M E M O R I A D E L A B O R E S

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1 MEMORIA DE LABORES

2 PRESENTACIÓN ÍNDICE Página CAPITULO I GENERALIDADES DE LA OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL 1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ONSEC MISIÓN VISIÓN OBJETIVOS INSTITUCIONALES MARCO JURÍDICO MANDATOS ESPECIALES POLÍTICAS INSTITUCIONALES POLÍTICAS DE FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL POLÍTICAS DE LA DESCONCENTRACIÓN-DESCENTRALIZACIÓN ADMINISTRATIVA 8 CAPITULO II RESULTADOS EN LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA AÑO ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS Y SALARIOS SELECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS BANCO DE RECURSOS HUMANOS REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS RESOLUCIÓN DE EXPEDIENTES RELACIONADOS CON ASUNTOS JURÍDICO-LABORALES 20

3 2.5 JUNTA NACIONAL ESTUDIOS TÉCNICOS Y PROPUESTAS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SERVICIO CIVIL 21 CAPITULO III RESULTADOS EN LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DEL RÉGIMEN DE CLASES PASIVAS CIVILES DEL ESTADO EN EL AÑO AUTORIZACIÓN DE PENSIONES AUTORIZACIÓN DE CONTRIBUCIONES VOLUNTARIAS AL RÉGIMEN Y OTROS BENEFICIOS 24 DESCONCENTRACIÓN ADMINISTRATIVA A TRAVÉS DE LAS GOBERNACIONES DEPARTAMENTALES PROGRAMAS DE PROYECCIÓN SOCIAL SUPERVISIÓN DE PENSIONADOS ASESORÍA Y ATENCIÓN DE CONSULTAS RELACIONADAS CON EL RÉGIMEN DE CLASES PASIVAS 27 EMISIÓN DE OTROS DOCUMENTOS DERIVADOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RÉGIMEN 27 CAPITULO IV RESULTADOS EN LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL, DESARROLLADAS POR LOS DEPARTAMENTOS Y UNIDADES DE APOYO TÉCNICO Y LOGÍSTICO EN EL AÑO DESARROLLO INSTITUCIONAL 28

4 4.1.1 CAPACITACIÓN DEL PERSONAL QUE LABORA EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DEL ORGANISMO EJECUTIVO Y LAS ENTIDADES DESCENTRALIZADAS AFECTAS AL SISTEMA DE SERVICIO CIVIL DOCUMENTOS DE PLANIFICACIÓN ANUAL E INFORMES DE GESTIÓN ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LOS DEPARTAMENTOS Y UNIDADES DE ONSEC ACTUALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS Y LEGALES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA REPRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS TÉCNICOS, ADMINISTRATIVOS Y LEGALES SOBRE EL SECTOR PÚBLICO Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL DISEÑO Y REPRODUCCIÓN DE MATERIAL PARA LA PROMOCIÓN DE LOS SERVICIOS DE ONSEC ACTIVIDADES SOBRE GESTIÓN DE RIESGO Y MEDIO AMBIENTE OTRAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR EL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ADMINISTRACIÓN INTERNA BENEFICIOS PARA LOS TRABAJADORES Y MEJORAS A LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ONSEC UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA UNIDAD DE CÓMPUTO UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA 38

5 CAPITULO V RESULTADOS EN EL FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACIÓN DEL SERVICIO CIVIL EN GUATEMALA 5.1 PRINCIPALES ACCIONES IMPLEMENTADAS EN PRO DEL FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACION INSTITUCIONAL PROYECTO: FORTALECIMIENTO DEL SERVICIO CIVIL EN GUATEMALA ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE CLASIFICACIÓN DE PUESTOS PROYECTO DE REGLAMENTO DE CARRERA ADMINISTRATIVA AVANCES DEL SISTEM INTEGRADO DE ADMINISTRCIÓN DE RECURSOS HUMANOS -SIARH- ESTUDIO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA SISTEMA: TRANSPARENCIA E INTEGRIDAD EN LA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES PRESENTACIÓN DEL RECONOCIMIENTO NACIONAL A LA CALIDAD DE Y MEJORES PRÁCTICAS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE GUATEMALA CEREMONIA DEL RECONOCIMIENTO NACIONAL A LA CALIDAD Y MEJORES PRÁCTICAS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE GUATEMALA CAPITULO VI PRINCIPALES LOGROS DE LA DESCONCENTRACIÓN ADMINISTRATIVA DESCONCENTRACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA ONSEC A TRAVÉS DE LAS GOBERNACIONES DEPARTAMENTALES REUNIONES CON DELEGADO DEPARTAMENTALES 50 52

6 ÍNDICE DE GRÁFICAS Página 1 PUESTOS CREADOS EN EL ORGANISMO EJECUTIVO E INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS AFECTAS AL SISTEMA DE SERVICIO CIVIL POR RENGLÓN PRESUPUESTARIO 11 2 EVALUACIONES REALIZADAS EN EL PROCESO DE SELECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL ORGANISMO EJECUTIVO 16 3 ACCIONES Y MOVIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS DE LAS INSTITUCIONES DEL ORGANISMO EJECUTIVO, REGISTRADA Y APROBADAS POR LA ONSEC 18 4 RESOLUCIONES EMITIDAS POR EL DEPARTAMENTO DE PREVISIÓN CIVIL 25 ÍNDICE DE CUADROS 1 PUESTOS SUPRIMIDOS EN EL ORGANISMO EJECUTIVO POR RENGLÓN PRESUPUESTARIO 2 ACCIONES DE PUESTOS ASIGNACIÓN Y MODIFICACION DE BONOS Y COMPLEMENTOS 14 4 ASESORÍAS TÉCNICAS EN MATERIA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL 17 5 ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS 19 6 DOCUMENTOS EMITIDOS EN EL PROCESO DE RESOLUCIÓN DE EXPEDIENTES, PRESENTADOS AL DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURÍDICO-LABORALES 20 7 ESTUDIOS TÉCNICOS Y PROPUESTAS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SERVICIO CIVIL 21 8 PENSIONES OTORGADAS A LOS TRABAJADORES, EX- TRABAJADORES DEL ESTADO Y SUS BENEFICIARIOS 23

7 9 ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LA SECCIÓN DE TRABAJO SOCIAL, DEPARTAMENTO DE PREVISIÓN CIVIL DOCUMENTOS DE PLANIFICACIÓN E INFORMES INSTITUCIONALES ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA ACCIONES REALIZADAS EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ACTIVIDADES EJECUTADAS POR LA UNIDAD DE CÓMPUTO USUARIOS ATENDIDOS EN LAS GOBERNACIONES DEPARTAMENTALES Y OFICINA REGIONAL DE QUETZALTENANGO 51 ANEXOS NÚMERO DE PUESTOS POR RENGLÓN PRESUPUESTARIO SEGÚN EL ESTADO DEL PUESTO. NÚMERO DE PUESTOS POR MINISTERIOS, SECRETARÍAS Y OTRAS DEPENDENCIAS DEL ORGANISMO EJECUTIVO AL 23 DE NOVIEMBRE DE 2012 NÚMERO DE PENSIONADOS Y COSTO DEL RÉGIMEN DE CLASES PASIVAS CIVILES DEL ESTADO A DICIEMBRE 2012.

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9 CAPITULO I GENERALIDADES DE LA OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL La Oficina Nacional de Servicio Civil, ONSEC, es la institución responsable de administrar el sistema técnico, armónico, dinámico y eficiente de los recursos humanos de la Administración Pública. Le compete como ente rector diseñar las políticas para establecer y mejorar las normas de aplicación del sistema de administración de personal en función de los requerimientos del Estado para mejorar la prestación de sus servicios, modernizarse y descentralizarse. La ONSEC tiene dos ámbitos esenciales de acción: 1) Administración del Sistema de Recursos Humanos del Estado y 2) Administración del Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado. 1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ONSEC Por medio del Acuerdo Gubernativo No de fecha 12 de diciembre de 1995, se aprobó la reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil, la cual quedó organizada de la siguiente forma: 1. Dirección a) Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil. b) Sub-Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil. 2. Departamentos a) Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas; b) Normas y Selección de Recursos Humanos; c) Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos; d) Asuntos Jurídico Laborales; e) Previsión Civil; f) Desarrollo Institucional; g) Administración Interna. Asimismo, mediante los Acuerdos de Dirección números: D , D , D , D , D y D se crearon las siguientes unidades: 3. Unidades a) Unidad de Administración Financiera; b) Unidad de Auditoría Interna; c) Unidad de Cómputo; d) Unidad de Información Pública. Página 1

10 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL DIRECCIÓN UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA UNIDAD DE CÓMPUTO UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS, REMUNERACIONES Y AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO DE NORMAS Y SELECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURÍDICO- LABORALES DEPARTAMENTO DE PREVISIÓN CIVIL Simbología Relación de Línea Relación de Apoyo Actualizado a noviembre Página 2

11 1.2 MISIÓN Somos una institución rectora y asesora del Sistema de Recursos Humanos en la Administración Pública y Administradora del Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, responsable de brindar servicios de calidad con personal profesionalizado, fundamentada en los principios de: eficiencia, responsabilidad y transparencia. 1.3 VISIÓN Ser la institución que norme, asesore y audite el Sistema de Recursos Humanos en la Administración Pública y administre el Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, a través de la mejora continua, incorporando tecnología adecuada para la sistematización de los procesos dentro del enfoque de gobierno electrónico. 1.4 OBJETIVOS INSTITUCIONALES Garantizar a la Nación la eficiencia en la operación de la función pública por medio de la aplicación de la Ley de Servicio Civil y otras leyes relacionadas, que fortalezcan el desarrollo de un Estado moderno y eficiente. Regular las relaciones entre el Estado y sus Trabajadores como medio eficaz, para el fortalecimiento y progreso de la administración pública, además de garantizar a los servidores públicos con transparencia el pleno ejercicio de sus derechos y obligaciones. Dotar de personal idóneo a la administración pública, con el propósito de garantizar la prestación oportuna de los servicios con eficacia, eficiencia, transparencia, honradez y responsabilidad. Proporcionar a las instituciones y dependencias del Organismo Ejecutivo el instrumental técnico-legal con el fin de administrar adecuadamente el recurso humano al servicio del Estado en aras del bien común y el desarrollo integral de la población guatemalteca. Proporcionar a la población civil trabajadora del Estado y a sus familiares, los beneficios económicos que les corresponden conforme lo establece la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento. 1.5 MARCO JURÍDICO La ONSEC desarrolla sus funciones con fundamento en las leyes y disposiciones jurídicas que se citan a continuación: Página 3

