Revisión sobre los puestos de asistente de la Dirección de Logística

Transcripción

1 Revisión sobre los puestos de asistente de la Dirección de Logística 1. Introducción 1.1 Origen del estudio El estudio se realizó conforme lo previsto en el Plan Anual de Trabajo 2014, para atención de una denuncia verbal en contra de la Dirección de Logística, por un aparente exceso de empleo de personal asistente. 1.2 Objetivo del estudio Comprobar el adecuado uso del potencial humano. 1.3 Alcance del estudio El estudio comprendió el análisis de cada caso, según la información obtenida en los expedientes personales de los funcionarios, con rol de asistente de la Dirección de Logística y en entrevistas realizadas a los involucrados. Durante el período de revisión y elaboración del informe se observó que se estaban haciendo reubicaciones de dicho personal, no obstante para informar las situaciones que se consideran importantes de tomar en cuenta a futuro por la administración, el informe se redactó conforme la situación inicialmente encontrada, aunque también incluyendo la situación actual de algunos funcionarios hoy ya reubicados en otras unidades administrativas o con funciones específicas, para que finalmente el corte sea diciembre Disposiciones de la Ley General de Control Interno, a considerar Sobre la implantación de recomendaciones Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. 1

2 b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de setiembre de Sobre responsabilidad Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. Asimismo, cabrá responsabilidad administrativa contra el jerarca que injustificadamente no asigne los recursos a la auditoría interna en los términos del artículo 27 de esta Ley. 2

3 Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo. 2. Resultados del estudio 2.1 Cantidad de puestos de asistente La Dirección de Logística cuenta con una Directora, una funcionaria que realiza las actividades secretariales y sin fundamento legal y técnico, con el transcurso del tiempo se fueron ubicando otros funcionarios denominados asistentes, según el siguiente detalle: Funcionario Jacqueline Alvarado Chavarría Rodolfo Coto Arrieta Braulio Picado Villalobos Ronny Rojas Cartín Grado académico y especialidad Bachillerato Administración de Empresas con énfasis en Recursos Humanos / Licenciatura Administración de Empresas. Licenciatura Administración con énfasis en Contabilidad y Finanzas / Maestría en Administración de Empresas. Licenciatura Administración de Negocios / Maestría en Administración. Licenciatura Ingeniería Industrial / Maestría Profesional Administración Empresas con énfasis en Gerencia de Operaciones / Maestría Administración de Empresas con énfasis en Recursos Humanos. Clase y Puesto Profesional de Servicio Civil 1-A, G.de E. Adm. Generalista, puesto Profesional de Servicio Civil 2, G. de E. Adm. Generalista, puesto Profesional de Servicio Civil 3, G. de E. Adm. Generalista, puesto Profesional de Servicio Civil 1-B, G. de E. Ingeniería Industrial, puesto

4 Funcionario Grado académico y especialidad Melisa Rojas Madrigal Bachillerato Administración de Negocios con énfasis en Mercadeo y Ventas. Gustavo Ruíz Ruiz Bachillerato Administración / Licenciatura Dirección Empresarial con énfasis en Recursos Humanos / Maestría Académica en Administración / Maestría Profesional en Administración con énfasis en Recursos Humanos / Licenciatura en Dirección Empresarial con énfasis en Mercadeo, Promoción y Ventas. Mereylles Saavedra Licenciatura en Derecho / Marín Notariado. Clase y Puesto Profesional de Servicio Civil 1-A, G.de E. Adm. Generalista, puesto Profesional de Servicio Civil 3 G.de E. Adm. Generalista, puesto Profesional de Servicio Civil 2, G. de E. Derecho, puesto Gabriela Saborío Rodríguez Licenciatura Administración de Empresas con énfasis en Contabilidad y Finanzas. Profesional de Servicio Civil 1-A, G.de E. Adm. Generalista, puesto Vanessa Vargas Morera Bachillerato en Laboratorista Químico / Bachillerato en Ingeniería Industrial / Licenciatura en Ingeniería Industrial con énfasis en Ingeniería de la Calidad. Profesional de Servicio Civil 1-B, G.de E. Ingeniería Industrial, puesto Fuente: a) Expedientes personales que mantiene el Departamento de Gestión y Desarrollo Humano. b) Entrevistas realizadas a los funcionarios. De acuerdo con el cuadro anterior, en determinado momento han sido nueve los funcionarios ubicados en la Dirección de Logística con cargo de asistente, los cuales ostentan clases de puesto de profesional, con formación académica variada; la mayoría en el área de administración, dos en ingeniería industrial y una en derecho. Las labores que realizan son variadas y similares del área de administración, con excepción de los dos ingenieros y la abogada, que realizan actividades más específicas y propias de su formación académica. El artículo 2 del Decreto N MOPT, publicado en La Gaceta N 222, del , mediante el cual se estableció la estructura organizativa del Consejo de Seguridad Vial, indica: 4

