Procedimiento para la solicitud de fondos de captación privada para la financiación de proyectos de Médicos del Mundo.

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1 Procedimiento para la solicitud de fondos de captación privada para la financiación de proyectos de Médicos del Mundo. Guía de apoyo TIPO DE DOCUMENTO: Procedimiento CATEGORÍA DEL INVENTARIO: C4.-Gestión económico financiera ELABORADO POR - FECHA: Dirección de Soporte Unidad.Tesorería y Control de Gestión 24/10/2011 APROBADO POR FECHA: Comité de Dirección 31/01/2012 VERSIÓN: Versión 1.0 MODIFICACIONES FECHA:

2 1. Introducción: Presentación del documento Dónde puedes encontrarlo. Con la aprobación de la revisión a la Política Financiera de Médicos del Mundo, se incluye un nuevo apartado (5. Política de uso de fondos de captación privada (FCP)), con el objeto de garantizar el uso de los fondos de captación privada a los destinos establecidos por los donantes, respondiendo a los requerimientos de transparencia en su asignación y garantizando la financiación de la actividad de la organización. El documento incluye también referencias al mapa de necesidades de financiación de la organización, describiendo el modo de obtención de la información procedente del Sistema de Gestión Agresso. El mapa de necesidades reflejará la situación de financiación de la cartera de proyectos de Médicos del Mundo en cada momento, indicando aquellos proyectos que requieren búsqueda y/o aportación de financiación. El documento se puede encontrar en SAO y en Google docs. 1. Objetivo En este documento se desarrolla el procedimiento de asignación de fondos de captación privada (FCP) incluyendo las responsabilidades y formularios necesarios para su solicitud y posterior aprobación. 2. Ámbito de aplicación Este procedimiento es aplicable a todos los departamentos y sedes de Médicos del Mundo, tanto en España como en el terreno. 3. Responsable de actualización Dirección de Soporte Unidad de Tesorería y Control de Gestión 2

3 2. Contenido del documento 2.1. Responsabilidades Comités de Operaciones y Comité de Gestión de Recursos Los Comités de Operaciones serán los destinatarios de las solicitudes de asignación de fondos de captación privada y los responsables de su aprobación. El Comité de Operaciones internacionales aprobará las solicitudes de fondos de captación privada hasta el límite asignado por la dotación presupuestaria anual de fondos propios para proyectos internacionales. El Comité de Operaciones locales aprobará las solicitudes de fondos de captación privada hasta el límite asignado por la dotación presupuestaria anual de fondos propios para proyectos locales. El Comité de Transversalización, Incidencia y Conocimiento (TIC) aprobará las solicitudes de fondos de captación privada hasta el límite asignado por la dotación presupuestaria anual para proyectos TIC. El Comité de Gestión de Recursos canalizará las peticiones de cualquier comité de proyectos que superen la dotación presupuestaria anual. Este Comité propondrá al Pleno de la Junta Directiva la ampliación de la dotación presupuestaria anual, justificando las razones así como indicando el impacto previsible en la generación de déficit. Dirección de Operaciones Locales: La Dirección de Operaciones locales (DOL) coordinará las peticiones de fondos de captación privada para proyectos locales, tanto gestionados desde sede central como desde los distintos centros operativos de Médicos del Mundo. Los distintos centros operativos de MdM canalizarán las peticiones a través de la DOL, la cual la remitirá al Comité de Operaciones Locales, incluyendo información sobre la situación en el momento de la solicitud de las necesidades no cubiertas en los proyectos locales (referencia mapa de necesidades operaciones locales). La solicitud incluirá necesariamente la información indicada en el apartado

4 Dirección de Operaciones Internacionales: La Dirección de Operaciones Internacionales coordinará las peticiones de fondos propios para los proyectos de cooperación internacional, tanto los gestionados desde sede central como los gestionados desde los distintos centros operativos de Médicos del Mundo. A estos efectos, la Unidad de Financiación centralizará las peticiones de fondos, informando de la situación en ese momento del mapa de necesidades de proyectos internacionales así como de la situación de consumo de la dotación presupuestaria anual para este tipo de proyectos. La solicitud incluirá necesariamente la información indicada en el apartado 2.2. Dirección de Transversalización, Incidencia y Aprendizaje: La Dirección de T.I.A. coordinará las peticiones al Comité de T.I.C. en materia de proyectos bajo su responsabilidad. La solicitud incluirá necesariamente la información indicada en el apartado 2.2 Dirección de Soporte La Dirección de Soporte se asegurará de la adecuada asignación de los fondos captados a las causas o proyectos para los que se haya realizado la captación. Igualmente mantendrá un sistema de control del proceso de asignación de fondos a los proyectos a través del circuito determinado en este procedimiento. Dirección de Comunicación y Captación La Dirección de Comunicación y Captación es la responsable de poner en marcha las acciones de captación de fondos, bien a través de campañas o dirigiéndose directamente a empresas y grandes donantes siguiendo los criterios y prioridades definidos en el presente procedimiento. Igualmente coordinará, a través del Service Center, el adecuado registro de las donaciones que permita obtener información a nivel de campaña/causa/proyecto para la alimentación de los fondos finalistas que permitan financiar a su vez los proyectos con necesidad de financiación. 4

