Conceptos básicos de hojas de cálculo

Transcripción

1 1.1 LECCIÓN 1 Conceptos básicos de hojas de cálculo Una vez completada esta lección, podrá: Crear un libro. Crear un libro a partir de una plantilla. Conocer los elementos de la ventana de Microsoft Excel. Seleccionar celdas. Introducir texto, números y fechas en una hoja. Introducir un rango de datos. Modificar el contenido de celdas. Desplazarse entre hojas. Asignar nombre y guardar un libro. Abrir un libro. Cambiar el nombre de una hoja. Ver una vista preliminar e imprimir una hoja. Cerrar un libro y salir de Excel. Microsoft Excel es un programa excelente para organizar, dar formato y calcular datos numéricos. Excel muestra los datos en un formato de filas y columnas, con líneas de cuadrícula entre las filas y las columnas, de manera similar a los libros mayores contables o al papel de gráficos. Por tanto, Excel resulta idóneo para trabajar con datos numéricos para contabilidad, investigación científica, recopilación de datos estadísticos y cualquier otra situación que pueda beneficiarse de la organización de datos en un formato tipo tabla. Los profesores suelen grabar las notas de los alumnos en Excel y los directores suelen almacenar listas de datos, como registros de inventario o de personal, en Excel. A medida que realice este curso aprenderá cómo Excel simplifica la realización de cálculos con datos numéricos y ofrece docenas de formas de dar formato a los datos para su presentación, incluyendo gráficos e informes. Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar el archivo Employee Information.xls de la carpeta Lesson01 que se encuentra en la carpeta Practice del disco duro.

2 1.2 Conceptos básicos de hojas de cálculo Creación de un libro Cada libro abierto se representa en un botón de Excel en la barra de tareas. Es fácil hacer clic en un botón para ver un libro diferente. Si tiene muchas aplicaciones abiertas, cada aplicación tendrá un botón en el que puede ver una lista de los archivos abiertos. Para iniciar Excel debe utilizar cualquiera de los métodos utilizados para iniciar otros programas de Microsoft Windows. Un método frecuente es hacer clic en el botón Inicio, seleccionar Todos los programas y elegir Microsoft Excel en el submenú. También puede hacer clic en un icono de acceso directo, si existe alguno, en el escritorio o en la barra Inicio rápido. Cuando inicia Excel se abre de manera predeterminada un libro en blanco con el título Libro1. Un libro es un archivo que puede contener varias hojas. A su vez, una hoja es una cuadrícula de filas y columnas en la que puede introducir datos. Por ejemplo, puede crear cuatro hojas de presupuesto en un mismo libro donde cada hoja contenga el presupuesto para un trimestre del próximo año fiscal. Si es un profesor y utiliza Excel, puede crear hojas de notas en el mismo libro y almacenar en cada hoja las notas de un semestre de la misma clase. Como puede ver, un libro le permite agrupar hojas que contienen datos relacionados. Después de crear un libro puede guardarlo como un único archivo en el disco duro. En este ejercicio iniciará Excel, creará un libro estándar y cerrará el libro. 1 En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botón Inicio, seleccione Todos los programas y haga clic en Microsoft Excel. Se abrirá Excel con Libro1 listo para usar. 2 En la sección Nuevo del panel de tareas Nuevo libro, haga clic en Libro en blanco. Excel creará un libro llamado Libro2 y desaparecerá el panel de tareas. 3 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Excel cerrará Libro2 y volverá a aparecer Libro1.

3 Lección 1 Conceptos básicos de hojas de cálculo 1.3 Creación de un libro a partir de una plantilla Si necesita otro libro en blanco, puede crearlo en cualquier momento, incluso aunque tenga un libro abierto. Excel también ofrece plantillas que le permiten crear libros ya configurados para hacer un seguimiento de determinados tipos de datos, como información de facturas o de pedidos de compra. Para crear un nuevo libro basado en una plantilla, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo; aparecerá el panel de tareas Nuevo libro. En la sección Nuevo a partir de una plantilla, elija Plantillas generales. En el cuadro de diálogo Plantillas puede elegir la ficha Soluciones de hoja de cálculo o la ficha Plantillas de plan comercial y seleccionar una de las plantillas que se muestran. Conceptos básicos de los elementos de la ventana Muchos elementos de la ventana de Excel son similares a los de las ventanas de otros programas Windows. En el gráfico siguiente se destacan las partes más importantes de Excel, siendo las dos últimas nuevas en Excel 2002: la ventana de libro, la barra de menús principal, la barra de fórmulas, las barras de herramientas Estándar y Formato, el cuadro Escriba una pregunta y el panel de tareas.

