Activación Plan Contable 2006

Transcripción

1 Activación Plan Contable 2006 Después de la instalación de la versión 6.0 de Sicalwin, el primer paso a realizar para poder trabajar en el nuevo ejercicio es la activación del nuevo plan contable, proceso que convertirá todas las tablas antiguas en las nuevas. Vamos a explicar en este documento los pasos a seguir, y los posibles problemas que nos podemos encontrar. El punto de menú al que debemos acceder es: Activación Nuevo Plan Contable La primera pantalla que nos presenta esta opción es la elección del modelo contable a utilizar durante el ejercicio. Debe asegurarse de la correcta elección del modelo puesto que esto afecta a todas las tablas básicas que se van a generar para el trabajo en

2 En este ejemplo vamos a elegir Normal y pulsamos el botón Aceptar. En ese momento debe salir la siguiente pantalla: En ella se nos muestran todas las tablas que van a ser modificadas para adaptarlas a las nueva Instrucción Contable. Pulsamos el botón Comenzar. El sistema nos vuelve a pedir confirmación, si estamos seguros y hemos elegido la norma correcta respondemos afirmativamente. 2

3 En este momento el sistema nos preguntará si deseamos que en la fase P (Ordenación del pago) del Presupuesto de Gastos se realice asiento contable o no. Si respondemos que sí, se crearán subdivisionarias de las cuentas del PGC 400 y 401, de tal forma que el plan contable nos quedará: 4000 ACREED OBLIG RECONOC. PRESUPUESTO DE GASTOS CORRIENTE 4010 ACREEDORES OBLIG. RECONOCIDAS PPTO DE GASTOS DE CERRADOS 4002 ACREED. POR PAGOS ORDENADOS PPTO. GASTOS CORRIENTE 4012 ACREED. POR PAGOS ORDENADOS. PPTO. GASTOS CERRADOS Si respondemos que no, la fase P no tendrá asiento, y no habrá subdivisionarias. La elección de uno u otro sistema no afecta al trabajo presupuestario, ni siquiera al balance de situación oficial, que se imprime a nivel 3. Si utilizamos subdivisionaria en el balance de sumas y saldos sí podremos comprobar que saldo tenemos en fase de obligación reconocida y cuánto en pagos ordenados. Al contestar a la pregunta anterior, el sistema empieza a trabajar en la conversión de las tablas. Qué puede ocurrir en ese momento? Puede que no haya incidencias, o que las haya. Éstas se han dividido en dos tipos, las que dejan continuar, porque pueden ser resueltas más tarde, o las que impiden continuar con la activación, debiendo ser resueltas antes de la activar y trabajar. En este último caso, nos mostrará el siguiente mensaje: Además nos generará el fichero ACT2006.TXT, que visualizamos en ese mismo momento y tenemos guardado en la carpeta...\listados del directorio donde esté instalada la aplicación Sicalwin. Las incidencias más frecuentes que nos podemos encontrar son: 3

4 En el cambio de Plan General de Contabilidad PN indica que se va a utilizar en 2006 el PGC Normal PS indica que se va a utiliza en 2006 el PGC Simplificado 4 indica que se utiliza plan contable a 4 dígitos 8 indica que se utiliza plan contable a 8 dígitos _1 indica el número de incidencia. PXP indica la relación Plan contable 1990 Plan contable Es la opción de menú Relación cuentas PGCP 1990 con PGCP 2004, a la que podremos entrar a continuación como vamos a explicar. Ejemplo: PN4_1 indica que se ha dado la incidencia número 1 en una entidad que utiliza plan contable a 4 dígitos en Modelo Normal. Descripción de las incidencias más frecuentes: Si se utiliza Modelo Normal Plan General Contable a 4 dígitos: Nº = PN4_1: El usuario ha tecleado una cuenta origen en PXP cuya cuenta destino no existe en el PGC Ejemplo: El usuario ha creado la relación Dado que la cuenta 2219 no existe en el PGC 2006 creado por AYTOS inicialmente, el sistema da esta incidencia. La solución es crear estas relaciones a nivel 3, es decir: Con esto el sistema ya entiende que el cuarto dígito se mantiene del año anterior, así como la descripción. Nº = PN4_2: El usuario ha tecleado una cuenta origen en PXP con más de una cuenta destino en 2006, y alguna de ellas no existe en el PGC Estamos en un caso parecido al anterior, pero en destino hay más de una cuenta. La solución es la misma, crear la relación a nivel 3. Nº = PN4_3: En el PGC de 2005 existe una cuenta cuya relación a nivel 4 no existe en PXP, pero sí existe a nivel 3. El sistema creará en 2006 la cuenta con la relación a nivel 3 existente y manteniendo el último dígito y descripción del año anterior. Nº = PN4_4: En el PGC de 2005 existe una cuenta cuya relación a nivel 4 no existe en PXP, pero sí existe a nivel 3, y tiene más de una cuenta asociada El sistema creará en 2006 las cuentas con la relación a nivel 3 existente y manteniendo el último dígito y descripción del año anterior. 4