5 2.2. La solicitud de fondos La petición de fondos se realizará a través del documento que se incluye como Anexo I. El documento incluirá la siguiente información: Pestaña 1: Propuesta de financiación indicando los datos específicos del proyecto, la situación completa de financiación tanto obtenida como pendiente de obtener y la solicitud de fondos propios que se presenta, indicando, en el caso de proyectos internacionales, el desglose entre sede y terreno. Pestaña 2 En esta pestaña, la Dirección correspondiente incluirá la siguiente información: a) La ficha de valoración del proyecto y su encaje en el Plan Estratégico b) Informe de consumo de la dotación presupuestaria para cada Comité ( bolsas ) en el momento de la solicitud. Este informe se podrá solicitar a Tesorería y Control de Gestión, anexándolo en esta hoja y tiene como objeto que el comité correspondiente disponga de información actualizada de la disponibilidad de fondos en el momento de aprobar una nueva aplicación Con carácter previo a su solicitud, el departamento/sede solicitante habrá incorporado en Agresso la codificación PERFIN correspondiente en estado 010 No presentado. Posteriormente y en función de la aprobación o no del uso de fondos propios se cambiará el estado a 030 o 040 Denegado. Para mayor detalle sobre la codificación, remitimos a la guía práctica que se encuentra en el inventario: GUÍA PRÁCTICA PARA LA GESTIÓN OPERATIVA DE PROYECTOS (GOP) EN EL SISTEMA DE GESTIÓN -ANEXO II GUIA PARA LA CODIFICACION DE FONDOS PROPIOS A modo de resumen se incluye en el siguiente cuadro los criterios de codificación de solicitudes de fondos propios para cada uno de los comités. 5

6 Tipología de Fondo Propios Codificación Estado previo a su autorización Fondos propios exigidos en la convocatoria de subvención 010-No Proyectos Internacionales 900 XXXX 11 presentado 010-No Proyectos Locales 800 XXXX 11 presentado 010-No Proyectos de TIA 700 XXXX 11 presentado pestaña 5: Info Perfin Estimado=No FPEX Estimado=No FPEX Estimado=No FPEX Tipo de financiamiento pestaña 3 fila 3 Estado posterior a su aprobación Estado en ejecución Fondos voluntarios s MDM Proyectos Internacionales 900 XXXX 11 Proyectos Locales 800 XXXX 11 Proyectos de TIA 700 XXXX No presentado 010-No presentado 010-No presentado Estimado=No FPVO Estimado=No FPVO Estimado=No FPVO Anticipo de Fondos Propios FPVO FPEX SUBV 020-Presentado Código según pendiente de financiera resolución Estimado=Si SUBV Fondos Propios voluntarios Fondos Propios Exigidos Subvención Estimado=No Las solicitudes de fondos propios, una vez aprobadas, se enviarán, por parte de la Dirección Solicitante, al departamento de Tesorería y Control de Gestión, que se encargará de la asignación adecuada de los fondos a los proyectos que se financian. 6

7 2.3. La captación A fin de asegurar la financiación de los proyectos aprobados/comprometidos por la organización, la unidad de Captación captará fondos mediante campañas, empresas (incluyendo fundaciones privadas) y grandes donantes con las siguientes prioridades: 1. Con destino a financiar los proyectos ya aprobados por los Comités de Proyectos y los comprometidos con las agencias financiadoras como aportación de la ONGD solicitante (fondos propios exigidos). Los fondos captados financiarán las cantidades ya aprobadas por los comités para los proyectos, con excepción del porcentaje establecido en la Política Financiera con destino a gastos de funcionamiento. 2. Con destino a las causas aprobadas en el Pleno de la Junta Directiva, a propuesta de los diferentes Comités, y con objeto de lograr la financiación suficiente para cada una de ellas Igualmente, en el caso de financiación procedente de empresas, salvo las correspondientes a convocatorias específicas, siempre se presentarán a financiación los proyectos con aportación de las bolsas aprobadas previamente por los comités y aquellos proyectos que requieran de aportación de fondos por parte de Médicos del Mundo de acuerdo a las bases de la convocatoria (fondos propios exigidos), de tal forma que los fondos captados financien las cantidades ya aprobadas por los comités para dichos proyectos, siempre con la excepción del porcentaje de gastos de funcionamiento establecido en la Política Financiera Las Bolsas La asignación de fondos a las bolsas de proyectos se realizará con motivo de la elaboración del presupuesto y en la cuantía que permita el equilibrio presupuestario. En un principio, las bolsas de proyectos tendrán una asignación inicial procedente de los remanentes por causa de años anteriores, si existieran, siendo el resto de los fondos genéricos a la espera de ser financiados con los fondos procedentes de las campañas anuales, las donaciones de 1 Fijado en un 10% 7

