DATOS MAESTROS DE ACREEDORES

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1 DATOS MAESTROS DE ACREEDORES 1 de 23

2 DATOS MAESTROS 1. Creación de un acreedor Para acceder a este menú hay que seguir el siguiente camino en el Funcional: MENU de usuario/ Finanzas/ Datos maestros/ Acreedores/ Crear. (Transacción FK01) Como podemos observar en la pantalla a la que accedemos, existen dos alternativas para crear un acreedor: a) Crear el acreedor directamente 2 de 23

3 b) Crear el acreedor como copia de un acreedor modelo a) Creación directa del acreedor En la pantalla anterior debemos indicar la sociedad en la que queremos crear el acreedor y el grupo de cuentas del que formará parte. Respecto a este último campo, si desplegamos el match-code, podemos visualizar los grupos de cuentas existentes. Los definidos para PANAMA son exclusivamente los siguientes: - Empresas Asociadas (AASO) - Acreedores Extranjeros (AEXT) - Empresas del Grupo (AGRU) - Acreedores Nacionales (APAN): Serán todos los acreedores habituales - Acreedores Pro Diversos (ACPD) : Serán aquellos acreedores eventuales - Personal (APER) En nuestro ejemplo, daremos de alta en Hípica de Panamá un acreedor nacional, por lo que seleccionamos el grupo de cuentas APAN Acreedores Panameños. El campo Acreedor se puede alimentar manual o automáticamente, dependiendo si el grupo de cuentas tiene asignado un rango de números interno o externo. Para los grupos de acreedores Empresas Asociadas y Empresas del Grupo debemos realizar una entrada manual en este campo que se corresponderá con el código de la sociedad en SAP. 3 de 23

4 Ejemplo: Si queremos crear el acreedor Codere Panamá en Hípica de Panamá, debemos indicar en el campo Acreedor : CPAN El grupo de cuentas de acreedores de personal (APER), la asignación del código también es externa, si bién en este caso será numérica. Una vez indicada la sociedad y el grupo de cuentas pulsamos intro, accediendo a la siguiente pantalla: En esta pantalla, debemos completar los campos obligatorios (aparecen con el signo? ) y otros opcionales: - Nombre - Concepto de búsqueda (a la hora de seleccionar un acreedor permite una identificación más rápida) - Datos de Dirección. Tenemos la opción de ampliar este tipo de información pulsando el botón 4 de 23

5 - Datos de comunicación Una vez completados estos datos, podemos acceder a la siguiente pantalla del maestro de acreedores pulsando intro o a través del icono : En esta pantalla, el único campo que se debe completar obligatoriamente es el Nº de identificación fiscal, que lo recogera automaticamente si lo hemos indicado en la pantalla anterior. Los campos a completar obligatoriamente, dependen del grupo de cuentas utilizado. En el caso en el que este acreedor sea a su vez deudor de la sociedad, debemos completar el campo Cliente con el nº del mismo. Pulsando intro o bien accedemos a la siguiente pantalla del maestro: 5 de 23

6 Esta pantalla se corresponde con los datos bancarios del acreedor. En el grupo de campos Pagos, tenemos la opción de indicar un receptor del pago alternativo a dicho acreedor. Si además queremos que se refleje en el documento de pago, marcaremos el flag Entradas individuales y pulsaremos el botón Receptor pago permitido, accediendo a una pantalla en la que indicaremos el nº de cuenta del acreedor alternativo. Pulsamos intro para acceder a la siguiente pantalla del maestro: 6 de 23

