INDICE INSTRUCCIÓN TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE ANTICIPO DE REMANENTE DE CRÉDITO A TRAVÉS DE UNIVERSIDAD VIRTUAL.

Transcripción

1 INSTRUCCIÓN TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE ANTICIPO DE REMANENTE DE CRÉDITO A TRAVÉS DE UNIVERSIDAD VIRTUAL. INDICE 1.- Introducción Universitas XXI económico Universidad Virtual

2 1.- Introducción. En enero de 2011 se pusieron en marcha de manera electrónica a través de las plataformas Solicita y Tramita implementadas por la Junta de Andalucía nuestros procedimientos de Transferencia y Redistribución de crédito y de Anticipo de remanente de crédito. Teniendo en cuenta, entre otros factores, que los resultados de las encuestas de satisfacción de nuestros clientes/usuarios mostraban una creciente insatisfacción especialmente con el procedimiento de Transferencia y Redistribución y tomando en consideración las observaciones del informe de auditoría interna 2013 del PC01.21 y la observación directa del Personal del SCPR, en Enero de 2015 el procedimiento electrónico de Transferencia y Redistribución de Crédito abandonó su tramitación por Solicita y Tramita y pasó a estar disponible desde Universidad Virtual, al haber sido rediseñado por el Servicio de Informática. Durante el año 2015 se ha podido comprobar la satisfacción general de los usuarios con el nuevo procedimiento diseñado a través de Universidad Virtual, así que, como un objetivo del Servicio, nos propusimos migrar también el procedimiento de Anticipo de Remanente, que, si bien no era especialmente problemático en cuanto a incidencias como el otro de Transferencias, sí puede diseñarse de manera más simple por Universidad Virtual gracias al Servicio de Informática. Fruto de esta colaboración es que a partir de Enero de 2016 el procedimiento de Anticipo de Remanente también estará disponible en Universidad Virtual y se dejará de dar servicio por Solicita y Tramita. Como novedad más importante decir que ya no es necesario aportar los estados de cuentas o informe por crédito vinculante de las unidades de gasto. 2.- Universitas XXI económico. El procedimiento de anticipo de remanente de crédito, como hasta ahora, no requiere creación de expediente en la aplicación Universitas XXI. Se inicia directamente con la solicitud en Universidad Virtual. 2

3 3.- Universidad Virtual. El procedimiento es bastante sencillo. Sigue la operativa del procedimiento de Transferencia de crédito por lo que es muy intuitivo. Accedemos al trámite en Universidad Virtual, siguiendo los siguientes pasos: 1º Entrar en la Intranet de la página web de la Universidad de Jaén. 2º Conectarse a Universidad Virtual, introducir el Nombre de usuario y a continuación la clave de acceso (son los mismos que utilizas en tu dirección de correo electrónico). Seguidamente pincha en Login. 3º Hay que entrar en Servicios Administrativos y pinchar en la opción Trámites. Nos aparece la siguiente pantalla: Los enlaces entre corchetes pueden variar algo respecto a esta imagen, ya que se trata del entorno que se ve en Contabilidad y Presupuestos. Según la operación que deseemos efectuar pulsaremos sobre Nueva solicitud (creación de un expediente de ARC), Mis solicitudes para ver el estado de un trámite o Mi Configuración donde puede cambiarse la opción de recibir correo electrónico o no cuando se inicia o termina el procedimiento. 3

4 Vamos a pulsar en Nueva solicitud para crear un expediente electrónico. Aparece esta pantalla: LEER atentamente la nota resaltada: Recuerde que aunque el desplegable ofrece la totalidad de centros de gasto de la Universidad, SOLO se podrá pedir anticipos para cursos, subvenciones específicas, ayudas a la investigación, contratos, proyectos y grupos de investigación. En caso de duda póngase en contacto con nuestro Servicio en los teléfonos (Juanjo) o (Ángeles) o bien a través de los correos jmanzano@ujaen.es o mahuete@ujaen.es En el desplegable de unidad orgánica vamos eligiendo cada uno de los centros de gasto de los que deseemos pedir el anticipo de la misma manera que hasta ahora lo estamos haciendo con las solicitudes de TRC o RDC. Cuando llegamos al campo clasificación económica y seleccionamos la clasificación deseada en caso de tener varias, nos vuelca automáticamente el disponible máximo (Límite) del centro de gasto; pues bien, ahora en la ventana de Importe podremos solicitar como mucho ese límite superior o cualquier cantidad por debajo de él. Por último pulsamos en el botón Agregar. Si por ejemplo no solicitáis el total del remanente, si volvéis más tarde a solicitar otra cantidad sobre el mismo centro de gasto, la aplicación os dirá automáticamente el disponible restante. Sólo tenéis que avisarnos al 4

