GESTIÓN DE CARTAS DE AVISO

Transcripción

1 GESTIÓN DE CARTAS DE AVISO 1 de 16

2 GESTIÓN DE CARTAS DE AVISO. Se ha creado una nueva herramienta para reclamar a aquellos clientes con morosidad en el cobro de anticipos de recaudaciones. El control de este tipo de deudas lo realizaremos a través de varios pasos, pero siempre a través del mismo programa, ejecutándolo de manera diferente para cada caso. El programa se encuentra en: Finanzas/ Préstamos/ Otras Operaciones/ Gestión de cartas de aviso (Transacción ZZMENF218) 1. Identificación de los anticipos de recaudación considerados morosos. Los préstamos a los que vamos a considerar morosos son aquellos que cumplen las siguientes características: - Préstamos con status COB DIRECT con más de 10 cuotas vencidas o todas sus cuotas vencidas. - Préstamos sin status con más de 10 cuotas vencidas o todas sus cuotas vencidas. Las cuotas vencidas son semanales, por tanto son aquellos préstamos que tengan su deuda vencida en más de 70 días. En caso de que las cuotas sean quincenales, mensuales, etc., el número de cuotas será proporcional a este periodo de tiempo. Para identificar todos estos préstamos debemos ejecutar el programa de Cartas de aviso. 2 de 16

3 En este programa podemos seleccionar los préstamos a tratar por varios campos de selección como Función de interlocutor, Nº de personal, Cliente, etc. Una vez marcado los criterios de selección, debemos dejar en blanco el campo Status aviso y marcado el flag Test. De momento únicamente vamos a visualizar los préstamos que cumplen los criterios anteriormente enumerados que aún no se les ha marcado ningún status de aviso. Una vez hecho esto pulsamos el icono. 3 de 16

4 Nos aparecerá un listado con todos aquellos préstamos que cumplen las condiciones mencionadas. Además los campos que nos aparecen por defecto podemos añadir algunos más pulsando el icono Haciendo doble clic sobre Número de préstamo vamos al préstamo: 4 de 16

5 2. Marcado del anticipo de recaudación con status 1 Aviso de cobro. Una vez ejecutado el programa en test., y habiéndonos asegurado de que los préstamos que nos han aparecido son los correctos, volveríamos a ejecutarlo en real. Para ello marcaremos los mismos criterios de selección y ejecutaremos desmarcando el flag Test y marcando a cambio el flag Aviso de cobro. Al marcar este flag, lo que le estamos indicando al programa es que debe utilizar la plantilla de la primera carta de los diferentes avisos que se pueden enviar. Pulsamos el icono de ejecutar y nos volverá a aparecer el informe: La principal diferencia entre ejecutar este programa en test (en modo informe) y en real, es que cada uno de los préstamos aparecerá precedido por un flag, de tal manera que podremos marcar o desmarcar aquellas deudas a las que queremos ponerles el status de aviso de Aviso de cobro. Por defecto, al ejecutar el programa, aparecerán marcadas todas las deudas. Debemos enmarcar aquellos préstamos a los que no queramos cambiar el status. 5 de 16

6 Una vez establecidos los que si queremos cambiar de status y los que no, gravamos y vamos para atrás. Entonces veremos sólo aquellos préstamos que hemos marcado. Una vez que estamos seguros que a estos queremos cambiarles el status de aviso volvemos a ir hacia atrás y nos aparecerá la siguiente ventana: 6 de 16

7 Al aceptar se nos generará un documento de Word con una carta para cada uno de los préstamos a los que le hemos incluido el status de aviso Aviso de cobro o status 1. Una vez generado el aviso debemos darle a imprimir o guardar dicho fichero con un nombre diferente al original ya que nunca se debe modificar la plantilla. En caso de que no guardemos el fichero y este se nos cierre, siempre podemos reimprimir las cartas que necesitemos, mediante la opción de reimpresión: 7 de 16

8 En cada uno de los préstamos podemos visualizar el status de aviso que tiene en ese momento y los status anteriores por los que ha ido pasando, con sus correspondientes fechas e importes. Sólo debemos pulsar el icono Pasaremos a visualizar una tabla como la siguiente: Aquí podemos ver el status de aviso de ese préstamo, la fecha en la que se le marcó, el importe pendiente vencido en ese momento y el número de cuotas vencidas. 8 de 16

