados por correo: Esta opción permite el envío automático de los certificados de manera individual haciendo cumplimiento a la ley 1393 del (Imagen 20) Este certificado se enviará con una contraseña la cual será su número de cédula Nota: Tenga en cuenta los pasos que se muestran en la imagen para el optimo desarrollo del reporte. Imagen 20 Nota: Todos los reportes que ha generado los puede consultar en Reportes, Ver Reportes. (Imagen 21) Paso 2 Después de conocer todos los reportes individuales de miplanilla.com, seleccione el reporte que más se ajusta a su necesidad, tenga en cuenta que los reportes poseen un filtro el cual deben usar para facilitar la generación de los reportes. Imagen 21 Volver al Inicio 243

244 14.2 CERTIFICADOS PARA EMPLEADOS Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a los empleados la generación y consulta de diferentes certificados de pago según su necesidad desde miplanilla.com En cinco breves pasos usted podrá generar y consultar los certificados de pago de los aportes a Seguridad social: Paso 1. Ingresar al vínculo Certificados para empleados. Paso 2. Seleccionar el botón Registrar. Paso 3. Registrar datos del empleado. Paso 4. Ingresar al sistema. Paso 5. Crear o Consultar certificado 244

245 Paso 1: Ingrese a y haga clic en el vínculo Certificados para empleados ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. (Imagen 1) Paso 2: Si no se encuentra registrado para acceder al portal de empleados, para generar y consultar sus certificados de aportes, haga clic en el botón Registrar. (Imagen 2) Imagen 1 Imagen 2 245

246 Paso 3: Una vez ingrese, registre los datos solicitados, seguido haga clic en el botón Registrarse. (Imagen 3) Imagen 3 246

247 Paso 4: Una vez la empresa autorice la solicitud del empleado, digite su usuario y clave con los que se registró, en los campos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla, seguido haga clic en el botón Ingresar. (Imagen 4) Imagen 4 Paso 5: Elija la opción que se ajuste a sus necesidades, haga clic en el botón Crear certificado o Consultar certificado. (Imagen 5) Imagen 5 247

248 Al seleccionar el botón Crear certificado, ingrese los datos en los campos correspondientes, al finalizar haga clic en el botón Continuar. (Imagen 6) Imagen 6 Haga clic en la opción Ver Archivo del certificado que desee descargar en un archivo pdf. (Imagen 7) (Imagen 8) Imagen 7 248

249 Imagen 8 249

250 Para finalizar haga clic en el botón Consultar certificado. (Imagen 9) Imagen 9 Seguido haga clic en el vínculo Ver Archivo del certificado que desee descargar en un archivo pdf. (Imagen 10) (Imagen 11) Imagen

251 Imagen 11 Volver al Inicio 251

252 14.3 CERTIFICADO DE PAGO PARA EMPRESAS Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a las empresas la generación de diferentes certificados de pago según su necesidad desde miplanilla.com En dos pasos usted podrá generar varios certificados de pago de los aportes a Seguridad social de sus empleados una vez haya ingresado al sistema y seleccionado el periodo: Paso 1. Ingrese a Reportes y seleccione el que desee Paso 2. Ingrese los datos solicitados segun el reporte 252

253 Paso 1: Una vez ingrese, elija la opción Reportes y elija el reporte que desee. (Imagen 1) Imagen 1 Descripción de Reportes Certificado Nómina: Permite la generación de un certificado de nómina para cada empleado para cualquier periodo. (Imagen 2). Imagen 2 253

256 Crear últimos 3 meses: Permite generar la certificación de aportes por empleado de los últimos 3 meses. (Imagen 3) Imagen 3 Imagen 3 256

257 Imagen 3 257

258 Reporte acumulado por Subsistema Permite generar la certificación de aportes por empleado de los últimos 3 meses. Mediante este reporte podrá generar la certificación de aportes por subsistema, el cual puede ser exportado a Excel o PDF. (Imagen 4) Imagen 4 Imagen 4 258

260 Reporte Administradora Acumulado Este reporte permite generar la certificación de aportes acumulado por administradora. (Imagen 5) Imagen 5 Imagen 5 260

262 Reporte para medios magnéticos: Este reporte facilita a las empresas discriminar la información por administradoras o empleados según lo solicitan las entidades gubernamentales. (Imagen 6) Imagen 6 Imagen 6 262

