Módulo 10. PowerPoint, una herramienta útil

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2 Módulo 10. PowerPoint, una herramienta útil Una herramienta útil Las presentaciones digitales, como hemos visto en el módulo anterior, son útiles y PowerPoint, una de las herramientas utilizadas para crearlas, no iba a ser menos. Creada en 1984 por Robert Gaskins para Macintosh, su interfaz al principio era en blanco y negro y tenía el nombre de «Presenter». A partir de 1987, es la empresa Microsoft quien, después de adquirir sus derechos, lo ha desarrollado para PC y ha hecho más de 10 versiones diferentes hasta la actual: PowerPoint Durante todos estos años, esta herramienta ha sido utilizada por profesores para apoyar sus clases, por ejecutivos para presentar productos o informes, por conferenciantes para ilustrar sus discursos y todos ellos para llamar y captar la atención del público. Una función muy interesante para eso es: Moderador, que tiene dos herramientas muy útiles: o Zoom de diapositivas: con un clic acercas o alejas un diagrama o un gráfico y, así, centras la atención en tus ideas más destacadas. o Explorador de diapositivas: puedes navegar por las diferentes diapositivas sin abandonar la vista principal. Además, puedes compartir y trabajar tu presentación en línea con otros usuarios mediante la opción Presentar en línea. Recuerda que en cada diapositiva se puede insertar texto (título, subtítulo, cuerpo, etc.), imágenes, gráficos, vídeos, animaciones, etc La interfaz de usuario Como veis, la interfaz de usuario de PowerPoint es muy sencilla y a ella se accede al hacer clic en el icono de la herramienta y hacer clic en Presentación en blanco. Aunque, desde que comienza podrás escoger otras opciones de estilo o temas, Integral, Base, Dividendo, Celestial, etc., que incorporan diferentes tipos de colores combinables, escogeremos esta para diseñar nuestra propia presentación y porque es mejor, como hemos visto en el módulo anterior, la originalidad para evitar parecernos a los demás.

3 No obstante, si escoges una de esas opciones podrás alinear los textos, imágenes y diagramas con muy poco esfuerzo. Una vez que estés en tu nuevo documento en blanco, verás lo que es el interfaz completo. En la parte de arriba, podrás ver la barra de tareas: Archivo: menú en el que puedes crear una nueva presentación, abrir un documento anterior, guardar un nuevo documento, imprimir, compartir, exportar o cerrar la presentación. Inicio: menú con múltiples opciones en el que puedes copiar, pegar, cortar, copiar formatos, restablecer diseños, tratar y modificar de tamaño o de color las fuentes, insertar viñetas, alinear textos, insertar formas prediseñadas, tratar el relleno o el contorno de forma, buscar, reemplazar Insertar: menú con múltiples opciones en el que puedes insertar en tu diapositiva tabla, imágenes, formas, hipervínculos, audio, vídeo, gráficos Diseño: menú con múltiples opciones en el que puedes cambiar el diseño y el tamaño de tus diapositivas.

4 Transiciones: menú con múltiples opciones en el que puedes definir cómo serán las transiciones entre una diapositiva y otra, si llevan sonido, qué duración tiene esa transición, cuándo quieres que se haga y si todas son iguales o no. Animaciones: menú en el que puedes dar efectos visuales a texto, imágenes, formas, cuadros, gráficos SmartArt y otros objetos. De esta manera puedes hacer efectos de principio, efectos de fin, cambios de tamaño o de color e incluso movimiento. Presentación con diapositivas: menú para controlar la presentación que va a ver el público. Incluye la visión a pantalla completa, que es como deben verla quienes no den la conferencia. Tú en tur ordenador la verás como si fuera la presentación real y la podrás ver tal y como la vería tu auditorio. Incluye opciones como comenzar la presentación desde el principio o desde la diapositiva actual, ocultar diapositivas, ensayar los intervalos en los que estarás con cada diapositiva, definir la resolución de la presentación o utilizar la vista del moderador. Revisar: menú en el que puedes revisar la ortografía de los textos incluidos en las diapositivas, añadir comentarios, traducir, seleccionar el idioma. Vista. Además, lo primero que verás es que el programa te ofrece una diapositiva ya creada o prediseñada en la que podemos insertar título y subtítulo. No obstante, como cada diapositiva normalmente tiene un diseño y, a lo mejor, tú no quieres empezar con ese tipo de diapositiva, puedes cambiar el prediseño haciendo lo siguiente y editando el tema para que se ajuste a nuestros intereses: clic en Vista y luego en Patrón de diapositivas. Una vez hecho esto, podrás ver a la izquierda cómo aparecen todas las plantillas predefinidas. Escoge la que más se adecue a lo que quieres decir.