5 Articulo 2 - Las Direcciones estarán bajo la responsabilidad de un Director y los Departamentos a cargo de un Jefe. Las unidades o estructuras menores estarán a cargo de un responsable. Los Directores y Jefes de Departamento, con arreglo al párrafo anterior, podrán contar con un Subdirector o Subjefe, según corresponda y de acuerdo a la determinación de la necesidad real en ese sentido. (La negrita no pertenece al original). Conforme el citado artículo, el cargo de Directora de Logística podría apoyarse con un funcionario más, no obstante para dicho apoyo se han utilizado hasta nueve puestos de carácter profesional. Al respecto se consultaron los documentos denominados Plan Operativo (POI) Institucional, correspondientes a los años , en los cuales se observa que las actividades generales de la Dirección de Logística, siguen siendo las mismas, y tampoco en el documento aportado por la MBA. Sara Soto B., denominado Informe justificación de puestos a crear, reforma Ley de Tránsito de abril, 2009, se detallan más funciones para la Dirección de Logística. Según el oficio STAP , del , la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, autorizó al Consejo de Seguridad Vial la creación de 142 plazas por cargos fijos, dos de ellas para la Dirección de Logística; una de Profesional de Servicio Civil 1-A y la otra de Profesional de Servicio Civil 1-B. Sin embargo dicho STAP se fundamentó en el documento denominado; Informe: justificación puestos a crear (mediante el cual la Institución justifica la creación de puestos nuevos para las diferentes áreas administrativas y técnicas, en ocasión de la reforma a la Ley de Tránsito), en el cual la Dirección de Logística justificó para sí el de Profesional de Servicio Civil 1-B, y el de Profesional de Servicio Civil 1-A lo justificó para la Unidad de Control Interno. En entrevista que se realizó a la MBA. Sara Soto Benavides, Directora de Logística, manifestó que esa cantidad del personal obedece A las necesidades propias de la Dirección de Logística y de sus departamentos, por todas las actividades que esta tiene que atender y que le han endilgado por medio de la Ley de Tránsito vigente y las trasanteriores. El empleo de nueve profesionales con rol de asistentes de la Directora de Logística ocasiona un uso inadecuado del potencial humano, por cuanto en un contexto de organización efectiva, la situación descrita es atípica, sea; no es 5

6 concebible esa cantidad de funcionarios con ese perfil en una institución como el Cosevi. 2.2 Procedimiento seguido para la ubicación de los asistentes Con vista del expediente personal que mantiene el Depto. Gestión y Desarrollo Humano, seguidamente se detalla información relativa a la ubicación de los nueve funcionarios con cargo de asistentes en la Dirección de Logística, procedimiento en el que en algunos casos, se observan decisiones sin justificación, así como incumplimiento de la normativa específica y falta de documentación. a. Jacqueline Alvarado Chavarría Se nombró en propiedad según acción de personal , a partir del , al resolverse nómina de elegibles , del , en la clase de puesto de Profesional de Servicio 1-A, G. de E. Adm. Generalista, puesto , pedimento de personal , con ubicación Depto. de Proveeduría. No obstante en acción de personal , correspondiente al nombramiento, se indica que la ubicación es en la Dirección de Logística, Unidad Control Interno. Consecuentemente se presentó con carta de presentación ante la Dirección de Logística CP-0161, del , la misma indica ubicación Dirección de Logística Control Interno (UCIVRI) y quien recibió es el Lic. Gustavo Céspedes Ruiz; encargado de esa Unidad. Posteriormente, mediante carta de presentación CP-032, del , dirigida a la Directora de Logística, se indica que se reubica a la funcionaria Alvarado en la Dirección de Logística, según oficios DL , del y DE (2), del Con oficio DL del , la MBA. Sara Soto B., solicita al MBA. Mayid E. Martínez Calvo; Jefe del Depto. de Gestión y Desarrollo Humano, reubicar el puesto de la Licda. Jacqueline Alvarado Chavarría en el Depto. de Proveeduría, a partir del Sobre ese cambio no se encontró la debida carta de presentación, mediante la cual se formalizara la nueva ubicación de la Licda. Alvarado Chavarría. 6

