Novedades en Gestión de Cementerios (10 febrero 2015) Relaciones Gestión de Cementerios con otras aplicaciones

Transcripción

1 Novedades en Gestión de Cementerios (10 febrero 2015) En esta actualización de Gestión de Cementerios se han realizado las siguientes mejoras: Conexión con Gestión de Expedientes (GEX), cada solicitud que se gestione en el cementerio se podrá relacionar con un expediente de GEX o se creará el mismo en caso de que no exista. Conexión con Gestión de Tasas (EPRITAX), cuando hagamos liquidaciones en la aplicación de Gestión de Cementerios (tanto desde solicitudes como desde renovaciones), éstas se crearán en EPRITAX, anexando los documentos de las mismas al expediente de GEX relacionado. A continuación se explican de forma detallada cada uno de estos cambios así como el funcionamiento de los mismos: Relaciones Gestión de Cementerios con otras aplicaciones Hasta ahora Gestión de Cementerios solamente se encontraba enlazada con Gestión de cobros, lo que nos permitía desde ésta cobrar los abonarés generados en cementerios. A partir de la presente actualización Gestión de Cementerios se enlaza con Gestión de Expedientes (GEX) y con Epritax, y por tanto con el resto de aplicaciones con las que se encuentran enlazadas éstas: Esquemas de relaciones de Gestión de Cementerios con otras aplicaciones Esquema antiguo: Gestión de Cementerios Nuevo esquema (actualización ): Gestión de Cobros Secretaría Electrónica (libro decretos) Gestión de Cementerios Gestión de Expedientes EpriCal (Contabilidad) Gestión de Tasas (EpriTax) Gestión de Ejecutiva Gestión de Cobros pg 1

2 Realización de solicitudes en Gestión de Cementerios enlazando con GEX Relacionar una solicitud de cementerio con un expediente de GEX La creación de solicitudes se realiza como hasta ahora, rellenando los campos Número, Fecha, Código y Titular, en el caso que queremos relacionar dicha solicitud con un expediente de GEX, tendremos que rellenar el campo Expte GEX: A la hora de relacionar la solicitud con un expediente de GEX se nos pueden dar dos casos: Caso 1: el expediente con el que queremos relacionar la solicitud está creado: escribimos directamente el número y año del expediente con el que vamos a relacionarlo en el campo Expte GEX, para facilitar esta operación podemos utilizar la lista de valores ([F9] o ), de esta forma nos aparecerá una lista con todos los expedientes que podemos relacionar con la solicitud: Bastará con seleccionar expediente con el que vamos a relacionar la solicitud y pulsar Aceptar. pg 2

3 Caso 2: el expediente relacionado con la solicitud NO se encuentra creado: en este caso pulsamos sobre el botón ( ), nos aparecerá un mensaje indicando que la solicitud no se encuentra relacionada con ningún expediente dándonos la oportunidad de crearlo en ese momento, si pulsamos en Si, el expediente se creará de forma automática: El expediente creado será del tipo que hayamos indicado en la configuración de la aplicación (ver Configuración enlace Gestión de Cementerios GEX) y el titular será el mismo titular de la solicitud, también se rellenan los campos Su Nº de Exp. y Asunto. En principio este expediente no tendrá documentos asignados, pero en él se irán anexando los documentos de la solicitud, liquidaciones etc: Una vez tengamos un expediente relacionado con la solicitud podremos acceder a él utilizando el botón que hay junto al número de expediente: pg 3

4 Anexar documentos de cementerios al expediente Cuando tenemos un expediente relacionado con una solicitud, los documentos relacionados con dicha solicitud se irán anexando al expediente. Uno de los documentos que nos proporciona Gestión de Cementerios es la solicitud con los servicios requeridos, este documento podemos imprimirlo, como hacíamos hasta ahora (botón Imprimir), o bien anexarlo al expediente utlizando el botón Anexar: Si queremos anexar cualquier otro documento al expediente de la solicitud, como por ejemplo el certificado de defunción o el título de concesión etc., utilizaremos el botón Documentos, este botón pg 4

