POLITICA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO

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1 1 POLITICA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO

2 CONTENIDO PRINCIPIOS DE LA POLITICA 1. PROPOSITO GENERAL 2. PROPOSITO ESPECÍFICO. 3. ALCANCE Y VIGENCIA 4. PERIODO DE REVISION CONCEPTOS: LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO AL TERRORISMO ELEMENTOS CLAVES DEL PROGRAMA DE PREVENCION.. 1. ROLES Y RESPONSABILIDADES... GOBIERNO CORPORATIVO... COMITÉ DE DIRECTORES) ENCARGADO DE PREVENCIÓN 2.3 PRINCIPALES FUNCIONES AREAS CLAVES ENCARGADO DE PREVENCIÓN. ÁREAS COMERCIALES AUDITORÍA INTERNA. 3. IDENTIFICACION Y CONOCIMIENTO DE CLIENTES.. a. APERTURA DE RELACION COMERCIAL / CAPTURA DE INFORMACION. b. PROCESO CONTINUO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE PROCESO DE ACTUALIZACIÓN MASIVA DE INFORMACIÓN DE CLIENTES PROCESO DE ACTUALIZACIÓN CENTRALIZADA DE INFORMACIÓN DE. 4. PERSONAS EXPUESTAS POLITICAMENTE (PEP)... CLASIFICACIÓN DE PEP CLIENTES DE ALTO RIESGO... NEGOCIOS O ACTIVIDADES DE ALTO RIESGO.

3 ZONASGEOGRÁFICAS DE ALTO RIESGO PRINCIPALES PRODUCTOS O SERVICIOS DE ALTO RIESGO.. 6. PROCESO DE MONITOREO DOCUMENTACION DE RESPALDO. 8. PROCESO DE COMUNICACIÓN CON EL ORGANISMO REGULADOR 9. CONTROL INTERNO 10. PROCESO DE CAPACITACION 11. RESOLUCION DE CONSEJO DE NACIONES UNIDAS 12. PARAISO FISCALES 13. SANCIONES 3

4 PRINCIPIOS DE LA POLITICA 1. PROPOSITO GENERAL El objetivo de este documento es establecer los estándares mínimos para proteger y asegurar razonablemente que esta entidad no fuese utilizada como medio, a través del cual, circulasen ingresos /fondos de fuente ilegal o destinados a promover o financiar actividades terroristas. Para lograr lo anterior, la Sociedad y expresamente lo siguiente: sus filiales, manifiesta y adhiere - Dar cumplimiento a la ley y regulaciones vigentes, entendiendo que ellas constituyen el eje central del programa de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo; - Todos los empleados deben adherir a los más altos estándares de integridad y diligencia en su actuar, así como en la forma de hacer negocios. Los lineamientos corporativos han sido desarrollados y compilados en el Código de Ética respectivo; - Los clientes con los cuales se haga negocio deben ser individuos o entidades de buena reputación. - El proceso de capacitación constituye un pilar fundamental del Modelo de Prevención de Delitos de Cohecho, Lavado de activos y Financiamiento al Terrorismo. Esta Política reconoce que aún cuando no siempre es posible determinar si una transacción se origina o es parte de una actividad criminal, los empleados de la Empresas Hites y sus filiales participan directa o indirectamente en los negocios deberán considerar los siguientes principios generales: 4 - Tomar todas las medidas razonables para determinar la verdadera identidad de todos quienes utilizan el producto Tarjeta Hites - Empresas Hites y sus filiales, podrá acordar el cierre de relaciones comerciales con personas sospechosas de estar involucradas en actividades delictivas previstas en las leyes Nª sobre conductas terroristas,