7 Análisis: el puesto pertenece al Depto. de Proveeduría y desde el inicio no se ubicó ahí, sino que la servidora fue a desempeñar funciones a la Unidad de Control Interno, sin que mediara un documento en el cual se indicara el traslado del puesto, el cambio de funciones y el acuerdo de las jefaturas, simplemente se ubicó en esa Unidad mediante la carta de presentación CP-0161 y a partir del se le reubicó en la Dirección de Logística, según carta de presentación CP-032. Cabe mencionar que en algunos trámites se observa concentración de funciones por parte de la Directora de Logística, específicamente en los siguientes: la nómina , que correspondía ser resuelta por la jefatura de Proveeduría, la Acción de personal , que firmó como jefe del Depto. Gestión y Desarrollo Humano y en la carta CP-0161 que está dirigida a la MBA. Sara Soto B. y quien firma es ella misma. b. Melissa Rojas Madrigal Se nombró en propiedad según acción de personal , a partir del , al resolverse la nómina de elegibles , del , en la clase de puesto de Profesional de Servicio Civil 1-A, G. de E. Adm. Generalista, puesto número , pedimento de personal , con ubicación Dirección de Logística. No se localizó la carta de presentación de la funcionaria en el expediente. Análisis: esta funcionaria se nombró en propiedad en el puesto de clase Profesional de Servicio Civil 1-A, de los dos que fueron aprobados para la Dirección de Logística, pero que en documento de justificación de creación de puestos, este se justificó para la Unidad de Control Interno. c. Mereylles Saavedra Marín Con acción de personal se nombró a partir del , en el puesto , de la Clase Profesional de Servicio Civil 2, G. de E. Derecho, mientras la Dirección General del Servicio Civil resolvía el pedimento de personal , con ubicación en el Depto. de Proveeduría, según carta de presentación CP-009, del Se nombró en propiedad por resolverse nómina , del , de la Clase de Puesto Profesional de Servicio Civil 2 G. de E. Derecho, puesto , 7

8 pedimento de personal , con ubicación Asesoría Legal, según acción de personal y oficio D.L , del , a partir del , pero en la acción de personal, se indica que la ubicación es el Depto. de Proveeduría. Se presentó con carta de presentación CP-100, del , ante la Dirección de Logística y la MBA. Sara Soto B., realizó la evaluación de período de prueba. Según lo anotado en oficio DE , del , la MBA. Sara Soto B. mediante oficio DL , del , solicitó al MBA. Mayid E. Martínez Calvo; Jefe del Depto. de Gestión y Desarrollo Humano, reubicar el puesto de la Licda. Mereylles Saavedra M. en la Asesoría Legal. Se presentó en la Asesoría Legal con carta de presentación CP (6) del , a partir del Análisis: el puesto pertenece a la Asesoría Legal y desde su ingreso, la funcionaria se ubicó en la Proveeduría y luego en la Dirección de Logística, presentándose una incongruencia en los documentos por cuanto el pedimento de personal y nómina lo ubican en Asesoría Legal, la acción de personal en Proveeduría y la carta de presentación en la Dirección de Logística. En entrevista la MBA. Sara Soto manifestó que la intención de la ubicación fue que la abogada realizara los estudios legales en las contrataciones, pero luego el Lic. Carlos Rivas; Asesor Legal, decidió que él continuaría haciendo dichos estudios, por lo que la funcionaria pasó a prestar los servicios directamente a la Dirección de Logística. No obstante no se ubicó documentación que respaldara lo indicado por la Directora de Logística. Sí se localizó el oficio D.L , del , suscrito por la Directora de Logística; MBA. Sara Soto B. y el Lic. Alexánder Vásquez Guillén, Jefe del Depto. de Proveeduría, mediante el cual le solicitan al MBA. Mayid Martínez Calvo; del Depto. de Gestión y Desarrollo Humano, la formalización del traslado definitivo de ese puesto a la Dirección de Logística. Al respecto, se debe indicar que ese trámite se realizó un año y un mes después de estar ubicado en esa Dirección, sin la participación de la Asesoría Legal a quien pertenece el puesto. 8