5 nos abrirá el expediente de GEX relacionado con la solicitud, de manera que podamos incorporar al mismo el documento o documentos: Recuerda Para anexar un documento a un expediente de GEX, pulsamos con el botón secundario del ratón sobre cualquiera de las líneas de documentos que esté vacía y seleccionamos algunas de las opciones que nos permiten adjuntar documentos: Adjuntar documento: permite adjuntar cualquier documento que tengamos en nuestro ordenador. Adjuntar PDF generado: adjunta un documento que ha sido previamente generado a partir de las plantillas incluidas en el tipo de expediente. Adjuntar con código de barras: adjunta un documento que previamente ha sido digitalizado en Kofax con un código de barras. Adjuntar resoluciones: permite adjuntar resoluciones incluidas en el libro de resoluciones de Gestión de Secretaría. Liquidar cementerios utilizando Gestión de tasas (Epritax) En esta actualización se cambia el sistema de liquidar en la aplicación. Hasta ahora Gestión de Cementerios realizaba liquidaciones independientes de Epritax y éstas no se encontraban enlazadas con contabilidad. Esta nueva versión de Gestión de Cementerios permite realizar las liquidaciones en Epritax utilizando por lo tanto todas las posibilidades que da éste en la gestión de tasas. La primera vez que vayamos a liquidar después de la actualización nos avisará de que estamos pg 5

6 liquidando con un sistema obsoleto y que si queremos cambiar al nuevo sistema de liquidaciones: Si contestamos negativamente: continuaremos liquidando con el sistema antiguo, en este caso, cada vez que vayamos a liquidar nos avisará de nuevo que el sistema está obsoleto y que si deseamos cambiar al nuevo sistema. Cuando queramos comenzar a liquidar a través de Epritax bastará con contestar afirmativamente al aviso o bien lo indicaremos en los parámetros de la aplicación (ver Configuración del enlace Gestión de cementerios Epritax). Si contestamos afirmativamente comenzaremos a liquidar con el nuevo sistema, ya no nos volverá a preguntar más y siempre se liquidará a través de Epritax. El funcionamiento de este nuevo sistema es el siguiente: Al igual que en el sistema antiguo primero marcamos los conceptos que queremos liquidar (será en este momento cuando se realice el movimiento asociado al concepto), a continuación pulsaremos sobre el botón Liquidar: La aplicación nos avisa de que se va a proceder a liquidar los conceptos seleccionados y que existen conceptos que no se van a liquidar (en la imagen solamente se va liquidar el primer concepto Concesión a 10 años ): pg 6

7 Al contestar afirmativamente, la aplicación generará una liquidación en Epritax y nos mostrará el abonaré correspondiente, como podemos comprobar el modelo de abonaré es diferente al que utiliza Gestión de Cementerios: Además de imprimir el abonaré éste también se habrá anexado al expediente de GEX y el número de liquidación aparece junto al concepto en la pantalla de la solicitud: pg 7

8 Si nos fijamos en el detalle del abonaré impreso nos indica el número de solicitud, el número de expediente y código de solicitud, pero no aparece el concepto (si es una inhumación, exhumación, concesión etc.) para solventar este problema cada vez que se liquide algún concepto de la solicitud se volverá a anexar el documento de solicitud actualizado, en él se indica la liquidación en la que se ha incluido cada uno de los conceptos: pg 8

9 Es buena idea acompañar cada liquidación con la solicitud actualizada, de manera que podamos ver cada uno de los conceptos en que liquidación se ha incluido. A partir de este momento, realizaremos la tramitación de la tasa utilizando la aplicación de Epritax. Realizar renovaciones de concesiones enlazando con Gestión de Expedientes La renovación de concesiones se realiza de la misma forma que se hasta ahora, pero al tener la aplicación enlazada con Gestión de Expedientes y Epritax se nos creará un expediente para cada renovación de concesión, así como la correspondiente tasa en Epritax. Vamos a ver cómo se realizaría el proceso: Accedemos a Liquidaciones Renovación de concesiones Gestión de renovaciones: Se nos abre la ventana de renovación de concesiones, en los campos Fecha Inicial de Renovación y Fecha Final de Renovación escribimos el intervalo de fechas entre las que queremos consultar las renovaciones, por ejemplo, vamos a comprobar las renovaciones a realizar durante enero de Una vez insertadas las fechas, pulsamos Comprobar: pg 9