5 Nº = PN4_5: En el PGC de 2005 existe una cuenta cuya relación a nivel 4 no existe en PXP, ni tampoco a nivel 3. La solución es crear estas relaciones a nivel 3, es decir: Con esto el sistema ya entiende que el cuarto dígito se mantiene del año anterior, así como la descripción. También puede ocurrir que la cuenta desaparezca, en este caso nos creamos la relación poniendo una D en destino. Ejemplo: (PN4_5) -Error 2: La cuenta del plan antiguo no tiene ninguna cuenta relacionada en el plan nuevo : 0560, AVALATS PER AVALS BANCARIS Nos crearíamos la relación: 056 D Si se utiliza Modelo Normal Plan General Contable a 8 dígitos: Nº = PN8_1: El usuario ha tecleado una cuenta origen en PXP cuya cuenta destino no existe en el PGC Ejemplo: El usuario ha creado la relación Dado que la cuenta no existe en el PGC 2006 creado por AYTOS inicialmente, el sistema da esta incidencia. La solución es crear estas relaciones a nivel 4, es decir: Con esto el sistema ya entiende que a partir del cuarto dígito se mantienen del año anterior, así como la descripción. Nº = PN8_2: El usuario ha tecleado una cuenta origen en PXP con más de una cuenta destino en 2006, y alguna de ellas no existe en el PGC Estamos en un caso parecido al anterior, pero en destino hay más de una cuenta. La solución es la misma, crear la relación a nivel 4. Nº = PN8_3: En el PGC de 2005 existe una cuenta cuya relación a nivel 4 no existe en PXP, pero sí existe a nivel 3. Hay que definir la relación a nivel 4 en este caso, como en el caso PN8_1. Nº = PN8_4: En el PGC de 2005 existe una cuenta cuya relación a nivel 4 no existe en PXP, pero sí existe a nivel 3, y tiene varias cuentas asociadas en destino. Hay que definir la relación a nivel 4 en este caso, como en el caso PN8_1. Nº = PN8_5: En el PGC de 2005 existe una cuenta cuya relación a nivel 4 no existe en PXP, ni tampoco a nivel 3. La solución es crear estas relaciones a nivel 4, Con esto el sistema ya entiende que a partir del cuarto dígito se mantiene del año anterior, así como la descripción. Si se utiliza Modelo Simplificado: Nº = PS1: El usuario ha tecleado una cuenta origen en PXP cuya cuenta destino no existe en el PGC Ejemplo: El usuario ha creado la relación Dado que la cuenta 239 no existe en el PGC 2006 creado por AYTOS inicialmente, el sistema da esta incidencia. 5

6 Hay que definir en destino una cuenta que exista en el PGC inicial de Nº = PS2: El usuario ha tecleado una cuenta origen en PXP con varias cuentas destino, y alguna de ellas no existe en el PGC Mismo caso que el anterior, pero para relación de una a varias. Nº = PS2: Hay alguna cuenta en el PGC 2005 cuya relación en PXP no está establecida a niveles 4 ni 3. Hay que establecer la relación al menos a nivel 3. Ejemplo: En 2005 existe la cuenta En PXP no se establece relación alguna para esta cuenta. El usuario podrá crearse la relación Si se utiliza ya en 2005 un plan contable actualizado: Aparte de las posibilidades anteriores, hay entidades que en el ejercicio 2005 ya utilizaban el plan contable actualizado, aunque trabajaran con la ICAL92 (Por ejemplo, el inmovilizado material ya lo tenían en el subgrupo 22 y no en el 20). En este caso, hay que tener en cuenta que la tabla de relaciones instalada inicialmente (PXP) contiene las relaciones según el plan contable del 1992 con el de 2004, por lo que estas entidades, una vez realizado por primera vez el proceso de Activación Nuevo Plan, obtendrán un fichero de incidencias relativamente mayor al resto de entidades, y seguidamente tendrán que completar dicha relación con esta especialidad, de forma que en muchos casos deberán crear relaciones de una cuenta a la misma cuenta. Ejemplo: Una entidad que utilizara el plan contable antiguo, tenía las Otras construcciones en la cuenta 2023, que ahora será la cuenta Las entidades que ya utilizaban el nuevo plan, puede que las construcciones ya la tuviesen en la cuenta En este caso deberán crearse la relación Para cualquier duda pueden ponerse en contacto con el departamento de soporte. En el cambio de las Tablas de Clasificaciones Económicas Tabla CLA (Clasificaciones presupuesto definitivo) y Tabla CLN (Clasificaciones presupuesto en elaboración). Modelo Normal. Entidades que no utilizan plan contable a 8 dígitos. Es una incidencia codificada como CN4_X Tabla CLA y Tabla CLN. Modelo Normal. Entidades que sí utilizan plan contable a 8 dígitos CN8_X Tabla CLA y Tabla CLN. Norma Simplificada. CSX Veamos las incidencias más frecuentes, que habría que resolver pero que no impiden activar el nuevo plan contable. INCIDENCIA DESCRIPCIÓN CN4_1 - CLA_CTA_1 existe en PXP. CN8_1 - PXP_2006 tiene valor D. CS1 Acción a realizar CLA_CTA_1 pasa a valor nulo. CLA_CTA_2 pasa a valor nulo. 6