5 sobre Tráfico Ilícito de Estupefacientes y Sustancias Sicotrópicas y que crea la Unidad de Análisis Financiero. De la misma forma, no se aceptará fondos, otorgará créditos o hará ningún tipo de negocio cuando se tenga conocimiento con un razonable grado de certeza que laspersonas naturales o entidades puedan estar involucradas en las actividades señaladas anteriormente; - En los casos en que se tenga conocimiento de circunstancias en que se presuma que los fondos provienen de o forman parte de una actividad criminal ligada al lavado de activos o financiamiento al terrorismo, el Encargado de Prevención deberá informar en tiempo y forma a la autoridad competente; - Las infracciones a las obligaciones legales o regulatorias asociadas a esta política, así como el incumplimiento con las obligaciones en ella contenidas, constituirán una infracción y conllevará las sanciones en los términos indicados en el respectivo Código de Ética, sin perjuicio de de las sanciones civiles y/o criminales que correspondan de acuerdo a la ley vigente. 2. PROPOSITO ESPECÍFICO Los temas de orden particular considerados por el Directorio como claves, para administrar apropiadamente esta política son los siguientes: - Una clara definición de roles y responsabilidades en temas de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, así como contar con un Oficial de Cumplimiento responsable del proceso en forma integral; - Existencia y funcionamiento efectivo de un programa de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo; - Contar con un proceso que permita identificar y conocer a los clientes, con el fin de realizar negocios de manera segura, rentable y sustentable en el tiempo; - Disponer de un esquema de monitoreo y control que permita alertar situaciones de riesgo; - Contar con un equipo de profesionales con experiencia y capacitados; 3. ALCANCE Y VIGENCIA 5

6 La presente política es aplicable a Empresas Hites S.A.y sus filiales que son consideradas como sujetos obligados, conforme lo dispuesto en la ley vigente. Adicionalmente, la política es extensiva a todos los empleados sin excepción. La política se hace efectiva a partir del día de su publicación salvo que, de forma explícita, se haga mención a un plazo diferente en alguna materia en particular. 4. PERIODO DE REVISION El presente documento será revisado periódicamente, a lo menos cada año, o cuando exista una causa justificada para ello. Como proceso general el Encargado de Prevención preparará el documento y propondrá este, para su revisión. Una vez obtenida la versión final se procederá a su presentación al Directorio. 5. CONCEPTOS: LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO AL TERRORISMO Y COHECHO 5.1 DEFINICIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS El delito de lavado de activos está establecido en el artículo 27 de la ley Para que se configure, se requiere que los fondos que se ocultan, disimulan o mantienen, provengan de ciertas actividades ilícitas enumeradas en esa misma disposición y que por ello se les conoce como delitos base. De este modo, puede decirse que el lavado de activos consiste en ocultar o disimular el origen ilícito de los bienes, por emanar estos de un delito base anterior, o mantener tales bienes de origen ilícito en poder del autor. 6

7 Son delitos base de lavado de activos en nuestro ordenamiento los siguientes: i. Aquellos establecidos en la ley N , que sanciona el tráfico ilícito de estupefacientes. ii. Aquellos que constituyen conductas terroristas, descritos en la ley N iii. Algunos de la ley N , sobre control de armas: iv. Los que fabriquen, armen, transformen, importen, internen al país, exporten, transporten, almacenen, distribuyan, o celebren convenciones sin la autorización que establece la ley respecto de armas sujetas a control. v. Los que construyan, utilicen, acondicionen o posean las instalaciones destinadas a la fabricación, armaduría, prueba, almacenamiento o depósito de armas sujetas a control sin la autorización que exige la ley. vi. Los delitos de la ley N sobre Mercado de Valores, pudiendo citarse entre ellos los siguientes: a. La entrega maliciosa de antecedentes falsos a la Superintendencia de Valores y Seguros, a una bolsa de valores o al público en general; b. Los directores, administradores y gerentes de un emisor de valores de oferta pública cuando efectuar en declaraciones maliciosamente falsas en el respectivo proceso de prospecto, emisión y divulgación; c. Los que hicieren oferta pública de valores sin cumplir con los requisitos legales de inscripción; d. Los que usaren deliberadamente información privilegiada: e. El que valiéndose de información privilegiada ejecute un acto con objeto de obtener un beneficio pecuniario o evitar una pérdida, tanto para sí como para terceros; 7

