PLAN OPERATIVO

Transcripción

1 1 PROPÓSITOS. PLAN OPERATIVO El presente Plan Operativo supone la integración del Plan de Mejora y de los nuevos proyectos de la Biblioteca Universitaria en el Plan Estratégico de la Universidad de Almería (Plan Futural). Es decir, supone la conexión de las estrategias, objetivos y acciones de la Biblioteca con las estrategias, objetivos e iniciativas definidas en el Plan Futural a fin de construir la universidad que queremos. Por otra parte, este Plan conecta con el Plan Operativo de la Administración y Servicios, responsabilidad de la Gerencia de Universidad de Almería, que recoge los objetivos e iniciativas relacionadas con la gestión de recursos humanos y otros aspectos que afectan al personal de administración y servicios. Para tal fin se han establecido vínculos con los objetivos, indicadores e iniciativas que afectan a la Biblioteca. Al mismo tiempo, el Plan Operativo supone la introducción en la dirección de la Biblioteca Universitaria de instrumentos de seguimiento y representación de la estrategia en consonancia con el cuadro de dirección institucional establecido. Por todo ello, supone un avance significativo en la dirección estratégica de la Biblioteca y establece un mecanismo transparente del quehacer de los dos próximos años. LA SITUACIÓN. Como resultado del Proceso de Evaluación de la Biblioteca Universitaria realizado durante el período , la Biblioteca Universitaria dispone de un Plan de Mejora. Este está recogido en el Informe Final de Evaluación aprobado por el Comité de Evaluación Interna el 18 de noviembre de El Proceso de Evaluación se realizó con el objetivo evaluar la eficacia y la eficiencia de la Biblioteca desde un enfoque global. Para ello se utilizó el Modelo EFQM que permitió analizar la Biblioteca en su integridad: liderazgo, política y estrategia, personal, alianzas y recursos, usuarios, impacto social y resultados clave. De este modo se detectaron puntos fuertes, puntos débiles y se propusieron un conjunto de acciones de mejora para los años El Plan de Mejora está en fase de ejecución y las acciones identificadas con prioridad alta están siendo ejecutadas.

2 2 La Universidad de Almería, coincidiendo con el proceso de evaluación de la Biblioteca Universitaria, realizó su Plan Estratégico (Plan Futural). El Plan Futural prevé la realización durante 2005 de los correspondientes planes operativos institucionales anuales, y planes sectoriales, en las unidades organizativas donde proceda. La Administración y Servicios primero en el marco del Plan Mitra (Plan de Mejora Interna en Trabajo del PAS) y en la actualidad con su Plan Operativo ha integrado, también, objetivos y acciones en el Plan Futural. La Administración y Servicios de la UAL, -la Biblioteca participa de ellas como una Unidad más-, dispone desde el año 2001 de una misión y visión establecida. En el año 2004 estas declaraciones fueron revisadas para su integración en el Plan Futural como requisito de la integración comentada. Particularmente, la Biblioteca ha definido su misión y visión en conexión con la misión y visión establecidas en el Plan Futural para el conjunto de la Universidad y la misión y visión de la Administración y Servicios y de acuerdo con lo recogido en los Estatutos de la UAL sobre la Biblioteca Universitaria. Así la misión de la Biblioteca es: La Biblioteca de la Universidad de Almería es un centro de recursos formado por profesionales, cuya misión es facilitar el acceso y la difusión de los recursos de información y colaborar en los procesos de creación de conocimiento, para apoyar eficazmente las actividades de aprendizaje, docencia e investigación y contribuir a la consecución de los objetivos de la Universidad. Y la visión que se pretende alcanzar es: La Biblioteca de la Universidad de Almería será reconocida en el ámbito local, andaluz y nacional por su papel fundamental en el desarrollo de la Universidad fomentando los siguientes valores: Compromiso con las expectativas y necesidades de los usuarios. Capacidad de ofrecer una respuesta a los cambios provocados por las nuevas tecnologías y la innovación educativa. Preocupación por la realización profesional y personal de sus trabajadores.

