PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL MANTENIMIENTO, MEDIANTE PROCEDIMIENTO ABIERTO, DE LOS SISTEMAS DE IMPRESIÓN DE LA CORPORACIÓN DE EMPRESAS

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL MANTENIMIENTO, MEDIANTE PROCEDIMIENTO ABIERTO, DE LOS SISTEMAS DE IMPRESIÓN DE LA CORPORACIÓN DE EMPRESAS MUNICIPALES DE SEVILLA, CEMS Y DE LAS SOCIEDADES LOCALES MIEMBROS DE LA MISMA. Expte. 09/2014 1

2 INDICE 1. ANTECEDENTES CARACTERÍSTICAS... 3 SERVICIO DE MANTENIMIENTO... 3 SUMINISTRO DE EQUIPOS... 4 GESTIÓN DEL SERVICIO ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO... 7 PENALIZACIONES GARANTÍAS COORDINACIÓN DE LOS TRABAJOS... 9 ANEXO ANEXO Corporación de Empresas Municipales de Sevilla. Expte. 09/2014 2

3 1. ANTECEDENTES La Corporación de Empresas Municipales de Sevilla (en adelante CEMS) dispone de un parque de impresoras, multifuncionales y dispositivos de gran formato, que debe de mantenerse en un adecuado nivel operativo para lo cual se ha de disponer de un servicio para su mantenimiento técnico además del suministro de consumibles y nuevos equipos para sustituciones o cubrir nuevas necesidades. 2. CARACTERÍSTICAS Las funcionalidades cubiertas con estos dispositivos son el fotocopiado, envío y recepción de faxes, escaneado, e impresión de documentos, tanto en blanco y negro como en color, y en diversos formatos, promoviendo el uso compartido y eficiente de los dispositivos, el ahorro de papel y consumibles. En el anexo 1 se relacionan los equipos que conforman el parque objeto de este concurso, indicándose: empresa, marca, modelo, fecha de adquisición y contador en el momento de elaborar este documento. SERVICIO DE MANTENIMIENTO Cubrirá todas las tareas necesarias para mantener la operatividad del parque de impresión, incluyendo la reposición de piezas, mano de obra y desplazamiento de personal técnico, traslados, y el suministro de todo el material fungible excepto el papel. Será atendido por un equipo profesional debidamente dimensionado y cualificado y contará con los medios materiales adecuados. Todas las piezas utilizadas en las reparaciones así como los consumibles serán originales del fabricante. La facturación de este servicio se realizará en la modalidad de pago por copia. Siendo responsabilidad del adjudicatario, y a través de sus propios medios, la lectura mensual de contadores. Debido a la heterogeneidad del parque en cuanto a su antigüedad y estado de conservación, el precio de la copia se establecerá por equipo, uno para la copia en blanco y negro y otro para la copia en color, a excepción de los equipos de gran formato (plotters), cuyo precio será por metro impreso. El adjudicatario podrá proponer la sustitución, a coste cero, de aquellos equipos que considere obsoletos por otros de características similares o superiores. El equipo propuesto podrá ser nuevo o reacondicionado, en cuyo caso no podrá tener una antigüedad superior a cuatro años, en ambos casos serán del mismo fabricante. Los precios de las copias de los equipos sustitutos serán los mismos que los ofertados para el equipo sustituido. La propiedad del equipo pasará, sin coste alguno, a la empresa de la CEMS sin coste alguno a la finalización del contrato. Corporación de Empresas Municipales de Sevilla. Expte. 09/2014 3