7 CN4_2 CN8_2 CS CLA_CTA_1 existe en PXP. - Tiene una sola cuenta en PXP_ CLA_CTA_2 no está vacía. - CLA_CTA_2 existe en PXP. - PXP_2006 tiene valor D. Se sustituye CLA_CTA_1 por PXP_2006. CLA_CTA_2 pasa a valor nulo. CN4_3 CN8_3 CS CLA_CTA_1 existe en PXP. - Tiene una sola cuenta en PXP_ CLA_CTA_2 no está vacía. - Tiene varias cuentas en PXP_2006. Se sustituye CLA_CTA_1 por PXP_2006. Se sustituye CLA_CTA_2 por la primera cuenta de PXP_2006. CN4_4 CN8_4 CS CLA_CTA_1 existe en PXP - Tiene más de dos cuentas en PXP_ CLA_CTA_2 está vacía. Se sustituye CLA_CTA_1 por la primera cuenta PXP_2006. Se sustituye CLA_CTA_2 por la segunda cuenta PXP_2006. CN4_5 CN8_5 CS CLA_CTA_1 existe en PXP. - Tiene más de una cuenta en PXP_ CLA_CTA_2 no está vacía. - CLA_CTA_2 existe en PXP. -PXP_2006 tiene valor D. Se sustituye CLA_CTA_1 por la primera cuenta PXP_2006. CLA_CTA_2 para a valor nulo. CN4_6 CN8_6 CS CLA_CTA_1 existe en PXP - Tiene más de una cuenta en PXP_ CLA_CTA_2 no está vacía. - CLA_CTA_2 existe en PXP. - Tiene más de una cuenta en PXP_2006. Se sustituye CLA_CTA_1 por la primera cuenta PXP_2006. Se sustituye CLA_CTA_2 por la primera cuenta PXP_

8 CN4_7 CN8_7 CS CLA_CTA_1 no existe en PXP Se busca a nivel inferior para crearla con la misma raíz y con la terminación del año anterior. Si se utiliza PGC 8 hay que crear obligatoriamente una relación en PXP. Ejemplo CN4_4: (CN4_4) -Incidencia 2: La clasificación en el nuevo plan tenía varias cuentas posibles asociadas. Se le han asignado las más usuales, pero conviene revisar esta clasificación. : I, E, 11200, DE NATURALESA RÚSTICA, 720X PXP_CTA PXP_NIV PXP_DES PXP_ TRIBUTOS 724,727,733 Ejemplo CN8_7 (CN8_7) -Error 2: La cuenta del plan antiguo no tiene ninguna cuenta relacionada en el plan nuevo : PXP_CTA PXP_NIV PXP_DES PXP_ Activación definitiva del plan contable Una vez resueltas las incidencias, al menos las obligatorias, volvemos a entrar en Activación Plan Contable, pulsando el botón Comenzar. Al finalizar el proceso nos mostrará el siguiente mensaje: 8

9 Este es el mensaje que se indica cuando hay incidencias no importantes, que permiten activar el plan contable para empezar a trabajar, y resolver las incidencias del fichero, en su caso, con posterioridad. Si pulsamos Validar cambio de plan contable : Además, podemos ver e imprimir el fichero de errores, para resolverlo cuando podamos (CN4_4) -Incidencia 2: La clasificación en el nuevo plan tenía varias cuentas posibles asociadas. Se le han asignado las más usuales, pero conviene revisar esta clasificación. : I, E, 11200, DE NATURALESA RÚSTICA, 720X (CN4_6) -Incidencia 2: La clasificación en el nuevo plan tenía varias cuentas posibles asociadas. Se le han asignado las más usuales, pero conviene revisar esta clasificación. : I, E, 39, ALTRES INGRESSOS, 78XX Por ejemplo, para resolver la primera incidencia, vamos a Clasificaciones, y vemos la relación de la económica de ingresos 11200: Por qué ha asignado a la esta relación de cuentas? Por que en la Relación de cuentas había lo siguiente: 9

