PLIEGOS DE CONDICIONES. CONTRATACIÓN POR SUBASTA INVERSA, INVITACIÓN 05 Decreto 3576

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1 1 PLIEGOS DE CONDICIONES CONTRATACIÓN POR SUBASTA INVERSA, INVITACIÓN 05 Decreto 3576 La INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, en el cumplimiento de su misión constitucional de administrar los recursos de la entidad, requiere contratar: Los servicios para la compra de pendones y mantenimiento de estructuras; lo anterior debido a que por procesos de promoción y divulgación es necesario contar con recursos que permitan la socialización de la marca y los servicios institucionales. Dichos bienes deben cumplir con las características necesarias para llevar a cabo los diferentes eventos de mercadeo y comunicaciones, internos y externos. Justificación de la contratación. La Coordinación de Mercadeo requiere la impresión de tres lonas banner, para ser instalados en las estructuras actuales enrollables y la producción de un pendón completo, estos elementos son fundamentales para la proyección de la imagen institucional en las ferias y actividades internas y externas, las cuales están propuestas en el plan de medios y mercadeo. La Coordinación de Mercadeo realiza anualmente un cronograma de actividades de divulgación con las cuales la Institución promueve sus servicios e interactúa con sus diferentes públicos, para lo cual requiere de tener elementos de apoyo con las cuales se pueda proyectar la imagen institucional y los servicios que se ofrecen. Las especificaciones técnicas necesarias para adquirir los diferentes bienes son los siguientes: Producto Cantidad Descripción Producción de tres pendones. 3 Impresión gráfica digital en lona flexible, tamaño1.0 X 2.0 mtrs. Mantenimiento de estructuras 3 Realización del mantenimiento necesario de las estructuras existente y los maletines de empaque.

2 2 Pendón 1 Impresión gráfica digital en lona flexible, tamaño1.0 X 2.0 mtrs. Estructura metálica, medidas de 1.0 X 2.0 mtrs y estuche. Por lo anterior la Institución Universitaria de Envigado requiere contratar dicha compra por medio de Selección Abreviada de que trata el decreto 3576 de 2009 que se ejecutará a través de subasta inversa. Considera que es conveniente y oportuno efectuar la apertura del presente proceso, con el fin de adelantar la contratación que tendrá como objetivo la selección de la firma que suscribirá el contrato del proceso en cuestión. Para este proceso de contratación se ha estimado la suma de novecientos treinta mil pesos m/l $ m/l los cuales se encuentran amparados bajo el CDP No del 6 de febrero de Por lo anterior la Institución considera que es conveniente y oportuno efectuar la apertura del presente proceso, con el fin de adelantar la contratación que tendrá como objetivo la selección de la persona que suscribirá el contrato del proceso en cuestión. El piso para esta subasta será el 20% menos del presupuesto oficial para esta subasta es decir setecientos cuarenta y cuatro mil pesos m/l $ m/l En esta subasta inversa se fijará como valor mínimo para presentar lances el valor de doscientos cincuenta mil pesos m/l $ m/l. En razón a ello, se procede a establecer el presente del pliego de condiciones y especificaciones mínimas aplicables al proceso de contratación mediante la modalidad de selección abreviada que habla el decreto 3576 de 2009 por medio de subasta inversa presencial, el cual ha sido elaborado de acuerdo con las disposiciones contenidas en la normatividad vigente en el territorio nacional, a fin de brindar la información general y detallada a las personas interesadas en presentar propuestas sobre el objeto de ésta; por consiguiente, en lo sucesivo se indican los requisitos, especificaciones técnicas y condiciones generales que deben saber los interesados o concurrentes a ofertar. Se hace saber a los interesados que concurran como proponentes, que el particular que contrata con el Estado, adquiere la calidad de colaborador del mismo en el logro

