Manuales para Usuario

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1 FINANZAS FI Manuales para Usuario FINANZAS Tema: OPERACIONES CONTABLES 2013 Página 1

2 INDICE Manual Módulo FI - Operaciones Contables...3 Introducción...3 Cuando finalice el curso estará capacitado para...3 Desarrollo de Contenido...4 Registrar Documento Cuenta de Mayor...4 Visualizar un Documento Contable...6 Contabilización General...9 Modificar Documento Contable Registra Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers Registrar Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers Anular Documento Contable Anular Documento contable en Masa Datos maestros Claves Normativas o procedimientos Relación de planos de Negocio al Manual de Usuario Inducción a SAP Página 2

3 Manual Módulo FI - Operaciones Contables Introducción Este documento está destinado a ayudar a usuarios que requieren información sobre los procesos a elaborar en las operaciones contables que se necesiten realizar en el sistema de SAP implementado por evolución SAP. El objetivo principal de este documento es brindar a los colaboradores de las áreas el procedimiento de cómo se debe crear, modificar, visualizar, los registros elaborados en la contabilidad. Este documento consta de: a) una explicación del proceso con imágenes y ejercicios que le permitirán comprender la funcionalidad de la herramienta, b) un glosario con términos utilizados en ambiente SAP. Cuando finalice el curso estará capacitado para Conocer las ventajas del sistema SAP y poder elaborar cualquier tipo de ajuste en las cuentas de mayor que se requiera en la contabilidad, de acuerdo a las transacciones que se presentara en el manual. Capacitado para utilizar operaciones contables en grupo legers, bajo las normas NIF cuando se requiera. Si no hay una explicacion del campo en las distintas ventanas de las transacciones por favor dejar en blanco. Página 3

4 Desarrollo de Contenido Registrar Documento Cuenta de Mayor Para hacer un registro contable se puede utilizar esta transacción. Acceso a la transacción Vía Código de transacción FB50 Registrar documento cuenta de mayor Nombre de campo Fecha Documento Moneda Descripción La fecha de documento es la fecha de creación del documento original Clave de la moneda que se gestionaron en el sistema Referencia Documento o alguna referencia del movimiento Acción del usuario y valores Se ingresa la fecha del documento original, haciendo referencia el mes vigente. Se ingresa la moneda local GTQ (Quetzal guatemalteco) Se puede ingresar una referencia al movimiento que se está realizando Txt.cab.doc. Texto de cabecera del documento Se puede ingresar una breve explicación a la referencia Cta.mayor Número de cuenta de la cuenta de mayor sobre la que se actualizan las cifras de movimiento D/H Muestra a qué lado de la cuenta (S = Debe, H = Haber) se realiza la actualización de las cifras de movimientos. Importe moneda doc. Centro de Coste o Ce. Beneficio Importe de la posición de documento en la moneda del documento. Clave que identifica un centro de coste de forma univoca Se ingresa la cuenta que se desea afectar, que no sea cuenta asociada Ubicar posición de la cuenta. Ingresa el monto Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto, se define un centro de costo que va afectar Página 4

5 Al ingresar los datos requeridos se da ENTER para grabar el movimiento. Página 5

6 Visualizar un Documento Contable Para visualizar un documento contabilizado se puede utilizar la siguiente transacción. Acceso a la transacción Vía Código de transacción FB03 Visualizar Documento Nombre de campo No. Documento Sociedad de Descripción Es el documento que se desea visualizar Clave que identifica unívocamente la sociedad. Acción del usuario y valores Ingresa el documento que desea visualizar registrada posteriormente Sociedad GT a consultar el documento. Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el documento Si no se tiene el documento a consultar se pueden enlistar los documentos, presionando el botón Página 6

7 Nombre de campo Sociedad Descripción Clave que identifica unívocamente la sociedad. Acción del usuario y valores Sociedad GT a consultar el documento. Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el documento Ledger Designar un Ledger en la contabilidad principal Se ingresa el Ledger del documento registrado. Al ingresar los tres datos básicos anteriores se ejecuta la acción con el botón. Se va ejecutar la pantalla donde aparecen los registros realizados en la contabilidad. Página 7

