ENCRIPTACIÓN DE INFORMACIÓN CON NORMAN PRIVACY

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1 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA ENCRIPTACIÓN DE CON NORMAN DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 1 de 18

2 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA Tabla de contenido CARACTERISTICAS... 4 GLOSARIO QUE OBLIGATORIAMENTE SE DEBE ENCRIPTAR SI ESTÁ ABANDONA LA COMPAÑÍA PASOS DE INICIO... Error! Marcador no definido. 2.1 Ingreso al programa Configuración del programa ENCRIPTACIÓN Encriptación de un único archivo Encriptación de una carpeta o un directorio ENTREGA DE ENCRIPTADA Envío por correo electrónico de archivos ejecutables (Extensión.Encrypted.exe ) Entrega de instrucciones y clave al receptor DESENCRIPTACIÓN Desencriptación de archivos no ejecutables (Con la extensión.encypted ) Desencriptación de archivos ejecutables (Con la extensión.encypted.exe ) CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 2 de 18

3 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA Tabla de ilustraciones Ilustración 1 Icono NORMAN... 6 Ilustración 2 Ingreso al programa... 6 Ilustración 3 Ventana de configuración... 7 Ilustración 4 Selección opción encriptación con ejecutable... 8 Ilustración 5 Ventana de encriptación de archivo... 9 Ilustración 6 Mensaje de éxito de encriptación de archivo... 9 Ilustración 7 Selección de encriptación sin ejecutable Ilustración 8 Ventana encriptación de carpeta o directorio Ilustración 9 Mensaje de éxito encriptación de carpeta o directorio Ilustración 10 Carpeta normal y carpeta encriptada Ilustración 11 Cambio de extensión en un archivo ejecutable Ilustración 12 Selección de la opción de desencriptación de archivos no ejecutables Ilustración 13 Ventana de desencriptación de no ejecutables(cambio de ruta) Ilustración 14 Selección de carpeta destino de archivos desencriptados Ilustración 15 Ventana de desencriptación de no ejecutables(insertar Clave) Ilustración 16 Mensaje de verificación carpeta destino Ilustración 17 Mensaje éxito de desencriptación Ilustración 18 Ventana de desencriptación (cambio de ruta) Ilustración 19 Selección de carpeta destino de archivos desencriptados Ilustración 20 Ventana de desencriptación ejecutable(insertar Clave) Ilustración 21 Mensaje de verificación carpeta destino Ilustración 22 Mensaje éxito de desencriptación DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 3 de 18

4 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA CARACTERISTICAS OBJETO ALCANCE Explicar como encriptar y desencriptar correctamente los documentos que contengan información confidencial y que desean ser enviados por correo o guardados en un dispositivo de captura de información. Este instructivo aplica para la encriptación de todo tipo de información confidencial que vaya a ser retirada de la compañía. DUEÑO Todos los funcionarios de Leasing Bolívar SOFTWARE Y HARDWARE N/A GLOSARIO Encriptar Archivo: Acción de proteger información para que no pueda ser leída sin una clave. Encrypt File: Encriptar Archivo. Cuando se selecciona este tipo de encriptación se debe tener en cuenta que la otra persona que recibirá el documento debe tener instalado el programa NORMAN. Encrypt Directory: Encriptar Carpeta. Cuando se selecciona este tipo de encriptación se debe tener en cuenta que la otra persona que recibirá el documento debe tener instalado el programa NORMAN. Create EXE: Encriptar Archivo Ejecutable. Se selecciona este tipo de encriptación cuando la persona que recibirá el documento no tiene instalado el programa NORMAN. Información Confidencial: Se considerará confidencial toda aquella información amparada por la reserva bancaria V. Gr. Número de cuenta; número de identificación personal (PIN); número de tarjeta física; información sobre depósitos o inversiones de cualquier tipo, crédito, saldos, cupos y movimientos de cuenta, siempre que vayan acompañados del nombre o número de identificación del cliente. DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 4 de 18

