Soinfo PGC8tras. PGC8tras para Contaplus. PGC8tras

Transcripción

1 para Contaplus

2 Introducción Bienvenido! Bienvenido a para Contaplus! Contaplus permite exportar asientos y subcuentas a través de su opción exportación / importación y por este sistema se puede introducir el diario y las subcuentas de una empresa contable en otra, si bien, esto no es posible entre todas la versiones del Contaplus. efectua la Copia y la Recuperación de toda la empresa entre diferentes versiones del Contaplus. Para recuperar una empresa en las versiones 2009 o superiores del Contaplus su plan contable debe ser el Nuevo Plan General Contable. Si el plan contable de la empresa que desea recuperar esta en el Antiguo Plan antes de copiarla y recuperarla deberá convertirla al Nuevo Plan General Contable mediante la opción de conversión del. Características del : Copia todos las tablas de la empresa seleccionada a un archivo copia. Recupera esta copia de cualquier versión del Contaplus en cualquier versión del Contaplus. Para recuperar la copia no necesita código contable de la empresa ni la versión del Contaplus. Las copias estan identificadas unicamente con el Ejercicio y el Nif de la empresa. Convierte una empresa del Antiguo PGC al Nuevo Plan General Contable.

3 Instalación Requisitos del sistema Para usar este programa necesita el siguiente software: Sistema operativo Windows 2000 o superior Contaplus líneas Profesional o Élite versiones 2001 a 2011 Adobe Reader o compatible para visualizar los archivos PDF Descarga e Instalación El programa deberá descargarlo desde nuestro sitio web Una vez efectuada la descarga deberá proceder a su instalación NOTA IMPORTANTE : Para instalar el programa necesitará derechos de administrador, por lo que deberá ingresar en su PC como usuario Administrador Tenga en cuenta las condiciones de la licencia Nota: Cada licencia del le da derecho a utilizarlo en un sólo ordenador por lo que para utilizarlo en varios ordenadores deberá comprar la correspondiente licencia para cada uno de ellos. Inicio del Para ejecutar el programa instalado utilice el icono del Escritorio o bien haga clic sucesivamente en <Inicio>, <Programas>, <Soinfo> para iniciar.

4 Localización de su Contaplus El programa necesita localizar la carpeta que contiene sus empresas para poder trabajar con ellas. Localización automática Si al iniciar el programa todavía no se ha seleccionado ninguna carpeta aparecerá el siguiente mensaje Pulsando el botón [Aceptar] el programa buscará la ubicación de su/s Contaplus en el disco y le mostrará la/s carpetas que contienen empresas del Contaplus. Haciendo clic en una carpeta visualizará las empresas que contiene y se activará el botón [Aceptar]

5 Para seleccionar una carpeta pulse el botón [Aceptar] Localización manual Si no aparece ninguna carpeta en la lista de Carpetas de su disco... o bien desea seleccionar otra carpeta pulse el botón [Localizar manualmente la carpeta de Contaplus]. Examine sus discos y seleccione la carpeta donde este ubicado el Contaplus. Nota: Deberá utilizar esta opción si necesita seleccionar una carpeta que no este en su disco, como por ejemplo, si su Contaplus esta ubicado en el servidor de la red local.

6 Cómo funciona el copia todas las tablas de la empresa seleccionada en un archivo comprimido ZIP. Este archivo esta identificado con el Ejercicio y el Nif de la empresa ejercicio_nif.zip por ejemplo 2011_B ZIP Como medida de seguridad esta protegido con contraseña, por lo que únicamente podrá ser utilizado por el, preservandose de esta forma la total confidencialidad de sus datos. Recuperación de la copia en otra ubicación u otro ordenador La copia del ubica el archivo ZIP en la carpeta C:\SOINFO\PGC8TRAS\ZIP Copiando este archivo a un usb o cdrom podrá trasladar la copia para recuperarla en otro lugar Para recuperar la copia deberá ubicar este archivo en la carpeta C:\SOINFO\PGC8TRAS\ZIP Recuerde Si la empresa que desea copiar y recuperar esta en el Antiguo Plan General Contable, no efectue la copia y la recuperación de esta empresa. Utilice la opción de <Conversión> del para convertirla al Nuevo Plan General Contable y copie y recupera esta empresa convertida. En las versiones 2009 o superiores del Contaplus no es posible recuperar una empresa en el Antiguo Plan General Contable. Deberá utilizar la opción <Conversión> del para convertirla al Nuevo Plan General Contable y copiar y recuperar esta empresa convertida. Recuerde Si la empresa que desea copiar y recuperar ya esta en el Nuevo Plan General Contable utilice directamente las opciones del menú <Traspaso> para copiar y recuperar esta empresa. Si la empresa que desea copiar y recuperar ya esta en el Nuevo Plan General Contable utilice directamente las opciones del menú <Traspaso> para copiar y recuperar esta empresa.

