Guía de participación para la Empresa Proveedora

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Rosa Núñez Castellanos
hace 7 años
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1 Guía de participación para la Empresa Proveedora Qué es un encuentro de negocios? Es un espacio donde proveedores y compradores de diferentes sectores afines se reúnen en una fecha y lugar específico y con una agenda previamente acordada para establecer un contacto personal y revisar oportunidades de establecerrelaciones comerciales (negocios). El ambiente para un encuentro de negocios contempla un arreglo de mesas de negociación con la suficiente privacidad en el ambiente para poder establecer en sesiones cortas un intercambio de información que permita determinar la afinidad y potencial de hacer negocios entre las empresas; las citas se realizan bajo la modalidad uno a uno teniendo un tiempo asignado para cada encuentro (Típicamente se trata de espacios de 10 minutos). Usualmente no se llegará a la firma de un contrato entre compradores y proveedores en el encuentro de negocio por cuestión de tiempo que se invierte en la cita, pero se da inicio al proceso de mutuo conocimiento para llegar en caso de que haya compatibilidad al cierre de ventas. Beneficios de asistir a un encuentro de negocios: Para una empresa proveedora asistir a este tipo de eventos representa la oportunidad de entrar en contacto con las personas adecuadas de las áreas de compras de importantes empresas demandantes de los bienes y servicios que ofrece con pleno conocimiento de ambas partes de que el motivo de la reunión es hablar de negocios. En función de lo anterior, para un proveedor ser optimiza el tiempo y costo de promoción de ventas, al poder establecer contacto con múltiples empresas en un mismo día bajo una agenda formalmente organizada. NOTA: El participar en un encuentro de negocios no implica obligatoriedad alguna para las empresas compradoras de cerrar contratos en sitio o hacer compromiso alguno con los proveedores visitantes, pues la decisión final de la empresa compradora queda supeditada a los términos generales o particulares de su proceso de adquisiciones.

2 Acerca del evento: El encuentro que se esta promoviendo, se encuentra plenamente enfocado a la industria manufacturera. A continuación se presentan los datos generales del mismo: FECHA: Jueves 09 de Octubre del 2008 en el marco de la Expo Industrial BajaMak ITINERARIO: Arribo y confirmación de agenda 9:00 a 10:00 A.M. Agendas de negocio 10:00 A.M. a 1:30 P.M. y 3:00 a 6:00 P.M. Comida 1:30 a 3:00 P.M. (libre) SEDE: Parque Industrial Valle Bonito, Tijuana Baja California

3 Perfil de empresas compradoras Debido a su diseño, este encuentro en lo particular se enfoca como ya se mencionó, en su totalidad a un grupo selecto de ramas de la industria de transformación, buscando tener como empresas compradoras a 30 firmas de gran relevancia que pertenezcan a los siguientes sectores industriales: Automotriz. Aeroespacial. Productos médicos. Productos electrónicos. Productos Metalmecanicos Usualmente se tratará de empresas medianas y grandes, pudiendo ser ensambladoras finales o fabricantes de subensambles o partes. Usualmente las empresas están establecidas en el territorio nacional, sin embargo no hay restricción alguna para que bajo el rol de compradora pudieran participar también empresas instaladas en el extranjero. La mayor parte de las empresas compradoras, participan también con un stand de exhibición dentro de la expo industrial BajaMak. Los requerimientos a los cuales esta abierta la proveeduría del evento son: Plásticos. Metalmecánica. Software. Empaque. Textiles. Componentes electrónicos. Servicios especializados de soporte a la manufactura.

