Soft QS Tecnología aplicada al sector asegurador. isegur

Transcripción

1 Soft QS Tecnología aplicada al sector asegurador isegur

2 S O F T Q S Manual: Soft QS Plaza Azteca local 4 Zaragoza Teléfono Fax

3 Tabla de Contenido CORRESPONDENCIA MAILING y SMS... 3 Módulo de Correspondencia... 4 Módulo de Mailing... 6 Módulo de Sms

4 CORRESPONDENCIA MAILING y SMS 3

5 Módulo de Correspondencia Desde el módulo de Correspondencia podremos enviar cartas o correos electrónicos de forma masiva a nuestros clientes. Desde la barra de herramientas pulsar el botón que se encuentra en la pestaña de Avanzado para que abra la ventana del módulo de correspondencia. Para que se pueda enviar correspondencia, previamente, la carta a enviar, debe haber sido creada con un procesador de textos. Los campos a utilizar en la plantilla los puede consultar en el Traductor de Campos para Cartas al cual accederá desde el menú iqs Configuración de la Aplicación Utilidades Correspondencia de Plantillas. Nos mostrará la siguiente ventana donde podremos buscar por el nombre del campo. 4

6 Para saber el nombre del campo pulsaremos en el campo del fichero al que pertenezca y en la parte inferior nos aparecerá el campo que deberemos copiar y pegar en nuestra plantilla de carta. Al imprimir la carta este código se cambiará, automáticamente, por el contenido del campo que hayamos codificado. Una vez creada la plantilla de la carta, para realizar el envío deberemos pulsar el botón donde se selecciona la carta deseada. Al pulsar, se abre un cuadro de dialogo donde buscaremos en el directorio donde hemos guardado la carta que enlazan con la correspondencia; se selecciona la plantilla que interese y, al Abrir, aparecerá seleccionada en la ventana informativa de este campo. Seleccionar la impresora a través del botón. Por defecto nos aparecerá la impresora predeterminada en el equipo. Si no queremos utilizar esta impresora seleccionaremos entre las diferentes impresoras de la oficina... También podremos configurar la impresión, con diferentes opciones: tamaño y orientación de papel, ajustes de colores, intervalos de impresión, números de copias directamente en las propiedades de la impresora... Si queremos imprimir la carta seleccionada, únicamente, con la ficha que tenemos en pantalla, habrá que marcar la opción Sólo Ficha de Pantalla. Si queremos imprimir las cartas a los clientes que cumplen las condiciones, quitaremos la marca de selección Sólo Ficha de Pantalla. Si no hay condiciones puestas, imprimirá a todas las fichas del fichero en el que nos encontremos. Para introducir las condiciones y limitar la impresión pulsar en el botón. Al pinchar esta opción, presenta la pantalla de condiciones, donde se establecen los filtros de elección de fichas para que, posteriormente, una vez seleccionada la carta, sea enviada a esas fichas que las cumplan. Saldrán impresas automáticamente, y personalizadas con los datos de esos 5

7 clientes. Si queremos borrar las condiciones puestas, pulsar el botón label indicando que no hay condiciones puestas. y nos aparecerá un Una vez puestas las condiciones, desde el botón nos mostrará un listado de todos los registros que cumplan esas condiciones (esta opción sólo está disponible por el momento para el fichero de clientes); además se actualizará el label indicando que hay condiciones puestas y el número de registros que cumplen las condiciones como se muestra a continuación:. Podemos ordenar la impresión de las cartas por varios campos, por defecto, se ordena por Nº de cliente pero en el campo Ordenar por.nos permite ordenar por diversos campos así como Nombre de Tomador, Apellidos, fecha de nacimiento, Nif, etc ascendente o descendentemente. El número de copias iguales que queremos imprimir de las cartas lo indicaremos en el campo Nº de Copias. Si queremos imprimir a fichero deberemos indicarlo en la opción Imprimir en un único fichero,esta opción genera ficheros como máximo de 100 cartas. Una vez hemos seleccionado la carta, puestas las condiciones y comprobados los registros que queremos imprimir ya podemos generar la correspondencia, tenemos dos opciones, podemos imprimir las cartas, hacer un mailing o enviar sms: Imprimir: si pulsamos este botón imprimiremos la carta seleccionada con las condiciones puestas por la impresora seleccionada. Módulo de Mailing Mailing: sobre las condiciones puestas en el punto anterior, enviaremos la carta seleccionada a través del correo electrónico. En la ventana que se muestra deberemos indicar el asunto del correo electrónico y el cuerpo del mensaje. Adicionalmente podemos adjuntar otros documentos al correo electrónico, desde el apartado correspondiente y buscando el documento desde el botón. 6