4 1.4 Conceptos básicos de hojas de cálculo En la tabla siguiente se describen los elementos de la ventana de Excel. Elemento Barra de título Barra de menús Barras de herramientas Cuadro de nombre Barra de fórmulas Panel de tareas Cuadro Escriba una pregunta Barra de estado Descripción Identifica el programa actual y el nombre del libro actual. Muestra los nombres de los menús de Excel. Le permite un acceso rápido a funciones que se utilizan con frecuencia, como dar formato, alinear y calcular totales de las entradas de las celdas. Las barras de herramientas Estándar y Formato aparecen de manera predeterminada. Muestra la dirección de la celda activa. Muestra el contenido de la celda activa. Le permite abrir archivos, pegar datos del Portapapeles, crear libros en blanco y crear libros de Excel basándose en archivos existentes. Cuando escribe una pregunta en este cuadro, muestra los temas de ayuda coincidentes con su solicitud. Muestra información acerca de un comando seleccionado. También indica el estado (activado o desactivado) de las teclas Bloq Mayús y Bloq Num.

5 Lección 1 Conceptos básicos de hojas de cálculo 1.5 (continúa) Elemento Barras de desplazamiento Botón Seleccionar todo Fichas de hojas Hoja Celda activa Botón Minimizar Botón Maximizar/ Restaurar Botón Cerrar Información de pantalla Descripción Incluyen una barra de desplazamiento vertical y horizontal y cuatro flechas de desplazamiento, cada una de las cuales se utiliza para mostrar distintas áreas de la hoja. Selecciona todas las celdas de una hoja. Le permiten ver las hojas del libro abierto. Una cuadrícula de columnas verticales (identificadas por caracteres alfabéticos) y filas horizontales (identificadas por dígitos numéricos). La intersección de las columnas y las filas constituyen las celdas. Cada celda puede identificarse por una referencia de celda completa, o dirección, que consta de las coordenadas de columna y fila de dicha celda; por ejemplo, B3. La celda, designada por un borde grueso, que se verá afectada cuando escriba o modifique datos. Minimiza la ventana y la convierte en un botón de la barra de tareas. Alterna entre maximizar una ventana y restaurar una ventana al tamaño que tenía anteriormente. Cierre la ventana en la que aparece el botón. Un pequeño cuadro emergente que muestra el nombre de un objeto o de un botón de barra de herramientas si lo señala con el puntero del mouse (ratón). Una gran ventaja que ofrece el panel de tareas es que agrupa en un único lugar muchas acciones comunes, como abrir o crear archivos, y permite llevar a cabo estas acciones con un único clic del mouse. El único inconveniente del panel de tareas es que ocupa un valioso espacio de la pantalla. Afortunadamente, puede mostrarlo u ocultarlo fácilmente. En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas; Excel ocultará el panel de tareas si se estaba mostrando o lo mostrará si está oculto.

6 1.6 Conceptos básicos de hojas de cálculo La ventaja de incluir el cuadro Escriba una pregunta en la ventana principal de Excel es que puede obtener ayuda rápida y fácilmente cuando tiene fresca la pregunta, sin agregar ningún paso adicional que pueda distraerle de su pregunta. Con esta característica ya no tendrá que ir al menú Ayuda o al Ayudante de Office cuando necesite ayuda. En este ejercicio trabajará con elementos de la ventana de Excel. 1 Seleccione el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar durante unos segundos. Aparecerá una Información de pantalla que muestra las palabras Asistente para gráficos. 2 Seleccione el cuadro de nombre, que contiene la dirección de celda A1. Aparecerá una Información de pantalla que muestra las palabras Cuadro de nombres. 3 Haga clic en el botón Opciones de barra de herramientas al final de la barra de herramientas Formato. Aparecerá un menú con opciones. 4 Seleccione el comando Agregar o quitar botones. Aparecerá un menú con comandos adicionales.

7 Lección 1 Conceptos básicos de hojas de cálculo Seleccione Formato en el submenú. Aparecerá un menú con las opciones de formato.

