GUÍA DE ORIENTACIÓN METODOLÓGICA Y DE IMAGEN PROCESO PERMANENTE DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Transcripción

1 GUÍA DE ORIENTACIÓN METODOLÓGICA Y DE PROCESO PERMANENTE DE RENDICIÓN DE CUENTAS

2 Marco Normativo Que la Constitución Nacional en su artículo 270 establece: "La ley organizará las formas y los sistemas de participación ciudadana que permitan vigilar la gestión pública que se cumpla en los diversos niveles administrativos y sus resultados" Que la Ley 489 de 1998 ordena: "Todas las entidades y organismos de la Administración Pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública Para ello podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública" Que es deber de la administración rendir cuentas ante la ciudadanía como una estrategia de transparencia en la gestión pública que busca fortalecer los procesos de interacción con los ciudadanos Que mediante acuerdo 139 de 2014 expedido por el Consejo Superior Universitario y reglamentado por la Resolución de Rectoría 439 de 2014, la Universidad adopta el proceso permanente de rendición pública de cuentas 2

3 PALETA DE COLOR Espíritu Que en aras de mejorar y consolidar la rendición de cuentas como mecanismo de mejoramiento continuo, es necesario transformarlo en un proceso permanente que sincronice dependencias, espacios institucionalizados, acciones y resultados, para ofrecer información oficial, veraz, oportuna y pertinente a la comunidad universitaria y la ciudadanía en general FUENTE: Acuerdo 139 de

4 PALETA DE COLOR Actores Todos las instancias de la UN deben participar en la construcción y comunicación coordinada del proceso de rendición de cuentas, por ende deben identificar todas las acciones que ayuden para tal fin como lo son: los informes de gestión, eventos, u otras que estén enmarcadas en el periodo vigente y muestren el cumplimiento de los objetivos misionales 4

5 PALETA DE COLOR Eventos 1 Tipos de eventos El proceso permanente de rendición de cuentas contemplará dos tipos de eventos: los principales, que serán el núcleo del proceso, y los asociados, que complementarán el proceso mediante la profundización en un tema específico 11 Principales Denominados audiencias públicas de rendición de cuentas Anualmente se llevará a cabo un evento nacional del año inmediatamente anterior y otro por cada una de las sedes Estos deberán cumplir las siguientes características mínimas: 111 Deben evaluar la gestión de la vigencia inmediatamente anterior, a nivel de Universidad o sede, según sea el caso 112 Deben ser públicos y deben convocar la participación de los grupos o individuos interesados y de la comunidad en general 113 Se deben dar a conocer los temas sobre los cuales se va rendir cuentas, por medios masivos de comunicación y con suficiente antelación 114 Se debe informar a la comunidad sobre los temas a tratar, mediante la realización y socialización del documento que resume la gestión de la Universidad o las sedes, según sea el caso Dicho texto deberá ir acompañado de otros documentos que puedan servir de complemento 5

6 PALETA DE COLOR 115 Se debe establecer un plan de comunicación permanente en el que se considere el registro de toda la información asociada con el proceso 116 Se debe establecer un mecanismo de gestión de preguntas y respuestas, abierto a la comunidad antes, durante y después del evento 117 Se deben establecer mecanismos de evaluación del proceso por parte de los participantes, así como la evaluación independiente de control interno 118 Se debe elaborar un plan de mejoramiento a partir de la evaluación 12 Asociados Eventos nacionales o regionales, como foros, encuentros, audiencias públicas, congresos por funciones misionales o de soporte, que propicien mayor participación e interlocución entre la Universidad, la comunidad universitaria y la ciudadanía, sobre los asuntos relacionados con las funciones misionales y la gestión de la Institución Estos deberán cumplir las siguientes características mínimas: 121 Deben tener un componente de presentación de resultados (cuantitativos) de formación, investigación, gestión, bienestar e internacionalización 122 La información presentada debe contener datos de la vigencia inmediatamente anterior 123 Deben ser realizados por la Universidad Nacional de Colombia 124 Deben comprometerse a entregar datos estadísticos del evento realizado 2 Metodología 21 Eventos principales Los eventos principales de sedes o el nacional deben contemplar mínimo las siguientes etapas: 6