9 Asimismo se observa concentración de funciones por parte de la Directora de Logística en la resolución de la nómina que correspondía ser resuelta por la Asesoría Legal. d. Gabriela Saborío Se presentó ante el Proceso de Suministros SPDRH-126, con carta de presentación del , cuando se le hizo nombramiento interino en el puesto , a partir del Se nombró en propiedad según acción de personal , a partir del , al resolverse nómina de elegibles , del , en la clase Asistente Administrativo y de Servicios Nivel C, en ese mismo puesto, pedimento de personal 98107, con ubicación en la Dirección General de Educación Vial, no obstante en la acción de personal se indica que la ubicación sería Suministros (actualmente Depto. de Proveeduría). En oficio D.L , del , se expresó la voluntad de las Direcciones de Logística y Financiera de hacer un cambio de ubicaciones de puesto, por lo que Logística cedió el puesto ocupado por la funcionaria Saborío Rodríguez y a cambio Financiero dio otro puesto, por lo tanto con carta de presentación CP- 0057, del , se presentó ante la Dirección Financiera y según oficio DGDH , se ubicó en el Depto. de Tesorería, a partir de esa misma fecha. A partir del se reasigna el puesto a Profesional 1 G. de E. Adm. Generalista, según resolución OSC-MOPT , de las doce horas del Mediante carta de presentación CP-015, del , se reubicó en la Dirección General de Ingeniería de Tránsito, en el Depto. Administrativo, a partir del , según nota DGDH Con carta de presentación CP-0158, del , se reubicó en la Unidad de Control Interno y Valoración de Riesgo Institucional del Consejo de Seguridad Vial, a partir del , según oficio DGDH-3486, en virtud de que el Ing. Junior Araya Villalobos; Director de la Dirección General de Ingeniería de Tránsito, devolvió el puesto. 9

10 Mediante oficio D.L , del , suscrito por la Directora de Logística se le comunicó a la funcionaria Saborío Rodríguez, que a partir del sería trasladada a la Dirección de Logística a las órdenes de la MBA. Sara Soto B. y físicamente estaría ubicada en la oficina de Pavas, específicamente en el Patio de Vehículos Detenidos de la Policía de Tránsito. Ese movimiento no se registró mediante el formulario denominado acción de personal, ni tampoco se elaboró carta de presentación. Con carta de presentación CP (4) del , se reubicó en el Depto. de Servicios Generales a partir del , según oficio DE (2). Por disposición de la Dirección Ejecutiva, con oficio DE (2), del y carta de presentación CP (4), del , se reubicó en el Depto. de Tesorería, a partir de esa misma fecha. Análisis: desde un inicio ese puesto ha tenido varias ubicaciones sin que haya mediado justificación y documentación que respalde las mismas. Más recientemente a su regreso después de estar un tiempo en la Dirección de Ingeniería de Tránsito, aún perteneciendo al Depto. de Tesorería del Cosevi, la funcionaria fue ubicada en diferentes unidades de la Dirección de Logística (Unidad de Control Interno, Depósito de Vehículos de Pavas y Depto. de Servicios Generales), sin que se localizara en el expediente, acción de personal o carta de presentación que respaldara la ubicación en el Depósito de Pavas. e. Vanessa Vargas Morera Se nombró en propiedad según acción de personal , a partir del , al resolverse nómina de elegibles , del , en la clase de puesto de Profesional de Servicio Civil 1-A, G. de E. Ingeniería Industrial, puesto número , pedimento de personal , con ubicación en el Depto. de Gestión y Desarrollo Humano. Se presentó con carta de presentación ante el Depto. de Gestión y Desarrollo Humano CP-067 del , de la cual no se encuentra la original en el expediente personal. 10

11 A partir del y mediante acción de personal No , se le realizó un ascenso directo en propiedad en el puesto , de la clase Profesional de Servicio Civil 1-B, G. de E. Ingeniería Industrial, que según oficio DL , del , pertenece a la Unidad Técnica de Fiscalización Vehicular y en el cual se indicó que su ubicación sería en la Dirección de Logística. También la MBA. Soto Benavidez solicitó que el puesto que dejaba la funcionaria, el cual pertenece al Depto. Gestión y Desarrollo Humano, se ubicara en la Unidad Técnica de Fiscalización. Se presentó ante la Dirección de Logística, con carta de presentación CP (1), del Análisis: se observa que el Depto. Gestión y Desarrollo Humano perdió el puesto de la clase Profesional de Servicio Civil 1-A, G. de E. Ingeniería Industrial y a la Unidad Técnica de Fiscalización Vehicular se le sustituyó el puesto , de la clase Profesional de Servicio Civil 1-B, G. de E. Ingeniería Industrial por uno de clase inferior; el de la clase Profesional de Servicio Civil 1-A, G. de E. Ingeniería Industrial. También en este caso se observa concentración de funciones por parte de la Directora de Logística; al firmar el Pedimento de personal , como representante de la unidad solicitante y como jefe del Depto. Gestión y Desarrollo Humano, así como la nómina de elegibles , la Acción de personal de nombramiento , que firmó como jefe del departamento de referencia y la carta de presentación CP-067, que está dirigida a la MBA. Sara Soto B., ella misma firmó y la recibió. f. Ronny Rojas Cartín Se nombró en propiedad según acción de personal , a partir del , al resolverse la nómina de elegibles , del , en la clase de puesto de Profesional de Servicio Civil 1-B, G. de E. Ingeniería Industrial, puesto número , pedimento de personal , con ubicación en la Dirección de Logística. Se presentó ante la Directora de Logística con carta de presentación CP-068, del