8 1.8 Conceptos básicos de hojas de cálculo 6 Sitúe el puntero del mouse sobre cada botón de la barra de herramientas recién mostrado. Aparecerá una Información de pantalla que explica la función de cada botón. 7 Cuando haya terminado, haga clic en cualquier lugar fuera de los menús abiertos para cerrarlos. Selección de celdas Para poder introducir datos en una hoja debe identificar la celda (la intersección de una fila y una columna) en la que desea poner los datos. Esto se conoce como seleccionar la celda. Puede seleccionar una única celda, una fila, una columna, y grupos de celdas adyacentes y no adyacentes. Para seleccionar una única celda, basta con hacer clic en ella. Cuando una celda está seleccionada, tiene un borde negro alrededor y esa celda se convierte en la celda activa, como se muestra en la ilustración siguiente. Cuando selecciona una celda, el texto de su propio selector de fila (el botón de color gris que hay en el extremo izquierdo de su fila) y su selector de columna (el botón gris situado en la parte superior de su columna) aparece en negrita. Esa característica hace que sea más fácil ver las coordenadas de fila y columna de la celda seleccionada. Además, la dirección de celda aparece en el cuadro de nombres. Puede seleccionar todas las celdas de una hoja si hace clic en el botón Seleccionar todo situado en la esquina superior izquierda de la hoja.

9 Lección 1 Conceptos básicos de hojas de cálculo 1.9 Puede seleccionar una única fila o columna de la hoja si hace clic en el selector de fila o de columna correspondiente. En este ejercicio seleccionará toda una fila y toda una columna de la hoja actual. 1 Haga clic en el selector de la columna D. Se seleccionará la columna D. 2 Haga clic en el selector de la fila 1. Se seleccionará la fila 1. 3 Haga clic en el selector de la columna B y arrastre el puntero del mouse hasta el selector de la columna E. Se seleccionarán las columnas. 4 Haga clic en cualquier celda de la columna G. Se anulará la selección de las columnas B, C, D y E. Selección de un rango de celdas Otra forma de seleccionar un rango de columnas consiste en hacer clic en el primer selector de columna del rango, mantener presionada la tecla Mayús y hacer clic en el último selector de columna del rango. Este mismo método es válido para seleccionar un rango de filas. Un rango suele estar identificado por las referencias de su primera y última celdas, con un signo de dos puntos entre ellas. Por ejemplo, el rango vertical que va desde la celda A1 hasta la celda A9 se identifica como A1:A9. Del mismo modo, el rango horizontal que va desde la celda C3 hasta la celda G3 se identifica como C3:G3. Los rangos que ocupan un bloque de columnas y filas se identifican por las direcciones de las celdas situadas en las esquinas superior izquierda e inferior derecha de ese bloque (C5:F9), como se muestra en la ilustración siguiente.

10 1.10 Conceptos básicos de hojas de cálculo Para seleccionar un rango de celdas, arrastre el puntero del mouse sobre ellas. Cuando selecciona un rango de celdas, la primera celda elegida se convierte en la celda activa. La celda activa es blanca y el rango de celdas es de color azul. En este ejercicio seleccionará un grupo de celdas adyacentes en la hoja actual. 1 Haga clic en la celda E3, mantenga presionado el botón del mouse, arrastre el puntero del mouse hacia abajo hasta la celda E12 y suelte el botón del mouse. Se seleccionará el rango E3:E12 y E3 seguirá siendo la celda activa. 2 Haga clic en la celda A5, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en la celda H16. Se seleccionará el rango y A5 seguirá siendo la celda activa. Para seleccionar varios rangos de celdas no adyacentes, seleccione el primer rango, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione los demás rangos que desee. 3 Haga clic en la celda F17, mantenga presionada la tecla Mayús y presione cuatro veces la tecla de flecha hacia abajo. Se seleccionará el rango de celdas F17 a F21 (que se denomina F17:F21).