12 Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 108. Ley de Servicio Civil. Decreto No del Congreso de la República, publicado el 23 de mayo de Reglamento de la Ley de Servicio Civil. Acuerdo Gubernativo No , publicado el 30 de enero de 1998, modificado por Acuerdos Gubernativos Nos , publicado el 31 de agosto de 1998; , publicado el 8 de marzo de 2002; , publicado el 23 de abril de 2002; y , publicado el 23 de abril de 2002; y publicado el 03 de junio de Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. Decreto No del Congreso de la República, publicado el 7 de noviembre de 1988, reformado por los Decretos del Congreso de la República Nos , publicado el 29 de noviembre de 1989; 40-93, publicado el 3 de diciembre de 1993; 37-97, publicado el 18 de junio de 1997; 99-97, publicado el 7 de noviembre de 1997; 66-98, publicado el 30 de noviembre de 1998; 43-99, publicado el 16 de diciembre de 1999; , publicado el 14 de marzo de 2000 y , publicado el 16 de junio de Reglamento de la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. Acuerdo Gubernativo No , publicado el 6 de enero de Ley de Salarios de la Administración Pública. Decreto No del Congreso de la República, publicado el 7 de marzo de 1973 y modificado por Decreto-Ley No , publicado el 27 de diciembre de Plan de Clasificación de Puestos del Organismo Ejecutivo. Acuerdos Gubernativos Nos y , publicados el 14 de enero de 1991 y el 21 de agosto de 1992, respectivamente. Reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil. Acuerdo Gubernativo No , publicado el 21 de diciembre de Ley General de Descentralización. Decreto del Congreso Número y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo Normas para Regular la Aplicación de la Política que, en Materia de Recursos Humanos se debe implementar en la Administración Pública. Acuerdo Gubernativo No , publicado el 8 de julio de Plan Anual de Salarios y otras Disposiciones Relacionadas con la Administración de Recursos Humanos para el Ejercicio Fiscal Acuerdo Gubernativo No Página 4

13 Ley de Dignificación y Catalogación del Magisterio Nacional, Decreto Legislativo No. 1485, publicado el 19 de septiembre de MANDATOS ESPECIALES En adición, la ONSEC se sustenta en los siguientes compromisos de Estado: Acuerdos de Paz o Acuerdo sobre Aspectos Socioeconómicos y Situación Agraria, A. Modernización de la Administración Pública. Compromiso 43. La administración pública debe convertirse en un instrumento eficiente al servicio de las políticas de desarrollo. Descentralización y Desconcentración. Compromiso 44. Profundizar la descentralización y la desconcentración de las facultades, responsabilidades y recursos concentrados en el Gobierno Central con el objeto de modernizar y hacer efectiva y ágil la administración pública. Literal b) Promover la descentralización de los sistemas de apoyo, incluyendo el Sistema de Recursos Humanos, el Sistema de Información y Estadísticas, Profesionalización y dignificación de los servidores públicos. Compromiso 46. El Estado debe contar con un personal calificado que permita el manejo honesto y eficiente de los recursos públicos. Para ello, es necesario: Literal a) Establecer la carrera de servicio civil. o Acuerdo sobre Fortalecimiento del Poder Civil y Función del Ejército en una Sociedad Democrática. F. Profesionalización del Servidor Público, Compromiso 55, Literales a) Modernizar la administración pública, haciendo públicos los mecanismos de selección y clasificación del personal de todas las dependencias del Organismo Ejecutivo y revisando su integración de manera que los empleados y funcionarios llenen los criterios de honradez y capacidad; y b) Establecer la Carrera de Servicio Civil. 1.6 POLÍTICAS INSTITUCIONALES La agenda del cambio , identifica 5 ejes de trabajo en los que se resumen los desafíos que Guatemala tiene que afrontar, siendo las propuestas prioritarias del gobierno del Presidente Constitucional de la República Otto Fernando Pérez Molina. En cumplimiento de su mandato legal, con base a los lineamientos establecidos en el Plan de Gobierno y los principios que sustentan al Página 5

14 sistema de servicio civil de carrera, como lo son igualdad de derechos, justa remuneración, lealtad, eficiencia, antigüedad, carrera administrativa y función tutelar de las leyes, la Oficina Nacional de Servicio Civil, ONSEC, llevó a cabo su plan de trabajo para el período fiscal 2012 conforme los cinco ejes que resumen los desafíos que presenta el país y las propuestas que priorizará el gobierno, siendo los siguientes: Eje 1: Seguridad Democrática y Justicia Aplicación estricta de la Ley de Acceso a la Información; Promover las reformas a la Ley de Servicio Civil. Eje 2: Desarrollo Económico Competitivo El gobierno trabajará con excelencia; Fortalecimiento del Sistema Nacional de Calidad; Capacitación para empleados de calidad; Fuerza laboral productiva y bien remunerada; Acceso a la información para la toma de decisiones; La política fiscal deberá integrar el cumplimiento de los acuerdos de paz Acciones en apoyo a los ejes transversales: adaptabilidad al cambio climático; El rescate de Guatemala en el contexto centroamericano y global fortaleciendo las alianzas intercontinentales y regionales. Eje 3: Infraestructura Productiva y Social para el Desarrollo Mayor conectividad, apoyando los esfuerzos para que se desarrollen los e-servicios (servicios electrónicos públicos y privados); Promocionando proyectos para capacidades en TIC S; Prioridad será la inversión en servicios públicos modernos. Eje 4: Desarrollo Social La juventud es un sector clave y deberá dársele oportunidades para que desarrolle capacidades y ayudarles a terminar su educación; Atención integral del adulto mayor, a través de la articulación de los programas de atención. Eje 5: Desarrollo Rural Sostenible Elevar el nivel de vida de las poblaciones del área rural; Capital Social (Participación plena y efectiva de todos los sectores sociales, Desarrollo Institucional), Derechos ciudadanos, Página 6

15 Descentralización, Gobernabilidad Local, Organización Social, Interculturalidad, Género, entre otros; Estrategia de atención a desastres, reducción de la vulnerabilidad ante desastres naturales POLÍTICAS DE FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL Reformar la Ley de Servicio Civil con el propósito de fortalecer el rol que le corresponde desarrollar a la ONSEC como rector del sistema de administración de recursos humanos de la Administración Pública y elaborar los reglamentos necesarios Aplicar las políticas establecidas en el Acuerdo Gubernativo No en materia de recursos humanos a efecto de mejorar la función pública: Fortalecer el proceso de desconcentración de la Administración de los Recursos Humanos en el Organismo Ejecutivo, transfiriendo el poder de decisión --en las competencias que la ley lo permita-- a los Ministerios e Instituciones; a fin de atender en forma inmediata y eficiente la demanda de recursos humanos y de esta manera, ofrecer un servicio oportuno y de calidad al ciudadano. Actualizar el Plan de Clasificación de Puestos del Organismo Ejecutivo, tal como lo establece la ley, adaptándolo a la dinámica que conlleva el desarrollo de la Administración Pública y sobre la base de la carrera administrativa. Captar recurso humano idóneo para el adecuado desempeño de los cargos públicos, debiéndose observar y valorar para este propósito los aspectos de multiculturalidad y género. Evaluar anualmente el desempeño laboral de los servidores públicos, con la finalidad de desarrollar programas de capacitación, formación e incentivos para mejorar el rendimiento laboral de los trabajadores del Estado. Formar constantemente al servidor público, dotándolo de los conocimientos básicos, aptitudes, habilidades y destrezas, a fin de prepararlos, tanto para los trabajos presentes como los futuros; estimulando su crecimiento profesional y personal, de Página 7

16 acuerdo a su potencial y a las necesidades de la Administración Pública. Dotar a los servidores públicos de un ambiente laboral sano y seguro que coadyuve a realizar el trabajo adecuadamente, utilizando mecanismos de prevención y gestión, cubriendo los ámbitos biológicos, psicológicos y sociales. Conocer y analizar las percepciones de los servidores públicos sobre su ambiente laboral, con la finalidad de establecer canales de comunicación abiertos y mecanismos que coadyuven a identificar opciones, iniciativas, peticiones y sugerencias, que contribuyan al mejoramiento de las relaciones interpersonales y laborales en las unidades administrativas. Coadyuvar a que los Ministerios del Organismo Ejecutivo, con atención especial a los Ministerios de Educación, Salud Pública y Asistencia Social y Gobernación, revisen constantemente sus estructuras organizacionales, así como rediseñen sus procesos de trabajo, con el objeto de atender con mayor grado de celeridad los asuntos de su competencia y otorguen una respuesta inmediata a las demandas de la población con prioridad en las áreas de educación, salud y seguridad. Planificar estratégicamente la dotación de recursos humanos, de tal manera que esto permita el adecuado cumplimiento de los objetivos y metas institucionales trazados en el Plan de Gobierno. Facultar a la Oficina Nacional de Servicio Civil para que a través de las herramientas, técnicas e instrumentos que estime oportunos, proceda a verificar el estricto cumplimiento de las disposiciones emanadas en materia de recursos humanos POLÍTICAS DE DESCONCENTRACIÓN-DESCENTRALIZACIÓN ADMINISTRATIVA Desconcentración de la Administración de los Recursos Humanos en el Organismo Ejecutivo, transfiriendo el poder de decisión --en las competencias que la ley lo permita-- a los Ministerios e Instituciones del Estado sujetas a la Ley de Servicio Civil para atender en forma inmediata y eficiente la demanda de recursos humanos y ofrecer un servicio oportuno y de calidad al ciudadano. La ONSEC asume el nuevo rol de ente normativo y fiscalizador de tales acciones y, para el efecto, las entidades del Gobierno Central deben crear las Página 8

17 unidades-tipo de recursos humanos con los criterios y técnicas previamente establecidas por la ONSEC Fortalecer el convenio entre la ONSEC y las Gobernaciones Departamentales con el fin de llevar los servicios a los usuarios en el interior del país. Para implementar la descentralización, la ONSEC considera que se debe llevar a cabo un proceso sistemático, paulatino y coordinado con todas las instituciones del Sector Público para garantizar su efectividad y eficiencia. Para ello, se debe elaborar documentos técnicos y disposiciones legales que, de conformidad con la actual Ley de Servicio Civil, permita descentralizar las funciones que sean recomendables para el desarrollo y fortalecimiento de la Administración Pública.. Página 9

18 CAPÍTULO II RESULTADOS EN LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA AÑO 2012 Es necesario indicar que el presente Informe presenta datos proyectados de la última quincena del mes de diciembre, por lo que pueden existir mínimas diferencias en relación con los datos reales, lo anterior se realizo para cumplir con el registro de metas en el Sistema de Contabilidad Integrado -SICOIN-. Los resultados obtenidos en el 2012 por cada uno de los Departamentos y Unidades de trabajo de la ONSEC, se describen a continuación. 2.1 ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS Y SALARIOS Le compete al Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas -APRA-, la creación, supresión, reasignación y reprogramación de puestos, cambio de especialidad, traslados presupuestarios de puestos, asignación de complemento salarial y bonos monetarios, practicar auditorías administrativas, proponer los criterios técnicos y legales sobre la administración de políticas salariales en las Instituciones del Organismo Ejecutivo e Instituciones Descentralizas que no cuentan con régimen propio de administración de recursos humanos y la elaboración de informes estadísticos. Durante el año 2012 la ONSEC a través del referido Departamento aprobó un total de 38,106 acciones de puestos autorizados logrando un avance en la meta de 152%; y en asignaciones salariales autorizadas 62,996 sobrepasando la meta en un 252%, lo anterior se debe a la otorgación de bonos por temporalidad real al Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, así como al Ministerio de Economía, lo cuales se concedieron vía Pacto Colectivo, según Decreto que aprueba la Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado. La creación y supresión de puestos constituyen las actividades de mayor demanda a la ONSEC por parte de las instituciones que conforman el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas que no cuentan con régimen propio de administración de recursos humanos. En el año 2012 se crearon 7,199 puestos en los renglones presupuestarios: 011 personal permanente, 022 personal por contrato, 022 directivos temporales y 021 personal supernumerario. La cantidad de puestos creados por renglón presupuestario se observa en la siguiente gráfica: Página 10