8 Añadir desde el botón.otros correos electrónicos de nuestros contactos de Outlook (sólo disponible por el momento para Outlook). Plantilla selec : Se pueden configurar plantillas para enviar personalizadas con los campos de clientes, pólizas, recibos, siniestros Para crear una plantilla pulsaremos en el botón. Nos abrirá la siguiente ventana: 7

9 Indicaremos los siguientes datos: Nombre de plantilla: asignamos un nombre para posteriormente poder localizar nuestra plantilla. Asunto: indicamos el asunto del mail que vamos a enviar. En este apartado se pueden utilizar los campos clave para que el mail vaya personalizado. Se utilizan los mismos campos que se utilizan en la confección de las cartas. Los nombres de campos se configuran desde el traductor de campos explicado en el punto anterior de este manual. Mensaje: se redacta el mensaje estándar que vamos a enviar en el mail, también se puede personalizar con los campos igual que hemos explicado en el punto anterior. Documentos a adjuntar: desde esta ventana podemos adjuntar documentos adicionales a la plantilla previamente seleccionada. En este apartado se suelen adjuntar documentos que no enlazan con campos del programa. Sólo se pueden adjuntar documentos si previamente hemos guardado la plantilla. Si no está guardada la plantilla nos aparecerá el siguiente aviso: 8

10 Desde el botón guardaremos la plantilla confeccionada. Desde el botón volveremos a la pestaña de búsqueda y si habíamos hecho algún cambio en la plantilla, estos cambios no se guardarán. Desde el botón borraremos la plantilla en pantalla que previamente habremos guardado. Si no hemos guardado la plantilla no se podrá borrar nada. Desde el botón seleccionamos la plantilla y volvemos a la ventana general de correspondencia, esta será la plantilla que usaremos para enviar a los clientes. Desde el botón desmarcamos la plantilla para enviar a los clientes y volvemos a la ventana general de correspondencia. Una vez hemos seleccionado la plantilla a enviar a nuestros clientes ya podemos realizar el envío masivo. En el momento que pulsemos en el botón seleccionados en el apartado anterior. comenzará el envío a los clientes El mail saldrá por la cuenta de correo electrónico que tenga configurado el usuario que realiza el envío. Al realizar el envío nos aparece la siguiente ventana donde nos pregunta si deseamos guardar la carta en el gestor documental del cliente que estamos realizando el envío. Si estamos haciendo el envío de varios clientes lo mejor es marcar que sí en Recordar Respuesta para que no nos salga esta pregunta con cada uno de los clientes que realizamos en envío. Al finalizar el envío nos saltará el siguiente mensaje indicando que se ha realizado el envío: Nos preguntará si deseamos salir de la ventana de correspondencia o no. Si deseamos enviar el mismo mail a otro cliente contestamos que No para no perder toda la configuración del mail. Si ya no vamos a realizar más envíos contestamos que Si. 9

11 Si contestamos que No a la pregunta anterior, nos aparecerá la siguiente pregunta donde nos pregunta si deseamos limpiar la pantalla de envío para realizar un envío nuevo. Si pulsamos en el botón, saldremos de esta ventana, perderemos todos los cambios realizados y no realizaremos ningún envío. 10