11 Lección 1 Conceptos básicos de hojas de cálculo 1.11 Introducción de texto en una hoja Después de haber escrito datos para una celda, puede introducirlos si presiona Entrar, Tab o las teclas de dirección. Cualquier acción que lleve el punto de inserción fuera de la celda introducirá los datos. En una hoja de Excel se pueden introducir tres categorías básicas de datos: texto, números y fórmulas. Para introducir texto o números en una celda, seleccione la celda y escriba la información. A medida que escribe, cada carácter aparece en la barra de fórmulas y en la celda activa, junto con el punto de inserción. El punto de inserción indica dónde se insertará el siguiente carácter. Una entrada de texto, que a veces se denomina etiqueta, es aquella que contiene los caracteres de la A a la Z o cualquier otro carácter que no tenga un valor puramente numérico. Algunas veces una entrada de texto incluye números, como al especificar la calle en una dirección. De manera predeterminada, las entradas de texto aparecen justificadas a la izquierda en las celdas. Si una entrada es más larga que el ancho definido de la celda, pasará a la celda adyacente (si dicha celda está vacía) o aparecerá truncada (si la celda adyacente no está vacía). Sin embargo, internamente el texto se almacena en una única celda e incluye todos los caracteres introducidos originalmente. En este ejercicio insertará texto en una hoja. 1 Haga clic en la celda A1, escriba Ventas y presione Entrar. El texto se introducirá en la celda A1 y A2 se convertirá en la celda activa. 2 Haga clic en la celda A3, escriba Cabañas y presione Entrar. La celda A3 contendrá la palabra Cabañas y la celda activa pasará a ser la A4. 3 Escriba Multipropiedad y presione Entrar. Se introducirá la palabra Multipropiedad en la celda A4.

12 1.12 Conceptos básicos de hojas de cálculo Introducción de números en una hoja Una entrada numérica contiene alguna combinación de los dígitos 0 a 9 y, opcionalmente, los siguientes caracteres especiales. Caracter Se utiliza para + Indicar un valor positivo - o ( ) Indicar un valor negativo $ Indicar un valor monetario % Indicar un porcentaje / Indicar una fracción. Indicar un valor decimal, Separar los dígitos de la entrada E o e Mostrar la entrada en notación científica (exponencial) Puede introducir números mediante las teclas de número situadas encima de las letras del teclado o si presiona Bloq Num y utiliza el teclado numérico. Bloq Num es una tecla de alternancia. Cuando la tecla Bloq Num está activada, se ilumina un indicador en el teclado. Si comienza una entrada con un signo más para indicar que se trata de un número positivo, Excel pasará por alto el signo. Si escribe paréntesis para indicar que se trata de un número negativo, el número aparecerá con un signo menos. Si incluye un signo de dólar, un signo de porcentaje, una barra inclinada, una coma o un símbolo exponencial, el programa asignará automáticamente un formato numérico a la entrada. De manera predeterminada, las entradas numéricas aparecen justificadas a la derecha en las celdas. Si una entrada es más larga que el ancho definido de la celda, aparecerá en notación científica, como signos de sostenido (####) o redondeada. Sin embargo, Excel almacena internamente todos los números como se introdujeron originalmente. En este ejercicio introducirá cifras de ventas en la hoja. 1 Haga clic en la celda B3, escriba y presione Entrar. El número se introducirá en la celda B3 y B4 se convertirá en la celda activa. 2 Escriba y presione Entrar. El número se introducirá en la celda B4 y B5 se convertirá en la celda activa.

13 Lección 1 Conceptos básicos de hojas de cálculo 1.13 Introducción de fechas en una hoja Para cambiar el formato predeterminado de fecha del equipo, haga clic en Inicio, seleccione Panel de control, haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora, haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas, haga clic en el botón Personalizar, seleccione la ficha Fecha y seleccione un formato en la lista Formato de fecha corta. En las hojas de cálculo de Excel, las fechas pueden representarse sólo con números o mediante una combinación de texto y números. Por ejemplo, 22 de enero de 2004 y 22/01/04 son dos formas de especificar la misma fecha. Al igual que el texto, las fechas suelen utilizarse como etiquetas de filas y columnas. Pero a diferencia del texto, las fechas se consideran números en serie; son secuenciales y se pueden sumar, restar y utilizar en cálculos. Tenga cuidado cuando represente un año sólo con los dos últimos dígitos del año. Excel interpreta los años de dos dígitos del 00 al 29 para representar los años 2000 a 2029; los años de dos dígitos del 30 al 99 se interpretan como 1930 a El formato de año predeterminado utiliza dos dígitos; sin embargo, es conveniente escribir años de cuatro dígitos para evitar ambigüedades. De manera predeterminada, las entradas de fecha aparecen justificadas a la derecha en las celdas. Después de escribir e introducir una fecha en una celda, Excel puede cambiar el formato de la fecha y expresarla de otra manera diferente. La forma en que se representa una fecha en una celda se basa inicialmente en la configuración de fecha predeterminada del equipo. En la próxima lección aprenderá a elegir formatos de fecha, incluyendo las opciones de año de cuatro dígitos. En este ejercicio introducirá fechas en una hoja. 1 Haga clic en la celda B1, escriba Enero de 2004 y presione Tab. Excel abreviará la fecha como Ene-04 y C1 se convertirá en la celda activa. 2 Escriba Feb 2004 y presione Tab. Excel utilizará el mismo formato de fecha que antes y se introducirá Feb-04 en la celda C1. D1 es ahora la celda activa. Introducción de un rango de datos Para introducir datos en una celda individual hay que escribir los datos y presionar Entrar. Cuando tiene que hacer varias entradas consecutivas, puede seleccionar primero el rango para introducir los datos más rápidamente. En este ejercicio introducirá más cifras de ventas en la hoja. 1 Haga clic en la celda C3, arrastre hasta la celda D4 y suelte el botón del mouse. Se seleccionarán las celdas C3, C4, D3 y D4. 2 Escriba y presione Entrar. El número se introducirá en la celda C3 y C4 se convertirá en la celda activa.