8 f. El que revele información privilegiada, con objeto de obtener un beneficio pecuniario o evitar una pérdida, tanto para sí como para terceros; g. Las personas que con el objeto de inducir a error en el mercado difundieren noticias falsas o tendenciosas; h. Efectuar transacciones en valores con el objeto de estabilizar, fijar o hacer variar artificialmente los precios; y i. Efectuar cotizaciones o transacciones ficticias. vii. Los delitos establecidos en la Ley General de Bancos, varios de los cuales se aplican solo a personal de instituciones bancarias y financieras, salvo el de su artículo 160 que castiga al que obtuviere créditos de instituciones de crédito suministrando o proporcionando datos falsos o maliciosamente incompletos acerca de su identidad, actividades o estados de situación o patrimonio, ocasionando perjuicios a la institución. viii. Delitos de prevaricación, malversación de caudales públicos, fraudes y exacciones ilegales, cohecho, secuestro y sustracción de menores, determinados abusos sexuales a menores, promoción o facilitación de la prostitución de menores de edad, y trata de personas para prostitución, todos establecidos en el Código Penal Conforme el artículo 27 de la ley N el delito de lavado de activos se comete en las siguientes circunstancias: 1) Cuando de cualquier forma se oculta o disimula el origen ilícito o prohibido de determinados bienes. En tal caso es necesario el conocimiento de que los bienes de alguna manera provienen de la comisión de alguno de los delitos base establecidos en la ley. 8

9 2) Cuando se adquiere, posee, tiene o usa, con ánimo de lucro, los bienes de origen ilícito siempre que al recibirlos se haya conocido su origen ilícito. Por ejemplo, un traficante de armas invierte en la bolsa para su provecho los dineros provenientes de su actividad ilegal. Debe tenerse presente en la modalidad de lavado de activos descrita en el numeral 1 precedente, aun si se desconoce el origen ilícito de los bienes, se incurre en el delito de lavado de activos cuando el sujeto debió conocer dicha procedencia y por una falta de cuidado que le era exigible no lo hizo. Se trata de la figura imprudente de lavado de activos, conforme la cual no solo se sanciona a quien tiene la intención directa de ocultar el origen ilícito de los bienes, sino que también a quien por falta de cuidado que le era exigible permitió que se llevara a cabo la conducta ilícita No existe una definición única y globalmente aceptada de lo que se entiende por lavado de activos. Por regla general, corresponde a una serie de acciones destinadas a ocultar el origen o la propiedad de dineros provenientes de la comisión de un delito. Las definiciones que da el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) son las más aceptadas internacionalmente: - La conversión o transferencia de propiedad, a sabiendas de que deriva de un delito criminal, con el propósito de esconder y/o disfrazar su procedencia ilegal o ayudar a cualquier persona involucrada en la comisión del delito a evadir las consecuencias legales de su accionar; - Ocultar o disfrazar la naturaleza real, fuente, ubicación, disposición, movimiento, derechos con respecto a, o propiedad de, bienes a sabiendas de que derivan de una ofensa criminal. - La adquisición, posesión o uso de bienes, sabiendo al momento en que se reciben, que deriva de una ofensa criminal o de la participación de algún delito. 5.2 DEFINICION: FINANCIAMIENTO AL TERRORISMO (FT) 9 En el Convenio internacional para la represión del financiamiento del

10 terrorismo, las Naciones Unidas entienden que comete el delito quien por cualquier medio, ilegalmente y por voluntad propia, proporciona y recauda fondos con la intención de que sean utilizados, o a sabiendas de que serán utilizados para llevar a cabo lo siguiente: (a) un acto que constituye un delito dentro del alcance y según la definición de los tratados existentes; o (b) Cualquier otro acto destinado a ocasionar la muerte o lesiones corporales graves a civiles, o a cualquier otra persona que no esté participando activamente en las hostilidades dentro de una situación de conflicto armado, cuando el propósito de dicho acto, por su naturaleza o contexto sea intimidar a una población, u obligar a un buen gobierno u organismo internacional a realizar o dejar de realizar un acto. En nuestro país el financiamiento del terrorismo está descrito y castigado en el artículo 8 de la ley , para quienes de cualquier forma solicitan, recaudan o proveen fondos con la finalidad de que se utilicen para cometer los delitos terroristas establecidos en la ley. Artículo 8º ley N : El que por cualquier medio, directa o indirectamente, solicite, recaude o provea fondos con la finalidad de que se utilicen en la comisión de cualquiera de los delitos terroristas señalados en el artículo 2º, será castigado con la pena de presidio menor en sus grados mínimo a medio, a menos que en virtud de la provisión de fondos le quepa responsabilidad en un delito determinado, caso en el cual se le sancionará por este último título, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 294 bis del Código Penal. Los siguientes delitos se califican como terroristas cuando se han perpetrado para intimidar a la población o conseguir del gobierno alguna decisión: 10