5 No se puede mostrar la imagen en este momento Diseño de las diapositivas Es muy importante saber que para añadir nuevas diapositivas es necesario ir al menú Inicio y hacer clic en Nueva diapositiva. Recuerda que podrás mover y colocar las diapositivas como quieras haciendo clic continuado sobre una de ellas en el menú de diapositivas y arrastrando la que quieras mover al lugar que le corresponda. Una vez que hemos escogido la diapositiva que queremos diseñar, podremos insertar, como ya hemos visto: Texto: para insertar texto simplemente haz clic en sobre el cuadro que quieras y escribe lo que desees. Para modificar lo que has escrito, simplemente tienes que ir al menú Inicio y seleccionar el tipo de fuente, cambiar el tamaño, alinear, cambiar el color, etc. Además, puedes hipervincular el texto seleccionando lo que necesites, yendo al menú insertar y haciendo clic en Hipervínculo. Imagen: para insertar una imagen, simplemente tienes que irte al cuadro en el que quieras hacerlo y verás que la propia herramienta pone en el centro varios iconos de inserción. Lo más sencillo es que utilices una imagen que tengas guardada en tu ordenador. Haz clic en el icono de Imágenes y localízala en tu ordenador. Una vez hecho esto, puedes redimensionarla, moverla, etc. También puedes ir a Insertar y hacer clic en Imagen. Vídeo: seguir exactamente los mismos pasos que con la imagen. Audio: seguir exactamente los mismos pasos que con la imagen. Gráficos: seguir exactamente los mismos pasos que con la imagen.

6 Además, podremos modificar colores de fondo y de texto. Para ello, haz clic con botón derecho sobre el cuadro de texto que quieras; clic en Formato de forma ; elige una opción, por ejemplo relleno sólido, y luego elige el color. En Formato de forma puedes cambiar colores de relleno o de texto. También puedes hacerlo desde el menú Inicio Trucos y consejos Algunos trucos o consejos que puedes utilizar para presentar tu PowerPoint de la mejor manera posible: Convierte tu presentación a formato WMV, es decir: convierte tu presentación en vídeo para convertirla en un archivo que puedes adjuntar en un CD, pendrive o publicarla en una web. Cómo? Ve a Archivo, Guardar como y selecciona el formato en el que quieras hacerlo. Recuerda que puedes controlar el tamaño del archivo, la calidad Añade una imagen de fondo a una o varias diapositivas. De esta manera conseguirás una imagen de fondo personalizada y original, que es lo que nos interesa. Haz clic en la diapositiva en la que lo quieras hacer. Ve a menú Diseño y haz clic en Estilos de fondo, Formato del fondo, Relleno y Relleno con imagen o textura. Selecciona posteriormente la imagen que quieras en Insertar imagen desde. Si lo quieres hacer en varias diapositivas a la vez, simplemente tienes que seleccionar una diapositiva y luego las otras con el botón de Control apretado. Añade una marca de agua a tus diapositivas. Selecciona la diapositiva e inserta una imagen como se ha explicado antes. Ajusta el tamaño de la imagen haciendo clic con botón derecho sobre ella y pincha en Tamaño y posición. Lo lógico es conservar las proporciones en altura y en anchura y para ello activa Proporcional. Una vez que hayas realizado todas las opciones que te permite el programa, ve a Formato de Herramientas de imagen, haz clic en la flecha Enviar atrás. Termina pinchando en Enviar al fondo. Las transiciones son muy importantes. No deben distraer y deben ser lo más sencillas posible. Selecciona las diapositivas con el botón de Control. En Transiciones, pincha en el efecto que quieres aplicar (hay muchas). Luego haz clic en Aplicar a todo. Antes, puedes definir en ese grupo de opciones si quieres que haya sonido cada vez que haya una transición, la duración de la misma y si quieres que se produzca cada vez que haces clic con el ratón. Acuérdate de que el auditorio debe ver la presentación en modo completo y desde el principio. Para ello, ya sabes que debes hacerlo desde menú Presentación con diapositivas y luego Desde el principio. Todo debe estar preparado para cuando entre el público. Lo contrario sería como cuando vas a ver una obra de teatro y uno de los actores asoma la cabeza para ver quién está entre el público: queda poco profesional.

7 Consejos repetidos, pero muy útiles: o Las diapositivas deben ser lo más sencillas posibles. o Menos es más. No a la sobreinformación. o Sé original en tus diseños. o Las diapositivas deben tener en algún espacio algo de aire para equilibrar todo su contenido. o Una imagen vale más que mil palabras. o El audio y el vídeo distraen en la mayoría de las ocasiones. o Las transiciones deben ser lo más sencillas posible. o Las faltas de ortografía en los PowerPoint se ven mucho más. o El contraste en los colores de texto y de fondo es fundamental para que el auditorio vea bien lo que escribes. o La plantilla se define antes de empezar. Los cambios no son buenos porque unas diapositivas quedarán bien, pero las otras Un ejemplo Te dejo aquí un par de ejemplos que te pueden ser útiles a la hora de diseñar tu propio PowerPoint.