14 1.14 Conceptos básicos de hojas de cálculo Cuando introduce texto en un rango de celdas, puede presionar Tab para pasar de una celda a otra horizontalmente y Entrar para hacerlo verticalmente. Cuando llegue al final de una columna dentro de un rango, al presionar Entrar irá a la celda situada en la parte superior de la siguiente columna del rango. 3 Escriba y presione Entrar. El número se introducirá en la celda C4 y D3 se convertirá en la celda activa. 4 Escriba y presione Entrar. El número se introducirá en la celda D3 y D4 se convertirá en la celda activa. 5 Escriba y presione Entrar. Se introducirá el número y C3 se convertirá en la celda activa. Modificación del contenido de celdas Después de haber introducido datos en una celda, puede cambiar fácilmente el contenido de la celda. Sin embargo, primero debe hacer doble clic en la celda o bien debe hacer clic en la celda y, después, hacer clic en la barra de fórmulas. Cualquiera de estas acciones pone Excel en modo Edición, lo que puede comprobar si aparece la palabra Edición en la barra de estado. Después, escriba y presione la tecla Supr o Retroceso para modificar los datos de la celda. Cuando Excel está en modo Edición, aparecen dos botones a la izquierda de la barra de fórmulas: Cancelar e Introducir. Si hace clic en una celda y presiona después F2, se activará el modo Edición y el punto de inserción se situará al final de la celda, de forma que pueda agregar información al contenido actual. Puede hacer clic en el botón Cancelar o presionar la tecla Esc para cancelar una entrada antes de que se introduzca realmente en la hoja. Cualquiera de estas acciones eliminará todo lo que haya escrito y hará que Excel salga del modo Edición. También restaurará el contenido anterior de la celda activa, si dicha celda contenía datos. Puede hacer clic en el botón Introducir para completar una entrada. En este ejercicio revisará algunas entradas de la hoja actual. 1 Haga clic en la celda B3, sitúe el puntero del mouse entre el 2 y el 8 en la barra de fórmulas, y haga clic. Se activará el modo Edición y el punto de inserción aparecerá como una I. 2 Presione Retroceso, escriba 6 y presione Entrar. La celda B3 contendrá ahora la entrada