8 Al dar doble CLICK al documento requerido aparece la información que contiene la operación del registro. Página 8

9 Contabilización General Otra forma de contabilizar es con la transacción F-02, que igual manera que la FB50, hace registro en la contabilidad. Acceso a la transacción Vía Código de transacción Nombre de campo Fecha Documento Clase Sociedad Fecha contab. Periodo Moneda/T/C F-02 Entrar apunte de cuenta mayor Descripción La fecha de documento es la fecha de creación del documento original La clase de documento sirve para clasificar los documentos o registros realizados en la contabilidad. Clave que identifica unívocamente la sociedad. Fecha en la cual se va quedar registrada el documento o registro en la contabilidad financiera o contabilidad de costes. Periodo en la cual se quedara registrado el documento o registro Clave de la moneda que se gestionaron en el sistema Referencia Documento o alguna referencia del movimiento Acción del usuario y valores Se ingresa la fecha del documento original, haciendo referencia el mes vigente. Asigna la clasificación del registro Sociedad GT que se necesita hacer el registro. Asigna la fecha de contabilización. Asigna el periodo de la contabilización. Asigna la moneda del registro, si fuera moneda USD se puede asignar un tipo de cambio, de lo contrario se utilizara el del día. Se puede ingresar una referencia al movimiento que se está realizando Txt.cab.doc. Texto de cabecera del documento Se puede ingresar una breve explicación a la referencia ClvCT Clave de contabilización con la que ha de entrarse de la posición del documento Cuenta Cuenta que se ha contabilizar el documento o registro Asigna posición 40=Debe, 50=Haber Se ingresa la cuenta que se desea afectar. Página 9

10 Al ingresar los datos requeridos se da ENTER y se ingresa la siguiente información. Nombre de campo Importe Asignación Texto ClvCT Descripción Importe de la posición de documento en la moneda del documento. Es una información adicional que se le puede agregar al documento o registro. Texto explicativo para la posición del documento Clave de contabilización con la que ha de entrarse de la posición del documento Cuenta Cuenta que se ha contabilizar el documento o registro Acción del usuario y valores Ingresa el monto Ingresa una información adicional Ingresa una explicación de lo realizado Asigna posición 40=Debe, 50=Haber Se ingresa la cuenta que se desea afectar. Página 10

11 Al ingresar los datos se presiona ENTER y se ingresa la información complementaria para la siguiente posición del documento. Nombre de campo Importe Asignación Texto Descripción Importe de la posición de documento en la moneda del documento. Es una información adicional que se le puede agregar al documento o registro. Texto explicativo para la posición del documento Acción del usuario y valores Ingresa el monto Ingresa una información adicional Ingresa una explicación de lo realizado Si ya no hay mas posiciones que se deba ingresar se puede simular el movimiento con el botón. Página 11

12 Si la información es la correcta se graba el registro con el botón, y el movimiento fue grabado con éxito. Página 12

13 Modificar Documento Contable Existe una transacción FB02, la cual deja modificar Asignación y Texto en cualquiera de las posiciones del documento. Acceso a la transacción Vía Código de transacción FB02 Modificar Documento Nombre de campo No. Documento de Descripción El número de documento es la clave con la cual se accede a un documento contable. Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad. Acción del usuario y valores Ingresa el documento que desea visualizar registrada posteriormente Sociedad GT a consultar el documento. Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el documento Si no se sabe el documento a modificar se pueden enlistar los documentos, presionando el botón Página 13

14 Nombre de campo Sociedad Descripción Clave que identifica unívocamente la sociedad. Acción del usuario y valores Sociedad GT a consultar el documento. Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el documento Ledger Designar un Ledger en la contabilidad principal Se ingresa el Ledger del documento registrado. Al ingresar los tres datos básicos anteriores se ejecuta la acción con el botón. Al dar doble CLICK al documento requerido aparece la información que contiene la operación Página 14

15 En la información aparece el registro grabado, al dar doble CLICK en una de las posiciones se puede ingresar a los campos de Asignación y Texto los cuales se pueden modificar. Página 15

16 Para pasar de una posición a otra se pueden utilizar los botones de Posición Anterior o Posición Siguiente Cuando se hayan realizado las modificaciones se presiona el botón, para grabar los cambios realizados. Página 16