19 Gráfica 1 Puestos Creados en el Organismo Ejecutivo E Instituciones Descentralizadas Afectas al Sistema de Servicio Civil Por Renglón Presupuestario Año 2012 Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual 2012, Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas -APRA-. De los 7,199 puestos creados en el Organismo Ejecutivo, 4,147 (58%) corresponden al Ministerio de Desarrollo Social; 1,500 (21%) al Ministerio de Gobernación; y 1,552 (21%) corresponden a otros Ministerios y Secretarías del Organismo Ejecutivo así como Entidades Descentralizadas. Otra de las acciones realizadas por ONSEC es la supresión de puestos a solicitud de las dependencias. En el año 2012 se suprimió un total de 317 puestos, de los cuales 55 (17%) pertenecían al Ministerio de Trabajo y Previsión Social, 46 (15%) al Ministerio de Finanzas Públicas; 15 (5%) Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación; 39 (12%) a la Secretaría de Obras Sociales de la Esposa del Presidente; y los restantes 162 (51%), a otros Ministerios, Secretarías y Dependencias del Organismo Ejecutivo, lo anterior se visualiza en el siguiente cuadro. Página 11

20 Cuadro 1 Puestos Suprimidos en el Organismo Ejecutivo Por Renglón Presupuestario Año 2012 DEPENDENCIA Renglones Presupuestarios Total % DT 021 TOTAL Ministerio de Finanzas Públicas Ministerio de Trabajo y Previsión Social Secretaría de Obras Sociales de la Esposa del Presidente Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación Otros Ministerios, Secretarías y Dependencias del Organismo Ejecutivo Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual, Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas -APRA-. Asimismo este Departamento efectuó las siguientes acciones de puestos: 124 reasignaciones; 59 traslados presupuestarios, 110 modificaciones de especialidades y 230 prórrogas de puestos; lo anterior se visualiza en el siguiente cuadro. Página 12

21 Cuadro 2 Acciones de Puestos Año 2012 Acciones de Puestos DEPENDENCIA Reasignaciones Traslados Presupuesta rios Modificaciones de Especialidades Prórroga de Puestos Total % TOTAL Ministerio de Finanzas Públicas Ministerio de Educación Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC Ministerio Agricultura, Ganadería Alimentación de y Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia Ministerio de Gobernación Secretaría de Coordinación de la Presidencia Otros Ministerios, Secretarías y Dependencias del Organismo Ejecutivo Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual, Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas -APRA-. Página 13

22 La administración de salarios, comprende la asignación y/o modificación de complementos al salario inicial y bonos monetarios, que solicitan las diferentes dependencias del Organismo Ejecutivo, como política de incentivo a los servidores públicos. Durante el año 2012, se aprobó la asignación y/o modificación de 62,996 bonos y complementos, beneficiando con ello, a un alto porcentaje de servidores públicos, cantidad que corresponde a la asignación de 51,711 bonos monetarios; 2,596 complementos salariales así como 6,190 modificaciones a bonos y 2,499 modificaciones a complementos. En el cuadro siguiente se visualiza la distribución de estos beneficios, identificando principalmente a las instituciones que tuvieron mayor participación en estas acciones. Cuadro 3 Asignación y Modificación de Bonos y Complementos Año 2012 Asignación Modificación Dependencia Complement Total % Bonos os Bonos Complementos TOTAL 51,711 2,596 6,190 2,499 62, Ministerio de Salud 44,657 44, Pública y Asistencia Social Ministerio de Educación 1,313 1, Ministerio de Finanzas Públicas Ministerio de Gobernación Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación Ministerio de Economía Ministerio de Cultura y Deportes Ministerio de Energía y Minas Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales Ministerio de Desarrollo Social Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda Ministerio de Trabajo y Previsión Social Oficina Nacional de Servicio Civil Secretaría Técnica del Consejo de Seguridad 4, Página 14

23 Secretaría Privada de la Presidencia Otras Secretarías Contraloría General de Cuentas Otras Dependencias del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual, Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas -APRA-. El Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas, realizó 193 auditorías administrativas para la verificación de acciones de puestos y asignaciones salariales, logrando así superar la meta en un 772% en relación a lo planificado, la meta fue altamente superada debido a que muchas instituciones envían copias de Acuerdos Internos con los cuales se verifican las acciones dentro del Sistema Guatenóminas. Otra función importante que realiza la ONSEC, es la asesoría a instituciones y usuarios sobre el sistema de administración de recursos humanos que se brinda a las Entidades del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas que lo solicitan, durante el 2012, se proporcionaron 463 asesorías, que representan un 257% de la meta establecida, debido a que al existir restricciones en la Ley del Presupuesto, personeros de las distintas instituciones solicitaron asesoría legal y lineamientos técnicos para establecer acciones especialmente en materia de puestos y salarios. 2.2 SELECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Corresponde a la ONSEC, a través del Departamento de Normas y Selección de Recursos Humanos, proveer del personal idóneo para ocupar puestos de trabajo dentro de la administración pública, así como disponer de un Banco de Recursos Humanos al servicio de las entidades del Organismo Ejecutivo. Para el año 2012, como parte de este proceso, se planificaron 8,300 evaluaciones de personal, de los cuales se realizaron 5,819 evaluaciones de candidatos a optar a cargos públicos, alcanzado un 70% de avance de la meta establecida, la demanda fue menor debido al cambio de Gobierno y de Directores de Recursos Humanos. De ese total se efectuaron 5,296 (91%) evaluaciones de credenciales, consistentes en determinar la idoneidad del candidato para optar a un puesto y Verificar su especialidad a través del análisis de las constancias de escolaridad, experiencia laboral, adiestramiento, capacitación y otras calidades que el aspirante debe satisfacer según lo establecido en el Manual de Especificaciones de Clases de Puestos del Organismo Ejecutivo y otras bases de evaluación. Las Página 15

24 restantes 523 (9%) corresponden a evaluaciones por medio de pruebas competitivas para lo cual se requiere la presencia física de los candidatos y evaluar sus habilidades específicas y generales, así como sus conocimientos según la naturaleza del puesto a ocupar. Del total de evaluaciones practicadas 2,852 (49%) fueron hombres y 2,967 (51%) mujeres. Gráfica 2 Evaluaciones Realizadas en el Proceso de Selección de Recursos Humanos del Organismo Ejecutivo Año 2012 Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual, Departamento de Normas y Selección de Recursos Humanos. Es importante hacer mención que como parte de este proceso se prestaron 43 asesorías técnicas en materia de reclutamiento y selección, al personal de las unidades de Recursos Humanos de las instituciones del Organismo Ejecutivo, entre los que destacan las siguientes instituciones: Página 16

25 Cuadro 4 Asesorías Técnicas en Materia de Reclutamiento y Selección de Personal INSTITUCIONES ASESORÍAS Secretaría Contra la Violencia sexual, Explotación y Trata de personas -SVET- 2 Secretaría Presidencia de la Mujer -SEPREM- 3 Instituto Nacional de Estadística -INE- 3 Ministerio de Educación 1 Ministerio de Gobernación 3 Secretaría Ejecutiva de la Presidencia 3 Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres - CONRED- 2 Secretaría Ejecutiva de la Comisión Contra Las Adicciones y Tráfico Ilícito de Drogas -SECCATID- 2 Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN- 6 Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación - MAGA- 2 Ministerio de Desarrollo Social 5 Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA- 1 Contraloría General de Cuentas 1 Comisión Presidencial Contra la Discriminación y el Racismo -CODISRA- 2 Ministerio de Trabajo y Previsión Social de Guatemala 1 Secretaría de Obras Sociales de la Esposa del Presidente 1 Ministerio de Salud Pública de Guatemala 1 Ministerio de Finanzas Públicas 4 Total 43 Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual, departamento de Normas y Selección de Recursos Humanos. Otra de las actividades que forman parte del proceso de selección de personal y que realiza el Departamento de Normas y Selección de Recursos Humanos, es la confrontación de documentos que conforman el expediente de los candidatos, específicamente las certificaciones o constancias de escolaridad, capacitación y experiencia laboral, actividad que se realiza con el propósito de verificar la autenticidad y detectar la presentación de documentos falsos y alterados, por lo que se han implementado las estrategias de supervisión a efecto de que la Oficina garantice transparencia en cada una de sus acciones. Durante el presente año se confrontó un total de 7,400 documentos BANCO DE RECURSOS HUMANOS Comprende la realización de un inventario del recurso humano idóneo, clasificado por puesto y especialidad para suministro oportuno a las instituciones que lo requieran, durante el presente año se evaluaron 276 candidatos para integrar el Página 17

26 Banco de Recursos Humanos, de los cuales 146 (53%) fueron mujeres y 130 (47%) hombres. 2.3 REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS Corresponde al Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos de la ONSEC, el control de las diferentes acciones de personal por medio del estudio, análisis y certificación de nombramientos, avisos de toma de posesión, así como la entrega de puestos de los servidores públicos que laboran en las diferentes instituciones y dependencias del Organismo Ejecutivo. Este control garantiza la correcta aplicación de los principios, normas y procedimientos legales que regulan todas las acciones de recursos humanos del sistema y, por consiguiente, establece los controles eficaces sobre la ejecución de movimientos de personal. Durante el año 2012 se aprobaron y registraron 54,388 acciones de personal, que incluye nombramientos, tomas de posesión y entrega de puestos, el porcentaje de ejecución en relación a la meta establecida de 36,000 fue de 151%. Del total de acciones 34,018 (63%) corresponden a mujeres y 20,370 (37%) a hombres. En la gráfica siguiente se muestra la proporción de acciones según el tipo de movimiento efectuado. Gráfica 3 Acciones y Movimientos de Recursos Humanos de las Instituciones del Organismo Ejecutivo Registradas y Aprobadas por la ONSEC Año Avisos de Entrega de Puestos Avisos de Toma de Posesión 161 Nombramientos Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual, Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos. Página 18