7 PALETA DE COLOR 211 Socialización del plan de mejoramiento de la jornada anterior En los tres primeros meses de cada año, la Dirección Nacional de Planeación y Estadística, las Oficinas de Planeación de las sedes, o quien haga sus veces, deberán socializar ante el Consejo Superior Universitario o los Consejos de Sede, respectivamente, los planes de mejoramiento del proceso de rendición de cuentas anterior Las actas se enviarán a la Dirección Nacional de Planeación y Estadística para su acopio Nota: En el 2014 no se tendrá en cuenta este paso, ya que es el año base de vigencia del proceso permanente de rendición de cuentas de la Universidad Nacional de Colombia 212 Selección y aprobación de eventos y canales para la rendición pública de cuentas La Dirección Nacional de Planeación y Estadística, las Oficinas de Planeación de las sedes, o quien haga sus veces, en conjunto con Unimedios, diseñarán y presentarán para aprobación del Rector o Vicerrector de sede, según sea el caso, el modelo del evento principal y el cronograma de los posibles eventos asociados, donde se podrán convocar diálogos con la comunidad; los eventos especializados de difusión de productos y resultados o evaluaciones de impacto de las funciones misionales (por ejemplo, congresos o coloquios de investigación o extensión); las publicaciones sistemáticas en el sitio web de rendición de cuentas; la publicación de indicadores estratégicos en los medios masivos de comunicación institucional; los programas de radio o de televisión; los mensajes sistemáticos a través de las redes sociales; y las presentaciones formales de control político al Congreso de la República, las Asambleas Departamentales, los Concejos de las ciudades, entre otras 7

8 PALETA DE COLOR 213 Implementación de los eventos principales La coordinación y realización de los eventos principales estarán a cargo del Rector, los vicerrectores de sede y los nacionales, los directores nacionales y la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa La coordinación del proceso en general estará a cargo de la Dirección Nacional de Planeación y Estadística (DNPE) y la Unidad de Medios de Comunicación (Unimedios) Los eventos regionales estarán a cargo de las Oficinas de Planeación de sede y la Unidad de Medios de Comunicación (Unimedios) o quien haga sus veces Ellos prepararán y organizarán el proceso permanente de rendición de cuentas, que implica diseño y definición de la metodología, preparación y presentación de informes y documentos, gestión de opiniones y sugerencias y preparación del informe final Asimismo, Unimedios coordinará e implementará la estrategia de comunicación, la organización logística, la contratación y organización del personal de apoyo necesario, la disposición de los suministros requeridos y el control general de los espacios de interlocución 214 Implementación de los eventos asociados La coordinación de los eventos asociados será responsabilidad de las unidades de gestión que los promuevan Para la inclusión como evento asociado en el proceso permanente de rendición de cuentas, la unidad de gestión responsable deberá solicitar la inclusión del evento ante Imagen Institucional y cumplir con lo especificado en el numeral Gestión de preguntas y respuestas La Universidad dispondrá de mecanismos para gestionar y responder adecuadamente las dudas que surjan en el proceso 8

9 PALETA DE COLOR 216 Evaluación La Oficina de Control Interno estará a cargo de la evaluación y retroalimentación del proceso 217 Elaboración del plan de mejoramiento La Dirección Nacional de Planeación y Estadística (DNPE), las Oficinas de Planeación de sede y la Unidad de Medios de Comunicación (Unimedios) elaborarán el plan de mejoramiento correspondiente Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre la metodología del proceso permanente de Rendición de Cuentas puede comunicarse con la extensión o escribir al correo electrónico pqrs_planeacion@unaleduco 9

10 Sello Se creó un sello que identifica el Proceso Permanente de Rendición de Cuentas y que ya es parte de la Imagen Institucional de la Universidad, este deberá identificar visual o auditivamente el conjunto de acciones que pertenecen al proceso y su slogan es: "La Universidad Nacional de Colombia - CUENTA" En el formato de solicitud de visto bueno de Imagen Institucional en línea ( usted manifestó que su evento pertenece al proceso, por esto ha recibido un correo con la presente guía y el sello identificativo de "La Universidad Nacional de Colombia - CUENTA" que lo acredita como evento asociado, por tanto debe seguir las indicaciones acá consignadas para la correcta aplicación de este, una vez incluido en las piezas debe reenviarlas para el visto bueno final de Imagen Institucional, al correo electrónico: imagenun_nal@unaleduco Si tiene alguna duda o inquietud con respecto al manejo de la imagen comuníquese con la Oficina de Medios Digitales de Unimedios, grupo de Imagen Institucional (imagenun_nal@unaleduco ó a la extensión 18340) 10