4 Con el fin de facilitar la elaboración de las ofertas y para que los oferentes puedan tener un adecuado conocimiento sobre el estado del parque, se podrán realizar visitas a las instalaciones de las empresas que componen la CEMS. Los datos de contacto son: EMPRESA PERSONA CEMS EMASESA José Manuel Bárcenas jmbarcenas@emasesa.com EMVISESA Juan Antonio Núñez janunez@emvisesa.org LIPASAM Jesús Panadero panaderoj@lipasam.es TUSSAM Lola Méndez Lola.mendez@tussam.es Las características mínimas del mantenimiento se describen en los siguientes apartados: Mantenimiento preventivo: el adjudicatario aportará los elementos necesarios para una supervisión remota del parque y automatización de los avisos por avería, niveles de consumibles y lectura de contadores. También realizará al menos una limpieza anual de los dispositivos; la fecha de realización será acordada con cada responsable de las empresas de la CEMS. Mantenimiento correctivo: atención in situ de las averías que los dispositivos o sus accesorios presenten, sin limitación en cuanto al número de avisos por equipo o fecha y dentro de los plazos indicados en el Acuerdo de Niveles de Servicio. Suministro de consumibles: comprende la entrega en las dependencias donde se encuentren los dispositivos y dentro de los plazos establecidos en el Acuerdo de Niveles de Servicio de todo el material fungible requerido para su correcto funcionamiento. Traslados: cuando se produzca un cambio de ubicación el adjudicatario asumirá con sus propios medios y bajo su responsabilidad los traslados de equipos y sus accesorios, incluidos el embalaje, desembalaje e instalación en la nueva dependencia. Los plazos de aviso y la ejecución del traslado se realizarán conforme a lo indicado en el Acuerdo de Niveles de Servicio. SUMINISTRO DE EQUIPOS Durante la vigencia del contrato cada empresa podrá solicitar al adjudicatario el suministro de nuevos equipos y accesorios, en régimen de compra, cuyas características y precios (sin IVA) estarán recogidos previamente en el Catálogo de equipos. En ningún caso existirá un compromiso de compra mínima ni a nivel global de la CEMS ni de modo individual para cada una de las empresas que la componen ni por la duración del contrato. El mantenimiento y suministro de consumibles del nuevo equipo se prestará en las mismas condiciones del servicio de mantenimiento descrito en el epígrafe 0, a excepción de los precios de las copias y el metraje para los plotters. En este sentido el ofertante deberá indicar para cada modelo un precio por copia en blanco y negro, color, y en el caso de los plotters, metro. Estos precios serán necesariamente inferiores a los ofertados para el mantenimiento Corporación de Empresas Municipales de Sevilla. Expte. 09/2014 4

5 del parque ya existente. En su propuesta incluirá una relación que llegada la adjudicación se convertirá en el primer Catálogo de equipos. Dicha relación se referirá a equipos nuevos a estrenar, y opcionalmente a equipos reacondicionados o de segunda mano. Contendrá todas las características técnicas de cada uno de ellos, capacidad de producción (nº de copias estimadas que podría realizar durante su vida operativa), sus accesorios, y precios sin IVA, incluidos los referentes al mantenimiento por copias. Para la valoración económica de la oferta sólo se tendrán en cuenta los precios de los equipos nuevos a estrenar. En caso de ofrecer equipos reacondicionados, éstos no podrán tener una antigüedad superior a cuatro años, deberán ser de un mismo fabricante, todos sus componentes serán originales del fabricante y gozarán de garantía total durante la vigencia del contrato. Para la elaboración del catálogo se han tener en cuenta los siguientes aspectos: Habrá al menos un dispositivo para cada una de las familias que a continuación se relacionan. Una familia o gama podrá tener más de un dispositivo. Para la valoración económica se tomará el precio del modelo superior de cada gama: ID FAMILIA VELOCIDAD 10 Impresora bn A4 hasta 10 ppm 20 Impresora bn A4 desde 11 a 30 ppm 30 Impresora bn A4 desde 31 a 50 ppm 40 Impresora bn A3 desde 21 a 30 ppm 50 Impresora bn A3 desde 31 a 50 ppm 60 Impresora color A4 hasta 20 ppm 70 Impresora color A4 desde 21 a 30 ppm 80 Impresora color A4 desde 31 a 40 ppm 90 Impresora color A3 desde 21 a 30 ppm 100 Impresora color A3 desde 31 a 50 ppm 110 Multifuncional bn A4 hasta 20 ppm 120 Multifuncional bn A4 desde 21 a 40 ppm 130 Multifuncional bn A3 hasta 30 ppm 140 Multifuncional bn A3 desde 31 a 40 ppm 150 Multifuncional bn A3 desde 41 a 50 ppm 160 Multifuncional color A4 hasta 20 ppm 170 Multifuncional color A4 desde 21 a 40 ppm 180 Multifuncional color A3 hasta 30 ppm 190 Multifuncional color A3 desde 31 a 40 ppm 200 Multifuncional color A3 desde 41 a 50 ppm 210 Plotter color A1 220 Plotter color A0 230 Plotter bn A0 Las impresoras y multifuncionales que formen parte del catálogo serán de un mismo fabricante. Corporación de Empresas Municipales de Sevilla. Expte. 09/2014 5