15 Lección 1 Conceptos básicos de hojas de cálculo Haga clic en la celda C4, escriba y presione Entrar. La celda C4 contendrá ahora la entrada Haga clic en la celda C3, escriba y haga clic en el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Se cancelará la entrada de datos y se restaurará el valor original. Desplazamiento entre hojas Como se ha explicado al principio de esta lección, cada libro de Excel consta de hojas individuales. Esto le ofrece la flexibilidad de agrupar varias hojas con contenido similar en un mismo libro. De manera predeterminada, un libro nuevo contiene tres hojas en blanco. Si es necesario, es posible agregar más hojas y eliminar las hojas que no se utilicen. Los nombres de las hojas aparecen en fichas a lo largo de la parte inferior de la ventana del libro. En este ejercicio verá dos hojas dentro del mismo libro. Haga clic con el botón secundario del mouse en una ficha de hoja para ver un menú contextual que le permite insertar o eliminar hojas, entre otras opciones más. 1 Haga clic en la ficha Hoja2, en la parte inferior de la ventana del libro. Aparecerá Hoja2 y su contenido. La hoja estará en blanco. 2 Haga clic en la ficha Hoja1, en la parte inferior de la ventana del libro. Aparecerá Hoja1 y su contenido. Asignar nombre y guardar un libro Cuando haya terminado de introducir y modificar datos en un libro, tiene que asignar un nombre al libro y guardarlo en el disco duro, de forma que la información esté disponible la próxima vez que inicie el equipo. Guardar archivos de libros es similar a guardar otros tipos de archivos en los programas Windows. La primera vez que guarda un libro, tiene que asignarle nombre y especificar en qué carpeta desea guardarlo. Puede guardarlo en una carpeta del disco duro de su equipo o bien, si su equipo está conectado a una red, en un disco duro de otro equipo diferente. Incluso puede crear una carpeta en la que guardará el libro mediante herramientas de Excel. Una vez guardado un libro, puede hacer clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar para guardar los cambios realizados desde la última vez que lo guardó. El libro se guardará con el mismo nombre y en el mismo lugar.

16 1.16 Conceptos básicos de hojas de cálculo Si desea guardar el libro con otro nombre o en otra carpeta diferente, realice los mismos pasos que siguió cuando guardó el libro por primera vez. Al igual que cualquier otro archivo de Windows, el nombre de un libro puede tener una longitud máxima de 255 caracteres, pero no puede contener ninguno de los caracteres siguientes: / \ > < *? : ; También puede usar los controles del cuadro de diálogo Guardar como si desea especificar un formato diferente para el nuevo archivo. Por ejemplo, quizás necesite guardar un archivo de Excel en un formato diferente de manera que pueda compartirlo con otra persona que utiliza un programa de hoja de cálculo distinto o incluso para utilizarlo en un programa que no sea de hoja de cálculo. En este ejercicio guardará el libro en una carpeta creada desde dentro de Excel. También guardará el libro como un archivo de Lotus. (Lotus es otro programa de hoja de cálculo.) 1 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. Excel mostrará el cuadro de diálogo Guardar como. Los archivos y las carpetas que aparezcan en este cuadro de diálogo dependerán de la carpeta que se utilizara por última vez para guardar un libro en su equipo. La barra Sitios de los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como le ofrece un cómodo acceso a los archivos almacenados en las carpetas Mis documentos y Favoritos, y en el escritorio. La carpeta Historial de la barra Sitios también permite un acceso sencillo a los libros abiertos recientemente. 2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga clic en el icono correspondiente al disco duro local (probablemente la unidad C). 3 Haga doble clic en la carpeta Practice. 4 Haga clic en el botón Crear nueva carpeta del cuadro de diálogo. Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva carpeta.

17 Lección 1 Conceptos básicos de hojas de cálculo 1.17 También puede crear carpetas en el Explorador de Windows. No es necesario crearlas desde Excel. También puede ver el cuadro de diálogo Abrir si hace clic en Abrir en el menú Archivo. 5 Escriba 2004 Sales y haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de dialogo Nueva carpeta y aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como que contiene la carpeta 2004 Sales. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá el nombre Libro1, ya que Libro1 es el archivo que está abierto. 6 Seleccione el texto del cuadro Nombre de archivo, escriba Ventas por alojamiento y haga clic en Guardar. Se asignará nombre al archivo y se guardará. 7 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. 8 En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha hacia abajo del cuadro de texto Guardar como tipo. 9 Desplácese y seleccione la opción WK4(1-2-3)(*.wk4). 10 Haga clic en Guardar. El archivo se guardará con el mismo nombre pero como una hoja de cálculo de Lotus, por lo que tendrá una extensión de archivo diferente. 11 Cierre el libro pero deje Excel abierto. Apertura de un libro Después de guardar un libro de Excel, puede volver a abrirlo en cualquier momento para examinar su contenido y hacer cambios. Excel hace un seguimiento de los cuatro últimos libros abiertos y pone sus nombres de archivo en la parte inferior del menú Archivo. Para abrir un archivo que no figura en esta lista, empiece mostrando el cuadro de diálogo Abrir. En este ejercicio mostrará el cuadro de diálogo Abrir, abrirá un libro existente y después lo cerrará. 1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. 2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en, haga clic en el icono correspondiente al disco duro y, después, haga doble clic en la carpeta Practice. Aparecerá el contenido de la carpeta Practice en el cuadro de diálogo Abrir.