27 Los Nombramientos es una opción de las Autoridades Nominadoras, por lo que sólo existieron 161 en el año, los Avisos de Toma de Posesión se dan: por primer ingreso, finalización de licencias, suspensiones, ascensos y traslados a otros renglones, realizando 18,545 movimientos, los Avisos de Entrega de Puestos procede cuando: existe finalización definitiva de contrato, vencimiento del plazo pactado, rescisión por pasar a ocupar otro puesto, rescisión por renuncia, por destitución, de los cuales se registraron en el año 35,682 avisos. Otra de las actividades importantes que realiza la Oficina a través del Departamento de Registros, es la emisión de certificaciones de tiempo de servicios, requeridas por los trabajadores y extrabajadores del Estado, principalmente para iniciar trámites de jubilación, de las cuales se emitieron 6,935 que representa el 136% de la meta planificada. De acuerdo a las solicitudes recibidas las certificaciones fueron proporcionadas a 3,590 (52%) hombres y 3,345 (48%) a mujeres. Otras actividades realizadas por este Departamento se describen en el siguiente cuadro: Cuadro 5 Actividades Realizadas por el Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Año 2012 Actividades Total Aprobación de Prórroga de contratos 022 7,893 personal por contrato Emisión de orden de reintegro 168 Refrendación de certificaciones de tiempo de 194 servicio solicitadas por el Departamento de Previsión Civil Resolución de expedientes por consulta 168 relacionadas con acciones y movimientos de personal Asesoría en materia de registro de acciones de 223 personal y llenado del Formulario Único de Movimiento de Personal Atención a usuarios a través de ventanillas 2,385 Ascensos 400 Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual, Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos. Página 19

28 2.4 RESOLUCIÓN DE EXPEDIENTES RELACIONADOS CON ASUNTOS JURÍDICO-LABORALES El Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales tiene a su cargo prestar asesoría técnico-jurídica respecto a la aplicación de la Ley de Servicio Civil y su Reglamento a las Instituciones del Sistema, así como a servidores, ex servidores públicos y sus familiares. En el año 2012 se elaboraron 2,599 documentos para resolver las peticiones relacionadas con asuntos jurídico-laborales presentadas por los servidores y ex-servidores públicos y sus beneficiarios. El alcance de la meta fue de un 104%, la demanda fue mayor de lo programado. De los requerimientos presentados 1,355 (52%) son del género masculino y 1,244 (48%) del género femenino. En el siguiente cuadro se observa el tipo y cantidad de documentos emitidos para atender a los requerimientos de los usuarios. Cuadro 6 Documentos Emitidos en el Proceso de Resolución de Expedientes Presentados al Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales Año 2012 Documento Tipo de Requerimiento Cantidad Prestaciones Póstumas 295 Dictámenes Prestaciones Laborales 306 Bono por Antigüedad 427 Resoluciones Rehabilitación Administrativa 33 Recurso de Reposición 22 Oficios Varios 242 Providencias Varios 1,274 Otros Varios 0 TOTAL 2,599 Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual, Departamento de Asuntos Jurídicos Laborales. Derivado de las acciones de desconcentración emprendidas, la ONSEC en su rol de ente fiscalizador y en cumplimiento al Acuerdo , en el año 2012 realizó 90 auditorías al proceso de pago de prestaciones laborales. Otra de las funciones importantes que realiza el Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales, en el 2012 se atendieron 3,038 consultas y asesorías de las cuales 1,769 se hicieron personalmente y 1,314 por la vía telefónica, las cuales se realizaron en atención a 1,628 (53%) hombres y 1,455 (47%) mujeres. Página 20

29 2.5 JUNTA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL La Junta Nacional de Servicio Civil fue creada a través del Decreto 1748 del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil, al igual que la Oficina Nacional de Servicio Civil como órgano superior encargado de la aplicación de la referida Ley, dentro de sus atribuciones principales le compete investigar y resolver administrativamente, en apelación, a solicitud del interesado, las reclamaciones que surjan sobre la aplicación de la Ley de Servicio Civil en materia de: reclutamiento, selección, nombramiento, asignación o reasignación de puestos, traslados, supresiones, cesantías y destituciones, así como colaborar en la promoción del mejoramiento del Sistema Nacional de Servicio Civil. En el año 2012, resolvieron 3,011 peticiones de servidores y exservidores públicos, superando la meta en un 120% en relación a lo programado, debido a mayor demanda de solicitudes de pago por concepto de indemnización. Las peticiones resueltas correspondieron a 1,405 (47%) mujeres y 1,606 (53%) hombres. 2.6 ESTUDIOS TÉCNICOS Y PROPUESTAS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SERVICIO CIVIL La Oficina Nacional de Servicio Civil, ONSEC, con los objetivos de: 1) desarrollar los conceptos, instrumentos y normas básicas de gestión de recursos humanos sobre la base de sistemas integrados que garanticen la homogenización en el Sistema de Clasificación de Puestos y Salarios, 2) facilitar el traspaso de procesos para la desconcentración funcional y 3) la generación de estadísticas sobre el Servicio Civil en Guatemala, en el año 2012 realizó 6 estudios técnicos para el fortalecimiento del servicio civil, logrando la meta en un 67%. A continuación el detalle de cada uno de los productos realizados y su correspondiente porcentaje de avance. Cuadro 7 Estudios Técnicos y Propuestas para el Fortalecimiento del Servicio Civil Año 2012 Productos Cantidad % de avance Manual General de Ocupaciones Programa para aplicar la nueva clasificación de puestos y escalas de salarios para Ministerios y Secretarías del Organismo Ejecutivo. Informe de aplicación del nuevo plan de clasificación de puestos y salarios. Estudio y Plan para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad Página 21

30 Productos Cantidad % de avance Propuesta de Reformas al Reglamento 0 0 de la Ley de Servicio Civil.1/ Propuesta de Código de Ética Manual Genérico de Evaluación del 0 75 Desempeño y su Reglamento (2 documentos).1/ Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual Proyecto: Fortalecimiento del Servicio Civil en Guatemala, Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales y Asesoría de Dirección 1/: Productos que corresponde al Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales y a la Asesoría de Dirección respectivamente. La propuesta de reformas al Reglamento de la Ley de Servicio Civil no se realizó durante el presente año, debido a que la nueva administración decidió trabajar sobre los reglamentos pendientes de trabajar desde su creación a la Ley de Servicio Civil. El Manual General del Procedimiento para la Evaluación del Desempeño, así como el Reglamento a la Carrera Administrativa, se encuentran en un 75% de avance. En el campo de la gestión pública, específicamente en el Organismo Ejecutivo, es sumamente necesario contar con un Sistema Integrado de Administración de Recursos Humanos (SIARH) que ayude a planificar y darle seguimiento, monitoreo y evaluación a las actividades que conlleva la administración eficiente de los empleados públicos al servicio de dicho Organismo. Es conveniente indicar que el nombre del sistema: -SIGEP- Sistema Integrado de Gestión del Empleado Público y -SIARH- Sistema Integrado de Administración de Recursos Humanos se refieren al mismo producto. Para el año 2012 se elaboraron 4 manuales para la implementación de módulos del SIGEP (SIARH), para los módulos: a) organización del trabajo, b) gestión del empleo, c) gestión de la remuneración y d) evaluación del desempeño, habiéndose logrado la meta establecida al 100%. El detalle de los productos mencionados, se presenta en el capítulo V que contiene las acciones realizadas del fortalecimiento del servicio civil en Guatemala. Página 22

31 CAPÍTULO III RESULTADOS EN LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DEL RÉGIMEN DE CLASES PASIVAS CIVILES DEL ESTADO EN EL AÑO 2012 La Oficina Nacional de Servicio Civil, con base en lo establecido en la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado, Decreto del Congreso de la República y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No , cuenta dentro de su estructura organizacional con el Departamento de Previsión Civil, quien es el responsable de la administración, registro, trámite y autorización de las diferentes pensiones que con base en la citada Ley, solicitan los trabajadores y ex-trabajadores del Estado, sus representantes legales o beneficiarios. Asimismo, este departamento tiene a su cargo la autorización de contribuciones voluntarias a dicho régimen, tanto para los ex-trabajadores como para los trabajadores de instituciones descentralizadas o autónomas que no cuentan con régimen propio de pensiones. 3.1 AUTORIZACIÓN DE PENSIONES Durante el año 2012 se elaboraron 5,474 acuerdos autorizando pensiones a beneficiarios del Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, ejecutando el 105% de los 5,200 acuerdos programados como meta, como producto de los acuerdos emitidos se benefició a 5,738 personas, entre ellas 5,238 adultos y 500 niños, éstos favorecidos con pensiones por orfandad, dato que incluye a 2,623 hombres y 2,615 mujeres; de los 500 menores de edad beneficiados 229 son niñas y 271 niños. En el siguiente cuadro se presenta el tipo y número de pensiones otorgadas. Cuadro 8 Pensiones Otorgadas a los Trabajadores, Ex-trabajadores del Estado y sus Beneficiarios Año 2012 TIPO DE PENSIÓN 2012 Cantidad % Total 5, Jubilación y revisión a la jubilación 4, Invalidez 84 2 Orfandad Viudez Viudez y Orfandad A favor de Padres 85 1 Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual. Departamento de Previsión Civil. Página 23

32 El cuadro anterior refleja el total de pensiones otorgadas, pudiéndose observar que el mayor porcentaje de pensiones concedidas fue por jubilación que representan el 75% del total de acuerdos emitidos para autorizar pensiones. En el caso de los pensionados de GUATEL, no se emiten Acuerdos debido a que son beneficios otorgados, lo cual se envía a la Dirección de Contabilidad del Estado en una Providencia de Traslado. 3.2 AUTORIZACIÓN DE CONTRIBUCIONES VOLUNTARIAS AL RÉGIMEN Y OTROS BENEFICIOS La autorización de contribuciones voluntarias al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado se realiza en observancia a los artículos 19 y 20 de la Ley de la materia, a través de la cual la ONSEC autoriza a las personas que se encuentran en las siguientes situaciones: a) los trabajadores civiles de la Corte de Constitucionalidad, Tribunal Supremo Electoral, así como de las entidades descentralizadas o autónomas y trabajadores que laboran por el sistema de planilla en estas entidades o en los Organismos del Estado, que voluntariamente deseen gozar de los beneficios establecidos en la Ley; y b) los trabajadores civiles del Estado que cesen en el servicio público faltándoles cinco (5) años o menos de servicios para alcanzar el tiempo mínimo necesario para obtener pensión civil por jubilación. El Departamento de Previsión Civil emitió 533 resoluciones para la autorización de contribuciones voluntarias al Régimen, logrando así alcanzar la meta en un 67% en relación a lo planificado. Por otro lado, se emiten resoluciones para atender las solicitudes de extensión a la orfandad que corresponden a los jóvenes y señoritas que al acreditar su calidad de estudiantes y otros requisitos de ley, solicitan una ampliación a la pensión de orfandad que ya percibían en el momento de cumplir su mayoría de edad, habiéndose emitido para el efecto un total de 419 resoluciones. Para mejor ilustración, en la gráfica siguiente se da a conocer el total de resoluciones emitidas durante el presente período fiscal. Página 24

33 Gráfica 4 Resoluciones Emitidas por el Departamento de Previsión Civil Año 2012 Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual. departamento de Previsión Civil. PROGRAMAS DE PROYECCIÓN SOCIAL DE LA SECCIÓN DE TRABAJO SOCIAL. Las actividades de proyección social que corresponden a este Departamento, están delegadas en la Sección de Trabajo Social que brinda orientación y asesoría para atender a pensionados por invalidez, viudez, orfandad y casos especiales, atendiendo en el 2012 a un total de 4,214 personas, datos que se detallan en el siguiente cuadro. Página 25