6 Las impresoras y multifuncionales permitirán la impresión a doble cara, el uso de papel 100% reciclado y dispondrán de la calificación Energy Star sobre el uso energético eficiente. Conectividad USB y Ethernet 100 Mb/s. Protocolo TCP/IP Acceso y gestión web. Lenguaje PCL5, PCL6 y Postcript. Los multifuncionales dispondrán de las opciones de escaneado a color y a doble cara (con independencia del modo de impresión), fotocopiado y posibilidad de fax, permitiendo la restricción de acceso por usuario (a través de código o integración con LDAP), libreta de direcciones. Los plotters de formato A0 dispondrán de opción de escaneado. Para cada familia de impresoras y multifuncionales habrá al menos un modelo multibandeja. Para cada familia de multifuncionales se especificará al menos un modelo que pueda incorporar finisher, clasificador y grapado. Otros posibles accesorios para cada uno de los dispositivos de cada familia. Este catálogo será actualizable a petición de cualquiera de las empresas de las CEMS o por iniciativa del propio adjudicatario. Su finalidad será recoger las mejoras funcionales y económicas generadas por el avance tecnológico. En este sentido se consideran: 1. Inclusión de nuevos dispositivos: estarán motivadas por el lanzamiento de equipos que ofrecen nuevas o mayores prestaciones. En ningún caso sus precios, incluidos los de los accesorios y copias, podrán superar a los presentados en la oferta para esa familia de dispositivo. 2. Sustitución de dispositivos: sólo se admitirán si el nuevo modelo posee unas características técnicas superiores al retirado sin incremento de precio o las características técnicas son similares pero a un precio inferior al estipulado en el Catálogo de equipos vigente. En ningún caso se admitirá que una familia no disponga de al menos un dispositivo que cumpla con los requisitos mencionados con anterioridad. El adjudicatario enviará al responsable de cada entidad de la CEMS el nuevo catálogo propuesto, el cual estará vigente a partir de la conformidad de todos ellos. El suministro y puesta en funcionamiento deberá realizarse dentro de los plazos establecidos en el Acuerdo de Nivel de Servicio, e incluirá el transporte e instalación in situ, tanto del equipo como de sus accesorios, retirada de embalaje, entrega de controladores, configuración, puesta en marcha y formación. En caso de tratarse de una sustitución, y si así lo solicita la entidad, el adjudicatario asumirá la retirada definitiva del equipo sustituido. GESTIÓN DEL SERVICIO El adjudicatario nombrará a un supervisor que actuará de interlocutor ante los responsables de las empresas de la CEMS para el seguimiento y control en la prestación del servicio. Con la periodicidad que cada entidad determine se mantendrán reuniones de seguimiento en las cuales deberá aportar informes sobre contadores mensuales, consumibles suministrados, evolución de consumos, incidencias atendidas y niveles de servicio. Corporación de Empresas Municipales de Sevilla. Expte. 09/2014 6

7 La CEMS dispondrá de un único canal de atención al cliente. Para ello deberá proporcionar un único número de teléfono, con atención en castellano, para la solicitud de consumibles, consultas técnicas y comunicación de averías, dando acuse de recibo de cada una de ellas para su posterior seguimiento. De modo adicional podrá proporcionar una dirección web o dirección de correo para estos fines. 3. ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO Con el fin de garantizar una adecuada calidad en la prestación del servicio se establecen los siguientes parámetros como indicadores del grado de ejecución así como el establecimiento de penalizaciones en caso de incumplimiento de los mismos. Tanto los niveles de ejecución como las penalizaciones se aplicarán de modo independiente a cada entidad que compone la CEMS y para su cálculo se tendrán en cuenta las peticiones e incidencias realizadas en el mes más las pendientes de resolución de los meses anteriores. En este sentido, durante la primera quincena de cada mes, el adjudicatario presentará un informe a cada una de ellas con el grado de ejecución del servicio del mes anterior y la evolución acumulada. Por su parte, cada empresa podrá establecer mecanismos propios de control para confrontar y validar los datos aportados por el adjudicatario. Los tiempos señalados a continuación tienen la consideración de máximos. El ofertante podrá establecer tiempos más reducidos en su propuesta, lo que redundará positivamente en la valoración técnica. Indicador Entrega de consumibles. Incidencia en equipo o alguno de sus accesorios. Equipo de sustitución en caso de parada total. Traslado de equipo. Suministro de nuevo dispositivo o accesorio, incluidas su configuración y la formación a usuarios. NIVEL DE EJECUCIÓN Tiempo máximo de resolución 48 horas laborables. 24 horas laborables. 5 días laborables a contar desde su comunicación oficial. 15 días laborables a contar desde la fecha de pedido. PENALIZACIONES Penalizaciones sobre el servicio de mantenimiento: Las penalizaciones serán acumulativas para los diferentes indicadores y tendrán como base de cálculo la factura correspondiente del mes evaluado. Los indicadores y valores de aplicación son: Entrega de consumibles: Corporación de Empresas Municipales de Sevilla. Expte. 09/2014 7