3 3 También ha realizado su mapa de procesos (anexo 2) que incluye los procesos clave y de soporte que serán el marco para continuar profundizando en el enfoque a procesos como elemento fundamental en la implantación de un sistema de gestión de calidad. Con las iniciativas a realizar con este Plan Operativo se pretende articular un proceso de transformación para cumplir la misión y alcanzar la visión de modo eficiente y rápido. Para ello y utilizando herramientas de dirección estratégica se ha situado la visión en la cima de la estrategia como resultado a conseguir. LA ESTRATEGIA. En consonancia con las perspectivas planteadas en el Plan Futural, la Biblioteca plantea cuatro perspectivas desde la que entender su estrategia. 1. Mejorar los resultados y comportarse como una organización excelente. La Biblioteca pretende comportarse y ser reconocida como una organización excelente. Este resultado convive con otros resultados; por un lado, debe obtener el máximo aprovechamiento y rentabilidad de sus recursos, entendiendo éstos en un sentido amplio que incluye a los recursos de información, los espacios y equipamientos, y los recursos económicos. Por otro, y en conexión con el Plan Operativo de la Administración y Servicios, disponer de un personal responsable y conseguir un personal competente y cualificado. 2. Satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y las demandas de la sociedad. Analizar la satisfacción del usuario con los servicios recibidos y conocer las expectativas que tienen con relación a la Biblioteca resultan fundamentales. Es necesario disponer de usuarios satisfechos y potenciar la relación y comunicación de la Biblioteca en un doble dirección. Por un lado, con la comunidad universitaria y con sus órganos de gobierno, y por otro, con el entorno económico y social. Por otra parte, la satisfacción del personal de la Biblioteca constituye una preocupación especial y una línea de actuación en conexión con el Plan Operativo de la Administración y Servicios.

4 4 3. Mejorar la gestión de los procesos y establecer procesos innovadores que generen valor añadido. Profundizar e intensificar el enfoque a procesos es un paso más en el camino a la excelencia. Ya durante el Proceso de Evaluación EFQM se planteó la necesidad de excelencia operativa a través de la identificación, normalización y certificación de procesos de acuerdo con la Norma ISO Estas certificaciones se están llevando a cabo en el marco una política de calidad común para la Administración y Servicios de la UAL. Al mismo tiempo se integran aquí las acciones dirigidas a mejorar los recursos y los servicios para el aprendizaje, la docencia y la investigación (revisión de horarios, de políticas de préstamo, de la formación de usuarios, de las inversiones bibliográficas, de las implicaciones del Espacio Europeo de Enseñanza Superior ) 4. Desarrollar una política de aprendizaje y cambio de la Biblioteca y del crecimiento y desarrollo de las personas. Las perspectivas anteriores tienen como base ésta en la que facilitar la realización y el desarrollo profesional del personal es una línea a ejecutar en conexión con las acciones del Plan Operativo de la Administración y Servicios, potenciar el trabajo en equipo y la mejora de la comunicación y disponer de un sistema eficiente para la toma de decisión mediante la recogida sistemática de datos, la elaboración de un catálogo de indicadores propios y la realización de estudios de benchmarking son las líneas principales. LOS OBJETIVOS Y SU SEGUIMIENTO. A fin de concretar la estrategia anterior se opta por utilizar un cuadro de dirección, basado en el cuadro de mando integral que permitirá alinear la misión, visión y estrategia y convertir el plan de mejora en resultados. Para ello se asocian indicadores a los objetivos. Al mismo tiempo se establece la conexión con los objetivos y las iniciativas del Plan Futural. Y por último, se concluye con el Plan de Acción.