11 i. El homicidio calificado, las mutilaciones, lesiones graves y graves gravísimas, el secuestro, la sustracción de menores, el envío de cartas o encomiendas explosivas, el incendio y otros estragos, las infracciones en contra de la salud pública y el descarrilamiento. ii. iii. iv. Apoderarse o atentar en contra de una nave, aeronave, ferrocarril, bus u otro medio de transporte público que esté en servicio o la realización de actos que pongan en peligro la vida, la integridad corporal o la salud pública de sus pasajeros o tripulantes. Atentar en contra de la vida o la integridad corporal del Jefe de Estado o de otra autoridad política, judicial, militar, policial o religiosa, o de personas internacionalmente protegidas en razón de su cargo. Colocar, enviar, activar, arrojar, detonar o disparar bombas o artefactos explosivos o incendiarios de cualquier tipo, armas de gran poder destructivo o de efectos tóxicos, corrosivos o infecciosos. v. También la asociación ilícita para la comisión de los delitos antes mencionados. Los delitos antes mencionados se consideran terroristas cuando el hecho se comete con la finalidad de producir en la población o en una parte de ella el temor justificado de ser víctima de delitos de la misma especie, sea por la naturaleza y efectos de los medios empleados, sea por la evidencia de que obedece a un plan premeditado de atentar contra una categoría o grupo determinado de personas, sea porque se comete para arrancar o inhibir resoluciones de la autoridad o imponerle exigencias. 11

12 5.3 DEFINICION DE COHECHO 12 Conforme la norma transcrita, para que se configure este delito es necesaria la intervención de un funcionario público, ya sea solicitando, recibiendo o aceptando un beneficio económico indebido. El artículo 260 del Código Penal establece quiénes son funcionarios públicos El delito de cohecho se encuentra definido en la tanto para el cohecho a funcionarios publico nacionales y Cohecho de funcionarios internacionales: Cohecho a funcionarios públicos nacionales Artículo 250.-El que ofreciere o consintiere en dar a un empleado público un beneficio económico, en provecho de este o de un tercero, para que realice las acciones o incurra en las omisiones señaladas en los artículos 248, 248 bis y 249, o por haberla realizado o haber incurrido en ellas, será castigado con las mismas penas de multa e inhabilitación establecidas en dichas disposiciones. Tratándose del beneficio ofrecido en relación con las acciones u omisiones del artículo 248, el sobornante será sancionado, además, con la pena de reclusión menor en su grado mínimo. Tratándose del beneficio consentido u ofrecido en relación con las acciones u omisiones señaladas en el artículo 248 bis, el sobornante será sancionado, además, con pena de reclusión menor en su grado medio, en el caso del beneficio ofrecido, o de reclusión menor en su grado mínimo, en el caso del beneficio consentido. Tratándose del beneficio consentido u ofrecido en relación con los crímenes o simples delitos señalados en el artículo 249, el sobornante será sancionado, además, con pena de reclusión menor en su grado medio, en el caso del beneficio ofrecido, o de reclusión menor en sus grados mínimo a medio, en el

