Autogestión de Proveedores

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1 Autogestión de Proveedores Consultas 1 Autogestión de Proveedores Consultas

2 Índice 1. Introducción Alcance Consulta de factura Consulta de pago y retenciones Consulta de certificados de obra CPO Certificados provisorios de obra Consulta de formularios firmados Visualizar formulario Autogestión de Proveedores Consultas

3 1. Introducción Los proveedores cuentan con una herramienta para hacer seguimiento de las gestiones correspondientes al cobro de los bienes y/o servicios prestados al Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. 2. Alcance Autogestión de Proveedores permite realizar consultas de: - Facturas. - Pagos y retenciones. - Certificados de obras. - Formularios Firmados. Con esta herramienta, los proveedores pueden obtener datos sobre las facturas, devengados y certificados para ser presentados y gestionar su cobro. 3 Autogestión de Proveedores Consultas

4 Factura Orden de pago (DGC) Órden de pago (DGT) 3. Consulta de factura Circuito: * Ingresada. * Aprobada. * Ingresada. * Aprobada. * Emitida. * Emitida-No vencida. * Tesorería. * Proceso de pago. * Acreditado. Para la consulta de facturas se realiza mediante el filtro de búsqueda. Se puede establecer por rango de fecha o de número de factura. Al presionar el botón, se ejecuta la consulta. Según los parámetros de búsqueda establecidos, se visualizan las facturas que fueron aceptadas e ingresaron al circuito de liquidación. Estas pueden haber sido ingresadas en formato papel o 4 Autogestión de Proveedores Consultas

5 electrónicamente mediante el módulo de factura electrónica. El cual se explicará más adelante Consulta de pago y retenciones Una vez que el pago de la factura se acreditó, con el botón de retenciones y de pagos., se visualiza el detalle 5 Autogestión de Proveedores Consultas

6 Etapas del proceso: Observando el resultado de la búsqueda, en la columna etapa, podremos visualizar la etapa del proceso en la que se encuentra la factura. A continuación se enumeran en forma cronológica: Factura Ingresada: la factura se encuentra en tramitación en contaduría. Factura Aprobada: la factura fue aprobada y se genera de forma automática una orden de pago. Factura Anulada: la factura ha sido anulada. Orden de Pago Ingresada: la orden de pago se encuentra en tramitación en contaduría. Orden de Pago Aprobada: la orden de pago ha sido aprobada y se encuentra en el segundo nivel de autorización interno. Orden de Pago Emitida: la orden de pago ha sido aprobada y se encuentra en el tercer nivel de autorización interno. Orden de Pago Emitida - No Vencida: la orden de pago se encuentra emitida y dentro del plazo pautado para pasar a tesorería. Orden de Pago en Tesorería: la orden de pago ha ingresado a tramitarse en Tesorería. Orden de Pago en Proceso de Pago: la orden de pago se encuentra en tesorería próxima ser abonada. Pago Acreditado: el pago se encuentra acreditado. Desde la opción se genera un archivo Excel en el cual se encuentran listados los resultados que arrojó el sistema (de acuerdo al filtro de búsqueda que se haya colocado). 6 Autogestión de Proveedores Consultas

7 4. Consulta de certificados de obra Para consultar Certificados de Obra presentados, se deberá seleccionar en la pantalla principal la opción Certificados de Obra: Luego, tienen como opción acotar la búsqueda mediante los campos: Fecha, Número, Orden de Compra, Obra y/o CPO. Aclaración: si se presiona el botón, sin completar ningún parámetro en los filtros de búsqueda, el sistema arrojará todos los certificados del proveedor que se encuentren cargados. 7 Autogestión de Proveedores Consultas

8 Al realizar la búsqueda de los certificados entre un rango de fechas, el sistema arroja la obra asociada a los certificados contenidos dentro de las fechas seleccionadas. Para poder visualizar los certificados debe seleccionarse el botón. Allí, se ven las órdenes de compra con los certificados asociados de la siguiente manera: Toda búsqueda arroja primero la obra, y luego, brinda la información en forma de cascada o árbol para una mejor visualización. En la misma informa: Las órdenes de compra asociadas a la obra. Los certificados asociados a las órdenes de compra. Los CPOs asociados a los certificados. 8 Autogestión de Proveedores Consultas

9 El sistema muestra el número del certificado y el período a certificar (fecha desde y fecha hasta). La fecha de recepción del certificado es la fecha en que fue entregado para su tramitación. Cuando el certificado esté en estado Autorizado, es el momento en el cual se debe tramitar el devengado. La columna indica el día que fue autorizado CPO Certificados provisorios de obra Consultando los CPO se puede saber si el certificado presentado ya tiene asociado un certificado provisorio de obra CPO (Parte de Recepción Definitiva). EL CPO (PRD) se verá en estado Autorizado (indica que fue aprobado por la Dirección General Técnica Administrativa y Legal que corresponda). La fecha del estado indica el día de la autorización. También se puede ver el sector en que se encuentra el CPO. El mismo será Contaduría, lo que significa que se encuentra en un Traslado aceptado por la Dirección General de Contaduría. En esta etapa se puede consultar la factura para tener datos respecto de su pago. 9 Autogestión de Proveedores Consultas

10 5. Consulta de formularios firmados Con esta opción puede obtener el listado de formularios de devengados con el reporte de aquellos PRDs, DRPs, CAFs, CACs y CAOs que ya fueron firmados y están disponibles para ser facturados. No se verán los formularios que aún no fueron firmados, ni aquellos que se hayan facturado. Para la consulta de estos, se accede desde la solapa de formularios firmados: En la siguiente pantalla se observa el filtro de búsqueda, donde posee determinados parámetros para realizar la consulta: 10 Autogestión de Proveedores Consultas

11 En la opción, se debe seleccionar el tipo de formulario a consultar: PRD Parte de recepción definitivo. DRP Devengado de precios de compras. CAC Certificado de acopio de materiales. CAF Certificado de anticipo financiero. CAO Certificado de avance de obra. En caso de solicitar facturación para los formularios de devengado de Gastos, el proveedor puede listar: DGG Devengado de gastos generales. DGT Devengado de gastos por transferencia. DRG Devengado de reconocimiento de gastos. Con el botón búsqueda ingresados., el sistema arroja el resultado de acuerdo con los parámetros de 11 Autogestión de Proveedores Consultas

12 Para exportar el listado de formularios, seleccionar el check box de cada renglón. Al seleccionar el mismo, se habilita el siguiente botón superior del resultado de la búsqueda. en el margen El sistema emite el siguiente listado: 12 Autogestión de Proveedores Consultas

13 5.1. Visualizar formulario En la columna se puede descargar el formulario firmado en un archivo en formato PDF. 13 Autogestión de Proveedores Consultas

14 Aquellos que facturen en formato papel pueden imprimir los formularios, presentando las facturas en la recepción de Contaduría. Año Autogestión de Proveedores Consultas