17 Registra Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers Para los movimientos que se necesitan hacer a la contabilidad por las normas NIF, SAP dispone de la transacción FB50L para poder realizar los registros necesarios. Acceso a la transacción Vía Código de transacción FB50L Registrar documento cuenta mayor para grupo ledgers Nombre de campo Fecha Documento Moneda Fecha contab. Gr.ledgers Descripción La fecha de documento es la fecha de creación del documento original Clave de la moneda que se gestionaron en el sistema Acción del usuario y valores Se ingresa la fecha del documento original, haciendo referencia el mes vigente. Se ingresa la moneda local GTQ (Quetzal guatemalteco) Fecha en la cual se va quedar registrada el Asigna la fecha de contabilización. documento o registro en la contabilidad financiera o contabilidad de costes. Designa unívocamente un grupo de ledgers. Se asigna el grupo de ledgers que necesita AF=Ledger para Activos Fijos IFRS Referencia Documento o alguna referencia del movimiento 0LAF=Principal con Activos Fijos IFRS Se puede ingresar una referencia al movimiento que se está realizando Txt.cab.doc. Texto de cabecera del documento Se puede ingresar una breve explicación a la referencia Cta.mayor D/H Importe moneda doc. Centro de Coste o Ce. Beneficio Número de cuenta de la cuenta de mayor sobre la que se actualizan las cifras de movimiento Muestra a qué lado de la cuenta (S = Debe, H = Haber) se realiza la actualización de las cifras de movimientos. Importe de la posición de documento en la moneda del documento. Clave que identifica un centro de coste de forma univoca Se ingresa la cuenta que se desea afectar, que no sea cuenta asociada Ubicar posición de la cuenta. Ingresa el monto Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto, se define un centro de costo que va afectar Página 17

18 Al consignar los datos se graba la información con el botón. Página 18

19 Registrar Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers Para los movimientos que se necesitan hacer a la contabilidad por las normas NIF, SAP dispone aparte de la transacción FB50L existe la FB01L para poder realizar los registros necesarios. Acceso a la transacción Vía Código de transacción FB01L Contabilización general para grupo ledgers Nombre de campo Fecha Documento Descripción La fecha de documento es la fecha de creación del documento original Clase La clase de documento sirve para clasificar los documentos o registros realizados en la contabilidad. Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad. Fecha contab. Fecha en la cual se va quedar registrada el documento o registro en la contabilidad Periodo Moneda/T/C Gr.ledgers financiera o contabilidad de costes. Periodo en la cual se quedara registrado el documento o registro Clave de la moneda que se gestionaron en el sistema Acción del usuario y valores Se ingresa la fecha del documento original, haciendo referencia el mes vigente. Asigna la clasificación del registro Sociedad GT que se necesita hacer el registro. Asignar la fecha de contabilización. Asigna el periodo de la contabilización. Asigna la moneda del registro, si fuera moneda USD se puede asignar un tipo de cambio, de lo contrario se utilizara el del día. Designa unívocamente un grupo de ledgers. Se asigna el grupo de ledgers que necesita AF=Ledger para Activos Fijos IFRS 0LAF=Principal con Activos Fijos IFRS Referencia Documento o alguna referencia del movimiento Se puede ingresar una referencia al movimiento que se está realizando Txt.cab.doc. Texto de cabecera del documento Se puede ingresar una breve explicación a la referencia ClvCT Clave de contabilización con la que ha de Asigna posición 40=Debe, 50=Haber entrarse de la posición del documento Cuenta Cuenta que se ha contabilizar el documento o registro Al ingresar los datos requeridos se da ENTER y se ingresa la siguiente información. Se ingresa la cuenta que se desea afectar. Página 19

20 Al ingresar los datos se presiona ENTER y se ingresa la información complementaria para la siguiente posición del documento. Nombre de campo Importe Asignación Texto ClvCT Cuenta Descripción Importe de la posición de documento en la moneda del documento. Es una información adicional que se le puede agregar al documento o registro. Texto explicativo para la posición del documento Clave de contabilización con la que ha de entrarse de la posición del documento Cuenta que se ha contabilizar el documento o registro Acción del usuario y valores Ingresa el monto Ingresa una información adicional Ingresa una explicación de lo realizado Asigna posición 40=Debe, 50=Haber Se ingresa la cuenta que se desea afectar. Página 20