34 Fuente: Cuadro 9 Actividades Desarrolladas por la Sección de Trabajo Social Departamento de Previsión Civil Año 2012 Actividades Personas atendidas Orientación y asesoría individualizada 2,317 Firma de compromisos sobre derechos y obligaciones de invalidez y pensiones derivadas 483 Notificación de documentos, providencias, dictámenes, recursos y PC Ingreso de memoriales 238 Visitas domiciliarias e institucionales a los pensionados de Clases Pasivas 22 Total 4,214 Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual. Departamento de Previsión Civil. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL MANEJO Y USO DE PENSIONES Y JUBILACIONES OTORGADAS POR LA LEY DE CLASES PASIVAS CIVILES DEL ESTADO, DECRETO DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA Con el objetivo de dar cumplimiento al artículo 45 de la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado, que faculta a la Oficina Nacional de Servicio Civil para que de oficio o a solicitud de parte, compruebe por los medios que estime pertinentes la forma en que están siendo administradas las pensiones de invalidez, orfandad y especiales y tomar las medidas que considere convenientes, en el año 2012 se realizaron 22 visitas domiciliarias. En las visitas efectuadas se asesoró a los beneficiarios sobre la obligación que tienen de presentar el acta de supervivencia anualmente, así como la responsabilidad de los pensionados por invalidez de presentarse a su reevaluación en Medicina Legal y presentar el resultado ante la Oficina Nacional de Servicio Civil. CONTROL DE PENSIONES POR ORFANDAD La Ley de Clases Pasivas establece que los pensionados por Orfandad, pueden seguir gozando de la pensión hasta los 21 años, siempre que al adquirir la mayoría de edad acrediten su calidad de estudiantes en una institución educativa reconocida legalmente y que dentro de los primeros seis meses de cada año acrediten la continuidad de sus estudios. Para ello, la Sección de Trabajo Social elabora mensualmente el informe de pensionados por orfandad que durante ese período cumple la mayoría de Página 26

35 edad, para luego solicitar la suspensión temporal o definitiva de la pensión por parte de la Dirección de Contabilidad del Estado. Estas acciones administrativas forman parte de los trámites previos a otorgar pensiones de extensión a la orfandad como lo establece la Ley, para lo cual la Sección de Trabajo Social elaboró 423 informes de control de mayorías y 57 informes de cancelación de extensión a la orfandad. 3.3 ASESORÍA Y ATENCIÓN DE CONSULTAS RELACIONADAS CON EL RÉGIMEN DE CLASES PASIVAS Esta actividad comprende la asesoría u orientación que en materia de clases pasivas solicitan los diferentes usuarios a través de las ventanillas de atención al público tanto en forma personal como por la vía telefónica, al respecto se atendió a un total de 63,715 usuarios de los cuales 31,281 (49%) fueron hombres y 32,434 (51%) mujeres. 3.4 EMISIÓN DE OTROS DOCUMENTOS DERIVADOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RÉGIMEN Como parte del proceso de administración del Régimen de Clases Pasivas, este Departamento emitió 888 certificaciones de trámite, a través de las cuales, la ONSEC hace constar si los interesados han iniciado o no trámite de pensión por jubilación o invalidez, las cuales son emitidas a requerimiento de los usuarios. Página 27

36 CAPÍTULO IV RESULTADOS EN LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL, DESARROLLADAS POR LOS DEPARTAMENTOS Y UNIDADES DE APOYO TÉCNICO Y LOGÍSTICO EN EL AÑO 2012 La Oficina Nacional de Servicio Civil dentro de su organización administrativa dispone de Departamentos y Unidades encargadas de brindar apoyo financiero, administrativo y logístico, a efecto de coadyuvar al cumplimiento de los objetivos y metas de los departamentos ejecutores directos de programas. Dentro de estas actividades, se describen a continuación las de mayor relevancia. 4.1 DESARROLLO INSTITUCIONAL Este departamento es el encargado de brindar apoyo profesional, técnico y logístico a los departamentos y unidades de la ONSEC, principalmente en las siguientes áreas: Elaboración de documentos de planificación, informes de actividades, informes de evaluación y seguimiento de planes de trabajo institucionales y formulación de proyectos, entre otros. Coordinación de actividades de capacitación externa dirigida a los servidores públicos del Gobierno Central y de entidades descentralizadas que no cuentan con régimen propio de administración de personal y de pensiones. Elaboración y actualización de instrumentos técnico-administrativos de las unidades y departamentos de la ONSEC. Actualización permanente de documentos de organización del Sector Público. Coordinación y ejecución de actividades de comunicación social. Los principales logros obtenidos en las diferentes áreas de intervención durante el referido período se describen a continuación CAPACITACIÓN A PERSONAL DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DEL ORGANISMO EJECUTIVO Y LAS ENTIDADES DESCENTRALIZADAS AFECTAS AL SISTEMA DE SERVICIO CIVIL El programa de capacitación externa está dirigido al personal que labora en las diferentes dependencias del Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas afectas al Sistema de Servicio Civil. Página 28

37 La temática que se desarrolla se relaciona con la aplicación de la Ley de Servicio Civil, en las áreas de: clasificación de puestos; selección de personal; uso y llenado del formulario único de movimiento de personal; y derechos y obligaciones de los servidores públicos. En materia de Clases Pasivas, los aspectos vinculados al proceso de otorgamiento de pensiones y autorización de contribuciones voluntarias al régimen. Durante el presente año se desarrollaron 50 eventos de capacitación, logrando la meta en un 88%, con los cuales se ha beneficiado a 1,404 servidores públicos, entre ellos 910 (65%) mujeres y 494 (35%) hombres. Las actividades se realizaron en apoyo a las siguientes instituciones y dependencias: Fondo de Desarrollo Indígena Guatemalteco Secretaría de Inteligencia Estratégica Comisión Presidencial contra la Discriminación y el Racismo contra los Pueblos indígenas en Guatemala Hospital Roosevelt Ministerio de Cultura y Deportes Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación Ministerio de Gobernación Ministerio de Salud Pública Ministerio de Educación Ministerio de Relaciones Exteriores Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales Direcciones y/o Unidades de Recursos Humanos del Organismo Ejecutivo y entidades descentralizadas afectas al Sistema de Servicio Civil. Además de los temas específicos relacionados con acciones y procedimientos de personal y Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, en cumplimiento con el Plan de Gobierno del Presidente Constitucional de la República Otto Perez Molina, sobre profesionalización del servidor público y del Convenio Interinstitucional entre ONSEC e INTECAP, se programaron los Talleres de Gestión de Recurso Humano por Competencia Laboral y Liderazgo los cuales fueron dirigidos a personal relacionado con Administración de Recursos Humanos de las distintas Instituciones que conforman el Organismo Ejecutivo, con el objetivo de fortalecer las competencias laborales, mejorar la calidad, eficiencia y transparencia en el servicio a los usuarios. El costo de participación en ambos talleres fue de Q por persona, en virtud de la importancia en fortalecer las capacidades de nuestro recurso humano, ésta Oficina absorbió dicho costo para garantizar la participación de las Instituciones, dichos eventos se llevaron a cabo en los meses de septiembre Página 29

38 y octubre en el 8vo. Nivel de esta Oficina, con un total de 146 participantes de los cuales fueron 88 mujeres y 58 hombres DOCUMENTOS DE PLANIFICACIÓN ANUAL E INFORMES DE GESTIÓN En el 2012 siguiendo los lineamientos de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN- y el Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Dirección Técnica del Presupuesto, se elaboraron los documentos siguientes: Cuadro 10 Documentos de Planificación e Informes Institucionales Año 2012 Producto Planificado Ejecutado Porcentaje Documentos de planificación anual (Plan Estratégico ) y Plan Operativo Anual 2013). Informes de Gestión (Memoria de Labores 2012 e Informe Institucional) Proyecto de presupuesto anual de la ONSEC. (Elaborado en coordinación con la Unidad de Administración Financiera.) Informes de evaluación y seguimiento de planes de trabajo. Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual, Departamento de Desarrollo Institucional. Asimismo en esta área se elaboraron los siguientes documentos: Actualización del Plan Operativo Anual Programación Inicial de Metas del Plan Operativo Anual 2012, aprobada mediante Resolución del Despacho de Dirección ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LOS DEPARTAMENTOS Y UNIDADES DE ONSEC La ONSEC para su adecuada administración cuenta con Manuales de Organización y de Procedimientos, los cuales constituyen herramientas que facilitan la ejecución de las funciones administrativas y operativas. Página 30

39 En el año 2012 se actualizaron 8 Manuales de Procedimientos de los Departamentos y Unidades de la ONSEC, logrando así la meta en un 89% en relación a los 9 manuales planificados. No obstante se tiene en proceso de aprobación los Manuales de Procedimientos de Dirección y la Unidad de Información Pública, considerando esta meta como satisfactoria. Los manuales de procedimientos actualizados corresponden a los departamentos y unidades administrativas siguientes: Departamento de Normas y Selección de Recursos Humanos Departamento de Previsión Civil Departamento de Desarrollo Institucional Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorias Administrativas Departamento de Registros y Verificación de Acciones de RRHH Departamento de Administración Interna Unidad de Soporte de Nómina Unidad de Administración Financiera ACTUALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS Y LEGALES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA La actualización de instrumentos administrativos y legales de la Administración Pública es una de las funciones que realiza la ONSEC y que le permite proveer a los funcionarios públicos y sociedad en general de información relacionada con la administración pública y la administración de recursos humanos. Durante el presente año se coordinó la reproducción y distribución del Organigrama Estructural del Sector Público, logrando la meta en un 100%, en este documento se representan gráficamente las instituciones que integran los tres organismos del Estado, los órganos de control político, órganos de control jurídico-administrativo, entidades descentralizas, entidades autónomas, instituciones de seguridad social, empresas públicas nacionales, instituciones públicas financieras, gobiernos locales e instituciones municipales y otras afines REPRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS TÉCNICOS, ADMINISTRATIVOS Y LEGALES SOBRE EL SECTOR PÚBLICO Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Esta información es proporcionada a estudiantes de diferentes establecimientos públicos y privados, servidores públicos y personas particulares que requieren información sobre diferentes tópicos de la Administración Pública, así como los trabajadores de la misma Oficina. Al respecto, se proporcionaron 610 documentos (en versión escrita Página 31