12 Módulo de Sms Sms: sobre las condiciones puestas en la ventana de correspondencia podemos enviar un sms a los clientes que dispongan de teléfono móvil. OJO!! Este botón envía directamente el Sms con la plantilla seleccionada y los clientes seleccionados, no pasa a ninguna pantalla intermedia. Antes de enviar SMS debe estar configurado el módulo con el usuario y contraseña. Esto se configura desde el menú iqs Configuración de la Aplicación SMS Configuración de SMS. En la siguiente ventana rellenaremos los datos facilitados por el proveedor de servicios. Si no lo tiene contratado nos lo deberá solicitar para darle de alta el servicio y le facilitemos estos datos. Una vez realizado correctamente le saldrá el siguiente mensaje preguntando si desea adjuntar el sms en el gestor documental del cliente que hemos realizado el envío. Finalizado el envío nos aparecerá el siguiente mensaje indicando que se ha realizado correctamente el envío. 11

13 También se puede realizar el envío desde la pantalla del propio Módulo de Sms al cual accederá desde cualquier ventana de gestión a través del botón herramientas. situado en la barra de Podemos enviar SMS directamente desde la ficha del cliente, póliza, recibo., para ello debe tener introducido en el campo Móvil SMS de la ficha de Cliente sin guiones, puntos y sin espacios. También se puede introducir de forma manual un móvil en el campo Nº de Teléfono de la ventana de envíos para enviar un SMS a cualquier otro número de móvil. La ventana de envíos de SMS es como la que mostramos a continuación en la cual se distinguen las siguientes zonas que se explican a continuación: Nº Teléfono: si nos encontramos en una ficha de un cliente nos aparecerá automáticamente el móvil grabado en la ficha del cliente. Si no, podremos introducir en este campo el número de móvil donde queremos enviar el SMS. 12

14 OJO!! El número de móvil del cliente no debe contener espacios, guiones ni puntos. Nombre del cliente: igual que ocurre con el teléfono, se mostrará el nombre del cliente en el caso que accedamos a esta ventana desde la ficha de un cliente. No siendo necesario en el caso de introducir de forma manual el número de móvil. Texto del mensaje: se introduce el texto que queremos enviar al cliente en el SMS. Nos muestra en la parte inferior un contador de caracteres y número de SMS que se necesitan para enviar el texto escrito. Desde el botón Insertar Campo podremos introducir un campo de la aplicación, para que en el envío tome el valor de ese campo que se encuentre en la ficha correspondiente a ese cliente. Por ejemplo, queremos enviar un SMS a un cliente informándole del importe de un recibo, en este caso escogeremos el campo tal y como se muestra en la siguiente ventana. Podremos seleccionar varios campos y, dependiendo en que fichero nos encontremos enviando el SMS, nos permitirá coger campos de otros ficheros. Por ejemplo, si nos encontramos en una ficha de cliente no podemos escoger campos del fichero de recibos, si nos encontramos en una ficha de recibos, en cambio, sí que nos va a permitir seleccionar datos de pólizas y clientes ya que estos datos están relacionados. Hay que tener en cuenta el tamaño que puedan tener estos campos ya que el tamaño del SMS variará de un SMS a otro si, por ejemplo, ponemos que se envíe en el SMS el nombre del cliente. Programar el envío. Se utiliza para programar el envío de los SMS a una fecha y hora determinada. Es un campo no obligatorio, es importante que esté vacío para que el envío sea inmediato. Ej: envío programado para el día 29/01/2012 a las 12:30 13

15 Si se deja vacío el campo desplegable, el envío es automático. Si se quiere enviar un día en concreto se selecciona el día en este mismo campo y la hora en los campos de hora y minutos. Destinatarios: podemos realizar el envío individual de un SMS o realizar un envío masivo a clientes seleccionando previamente estos clientes a través de condiciones. Clientes: botón de nos abre una ventana a través de la cual podemos seleccionar de la tabla de clientes los destinatarios. Para seleccionar varios clientes a la vez mantener pulsada la tecla de Ctrl en el teclado y seleccionar con el ratón los clientes que deseemos. Para seleccionar una lista de clientes correlativa pulsar el primer cliente al que queremos enviar SMS mantener pulsada en el teclado la tecla Mayúsculas y seleccionar con el ratón el último de la lista para que se seleccionen todos los clientes. Con Condiciones: desde esta opción podremos seleccionar los clientes que cumplan condiciones para enviarles SMS. Por ejemplo: queremos enviar SMS a todos los clientes del código postal