21 Cuando se registren los datos se presiona ENTER para la siguiente posición. Nombre de campo Importe Centro de Coste o Ce. Beneficio Asignación Texto Descripción Importe de la posición de documento en la moneda del documento. Clave que identifica un centro de coste de forma univoca Es una información adicional que se le puede agregar al documento o registro. Texto explicativo para la posición del documento Acción del usuario y valores Ingresa el monto Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto, se define un centro de costo que va afectar Ingresa una información adicional Ingresa una explicación de lo realizado Página 21

22 Si ya no hay mas posiciones que se deba ingresar se puede simular el movimiento con el botón. Página 22

23 Si la información es la correcta se graba el registro con el botón, y el movimiento fue grabado con éxito Página 23

24 Anular Documento Contable Al registra un documento en la contabilidad, este registro no se puede borrar por lo cual se necesita anular el movimiento con la transacción FB08. Acceso a la transacción Vía Código de transacción FB08 Anular Documento Nombre de campo No. Documento de Descripción El número de documento es la clave con la cual se accede a un documento contable. Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad. Acción del usuario y valores Ingresa el documento que desea visualizar, registrada posteriormente, para luego anularla Sociedad GT a consultar el documento. Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el documento Motiv.anulacion Motivo para efectuar la contabilización inversa o la anulación. Motivo de la cual se va anular el registro; 01 Anulación en período actual 02 Anulación en período cerrado 03 Contabil.negativa en período actual 04 Contabil.negativa en período cerrado 05 Asiento por ajuste de personificación Página 24

25 Si no se sabe el documento a consultar se pueden enlistar los documentos, presionando el botón Nombre de campo Sociedad Descripción Clave que identifica unívocamente la sociedad. Acción del usuario y valores Sociedad GT a consultar el documento. Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el documento Ledger Designar un Ledger en la contabilidad principal Al ingresar los tres datos básicos anteriores se ejecuta la acción con el botón. Se ingresa el Ledger del documento registrado o se deja en blanco para ver todos los registros. Al dar doble CLICK al documento requerido aparece la información que contiene la operación. Página 25

26 Al estar seguro que es el documento que se desea anular se presiona el botón crea un nuevo registro, con la reversión del documento original., para concluir la anulación, y Página 26

27 Anular Documento contable en Masa Al registra un documento en la contabilidad, este registro no se puede borrar por lo cual se necesita anular el movimiento con la transacción FB08, pero si son varios movimientos que se necesitan anular existe la transacción F.80, la cual anula en masa. Acceso a la transacción Vía Código de transacción Nombre de campo F.80 Anulación de documentos en masa Descripción Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad. No. Documento de El número de documento es la clave con la cual se accede a un documento contable. Acción del usuario y valores Sociedad GT a consultar el documento. Ingresa el documento que desea visualizar, registrada posteriormente, para luego anularla del, al. Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el documento Ledger Designa unívocamente un grupo de ledgers. Se ingresa el Ledger del documento registrado. Motiv.anulacion Test Motivo para efectuar la contabilización inversa o la anulación. Controla si una ejecución de test tiene lugar o no. Motivo de la cual se va anular el registro; 01 Anulación en período actual 02 Anulación en período cerrado 03 Contabil.negativa en período actual 04 Contabil.negativa en período cerrado 05 Asiento por ajuste de personificación Puede utilizarse la opción de test para visualizar antes la ejecución final. Página 27

28 Para ejecutar el proceso se presiona el botón. Página 28

29 Si es correcta la anulación que se necesita realizar se presiona el botón anterior con el botón y desmarcar la opción Test, para anular en definitiva., o regresar a la pantalla Página 29

30 Datos maestros Claves Los datos maestros que se requiera para las operaciones contables son; Sociedad Posición Transacción GT01 GT02 GT03 GT04 GT05 GT06 GT07 GT08 GT09 S= Debe H= Haber 40= Debe 50= Haber FB50 Registrar cuenta de mayor FB50L Registrar cuenta mayor grupo de ledgers F-02 Contabilización general FB01L Registrar contabilización grupo de ledgers FB09 Modificar Posición documento deudor FB02 Modificar documento contable FB03 Visualizar documento contable FB08 Anular documento contable F.80 Anular documentos en masa Normativas o procedimientos Relación de planos de Negocio al Manual de Usuario BBP Operaciones Contables Inducción a SAP Ver presentación CAP-SAP FI OPERACIONES CONTABLES Página 30