40 y/o electrónica), superando la meta en un 139%, lo que se debió a que hubo más demanda de lo esperado influido principalmente por el cambio de nuevas autoridades. La información que se proporciona en Cd a los usuarios contiene el Manual de Organización del Sector Publico, Digesto y Organigrama del Sector Público, los cuales fueron entregados a las instituciones y personas particulares que lo solicitaron y en versión escrita se proporcionaron ejemplares de las Leyes de Servicio Civil, de Clases Pasivas Civiles del Estado; el Organigrama en mención fue reproducido en tamaño especial y distribuido a todas las Instituciones que integran dicho Sector. Actualmente la página Web de la ONSEC, contiene la información en referencia, facilitando el acceso de los usuarios a estos documentos DISEÑO Y REPRODUCCIÓN DE MATERIAL PARA LA PROMOCIÓN DE LOS SERVICIOS DE ONSEC Esta actividad de la Unidad de Comunicación Social, consiste en fortalecer la Oficina Nacional de Servicio Civil, promocionando los servicios e innovaciones, en el año 2012 se elaboro lo siguiente: 100 afiches para la Oficina Regional de Xela, dando a conocer los servicios que se prestan; 28 boletines internos; Diseño y proceso del Carné de identificación de los trabajadores; Diseño de Tarjetas de presentación para los Jefes y Subjefes; 8 banner de la nueva imagen de la Oficina, misión, visión y valores; Señalización de rutas de emergencia en los ocho niveles de la Oficina; Diseño y ubicación de directorios en los ocho niveles de la Oficina ACTIVIDADES SOBRE GESTIÓN DE RIESGO Y MEDIO AMBIENTE Estos eventos estaban programados para noviembre con el apoyo de personeros de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED-, los cuales fueron cancelados debido al Estado de Calamidad Pública Decretado por el Gobierno de la República, se reprogramaron para el Página 32

41 4.1.8 OTRAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR EL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Adicionalmente a las metas planteadas el Departamento de Desarrollo Institucional en apoyo a la gestión que realizan todos los Departamentos y Unidades de la ONSEC, realizó las siguientes actividades: Actualización del Directorio de Funcionarios Públicos. Actualización del Directorio de Encargados de Recursos Humanos. Registro de leyes para la actualización del Manual de Organización del Sector Público. Actualización del Organigrama de la ONSEC. Coordinación del Reconocimiento Nacional a la Calidad y Mejores Prácticas en la Administración Pública de Guatemala ADMINISTRACIÓN INTERNA El Departamento de Administración Interna es el encargado de brindar apoyo logístico para que los demás departamentos y unidades cumplan con los objetivos y metas propuestas. El apoyo se brinda principalmente en el área de administración del recurso humano de la ONSEC, compras, mantenimiento y reparación de infraestructura y mobiliario, mensajería, limpieza del edificio, imprenta, reproducción de documentos, transporte, dotación de materiales y suministros, así como brindar servicio médico al personal de la Oficina. El área de reproducción proporciona servicios de: encuadernación de documentos y reproducción de formularios, leyes, folletos, manuales, boletines y otros documentos necesarios en el proceso de trámite de los diferentes servicios que presta la ONSEC, optimizando con ello de la mejor manera posible los recursos disponibles. La administración del personal de la Oficina, comprende la aplicación de normas y procedimientos para la correcta administración del recurso humano de acuerdo con lo establecido en la Ley de Servicio Civil, el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo suscrito entre la ONSEC y SONSEC, así como otras leyes relacionadas. Este proceso comprende entre otras actividades las siguientes: Registro y control del cumplimiento de horarios, permisos, ausencias, etc. Registro de personal respecto a ascensos, traslados, renuncias, despidos, nombramientos; suscripción de actas de toma de posesión y entrega de puestos, según el caso. Elaboración de constancias laborales y certificados de trabajo. Página 33

42 Implementación de procedimientos para verificar las asistencias, horarios de almuerzo y otros. Las actividades desarrolladas por este departamento, se describen en el siguiente cuadro: Cuadro 11 Actividades Desarrolladas por el Departamento de Administración Interna Año 2012 Producto Planificado Ejecutado Porcentaje Eventos de profesionalización y actualización de personal realizados. Reproducción y encuadernación 1,200 94, de documentos oficiales (órdenes de fotocopias, encuadernaciones, impresiones) Rediseño y mantenimiento a la 2,050 2, infraestructura física, mobiliario y equipo de ONSEC (rediseño de área física de atención al público, limpieza, reparaciones) Mensajería para la distribución de 2,800 3, documentos oficiales. Compras Servicios médicos 2,300 2, Acciones ejecutadas en materia de gestión de recursos humanos (movimientos de personal, registros, administración de nómina, control de asistencias y puntualidad) Eventos de Fortalecimiento Institucional Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual, Departamento de Administración Interna. Puede observarse que se superó considerablemente la cantidad estimada para reproducción y encuadernación de documentos y mensajería, lo que estuvo influido por el apoyo que se brindó en las diferentes actividades realizadas especialmente las relacionadas con gestión de calidad. Página 34

43 4.2.1 BENEFICIOS PARA LOS TRABAJADORES Y MEJORAS A LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ONSEC Derivado de la dinámica de Modernización y Fortalecimiento Institucional, la Dirección de la ONSEC elaboró y ejecutó el Proyecto de Reasignación de Puestos de la Oficina Nacional de Servicio Civil, el cual tiene como objetivo fundamental disponer con la estructura de puestos y salarios ordenada y homogénea, que responda a las necesidades institucionales y que facilite la gestión de sus recursos humanos, para dar cumplimiento al mandato legal respectivo, lo cual permitió dar cumplimiento a los Lineamientos de Gobierno a través de la Modernización y Fortalecimiento del Servicio Civil en Guatemala, sentando las bases para la Reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil, que permita y facilite la carrera administrativa de los trabajadores de esta Oficina. De los 182 colaboradores contratados bajo el renglón presupuestario 011 personal permanente, 110 fueron reasignados y 72 fueron beneficiados con modificación al bono por responsabilidad y/o la bonificación profesional adicional, según la clase de puesto. 4.3 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA La Unidad de Administración Financiera UDAF, pertenece a las unidades administrativas de apoyo de la Dirección; tiene a su cargo las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería y el control del inventario de bienes muebles e inmuebles de ONSEC. Atiende las políticas, normas y lineamientos que en materia financiera establecen las autoridades competentes, conforme a la ley y al Sistema SIAF. Las acciones desarrolladas por esta Unidad se describen en el siguiente cuadro, en donde se plantea lo programado en relación a lo ejecutado: Página 35

44 Cuadro 12 Acciones Realizadas en Materia de Administración Financiera Año 2012 Producto Planificado Ejecutado Porcentaje Operación de ingresos y egresos (curs) , Programaciones presupuestarias (transferencias, programación de cuotas y reprogramaciones) Operación de caja y bancos (cheques, 900 1, liquidación del fondo rotativo, liquidación de caja chica, depósitos bancarios) Tarjetas de responsabilidad actualizadas Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual, Unidad de Administración Financiera -UDAF-. En la operación de ingresos y egresos, la meta fue superada en un 129% debido a que no se estimó que cada constancia de pago -CDP-, generaría un CUR de precompromiso. Las programaciones presupuestarias alcanzaron un 128% en relación a la meta lo que se debió a que se requirió plantear más transferencias para darle financiamiento a los renglones que lo necesitaban. En la ejecución de la operación de caja y bancos se logró un 112% de avance. En relación a la meta de tarjetas de responsabilidad actualizadas, se alcanzó un 141% de la meta, debido a los constantes traslados del personal dentro de la Oficina, que ocasiona la actualización constante de las tarjetas de responsabilidad para el control del equipo entregado y a la vez por el que se está recibiendo. 4.4 UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA La Unidad de Auditoría Interna tiene como función principal, la práctica de Auditorias a todas las operaciones y unidades administrativas de la Oficina Nacional de Servicio Civil, de acuerdo a las Normas de Auditoría Interna Gubernamental Interna y Externa, cuyo objetivo principal es fortalecer la capacidad administrativa y los sistemas de control y seguimiento para asegurar el adecuado uso de los recursos del Estado, así también se establezca un eficiente y eficaz sistema de control interno normativo, financiero, económico y de gestión sobre sus propias operaciones, organizado sobre la base de las Normas Generales de Auditoria Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. Página 36

45 Para dar cumplimiento a estas funciones, la Unidad de Auditoría Interna únicamente realizó el 40% de avance en auditorías a la ejecución del presupuesto de ingresos y egresos de enero a diciembre de UNIDAD DE CÓMPUTO La Unidad de Cómputo es la encargada de brindar el soporte técnico informático a todos los Departamentos y Unidades de la Oficina, específicamente en las áreas de análisis, diseño y programación de sistemas que facilitan el desarrollo de nuevos sistemas de información, así como el mantenimiento de los existentes. Las actividades ejecutadas en el 2012 por la Unidad de Cómputo se describen en el siguiente cuadro: Cuadro 13 Actividades Ejecutadas por la Unidad de Cómputo Año 2012 Planificado Ejecutado Porcentaje Descripción de la Meta Backup mensual de datos y de servidores. Soporte técnico a los usuarios de 1,200 2, ONSEC. Capacitación a los usuarios de ONSEC en el área de informática. Administración y mantenimiento del servidor de correo electrónico ISA, FIREWALL y ACTIVE DIRECTORY. Mantenimiento a infraestructura de comunicaciones y a servidores Actualización y redistribución tecnológica de equipo de cómputo e instalación de puntos de red. Equipamiento y mantenimiento informático de Oficina Central y Regionales Fuente: Informe de Avance de Metas del Plan Operativo Anual, Unidad de Cómputo. Otras actividades desarrolladas por esta Unidad consistieron en brindar apoyo informático a diversos eventos realizados por los Departamentos y Unidades de la ONSEC y la actualización de la página web de la Oficina. Página 37

46 4.6 UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA La Unidad de Información Pública de la ONSEC, es la encargada de brindar información de manera transparente, apegada a lo dispuesto en la Ley de Acceso a la Información Pública, atendiendo de forma oportuna, veraz, accesible y fundamentada los requerimientos del público en general, relacionados con el Sistema de Recursos Humanos de la Administración Pública y del Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado. En el año 2012, se resolvieron 16 solicitudes de conformidad con el artículo 10 de la Ley de Acceso a la Información Pública, logrando así la meta en un 95%, debido a que este servicio depende de la demanda de los usuarios. Las solicitudes que se atendieron corresponden a 4 (25%) mujeres y 12 (75%) hombres. Página 38

47 CAPÍTULO V RESULTADOS EN EL FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACIÓN DEL SERVICIO CIVIL EN GUATEMALA Es satisfactorio informar que en el año 2012 se llevaron a cabo las acciones y se obtuvieron los resultados que se presentan a continuación: 5.1 PRINCIPALES ACCIONES IMPLEMENTADAS EN PRO DEL FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACION INSTITUCIONAL PROYECTO: FORTALECIMIENTO DEL SERVICIO CIVIL EN GUATEMALA. La Oficina Nacional de Servicio Civil, ONSEC, ha venido ejecutando una serie de actividades para lograr la modernización de su gestión a través del Proyecto: Fortalecimiento del Servicio Civil en Guatemala, con una subvención que recibe de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID), y tiene como objetivos: 1) Desarrollar los conceptos, instrumentos y normas básicas de gestión de recursos humanos sobre la base de sistemas integrados que garanticen la homogenización en el Sistema de Clasificación de Puestos y Salarios, 2) Facilitar el traspaso de procesos para la desconcentración funcional, y 3) La generación de estadísticas sobre el servicio civil en Guatemala. 5.2 ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE CLASIFICACIÓN DE PUESTOS En relación con este componente del proyecto, resultados. se alcanzaron los siguientes A) MANUALES DE CLASIFICACIÓN DE PUESTOS POR OCUPACIONES Y COMPETENCIAS LABORALES Los Ministerios de Finanzas Públicas y Energía y Minas así como la Oficina Nacional de Servicio Civil cuentan con un Manual Específico de Clasificación de Puestos por Ocupaciones y Competencias Laborales que recopila las Ocupaciones de las unidades de trabajo con que cuentan las mismas para el ejercicio de sus atribuciones. Estos instrumentos administrativos fueron elaborados mediante un esfuerzo conjunto realizado entre consultores del proyecto y personal técnico de dichas Instituciones, con base en la información recopilada en el Cuestionario Electrónico de Análisis de Puestos, instalado en la plataforma informática de la ONSEC, el cual fue llenado por cada trabajador y validado por expertos designados por las Autoridades Superiores para el levantamiento de las competencias laborales. Dichos manuales serán los instrumentos fuente para realizar las diversas acciones de personal que se den a lo interno de estas entidades. Actualmente se está trabajando en la elaboración del manual del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Página 39