5 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA 1 QUE OBLIGATORIAMENTE SE DEBE ENCRIPTAR SI ESTÁ ABANDONA LA COMPAÑÍA Toda aquella información amparada por la reserva bancaria, es decir, Número de cuenta; número de identificación personal (PIN); número de tarjeta física; información sobre depósitos o inversiones de cualquier tipo, crédito, saldos, cupos y movimientos de cuenta, siempre que vayan acompañados del nombre o número de identificación del cliente. Información objeto de derechos de autor Patentes Técnicas Modelos Invenciones know-how Procesos Algoritmos Programas ejecutables Investigaciones Detalles de diseño Información financiera Lista de clientes, inversionistas, empleados Relaciones de negocios y contractuales Pronósticos de negocios Planes de mercadeo Cualquier información revelada sobre terceras personas. Cualquier otro tipo de información que a su criterio sea confidencial DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 5 de 18

6 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA 1.1 Ingreso al programa 1. Seleccione en el escritorio el programa NORMAN : 2. Ingrese al programa: User Id: admin Password: admin Y Oprima el botón OK Ilustración 1 Icono NORMAN Ilustración 2 Ingreso al programa 1.2 Configuración del programa 3. Cambie las preferencias: 1. Revise el módulo Preferentes 2. seleccione los siguientes campos: Show status message after encryption/decription. Confirm key after you manually enter it. DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 6 de 18

7 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA 3. Oprima el botón Ok. 2 ENCRIPTACIÓN 2.1 Encriptación de un único archivo Ilustración 3 Ventana de configuración 1. Selección del archivo: 1. Haga Clic derecho sobre el archivo a encriptar. 2. Seleccione el programa Norman Privacy 3. Escoja la opción en que desea enviar la información: NOTA IMPORTANTE: Use Encrypt File, Sin ejecutable para consultar el archivo encriptado en computadores de la compañía Use Create EXE, Con ejecutable para consultar el archivo encriptado en computadores fuera de la compañía DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 7 de 18

8 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA Ilustración 4 Selección opción encriptación con ejecutable 2. Ventana de encriptación: 1. Verifique la ruta del archivo. 2. Cree una clave e ingrésela en el cuadro Key NOTA: esta clave debe ser mínimo de 8 caracteres y máximo Haga clic en el botón Encrypt. DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 8 de 18

9 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA Ilustración 5 Ventana de encriptación de archivo 1. Si la encriptación es correcta aparecerá el siguiente mensaje: Ilustración 6 Mensaje de éxito de encriptación de archivo 2. Finalmente se creará junto al documento original, un nuevo documento que tendrá la extensión (.Encryted), si seleccionó Create EXE en el paso 3, el nuevo documento que tendrá la extensión (.Encryted.exe) ESTO ES UN EJECUTABLE DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 9 de 18

10 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA NOTA: Lo anterior quiere decir que el archivo original no se modifica y puede ser consultado sin necesidad de la clave en cualquier momento. (Elimine el archivo original si lo considera necesario, no olvide que los archivos eliminados quedan en la papelera de reciclaje, por seguridad eliminelos de alli tambien) 2.2 Encriptación de una carpeta o un directorio 1. Selección del archivo: 1. Seleccione el directorio o la carpeta a la cual se desea realizar la encriptación 2. Haga Clic derecho sobre el directorio o la carpeta a encriptar. 3. Seleccione el programa Norman Privacy 4. Escoja la opción en que desea enviar la información: NOTA IMPORTANTE: Use Encrypt Directory, Sin ejecutable para consultar el archivo encriptado en computadores de la compañía Use Create EXE, Con ejecutable para consultar el archivo encriptado en computadores fuera de la compañía DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 10 de 18

11 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA Ilustración 7 Selección de encriptación sin ejecutable 2. Ventana de encriptación: 1. Verifique la ruta del archivo. 2. Seleccione el campo Recursive 3. Cree una clave e ingrésela en el cuadro Key y confírmela en el cuadro Confirm Key NOTA: esta clave debe ser mínimo de 8 caracteres y máximo Haga clic en el botón Encrypt. Ilustración 8 Ventana encriptación de carpeta o directorio NOTA: Si no selecciona el campo Recursive los archivos de las carpetas anidadas no se encriptarán 3. Si la encriptación es correcta aparecerá el siguiente mensaje: Ilustración 9 Mensaje de éxito encriptación de carpeta o directorio 4. Finalmente se creará junto al documento original, un nuevo documento que tendrá la extensión (.Encryted): DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 11 de 18

