GUÍA PRÁCTICA DEL EXPOSITOR

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1 GUÍA PRÁCTICA DEL EXPOSITOR BILBAO EXHIBITION CENTRE - BEC Jueves 28 - Domingo 31, Enero 2016 Pabellón 2 ORGANIZACIÓN: TENDANCES 22 Rue Lafayette Toulouse Francia Telf: Fax: info@tendances.fr BILBAO EXHIBITION CENTRE Ronda de Azkue, Barakaldo Telf: Fax: tendencias@bec.eu HORARIO DE APERTURA AL PÚBLICO: Jueves, viernes y sábado: de 10:00 a 20:00 h. Domingo: de 10:00 a 19:00 h. INDICE: PAGINA 1. Atención a expositores y aperitivo Acceso y circulación de vehículos Montaje y desmontaje de stands: Apertura, cierre, mercancías 2 4. Decoración de stands Expositor: Entrega de acreditaciones. Descuentos: hotel, Renfe Pagos Varios: concierto Bryan Adams, nueva Area de Descanso Expositores. 6 1

2 1. ATENCIÓN A EXPOSITORES: A partir del martes 26 a las 9:00h, hasta el 1 de febrero, los expositores serán atendidos en la Oficina ATENCIÓN A EXPOSITORES, pasillo principal del recinto: atrio zona azul, 1 APERITIVO PARA LOS EXPOSITORES El miércoles, 27 de enero, a las 19:00 h en la cafetería del pabellón ACCESO y CIRCULACIÓN de vehículos Se permite el acceso de vehículos al pabellón 2, hasta las 15:00 horas del miércoles 27. Posteriormente el acceso es exclusivamente hasta el portón del pabellón 2. Una vez descargado su vehículo, deberá aparcar en la zona azul del parking subterráneo, la más próxima al Pabellón 2. Este parking es gratuito para los expositores durante el salón gracias al pase que le será entregado en BEC. Se ha reservado una plaza por expositor. Atención: La altura del acceso al parking es de 2,20 m. Para los vehículos de altura superior se ha establecido una zona especial exclusiva en el parking exterior que les será indicada. 3. MONTAJE de STANDS Queda terminantemente prohibido almacenar o dejar cualquier tipo de objeto delante o detrás de las cortinas del pabellón. Por seguridad se retirará de inmediato todos los objetos allí colocados. Se pueden utilizar las paredes del pabellón respetando las salidas. PERÍODO DE MONTAJE Los expositores deberán efectuar el montaje de sus stands el martes 26 y miércoles 27 de enero de 2016, de 8:00 a 20:00 h. A partir de las 15:00 h del miércoles 27 debe retirar su vehículo del pabellón. Se deberán respetar imperativamente estos horarios. La permanencia de vehículos en el recinto de BEC, para operaciones de carga/descarga, está limitada a: Vehículos de carga máxima autorizada > Kg.: Tres horas Vehículos de carga máxima autorizada Kg.: Dos horas Turismos y monovolúmenes: Una hora Las estancias que sobrepasen dichos tiempos serán penalizadas con 30,00 /hora. REPARTO Y ENTREGA DE MERCANCÍAS La recepción de mercancías comienza el martes 26 de enero de Las entregas serán efectuadas bajo la responsabilidad de cada expositor, directamente en su stand. El expositor tiene que estar presente o representado a la llegada de los paquetes. En caso de ausencia del 2

3 destinatario para su recepción, el organizador no recepcionará la mercancía ni será considerado responsable en caso de pérdida o robo. Por favor, consigne su mercancía a: BEC Avda. de la Orconera, Barakaldo Salón TENDENCIAS CREATIVAS - Pabellón 2 Nombre de la empresa / Número de stand N de teléfono móvil del expositor PERÍODO DE APERTURA Visitantes: De jueves a sábado: De 10:00 a 20:00 h. Domingo 1 de febrero: De 10:00 a 19:00 h. Expositores: Del jueves 28 de enero al domingo 31 de enero, de 08:00 a 21:00 h. Para reponer mercancías los expositores pueden acceder al pabellón dos horas antes de la apertura al público de la feria y una hora después del cierre de la misma. PERÍODO DE DESMONTAJE Los expositores deberán efectuar obligatoriamente el desmontaje de sus instalaciones y la salida del material el domingo 31 de enero entre las 20:00 y las 22:00 h. dejando su emplazamiento en buen estado. También se podrá desmontar el lunes por la mañana. Está prohibido comenzar a desmontar los stands antes del domingo a las 19:00 h. Si se constata cualquier tipo de deterioro o daño causado por el expositor, se presupuestará su reparación por iniciativa y bajo el control del Departamento de Servicios Técnicos de BEC, que procederá a ejecutar los trabajos correspondientes por cuenta del expositor. VIGILANCIA La vigilancia general está a cargo de BEC-TENDENCIAS y está garantizada desde el miércoles 27 de enero a las 20:00 h al domingo 31 de enero a las 22:00 h. Los organizadores se responsabilizan de la vigilancia del salón en las mejores condiciones, pero se trata de una aportación de medios y no de resultados. Debido al gran número de personas que van a circular por el recinto del salón durante la instalación y la retirada del material les rogamos que vigilen sus efectos personales y sus productos durante el período de montaje y desmontaje para evitar robos. Para mayor seguridad, pueden cubrir su stand con una lona de protección todos los días al cierre del salón (después de las 20:00 h). En el pabellón 2, bajo las escaleras de acceso, está la oficina de Servicios Técnicos donde le ayudarán con los problemas o ausencias que le surgan durante el montaje 3