5 5 REPRESENTACIÓN DE PERSPECTIVAS Y OBJETIVOS

6 6 INDICADORES POR OBJETIVOS * En azul objetivos e indicadores del Plan Operativo de la Administración y Servicios. PERSPECTIVA DE LOS RESULTADOS 1. Rentabilizar el uso de los recursos Indicadores de uso de los recursos y los servicios: Préstamos por usuario Préstamos interbibliotecarios por investigador Consultas a bases de datos por investigador Consultas al catálogo por usuario Artículos electrónicos descargados por investigador Visitas web por usuario Asistentes cursos formación usuarios por total usuarios Visitas a la Biblioteca por usuario 2. Comportarse y ser reconocida como una organización excelente Obtención de la certificación de calidad por una Agencia externa. 3. Objetivos vinculados con el Plan Operativo de la Administración y servicios: Indicadores del Plan Operativo de la Administración y Servicios: 3.1. Disponer de un personal responsable Tasa de absentismo 3.2. Disponer de un personal competente Disponibilidad estratégica 3.3. Contener los gastos laborales Usuarios por personal de la Biblioteca PERSPECTIVA CLIENTES/SOCIEDAD 4. Potenciar la relación y comunicación: Biblioteca-Comunidad Universitaria y Biblioteca- - Creación de la Comisión de Biblioteca. Sociedad - Número de usuarios externos autorizados por año. 5. Disponer de usuarios satisfechos mediante la oferta de recursos de información, servicios y - Resultados de las encuestas de satisfacción generales. espacios de calidad - Resultados satisfacción clientes Servicio de Circulación y Prést. Inter. - Gasto en adquisiciones por usuario. - Gasto en recursos electrónicos por total de gasto. - Indicadores de oferta de recursos, espacios y equipamientos: Incremento de monografías por usuario Revistas vivas por investigador Volúmenes informatizados sobre el total

7 7 Metros cuadrados construidos por usuario Estudiantes por puesto de lectura Estudiantes por ordenadores de uso público Horas de puesto de lectura por usuario 6. Objetivo vinculado con el Plan Operativo de la Administración y Servicios: - Resultados encuestas de satisfacción internas Mejorar y aumentar la satisfacción laboral - Indicador del Plan Operativo de Plan Operativo Administración y Servicios: Estudio de clima laboral y satisfacción laboral PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS 7. Conseguir la excelencia operativa en el marco del Sistema de Gestión de Calidad de la - Nº de procesos certificados por año UAL - Indicadores de los procesos certificados Circulación y Préstamo Interbibliotecario: Porcentaje de disponibilidad de fondos Porcentaje de búsquedas en catálogo con resultado negativo Porcentaje ejemplares reservados sobre ejemplares prestados Porcentaje de retrasos en las devoluciones sobre el total P.I.:Tiempo medio de obtención P.I.: Porcentaje de peticiones servidas P.I. Porcentaje de peticiones cerradas 8. Mejorar los recursos y los servicios de la Biblioteca para el aprendizaje, la docencia y la Porcentaje ejecutado del Plan de Mejora investigación 9. Potenciar y facilitar la realización y el desarrollo profesional y personal (vinculado, - Nº de horas formativas / Total plantilla además, al Plan Operativo de la Administración y Servicios): - Indicadores del Plan Operativo de la Administración y Servicios: 9.1. Cumplimiento de las obligaciones Porcentaje plantilla Biblioteca con 190 días 9.2. Reorganizar los puestos de trabajo Nivel de flexibilidad de puestos cubiertos 9.3. Personalizar el desarrollo profesional Porcentaje cumplimiento planes de desarrollo formativos PERSPECTIVA APRENDIZAJE Y CAMBIO 10. Potenciar el trabajo en equipo y la mejora de la comunicación - Nº de personas en Grupos de Trabajo por Total plantilla 11. Desarrollar y sistema eficiente de información para la toma de decisión integrado con Disponibilidad de indicadores la estrategia global. 12. Objetivo vinculado con el Plan Operativo de la Administración y servicios: Indicadores del Plan Operativo de la Administración y Servicios: Disponer de una estructura flexible Nivel de flexibilidad de la RPT Gestionar por competencias Porcentaje de la plantilla en gestión por competencias