8 grandes donantes o de empresas (excluyendo las convocatorias específicas de empresas y fundaciones privadas). A medida que se vayan obteniendo fondos procedentes de campañas, empresas o grandes donantes con destino a causas o proyectos, las bolsas correspondientes irán incorporando esos fondos, minorando la necesidad de uso de fondos genéricos procedentes del fondo de intervención. A los efectos de facilitar este proceso, los fondos captados se asignarán por parte del Service Center al proyecto/causa correspondiente. La Unidad de Tesorería y Control de Gestión actualizará la información en el sistema de gestión Agresso una vez finalizada la campaña y utilizando para ello el Informe de Campañas que le facilitará la Unidad de Captación El mapa de necesidades El Mapa de Necesidades de Médicos del Mundo está basado en 3 elementos: 1. La cartera de proyectos activos existente en cada momento 2. La necesidad total de financiación para cada proyecto 3. La financiación obtenida en cada momento para cada proyecto. Los coordinador@s de SSAA y técnic@s de proyectos introducirán en Agresso, en el apartado Gestión Operativa de Proyectos la información relativa a la necesidad total de financiación de un proyecto en el siguiente apartado: Agresso Proyectos / Gestión Operativa de Proyectos / C Archivo principal del proyecto / Pestaña 9 Comité de Proyectos / Monto Previsto 8

9 La financiación obtenida se introduce en Agresso a través del financiamento ( y periodo de financiamiento para referirse a los montantes anualizados) en el siguiente apartado: Agresso Proyectos / Gestión Operativa de Proyectos / E Periodo de Financiamiento / pestaña 5 Información Período de Financiamiento : Obtención del informe: Informes Globales / Segto Presupuestario / 4 Departamento de Operaciones / Financiación Estimada CI 2.6. Documentos anexos Anexo 1 Documento solicitud de fondos propios. Anexo1 Solicitud de financiación de proye Anexo 2 Ejemplo de informe de situación de la dotación presupuestaria. Anexo 3 Ejemplo de informe de mapa de necesidades. 9

10 Anexo 2 Ejemplo de informe de situación de la dotación presupuestaria anual. (miles de euros) Presupuesto anual Fondos propios Exigidos Fondos propios aprobados Remanente Presupuesto anual Fondos Propios Voluntarios Fondos propios aprobados Remanente Total Fondos Propios s Presupuesto anual Fondos propios aprobados Remanente Total Cooperación Internacional # # # Total Inclusión social # # Total Movilización Social Total Fondos Propios s # # #

11 Anexo 3 Ejemplo del mapa de necesidades Mauritania Coste del proyecto Periodo de financiamiento Total Financiación Subvención Fondos privados Estado Pendiente de resolución Fecha Inicio Fecha Fin Saldo Proyecto Fotalecimiento del sistema de salud pública de los barrios de NCHKT Fotalecimiento del sistema de salud pública de los barrios de NCHKT-Cabildo Activo /01/ /12/ Fotalecimiento del sistema de salud pública de los barrios de NCHKT Denegado Denegado /01/ /12/ Fotalecimiento del sistema de salud pública de los barrios de NCH Activo /01/ /12/ Proyecto de SSR en barrios periféricos de Nouakchott Activo /09/ /09/ AECID-Fotalecimiento del sistema de salud pública de los barrios de NCH Fotalecimiento del sistema de salud pública de los barrios de NCHKT Fotalecimiento del sistema de salud pública de los barrios de NCHKT Fotalecimiento del sistema de salud pública de los barrios de NCHKT Activo /03/ /04/ Activo /01/ /12/ Activo /01/ /12/ /01/ /12/ Fortalecimiento Sistema de Salud Pública en las Moughataas periurbanas de Nouakchott a través de la mejora de la SSR y de la atención a la infancia Fortalecimiento Sistema de Salud Pública en las Moughataas periurbanas de Nouakchott a través de la mejora de la SSR y de la atención a la infancia Activo /09/ /09/ Presentado Pendiente Resolución Total proyecto

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