COMPONENTES DE UN DOCUMENTO SAP

Transcripción

1 COMPONENTES DE UN DOCUMENTO SAP 1 de 7

2 COMPONENTES DE UN DOCUMENTO SAP Un documento de SAP está compuesto principalmente de dos partes, la cabecera y las posiciones. A continuación pasamos a explicar brevemente el contenido e implicaciones de los campos que conforman ambos bloques. 1. Cabecera de documento La cabecera de documento contiene datos válidos para todo el documento. Estos datos se introducen en la parte superior de la primera pantalla. Los campos con el signo? tienen que completarse obligatoriamente, mientras que el resto son opcionales: Fecha de documento 2 de 7

3 Clase de documento Las clases de documento tienen como función la clasificación de operaciones contables, limitando la contabilización sobre ellos a determinados tipos de apuntes directamente relacionados. Cada clase de documento tiene asignado un rango de números que nos determina el nº de documento que se está contabilizando. Sociedad Fecha de contabilización (obligatorio) De esta fecha se derivan el periodo y ejercicio de contabilización 3 de 7

4 Moneda Otros campos de cabecera (referencia, texto, nº doc. multisociedad) 2. Posición de documento Dentro de la primera linea de cada posición se encuentran los siguientes campos: Clave contable (ClvCT): Las claves contables están divididas en distintos conceptos que determinan si el apunte de dicha posición vá al Debe ó al Haber y condicionan el contenido de los siguientes campos, de manera que solo permiten la entrada de determinadas cuentas é indicadores de CME según corresponda. La clave contable junto con el grupo Status de campo indicado en el maestro de la cuenta de mayor utilizada, nos determinan los campos de las siguientes pantallas a cumplimentar. 4 de 7

5 Cuenta: Este campo debe alimentarse con el nº de cuenta de mayor, código de deudor ó acreedor, nº de activo fijo,..según corresponda en función del tipo de documento y clave contable seleccionada. Desplegando el match-code vemos como el sistema nos propone directamente el tipo de entrada que debemos seleccionar (viene derivado de la clave contable fijada previamente). Podemos limitar la visualización de posibles entradas haciendo uso del símbolo *. Por ejemplo, si lo que queremos es visualizar unicamente las cuentas de bancos, debemos indicar en el campo Cuenta de mayor 572* donde el asterísco sustituye todas las posibles combinaciones de números que comienzen por 572. Si por el contrario pulsamos intro sin indicar nada en el campo Cuenta de mayor, el sistema nos mostrará todas las cuentas de mayor existentes para la sociedad indicada. Para seleccionar la cuenta a utilizar haremos doble click sobre ella. 5 de 7

6 Indicador de cuenta de mayor especial (In.CME): Tanto los deudores como los acreedores son gestionados mediante códigos. Cada código de deudor ó acreedor tiene asignado una cuenta asociada que se actualizará con los movimientos que se realicen sobre los mismos. Por ejemplo, existirá una única cuenta de clientes que se actualizará con los movimientos que se produzcan en todos los deudores que tengan dicha cuenta como asociada. Cliente: Cliente: Cuenta asociada: Cliente: n Sin embargo, existen varias operaciones que afectan a deudores ó acreedores y que deben actualizar otras cuentas de mayor que no se correspondan con las cuentas asociadas. En estos casos, es donde mediante el uso de los indicadores de CME, direccionamos los movimientos en deudores ó acreedores a otras cuentas de mayor distintas de la cuenta asociada a cada uno de ellos. Cliente: Cuenta asociada: In.CME: W Cuenta Mayor Especial: Las siguientes pantallas no forman parte de un documento de SAP, pero ayudan a comprender el funcionamiento de los indicadores de CME: 6 de 7

7 Clase de movimientos Las clases de movimientos hacen referencia a la naturaleza de las operaciones relacionadas con Activos Fijos (Si se trata de un alta, baja,...) 7 de 7