7 Archivo Seleccionar otra empresa El programa le presentará el siguiente formulario con las empresas que contiene la carpeta seleccionada Haga clic sobre el ejercicio con la que desee trabajar y pulse el botón [Seleccionar]

8 Si es la primera vez que selecciona esta empresa creará su base de datos para este empresa Si no estan introducidos el nif o el nombre de la empresa le visualizará el siguente mensaje Seleccionar otra base de datos Si desea cambiar la carpeta de trabajo haga clic sobre esta opción y pinche el botón [Aceptar] Datos de la empresa en el Contaplus En este formulario puede introducir el NIF y el Nombre de la empresa seleccionada.

9 Una vez introducidos el nif o el nombre de la empresa deberá cerrar el programa y volver a iniciarlo Salir Para salir del utilize la opción <Salir>

10 Convertir la empresa al nuevo PGC Esta opción efectua la conversión de la empresa seleccionada al Nuevo PGC Si la empresa seleccionada ya contiene un nuevo PGC le saldrá el siguente mensaje En caso contrario le saldrá el formulario de conversión Introduzca un nuevo código de empresa (Este código no debe existir en su Contaplus) Nota: En nuestro ejemplo vamos a introducir el código A2

11 y pinche en el botón [Convertir] le pedirá confirmación para lanzar el proceso de conversión Vaya aceptando los diferentes mensajes de información del proceso de conversión hasta que le informe de la finalización de la conversión. Ahora debe cerrar el programa e ir a su Contaplus para efectuar la Organización de ficheros de la empresa convertida, en nuestro ejemplo la empresa A2.

12 Tareas a realizar tras la conversión Todas las tareas a realizar tras la conversión se realizan sobre la empresa convertida. Si no ha seleccionado la empresa convertida -en nuestro ejemplo la A2-, seleccionela en <Archivo>, <Seleccionar otra empresa> Desafortunadamente, no todas las cuentas del Plan Contable de 1990 tienen su equivalente claramente definido en el nuevo Plan Contable del De hecho el nuevo plan incorporá mayor detalle de desglose para determinadas partidas, como por ejemplo las amortizaciones. Veamos en detalle como ha resuelto esta circunstancia., además de introducir en la empresa de destino el nuevo plan contable del 2008, ha reemplazado en todas las tablas de la empresa de destino todos las subcuentas del antiguo plan por las del nuevo plan. En los casos en los que no existe equivalente claramente definido, ha efectuado lo siguente: Teniendo en cuenta que tanto el grupo 450 como el 720 no estan definidos en el nuevo plan: Las subcuentas de Activo y Pasivo que no tienen equivalente las ha reemplazado por subcuentas 450xxxxx Las subcuentas de Gastos e Ingresos que no tienen equivalente las ha reemplazado por 720xxxxx De esta forma, todos los importes de la empresa origen estan en la empresa destino y tanto el Balance de Situación como el de Perdidas y Ganancias estan cuadrados. ha dado de alta dos nuevos epigrafes en el plan general contable: El epigrafe VIII en el Activo para recoger los movimientos de las subcuentas 450xxxxx, y el epigrafe 12 en el Haber para recoger los movimientos de las subcuentas 720xxxxx Tareas a realizar tras la conversión Deberá cambiar manualmente las subcuentas puente 450 y 720 por sus subcuentas definitivas en función de su concepto, titulo o contenido con el siguente procedimiento 1.- Imprimase el <Informe de la conversión> 2.- Asigne las subcuentas definitivas a las puente en <Asignar a las subcuentas puente> 3.- Vacie las referencias de la conversión en <Vaciar las referencias de la conversión>

13 Informe de conversión Seleccione el rango de subcuentas, desde... hasta, y el tipo de ordenación Seleccione la salida de impresión

14 Asignar a las subcuentas puente Esta opción del cambia las subcuentas puente ( origen ) por las definitivas ( destino ) en todas las tablas de la empresa (Subcuentas, Diario, Amortizaciones, Movimientos Bancarios, Cheques, Presupuestos, Domiciliaciones Bancarias, Vencimientos, Caja Auxiliar y Predefinidos). Pinche en la lupa de la subcuenta origen y seleccione la subcuenta puente a cambiar

15 Pinche en la lupa de la subcuenta destino y seleccione la subcuenta a asignar En este ejemplo se asigna a la subcuenta puente ( origen ) la subcuenta ( destino ) puesto que el concepto de la subcuenta origen es un equipo para procesos de información. Pinche el botón [Asignar] Realice esta operación sucesivamente para cambiar todas subcuentas puente asignandoles sus subcuentas definitivas. Una vez realizados los cambios deberá efectuar la Organización de ficheros en su Contaplus.

16 Vaciar las referencias de la conversión Atención: No utilice esta opción hasta que no haya cambiado -asignado- todas las subcuentas puente a las subcuentas definitivas en el nuevo plan general contable. Este proceso vacia -elimina- la referencia existente entre las subcuentas del plan antiguo y las subcuentas del plan nuevo. Pinche el botón [Eliminar] para lanzar el proceso El programa le informará de la finalización del proceso.