10 En Resumen nos aparece un informe con el número de renovaciones pendientes, y si hay alguna incidencia en alguna de ellas (hasta aquí el funcionamiento de las renovaciones no ha variado con respecto a cómo se hacía antes de la presente actualización): Con la opción listado podremos sacar un listado con la concesiones que se van a proceder a renovar. Si estamos de acuerdo pulsamos sobre el botón Liquidaciones, este botón creará un expediente de GEX para cada una de las renovaciones al que anexará el decreto correspondiente, mediante un aviso se nos informa de ésto y además nos pregunta si también queremos anexar cada expediente el abonaré correspondiente: Una vez termine el proceso se nos abre la ventana Consulta de liquidaciones con las liquidaciones generadas de cada una de las renovaciones, desde esta ventana podemos acceder a cada uno de los expedientes creado (botón Acceso Expediente): pg 10

11 Si accedemos a cualquiera de los expedientes creados podremos comprobar que además de crearse el expediente correspondiente se ha anexado al mismo el decreto y si Epritax lo tenemos enlazado con Gestión de Secretaría, éste también se enviará a firma y al libro de decretos). Además, en caso de que hayamos contestado afirmativamente en el aviso anterior también se anexará el abonaré correspondiente: A partir de aquí podemos continuar la tramitación del expediente de renovación a través de GEX y Epritax. Gestión de Liquidaciones Con el método antiguo de liquidaciones, para gestionar las mismas teníamos que utilizar la opción Gestión de liquidaciones del menú Liquidaciones: En esta ventana se muestran todas las liquidaciones relacionadas con las solicitudes de cementerios: pg 11

12 En esta ventana se ha añadido el botón Acceso Expediente, el cual nos abrirá el expediente de GEX relacionado con la solicitud a la que pertenece la liquidación. El botón Generar Abonaré, cambia su funcionamiento si utilizamos el sistema de liquidaciones por Epritax, en este caso este botón no generará ningún nuevo abonaré, se nos abrirá el expediente para que volvamos a imprimir el abonaré que se generó en su momento: pg 12

13 Atención! Si queremos generar otro abonaré diferente al que se generó en su momento, tendremos que hacerlo desde la opción Imprimir abonaré de la ventana Mantenimiento de liquidaciones en Epritax. Por último si pulsamos la sobre el botón Ver detalle, se mostrará el detalle de la liquidación seleccionada, en este caso la información del abonaré que se muestra es diferente si se liquidado de la forma antigua o a través de Epritax: Si hemos liquidado con el sistema nuevo (utilizando Epritax): no aparece número de abonaré, en este caso, nos indica que dicho abonaré se encuentra en el expediente de GEX relacionado. Si hemos liquidado de la forma antigua: se nos muestra el número de abonaré y fecha de vencimiento del mismo. pg 13

14 Configuración enlace Gestión de Cementerios GEX El primer paso en la configuración de GEX con Gestión de Cementerios, es tener en GEX los tipos de expedientes necesarios para dicho enlace. La aplicación de Gestión de Cementerios diferencia entre las solicitudes y las renovaciones, permitiendo por tanto asignar dos tipos de expedientes diferentes, aunque también podemos usar el mismo tiempo de expediente para ambos casos. Una vez tengamos los tipos de expediente y asignados los permisos correspondientes en la aplicación de GEX, le indicaremos a Gestión de Cementerios los tipos de expedientes que debe utilizar para cada caso, para ello nos accedemos al menú Opciones Generales Mantenimiento de Parámetros de la aplicación: Buscamos los parámetros Tipo de expediente (GEX) de solicitud y Tipo de expediente (GEX) renovación de concesión y pondremos los códigos de los tipos de expedientes que se creen en cada uno de los casos: pg 14

15 Como su propio nombre indica el tipo de expediente (GEX) de solicitud será el tipo de expediente que se creará cuando realicemos solicitud, o si ya tenemos el expediente creado en GEX tendrá que ser de ese tipo para poderlo relacionar con una solicitud del cementerio. Por otro lado el tipo de expediente (GEX) de renovación de concesión, será el tipo de expediente que se creará cuando hagamos renovaciones de concesiones. También es necesario indicar la bandeja gestora de cada uno de estos expedientes, es decir, la bandeja donde se irán los expedientes creados desde solicitudes o desde renovación de concesiones, el código de estas bandejas tendremos que indicarlo en los parámetros Bandeja del expediente (GEX) de solicitud y Bandeja del expediente (GEX) de renovación de concesión: Con esta configuración básica podremos utilizar el enlace de GEX con Cementerios. Configuración enlace Gestión de Cementerios Epritax Configuración de EpriTax Otro de los enlaces que se contempla en la presente actualización es la conexión con Epritax (y por tanto con todas las aplicaciones con las que se encuentra enlazado éste). Para configurar la misma tendremos que realizar los siguientes pasos: pg 15