3 3 de sus fines, razón por la cual cumple una función social que implica obligaciones, sin perjuicio de los derechos que la misma les otorga. Es de advertir, que cada vez que en este documento se aluda a LA INSTITUCIÓN debe entenderse que se refiere a la INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, la cual es una entidad pública de orden municipal. RECOMENDACIONES A LOS PARTICIPANTES Se recomienda a todos los oferentes, antes de proceder a elaborar y presentar sus propuestas, tener en cuenta las siguientes instrucciones y recomendaciones: 1) Verificar que cumplen las condiciones y los requisitos aquí señalados y tener en cuenta el valor del Presupuesto Oficial establecido para este proceso. 2) Proceder a reunir la información y documentación exigida, verificando la vigencia de los documentos que lo requieran. 3) Examinar rigurosamente el contenido del presente pliego de condiciones, eventuales adendas, documentos y anexos que hacen parte del mismo y de las normas que regulan la contratación administrativa con Entidades del Estado (Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y Decreto Reglamentario No de 2008, 2025 de 2009, y 3576 de 2009, y normas reglamentarias y complementarias), para evitar incurrir en fallas, omisiones, malas interpretaciones o incumplimientos de los requisitos exigidos. 5) Adelantar oportunamente los trámites tendientes a obtener los documentos que deben allegar con las propuestas, verificando que contengan la información completa para acreditar el cumplimiento de los requisitos exigidos, tanto en la ley como en estos pliegos de condiciones. 6) Examinar las fechas de expedición de los documentos, para verificar que se encuentran dentro de los plazos fijados en el presente documento. 7) Suministrar toda la información requerida a través de este pliego de condiciones y sus anexos. Responder punto por punto, siguiendo estrictamente el mismo orden y numeración, indicando en forma clara y precisa todos los datos solicitados y anexando todos los documentos requeridos en él. 8) Analizar en su integridad y detenidamente, el contenido de este pliego de condiciones y adendas si hubiere lugar a ellas, a fin de establecer si existen aspectos que requieran aclaración o precisión. 9) Presentar su propuesta debidamente foliada y con su correspondiente índice. 10) Tener presente cada una de las actividades, fechas, horas y lugares establecidos en el cronograma general. En ningún caso se recibirán propuestas fuera del tiempo previsto, al igual que observaciones. 11) Toda consulta deberá formularse por escrito. A nuestros funcionarios se les ha prohibido atender o resolver consultas telefónicas o personales.

4 4 12) Tener presente que de acuerdo con lo establecido en la Ley 598 de 2000 y su decreto reglamentario 3512 de 2003, los proveedores que pretendan suministrar bienes o servicios a las entidades estatales deben estar inscritos en el SICE. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que estudió completamente las condiciones, especificaciones, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estas condiciones mínimas son completas, compatibles y adecuadas para identificar lo concerniente al objeto de la contratación; que está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieran en virtud del contrato que se celebrará. Las condiciones mínimas contienen los parámetros, directrices e información que debe ser de obligatoria consideración por los proponentes que vayan a participar en el proceso de adjudicación de la presente contratación, la cual junto con el contrato, será regida por las normas y decretos reglamentarios contenidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de julio 16 de 2007, Decreto 2474 de julio 07 de 2008, Decreto 2025 del 03 de Junio de 2009 y Decreto 3576 del 17 de Septiembre de La información suministrada aquí no eximirá al contratista de la responsabilidad de verificar mediante investigaciones independientes, aquellas condiciones susceptibles de afectar el costo y la realización de la misma. El proponente se compromete ante LA INSTITUCIÓN, a manejar la información suministrada en estas condiciones mínimas con la debida seriedad y seguridad. CRONOGRAMA CUADRO RESUMEN DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL ACTIVIDAD 1. Invitación pública para presentar ofertas página de la Institución Universitaria. 2. Indicación de lugar y fecha de la realización de la subasta. Haciéndole saber que debe traer los requisitos habilitantes. 3 Lectura del decreto y normas bajo las cuales se desenvuelve la audiencia. Lugar y hora de la audiencia de subasta inversa. FECHAS 25 de noviembre de 2009 hasta el 27 de noviembre de de noviembre, de 2009 hora 10:00 am fecha: en la Oficina Asesora Jurídica, del Bloque Administrativo de al IUE. 27 de noviembre hora de :00 am fecha: en la Oficina Asesora Jurídica, del Bloque Administrativo de al IUE.