18 1.18 Conceptos básicos de hojas de cálculo También puede abrir un archivo si hace doble clic en el icono de Excel situado junto al nombre de archivo en el cuadro de diálogo Abrir. Si abre un libro existente, Excel cerrará el libro Libro1 en blanco que apareció cuando inició el programa. También puede cambiar el nombre de una hoja si hace clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja y, después, hace clic en Cambiar nombre. 3 Haga doble clic en la carpeta Lesson01. Aparecerán los nombres de los archivos almacenados en la carpeta Lesson01. 4 Haga clic en el archivo Employee Information y, después, haga clic en Abrir. Se cerrará el cuadro de diálogo Abrir y aparecerá el archivo Employee Information. 5 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Excel cerrará el libro Employee Information. 6 Haga clic en Archivo en la barra de menús. Excel mostrará una lista de los libros abiertos recientemente en la parte inferior del menú Archivo. 7 En el menú Archivo, haga clic en Employee Information. Se abrirá el archivo. Cambio de nombre de una hoja De manera predeterminada, las hojas de todos los libros de Excel se llaman Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Del mismo modo que asignar un nombre único a su libro le ayuda a recordar su contenido, cambiar el nombre de una hoja puede recordarle su contenido. En este ejercicio asignará otro nombre diferente a una hoja. 1 Haga doble clic en la ficha de la hoja Hoja1. Se seleccionará Hoja1 dentro de la ficha. 2 Escriba Directorio y presione Entrar. Aparecerá Directorio en la ficha de la hoja.

19 Lección 1 Conceptos básicos de hojas de cálculo 1.19 Vista preliminar e impresión de una hoja Cuando ha terminado de trabajar con una hoja, puede obtener una vista preliminar de ella e imprimir su contenido. Para imprimir una hoja, empiece por mostrar el cuadro de diálogo Imprimir. En este cuadro de diálogo puede cambiar la mayoría de las opciones de impresión, obtener una vista preliminar de los datos e imprimir la hoja. Es conveniente comprobar la ortografía de una hoja antes de imprimirla. Haga clic en el botón Ortografía de la barra de herramientas Estándar para empezar a comprobar la ortografía de la hoja. Antes de imprimir una hoja, también puede obtener una vista preliminar de la misma. La ventana Vista preliminar muestra una vista a página completa del archivo tal y como se imprimirá, de forma que pueda comprobar el formato y el diseño general antes de imprimirla realmente. Los comandos disponibles en la ventana Vista preliminar aparecen como botones en la parte superior de la ventana. El número de página actual y el número total de páginas de la hoja aparecen en la esquina inferior izquierda de la ventana. Cuando esté preparado para imprimir, puede decidir imprimir todo el libro, una única hoja de un libro o sólo un rango seleccionado de datos. Puede seleccionar el rango de celdas que desea imprimir antes de mostrar el cuadro de diálogo Imprimir o puede seleccionarlo en el propio cuadro de diálogo Imprimir.

20 1.20 Conceptos básicos de hojas de cálculo En este ejercicio obtendrá una vista preliminar e imprimirá la hoja actual. 1 Haga clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar. Aparecerá el archivo en la ventana Vista preliminar. 2 Haga clic en cualquier lugar de la hoja. Aumentará el factor de zoom y se ampliará la vista preliminar. 3 Haga clic de nuevo en cualquier lugar de la hoja. Se reducirá el factor de zoom y se reducirá la vista preliminar. Para imprimir un archivo desde la ventana Vista preliminar, haga clic en Imprimir en la barra de herramientas Vista preliminar para ver el cuadro de diálogo Imprimir. El botón Cerrar situado sobre el botón Cerrar ventana se utiliza para salir de Excel. Tenga cuidado de no hacer clic en Cerrar en vez de en Cerrar ventana. Si no sabe con seguridad en qué botón hacer clic, sitúe el puntero del mouse sobre el botón durante unos momentos. Aparecerá una Información de pantalla que indica el nombre del botón sobre el que está situado el puntero del mouse. Para cerrar de una vez todos los libros abiertos, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en Cerrar todo en el menú Archivo. 4 Haga clic en el botón Cerrar de la barra de herramientas Vista preliminar. Se cerrará la ventana Vista preliminar. 5 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir. 6 Haga clic en Aceptar. Se imprimirá la hoja actual. 7 Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar. Se guardará la hoja con el nombre actual. Cierre de un libro y salida de Excel Puede quitar un libro de la ventana si cierra el libro o sale de Excel. Al cerrar el libro actual Excel sigue en ejecución, mientras que al cerrar se sale del programa Excel. Una vez guardado un libro en el disco duro, puede quitarlo de la pantalla si cierra la ventana del libro. Si el libro no se ha guardado, Excel le preguntará si desea guardarlo antes de cerrar la ventana. Cuando haya terminado de utilizar Excel, tiene que cerrarlo mediante comandos de Excel. Nunca apague el equipo mientras haya un programa en ejecución. En este ejercicio cerrará un libro y saldrá de Excel. 1 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana del libro. Se cerrará el libro. 2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de Excel. Se cerrará Excel.

