Estabilización financiera con SAP Business One

Transcripción

1 Historia de Éxito de Clientes SAP Escuela Internacional de Gerencia Escuela Internacional de Gerencia Picture Credit Customer Name, City, State/Country. Used with permission. Estabilización financiera con SAP Business One Partner de implementación

2 2 Historia de Éxito de Clientes SAP Escuela Internacional de Gerencia Escuela Internacional de Gerencia Escuela Internacional de Gerencia Sector Formación/Escuela de Negocios Productos y Servicios Cursos de Gestión y Administración de Empresas, Másters Web Soluciones y Servicios SAP SAP Business One Agilizar y optimizar los procesos de contabilidad integrando las áreas financiera y comercial, fue lo que llevó a Escuela Internacional de Gerencia a buscar e implantar, con la colaboración de Seidor Consulting, la herramienta de SAP Business One. Ha ganado eficiencia, pero también ha mejora su imagen de cara a sus clientes y proveedores, al obtener mejores informes financieros y al haber homogeneizado sus procesos de facturación.

3 3 Historia de Éxito de Clientes SAP Escuela Internacional de Gerencia Escuela Internacional de Gerencia Creando gente de empresa Escuela Internacional de Gerencia (EIG) es una organización privada que imparte formación de carácter empresarial, atendiendo a su misión de hacer gente de empresa para gestionar y dirigir en un ámbito internacional de los negocios. Desde su puesta en marcha en Granada en 1992 como Business School, EIG lidera la formación de carácter empresarial en Andalucía Oriental a través de cuatro pilares: los conocimientos, la aplicación práctica de los mismos, la visión internacional de los negocios y el desarrollo del alumno como persona. Imparte estudios superiores de cuatros años de Gestión y Administración de Empresas, con la posibilidad de finalizar el último curso en la University of Derby (Reino Unido) y programas Máster en colaboración con ESIC, y otros programas específicos sobre el entorno de Internet y el inglés como idioma de negocio. La herramienta de trabajo durante el curso es un ordenador portátil con tecnología wireless para dotar al alumnado de movilidad absoluta De la eficacia de su formación y la utilidad de sus programas da buena cuenta que más del 94% de los alumnos que finalizan los estudios están trabajando y, en muchos casos, son protagonistas de su propio desarrollo empresarial y de la continuidad de negocios familiares. Otros están en posiciones de responsabilidad en empresas nacionales o internacionales, tanto en España como en otras partes del mundo.

4 4 Historia de Éxito de Clientes SAP Escuela Internacional de Gerencia Escuela Internacional de Gerencia Terminar con la duplicidad de tareas EIG llevaba un tiempo haciendo uso de una plataforma combinada de control financiero, compuesta por diferentes soluciones, que por su grado de heterogeneidad, complicaban cada vez más la gestión y administración de las cuentas. Además, con el crecimiento de la institución se iban quedando escasas ante lo limitado de sus capacidades para poder controlar de manera eficaz los procesos de comunicación, ventas y control administrativo-financiero. En concreto, EIG llevaba el control contable con un programa estándar para la gestión de la contabilidad financiera, analítica y presupuestaria. El trabajo diario administrativo se apoyaba con hojas de Excel, y las labores de seguimiento de las ventas se llevaban a cabo con un CRM desarrollado internamente. Dado que la innovación es una de las premisas de esta Escuela de Negocios, decidió buscar una solución asequible y completa que principalmente facilitara la integración de los procesos, desde las ventas y las relaciones con los clientes hasta las finanzas y las operaciones. También requería eliminar tareas dobles internas y conseguir mayor información y control financiero. Con SAP Business One ahora puede optimizar sus operaciones, y disponer de la información adecuada a la hora de actuar y acelerar así un crecimiento rentable, sin necesidad de instalar distintas aplicaciones por separado ni preocuparse de la compleja integración de los diferentes módulos que las componen.

5 5 Historia de Éxito de Clientes SAP Escuela Internacional de Gerencia Escuela Internacional de Gerencia SAP se amolda económicamente Para cubrir su necesidad de integrar todas las operaciones empresariales, EIG buscaba una solución que proporcionara soporte para las áreas de ventas, gestión de relaciones con los clientes (CRM), compras, inventario, operaciones y finanzas. SAP fue el proveedor seleccionado por su reconocimiento en la industria y las referencias, y SAP Business One la herramienta que se amoldaba económicamente al presupuesto estipulado. Además, la tecnología de SAP satisface, en este caso, uno de los requisitos solicitados que es proporcionar la información del negocio desde un único sistema, siendo accesible al resto de la empresa al instante, con lo que se elimina la duplicidad de datos y los errores, así como los costes inherentes a ellos. Ahora, al no tener que centrarse constantemente en actividades administrativas, EIG puede dedicar más tiempo a otros asuntos más estratégicos de su negocio como el crecimiento y la madurez del centro. Implantar SAP Business One ha sido una de las bases de crecimiento y asentamiento de la empresa, tanto en sus procesos como en los resultados de su uso aplicado a comunicación, ventas y control administrativo-financiero. Ignacio Bullejos, Responsable de Sistemas de EIG