12 A pesar de que, este puesto está según pedimento de personal para la Dirección de Logística, el funcionario Rojas Cartín cuando ingresó estuvo ubicado en la Unidad de Asesoría Técnica de Fiscalización Vehicular, de lo cual no se evidencia ningún documento que así lo indique, lo que sí se determinó es una certificación de las funciones que desempeñaba en esa Unidad en el año En marzo del 2013 se elaboró el informe D.L , del , denominado Informe de justificación de traslado del Ing. Ronny Rojas Cartín de la Unidad Técnica de Fiscalización, el cual tiene como objetivo justificar el traslado del funcionario Ronny Rojas Cartín, como miembro del equipo de fiscalizadores, en lo relacionado con su especialidad profesional en ingeniería industrial, hacia el área de la Dirección de Logística del Consejo de Seguridad Vial. Y con oficios DE (5) del y (5) del , la Dirección Ejecutiva avala el traslado permanente del funcionario Rojas Cartín a la Dirección de Logística. Análisis: el funcionario se nombró en propiedad en un puesto de clase Profesional de Servicio civil 1-B, G. de E. Ingeniería Industrial, cuyo origen no se pudo determinar, aunque es probable que sea de los aprobados mediante STAP para la institución. g. Gustavo Ruíz Ruíz Con acción de personal le efectuaron un traslado en propiedad al puesto , de la clase Profesional de Servicio Civil 3, G. de E. Adm. Generalista, con ubicación Dirección de Logística, con rige , el cual se encontraba vacante por ascenso en propiedad del titular Roy Castro Marín a otra institución. El ascenso se aplica sujeto a período de prueba. Con carta de presentación CP (6), se presenta en la Dirección de Logística, a partir del Análisis: ese puesto desde el se ubicó en la Dirección de Logística, con clasificación de Profesional de Servicio Civil 1-B G. de E. Adm. Generalista, según pedimento de personal y nómina de elegibles , podría tratarse del puesto de clase Profesional de Servicio civil 1-B, aprobado con STAP , para la Dirección de Logística. Mediante resolución de clasificación de puestos N OSC-MS , se reasignó a Profesional de Servicio Civil 3 G. de E. Adm. Generalista. 12

13 h. Braulio Picado Villalobos A partir del , se ascendió en forma interina en el puesto , de la clase Profesional 4 G. de E. Adm. Generalista, con ubicación en la Dirección Ejecutiva, según acción de personal A partir del se le aplica ascenso en propiedad en la misma clase de puesto, según acción de personal Luego esa clase de puesto se reclasificó a Profesional de Servicio Civil 3. Con resolución de las once horas cuarenta minutos, del , la Directora Ejecutiva de ese entonces Licda. Rocío Gamboa Gamboa, procedio con el traslado en forma permanente del funcionario Picado Villalobos de la Dirección Ejecutiva a la Dirección de Logística, a partir del De este movimiento no se localizó una carta de presentación que formalizara el traslado. Mediante oficio DE (2) del , el Ingeniero Germán Valverde González, Directivo Ejecutivo le comunicó a la MBA. Sara Soto B., Directora de Logística que el MBA. Braulio Picado Villalobos, fungirá como encargado del Proceso de Donación y Remate de Vehículos Detenidos por Multa Fija, labor que desempeñara en forma permanente y exclusiva. i. Rodolfo Coto Arrieta Nombrado en propiedad en la Auditoría Interna, desde el , en el puesto , de Profesional Licenciado 2, G de E. Auditoría. Con la anuencia del Auditor Interno, se traslada a la Dirección de Logística, a partir del , según oficios DGDH-3266, del y D.L y carta de presentación CP-077, del Con resolución OSCMS del , se procede con el cambio de especialidad, pasando de Auditoría a Administración, subespecialidad Generalista. Con vista al expediente, el funcionario renunció por acogerse al beneficio de la pensión, a partir del , según acción de personal Además de la ya comentada concentración de funciones, según la información inmediata anterior de este resultado, se resumen las siguientes situaciones: 13