7 En esta pantalla indicaremos en el campo Cuenta asociada aquella cuenta de Mayor que se alimentará con los movimientos de dicho acreedor. (En nuestro ejemplo Proveedores). Los campos clave de clasificación y grupos de tesorería son obligatorios de completar. El campo de clave de clasificación deberá rellenarse siempre con la clave 009. Para cada grupo de cuentas de acreedores, las cuentas asociadas que podemos utilizar son las siguientes: Para el grupo de cuentas APAN: Cuenta de mayor Denominación de la cuenta PROVEEDORES ACREEDORES POR PRESTACIONES DE SERVICIOS Para el grupo de cuentas AEXT: Cuenta de mayor Denominación de la cuenta PROVEEDORES MONEDA EXTRANJERA ACREEDORES (MONEDA EXTRANJERA) Para el grupo de cuentas AGRU: Cuenta de mayor Denominación de la cuenta PROVEEDORES EMPRESAS DEL GRUPO ACREEDORES EMPRESAS GRUPO Para el grupo de cuentas AASO: Cuenta de mayor Denominación de la cuenta PROVEEDORES EMPRESAS ASOCIADAS ACREEDORES EMPRESAS ASOCIADAS Para el grupo de cuentas APER: Cuenta de mayor Denominación de la cuenta ACREEDORES PERSONAL 7 de 23

8 También debemos indicar la clave de clasificación de sus partidas (Este campo debe completarse siempre con la entrada 009-Nº de doc.externo ) y el Grupo de gestión de tesoreria. Si desplegamos el match-code de este campo, vemos los grupos definidos. Pulsamos intro o para acceder a la siguiente pantalla del maestro: 8 de 23

9 En esta pantalla debemos marcar el flag Verif.fra.dob obligatoriamente. En el caso de que el pago a nuestro acreedor esté sujeto a determinadas condiciones y días, completaremos los campos incluidos en Datos de pago, desplegando en cada uno el match-code y seleccionando la entrada oportuna. Por otro lado, si el pago al acreedor lo realizamos a través de programas automáticos y a través de las mismas vías, estas debemos indicarlas en el campo Vías de pago. Desplegando el match-code de este campo podemos seleccionar entre las distintas vías existentes: Pulsamos intro para acceder a la siguiente pantalla del maestro: En esta pantalla todos los campos, a completar con los datos de correspondencia, son opcionales. Pulsamos intro para acceder a la siguiente pantalla del maestro: 9 de 23

10 Esta pantalla debe completarse, siempre y cuando el acreedor esté sujeto a retención, de la siguiente manera: - Tipo de retención: Desplegando el match-code podemos seleccionar entre las distintas opciones parametrizadas para Codere Panamá: En nuestro ejemplo al tratarse de un residente seleccionaremos P1-Retención impto. sobre renta residentes. - Indicador de retención: Desplegando el match-code podemos seleccionar entre las distintas opciones: En nuestro ejemplo seleccionamos 01 Servicio prestado integramente en Panamá 10 de 23

11 - Sujeto: Este flag debe marcarse Esta es la última pantalla del maestro del acreedor, por lo que debemos grabar: El sistema nos facilita un mensaje con el Nº de cuenta asignado al acreedor: b) Creación de un acreedor con modelo Finanzas/ Datos maestros/ Acreedores/ Crear (Transacción: FK01) En esta pantalla debemos indicar el nº de cuenta del acreedor modelo y la sociedad a la que está asignado. Por otro lado debemos indicar la sociedad en la que queremos crear el acreedor y asignarle un nº de cuenta, pues de no hacerlo, el sistema no copiará ninguno de los datos del acreedor modelo (es aconsejable darle el mismo nº de cuenta que tiene el acreedor modelo) A continuación pulsamos intro, apareciendo los datos de sociedad del maestro del acreedor pero con los campos completos al igual que el acreedor modelo. Los datos generales del maestro del acreedor modelo son copiados automáticamente por el sistema: 11 de 23

12 Podemos visualizar el resto de pantallas moviéndonos con los iconos Todas las entradas son modificables, es decir, si algún dato varía de una sociedad a otra, se puede modificar. A continuación sólo quedaría grabar. 2. Modificación de un acreedor Dentro del menú de acreedores debemos seguir el siguiente camino: Datos Maestros/ Modificar (Transacción: FK02) 12 de 23