13 caso del beneficio consentido. En estos casos, si al sobornante le correspondiere una pena superior por el crimen o simple delito de que se trate, se estará a esta última. i. Cohecho a funcionarios públicos extranjeros Artículo 251 bis.- El que ofreciere, prometiere o diere a un funcionario público extranjero, un beneficio económico o de otra naturaleza, en provecho de este o de un tercero, para que realice una acción o incurra en una omisión con miras a la obtención o mantención, para sí u otro, de cualquier negocio o ventaja indebidos en el ámbito de cualesquiera transacciones internacionales, será sancionado con la pena de reclusión menor en su grado medio a máximo y, además, con las de multa e inhabilitación establecidas en el inciso primero del artículo 248 bis. Si el beneficio fuere de naturaleza distinta a la económica, la multa será de cien a mil unidades tributarias mensuales. De igual forma será castigado el que ofreciere, prometiere o diere el aludido beneficio a un funcionario público extranjero por haber realizado o haber incurrido en las acciones u omisiones señaladas. El que, en iguales situaciones a las descritas en el inciso anterior, consintiere en dar el referido beneficio, será sancionado con pena de reclusión menor en su grado mínimo a medio, además de las mismas penas de multa e inhabilitación señaladas. Se trata en términos generales de los mismos requisitos analizados para el cohecho anterior, con la salvedad de que en este caso el funcionario público debe servir a otro país o a un organismo internacional y de que el beneficio comprometido puede ser de naturaleza distinta a la económica. 13

14 ELEMENTOS CLAVES DEL MODELO DE PREVENCION Los elementos claves que componen el Modelo de prevención de delitos de Cohecho, Lavado de activos y Financiamiento del Terrorismo son los siguientes: 1 GESTIÓN DE RIESGOS DE EMPRESA HITES Y FILIALES Consiste en el diagnóstico respecto de las exposiciones de riesgo que presenta la operación orgánica de Empresas Hites S.A.y sus filiales, según las propias características de su actividad y forma de organización. Identificar dónde se alojan los riesgos tanto en la cadena de operación como en los cargos que participan en dichas actividades. 2 ROLES Y RESPONSABILIDADES El Directorio de Empresas Hites S.A., reconoce que un esquema de administración con delimitación clara de roles y responsabilidades es fundamental. En tal sentido se han definido dos instancias de supervisión gerencial, las cuales funcionan en base a la lógica de comités. A saber: 2.1. GOBIERNO CORPORATIVO COMITÉ DE DIRECTORES: Corresponde al Comité de Directores: 14 - Revisar y aprobar la política de Prevención de Lavado de Activos y de Financiamiento al Terrorismo; - Tomar conocimiento de las actividades desarrolladas por el Encargado de prevención, en relación a materias tales como: a) las cifras obtenidas, como resultado, del proceso mensual de monitoreo; b) El número de casos de operaciones sospechosas o inusuales reportados, cuando ello aplique, a la Unidad de Análisis Financiero (UAF);

15 c) Estado general del proceso de capacitación a nivel corporativo ; d) Revisión de proyectos, de impacto significativo, relacionados con el tema y e) En general cualquier materia atingente al proceso en particular. ENCARGADO DE PREVENCIÓN EMPRESAS HITES S.A. El encargado de prevención es el funcionario especialmente designado por Empresas Hites S.A. para el diseño, implementación y control del modelo de prevención de delitos conforme lo dispone la ley El encargado tiene como propósito principal el supervisar integralmente, dentro del marco de su competencia y alcance, el proceso de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo a nivel corporativo, procurando evitar y/o anticipar situaciones de riesgo. 2.3 PRINCIPALES FUNCIONES - AREAS CLAVES En relación con el Modelo de Prevención de delitos de Cohecho,Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo, las principales funciones asociadas a las áreas claves que interactúan en este proceso serán las siguientes: Encargado de Prevención - Proponer y presentar periódicamente al Directorio, la Política de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo para su ratificación: - Implementar y administrar un esquema de control que permita mitigar, de manera razonable, el riesgo de ser usado como medio para lavar dinero; 15 - Capacitar, comunicar y sensibilizar a los empleados de Empresas Hites y filiales, considerando esto como un proceso continuo. Áreas Comerciales - Requerir de los clientes la información necesaria para determinar su identidad y actividad, el origen de los fondos con que realizan sus

