PLIEGOS DE CONDICIONES CONTRATACIÓN POR SUBASTA INVERSA, INVITACIÓN 16 SEGÚN DECRETO 3576

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1 PLIEGOS DE CONDICIONES CONTRATACIÓN POR SUBASTA INVERSA, INVITACIÓN 16 SEGÚN DECRETO 3576 La INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, en el cumplimiento de su misión constitucional de administrar los recursos de la entidad, requiere contratar: El suministro de refrigerios para diferentes eventos académicos, culturales de la parte administrativa en general de la IUE, que permitan apoyar el desarrollo de nuestro objeto misional. Justificación de la contratación. En general la parte administrativa de la IUE como apoyo al desarrollo de su objeto misional, necesita dentro de su plan de trabajo realizar actividades que requieren en algún momento dado contar con el suministro de refrigerios como parte importante del desempeño de los planes de trabajo. En consecuencia la ejecución de este tipo de eventos permite una sensibilización con los procesos en aras de lograr una mayor interacción con la comunidad. Por tal motivo es necesario la adquisición de suministro de refrigerios, que para efecto del control interno, se determinara en tres niveles que son determinados de la siguiente manera: 1. Estándar 2. Médium 3. VIP. Las especificaciones técnicas necesarias para desarrollar el mencionado evento son los siguientes, teniendo en cuenta que los ingredientes deberán ser de un nivel medio en cada una de las siguientes opciones: Sanduche Jamón y queso de más de 200 gramos Sanduche Pernil con Champiñones de más de 200 gramos Sanduche de Pollo de más de 200 gramos Sanduche de Cerdo de más de 200 gramos Sanduche 3 carnes de más de 200 gramos Sanduche de Pernil de más de 200 gramos Hamburguesa de más de 250 gramos Wraps de Pollo de más de 200 gramos Wraps de Jamón y queso de mas de 200 gramos Wraps de Pernil con Champiñones de más de 200 gramos Almojábana de mas de 200 gramos

2 Buñuelo de más de 200 gramos Croissant de queso de más de 200 gramos Empanada de carne de más de 200 gramos Empanada de papa de más de 200 gramos Empanada de queso de más de 200 gramos Empanada pollo de más de 200 gramos Galleta Mantequilla Agua en Botella Café Con Leche Café Helado Capuchino Sin Licor Capuchino con licor Chocolate Gaseosa Individual 10 onz. Gaseosa 2.5 Litros Gaseosa 2.5 Litros Light Jugos Naturales Tutti frutti en Caja Las anteriores opciones pueden ser variables y se podrán incluir otras no contempladas en el listado anterior, el cual no es en absoluto taxativo sino meramente enunciativo. Se estima en promedio refrigerios, que se irán solicitando de acuerdo a la necesidad. Estos deberán ser entregados en su mayoría en la siguiente dirección Carrera 27b No. 39 a sur 57. Institución Universitaria de Envigado. Es importante como factor de selección, que se tenga el servicio de atención de eventos con personal calificado y debidamente uniformado para estos menesteres. Por lo anterior, la Institución considera que es conveniente y oportuno efectuar la apertura del presente proceso, con el fin de adelantar la contratación que tendrá como objetivo la selección de la firma que suscribirá el contrato del proceso en cuestión. Para este proceso de contratación se ha estimado la suma de CATORCE MILLONES DE PESOS ($ m/l) los cuales se encuentran amparados bajo el CDP No del 16 de Marzo de El precio piso para esta subasta será el 20% menos del presupuesto oficial, es decir, Doce millones seiscientos mil pesos ($ m/l). En esta subasta inversa se fijará como valor mínimo para presentar lances el valor de cien mil pesos m/l $ m/l. 2