48 B) CAPACITACIÓN A PERSONAL DE LAS DIRECCIONES DE RECURSOS HUMANOS DE LOS MINISTERIOS Y SECRETARÍAS DEL ORGANISMO EJECUTIVO SOBRE LA ELABORACIÓN DE DESCRIPTORES DE PUESTOS POR OCUPACIÓN Y PERFIL DE COMPETENCIAS LABORALES Personal técnico de las diferentes Direcciones de Recursos Humanos de los Ministerios, Secretarías y otras Dependencias del Organismo Ejecutivo fueron designados por las Autoridades Superiores como Delegados Permanentes y Suplentes ante la Oficina Nacional de Servicio Civil, para apoyar las diversas acciones emprendidas por esta Oficina, con la finalidad de actualizar el Plan de Clasificación de Puestos, los mismos fueron capacitados por Consultores del Proyecto Fortalecimiento del Servicio Civil en Guatemala, sobre la elaboración de Descriptores de Puestos por Ocupación y Perfil de Competencias Laborales, los cuales serán incluidos en los respectivos manuales institucionales. En los talleres de capacitación realizados participaron 180 personas, entre ellos destaca la participación de Directores de Recursos Humanos, Delegados Permanentes y Suplentes de Clasificación de Puestos y otros técnicos de las instituciones involucradas, los temas abordados fueron los siguientes: Aspectos generales del proyecto, en la que se hizo un esbozo de los aspectos generales del proyecto, principalmente en su orientación filosófica y técnica, describiendo las grandes etapas que deben desarrollarse para la implementación de un sistema de gestión de recursos humanos por competencias laborales. Funcionamiento de los módulos descriptores de puestos e identificación de competencias laborales sobre una base ocupacional, en la plataforma informática. Determinación de los requerimientos y condiciones de apoyo institucional necesarios para el desarrollo del proyecto. Ejercicios de laboratorio individuales, realizados directamente en la plataforma de identificación de competencias laborales, con el propósito de que los participantes se familiaricen con el uso de la misma. Página 40

49 Inscripción de participantes Apertura de evento Exposición del Plan de Clasificación de Puestos del Organismo Ejecutivo Entrega de diplomas C) POLÍTICA DE AJUSTE SALARIAL Se elaboró un proyecto de Acuerdo Gubernativo para establecer una política de ajuste salarial, con el propósito de disminuir las brechas retributivas derivadas de la aprobación desordenada de bonos y complementos en las Instituciones del Organismo Ejecutivo. El proyecto fue desarrollado sobre la base del análisis del comportamiento de variables macroeconómicas, tomando en consideración que la diversidad de bonos y complementos asignados a los puestos cubiertos por el Plan de Clasificación de Puestos, ha provocado inequidad en la compensación que perciben los trabajadores que ocupan puestos de la misma clase, tanto a lo interno como a lo externo de las Instituciones. Página 41

50 La propuesta de política de ajuste salarial mencionada ha sido consensuada con los Ministerios de Finanzas Públicas y Trabajo y Previsión Social, con el propósito de establecer la disponibilidad financiera para atender los costos derivados de la implementación de dicha política, previo a su presentación a la Presidencia de la República. 5.3 PROYECTO DE REGLAMENTO DE CARRERA ADMINISTRATIVA Con el propósito de establecer un sistema técnico de administración de personal propio del Sector Público, encaminado a asegurar la eficiencia de la administración, como condición básica para desarrollar la legitimidad institucional se elaboró el proyecto de Acuerdo Gubernativo orientado al establecimiento de la carrera administrativa en todas las Instituciones del Organismo Ejecutivo. La propuesta fue elaborada bajo la perspectiva de lograr la elevación general de los niveles de calificación, incluyendo criterios que garanticen la mayor profesionalización del servidor público, promoviendo el desempeño y la eficiencia, buscando la mayor competitividad en el acceso al servicio público en la permanencia en el mismo, y siempre acorde con la necesidad del servicio. La propuesta obedece a que en la actualidad no existe una carrera administrativa formalmente estructurada para el personal de las Instituciones del Organismo Ejecutivo, que establezca las normas y procedimientos para el crecimiento y desarrollo laboral de los servidores públicos, lo cual limita en gran manera la aplicación de técnicas modernas de gestión de recursos humanos que coadyuven a la modernización y profesionalización de la gestión pública. 5.4 AVANCES DEL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS -SIARH- El SIARH, se define como un sistema MODULAR integrado por los siguientes componentes: Módulo de Organización del Trabajo. Consiste en tener el conocimiento de los puestos oficiales o formales que presupuestariamente se encuentran ligados a las estructuras administrativas de las Instituciones del Organismo Ejecutivo, sobre la base de la descripción de puestos por ocupaciones y competencias laborales. Módulo de Gestión del Empleo Público. Herramienta informática al servicio de las Instituciones del Organismo Ejecutivo, para llevar un control de la oferta de trabajo, respetando las diferentes convocatorias que a lo interno de las instituciones se realizan, hasta llegar a ofertar los puestos de trabajo a nivel externo y donde cualquier persona que considere llenar los requisitos que el puesto ofertado requiera participe como candidato a ocuparlo. Página 42

51 Módulo de Gestión de la Remuneración. La finalidad de este módulo es contar con información estadística del comportamiento de los componentes salariales. Es de hacer notar que este tópico es abordado con suma transparencia por Guatenóminas, donde se lleva control de todas y cada una de las remuneraciones de que es objeto el servidor público, sin embargo se espera contar con una herramienta que permita la generación de informes enfocados al comportamiento salarial del Sector Público, que permitan a nivel gerencial la toma de decisiones. Módulo de Gestión de Evaluación del Desempeño. La finalidad de este módulo es llevar el control de las diferentes evaluaciones de desempeño, a las que deben estar sometidos los servidores públicos con base a lo preceptuado en esta materia. Módulo de la Carrera Administrativa. Este módulo se encuentra sustentado en la Ley de Servicio Civil y su reglamento, la carrera administrativa del servidor público es susceptible de ser informatizada, de ser controlada, de ser administrada y constituir una herramienta importante en la relación administración pública - servidor público, que permita en su beneficio, la toma de decisiones basadas en la premisa básica de igualdad de oportunidades de ascenso o promoción para todos, dentro de un marco de condiciones reguladas y como consecuencia lógica, tomando en consideración la capacidad, idoneidad y honradez; sin por ello dejar de lado la historia laboral del servidor y su crecimiento académico. Módulo de las Relaciones Laborales. Este módulo se fundamenta en los preceptos de la Ley de Servicio Civil y su reglamento, así como en el código de trabajo, donde claramente se definen los derechos y obligaciones de los servidores públicos. Las relaciones laborales se definen como la interacción entre el empleador y el empleado, y surgen como resultado de las obligaciones y derechos que tanto a uno como al otro le asisten. De allí la importancia de contar con controles de vacaciones, ascensos, permutas, traslados, despidos, suspensiones de cualquier naturaleza, entre otros. Módulo de Seguridad del Sistema. La administración de sistemas informáticos, debe contener una serie de políticas que deberán ser acatadas por los usuarios que busquen integrar sus sistemas informáticos con otros sistemas o consigo mismo. Los principales avances realizados en el diseño y desarrollo de cada módulo en el año 2012, fueron los siguientes: Se finalizó el desarrollo informático y el prototipo de los módulos: Organización del Trabajo; Gestión del Empleo y Gestión de la Evaluación del Desempeño. Página 43

52 Se realizó el diseño conceptual y prototipo de los módulos: Gestión de la carrera administrativa; Gestión de las relaciones; Gestión del clima laboral; Salud, seguridad e higiene laboral. El desarrollo informático de estos últimos cuatro módulos se tienen previstos para el año SISTEMA: TRANSPARENCIA E INTEGRIDAD EN LA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS. Este sistema se define como el componente informático y de gestión de información, que se pondrá al servicio de las Direcciones de Recursos Humanos de las Instituciones y/o Dependencias del Sector Público, con la finalidad de almacenar y tratar información de carácter investigativo y de soporte a la toma de decisiones derivada de la propia gestión interna de las áreas de recursos humanos, responsables del reclutamiento y selección de personal bajo el marco legal correspondiente, siendo sumamente importante que la toma de decisiones en cuanto a la contratación de recursos humanos, esté acompañada de información veraz, transparente y sin sesgos de ninguna naturaleza. En el mes de diciembre del año 2012 se finalizó el desarrollo informático de este módulo, realizando la presentación del mismo, en un seminario taller llevado a cabo el 4 de diciembre del 2012 y dirigido a las Direcciones de Recursos Humanos de los Ministerios, Secretarías y otras Dependencias del Organismo Ejecutivo. Es de hacer notar la participación de expertos de la Contraloría General de Cuentas, Ministerio Público, Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia de la República y de ONSEC para el análisis, definición y propuesta del mismo. Para la consecución de este módulo, se contó con fondos provenientes de la donación otorgada por el Banco Interamericano de Desarrollo -BID-, a través de gestiones iniciadas por la Vicepresidencia de la República, interesada en el tema de transparencia. 5.6 ESTUDIO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA Con la finalidad de lograr la generación, en materia de administración de recursos humanos, de servicios transparentes para el usuario y una mayor integración horizontal de la Administración Pública, por medio de la utilización de comunicaciones electrónicas que gocen de todas las garantías exigidas en el marco jurídico guatemalteco, entre la ONSEC y las distintas Instituciones Públicas de Guatemala, cumpliendo de tal forma con lo establecido en el Acuerdo Página 44