5 5 4. Verificación de los requisitos habilitantes aportados por el ganador. Si se dan, orden para celebrar la orden de servicio. Vo Bo Jca. 5. Perfeccionamiento del orden de servicio. Orden de servicio o factura aceptada 6. Plazo para entrega de la ejecución del orden de servicio 7. pago una vez prestado el servicio, 5 días siguientes a la ejecución de contrato. 27 de noviembre, de 2009, hora 10:00 am fecha: en la Oficina Asesora Jurídica, del Bloque Administrativo de al IUE. 27 de noviembre hora 10:00 de 2009 am fecha: en la Oficina Asesora Jurídica, del Bloque Administrativo de al IUE. 11 de diciembre de 2009 No aplica Este cronograma podrá ser modificado unilateralmente por LA INSTITUCIÓN, en tal caso, las modificaciones serán comunicadas a través de la página web señalada en este mismo documento, mediante adendas. NOTA: De acuerdo a lo establecido en el numeral 5, artículo 20 del Decreto 2153 de 1992, la hora oficial que regirá la presente licitación pública, será la señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, quien mantiene y coordina la hora legal para Colombia a través de la siguiente dirección Web

6 6 CAPITULO I INFORMACIÓN GENERAL El valor total de la propuesta no podrá exceder el presupuesto oficial asignado, el cual incluye todos los impuestos y gravámenes a cargo del proponente, so pena de rechazo de la oferta y las ofertas con valor artificialmente bajo se descartarán con fundamento en el Decreto 2474 de PLAZO DE EJECUCIÓN Y VIGENCIA DEL CONTRATO El presente contrato tendrá un plazo el cual es el fijado en el cronograma. Que se suscriba como consecuencia de la adjudicación del presente proceso de contratación. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS De quien ofertó el menor precio si éste oferente no cumple los requisitos de habilitantes, entonces se procede al segundo que ofreció menor precio, y si éste tampoco cumple con los requisitos habilitantes se dará paso al tercero, o en su defecto hasta quien cumpla los requisitos habilitantes; lo anterior es mandato expreso del decreto 3576 del 17 de septiembre del 2009 AUDIENCIA DE SUBASTA INVERSA Y DE ADJUDICACIÓN La audiencia de subasta inversa y de adjudicación se llevará a cabo en la en la Oficina Asesora Jurídica, del Bloque Administrativo de al IUE. Según cronograma. REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN EL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA. En la presente contratación podrán participar las personas naturales o jurídicas consideradas legalmente capaces de acuerdo con las disposiciones vigentes, que no se encuentren incursas en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios y que conforme al Artículo 2 de la Ley 828 de 2003, cumplan con sus obligaciones frente al sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales. Toda solicitud de información, sugerencias, inquietudes para participar como oferente, durante la vigencia de esta contratación deberá enviarse a la siguiente dirección: INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, Carrera 27B No.39 A Sur- 57 de Envigado, oficina en la Oficina Asesora Jurídica, del Bloque Administrativo de al IUE.

