SISTEMAS MANUAL COPIA DE SEGURIDAD DE ZIMBRA. 1. Ingresar a tu cuenta de correo y seleccionar la casilla de Preferencias.

Transcripción

1 MANUAL COPIA DE SEGURIDAD DE ZIMBRA Con el fin de realizar un mejor control a la información que cada colaborador utiliza en el correo corporativo de la caja (Zimbra) se elabora este manual para realizar una correcta copia de seguridad de los correos en Zimbra. Pasos para realizar la copia de los correos en el buzón de Zimbra. 1. Ingresar a tu cuenta de correo y seleccionar la casilla de Preferencias. 2. Seleccionar la opción Importar/Exportar del menú izquierdo como se ilustra en la siguiente imagen.

2 3. Seleccionar en la opción fuente: todas las carpetas del menú principal Exportar como se muestra a continuación. 4. En el recuadro que se muestra a continuación utilizar la barra de desplazamiento y seleccionar la opción Bandeja de entrada en el menú y dar clic en Aceptar.

3 5. Verificamos que la opción seleccionada en fuente concuerde con la selección en este caso Bandeja de entrada y procedemos a Exportar dando clic en el recuadro como lo ilustra la imagen. 6. Procedemos a guardar el archivo en nuestro equipo de cómputo en la partición de disco duro D: o E: etc. con el fin de asegurar la correcta y segura copia de la información. NOTA: Para realizar la copia de la Bandeja de enviados procedemos a repetir los pasos desde el numero 3 hasta el 6 asegurándose que la Fuente para exportar sea la Bandeja de Enviados y guardando la copia en la partición de disco duro D: o E: U otra diferente a C. La copia realizada a nuestro correo es completa así que no hay problema en la eliminación de algún correo por accidente si la copia se hizo correctamente para cada carpeta (Recibidos y Enviados).

4 Pasos para Liberar el Buzón Después de Realizar la Copia del Correo Después de realizar la correcta copia de los correos de las carpetas de Recibidos y Enviados debemos proceder a depurar y eliminar los correos que no sean necesarios en el buzón de nuestro correo corporativo. 1. Seleccionamos la o las carpetas donde vamos a depurar y realizar la eliminación de los correos como se ilustra en la siguiente imagen de ejemplo. 2. Podemos utilizar la barra de desplazamiento del menú principal del correo ubicada en su derecha para seleccionar la lista de correos a eliminar; o podemos ordenar la lista de correos desde la fecha más antigua de recibido o enviado para depurar y dejar los correos con una fecha más reciente así como lo ilustra la siguiente imagen.

5 3. Nos desplazamos por la lista de correos a eliminar y seleccionamos TODOS los que se filtraron y depuraron así como se ilustra en la siguiente imagen. 4. Y procedemos dando clic en eliminar a los correos seleccionados. NOTA: La eliminación de los correos se realiza pero aun siguen ocupando el espacio en el buzón debido a que se mueven a la papelera así que se deben eliminar de la papelera para liberar el espacio en el buzón del correo; el proceso de eliminación de la papelera es lento por lo que se aconseja una vez de seleccionado la opción eliminar dejar terminar el proceso y no usar el correo para evitar inconvenientes con el mismo

6 Revisar y verificar la copia de nuestro correo en el equipo. Una vez realizado el proceso de copia y depuración del correo es importante revisar y verificar la copia ya que este archivo copiado en el equipo esta comprimido por seguridad y reducción de espacio. En esta sección verificaremos como se debe extraer la información de la copia de nuestro correo y visualizar su contenido con una aplicación de uso libre llamado Mozilla Thunderbird el cual puede ser descargado del siguiente enlace el cual se debe instalar o se instalara por parte del personal de sistemas en caso de no poder realizar la descarga e instalación por cada colaborador. 1. Ubicarse y extraer el archivo de la copia realizada a nuestro correo, para esto debemos utilizar el compresor que tenemos instalado en nuestro equipo como se ilustra en la siguiente imagen; damos clic derecho a nuestro archivo y seleccionamos la opción Extraer aquí o Extract to here, esperamos a que el proceso termine (puede ser demorado dependiendo del tamaño del backup o copia del correo corporativo).

7 2. En este paso debemos tener una carpeta con la información de los correos o un archivo el cual sigue estando comprimido y procedemos a realizar la extracción nuevamente del nuevo archivo, si nos muestra alguna advertencia le damos yes to all o si a todo.

8 3. Deberíamos ya de tener una carpeta llamada Inbox (Recibidos) o Send (Enviados) donde se observan los correos como se ilustran a continuación en algunos casos debería de mostrar las carpetas creadas en el buzón de nuestro correo corporativo permitiéndonos identificar con mayor facilidad los correos en caso de necesitar la consulta.

9 NOTA: Es importante tener instalado el compresor de archivos (el que la caja otorga o se instala) y la aplicación que permite visualizar estos correos una vez descomprimidos en nuestro equipo. Elaboró: Johan Manuel Collazos Ortiz Auxiliar Redes y Telecomunicaciones Comfacauca Tel: ext: Cel: Pandion y Zimbra: auxiliarredes@comfacauca.com