11 PALETA DE COLOR Imagen RACIONAL Se creó una imagen compacta, de fácil lecturabilidad y recordación, tipo sello, que logrará identificar las piezas de una manera sencilla, visible, práctica y armónica El concepto maneja una doble connotación, porque no solo rendimos cuentas, sino que además queremos estar presentes siempre con nuestros aportes, es decir, que estos cuenten, tengan el peso y reconocimiento que se merecen El sello siempre tendrá un giro de 15º de su eje horizontal 11

12 PALETA DE COLOR Paleta de Color CMYK: 0,0,0,50 RGB: 157,157,156 CMYK: 82,25,100,11 RGB: 45,128,52 CMYK: 0, 0,0, 100 RGB: 29,29,27 12

13 ANCIZAR Tipografía SANS REGULAR ! $%&/()=? *^ Ç_:;, abcdefghijklmnñopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUVWXYZ ANCIZAR SANS EXTRABOLD ! $%&/()=? *^ Ç_:;, abcdefghijklmnñopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUVWXYZ 13

14 CORRECTOS Usos correctos Sello a color y en escala de grises Su uso está predeterminado para piezas en policromía con fondos de color plano-claro, (en caso de ser necesario usar el sello con borde blanco que lo destaque sobre el fondo) Sello en negativo Su uso esta predeterminado para piezas en una o dos tintas de fondos de color planooscuro o sobre fotos, dependiendo del sustrato y donde este sello se utilice Sello en positivo Su uso esta predeterminado para piezas en una o dos tintas de fondos de color plano-claro y dependiendo del sustrato y donde este sello se utilice 14

15 Los Usos incorrectos usos correctos del sello son los anteriormente aconsejados, se deben evitar aquellos que modifiquen su forma, estructura, tipografía, y color, dificultando su lecturabilidad A continuación se señalarán algunos ejemplos que ilustran el uso incorrecto del sello: TAMAÑO, DIAGRAMACIÓN Y GIRO Y FORMA COLOR LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA CUENTA LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA CUENTA LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA CUENTA LA UNIVERSIDAD CUENTA NACIONAL DE COLOMBIA 15

16 Presencia Aplicaciones del sello en los medios de comunicación de la Universidad Nacional de Colombia Los medios de la Universidad propenden por el buen nombre de la institución, por ello la tarea de posicionar el sello de Rendición de Cuentas, encuentra su eje en las siguientes piezas Prisma TV - wwwprismatvunaleduco La Universidad de Colombia Cuenta El 30% de plantas usadas en jardines de Antioquia son invasivas, por lo que requieren un mejor manejo técnico, develó estudio de la [Leer más] 16

17 UN Radio: Aparición en la sección web del programa La Nacional Cultural 17 UN Periódico: Aparición en la sección 30 días en la UN

18 Aparición en Agencia de Noticias UN 18

19 Aplicación para informes Los informes que se listarán a continuación deberán tener como portadilla (segunda página después de la portada) el siguente diseño: Listado de Documentos / Informes que deben llevar el Sello: Informe de Rectoría Informes de Gestión anual de las dependencias de carácter nacional Informes de Gestión anual de las Sedes Informes de Gestión anual de las Facultades Informes de uso de recursos de la Estampilla Informes de uso de recursos de Regalias Informes del Encuentro Nacional de Extensión * Favor remitirse a la circular XXX de mayo de 2014 de la Oficina Nacional de Planeación y Estadística Texto de respaldo: Este informe hace parte de proceso permanente de Rendición Pública de Cuentas de la Universidad Nacional de Colombia Portadilla 19

20 Ejemplos de aplicación en Piezas Gráficas El sello debe ubicarse en la mitad inferior de la pieza para que no compita con los titulares, composición principal o información de la pieza Su tamaño variará de acuerdo a las dimensiones y diseño de la pieza, siendo la medida mínima del sello 15 mm de altura Portada Brochure construyendo un campus de clase mundial Portada Revista 20 Afiche ÁREA DE TRABAJO VICERRECTORÍA DE SEDE Pendón ÁREA DE TRABAJO

21 Ejemplos de aplicación en Piezas Gráficas Solo en el caso de que el evento o pieza esté directamente vinculada con el proceso permanente de Rendición de Cuentas el sello podrá ser ubicado en la parte superior y en un tamaño más destacado Panel Ferial Aviso Prensa 21

22 Avisos de Prensa La proporción y manejo del sello depende del tamaño, diseño y contenido del aviso Aplicación Color Aplicación B/N 22