3 En razón a ello, se procede a establecer el presente del pliego de condiciones y especificaciones mínimas aplicables al proceso de contratación mediante la modalidad de selección abreviada prescrita en el Decreto 3576 de 2009, por medio del mecanismo de subasta inversa presencial, el cual ha sido elaborado de acuerdo con las disposiciones contenidas en la normatividad vigente en el territorio nacional, a fin de brindar la información general y detallada a las personas interesadas en presentar propuestas sobre el objeto de ésta; por consiguiente, en lo sucesivo se indican los requisitos, especificaciones técnicas y condiciones generales que deben saber los interesados o concurrentes a ofertar. Se hace saber a los interesados que concurran como proponentes, que el particular que contrata con el Estado, adquiere la calidad de colaborador del mismo en el logro de sus fines, razón por la cual cumple una función social que implica obligaciones, sin perjuicio de los derechos que la misma les otorga. Es de advertir, que cada vez que en este documento se aluda a LA INSTITUCIÓN debe entenderse que se refiere a la INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, la cual es una entidad pública de orden municipal. RECOMENDACIONES A LOS PARTICIPANTES Se recomienda a todos los oferentes, antes de proceder a elaborar y presentar sus propuestas, tener en cuenta las siguientes instrucciones y recomendaciones: 1) Verificar que cumplen las condiciones y los requisitos aquí señalados y tener en cuenta el valor del Presupuesto Oficial establecido para este proceso. 2) Proceder a reunir la información y documentación exigida, verificando la vigencia de los documentos que lo requieran. 3) Examinar rigurosamente el contenido del presente pliego de condiciones, eventuales adendas, documentos y anexos que hacen parte del mismo y de las normas que regulan la contratación administrativa con Entidades del Estado (Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y Decreto Reglamentario No de 2008, 2025 de 2009, y 3576 de 2009, y normas reglamentarias y complementarias), para evitar incurrir en fallas, omisiones, malas interpretaciones o incumplimientos de los requisitos exigidos. 5) Adelantar oportunamente los trámites tendientes a obtener los documentos que deben allegar con las propuestas, verificando que contengan la información completa para acreditar el cumplimiento de los requisitos exigidos, tanto en la ley como en estos pliegos de condiciones. 6) Examinar las fechas de expedición de los documentos, para verificar que se encuentran dentro de los plazos fijados en el presente documento. 7) Suministrar toda la información requerida a través de este pliego de condiciones y sus anexos. Responder punto por punto, siguiendo estrictamente el mismo orden y numeración, indicando en forma clara y precisa todos los datos solicitados y anexando todos los documentos requeridos en él. 3

4 8) Analizar en su integridad y detenidamente, el contenido de este pliego de condiciones y adendas si hubiere lugar a ellas, a fin de establecer si existen aspectos que requieran aclaración o precisión. 9) Presentar oportunamente su propuesta de acuerdo con la fecha establecida en el cronograma. 10) Tener presente cada una de las actividades, fechas, horas y lugares establecidos en el cronograma general. En ningún caso se recibirán propuestas fuera del tiempo previsto, al igual que observaciones. 11) Toda consulta deberá formularse por escrito. Por ningún motivo se atenderán o resolverán consultas telefónicas o personales. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que estudió completamente las condiciones, especificaciones, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estas condiciones mínimas son completas, compatibles y adecuadas para identificar lo concerniente al objeto de la contratación; que está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieran en virtud del contrato que se celebrará. Las condiciones mínimas contienen los parámetros, directrices e información que debe ser de obligatoria consideración por los proponentes que vayan a participar en el proceso de adjudicación de la presente contratación, la cual junto con el contrato, será regida por las normas y decretos reglamentarios contenidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de julio 16 de 2007, Decreto 2474 de julio 07 de 2008, Decreto 2025 del 03 de Junio de 2009 y Decreto 3576 del 17 de Septiembre de La información suministrada aquí no eximirá al contratista de la responsabilidad de verificar mediante investigaciones independientes, aquellas condiciones susceptibles de afectar el costo y la realización de la misma. El proponente se compromete ante LA INSTITUCIÓN, a manejar la información suministrada en estas condiciones mínimas con la debida seriedad y seguridad. CRONOGRAMA CUADRO RESUMEN DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL ACTIVIDAD 1. Invitación pública para presentar ofertas página de la Institución Universitaria. 2. Indicación de lugar y fecha de la realización de la subasta. Haciéndole saber que debe traer los requisitos habilitantes. FECHAS 13 de Abril de 2010 hasta el 15 de Abril de de Abril hora 9:00 am fecha: en la oficina Asesora Juridica del segundo piso del bloque Administrativo de la IUE. 4