8 8 CONEIÓN CON LOS OBJETIVOS DEL PLAN ESTRATÉGICO (PLAN FUTURAL) OBJETIVOS CONEIÓN OBJETIVOS ESTRATÉGICOS UAL 1. Rentabilizar el uso de los recursos OE4 OE5 OE14 OE15 OE16 2. Comportarse y ser reconocida como una organización excelente OE3 OE16 3. Objetivos vinculados con el Plan Operativo de la Administración y servicios: OE Disponer de un personal responsable 3.2. Disponer de un personal competente 3.3. Contener los gastos laborales 4. Potenciar la relación y comunicación: Biblioteca-Comunidad Universitaria y Biblioteca-Sociedad OE1 OE5 OE7 OE8 OE9 OE18 OE19 OE20-OE21 5. Disponer de usuarios satisfechos mediante la oferta de recursos de información, servicios y OE3 OE14 OE15 OE16 OE17 espacios de calidad 6. Objetivo vinculado con el Plan Operativo de la Administración y Servicios: OE Mejorar y aumentar la satisfacción laboral 7. Conseguir la excelencia operativa en el marco del Sistema de Gestión de Calidad de la UAL OE1 OE3 OE14 OE15 OE16 8. Mejorar los recursos y los servicios de la Biblioteca para el aprendizaje, la docencia y la OE1 OE3 OE4 OE7 OE8 OE9 OE14 OE15 investigación OE16 9. Potenciar y facilitar la realización y el desarrollo profesional y personal (vinculado, además, al OE6 Plan Operativo de la Administración y Servicios en los siguientes objetivos): 9.1. Cumplimiento de las obligaciones 9.2. Reorganizar los puestos de trabajo 9.3. Personalizar el desarrollo profesional 10. Potenciar el trabajo en equipo y la mejora de la comunicación OE2 OE3 OE6 OE Desarrollar y sistema eficiente de información para la toma de decisión integrado con la OE1 OE16 0E2 OE4 OE9 estrategia global. 12. Objetivo vinculado con el Plan Operativo de la Administración y servicios: OE1 OE2 OE4 OE9 OE Disponer de una estructura flexible Gestionar por competencias Anexo 1. Listado de objetivos del Plan Estratégico (Plan Futural)

9 9 PLAN DE ACCIÓN OBJETIVOS 1. Rentabilizar el uso de los recursos y servicios 2. Tener la consideración de organización excelente PERSPECTIVA RESULTADOS CUADRO DE DIRECCIÓN INDICADORES VALOR METAS Préstamos por usuario 8,17 9 Prést. Inter. Por investigador 2,38 =2,38 Consultas a bases de datos por investigador 268,5 268 Consultas catálogo por usuario 46,25 50 Artículos electrónicos descargados por investigador 50,06 =50 Visitas web por usuario 31,16 41 Asistentes cursos de formación de usuarios por usuarios 9,8 10 Visitas a la Biblioteca por usuario 40,43 45 Obtención de la certificación de calidad por una agencia externa - 100% ACCIONES OBSERVACIÓN: en la perspectiva resultados no se incluyen acciones dado que son los resultados que se esperan alcanzar como consecuencia de la puesta en marcha de iniciativas en las perspectivas anteriores. - Presentarse a próximas convocatorias de certificación: ANECA, ISO, EFQM PROGRAMACIÓN Disponer de un personal Tasa de absentismo responsable 2,44 1, Disponer de un personal Disponibilidad estratégica competente 61,31 61, Contener gastos laborales Usuarios por personal de Biblioteca