8 Grado de cumplimiento Penalización del mes <90% 2% <80% 5% <70% 15% <60% 25% <50% 50% El grado de cumplimiento se calcula mediante la siguiente fórmula: Nº de consumibles entregados en fecha / Nº total de consumibles solicitados * 100. En caso de que este indicador esté por debajo del 50 % al menos en cuatro ocasiones, la CEMS se reserva el derecho a rescindir el contrato por incumplimiento de los niveles de servicio. Incidencia en equipo o alguno de sus accesorios: Grado de cumplimiento Penalización mensual <90% 2% <80% 5% <70% 15% <60% 25% <50% 50% El grado de cumplimiento se calcula mediante la siguiente fórmula: Nº de incidencias resueltas en fecha / Nº total de incidencias * 100. En caso de que este indicador esté por debajo del 50 % al menos en dos ocasiones, la CEMS se reserva el derecho a rescindir el contrato por incumplimiento de los niveles de servicio. En caso de avería que provoque la parada total del equipo o impida el uso de alguna de sus principales funciones se prolongue por un período superior a 24 horas laborables sin que el adjudicatario haya dispuesto de un equipo de sustitución se penalizará con un 0,5% adicional por cada día laboral de retraso. En caso de que la indisponibilidad de un equipo se haya prolongado durante un periodo igual o superior a 1 semana al menos en 5 ocasiones, la CEMS se reserva el derecho a rescindir el contrato por incumplimiento de los niveles de servicio. Traslado de equipo: Tiempo de demora Penalización mensual 1 día laboral 0,5% 2 días laborables 2% La CEMS gestionará el traslado por otros medios, > 2 días laborables repercutiendo su coste al adjudicatario que será descontado de la facturación mensual. Corporación de Empresas Municipales de Sevilla. Expte. 09/2014 8

9 Penalizaciones sobre el suministro de equipos: En el caso de suministro de nuevo dispositivo o accesorio, incluidas su configuración y la formación a usuarios: se aplicará una penalización de un 0,5% sobre el precio del equipo a suministrar por cada día laboral de retraso. En caso de que el suministro de un equipo se retrase más de 30 días al menos en 3 ocasiones, la CEMS se reserva el derecho a rescindir el contrato por incumplimiento de los niveles de servicio. 4. GARANTÍAS Durante la vigencia del contrato los equipos estarán cubiertos por una garantía total de todos sus componentes, asumiendo el adjudicatario el compromiso de reponer el componente, según se especifica anteriormente, o a sustituir el equipo completo, en los plazos establecidos. 5. COORDINACIÓN DE LOS TRABAJOS Cada empresa de la CEMS asignará un coordinador de los trabajos, designándose por parte del adjudicatario igualmente un interlocutor responsable. Sevilla, 8 de julio de 2014 Corporación de Empresas Municipales de Sevilla. Expte. 09/2014 9

10 ANEXO 1 Archivo Expediente 09_2014 Anexo 1.xls: relación de equipos que formarán parte del mantenimiento. ANEXO 2 Archivo Expediente 09_2014 Anexo 2.xls: propuesta de oferta económica. Consta de dos hojas, una correspondiente al epígrafe del mantenimiento y otra para el epígrafe de suministro de nuevos equipos. Corporación de Empresas Municipales de Sevilla. Expte. 09/