9 3. Marcado del anticipo de recaudación con status 2 Carta certificada. Si a las cuatro semanas de la fecha de emisión de la carta de aviso de cobro no se ha solucionado la deuda, pasaremos a emitir un nuevo documento denominado Carta certificada. Para ello volveremos a ejecutar el informe: Marcamos de nuevo los criterios de selección, dejamos marcado el flag test y en este caso marcamos el campo Status aviso con el valor 1. Cada status de aviso tiene asignado un número para ir pasando de uno a otro, si desplegamos el match-code vemos a que corresponde cada uno: 9 de 16

10 En este caso vamos a previsualizar los préstamos con status 1 para pasarlos al siguiente status. Una vez comprobado que todos los préstamos son correctos, vamos para atrás y ejecutamos el programa en real. Para ello debemos desmarcar el flag test y marcamos Carta certificada que es el aviso que vamos a enviar: Nos volverá a aparecer el informe con todos los préstamos marcados en el flag de ejecución y al grabar e ir hacia atrás dos veces nos volverá a parecer la ventana para aceptar o cancelar el cambio de status: 10 de 16

11 Al aceptar se nos generará un documento Word con las cartas: Al seleccionar los datos para ejecutar el programa, en caso de que la plantilla que marquemos no se corresponda con el status que hayamos elegido, nos aparecerá el siguiente mensaje de error. 11 de 16

12 Por ejemplo, si seleccionamos el status 1 (para pasar al 2) y marcamos la plantilla Aviso de cobro, que corresponde con el paso de status blanco al 1, nos aparecerá dicho mensaje. 4. Marcado del anticipo de recaudación con status 3 Central de Cobros. Los préstamos se marcan con status 3 de manera automática, nosotros no tenemos que ejecutar el programa. Cuando pasen más de 10 días de la emisión de la Carta Certificada, si los préstamos no han tenido ningún cobro, de manera automática el status de aviso de estos se cambiará al valor 3. Este status no lleva asociado la emisión de ningún aviso, sólo es para dejar una marca en el préstamo de que se ha trasladado la deuda a la Central de Cobros y con que fecha se ha transferido. 5. Marcado del anticipo de recaudación con status 4 Burofax. Si a las cuatro semanas de la fecha de emisión de la Carta Certificada no se ha solucionado la deuda, se ha emitir un nuevo documento denominado Burofax. En esta ocasión volvemos a ejecutar el programa, en un primer momento en test., y después en real con las siguientes características: En el status de aviso debemos marcar el 3 y en la plantilla Burofax. 12 de 16

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14 6. Marcado del anticipo de recaudación con status 5. Si a las 4 semanas del Burofax no se ha solucionado la deuda el status de aviso pasará a un nuevo valor independiente del status de la deuda. Este último status de aviso no conlleva la emisión de ninguna carta. 7. Emisión de cartas libres. Además de las cartas que podemos emitir para los status de aviso 1, 2 y 4, podemos emitir dos cartas con características libres. A estas cartas les hemos asignado los status: - LI. Libre Informativa - LB. Libre Burofax Este tipo de cartas podemos emitirlas para cualquier préstamo y en cualquier momento siempre y cuando el préstamo no tenga status de deuda. Es decir, el préstamo no debe cumplir ninguna característica especial referente a vencimientos. La carta denominada Libre Informativa es muy similar en el tono a la carta Informativa pero con la diferencia de que se puede emitir para cualquier préstamo sin status de deuda. Y la carta Libre Burofax es muy similar en el todo a la carta Burofax pero igualmente se puede emitir en cualquier momento para cualquier préstamo sin status. Para emitir dichas cartas hay que seguir los siguientes pasos: Marcar el flag Libre emisión Marcar el flag correspondiente al tipo de carta libre que queremos emitir y completar los datos relativos al préstamo: 14 de 16

15 Una vez hecho esto pulsamos ejecutar y nos aparecerá la carta correspondiente que queríamos emitir. 8. Reimpresión de cartas. Como habíamos comentado anteriormente, en caso de que no guardemos el fichero con las cartas, o no lo hayamos impreso, siempre podemos reimprimir las cartas una a una. Para ello tenemos que completar la parte de Reimpresión de la siguiente manera: Pongamos por ejemplo, que queremos reimprimir la carta de aviso de cobro (status 1) de este préstamo. Pues tenemos que completar los campos Status aviso REIMPRESIÓN con el status de la carta que queremos reimprimir; 15 de 16

16 Sociedad del préstamo; Nº de préstamo y Nº de documento y Ejercicio de este de la deuda que estamos reimprimiendo. A parte de estos campos debemos completar el campo sociedad del apartado Datos del préstamo Y marcar el flag Reimpresión. Una vez completados todos estos campos le damos a ejecutar y entonces se nos volverá a abrir un fichero de Word con la carta seleccionada: 16 de 16