10 10 OBJETIVOS 4. Potenciar la relación y comunicación con la Comunidad Universitaria y la sociedad 5. Disponer de usuarios satisfechos mediante la oferta de recursos de información, servicios y espacios de calidad 6. Mejorar y aumentar la satisfacción laboral PERSPECTIVA CLIENTES CUADRO DE DIRECCIÓN ACCIONES PROGRAMACIÓN INDICADORES VALOR METAS Creación de la Comisión de Biblioteca % - Elaborar un Plan de Comunicación Externa. - Número de usuarios externos autorizados por - Elaborar un Plan de Marketing. año. 207 >200 - Revisar y aprobar el Reglamento de la Biblioteca. - Realizar la propuesta de composición y funcionamiento de la Comisión de Biblioteca. - Constituir la Comisión de Biblioteca. - Recoger a los usuarios externos en el Reglamento. - Realizar un estudio sobre la oferta de servicios adecuados al entorno económico-social. - Difundir las memorias anuales, los datos estadísticos, los resultados, etc. - Difundir los resultados obtenidos a los Grupos de Interés. - Encuestas de satisfacción general Satisfacción Servicio Circulación 7, Realizar estudios periódicos de uso y satisfacción. - Satisfacción Préstamo Interbibibliotecario 7, Gasto en adquisiciones por usuario. 59, Gasto en recursos electrónicos/total 48,75% 48% - Indicadores de oferta de recursos, espacios y equipamientos: Incremento de monografías por usuario 0,78 1 Revistas vivas por investigador 7,71 7,71 Volúmenes informatizados sobre el 100% 100% total M 2 construidos por usuario 1,13 1 Estudiantes por puesto de lectura 7,39 8 Estudiantes por ordenadores de uso público 83,94 <100 Horas puesto de lectura/usuario > Estudio de clima laboral y satisfacción laboral Realizar estudios periódicos de satisfacción y motivación - Encuestas de satisfacción internas 3,3 3.3 laboral.

11 11 OBJETIVOS 7. Conseguir la excelencia operativa en el marco del Sistema de Gestión de Calidad de la UAL 8. Mejorar los recursos y los servicios de la Biblioteca para el aprendizaje, la docencia y la investigación 9. Potenciar y facilitar la realización y el desarrollo profesional y personal: PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS CUADRO DE DIRECCIÓN INDICADORES VALOR METAS ACCIONES - Procesos certificados AENOR por año Elaborar el mapa de procesos de la - Indicadores de procesos certificados: Biblioteca. Porcentaje de disponibilidad de fondos 95, Ampliar el alcance de procesos o servicios a Porcentaje búsquedas en catálogo con resultado negativo 21,5 20 certificar en el marco del SGC. Porcentaje ejemplares reservados /ejemplares prestados 2,5 2 - Realizar estudios de benchmarking sobre Porcentaje de retrasos en las devoluciones sobre el total 12,5 10 procesos. P.I: Tiempo medio de obtención 10, Establecer indicadores y medidas de P.I: Porcentaje peticiones servidas respecto a recibidas percepción sobre los procesos. P.I: Porcentaje peticiones cerradas 95,7 97 Porcentaje ejecutado del Plan de Mejora S.D. 63%(2005) - Constituir un grupo de trabajo que analice 36%(2006) la incidencia del EEES en la Biblioteca. - Elaborar un programa de gestión y desarrollo de la colección. - Establecer mecanismos que garanticen el envío de la bibliografía recomendada. - Incrementar la inversión bibliográfica especialmente la destinada a monografías para estudiantes. - Estudiar y colaborar en la captación de recursos ajenos. - Revisar y potenciar el programa de formación de usuarios. - Aumentar la ratio anual de adquisición de manuales por alumno. - Revisar la política de préstamo. - Revisar el horario de apertura. - Fomentar el uso de los recursos y servicios. - Proyecto Repositorio Institucional. - Proyecto Préstamo Colectivo. - Proyecto MAP - Catalogación recursos electrónicos - Nº de horas formativas / Total plantilla Establecer un sistema de evaluación del - Indicadores del Plan Operativo de la Administración y desempeño, reconocimiento y promoción. PROGRAMACIÓN