17 Copiar una empresa del Contaplus Esta opción efectua la copia de la empresa selecionada a un archivo ZIP Pinche el botón [Copiar] para efectuar la copia le informará de la finalización de misma. ha efectuado una copia de seguridad de todos los archivos de la empresa seleccionada. Este archivo copia es un archivo comprimido ZIP y esta identificado con el Ejercicio y el Nif de la empresa. Como medida de seguridad, estos archivos estan protegidas con contraseña. De este modo sus datos sólo podrán ser utilizados por el preservandose de esta forma la total confidencialidad de los mismos. Lease el apartado de <Como funciona el > de este manual.

18 Recuperar una empresa al Contaplus Este proceso efectua la recuperación de la copia de seguridad recogida (el archivo ZIP) NOTA IMPORTANTE: No se podrá efectuar la recuperación de la copia si la empresa seleccionada en el no se corresponde con el Ejercicio y el Nif de la copia a recuperar. Veamos un ejemplo concreto utilizando el Informe de empresas nif/ejercicio/código del Por ejemplo, para recuperar la copia del archivo 2011_B zip deberá haber seleccionado en el la empresa cuyo código es el PR que es la del ejercicio 2011 y su nif es el B Recuerde que la copia no contiene ni el código contable de la empresa ni la versión del Contaplus. Las copias estan identificadas unicamente con el Nif y el Ejercicio de la empresa.

19 En el formulario de recuperación puede ver los datos de la empresa seleccionada permite la recuperación parcial de datos. Seleccione el grupo de información que desee. Una vez seleccionados los grupos de información que desee recuperar pulse el botón [Recuperar] le pedirá confirmación para efectuar la recuperación

20 y le informará de la finalización de la misma Tras la importación y como medida de seguridad es obligatorio efectuar la organización de ficheros de la empresa en su Contaplus. Mientras no efectue este proceso los datos recuperados no serán visibles. Como quiera que las combinaciones de recuperaciones parciales de grupos pueden ser muchas, con esta organización de ficheros obligatoria, se detectarán posibles incidencias -si las hubiese- para subsanarlas. Por ejemplo... podría importar el Diario y las Subcuentas de una empresa con un plan de cuentas diferente al de la empresa seleccionada. La comprobación del Contaplus le informará de las subcuentas que no tienen cuenta de mayor en el plan contable con lo que dando las correspondientes altas en el Plan Contable ya tendría solucionada la incidencia. Piense en las ventajas de la recuperación parcial y entre diferentes versiones y con diferente código, etc... Nota importante: recuperá todos los archivos completos de los grupos seleccionados. Si su modo de operar es recuperar la misma empresa con regularidad y tras cada recuperación necesita efectuar asientos adicionales -como es el caso de las asesorias con sus clientes- le aconsejamos que actue de la siguente forma: Introduzca estos asientos adicionales efectuados tras la recuperación de la copia en la Caja Auxiliar de su contabilidad desde donde podrá traspasarlos al Diario. No recuperé nunca el grupo de la Caja Auxiliar del remitente para mantener siempre sus asientos a salvo.

21 Informe de empresas/nif/ejercicio le pedirá confirmación para lanzar el informe Seleccione la salida de impresión

22 Ayuda Enviar un a Soinfo Esta opción le permite enviar un correo electrónico de soporte a Soinfo En caso de error en el programa marque el check <Adjuntar archivo de depuración de errores> Soporte técnico por internet Registro del

23 Introduzca los datos de registro en el formulario y pinche el botón [Generar el archivo de registro] le preguntará si desea efectuar el registro ON LINE Si no desea o no puede efectuar el registro ON LINE pulse el botón [No] le mostrará el siguente mensaje

24 Cuando reciba su Clave de Activación introdúzcala sin guiones ni espacios y pulse la tecla TAB Para finalizar el registro pinche el botón <Confirmar la clave de activación>

25 Acerca de...

26 Preguntas frecuentes - puede recuperar una copia en la que el Plan de Cuentas de la empresa origen esta en el Antiguo PGC en la version 2012 del Contaplus? No directamente. Deberá convertir la empresa del Antiguo PGC al Nuevo PGC con la utilidad de <Conversión> del. En las versiones 2009 o superior del Contaplus no se pueden recuperar empresas del Antiguo PGC. Nota: Lease en esta ayuda el apartado <Como funciona el > - puede recuperar en la versión 2012 una copia efectuada con la versión 2001? Por supuesto. no necesita del código contable de la empresa ni de la versión del Contaplus. - Y también puede recuperar la copia en el caso de que una versión sea Elite y la otra Profesional? Efectivamente. no necesita del código contable de la empresa ni de la versión del Contaplus. - puede recuperar en la versión 2001 una copia efectuada con la versión 2012? También. no necesita del código contable de la empresa ni de la versión del Contaplus. - Y si por ejemplo, el código de empresa de la copia del remitente es el 28, necesitará recuperar esta copia en el código 28 del destinatario? No. En absoluto. no necesita del código contable de la empresa ni de la versión del Contaplus para efectuar la recuperación de la copia. Utiliza el Ejercicio y el Nif del remitente para la recuperación. - puede recuperar unicamente algunas tablas, como por ejemplo las Subcuentas y los Vencimientos y no recuperar el resto de tablas? Efectivamente. permite la recuperación parcial de la copia y recuperará unicamente los grupos de tablas que seleccione.