7 7 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA DOCUMENTOS HABILITANTES DE ORDEN JURÍDICO a) Certificado de la Cámara de Comercio de representación legal si se trata de persona jurídica. b) Certificación de que el proponente no se encuentra en el régimen de inhabilidades e incompatibilidades para contratar con la Institución Universitaria de Envigado. que puede ser llenado al momento de la adjudicación c) Presentar fotocopia de RUT. REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Para que la propuesta sea tenida en cuenta, se le deben anexar los siguientes documentos en su debido y estricto orden: a) Carta de presentación de la oferta firmada por el proponente si es persona natural. Si es persona jurídica por el Representante legal, anotando cerca de la firma el nombre, cargo y documento de identidad; de igual modo se procede en caso de unión temporal o consorcio. Indicando la oferta económica, en valor de números y de letras b) Certificado de existencia y representación legal en el evento de tratarse de persona jurídica c) Poder del proponente o quien lo represente para los diferentes trámites relacionados con la negociación en caso de no hacerlo personalmente su representante legal. CRITERIO DE ADJUDICACIÓN Por tratarse de un bien de características técnicas uniformes y de común utilización, la adjudicación se hará a quien presente el menor precio, entre los proponentes habilitados para presentación de propuesta, según lo establecido En la ley y en los decretos reglamentarios. DINÁMICA PARA LA PARTICIPACIÓN EN LA SUBASTA INVERSA. De acuerdo con lo establecido en los decretos reglamentarios de la ley 80 de 1993 y de la ley 1150 de 2007, una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un

8 8 tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el decreto y en los pliegos de condiciones. La subasta, tendrá lugar como se indica en el cronograma de actividades, donde serán adquiridos como un todo, siendo adjudicado el contrato al oferente que presente el menor precio consolidado. La compra mediante subasta inversa, deberá corresponder a la descripción contenida en la ficha técnica y las características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad. AUDIENCIA DE SUBASTA Y ADJUDICACIÓN De acuerdo al cronograma siempre y cuando haya siquiera dos proponentes habilitados, se dará inicio a la audiencia de subasta y adjudicación. En esta audiencia los proponentes habilitados podrán presentar por escrito nuevas ofertas de precio. En el caso de que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen, dicho precio inicial se considerará su propuesta final. PROCEDIMIENTO DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL. Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán sobres y formularios para la presentación de sus lances. En dichos formularios se consignará únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios. La identidad de los proponentes habilitados para presentar lances de precios sólo será revelada hasta la ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO Al inicio de esta audiencia, la Institución comunicará a todos los presentes, el tiempo máximo de duración de la audiencia, durante la cual se harán las ofertas. a) La Institución abrirá los sobres con las ofertas iníciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia cuál fue la menor de ellas. El precio de arranque de la subasta inversa será el menor precio presentado en las ofertas iníciales. b) La Institución otorgará a los proponentes un término de cinco (5) minutos contados a partir de la señal del moderador, para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iníciales de precio a que se refiere el literal anterior.

9 9 Nota: Márgenes de diferencia entre ofertas. La Institución establece como margen mínimo de mejora de oferta, la suma de doscientos cincuenta mil pesos $ m/l por debajo del cual los lances no serán aceptables. En consecuencia, sólo serán válidos los lances que sean iguales o superiores a este margen. c) Los proponentes harán su lance utilizando los sobres y los formularios suministrados; d) El moderador de la subasta, delegado de la entidad, recogerá los sobres cerrados de todos los participantes. e) La Institución registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado. f) Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta. g) La Institución repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior. h) Una vez terminada la puja de subasta inversa, la Institución Universitaria de Envigado, procederá a realizar, en la misma audiencia, la adjudicación mediante resolución, al adjudicatario que presentó el menor precio. i) Adjudicado el contrato, la Institución hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes. Parágrafo 1. Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta se procederá si solo se presenta una sola oferta a realizar la audiencia de subasta inversa presencial. j) Control de precios artificialmente bajos: En el caso de que una o más ofertas, estén clasificadas como precios artificialmente bajos, la Institución las someterá a las reglas del artículo 13 del Decreto 2474 de ACTO DE ADJUDICACIÓN Según el cronograma de actividades la institución emitirá el acto por medio del cual se adjudicara la orden de servicio.