16 transacciones y toda la información requerida para determinar el nivel de riesgo de lavado de activos de un cliente en particular; - Reportar al Encargado de Prevención las transacciones u operaciones sospechosas sin justificación económica aparente que detecten en el curso normal de su labor comercial; - Trabajar en conjunto con área de Contraloría en resolver situaciones de importancia, relacionadas con el tema de la presente política. En tal sentido, se espera obtener respuestas completas y oportunas, cuando ello se requiera. Fiscalía Asesorar y anticipar, desde la perspectiva legal, eventuales situaciones de riesgo que pudiesen presentarse en alguna etapa del proceso de toma de decisiones. Evaluar las nuevas exigencias regulatorias y su impacto en la Sociedad y sus filiales. Auditoria Interna Auditar y emitir una opinión respecto del cumplimiento de la presente política, así como establecer un procedimiento de auditoría permanente del Modelo de Prevención de Delitos de Cohecho, Lavado de activo y financiamiento IDENTIFICACION Y CONOCIMIENTO DE CLIENTES Empresas Hites y sus filiales aspiran a hacer negocios con individuos y entidades de buena reputación en el mercado en que opera. Una de las formas más efectivas de minimizar los riesgos, derivados del lavado de activos y el financiamiento al terrorismo, es asegurar razonablemente que se conoce la verdadera identidad y fuente de ingresos de los clientes. En virtud de esta política, dado lo anterior, se reconoce que los siguientes 16

17 elementos son claves: - La identificación documentada de los clientes con los que se hace negocios y - Un Conocimiento del cliente (actividad comercial y la fuente u origen de fondos ) 3.1 APERTURA DE RELACION COMERCIAL TARJETA HITES /CAPTURA DE INFORMACION Como parte del inicio y/o apertura de una relación comercial se espera que el ejecutivo comercial del área de crédito, como parte de su proceso de conocimiento, recopile información útil para este fin. En tal sentido, a modo de establecer un marco referencial de información con que debe contar la Sociedad y sus filiales, se detallan los siguientes: Información mínima requerida:para los individuos o entidades que buscan establecer una relación comercial, incluyendo aquellas personas o entidades que actúan en representación o por poder del titular, se deberá contar al menos con lo siguiente: Persona Natural - Nombre; - Domicilio: - Fecha de nacimiento; - Teléfonos - Estado Civil - Género - Vive en Casa - Documento de Identificación ( Cédula de Identidad vigente y en buen estado); - Extranjeros con Residencia Definitiva indica en anverso de cédula de identidad - Identificación de la actividad y/o fuente de sus ingresos - Ingreso y/o rango, dependiendo del producto. 3.2 PROCESO CONTINUO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE 17

18 Con el propósito de cumplir con la normativa legal vigente, Empresas Hites y sus Filiales cuenta con procesos destinados a mantener actualizada la información de los clientes lo cual se encuentra definido en la Política de crédito. A saber: Proceso de Actualización Masiva de Información de Clientes Anualmente Empresas Hites y sus filiales prevendrá, a todos los clientes tarjeta Hites, respecto de su obligación de actualizar la información existente en nuestra institución. Proceso de Actualización Centralizada de Información de Clientes /Foco en Riesgo El Encargado de Prevención identificará, de acuerdo a variables predefinidas, la base de clientes de alto riesgo de Empresas Hites S.A. (desde la perspectiva de Prevención de Lavado de Activos)ygestionará un proceso focalizado de actualización de información financiera. Este proceso será realizado con frecuencia anual y apropiadamente documentado. 4. PERSONAS EXPUESTAS POLITICAMENTE (PEP) De acuerdo con la normativa vigente Circular 49 de la UAF, Se consideran como personas expuestas políticamente a los chilenos o extranjeros que desempeñan o hayan desempeñado funciones publicas destacadas en un país hasta lo menos un año finalizado el ejercicio de las mismas. En relación a los descrito se entiende que en Chile a lo menos deberán ser calificados como PEP los siguientes: 1) Presidente de la República. 2) Los Senadores, Diputados y Alcaldes. 3) Los Ministros de la Corte Suprema y Corte de Apelaciones. 4) Ministros de Estado, Subsecretarios, Intendentes, Gobernadores, Secretarios Regionales Ministeriales, Embajadores, Jefes Superiores de Servicio, tanto centralizados como descentralizados y el directivo superior inmediato que deba subrogar a cada uno de ellos. 18

