MANUAL DE DESCARGA DE COMPROBANTES DE PAGO Y CERTIFICADOS LABORALES DESDE PORTALES ORGANIZACIÓN SERVICIOS Y ASESORÍAS Y SUS FILIALES

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1 MANUAL DE DESCARGA DE COMPROBANTES DE PAGO Y CERTIFICADOS LABORALES DESDE PORTALES ORGANIZACIÓN SERVICIOS Y ASESORÍAS Y SUS FILIALES PREREQUISITOS: El proceso de creación de usuarios se realiza internamente desde nuestra aplicación; el usuario NO debe crear usuarios de portales por su cuenta ya que entra en conflicto con los usuarios creados por OSYA, generando inconsistencias al momento de generar los reportes. El proceso de contratación registra en nuestra base de datos la cuenta de correo electrónico entregada por el trabajador en misión, a esta cuenta de correo se envía la información de ingreso a portales para que el trabajador pueda generar sus reportes de pago y la certificación laboral desde los portales habilitados para tal. Es de vital importancia que el trabajador entregue en el momento de la contratación, una cuenta de correo electrónico válida y funcional con el fin de garantizar la entrega de las instrucciones de ingreso a portales. Igualmente se recomienda que el trabajador verifique la recepción del correo electrónico con la información de ingreso a portales; si es necesario valide las carpetas de SPAM o Correo no Deseado. Si definitivamente no ha recibido la información, comuníquese con el proceso de contratación en cualquiera de nuestras sedes para actualizar su información personal y continuar con el proceso. PROCEDIMIENTO DE INGRESO: Los datos de ingreso a portales son enviados por correo electrónico a la cuenta registrada por el proceso de contratación. Para cada compañía, existe un portal, tal como se muestra a continuación: AseoServicios S.A.S.: Servicios y Asesorías S.A.S.: Servinacional S.A.S.: Para efectos prácticos de este manual, se va a utilizar solo uno, los demás funcionan de la misma manera.

2 Ilustración 1: Ingreso Portal Servinacional En la ilustración 1 se muestra el portal para Servinacional, se solicita que se ingrese con los datos enviados vía correo electrónico a la cuenta personal de cada trabajador. Si el trabajador ya ha ingresado anteriormente, cambió su contraseña y no la recuerda, debe realizar el procedimiento de recuperación, haciendo clic en la opción Ha olvidado la contraseña?, tal como se muestra en la ilustración 2. Ilustración 2: Iniciar recuperación de contraseña El portal pedirá que ingrese su usuario, tal como fue asignado y enviado por correo electrónico, tal como se muestra en la ilustración 3.

3 Ilustración 3: Recuperar Contraseña Una vez ingresado el usuario, se debe hacer clic en el botón Continuar; el portal mostrará un mensaje que indica que la nueva contraseña se ha enviado a la cuenta de correo electrónico registrada, así: Se ha enviado un mensaje a su cuenta de correo electronico con la información de la nueva contraseña. Si no lo recibió, verifique que la información ingresada sea correcta Se recomienda verificar que el correo no se haya enviado a las carpetas de SPAM o no deseado. Si es la primera vez que ingresa al portal con el usuario y contraseña entregados, se solicitará que se cambie la contraseña por defecto, tal como se muestra en la ilustración 5. Ilustración 4: Ingreso de Usuario

4 Es obligatorio el cambio de la contraseña, de lo contrario el usuario no podrá acceder al menú de reportes. Debe ingresar la contraseña asignada en el primer cuadro, y colocar su contraseña personal en el segundo cuadro y confirmarla en el tercero, deben ser iguales en estos dos campos para continuar. Ilustración 5: Cambio de contraseña Una vez se haya cambiado la contraseña correctamente se muestra el mensaje de la ilustración 6. Ilustración 6: Contraseña actualizada correctamente CONSULTA DE INFORMES: Una vez el trabajador haya ingresado correctamente al portal, podrá generar en línea tanto el comprobante de pago como la certificación laboral del contrato vigente. Si la persona ha tenido más de un contrato y desea generar los certificados laborales de los contratos anteriores, deberá solicitar el certificado manual a través del portal de PQR de la página o en servicio al cliente.

5 Ilustración 7: Menú de reportes En la ilustración 7 se muestra el menú de reportes donde se puede generar diferentes reportes; en este manual nos vamos a referir únicamente al proceso de generar el certificado laboral y el comprobante de pago. Certificado Laboral: Ilustración 8: Generar certificado laboral En el menú reportes de la ilustración 7 se selecciona la opción Certificado Laboral. En la ilustración 8 se muestra el procedimiento para generar el certificado laboral del contrato vigente. En el menú desplegable se deja por defecto el tipo de certificado que corresponde a cada compañía, luego se da un clic en el botón Consultar. En la parte inferior se muestra una sección con la vista pre-generada del certificado, para descargarlo se da un clic en el ícono en forma de disco ubicado en la parte superior derecha

6 de la ventana y se selecciona la opción PDF para descargarlo. Si desea puede generar la impresión directamente sin descargar el documento, solo haciendo clic en el ícono de la impresora. Comprobante de pago: Igual que con la opción anterior, se debe seleccionar la opción comprobante de pago en el menú desplegable de la ilustración 7 Ilustración 9: Generar comprobante de pago En la ilustración 9 se muestran los pasos para la generación del comprobante de pago. Primero se selecciona la fecha de corte de acuerdo a la periodicidad de la nómina en cada convenio; es decir, dependiendo de la empresa a la cual el trabajador preste sus servicios, cambiará la fecha de corte para el pago de nómina. Una vez se ha seleccionado la fecha de corte, se da un clic en el botón Actualizar para que se visualice el tipo de liquidación de nómina. Ya visualizado el tipo de liquidación, se da un clic en el botón Consultar para que se visualice en la parte inferior de la ventana. Una vez cargado el documento, se puede exportar en formato PDF o imprimir directamente utilizando los íconos de la parte superior derecha del área de visualización. Para salir en cualquier momento del portal se debe realizar un clic en el botón Logout tal como se muestra en la ilustración 10. Ilustración 10: Salir del portal