5 3 Lectura del decreto y normas bajo las cuales se desenvuelve la audiencia. Lugar y hora de la audiencia de subasta inversa. 4. verificación de los requisitos habilitantes aportados por el ganador. Si se dan, orden para celebrar la orden de servicio. Vo Bo Jca. 5. Perfeccionamiento de la orden de servicio y adjuntar requisitos de ejecución. Orden de servicio o factura aceptada 6 Pago una vez prestado el servicio, 30 días siguientes a la ejecución de contrato. 16 de Abril. 9:00 am 16 de Abril 19 de Abril No aplica Este cronograma podrá ser modificado unilateralmente por LA INSTITUCIÓN, en tal caso, las modificaciones serán comunicadas a través de la página web señalada en este mismo documento, mediante adendas. NOTA: De acuerdo a lo establecido en el numeral 5, artículo 20 del Decreto 2153 de 1992, la hora oficial que regirá la presente licitación pública, será la señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, quien mantiene y coordina la hora legal para Colombia a través de la siguiente dirección Web 5

6 CAPITULO I INFORMACIÓN GENERAL El valor total de la propuesta no podrá exceder el presupuesto oficial asignado, el cual incluye todos los impuestos y gravámenes a cargo del proponente, so pena de rechazo de la oferta y las ofertas con valor artificialmente bajo se descartarán con fundamento en el Decreto 2474 de VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS De quien ofertó el menor precio si éste oferente no cumple los requisitos de habilitantes, entonces se procede al segundo que ofreció menor precio, y si éste tampoco cumple con los requisitos habilitantes se dará paso al tercero, o en su defecto hasta quien cumpla los requisitos habilitantes; lo anterior es mandato expreso del decreto 3576 del 17 de septiembre del 2009 AUDIENCIA DE SUBASTA INVERSA Y DE ADJUDICACIÓN La audiencia de subasta inversa y de adjudicación se llevará a cabo en la oficina Asesora Juridica tal como se señala en el cronograma principal. REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN EL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA. En la presente contratación podrán participar las personas naturales o jurídicas consideradas legalmente capaces de acuerdo con las disposiciones vigentes, que no se encuentren incursas en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios y que conforme al Artículo 2 de la Ley 828 de 2003 cumplan con sus obligaciones frente al sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales. Toda solicitud de información, sugerencias, inquietudes para participar como oferente, durante la vigencia de esta contratación deberá enviarse a la siguiente dirección: INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, Carrera 27B No.39 A Sur- 57 de Envigado, Oficina Asesora Jurídica ubicada en el 2º piso del bloque Administrativo. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA. DOCUMENTOS HABILITANTES DE ORDEN JURÍDICO a) Certificado de la Cámara de Comercio de representación legal si se trata de persona jurídica. 6

7 b) Certificación de que el proponente no se encuentra en el régimen de inhabilidades e incompatibilidades para contratar con la Institución Universitaria de Envigado. que puede ser llenado al momento de la adjudicación c) Presentar fotocopia de RUT. REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Para que la propuesta sea tenida en cuenta, se le deben anexar los siguientes documentos en su debido y estricto orden: a) Carta de presentación de la oferta firmada por el proponente si es persona natural. Si es persona jurídica por el Representante legal, anotando cerca de la firma el nombre, cargo y documento de identidad; de igual modo se procede en caso de unión temporal o consorcio. Indicando la oferta económica, en valor de números y de letras b) Certificado de existencia y representación legal en el evento de tratarse de persona jurídica c) Poder del proponente o quien lo represente para los diferentes trámites relacionados con la negociación en caso de no hacerlo personalmente su representante legal. d) Acreditar experiencia con entidades del Estado. e) Acreditar haber tenido contratos por igual o mayor valor de la cuantía del presente proceso de contratación, en un término no inferior a un año. CRITERIO DE ADJUDICACIÓN Por tratarse de un bien de características técnicas uniformes y de común utilización, la adjudicación se hará a quien presente el menor precio, entre los proponentes habilitados para presentación de propuesta, según lo establecido en la ley y en los decretos reglamentarios. DINÁMICA PARA LA PARTICIPACIÓN EN LA SUBASTA INVERSA. De acuerdo con lo establecido en los decretos reglamentarios de la ley 80 de 1993 y de la ley 1150 de 2007, una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el decreto y en los pliegos de condiciones. La subasta, tendrá lugar en la Oficina Asesora Jurídica ubicada en el 2º piso del bloque Administrativo de la IUE, siendo adjudicado el contrato al oferente que presente el menor precio consolidado. 7