12 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA Ilustración 10 Carpeta normal y carpeta encriptada NOTA: Lo anterior quiere decir que el archivo original no se modifica y puede ser consultado sin necesidad de la clave en cualquier momento. (Elimine el archivo original si lo considera necesario, no olvide que los archivos eliminados quedan en la papelera de reciclaje, por seguridad elimínelos de allí también) 3 ENTREGA DE ENCRIPTADA 3.1 Envío por correo electrónico de archivos ejecutables (Extensión.Encrypted.exe ) Antes de enviar un archivo ejecutable (con extensión.encrypted.exe ) cambie el nombre de esa extensión a.encrypted.eje, de tal forma que los antivirus y antispam permitan la salida y/o llegada del archivo a través de este medio electrónico (Internet o Red Local). Ilustración 11 Cambio de extensión en un archivo ejecutable 3.2 Entrega de instrucciones y clave al receptor Suministre al receptor de la información la clave de desencriptación por un medio diferente al que entrega el archivo encriptado, si la extensión fue cambiada indíquele que debe cambiarla otra vez a su estado original.encripted.exe. DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 12 de 18

13 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA 4 DESENCRIPTACIÓN 4.1 Desencriptación de archivos no ejecutables (Con la extensión.encypted ) 1. Selección del archivo 1. Haga Clic derecho sobre el directorio o la carpeta a desencriptar. 2. Seleccione el programa Norman Privacy 3. Escoja la opción Decrypt Directory para carpetas o Decrypt File para archivos. Ilustración 12 Selección de la opción de desencriptación de archivos no ejecutables 2. De clic en Browse, para buscar la carpeta donde quedaran los archivos desencriptados, también puede indicar una carpeta escribiéndola en la ruta del campo Output directory : Ilustración 13 Ventana de desencriptación de no ejecutables(cambio de ruta) DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 13 de 18

14 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA 3. Elija la carpeta donde quedaran los archivos desencriptados, recuerde que al desencritar varios archivos, estos quedaran sueltos dentro de la carpeta elegida: Ilustración 14 Selección de carpeta destino de archivos desencriptados 4. Ventana de desencriptación: 1. Ingrese la clave de desencriptación, la persona que encriptó el archivo debe habérsela suministrado. 2. De clic en el botón Decrypt Ilustración 15 Ventana de desencriptación de no ejecutables(insertar Clave) 5. Si usted eligió un carpeta que ya existía aparecerá el siguiente mensaje, verifique que esta es la carpeta en la que quiere adicionar los archivos: DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 14 de 18

15 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA Ilustración 16 Mensaje de verificación carpeta destino 6. Si la desencriptación es correcta aparecerá el siguiente mensaje: Ilustración 17 Mensaje éxito de desencriptación 4.2 Desencriptación de archivos ejecutables (Con la extensión.encypted.exe ) 1. Cambie la extención del archivo de.encrypted.eje a.encripted.exe 2. Haga Clic sobre el archivo a desencriptar. 3. De clic en Browse, para buscar la carpeta donde quedaran los archivos desencriptados, también puede crear una carpeta escribiéndola en la ruta del campo Output file : DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 15 de 18

16 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA Ilustración 18 Ventana de desencriptación (cambio de ruta) 4. Elija la carpeta donde quedaran los archivos desencriptados, recuerde que al desencriptar varios archivos, estos quedaran sueltos dentro de la carpeta elegida: Ilustración 19 Selección de carpeta destino de archivos desencriptados 5. Ventana de desencriptación: 1. Ingrese la clave de desencriptación, la persona que encriptó el archivo debe habérsela suministrado. 2. De clic en el botón Extract DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 16 de 18

17 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA Ilustración 20 Ventana de desencriptación ejecutable(insertar Clave) 6. Si usted eligió un carpeta que ya existía aparecerá el siguiente mensaje, verifique esta es la carpeta en la cual desea adicionar los archivos: Ilustración 21 Mensaje de verificación carpeta destino 7. Si la desencriptación es correcta aparecerá el siguiente mensaje: Ilustración 22 Mensaje éxito de desencriptación DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 17 de 18

18 DE CON NORMAN Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INTERNA CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS ELABORADO POR APROBADO POR 01 11/09/09 Versión inicial Nathalia Milena Prada Hernández Analista de Procesos Carlos Rubio Jefe de riesgo operativo DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 18 de 18