12 Cumplimiento de las obligaciones 9.2. Reorganizar los puestos de trabajo 9.3. Personalizar el desarrollo profesional OBJETIVOS 10. Potenciar el trabajo en equipo y la mejora de la comunicación 11. Desarrollar un sistema eficiente de información para la toma de decisión integrado con la estrategia global. 12. Objetivo vinculado con el Plan Operativo de la Administración y servicios: Disponer de una estructura flexible Gestionar por competencias Servicios: - Desarrollar un plan de formación. Porcentaje plantilla Biblioteca con 190 días 92, Revisar y actualizar la RPT. Nivel flexibilidad de puestos cubiertos Elaborar un manual de funciones. Porcentaje cumplimiento planes de 70% - Informar sobre el sistema de gestión por desarrollo formativos S.D. competencias. - Realizar estudios periódicos de satisfacción y motivación. - Estudiar la figura del bibliotecario temático. PERSPECTIVA APRENDIZAJE Y CAMBIO CUADRO DE DIRECCIÓN ACCIONES PROGRAMACIÓN INDICADORES VALOR METAS Resultados de la encuesta de clima laboral 3 - Elaborar un Plan de Comunicación Interna. - Fomentar la participación de todos los miembros del EDB en actividades relacionadas con la calidad. - Poner en marcha la Guía de Dirección Participativa. - Revisar la composición y funcionamiento de la Junta Técnica. - Fomentar la aportación de quejas, sugerencias y mejoras. - Establecer indicadores para medir la participación. Disponibilidad de indicadores 75% 100% - Integrar el Plan de Mejora en el Plan Futural. - Realizar el seguimiento y evaluación del Plan de Mejora. - Elaborar un documento de planificación estratégica de la Biblioteca. - Sistematizar, la recogida, análisis y evaluación de datos. - Estudiar la inversión bibliográfica. - Estudiar y colaborar en la captación de recursos ajenos. - Elaborar indicadores propios. - Realizar estudios comparativos. Indicadores del Plan Operativo de la Administración y Servicios: Nivel de flexibilidad de la RPT <3 <2 Porcentaje de la plantilla en gestión por competencias 46,3% >85%

13 13 Anexo 1.- Listado Objetivos de Plan Estratégico OE1 - Establecer y consolidar un sistema de dirección y gestión estratégica OE2 - Desarrollar mecanismos para incentivar el compromiso con la visión institucional compartida OE3 - Promover la cultura de la calidad institucional OE4 - Mejorar el sistema de financiación y captación de recursos OE5 - Establecer un sistema eficiente de gestión de la información y la comunicación institucional OE6 - Adecuar la dirección y gestión de los recursos humanos a los objetivos estratégicos OE1O - Aprovechar las necesidades y demandas formativas de la sociedad para aumentar la oferta docente y desarrollar perfiles profesionales OEII Desarrollo de un mapa de titulaciones de grado y postgrado OE12 Potenciar la oferta de enseñanzas propias OE13 - Aprovechar las oportunidades del desarrollo de contenidos y la enseñanza virtual OE7 - Incrementar la eficiencia en la captación de potenciales estudiantes y fidelización de los estudiantes OE8-Alcanzar una oferta de servicios complementarios de calidad dirigida a los estudiantes OE9 - Facilitar la adaptación al nuevo marco europeo de enseñanza superior OE14 - Desarrollar programas de mejora de la docencia y el aprendizaje OE15 - Desarrollar programas de mejora de la investigación (l+d+i) OE16 - Desarrollar programas de mejora de los servicios OE17 - Fomentar la mejora del entorno de trabajo y aumentar la satisfacción de los miembros de la comunidad OE18 - Potenciar la relación y comunicación UAL-Sociedad OE19 - Integración de la UAL en Almería y Provincia OE20 - Promoción del papel de la UAL como referente cultural y social OE21 Promover la adaptación de la formación y la investigación hacia las necesidades del entorno social y empresarial OE22 - Fomentar el espíritu emprendedor e impulsar el acceso y la mejora del empleo OE23 - Concienciar a la comunidad universitaria de la importancia que tiene la internacionalización de la Universidad OE24 Desarrollar la oferta docente bilingüe y el dominio de un segundo idioma (preferentemente el inglés) OE25 - Aumentar la actividad internacional de la UAL en cursos de grado y postgrado, con especial atención a los países mediterráneos e iberoamericanos OE26 - Aumentar la financiación alternativa, tanto pública como privada, para realizar acciones que contribuyan a la internacionalización OE27 - Aumentar la movilidad desde la UAL OE28 - Potenciar la estancia en la UAL de miembros de comunidades universitarios de otros países OE29 - Impulsar la participación de la UAL en organismos y redes internacionales, y su implicación en la cooperación internacional al desarrollo

14 14 Anexo 2. Mapa de Procesos