263 Imagen 6 Imagen 7 Ver log de certificados por correo Permite generar reporte de certificados enviados por correo a empleados. (Imagen 7) Imagen 7 263

264 Paso 2: Una vez elija el reporte que se acomode a sus necesidades ingrese los datos solicitados para la generación del mismo. (Imagen 8) Imagen 8 Volver al Inicio 264

265 14.4 CERTIFICADO DE PAGO COTIZANTE INDEPENDIENTE Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar a los independientes la Generación del Certificado de Pago de los aportes de Seguridad Social efectuados desde miplanilla.com En tres pasos usted podrá generar el certificado de pago de los aportes a Seguridad Social una vez haya ingresado al sistema y seleccionado el periodo: Paso 1. Ingrese a Reportes / Certificado por Empleado Paso 2. Seleccione si desea incluir o no IBC y administradoras Paso 3. Visualice, guarde o imprima la certificación 265

266 Paso 1: Una vez ingrese, elija la opción Reportes / Certificado por empleado (Imagen 1) Imagen 1 A continuación vera el listado de las planillas pagadas desde miplanilla.com, seleccione la planilla la cual desea descargar la certificación de pago. (Imagen 2) Imagen 2 266

267 Paso 2: Escoja de las siguientes opciones la que mas se acomode a su solicitud: - Ingreso Base de Cotización (IBC) - Salud - Pensión - ARL (Administradora de Riesgos Laborales) - Sena - ICBF - Minedu (Ministerio de Eduación) Seleccione el empleado y haga clic en el botón Crear certificado para los empleados seleccionados. (Imagen 3) Imagen 3 A continuación vera un mensaje de inicio de la generación del certificado. Haga clic en el botón Aceptar. (Imagen 4) Imagen 4 En la siguiente pantalla podrá visualizar la certificación haciendo clic en Ver Archivo. (Imagen 5) Imagen 5 267

268 Paso 3: A continuación podrá visualizar la certificación solicitada. (Imagen 6) Mediante la siguiente barra de opciones, las cuales se activa desplazando el cursor del mouse a la parte inferior derecha del documento podrá guardar e imprimir la certificación. (Imagen 7) Imagen 6 Imagen 7 Volver al Inicio 268

269 15.COMPLEMENTO EXCEL 15.1 INSTALACIÓN COMPLEMENTO EXCEL Este manual ha sido realizado con el objetivo de dar a conocer a las empresas el complemento de Excel desarrollado por el Operador de Información para optimizar los tiempos en la liquidación de la seguridad social de su compañía por medio de archivo plano. En cuatro sencillos pasos usted podrá instalar el complemento de Excel en su equipo y así poder empezar a liquidar. Paso 1.Ingrese la URL en la barra de busqueda Paso 2.Seleccione su explorador de preferencia Paso 3.Siga los pasos de Instalación segura Paso 4.Descargue el complemento 269

270 Paso 1: Para la instalación del complemento de excel ingrese en la barra de busqueda la siguiente URL: ublishexcel/install.aspx (Imagen1) Imagen 1 Paso 2: Seleccione su explorador de preferencia, recuerde que este complemento está diseñado para trabajar en versiones superiores o iguales a Microsoft Office (Imagen 2) Nota: El ejemplo fue tomado de Internet explorer Imagen 2 270

271 Paso 3: Realice los siguientes pasos para instalar de manera segura el complemento de excel de miplanilla.com En la parte superior derecha de la pantalla de clic en la opción Herramientas y seleccione Opciones de Internet. (Imagen 3) Imagen 3 271

272 Seguido ingrese a la pestaña Seguridad> Sitios de confianza y haga clic en el botón Sitios. (Imagen 4) Imagen 4 272

273 En la nueva ventana ingrese en el campo la url nombrada anteriormente y haga clic en el botón Agregar>Cerrar y Aceptar. (Imagen 5) Imagen 5 273

274 Paso 4: Una vez realice todo el procedimiento anterior haga clic en la opción aquí para instalar finalmente el complemento. (Imagen 6) Imagen 6 274

275 Nota: una vez se realice la instalación del complemento, podrá ver en su archivo Excel una pestaña de miplanilla.com en la cual podra Iniciar sesión y empezar a liquidar. (Imagen 7) (Imagen 8) Nota: En el manual Funcionamiento del complemento Excel ubicado en la pestaña ayuda de miplanilla.com podrá ver la explicación de esta herramienta. Imagen 7 Imagen 8 Volver al Inicio 275