53 Gubernativo , la ONSEC ha iniciado esfuerzos para incluir el uso de la firma electrónica avanzada en la documentación que genera y comparte en sus servicios Gobierno a Gobierno y Gobierno a Ciudadano. Para tal efecto se estableció, como resultado del proyecto Fortalecimiento al Servicio Civil en Guatemala el desarrollo de procesos que integren la firma electrónica avanzada, siendo necesaria la implementación gradual de estos mecanismos en la Administración Pública de Guatemala, conforme las distintas Instituciones generen las capacidades en sus servidores públicos para el correcto uso de estas tecnologías. El proyecto cuenta con el apoyo técnico y financiero de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID). Aunque originalmente se planteaba dentro del R3 que ONSEC fuese un Prestador de Servicios de Certificación, ante los altos costos de infraestructura y certificación, requeridos por la infraestructura de clave pública (PKI por sus siglas en inglés), se ha hecho necesario establecer una fase primaria de introducción en la que se adquieren los servicios de un Prestador de Servicios de Certificación ya establecido en Guatemala, con el fin de disminuir costos. Se ha planteado centrar los esfuerzos en el plan piloto en los Departamentos de Previsión Civil, Normas y Selección de Recursos Humanos y Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos. Con el fin de poder establecer el proyecto piloto de introducción de la firma electrónica y debido a que el único prestador de servicios de certificación (PSC) autorizado y registrado para operar en Guatemala a la presente fecha es la Cámara de Comercio de Guatemala (CCG), se procedió durante el mes de septiembre a realizar los acercamientos necesarios con dicha entidad, con el fin de poder establecer la relación comercial, la cual fue realizada a finales del mes de octubre y comprende la adquisición de 20 certificados electrónicos o firmas electrónicas en sus modalidad de Firma electrónica funcionario público y Firma electrónica en relación con entidad. Con referencia al área de Previsión Civil, se han hecho acercamientos con la Contraloría General de Cuentas con el fin de incluir la firma electrónica en la documentación enviar entre instituciones, siendo los envíos de la misma por medios electrónicos, lo que incrementa la seguridad de los expedientes y agiliza los procesos. Actualmente, se está a la espera de que la Contraloría General de Cuentas indique quienes serán las personas a las que se les otorgará la firma electrónica dentro del marco del plan piloto. En el Departamento de Normas y Selección de Recursos Humanos, se ha desarrollado dentro del Sistema Integrado de Administración de Recursos Humanos (SIARH), el modelo de certificación electrónica para los procesos de selección y contratación en los que el Departamento tiene inferencia. El modelo ya está completamente maduro y a la espera de que se inicie su implementación. Página 45

54 En el Departamento de Registros y Verificación de Recursos Humanos actualmente se está desarrollando el Formulario Único de Movimiento de Personal (FUMP) en forma conjunta con el Ministerio de Finanzas Públicas, paralelamente se ha planificado que los expedientes de los servidores públicos sean enviados, por las distintas Instituciones, en forma digital a la ONSEC, para tales efectos se utilizará la firma electrónica con el fin de garantizar la validez del expediente escaneado o digitalizado. Debido a la naturaleza de las distintas instituciones, se ha planteado dos escenarios iníciales, el primero en donde la Institución no tiene extensiones que manejen parte del recurso humano, por ejemplo la mayoría de Secretarías y el otro modelo en donde se maneja en forma distribuida el recurso humano entre la central de la Institución y sus extensiones, los ejemplos por excelencia el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y el Ministerio de Educación. El mayor reto lo plantean las instituciones que tienen extensiones, con esto en mente se ha procedido a realizar acercamientos con el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y en especial con el área de Recursos Humanos del Hospital Roosevelt. La Dirección de RRHH del Hospital Roosevelt observa que la integración de firma electrónica sería de gran valía para sus procesos, razón por la cual tiene la apertura completa para hacer dicha integración en cuanto las máximas autoridades de ONSEC y del MSPAS lleguen a los acuerdos necesarios. Es necesario tomar en consideración que la integración de la tecnología en cualquier proceso constituye un cambio que va más allá de las metodologías empleadas en las organizaciones que llega en muchas ocasiones a cambios en la cultura organizacional, el caso de la firma electrónica no es la excepción y aunque su uso es sumamente sencillo y práctico, se hace necesario, a fin de agilizar la introducción de la firma electrónica, los siguiente: Desarrollar los espacios que permitan la socialización del proceso de firma electrónica así como la sensibilización del tema. Desarrollar los acuerdos y/o convenios que permitan la integración de la firma electrónica en los distintos procesos de la AAPP. 5.7 DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES Con la finalidad de resguardar la información contenida en los expedientes activos y pasivos que obran en los archivos de la Oficina Nacional de Servicio Civil, se digitalizaron 56,200 expedientes y 508 libros del archivo pasivo, lo cual le permitirá a la ONSEC contar con registros informatizados que le permitan atender con celeridad los requerimientos que soliciten los usuarios del sistema de servicio civil y de clases pasivas civiles del Estado. Página 46

55 5.8 PRESENTACIÓN DEL RECONOCIMIENTO NACIONAL A LA CALIDAD Y MEJORES PRÁCTICAS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE GUATEMALA 2012 Los premios a la Calidad nacen en la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública, elaborada por la Comisión Latinoamericana para el Desarrollo -CLAD- y ratificadas por los Jefes y Presidentes de Estado, como una propuesta para adecuar el funcionamiento de las Administraciones Públicas, la Oficina Nacional de Servicio Civil, motivada por emprender acciones en aras de mejorar la calidad en los servicios públicos, fortaleciendo las capacidades de gestión institucional, en beneficio de la ciudadanía, por segundo año consecutivo asumió el rol de ente promotor y coordinador para otorgar el Reconocimiento Nacional a la Calidad y Mejores Prácticas en la Administración Pública de Guatemala. El miércoles 31 de julio de 2012, en el Palacio Nacional de la Cultura, se realizó la Presentación del Reconocimiento Nacional a la Calidad y Mejores Prácticas en la Administración Pública de Guatemala, evento que contó con la presencia del Excelentísimo Señor Presidente Constitucional de la República de Guatemala, Otto Fernando Pérez Molina, la Señora Vicepresidente, Roxana Baldetti, Autoridades de Gobierno, Directores de Recursos Humanos de las Instituciones del Sector Público, miembros del Cuerpo Diplomático, y personal de las instituciones organizadoras. En el mes de septiembre se realizó la recepción de Memorias de Postulación al Reconocimiento, lo cual generó mucha satisfacción; ya que se superó e un 56% la participación en relación al año anterior, los equipos participantes manifestaron los beneficios que lograron al realizar el auto diagnóstico y los planes de mejora que implementarán lográndose con ello alcanzar los objetivos de la Carta Iberoamericana de la Calidad en la Gestión Pública CEREMONIA DEL RECONOCIMIENTO NACIONAL A LA CALIDAD Y MEJORES PRÁCTICAS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE GUATEMALA 2012 El martes 12 de diciembre, en el Hotel Camino Real se realizó la entrega de los Reconocimientos, en un evento público en el cual se resalto el arduo trabajo realizado por el Comité Organizador, la participación de los equipos de evaluadores internos de las entidades postulantes, así como el valioso trabajo realizado por los Evaluadores Externos y el Jurado Calificador resaltando la labor ad honoren y extraordinaria de todos los participantes en este proceso. Las Instituciones Galardonadas fueron: Página 47

56 Reconocimiento Nacional la Calidad y Mejores Prácticas en la Administración Pública de Guatemala INSTITUTO DE FOMENTO DE HIPOTECAS ASEGURADAS -FHA- Distinciones por su Excelencia en la Gestión Medalla de Bronce: Medalla de Plata: Medalla de Oro: Secretaría Nacional de Ciencia y Tecnología (SENACYT) Dirección Departamental de Educación de Totonicapán Declarada Desierta Por la demostración de contar con una Mejor Práctica en la Gestión, por el Criterio de: Los Resultados en la Sociedad: Los Procesos Internos: La Estrategia y Planificación: Dirección Departamental de Educación de Jutiapa Unidad de Laboratorios Técnicos (MEM) Secretaría de Asuntos Agrarios (SAA) Instituciones postuladas al Reconocimiento Nacional a la Calidad y Mejores prácticas en la Administración Pública de Guatemala año Secretaría de Asuntos Agrarios (SAA) 2. Secretaría Nacional de Ciencia y Tecnología (SENACYT) 3. Comando Superior de Educación del Ejercito de Guatemala (Ministerio de Defensa) 4. Dirección Departamental de Educación de Jutiapa (MINEDUC) 5. Instituto Nacional de Estadística (INE) 6. Dirección General de Acreditación y Certificación (DIGEACE-MINEDUC) 7. Dirección Departamental de Educación de Totonicapán (MINEDUC) 8. Dirección General de Educación Física (DIGEF- MINEDUC) 9. Unidad de Laboratorio Técnicos (MEM) 10. Dirección de Informática -GEOPORTAL- y Unidad de Información Pública -UIP- (MINGOB) 11. Secretaría General de la Presidencia de la República (SGPR) 12. Secretaría Ejecutiva, Comisión Contra Adicciones y Tráfico Ilícito de Drogas (SECCATID) 13. Secretaría de Asuntos Administrativos y Seguridad (SAAS) Página 48

57 14. Secretaría de Obras Sociales de la Esposa del Presidente (SOSEP) 15. Fondo de Desarrollo Indígena (FODIGUA) 16. Secretaría Presidencial de la Mujer (SEPREM) 17. Instituto de Fomento de Hipotecas Aseguradas (FHA) Ganadores del Reconocimiento Nacional a la Calidad y Mejores Prácticas en la Administración Pública de Guatemala Página 49

58 CAPITULO VI PRINCIPALES LOGROS DE LA DESCONCENTRACIÓN ADMINISTRATIVA 6.1 DESCONCENTRACIÓN ADMINISTRATIVA DE ONSEC A TRAVÉS DE LAS GOBERNACIONES DEPARTAMENTALES Este es un proyecto de Estado con alto beneficio social, que integra esfuerzos y recursos para el beneficio de los habitantes de toda una nación. En agosto del 2,000, mediante convenio interinstitucional la ONSEC y el Ministerio de Gobernación, a través de las Gobernaciones Departamentales, aprobaron la ejecución del proyecto, en su primera fase Información vía telefónica. Desde esa fecha se han realizado varios seminarios-talleres para capacitar a los Delegados Titulares y Suplentes sobre las funciones a desarrollar y el quehacer institucional, proyecto que cuenta con los siguientes beneficios: Fortalecer la proyección social de la Oficina Nacional de Servicio Civil como entidad de servicio, hacia los usuarios del interior del país. Se benefició a todas las personas que residen en el interior del país quienes no tienen que viajar y efectuar gastos innecesarios al trasladarse a la ciudad para obtener información. Ha permitido minimizar el tiempo de trámite de las diferentes pensiones que otorga el Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado. En el año 2012 a través de los diferentes Delegados departamentales del Ministerio de Gobernación y la Oficina Regional de Quetzaltenango se atendió a 14,038 usuarios del interior del país, de los cuales 7,459 (54%) fueron mujeres y 6,579 (46%) hombres. Este proyecto facilita la consulta del trámite de solicitudes desde el lugar de residencia, evitando así viajes innecesarios a la ciudad capital y la participación de intermediarios en el proceso de trámite. En el siguiente cuadro se presentan los resultados por departamento y región. Página 50

59 Cuadro 14 Oficina Nacional de Servicio Civil Usuarios atendidos en las Gobernaciones Departamentales y Oficina Regional de Quetzaltenango Año 2012 Fuente: Informe de Avance de Metas del POA 2012, Departamento de Previsión Civil. Página 51