13 En esta pantalla, debemos indicar el Nº de cuenta del acreedor al queremos modificar los datos maestros y la sociedad en la que deseamos hacerlo. Por otro lado, debemos marcar los flags de Datos Generales y Datos de sociedad en los que se encuentren los datos que queremos modificar. Pulsando el icono, marcamos todos los flags y pulsando el icono, los desmarcamos todos. A continuación pulsamos intro, accediendo a las pantallas de datos seleccionadas: Una vez realizada la modificación oportuna, grabamos, facilitándonos el sistema un mensaje confirmando que se han efectuado las modificaciones. 3. Visualización de un acreedor Dentro del menú de acreedor, debemos seguir el siguiente camino: Datos maestros/ Visualizar (Transacción: FK03) 13 de 23

14 En esta pantalla debemos operar de la misma manera que en el caso de modificación de los datos del acreedor, es decir, indicaremos Nº de cuenta del acreedor y la Sociedad. También debemos marcar que grupos de datos queremos visualizar (al menos debemos marcar un flag). A continuación pulsando intro accedemos a visualizar los datos maestros seleccionados del acreedor. 4. Bloquear / Desbloquear Mediante esta función se pueden bloquear las cuentas de acreedor sobre las que se estime que no deben hacerse movimientos. Dentro del menú de acreedores debemos seguir el siguiente camino: Datos maestros/ Bloquear Desbloquear (Transacción: FK05) En esta pantalla, indicaremos el Nº de cuenta del acreedor y la sociedad en la que no queremos que se registren movimientos. 14 de 23

15 A continuación pulsamos intro accediendo a la siguiente pantalla, en la que debemos indicar el nivel de bloqueo, es decir, si es válido para todas las sociedades o solo para la sociedad seleccionada: Situando el cursor sobre el Nº de cuenta del acreedor y pulsando el botón Cuenta referencia, accedemos a las pantallas con los datos maestros del mismo. A continuación solo quedaría grabar. Para Desbloquear la cuenta de acreedor, seguiríamos el mismo camino en el menú de acreedores e indicaríamos el Nº de cuenta del acreedor a desbloquear y la sociedad: A continuación pulsamos intro y accedemos a la pantalla con los datos de bloqueo: Desmarcamos el flag de bloqueo y grabamos. 5. Fijar petición de borrado A través de esta función, tenemos la posibilidad de marcar para borrado cualquier cuenta de acreedor, si bien el borrado en sí, debe realizarse a través de un programa de borrado que posee el sistema. 15 de 23

16 También tenemos la posibilidad de bloquear la cuenta del acreedor para que no sea incluida a la hora de lanzar el programa de borrado. Debemos seguir el siguiente camino en el menú de acreedores: Datos maestros/ Fijar petición de borrado (Transacción: FK06) Al igual que en funciones anteriores, aquí también debemos indicar el Nº de cuenta del acreedor y la sociedad. Pulsamos intro y accedemos a la pantalla con los datos de petición y bloqueo de borrado. A través de los flags de Peticiones de borrado y Bloqueo de borrado indicamos al sistema el nivel al que queremos realizar dichas acciones: Una vez marcados los flags correspondientes, grabamos. 6. Confirmación de modificación A través de esta función, tenemos la posibilidad de comprobar que las modificaciones realizadas en el acreedor, se han llevado a cabo. Existen dos posibilidades para realizar esta confirmación: individualmente o por lista. Para realizar la comprobación individual, seguiremos el siguiente camino en el menú de acreedores: 16 de 23

17 MENU SAP/ Finanzas/ Gestión Financiera/ Acreedores/ Datos maestros/ Confirmación modificación/ Individualmente (Transacción: FK08) En esta pantalla indicaremos el Nº de cuenta del acreedor en el que se realizaron modificaciones y la sociedad correspondiente. Pulsando intro accedemos a la pantalla con la información: Como podemos observar el status de las modificaciones es de Confirmado. MENU SAP/ Finanzas/ Gestión Financiera/ Acreedores/ Datos maestros/ Confirmación modificación/ Lista (Transacción: FK09) En esta pantalla, indicaremos la sociedad o sociedades e indicaremos el acreedor o intervalo de acreedores en los que queremos verificar las modificaciones. Marcaremos los flags en función del tipo de información que queremos obtener y a continuación pulsaremos el icono ejecutar. 17 de 23