14 A) En ninguno de los casos se efectuó el procedimiento establecido para la ubicación o reubicación de un puesto según lo establecido en el Estatuto de Servicio Civil. B) Casos como el de las funcionarias Jacqueline Alvarado, Mereylles Saavedra y Gabriela Saborío (en este último solo se observa un oficio de traslado y ubicación), en los cuales en los expedientes personales, no se observó algún documento (oficio, carta de presentación, acción de personal) que explique y respalde las ubicaciones en la Dirección de Logística. C) Casos como el de los funcionarios Melissa Rojas Madrigal, Vanessa Vargas Morera, Ronny Rojas Cartín, Gustavo Ruíz Ruiz, Rodolfo Coto Arrieta y Braulio Picado Villalobos, en los cuales en los expedientes personales al menos constan documentos que respalden la ubicación en la Dirección de Logística. Al respecto se trae a colación lo que establece la Dirección General de Servicio Civil, con respecto a las permutas, traslados y/o reubicaciones: El Estatuto de Servicio Civil, en Capítulo VI De las Promociones y Traslados, en su artículo 35, establece: Artículo 35.-Las permutas de servidores públicos que ocupen cargos de igual clase podrán ser acordadas sin otro trámite por los Jefes respectivos, si hubiere anuencia de los interesados. Si ocupan cargos de clase diferente se requerirá además la aprobación de la Dirección General de Servicio Civil, en cuanto a l idoneidad para el puesto. El Reglamento del Estatuto Civil, en su Capítulo VI Movimientos de Personal, Articulo 22.-, establece: Artículo 22.- Las permutas se regirán por las siguientes disposiciones: a) Cuando se trate de puestos de igual clase, se requerirá anuencia de los servidores afectados y de sus jefes. b) Si se tratare de puestos clase diferente, se requerirá además de lo señalado en el inciso anterior, a la aprobación de la Dirección General, la que deberá determinar si los servidores afectados, reúnen los requisitos respectivos. 14

15 Y el 22 bis, del mismo Reglamento, indica: Artículo 22 bis.- Los traslados, reubicaciones y recargos de funciones se regirán de acuerdo con lo que se indica a continuación: a) Los traslados y reubicaciones podrán ser acordados unilateralmente por la Administración, siempre que no se cause grave perjuicio al servidor. b) Los recargos de... Es notorio que no se está ante una permuta pero si, ante traslados y/o reubicaciones de funcionarios en donde la Administración obvió el procedimiento y la normativa a seguir. Ese irrespeto a las disposiciones existentes puede deberse a la concentración por parte de la Dirección de Logística, de sus funciones de orden directivo y las de orden ejecutivo del Depto. Gestión y Desarrollo Humano, por cuanto por al menos algún tiempo en el que se dieron esos movimientos del personal asistente de referencia, la MBA. Sara Soto Benavides, asumió la jefatura del Depto. Gestión y Desarrollo Humano, por ausencia del titular, generándose un desorden en la administración de ese recurso humano, que incluso afecta a los mismos funcionarios, por ejemplo en cuanto a las posibilidades de capacitación y/o reasignaciones, además del debilitamiento de las unidades administrativas a las que pertenecen esos puestos. 2.3 Correspondencia entre el grado académico y la especialidad profesional de los asistentes, con la naturaleza de las actividades de la Dirección de Logística Se detectaron inconsistencias e incongruencias entre las variables grado académico, especialidad profesional de los asistentes y naturaleza de las actividades de la Dirección de Logística. Con fundamento en el contenido del Adendum 1, se expone el siguiente detalle: En cuanto a las funciones de la Dirección de Logística, se refleja: Para el 2014, se incluyeron las actividades de la Unidad de Control Interno y las de supervisión de las estaciones de Revisión Técnica Vehicular, a pesar de que según acuerdos de Junta Directiva estas dos dependencias pertenecen a la Dirección Ejecutiva, según avisos de acuerdo de Junta Directiva No. J.D y , del , mediante los cuales se comunica de la 15