19 5) Los Comandantes en Jefe de las Fuerzas Armadas, el Director General de Carabineros, y el Director General de Investigaciones, y el oficial superior inmediato que deba subrogar a cada uno de ellos. 6) Fiscal Nacional del Ministerio Público y los Fiscales Regionales. 7) Contralor General de la República. 8) Consejeros del Banco Central de Chile. 9) Consejeros del Consejo de Defensa del Estado. 10) Ministros del Tribunal Constitucional. 11) Ministros del Tribunal de la Libre Competencia 12) Integrantes titulares y suplentes del Tribunal de Contratación Pública 13) Consejeros del Consejo de Alta Dirección Pública 14) Los directores y ejecutivos principales de empresas públicas, según lo definido por la Ley Nº ) Directores de sociedades anónimas nombradas por el estado o sus organismos. 16) Miembros de las directivas de los partidos políticos. 5. CLIENTES DE ALTO RIESGO Empresas Hites S.A. y filiales reconoce que existe una categoría de clientes que representa un mayor riesgo en relación a la materia que trata este documento. Dado ello es que se han definido las variables mínimas que cualquier proceso debe considerar. A saber: Negocios o actividades de alto riesgo Empresas Hites y sus filiales entiende que existen en la práctica ciertas actividades comerciales que revisten un riesgo mayor,y que se encuentran definidas en la Política de crédito y que también podrían tener un riesgo mayor desde la perspectiva de prevención de lavado de activos. Sobre el particular, los principales elementos que se consideran relevantes para establecer una clasificación en base a esta variable, son: a) Negocios o actividades altamente intensos en transacciones de efectivo; b) Negocios o actividades en donde existe un nivel alto de informalidad. Zonas geográficas de alto riesgo 19

20 Empresas Hites S.A.y sus filiales deben cumplir con la normativa vigente,el marco de referencia está dado por lo siguiente: a) No se establecerá relación comercial con clientes ni proveedores definidos en la Lista Comité 1267 del Consejo de Naciones Unidas; b) Se considerará como zona de riesgo alto a aquellos países conocidos como Paraísos Fiscales. 6. PROCESO DE MONITOREO Empresas Hites S.A. y sus filiales entiende que esta actividad es clave dentro del Modelo de prevención de delitos de Cohecho, Lavado de activos y financiamiento al terrorismo. En tal sentido el Encargado de Prevención debe considerar los siguientes elementos, como pilares que sustentan esta actividad: a) Énfasis en identificar comportamientos transaccionales, de los clientes, fuera de lo habitual /inusual y/o sin justificación económica aparente, sobre la base de definiciones razonables; b) Apoyo sistémico automatizado o semi-automatizado para procesar e identificar situaciones de riesgo; c) Existencia de un proceso de análisis de casos de observación, estructurado, coherente y razonablemente documentado; En la relación con el rol de los empleados de Empresas Hites S.A. y sus filiales, ellos deben estar vigilantes y sensibles a identificar actividades o transacciones sospechosas o inusuales, y de reportar estas, cuando ello lo amerite. 7. DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Como parte de las exigencias regulatorias, Empresas Hites S.A. y sus filiales cumple con mantener la documentación necesaria, de conformidad con los plazos establecidos en Normas de la Superintendencia de Bancos e 20

21 Instituciones Financieras (SBIF). En relación al tema específico de esta política, se debe asegurar la conservación de la documentación detallada a continuación, por un plazo no inferior a 6 años. - Información relativa a la identificación de los clientes, según lo definido en este documento; - Reportes enviados a la Unidad de Análisis Financiero, relativos a actividades sospechosas relacionadas con lavado de activos u otras actividades criminales, incluyendo la documentación de respaldo ROS; - Reportes enviados a la Unidad de Análisis Financiero, relativos a transacciones en efectivo incluyendo la documentación de respaldo de los ROE; 8. PROCESO DE COMUNICACIÓN CON EL ORGANISMO REGULADOR Empresas Hites S.A. y sus filiales preparará y enviará en tiempo y forma los reportes regulatorios al ente fiscalizador. En tal sentido, se reportará semestralmente en la fecha oportuna las operaciones en efectivo sobre UF 450 y Los reportes de operaciones inusuales detectadas, cuando ello aplique. Los formatos usados serán los predefinidos por el regulador y se dará cumplimiento estricto a la ley y normativa de la UAF en cuanto a la confidencialidad de la información. 9. CONTROL INTERNO Como parte del proceso de evaluación de control interno, el área de Auditoría Interna de acuerdo a su plan, efectuará revisiones periódicas con el fin de verificar el nivel de cumplimiento de la política vigente, así como también de los procedimientos específicos. 21