4 Perfil de empresas proveedoras Son empresas medianas y pequeñas que estén o planeen integrarse a la cadena de proveeduría de la industria de manufactura instalada en Baja California. Estas proveedoras pueden estar instaladas en México o en el extranjero. Basado en el perfil y requerimientos a incluirse para las empresas compradoras, los tipos de bienes y servicios a ser ofertados por las empresas proveedoras participantes pueden corresponder a las siguientes categorías: Plásticos. Metalmecánica. Software. Empaque. Textiles. Componentes electrónicos. Servicios especializados e insumos de soporte para la manufactura en general. Registro de y su oferta Debido a que las agendas de citas se conforman de manera previa al encuentro, es fundamental registrar a la brevedad a participante, su oferta, capacidades y referencias comerciales; esto permite que se pueda identificar de manera adecuada las coincidencias de oferta y demanda entre empresas participantes. El registro al evento vía el sistema de información se realiza mediante la firma de la Carta Compromiso con los agentes de BajaMak expo industrial. Una vez hecho esto el Centro de Inteligencia Estratégica ProduCen, se pondrá en contacto con a fin de solicitarle la información correspondiente. El proceso de registro requiere que se proporcionen datos generales de la empresa participante, representantes de ventas que atenderán al evento, capacidades, así como la información de su oferta de bienes y servicios. En el sistema se registrará la demanda de bienes y servicios que se tiene en la actualidad, así como demanda futura (aquella en la que se establecerá cualquier tipo de contrato a mas de 6 meses de la fecha del evento), haciendo énfasis de la diferencia con los interesados.

5 Para concluir el registro es requerido formalizar la participación de la empresa mediante el llenado de la Carta Compromiso bajo el formato pre-establecido. Compromisos de participación La participación en el evento tiene un costo de 180 dólares para los proveedores con stand en BajaMak y 600 dólares para las empresas que solo deseen participar en el Encuentro de Negocios; con un compromiso mínimo de agendar 6 citas de negocios; los viáticos y demás gastos relacionados a la participación en el evento deberán ser cubiertos por las empresas participantes. Los representantes de deben llegar con al menos media hora de anticipación al inicio de su agenda y atender las citas que les fueron coordinadas. Cada empresa compradora participante dispondrá de una mesa personalizada (pre-asignada), debiendo el representante de trasladarse a la mesa correspondiente conforme a su agenda. El sitio del evento contara con acceso a Internet de manera inalámbrica, por lo que puede llevar su equipo de cómputo en caso necesario. Nota: No existe ninguna obligatoriedad para las empresas compradoras de acceder a contratos o integrar a empresa alguna a sus procesos de licitación o concurso, pues esto se fundamentará solamente en la base de una oferta competitiva de los proveedores (tiempo, calidad, volumen, servicio y otros factores particulares que la empresa establezca). Recomendaciones para las empresas proveedoras ANTES DEL EVENTO Asegure que el registro de su oferta se haga lo antes posible y proporcione el mayor nivel de detalle que pueda, con la finalidad de que se promueva allegar a proveedores afines. Revise que la redacción de sus referencias y capacidades sea clara. Prepare la información de soporte necesaria para asistir al evento, tal como tarjetas de presentación, documentación ejecutiva (impresa) para presentar a su empresa y su cartera de productos y servicios. De ser posible y conveniente lleve muestras físicas de materiales o piezas al encuentro. Si lo considera conveniente, puede revisar la información de soporte de los requerimientos registrados en su agenda.

6 DURANTE EL EVENTO Se solicita llegar al sitio sede el día Jueves 09 de Octubre al menos 30 minutos antes de su primer cita para confirmar su arribo y participación; al momento de su arribo se entregaran los gafetes a cada uno de los participantes, así como la versión mas reciente de la agenda de encuentros con compradores y se le conducirá al área de encuentro de negocios. Usualmente las citas con cada comprador están programadas para 10 minutos, solo en el caso de que el comprador lo requiera o que el numero de requerimientos en que haya afinidad comprador-proveedor sea amplio se podrán agendar encuentros de 10 minutos. Se solicita sea puntual con cada una de sus citas a fin de no generar retrasos en la agenda programada. Haga notas sobre aspectos particulares y seguimiento a realizar con cada comprador, recuerde que al final del día habrá entrado en contacto con representantes de diversas empresas. No deje todo a la memoria. Lleve consigo una breve presentación (en papel o electrónica) del perfil de empresa y asegúrese de que su contacto quede con una idea clara de su empresa, sus capacidades y oferta comercial. Comunique al personal de apoyo cualquier requerimiento especial que tenga, así como adecuaciones a la agenda que considere necesarias. DESPUÉS DEL EVENTO Dé seguimiento a los compromisos que se pudieran adquirir con las empresas compradoras visitantes.

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