MARCAJE ESPECIAL DE DEUDAS

Transcripción

1 MARCAJE ESPECIAL DE DEUDAS 1 de 12

2 MARCAJE ESPECIAL DE DEUDAS En SAP existe la posibilidad, a efecto informativo, de indicar el status en el que se encuentran aquellas partidas que por determinadas circunstancias conviene tener identificadas, como por ejemplo partidas "incobrables, en situación de asesoria, etc... En el caso de que estas partidas se traten de un préstamo, con sus respectivos cobros, tendremos que ir al documento de préstamo, y dentro de características adicionales, modificarle el status de deuda: 2 de 12

3 Este proceso hará que directamente se modifique el status en el documento contable del préstamo, y los cobros relacionados con el mismo, se actualizarán automáticamente a través de un proceso en fondo que se realizará de forma masiva por la noche. De todas formas el proceso que detallamos a continuación es la forma manual de hacer este cambio masivo de partidas, si queremos una actualización de las mismas de forma inmediata: Para ello seguiremos el siguiente camino en el menú funcional: Finanzas /Deudores /Cuenta /Visualizar /Modificar partidas (Transacción FBL5N) 3 de 12

4 En esta pantalla una vez indicado el deudor y la sociedad a tratar, marcaremos el flag Partidas abiertas y a continuación pulsaremos, accediendo a la siguiente pantalla: En esta pantalla pincharemos dos veces sobre la partida a tratar, accediendo a los datos de la misma: A continuación seguiremos el siguiente camino en el menú: Detalles/ Otros datos 4 de 12

5 De esta forma accedemos a la siguiente pantalla, donde indicaremos en el campo Status deuda la situación correspondiente: Este campo ha de completarse cuando no deseemos que estas partidas aparezcan en los informes de los recaudadores, o bien cuando estando la deuda documentada en efectos, estos últimos no estén aceptados. Dentro del match code del campo Status de deuda tenemos varias opciones para elegir la que se adapte a las circunstancias de la deuda en cuestión: Las cuatro primeras opciones desde INCOBRO IN hasta INCOBRO FI pasando por ASESORIA y AGENCIA son diversas situaciones por las que puede transitar una deuda desde el momento en que se considera su posible incobro. Es posible que inicialmente consideremos que la deuda no se va a poder cobrar, en este caso elegiríamos la primera opción. Puede ser que la hayamos reclamado judicialmente, o que hayamos contratado los servicios de una agencia de cobro, en este caso seleccionaríamos las opciones Asesoria y Agencia respectivamente. O que dadas las circunstancias la consideremos definitivamente incobrable, eligiendo así la siguiente opción. ABONO, como su propia explicación indica, refleja una deuda en espera de ser abonada, por eso mismo no debe aparecer en el informe del recaudador, siendo por este motivo por el que debemos indicar en este campo esta situación. 5 de 12

6 COB DIRECT Este concepto se indicará en aquellas deudas de clientes que, sin ser incobrables, no van a ser cobradas por el recaudador, sino a través de cualquier otra via. De esta forma evitamos que dichas partidas aparezcan en el listado de deudas por recaudador. PTE ACEPT Este concepto se utilizará para identificar aquellas partidas abiertas en la cuenta 43100X -Efectos comerciales a cobrar, que correspondan a efectos pendientes de aceptar por parte del cliente. A continuación, pulsamos intro y grabamos. A través del icono a la pantalla inicial: volvemos Para poder visualizar las partidas que se encuentran con un marcaje especial, deberemos seleccionar modificar disposición. Para ello pulsaremos el botón, que nos lleva a la siguiente pantalla: 6 de 12

7 Donde debemos seleccionaremos el campo STATUS DE DEUDA y pulsar. Una vez hecho estó aceptamos mediante y accedemos a la lista de las partidas, donde podemos observar que aparece el status deuda indicado anteriormente: También es posible realizar un marcaje masivo de partidas, para ello procederemos de la siguiente forma: Para facilitar este marcaje en aquellos casos en los que el cliente tenga un elevado nº de partidas, se han desarrollado las siguientes utilidades: - Obtención del listado de partidas a modificar Finanzas/ Deudores/ Cuenta/ Cambio status deuda/ Listado de partidas. 7 de 12

8 Así llegamos a la siguiente pantalla de selección: Aquí indicaremos el cliente ó clientes a los que vamos a marcar la deuda, y la sociedad ó sociedades. Podemos limitar además por cuenta contable ó concepto de liquidación. Al ejecutar obtenemos un listado como este, en el que aparecen las partidas abiertas con los datos que posteriormente necesitaremos: 8 de 12

9 Este informe de partidas lo bajaremos a una hoja de calculo, que posteriormente prepararemos para poder ejecutar el programa de modificación. 9 de 12

10 Una vez hecho esto, vamos a ver el fichero, para lo cual debemos abrirlo como un arcrivo de Excel En este fichero suprimimos las dos primeras columnas y la columna de status deuda actual, de tal forma que la primera columna que nos quede indique los numeros de documento, y añadimos en la columna siguiente de la hoja de calculo, el status de deuda con el que vamos a alimentar el campo correspondiente, en nuestro caso: COB DIRECT 10 de 12

11 Una vez hecho esto, hacemos una copia de la hoja, y pegamos, con Pegado especial/ Solo valores, en el archivo Status deuda que os adjuntamos,fichero preparado con las medidas adecuadas que ha de tener el fichero de carga. A continuación, guardamos este nuevo documento con formato prn, Texto con formato (delimitado por espacios). - Ejecución del programa de modificación del estatus Una vez que tengamos el archivo de carga preparado, solo nos quedaria ejecutar el programa. Para ello seguimos el siguiente camino: Finanzas/ Deudores/ Cuenta/ Cambio Estatus Deuda/ Modificar partidas 11 de 12

12 En el campo NOMBRE debemos indicar la ubicación del fichero que acabamos de generar. A continuación ejecutaremos el programa, el cuál generará un batch-input, que una vez ejecutado, alimentara el campo Status deuda de los documentos. Para verlo, podemos acceder a la visualización de partidas de uno de los clientes, con la estructura de linea Status deuda, y observamos como todos los documentos tienen alimentado este campo con COB DIRECT : 12 de 12