276 15.2 FUNCIONAMIENTO COMPLEMENTO EXCEL Este manual ha sido realizado con el objetivo de dar a conocer a las empresas el funcionamiento del complemento de Excel desarrollado por el Operador de Información para optimizar los tiempos en la liquidación de la seguridad social de su compañía. En seis pasos usted podrá conocer el funcionamiento del complemento de Excel y así poder empezar a liquidar. Paso 1.Iniciar sesión Paso 2.Seleccione el método de cargue de planilla Paso 3.Seleccione Validar planilla Paso 4.Seleccione Generar planilla Paso 5.Corregir errores Paso 6.Corregir planilla 276

277 Paso 1: Haga clic en la opción Iniciar Sesión seguido ingrese el Usuario y Contraseña que registró en miplanilla.com y haga clic en el botón Ingresar. (Imagen 1) Una vez quede conectado a miplanilla.com, haga clic en el botón Aceptar. (Imagen 2) Imagen 1 Imagen 2 277

278 Paso 2: Para empezar a liquidar, ingrese al botón Nueva Planilla, este arrojará tres opciones, seleccione el que más se adapte a su necesidad: (Imagen 3) Planilla Vacia: En esta opción podrá alimentar la planilla diligenciando los campos requeridos para cada empleado. Imagen 3 Nota: Los campos deben ir diligenciados de acuerdo a la Resolución 1747 de 2008 (Imagen 4) (Imagen 4) 278

279 Planilla Desde Archivo: Esta opción te permitirá exportar un archivo plano arrojado por el software de nómina y te permitirá corregir desde el complemento todos los errores. (Imagen 5) Imagen 5 Planilla desde miplanilla: Esta opción permite exportar una planilla ya creada en miplanilla.com y asi poder modificarla. Ingrese el número de radicación de la planilla que se va a corregir, seguido haga clic en el botón Cargar. (Imagen 6) Imagen 6 279

280 Una vez la planilla se cargue haga clic en el botón Aceptar, seguido podrá empezar a corregir. (Imagen 7) Imagen 7 Paso 3: Cuando haya elegido el método de liquidación de planilla y corrección de la misma, debe hacer clic en el botón Validar estructura, en donde el sistema validará que se este cumpliendo la resolución 1747 para poder realizar la liquidación. (Imagen 8) (Imagen 9) Imagen 8 280

281 Imagen 9 Paso 4: Una vez validada la estructura haga clic en el botón Generar planilla para que se realicen las validaciones que pueda tener el archivo. (Imagen 10) Imagen

282 Paso 5: Si el archivo presenta errores se activará un libro en excel que se llama Errores Planilla donde podrá visualizar las inconsistencias de la planilla. (Imagen 11) Importante: En este libro de errores encontrará la columna de Tipo de corrección el cual muestra 3 tipos de errores: Usuario: Son aquellos que tienen incidencia en la nómina por lo cual solamente podrá corregirlo la empresa. Automático: Son aquellos errores que se corrigen automáticamente de acuerdo a la normatividad vigente. Sugerida: Son aquellos errores que la empresa debe revisar pero no tienen incidencia en la planilla. Imagen

283 Ubique el cursor encima de cada uno de los errores tipo Usuario que desea corregir, haga doble clic, seguido el sistema lo enviará a la hoja de planilla el cual subrayará con color rojo el campo que debe corregir y mostrará una nota de apoyo. (Imagen12) (Imagen13) (Imagen14) Imagen 12 Imagen

284 Nota: Corrija todos los errores de usuario, seguido haga clic en Validar Estructura y después Generar Planilla para validar la planilla en tiempo real con miplanilla.com Si tiene algún tipo de error de Usuario que no haya corregido la planilla no se podrá generar ni pagar. Imagen

285 Una vez corregidos todos los errores de Usuario, la herramienta le mostrará un mensaje en donde informa: La planilla presenta errores de corrección automática. A continuación se mostrará la lista de errores pero debe ingresar a miplanilla.com para finalizar el proceso. (Imagen 15) Imagen

286 Paso 6: Una vez haya ingresado a miplanilla.com dirijase a Planillas> Nómina> Ver planilla, donde encontrará la planilla que se creó desde el aplicativo de Excel, haga clic en Corregir planilla y luego en Aceptar. (Imagen 16) (Imagen 17) Imagen 16 Imagen