10 10 CADUCIDAD La Institución Universitaria de Envigado podrá unilateralmente decretar la caducidad administrativa del contrato, en cualquier tiempo, en el evento de que EL CONTRATISTA incumpla cualquiera de las obligaciones estipuladas, o cuando se presente alguno de los siguientes casos: a) Cuando por culpa imputable al CONTRATISTA, los bienes no se entreguen e instalen en forma oportuna y satisfactoria. b) Por incumplimiento grave de EL CONTRATISTA a alguna de las obligaciones contraídas en el contrato, si a juicio de La Institución Universitaria de Envigado se hace inconveniente para la continuación del mismo. c) Cuando a juicio de la Institución Universitaria de Envigado, del incumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA, se derivan consecuencias que hagan imposible la ejecución del contrato o se le causen perjuicios. d) Cuando la calidad de los bienes no fuere aceptable a juicio de la Interventoría. e) Por cualquier otra circunstancia que justificadamente le permita a la Institución Universitaria de Envigado presumir incumplimiento de EL CONTRATISTA para cumplir lo estipulado, bien sea por situaciones actuales o antecedentes del contrato que no se conocían al momento de la celebración del mismo. f) Por las demás causales establecidas en las normas vigentes. CLÁUSULA PENAL. En caso de incumplimiento de EL CONTRATISTA o de declaratoria de caducidad, la Institución Universitaria de Envigado hará efectiva la sanción penal pecuniaria, la cual tendrá un equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total del contrato, una vez ejecutoriada la providencia administrativa correspondiente y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a la Institución Universitaria de Envigado. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. EL CONTRATISTA declara que no se encuentra comprendido dentro de alguna de las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en las normas legales. La contravención a lo anterior dará lugar a las sanciones previstas en la Ley.

11 11 SESIÓN DEL CONTRATO. EL CONTRATISTA no podrá ceder los derechos que tenga en el presente contrato, salvo autorización expresa, que constará por escrito, del Señor Rector. DOMICILIO. Para todos los efectos legales, se fija como domicilio el Municipio de Envigado, Carrera 27B No.39 A Sur- 57 de Envigado. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Entregar oportuna y adecuadamente los bienes en la Carrera 27B No.39Asur-57 de Envigado, el día 11 de diciembre desde las 8:00 A.M. Suministrar los artículos descritos técnicamente al inicio de este pliego. GASTOS DEL CONTRATO: Todos los gastos que ocasione el cumplimiento del presente contrato, tales como transporte de los artículos, materiales, personal, etc., al sitio señalado de la Institución Universitaria de Envigado, será por cuenta del CONTRATISTA. La Institución Universitaria de Envigado podrá entonces rechazar los productos que no reúnan la calidad requerida en este contrato. PUBLICACIÓN: El presente contrato deberá publicarse en la página web institucional que se fijara por dos (2) días calendario. FINANCIACIÓN Esta compra será financiada con recursos propios de Institución Universitaria de Envigado. SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO Por circunstancia de fuerza mayor o caso fortuito, se podrá de común acuerdo entre las partes, suspender temporalmente la ejecución del Contrato mediante la suscripción de un Acta donde conste tal evento, sin que para los del plazo extintivo se compute el tiempo de la suspensión.

12 12 DOCUMENTOS DE LA CONTRATACIÓN Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Certificado de Registro Presupuestal Los Anexos y demás documentos que se produzcan hasta el momento de la adjudicación. PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO La Liquidación del Contrato será de común acuerdo entre el Contratista y la Institución Universitaria de Envigado, procedimiento que se hará dentro de cuatro (4) meses siguientes a la Terminación del Contrato. INTERVENTORÍA. La responsabilidad de la interventoría, Coordinación y Vigilancia del presente contrato, estará a cargo de la Coordinadora de Mercadeo de la Institución Universitaria de Envigado, el cual ejercerá la Interventoría respectiva, de acuerdo con las especificaciones particulares y/o generales consignadas en los pliegos de condiciones y velará por el equilibrio contractual del contrato.