10 La cuenta 720 tiene 3 posibles cuentas asociadas, y en la antigua tabla de clasificaciones estamos en el caso CN4_4 (La cuenta antigua 1 tiene varias asociadas, y la cuenta antigua 2 está vacía). En este caso se coloca como cuenta 1 asociada a la clasificación económica la primera cuenta de la relación establecida (724), y en cuenta 2 la segunda cuenta 727. Si el usuario prefiere establecer otra relación, o cambiar el orden de preferencia, podrá hacerlo en 3 momentos: - Antes de Confirmar la Activación del nuevo plan (las que afectan el PGC y que nos impedirán activar) - Una vez activado el nuevo plan (las que afectan a Clasificaciones, que no impiden activar). Esto tendrá que hacerse antes de trabajar en 2006 y grabar cualquier operación o haber hecho algún traspaso de operaciones (sobre todo en situaciones en que queramos cambiar cuentas asociadas a clasificaciones económicas, cosa que en determinados casos, como los conceptos no presupuestarios, no podrá hacerse una vez haya operaciones) - Antes del asiento de apertura, para establecer en PXP las relaciones de cuentas que nos van a afectar a este asiento. Asiento de apertura 2006 Sólo en los casos en que la relación de cuentas sea de una a varias, el sistema preguntará en cual de ellas queremos dejar el saldo, o cómo deseamos repartirlo. Esto sólo debería ocurrir, en cuentas que afectan a balance, en las siguientes: Cuenta 1990 Descripción Cuenta 1990 Cuenta PRESTAMOS A LARGO PLAZO 170, PRESTAMOS A CORTO PLAZO 520, PRESTAMOS A LARGO PLAZO DEL 170, TERRENOS Y BIENES NATURALES 220,240 10

11 202 CONSTRUCCIONES 221, MAQUINARIAS, INSTALACIONES Y 222,223, HACIENDA PUBLICA, I.V.A. SOPORTADO 4720, HACIENDA PUBLICA, DEUDORA POR I.V.A. 4700, HACIENDA PUBLICA, I.V.A. REPERCUTIDO 4770, HACIENDA PUBLICA, ACREED. POR I.V.A. 4750,4757 En el caso del grupo 47 únicamente por el tema de IVA o IGIC. Si se desea, con anterioridad al asiento de apertura puede quitarse esta indeterminación en la relación de cuentas y dejar sólo la que necesitemos, así no saldrá el mensaje de doble cuenta: Se recomienda, en los casos en que la entidad tenga clara la relación, que se quite la relación de una a varias en PXP y se deje de una a una en los casos en que se pueda, así se evitará esta pregunta en la apertura. Resumen 1. Se instala la versión Vamos a la opción de menú Activación Plan Contable 3. Elegimos el Modelo Contable a utilizar en Confirmamos el proceso de Activación Plan Contable 5. Se nos informa de la comprobación inicial, con alguna incidencia. Visualizamos /Imprimimos el fichero de incidencias y salimos al menú. 6. Corregimos las incidencias creando las relaciones del PGCP necesarias en Relación cuentas PGCP 1990 PGCP Al menos habrá que crear las necesarias para que nos deje activar, que son normalmente las relativas al Plan contable. Las relativas a las Clasificaciones pueden corregirse más tarde. 7. Volvemos a confirmar la Activación Plan Contable en el punto de menú correspondiente. 11

12 8. Si todavía quedan errores que impiden continuar, hay que volver al punto 6. Si no hay errores confirmamos la Activación del Plan contable. 9. Revisamos las Clasificaciones, tanto las del presupuesto prorrogado, en su caso, como las del presupuesto en elaboración (o las del definitivo si ya está abierto como tal). Hay que revisar sobre todo aquellas que han salido en el fichero de incidencias, por si queremos corregir alguna duplicidad o indeterminación. Especial atención a las cuentas de enlace a conceptos no presupuestarios, de forma que observemos que cada uno tiene una sola cuenta de enlace. Esto hay que hacerlo antes de realizar cualquier operación en el concepto, incluidos los traspasos Llegado el momento del asiento de apertura 2006, es conveniente imprimir el asiento de cierre 2005, y comprobar una a una para todas las cuentas la relación con cuentas del nuevo plan, de forma que quitemos indeterminaciones si las hay y no las necesitamos, o creemos nuevas relaciones si vemos que nos hacen falta, para asegurarnos que el asiento de apertura es el que deseamos y además no va a dar ningún mensaje de incoherencia. Recordamos que para realizar este asiento todos los traspasos deben estar confirmados. AYTOS CPD. S.L. Noviembre