5 Servicio para que os rebajemos el anticipo en el caso de que una vez que hayáis solicitado el total de un remanente, se modifique el disponible en el ejercicio debido a cargos de última hora y siempre posteriores a la solicitud electrónica: facturas, teléfono, agua, seguridad social en fin cualquier cantidad que disminuya el disponible sobre la cantidad total ya otorgada. Esto no suele darse, pero como siempre es posible en el caso antedicho de que solicitéis el total del remanente es bueno que nos llaméis para evitar descuadres presupuestarios que siempre son más difíciles de arreglar con el ejercicio presupuestario avanzado. Podéis insertar un número indefinido de líneas, las que queráis. Recordar no poner puntos en los miles y los decimales se harán con punto, no con coma, como el teclado de una calculadora. Es importante que nos tengáis informados de cualquier cambio de responsable de los centros de gasto. Ahora podréis tomar dos caminos con los botones situados en la parte inferior. Enviar la solicitud directamente al Servicio de Contabilidad y Presupuestos o bien al responsable del centro de gasto para que la valide y después se impulse automáticamente a nuestro Servicio de Contabilidad. Dejamos la opción abierta para que cada unidad administrativa realice el trabajo a su conveniencia. Pero ojo, para que esté habilitado el botón de Enviar al responsable del centro de gasto, TODOS las unidades orgánicas 5

6 que eligáis tienen que tener el mismo responsable. En cuanto haya solamente dos centros de gasto con distinto responsable solo estará habilitado el botón de Enviar solicitud a Contabilidad y Presupuestos. Es decir, facilitamos la gestión, al poder incluir en una misma solicitud todos los centros de gasto que queráis, sin límite, y enviarlo directamente a nuestro Servicio. Como excepción, el Servicio de Investigación, debido a sus peculiaridades con los expedientes de contratación de personal, en el que un mismo expediente de universitas XXI incluye una gran cantidad de centros de gasto distintos, tendrán que solicitarnos por correo electrónico los anticipos que hasta ahora nos remitían con las capturas de pantalla. Si solicitan remanentes de centros de gasto sueltos, como el resto de las unidades administrativas, podrán utilizar sin problemas Universidad Virtual. Si la solicitud la enviáis al responsable del centro de gasto, éste recibirá un correo electrónico con un enlace para que entre en Universidad Virtual y valide la solicitud pulsando en su enlace Aprobar Solicitud tal como muestra la pantalla inferior. Entonces la solicitud seguiría su camino hacia el Servicio de Contabilidad y Presupuestos. También podría Rechazar solicitud con lo cual la solicitud sería desestimada automáticamente. 6

7 Una vez que la unidad administrativa o el responsable del centro de gasto han validado la solicitud esta llegará de forma directa al Servicio de Contabilidad y Presupuestos, sin retornar de nuevo a la unidad administrativa. Esta se limita, pues, a crear la solicitud y enviarla a demanda. Cuando en contabilidad se reciba la solicitud,y se realice, la unidad administrativa recibirá otro correo avisando de que su solicitud se ha finalizado. Este correo también puede incluir los anticipos que han sido rechazados y los que se han dado por un importe distinto al solicitado si fuese el caso. Entretanto, se puede entrar a consultar en el apartado Estado de la solicitud y observar en qué fase se encuentra y desde cuando. Si en el Servicio de Contabilidad y Presupuestos os denegamos o modificamos algún anticipo sobre la cantidad que pedís siempre os informaremos del motivo. 7

8 HISTÓRICO DE CAMBIOS: EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES Edición 00 de la IT.[PC 01.21] Recodificación de la I.T. según SIGC SUA Revisión completa de la I.T. al pasar a Universidad Virtual los Procedimiento Electrónicos (el de Transferencia o Redistribución de Crédito tiene su propia I.T.) 8