6 6 Historia de Éxito de Clientes SAP Escuela Internacional de Gerencia Escuela Internacional de Gerencia Una parametrización muy completa Tras medir y analizar las necesidades reales de EIG para definir sus preferencias generales, dio comienzo la fase de inicialización en la que se recogieron los datos de la empresa y se estableció la configuración general para planes contables, códigos fiscales, personal de ventas, condiciones de pago, proveedores, clientes, banco, formas de pago, formas de envío, etc. Posteriormente, tuvo lugar el proceso de las autorizaciones en el que se otorgaba acceso controlado a la información al personal, en función de su pertenencia a un determinado equipo: departamento comercial, responsable del control de las áreas de venta y seguimiento. departamento de comunicación, responsable de la actualización de la base de datos para el envío de comunicados. departamento administrativo, responsable del control y emisión de documentos administrativos. departamento financiero, responsable del control y seguimiento de la contabilidad. dirección general, para los cuadros de mando. Finalmente, se llevó a cabo la definición de la base para todos los informes y datos registrados, las copias de seguridad de la información, la automatización de determinados procesos, administración y recuperación de la información, funciones de alerta y mensajes, y el registro de los datos maestros y las listas de materiales. Todo ello, con la ayuda de Seidor, el cual realizó una parametrización muy completa adaptando la herramienta de SAP Business One a las necesidades de EIG con un alto grado de personalización, en el tiempo estimado, y con muy buena coordinación entre el consultor de SAP y los responsables del proyecto de la Escuela.

7 7 Historia de Éxito de Clientes SAP Escuela Internacional de Gerencia Escuela Internacional de Gerencia SAP Business One como integrador financiero y comercial Con SAP, EIG ha logrado integrar todos los procesos del área financiera y comercial puesto que en SAP Business One están ahora soportados la herramienta de CRM y las áreas financieraadministrativa. En concreto, en contabilidad y finanzas, esta herramienta ahora ayuda a gestionar el libro mayor, los diarios, los presupuestos y la contabilidad de deudores y acreedores. Puede realizar actividades bancarias, la conciliación interna y externa de varias cuentas, y crear informes financieros. Mientras, en ventas y en las relaciones con los clientes, esta institución académica ahora puede efectuar un seguimiento de las oportunidades y las actividades de venta desde el primer contacto hasta el cierre de la venta, crear ofertas y gestionar facturas, emprender campañas de marketing, proporcionar soporte para el servicio al cliente, y gestionar y actualizar los contactos de clientes con Microsoft Outlook. Además, el departamento administrativo ahora dispone de herramientas de análisis y de gestión de informes que le facilitan el acceso a los datos empresariales que necesita. Puede recabar información de diversas fuentes y generar informes oportunos y precisos a partir de datos empresariales fundamentales sobre finanzas, ventas, clientes, inventario, servicio, producción y operaciones. Alrededor de 15 usuarios utilizan SAP Business One, que está soportada en un servidor Proliant de HP, con Windows 2003 Server y la base de datos Microsoft SQL Server.

8 8 Historia de Éxito de Clientes SAP Escuela Internacional de Gerencia Escuela Internacional de Gerencia Gestionando las oportunidades de negocio El cambio de un sistema, en el que cada usuario utilizaba distintas fuentes de datos, a una solución única e integral que facilita la información a cada usuario, ha sido el beneficio más importante que EIG ha obtenido, pues ha mejorado sobremanera la eficacia productiva así como la gestión de oportunidades, ya que toda la información del cliente (excepto la académica) se comparte ahora a través de un proceso transversal muy útil para toda la organización. Haber optimizado procesos y disponer siempre de la información correcta en el momento adecuado significa tener una visión clara de todos los aspectos de la empresa, y esto se traduce en poder mantener su ventaja competitiva. Por otro lado, EIG puede ahora supervisar y gestionar con precisión los ingresos y los gastos, lo que le permite optimizar el flujo de caja y aumentar su poder financiero, adquiriendo la flexibilidad necesaria para responder rápidamente cuando surjan oportunidades de negocio. Los procesos son más cortos y más eficaces, por lo que el tiempo que ahorramos en en ellos redunda directamente en el beneficio de la empresa. Además, la imagen que ofrecemos a nuestros clientes externos e internos y proveedores ha mejorado, porque con mejores reportes financieros hemos ganado más agilidad y homogeneidad en los procesos de facturación. Carmen Rodríguez, Responsable de Administración de EIG

9 9 Formar al alumnado en el uso de nuevas tecnologías Para esta Escuela de Negocios, SAP ha sido una buena herramienta para afrontar una primera fase de cambio. Los ajustes realizados sobre la solución estándar de SAP Business One con Seidor y el proveedor para conseguir una mayor adaptación han favorecido una mayor y mejor personalización de la información no financiera. Al margen de este desarrollo de la organización con SAP, la escuela tiene el reto de formar a sus alumnos con el empleo de tecnologías disponibles desde donde se acceda a la información necesaria, y se interactúe con equipos de trabajo y profesores para el desarrollo de conocimientos, habilidades y aplicaciones prácticas. Y éste es un entorno Internet, lo que ofrece posibilidades ilimitadas o en descubrimiento continuo. 50 xxx xxx (YY/MM)