8 La compra mediante subasta inversa, deberá corresponder a la descripción contenida en la ficha técnica y las características y especificaciones, en términos de calidad. AUDIENCIA DE SUBASTA Y ADJUDICACIÓN De acuerdo al cronograma siempre y cuando haya siquiera dos proponentes habilitados, se dará inicio a la audiencia de subasta y adjudicación. En esta audiencia los proponentes habilitados podrán presentar por escrito nuevas ofertas de precio. En el caso de que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen, dicho precio inicial se considerará su propuesta final. PROCEDIMIENTO DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL. Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán sobres y formularios para la presentación de sus lances. En dichos formularios se consignará únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios. La identidad de los proponentes habilitados para presentar lances de precios sólo será revelada hasta la ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO. Al inicio de esta audiencia, la Institución comunicará a todos los presentes, el tiempo máximo de duración de la audiencia, durante la cual se harán las ofertas. a) La Institución abrirá los sobres con las ofertas iníciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia cuál fue la menor de ellas. El precio de arranque de la subasta inversa será el menor precio presentado en las ofertas iníciales. b) La Institución otorgará a los proponentes un término de tres (3) minutos contados a partir de la señal del moderador, para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iníciales de precio a que se refiere el literal anterior. Nota: Márgenes de diferencia entre ofertas. La Institución establece como margen mínimo de mejora de oferta, la suma de Cien mil pesos $ m/l por debajo del cual los lances no serán aceptables. En consecuencia, sólo serán válidos los lances que sean iguales o superiores a este margen. c) Los proponentes harán su lance utilizando los sobres y los formularios suministrados; d) El moderador de la subasta, delegado de la entidad, recogerá los sobres cerrados de todos los participantes. 8

9 e) La Institución registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado. f) Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta. g) La Institución repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior. h) Una vez terminada la puja de subasta inversa, la Institución Universitaria de Envigado, procederá a realizar, en la misma audiencia, la adjudicación mediante resolución, al adjudicatario que presentó el menor precio. i) Adjudicado el contrato, la Institución hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes. Parágrafo. Si solo se presenta una sola oferta y a su vez el oferente resultare habilitado, se procederá a realizar la adjudicación del contrato siempre y cuando la oferta se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. j) Control de precios artificialmente bajos: En el caso de que una o más ofertas, estén clasificadas como precios artificialmente bajos, la Institución las someterá a las reglas del artículo 13 del Decreto 2474 de ACTO DE ADJUDICACIÓN Según el cronograma de actividades la institución emitirá el acto por medio del cual se adjudicara la orden de servicio. CADUCIDAD La Institución Universitaria de Envigado podrá unilateralmente decretar la caducidad administrativa del contrato, en cualquier tiempo durante la ejecución del mismo, en el evento de que EL CONTRATISTA incumpla cualquiera de las obligaciones estipuladas, o cuando se presente alguno de los siguientes casos: a) Cuando por culpa imputable al CONTRATISTA, los bienes no se entreguen en forma oportuna y satisfactoria. b) Por incumplimiento grave de EL CONTRATISTA a alguna de las obligaciones contraídas en el contrato, si a juicio de la Institución Universitaria de Envigado se hace inconveniente para la continuación del mismo. 9