16 creación de la Asesoría Técnica de Fiscalización, con dependencia de la Dirección Ejecutiva y según aviso de acuerdo de Junta Directiva No J.D , del , en el cual se comunica el acuerdo de instauración de la Unidad de Control Interno y Valoración de Riesgo, y en oficio DE , de fecha , suscrito por el Ing. Germán Valverde González; Director Ejecutivo le comunica a la MBA. Sara Soto que la Unidad de Control Interno, queda bajo la tutela, supervisión y jefatura de la Dirección Ejecutiva. Salvo lo indicado en el párrafo anterior a la Dirección de Logística no se le han asignado funciones adicionales a las que están establecidas desde Por otra parte tampoco se encontraron otros documentos en los que se le hayan asignado las actividades relativas a la dirección electrónica vial, donación y remate de vehículos, depósitos de vehículos, estudios de cargas de trabajo, asesorías; en materia legal, de contratación administrativa y de recursos humanos, estudios de producción y mejora continua, entre otras que manifestaron realizar los asistentes. Al respecto la MBA. Sara Soto manifestó que la asignación de esas funciones a la Dirección de Logística, se dio en la reunión periódica de jefaturas. En cuanto a los asistentes: Se presenta una notoria incongruencia entre las especialidades académicas de algunos de los asistentes y la naturaleza de las funciones de la Dirección de Logística, según lo indicado en los POI , como es el caso de los ingenieros industriales y la abogada. Incluso varios de ese personal asistente ubicado en la Dirección de Logística, ha desempeñado funciones en dependencias ajenas a la misma: La MBA. Sara Soto Benavides indicó que los ingenieros industriales han prestado sus servicios en Asesoría en Tecnologías de la Información. Por su parte la Licda. Mireylles Saavedra manifestó que realizaba la Atención de solicitudes de la Dirección Ejecutiva, directamente a mí persona previa coordinación con la jefatura. Asimismo, el MBA. Rodolfo Coto y MBA. Braulio Picado, informaron que permanecieron durante 13 y 4 meses, respectivamente, en condición de préstamo en la Dirección Financiera, realizando un estudio de transferencias de fondos a las Municipalidades. 16

17 Se determinó que algunos de los asistentes realizan labores no acordes a la clase del puesto que ocupan, y al grado académico que ostentan de al menos bachiller a nivel universitario. Entre las labores que manifestaron realizar los asistentes están; acomodo de placas de vehículos retenidas, control de presupuesto, colaboración a la Directora de Logística (Coordinadora de la Comisión) en la ejecución de la gestión de teletrabajo, las relativas a la dirección electrónica vial y al content mananger, conducción de vehículos, control sobre atención de trámites concernientes a la actividad de la Dirección de Logística, entre otros. Como ejemplo está el caso de la Licda. Gabriela Saborío, que ocupa un puesto de Profesional del Servicio Civil 1-A, la cual estuvo ubicada físicamente en el Depósito de Vehículos de Pavas, quien manifestó: Estoy trabajando en lo relativo a la donación de vehículos, concretamente al trabajo de campo y documentación. Por ejemplo doña Sara me manda por correo electrónico un listado de todos los vehículos que se ponen a la orden del Cosevi, yo hago un estudio registral de cada uno, reviso que la boleta esté correctamente digitada y esa información se la reenvío a doña Sara. La incongruencia señalada puede deberse a que la Dirección de Logística a asumido de manera informal actividades e igualmente ha concentrado puestos con el agravante de que no se ha realizado un detalle de las labores específicas para cada uno de esos funcionarios, por lo cual incluso se determinó que varios de ellos realizan labores en una misma actividad como el caso de donación y remate de vehículos detenidos o bien algunas labores se realizan indistintamente por varios funcionarios y no siempre se mantiene al funcionario en la labor asignada hasta que la finalice. De lo señalado en líneas anteriores se revela un uso inadecuado del factor humano, ubicado en la Dirección de Logística, por cuanto se tienen profesionales, ocupando puestos de clase de profesional pero algunos de ellos realizando labores no acordes a esas variables, otras que no corresponde que se realicen en esa Dirección, sino que corresponde sean ejecutadas por alguno de los departamentos bajo su responsabilidad y otros que su especialidad académica no van acorde con la naturaleza de la Dirección de Logística; provocando un manejo, y uso indebido de profesionales, además promoviendo con esa situación que la producción de los mismos sea regular. 17