16 Nos cargará en la tabla de destinatarios todos los clientes que cumplan esa condición y que tengan el número de móvil introducido en la ficha de cliente. Desde la tabla podremos eliminar en el caso que no queramos enviar SMS a alguno de los clientes. Si dentro de esta selección hay algún cliente que tiene mal introducido el móvil saltará un mensaje como el que se muestra a continuación: Si contestamos que Sí únicamente cargará los teléfonos de los clientes que se encuentren correctamente introducidos. Si contestamos que No no cargará ningún teléfono. Para comprobar que cliente tiene mal introducido el móvil tendrá que sacar un listado con las mismas condiciones y comprobarlo desde ahí. Limpiar Destinatarios: vacía la rejilla de destinatarios para realizar una selección nueva de destinatarios. Botón Enviar SMS: datos necesarios. se utiliza para enviar el SMS una vez hemos introducido los Configuración Plantillas Podemos generar Plantillas de SMS estándar para utilizarlas cuando necesitemos, por ejemplo una felicitación de cumpleaños, aviso de vencimiento de póliza 15

17 Para crear esta plantilla accederemos desde el menú iqs Configuración de la Aplicación SMS Configuración de Plantillas de SMS. En primer lugar nos mostrará la lista de plantillas ya creadas. Texto del Mensaje: desde esta opción introduciremos el texto del mensaje que vamos a enviar a los destinatarios antes seleccionados. Desde Insertar campo podremos personalizar el texto del mensaje introduciendo campos enlazados con la ficha del cliente. Si pulsamos el botón Nuevo, nos limpia el campo del Texto del mensaje para introducir un mensaje nuevo. Si pulsamos el botón Abrir nos abrirá el explorador para buscar una plantilla previamente guardada. Número de SMS s: la longitud por SMS es de 160 caracteres, en el momento que sobrepasemos el tamaño del SMS se suma un SMS más al número de SMS total. Número de caracteres: indica el número de caracteres del mensaje que estamos enviando. Consultar Saldo Disponible: nos indica el saldo disponible de SMS. Para consultar el saldo disponible acceder desde el menú iqs Configuración de la Aplicación SMS Configuración de SMS. 16

18 Pulsar el botón Saldo. Debemos tener indicado el proveedor para que realice correctamente la consulta, si no está introducido el proveedor saldrá un mensaje como el que mostramos a continuación: 17

19 A Añadir clientes para el envío (Módulo de Sms) M Mailing (Módulo de Mailing)... 6 B Botón Outlook (Módulo de Mailing)... 7 C Consultas / Saldos (Módulo de Sms) Correspondencia (Módulo de Correspondencia)... 4, 11 Crear plantilla selec (Módulo de Mailing)... 7 Crear Plantilla Sms (Módulo de Sms) D Destinatarios (Módulo de Sms) E Enviar cartas (Módulo Correspondencia)... 4 Enviar correos electrónicos (Módulo Correspondencia)... 4 Enviar SMS (Módulo de Sms) N Nº de Copias Iguales (Módulo Correspondencia)... 6 Nº de Teléfono (Módulo de Sms) Nombre del cliente (Módulo de Sms) O Ordenar Por (Módulo Correspondencia)... 6 P Poner Condiciones (Módulo Correspondencia)... 5 Poner Condiciones para el envío (Módulo de Sms) Programar envío Sms (Módulo de Sms) S Sms (Módulo de Sms) Sólo Ficha de Pantalla (Módulo Correspondencia)... 5 I Imprimir (Módulo de Correspondencia)... 6 Imprimir en un único fichero (Módulo Correspondencia)... 6 L T Texto del mensaje (Módulo de Sms) Texto del Mensaje (Módulo de Sms) Traductor de Campos para Cartas (Módulo Correspondencia)... 4 Limpiar Destinatarios Sms (Módulo de Sms)