10 c) Cuando a juicio de la Institución Universitaria de Envigado, del incumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA, se derivan consecuencias que hagan imposible la ejecución del contrato o se le causen perjuicios. d) Cuando la calidad de los bienes no fuere aceptable a juicio de la Interventoría. e) Por cualquier otra circunstancia que justificadamente le permita a la Institución Universitaria de Envigado presumir incumplimiento de EL CONTRATISTA para cumplir lo estipulado, bien sea por situaciones actuales o antecedentes del contrato que no se conocían al momento de la celebración del mismo. f) Por las demás causales establecidas en las normas vigentes. CLÁUSULA PENAL En caso de incumplimiento de EL CONTRATISTA o de declaratoria de caducidad, la Institución Universitaria de Envigado hará efectiva la sanción penal pecuniaria, la cual tendrá un equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total del contrato, una vez ejecutoriada la providencia administrativa correspondiente y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a la Institución Universitaria de Envigado. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. EL CONTRATISTA declara que no se encuentra comprendido dentro de alguna de las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en las normas legales. La contravención a lo anterior dará lugar a las sanciones previstas en la Ley. CESIÓN DEL CONTRATO EL CONTRATISTA no podrá ceder los derechos que tenga en el presente contrato, salvo autorización expresa, que constará por escrito, del Señor Rector. DOMICILIO Para todos los efectos legales, se fija como domicilio el Municipio de Envigado, Carrera 27B No.39 A Sur- 57 de Envigado. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Entregar oportunamente los refrigerios solicitados en la Carrera 27B No.39 A sur - 57 de Envigado, en la plazoleta contigua a la entrada principal o donde indique el funcionario. GASTOS DEL CONTRATO: 10

11 Los gastos de transporte que ocasione el cumplimiento del presente contrato, es decir, el transporte de los refrigerios hacia las instalaciones de la IUE u otros lugares determinados por ésta, serán por cuenta de la INSTITUCIÓN. PUBLICACIÓN: El presente contrato deberá publicarse en la página web institucional que se fijara por tres (3) días calendario. FINANCIACIÓN Esta compra será financiada con recursos propios de Institución Universitaria de Envigado SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO Por circunstancia de fuerza mayor o caso fortuito, se podrá de común acuerdo entre las partes, suspender temporalmente la ejecución del Contrato mediante la suscripción de un Acta donde conste tal evento, sin que para los del plazo extintivo se compute el tiempo de la suspensión. DOCUMENTOS DE LA CONTRATACIÓN Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Certificado de Registro Presupuestal Los Anexos y demás documentos que se produzcan hasta el momento de la adjudicación. PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO La Liquidación del Contrato será de común acuerdo entre el Contratista y la Institución Universitaria de Envigado, procedimiento que se hará dentro de cuatro (4) meses siguientes a la Terminación del Contrato. INTERVENTORÍA. La responsabilidad de la interventoría, Coordinación y Vigilancia del presente contrato, estará a cargo de la persona que el Rector de la Institución Universitaria de Envigado designe para tal efecto, el cual ejercerá la Interventoría respectiva, de acuerdo con las especificaciones particulares y/o generales consignadas en los pliegos de condiciones y velará por el equilibrio contractual del contrato. 11

12 Denominación o razón social: Dirección: ANEXO 1 DESCRIPCIÓN DE FIRMA DEL OFERENTE Teléfono: Fax: Representante Legal: Documento de identidad: LÍMITE DEL REPRESENTANTE LEGAL PARA COMPROMETER LA SOCIEDAD. Limitadamente (SI) (NO) Limitado hasta la suma de $ Si las facultades del representante legal están por debajo del valor de la propuesta, debe presentarse una autorización del órgano competente donde se le autorice para presentar la oferta y firmar el correspondiente contrato en caso de adjudicación. Escritura de constitución No. Notaria de Fecha de constitución Vigencia de la Sociedad, hasta: OBSERVACIONES: Firma: 12