21 Lección 1 Conceptos básicos de hojas de cálculo 1.21 Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a desplazarse por Excel, y a seleccionar celdas, filas y columnas. También ha aprendido a introducir y modificar texto en celdas; cambiar entre distintas hojas; guardar, abrir y cerrar libros; y cambiar el nombre e imprimir distintas hojas de un libro. Si va a proseguir con otras lecciones: Vuelva a iniciar Excel. Si no va a proseguir con otras lecciones: Excel ya está cerrado. Ejercicio corto 1 Cómo puede seleccionar todas las celdas de una hoja simultáneamente? 2 Cómo puede abrir un libro existente? 3 Cuál es la forma más sencilla de introducir datos en un rango de celdas? 4 Cómo puede cambiar el nombre de una hoja? 5 Cómo puede cerrar todos los libros abiertos de una vez? 6 Qué dos formas hay de seleccionar un rango de celdas? 7 Cómo puede seleccionar rangos de celdas no adyacentes? 8 Qué diferencia hay entre hacer clic en Nuevo en el menú Archivo y hacer clic en el botón Nuevo? 9 Qué tres caracteres no se pueden utilizar en el nombre de un libro? 10 Qué información muestra el cuadro de nombres? 11 Qué dos formas hay de poner Excel en modo Edición? 12 Cómo puede desplazarse entre distintas hojas? 13 Para qué sirve ver una hoja en la ventana Vista preliminar?

22 1.22 Conceptos básicos de hojas de cálculo Resumen de conceptos Ejercicio 1: cree un libro llamado MiPrimer. En las celdas B1, C1 y D1, escriba los nombres y los años de los tres próximos meses, como Julio de 2004, Agosto de 2004 y Septiembre de Seleccione el rango B2:D3 e introduzca números en las celdas. Importante Debe completar el ejercicio 1 para continuar en el ejercicio 2. Sin embargo, puede realizar los ejercicios 3 a 5 sin hacer primero el ejercicio 1. Ejercicio 2: haga clic en la celda C3 y utilice la barra de fórmulas para cambiar el número de la celda. Cambie el nombre Hoja1 por MiPrimeraHoja. Seleccione la columna B y seleccione después la fila 5. Seleccione simultáneamente los rangos B1:D2 y B5:D7. Obtenga una vista preliminar de la hoja, imprímala y guárdela. Ejercicio 3: en esta lección hemos hablado de que Excel ofrece una serie de plantillas prediseñadas que puede utilizar. Abra la plantilla Amortización de préstamo (en las plantillas Soluciones de hoja de cálculo) y describa brevemente su propósito. Introduzca datos en la hoja para explorar cómo funciona. En qué medida le sería útil una plantilla como ésta? Ejercicio 4: quizás haya observado que en la sección Nuevo a partir de una plantilla del panel de tareas Nueva hoja hay dos fuentes de plantillas distintas de las instaladas en su equipo con la aplicación Excel. Una es sitios Web de los que puede aprender y la otra es el sitio Web de Microsoft. Si tiene acceso a Internet, haga clic en la opción Plantillas de Microsoft.com y explore las plantillas que hay allí. (Sugerencia: quizás desee explorar las plantillas relacionadas con sus intereses y aficiones personales.) Ejercicio 5: en esta lección hemos aprendido a seleccionar un rango de celdas. Utilice el cuadro Escriba una pregunta para averiguar cómo anular la selección de una parte de un rango sin anular la selección de todo el rango y volver a seleccionar las celdas deseadas.