4 4. INSTALACIÓN y DECORACIÓN de STANDS PRESTACIONES REALIZADAS por Tendencias Revestimiento del suelo: moqueta en los pasillos y los stands Paredes tradicionales de madera cubiertas de algodón ignífugo Altura de las paredes: 2,50 m Fachada del stand: perfiles de aluminio Letrero y Enchufe: consumo eléctrico. 1 spot de 100 vatios cada 3 m². Pueden aumentar su alumbrado con lámparas adicionales, siempre y cuando no superen la potencia eléctrica contratada. EQUIPAMIENTO Y SERVICIOS ADICIONALES Las consultas o peticiones de equipamiento o servicios adicionales (pases de parking, mobiliario, personal auxiliar, etc.) deben dirigirse a: Departamento Técnico de Tendencias Creativas Att. Sra. Naiara Vildosola Tlf Fax serv3@bec.eu INSTALACIONES Y EQUIPAMIENTO Para mantener la estética general del salón, pedimos a cada expositor que respete las reglas establecidas para la presentación de los stands: - El expositor se compromete a respetar el espíritu general del salón, realizando un stand arreglado y decorado con imaginación y creatividad. - Las técnicas de venta tienen que estar adaptadas al espíritu del salón. Todos los expositores se comprometen a hacer demostraciones no ruidosas, respetando al expositor vecino (ni altavoz, ni micrófono, o voz demasiado alta). - Está absolutamente prohibido fumar en todo el recinto. Están prohibidos los stands cerrados, y la instalación de tabiques complementarios deberá ser consultada específicamente a la organización. Ésta se reserva el derecho de rechazar toda modificación que pudiese causar molestias o afectar a la seguridad o la estética del salón. La decoración no debe, en ningún caso, constituir una pared para el stand vecino. Ningún elemento de decoración o mercancía, puede sobresalir hacia los pasillos o stands vecinos. ALTURA DE LOS STANDS La altura máxima de los stands (incluida la decoración) está limitada a 2,50 m. TENDENCIAS se reserva el derecho de imponer modificaciones in situ en los stands no conformes al reglamento o que no hayan recibido su visto bueno previamente, sin que el expositor tenga derecho a reembolso o indemnización. LIMPIEZA DEL SALÓN Y DE LOS STANDS El miércoles 27 de enero a las 20:00 h los expositores deberán liberar su stand de todos los embalajes o elementos que quieran desechar dejándolos en el pasillo para que la organización pueda proceder a la limpieza del Salón en las mejores condiciones. 4

5 5. EXPOSITOR ENTREGA DE PASES DE EXPOSITOR - ACREDITACIONES Las Acreditaciones son gratuitas y serán entregadas a los expositores los días 26 y 27 de enero, a partir de las 8:00 h., en la Oficina de ATENCIÓN A EXPOSITORES. (Atrio principal). Para tener derecho a los pases es imprescindible haber abonado la totalidad de la factura. RESERVA DE HOTEL Para reservar hotel para su estancia en Bilbao, puede contactar directamente con: Dña. Marga Uroz. Tel: / / bec@barceloviajes.com TARIFAS VENTAJOSAS EN TRANSPORTE Y ALOJAMIENTO PARA EXPOSITORES HOLIDAY INN BILBAO : 59 habitación DUI / DBL. Solo alojamiento. (10% IVA no incluido) Si viaja con RENFE beneficiese de un 30% descuento en tarifa regular. Pulse aquí para descargar la autorización de descuento. Recuerde que debe llevar impresa la autorización y mostrarla junto con el billete al Interventor/Supervisor. Contacto: Fracisco J. Acebo Viejo. Tel: / Para beneficiarse de esta tarifa deberá realizar la reserva con la Agencia Oficial de Viajes. 6. FORMAS DE PAGO Metálico (Euros). De acuerdo con la ley 7/2012 no se admitirán pagos en efectivo realizados directamente en las oficinas de BEC de importe igual o superior a euros. Si se realizan pagos parciales, la suma de los mismos tampoco puede superar dicha cantidad. - Si desea pagar con tarjeta de crédito debe indicar: - Banco de la tarjeta de crédito - El número de la tarjeta - El nombre y apellido del propietario - Fecha de caducidad - Los tres últimos dígitos indicados en el reverso de su tarjeta. - Si desea pagar por transferencia bancaria debe indicar: Beneficiario: Bilbao Exhibition Centre S.A. - BANCO BILBAO VIZCAYA (IBAN: ES SWIFT: BBVA ES MM XXX) - BILBAO BIZKAIA KUTXA (IBAN: ES SWIFT: BASK ES 2B XXX) 5

6 7. VARIOS. AREA DE DESCANSO PARA EXPOSITORES El Area de Descanso de Expositores es un stand con mesas y sillas, situado junto a los Talleres Comunes y el Area de Descanso de Visitantes (a la izquierda de la cafeteria), donde podrá descansar y comer. Es imprescindible llevar la acreditación para poder controlar el acceso exclusivo de los expositores.. CONCIERTO BRYAN ADAMS. BEC: Viernes, 29 enero 2016: 21:30 Una noche de auténtico rock, eso es lo que nos espera en cada uno de sus conciertos, donde Bryan Adams nos presentará en directo los temas de su nuevo álbum, sin olvidarnos de sus hits indiscutibles. OFICINA DE ATENCION AL EXPOSITOR 6

7 PLANO: PABELLON 2 Oficina de Solución de Problemas durante el montaje del Departamento de Servicios Técnicos. 7

8 PLANO DE ACCESO AL RECINTO 8