18 Es probable que la situación descrita obedezca a que no se dio una asignación pensada de las funciones que fue asumiendo la Dirección de Logística, provocando que se realizara desde ese nivel de dirección, labores que por la naturaleza no le corresponden, con un consecuente desaprovechamiento del recurso humano, por cuanto para algunas de las tareas no se requiere los servicios de profesionales y nombrados en puestos de nivel profesional. 3. Conclusiones Según el contenido de los resultados se concluye que no hay asidero legal y técnico para que la Dirección de Logística haya tenido hasta nueve asistentes, toda vez que en la estructura organizativa del Cosevi se indica que podrá contar con un subdirector o subjefe, asimismo no se realizó el procedimiento correcto para la ubicación de los funcionarios, siendo además frecuente la carencia de documentación y de justificación de cada movimiento de personal; aspectos que son básicos del sistema de control interno, además no en todos los casos hay correspondencia entre el grado académico y la especialidad académica de los asistentes con la naturaleza de las actividades de la Dirección de Logística, lo cual genera que funcionarios profesionales y ocupando puestos de carácter profesional, realizaran funciones no concordantes con su condición con el consecuente desaprovechamiento del potencial humano. Incluso se ha dado que dichos asistentes presten ocasionalmente y temporalmente sus servicios a otras unidades administrativas de la Dirección de Logística e incluso ajenas a ella. En parte la situación se ha generado por la manera superficial como se han tratado las nuevas actividades que la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial le ha asignado al Cosevi, cuya mayoría han sido asumidas por la Dirección de Logística, sin la debida oficialización, pero además sin el respaldo de un informe producto de un estudio técnico, realizado bajo principios de organización, que recomiende a cuál unidad administrativa deben pertenecer esas actividades considerando su naturaleza. 18

19 4. Recomendaciones Con el propósito de que en lo que se puede, se ordene la situación señalada, se recomienda: A. A la Dirección Ejecutiva A.1 Instruir a la Dirección de Logística que coordine lo pertinente con las jefaturas correspondientes y con el Depto. Gestión y Desarrollo Humano para que: A.1.1 Se proceda con la devolución de los siguientes puestos, a la unidad administrativa a la que pertenecen, según el siguiente detalle: Puesto de la clase Profesional de Servicio Civil 1-A, ocupado por la Bach. Melissa Rojas Madrigal, a la Unidad de Control Interno. Puesto de la clase Profesional Licenciado 2, vacante por renuncia del MBA. Rodolfo Coto Arrieta, a la Auditoría Interna. A.1.2 Se realice la reubicación de los puestos y , ambos de la clase Profesional de Servicio Civil 1-B, especialidad Ingeniería Industrial, ocupados respectivamente por la Licda. Vanessa Vargas Morera y por el MBA. Ronny Rojas Cartín, en la Unidad de Planificación, de forma tal que sus servicios sean mayormente aprovechados por la institución, y así cumplir con lo que establece el Decreto N PLAN. A.2 Requerir de la Dirección de Logística que defina las funciones específicas del puesto , ocupado por el MBA. Gustavo Ruíz Ruíz, conforme lo dispuesto en el Decreto N MOPT. A.3 Instruir al Depto. Gestión y Desarrollo Humano en el sentido de que no permita la reubicación de funcionarios al margen de las disposiciones establecidas en la materia, en cuanto a aspectos de carácter técnico, documentación y demás normas de control interno. En tal sentido se debe mantener la ubicación actual de los siguientes puestos: Puesto de la clase Profesional de Servicio Civil 1-A, ocupado por la Bach. Jackeline Alvarado Chavarría, en el Depto. de Proveeduría. 19

20 Puesto de la clase Profesional de Servicio Civil 2, ocupado por la Licda. Mereylles Saavedra Marín, en la Asesoría Legal. Puesto de la clase Profesional de Servicio Civil 1-A, ocupado por la la Licda. Gabriela Saborío Rodríguez, en la Dirección Financiera. A.4 Solicitar al Depto. Gestión y Desarrollo Humano que proceda a completar la documentación de la ubicación de los puestos a los que se refiere este informe y en cualquier otro caso en que se haya omitido la elaboración y/o inclusión de los debidos documentos que respalden la justificación y cambios de ubicación. A.5 Valorar la posibilidad de realizar a través de la unidad de Planificación, una vez que los puestos y estén ubicados en dicho proceso, un estudio integral de cargas de trabajo mediante el cual se determine cuanto personal requieren las diferentes unidades administrativas, para cumplir con los objetivos de cada una, en función de los objetivos institucionales. 20