16 En Epritax tendremos que tener creada la exacción GC Gestión de Cementerios así como los modelos de dicha liquidación para autoliquidaciones (normalmente este modelo es el que se usará para solicitudes) y para las liquidaciones directas (este modelo es el que se usará para las renovaciones de concesiones), tanto esta exacción como ambos modelos de liquidación se han creado de forma automática en todos las entidades. Es importante que existan modelos para el año en curso, bien copiando los modelos 2014 (que se han introducido de forma automática) al año 2015 (o el que corresponda), a través de la opción Gestión de tasas Modelos de liquidación Copia de modelos de liquidaciones: Si no recuerdas cómo se copian modelos de liquidación puedes consultar el manual de Epritax, en el siguiente enlace: O bien aumentando la fecha final del modelo 2014, a través de Gestión Tasas Modelos de liquidación Modelos de liquidación (recuperamos los modelos de liquidación de GC y le modificamos la fecha final): pg 16

17 Prohibido! En caso de que ya tuviéramos un modelo o modelos de liquidación para el cementerio (normalmente la exacción 21), no podremos utilizar dicho modelo en el enlace ya que la forma de cálculo (fórmulas) que utiliza la conexión es diferente a los cálculos que realiza Epritax cuando no hay conexión con Gestión de Cementerios. El siguiente paso será enlazar los modelos de liquidación del cementerio con los expedientes relacionados, estos expedientes serán los mismos que hemos indicando para las solicitudes y para las renovaciones de concesiones, para ellos nos vamos a los modelos de liquidación desde Gestión Tasas Modelos de liquidación Modelos de liquidación (recuperamos los modelos de liquidación de la exacción GC) y en la pestaña Expedientes de GEX añadimos el código de los tipos de expedientes con el que vamos a enlazar cada modelos de liquidación: pg 17

18 Con esto terminamos la configuración necesaria en la aplicación Epritax. Sin embargo nos falta un último paso que se realizará en GEX, como los documentos que se imprimen de las liquidaciones (abonaré, decreto y notificación) se anexarán a los expedientes correspondientes tendremos que indicar en el tipo de expediente los documentos de Epritax que se van a usar, son los siguientes: Si vamos a utilizar un modelo de liquidaciones directas (normalmente para las solicitudes de renovaciones): Si vamos a utilizar un modelo de liquidaciones de autoliquidaciones bastará con añadir el documento referente al ABONARÉ. pg 18

19 Atención! En cuanto a la configuración de firma de cada uno de esos documentos, y el enlace con Gestión de Secretaría (libro de decretos) se configura como cualquier otro enlace de Epritax con GEX. Configuración de Gestión de Cementerios Una vez hemos configurado los modelos de liquidación en Epritax tendremos que indicar en cementerios los modelos de liquidación que vamos a utilizar, para ello seleccionamos Opciones Generales Mantenimiento de Parámetros de la Aplicación: Tenemos que comprobar que el parámetro Tipo de ingreso (TAX) de AUTOLIQUIDACION tiene el valor 01 (valor que Epritax asigna a las autoliquidaciones) mientras que en Tipo de ingreso (TAX) de LIQUIDACIÓN DIRECTA tiene asignado el valor 02 (valor que Epritax asigna a las liquidaciones directas). Por último tenemos que asignar los modelos de liquidación que vamos a usar tanto para las solicitudes como para las renovaciones, en la pantalla de parámetros buscamos los siguientes pg 19

20 parámetros: Tipo de liquidación (TAX). Modelo de liquidación: la exacción que pongamos aquí es la que se utilizará cuando se hagan solicitudes del cementerio. Las solicitudes serán autoliquidaciones. Tipo de liquidación (TAX). Modelo de liquidación de renovaciones: la exacción que pongamos aquí se utilizará cuando se hagan renovaciones. Las renovaciones serán liquidaciones directas. Atención! El modelo de liquidación GC (Gestión de cementerios) ha sido creado por EPRINSA para utilizarlo en el enlace de de Epritax Cementerios, y se encuentra configurado para que éste funcione de forma correcta. Si quieres consultar la documentación de actualizaciones anteriores a ésta puedes hacerlo en el Campus Virtual de EPRINSA en Novedades y Actualizaciones o a través del siguiente enlace: id=8244&subdir=/epritax pg 20