18 7. Visualización de modificaciones Para visualizar las modificaciones realizadas en los datos maestros de un acreedor, debemos seguir el siguiente camino en el menú de acreedores: Datos maestros/ Visualizar modificaciones (Transacción: FK04) En esta pantalla, debemos indicar el Nº de cuenta del acreedor y la sociedad en la que queremos visualizar las modificaciones realizadas. Existe la posibilidad de acotar más la información por fecha de modificación, hora o usuario que la ha realizado. Para ello completaremos los campos incluidos dentro de Periódo de la modificación. A continuación pulsamos intro y accedemos a la siguiente pantalla que contiene los datos de las distintos campos modificados: Podemos acceder la información sobre las modificaciones realizadas en cada campo pinchando dos veces sobre el campo deseado o seleccionándolo y pulsando el icono : Pinchando dos veces sobre cualquiera de las modificaciones realizadas, accedemos a más información sobre las mismas (quien la realizó, cuando,...): 18 de 23

19 Volviendo a la lista de campos modificados, podemos acceder a un resumen de todas las modificaciones hechas, pulsando el botón Modificaciones (todas) : Todo este proceso se puede realizar desde el propio registro maestro del acreedor seleccionando en el menú: Entorno/ Modificaciones cta./ Campos (todos) o Campos sensibles 8. Compensar A través de esta función tenemos la posibilidad de: - Comparar los datos maestros de acreedores creados en los módulos de Finanzas y Compras MENU SAP/ Finanzas/ Gestión Financiera/ Acreedores/ Datos maestros/ Compensar/ Compras Contabilidad (Transacción:F.48) 19 de 23

20 En esta pantalla completaremos los campos en función del nivel de información que queremos obtener. En nuestro ejemplo, queremos visualizar todos los acreedores creados en la contabilidad de Hípica de Panamá, para los que no se ha creado su maestro a nivel central en el módulo de compras. Para ello, en el campo Sociedad de Datos específicos de Contabilidad indicaremos HIPA, y en Condiciones de selección marcaremos el flag Sin crear en compras. A continuación pulsaremos el icono Ejecutar : - Copiar los datos maestros de los acreedores de una sociedad en una o varias sociedades. Es una función similar a la creación de acreedores con modelo, pero con la opción de hacerlo en masa. MENU SAP/ Finanzas/ Gestión Financiera/ Acreedores/ Datos maestros/ Compensar/ Sociedades/ Emitir (Transacción: FK15) 20 de 23

21 En esta pantalla, debemos indicar: - Acreedor o intervalos de acreedores que queremos copiar. A través del botón, podemos realizar una selección individual de los acreedores: - Sociedad fuente - Fecha de modificación de los acreedores: Sólo se seleccionan las cuentas cuyos datos hayan sido creados o modificados a partir de dicha fecha. - Marcaremos los flags en función de los datos y características de los mismos que queramos transportar. - Sociedad o sociedades de destino de estos datos 21 de 23

22 - Nombre de fichero: Este campo sólo se completará en el caso de realizar el transporte de datos a un sistema SAP diferente. Una vez completados los campos, ejecutamos el proceso pulsando el icono. De esta forma se crea un juego de datos Batch-input que debemos procesar para llevar a cabo el transporte de estos datos. Para ello haremos desde el mismo menú Sistemas/ Servicios/ Batch-input/ Tratar (Transacción: SM35) 9. Bancos A través de esta función podemos alimentar la tabla de Bancos (propios, de acreedores,...). Es a la hora de completar los datos bancarios en el maestro cuando podemos seleccionar entradas de esta tabla. 22 de 23

23 10. Actualización central de acreedores A través de esta función podemos crear, modificar, visualizar, etc...acreedores, pero a nivel Compras es decir, aquellos proveedores o acreedores por compras no por prestación de servicios: El procedimiento es igual que para la creación de acreedores en contabilidad, pero debiendo indicar además la Organización de compras correspondiente. Pulsando intro vamos accediendo a las distintas pantallas del maestro que iremos completando. 23 de 23