22 10. PROCESO DE CAPACITACIÓN Empresas Hites S.A. y sus filiales reconoce que un proceso de capacitación apropiado es fundamental. Para ello debe existir un foco especial en relación con los contenidos abordados, la cobertura a alcanzar y la documentación de respaldo del proceso. En tal sentido se deberá definir un esquema de capacitación práctico y acorde a la realidad de la Empresa Como lineamiento general, los elementos mínimos que deben ser considerados, son los siguientes: - Información respecto del marco regulatorio local y las exigencias legales vigentes; - Comunicación respecto del rol y responsabilidad de los participantes del proceso - Explicación sobre la identificación y el conocimiento de los clientes; - Tópicos generales sobre el proceso de monitoreo de prevención; - Sistema de denuncias respecto de sospechas de comisión de delitos; - Conceptualización sobre PEP y clientes de alto riesgo; - Énfasis respecto de las actividades prohibidas. El área de Recursos Humanos, así como también, El Encargo de Prevención mantendrán registro de asistencia de todos los empleados que participan en los cursos de capacitación. Así mismo, el Encargado de Prevención mantendrá registro de los cursos impartidos. 14. RESOLUCIÓN CONSEJO DE NACIONES UNIDAS Empresas Hites S.A. y sus filiales deberá revisar el Listado del Comité 1267 del Consejo de Naciones unidas como la N 1988 de 2011 nomina que individualiza personas físicas y entidades miembros de la organización AL Qaida o asociados a ellos con el propósito de impedir que personas incluidas en la lista realicen cualquiera de las siguientes transacciones: 22

23 (i) (ii) (iii) Abran tarjetas de crédito Hites Efectúen transferencias al o desde el exterior Operen en comercio exterior. Adicional al control descrito previamente, el área de Auditoria efectuará revisiones sobre toda o parte de la cartera de clientes de Empresas Hites S.A.para determinar si existen personas o entidades incluidas en otras listas intencionales de sancionados o bases de datos internacionales que contengan información sobre individuos ligados a actividades terroristas, lavado de activos u otros delitos graves. 12. PARAISOS FISCALES Observancia en el quehacer diario de transacciones que eventualmente se realicen con países territorios y jurisdicciones no cooperantes como aquella indicada a los denominados paraísos fiscales. 13. SANCIONES Las sanciones establecidas respecto de trabajadores y colaboradores se han establecido en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad y han sido aceptadas y reconocidas por ellos a través de la suscripción de los documentos correspondientes. Se entiende que hay una infracción sancionable en aquellos casos en que el trabajador o colaborador ha incumplido sus obligaciones de vigilancia, denuncia, capacitación o cualquiera otra establecida en el modelo de prevención. Dichas sanciones son: a. Amonestación. b. Multas de un % del salario diario del trabajador. 23 c. Terminación del contrato de trabajo.

24 Respecto de los proveedores, que han aceptado estas obligaciones en análogos términos, las sanciones por el incumplimiento de sus deberes de supervigilancia o denuncia o por falta de información oportuna a Empresas Hites S.A. en el marco de las investigaciones internas serán: a. Censura por escrito comunicada a la administración del proveedor. b. Terminación del contrato con el proveedor en caso de faltas graves o reiteradas. Las sanciones serán impuestas por la administración de Empresas Hites S.A. a proposición del encargado de prevención y siempre luego del término de una investigación y en que se estime que el trabajador, colaborador o proveedor ha obrado al menos con negligencia en el cumplimiento de sus deberes. 24