287 Finalmente podra ver su planilla lista para verificar y pagar. (Imagen 18) Imagen 18 Volver al Inicio 287

288 16. CESANTÍAS 16.1 CESANTÍAS Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar el proceso de liquidación y pago de cesantías de sus empleados. De esta manera el usuario podrá ingresar un nuevo empleado, liquidar y cancelar de forma rápida y segura los x1 En tres pasos podrá ingresar un nuevo empleado y generar la planilla de pago de Cesantias una vez haya ingresado al sistema y haya seleccionado el periodo: Paso 1. Ingresar al módulo de cesantías y verificar la lista de empleados. Paso 2. Ingresar un nuevo empleado si lo necesita. Paso 3. Generar la planilla de pago de cesantías y efectúe el pago de acuerdo al método que escoja: débito o préstamo bancario. 288

289 Miplanilla.com pensando siempre en la facilidad, agilidad y seguridad de sus trámites, pone a su disposición convenios con todos los Fondos de Pensiones y Cesantías para que elija de acuerdo a su necesidad. Podrá hacer el respectivo pago de cesantías por medio de dos modalidades: por PSE (Pagos Seguros en Línea) o préstamo bancario (Excepto FNA) el cual debe ser diligenciado directamente con la entidad y posteriormente relacionado en la plataforma de pago. Paso 1: Una vez se encuentre en el sistema, elija la opción Cesantias ubicada en el menú principal. (Imagen 1) Imagen 1 En la siguiente pantalla seleccione la opción Empleados, seguido haga clic en la opción Lista de empleados. (Imagen 2) Nota: podrá contar con 3 opciones para la creación de la planilla los cuales se explicarán a continuación: Imagen 2 289

290 Paso 2: Haga clic en la opción Agregar Empleado para adicionar un nuevo empleado en la planilla. (Imagen 3) Imagen 3 Ingrese los datos en los campos correspondientes, al finalizar haga clic en el botón Agregar. (Imagen 4) Imagen 4 290

291 Para finalizar el proceso de agregar un nuevo empleado haga clic en el botón Aceptar. (Imagen 5) Imagen 5 Seguido haga clic en el vínculo Generar planilla. (Imagen 6) Imagen 6 291

292 A continuación elija el método de pago: Débito cuenta Préstamo Bancario y haga clic en el botón Generar planillas. (Imagen 7) Importante: En el caso que elija el método de pago con préstamo bancario este se verá reflejado una vez la entidad financiera confirme el desembolso del mismo. Este proceso se relizará de manera automática. Imagen 7 292

293 Cargar archivo de excel: Se podrá diligenciar los datos básicos del empleado en la plantilla determinada por el operador. Siga los pasos relacionados en la imagen. (Imagen 8) Imagen 8 Importar empleados desde miplanilla: Podrá importar las plantillas de la seguridad social que se pagan por el operador (Solo para metodología web). (Imagen 9) Imagen 9 293

294 Paso 3: Ingrese a la opción Planillas > Lista de planillas, seguido haga clic en el vínculo pague aquí. (Imagen 10) Nota: Recuerde que tiene a su disposición el reporte de pagos para que valide la información antes de generar sus pagos. (Imagen 11) (Imagen 12) Imagen 10 Imagen

295 Imagen 12 Importante: después de realizar los pagos de la planilla, podrá acceder a los siguientes reportes: Ver reporte PDF Reporte Plantilla Excel Reporte Pagos por Administradora Certificado por Empleado Certificado por Correo (Imagen 13) Imagen

296 Ver Planilla PDF: Podrá ver toda la información de las planillas pagadas en formato PDF. (Imagen 14) Ver Planilla PDF Imagen 14 Reporte Plantilla Excel 296

297 Reporte Plantilla Excel: Es toda la información de la planilla pagada en formato excel. (Imagen 15) Imagen 15 Reporte Pagos por Administradora 297

298 Reporte Pagos por Administradora: Permite discriminar los pagos realizados por administradora presentados en formato PDF O Excel. (Imagen 16) Imagen

299 Certificado por Empleado: Permite la generación del certificado de aportes pagados por cada empleado. (Imagen 17) Certificado por Empleado Imagen

300 Certificado por correo: Permite la generación de certificados individuales con el envío automático por correo electrónico. (Imagen 18) (Imagen 19) Certificado por correo Imagen