Cómo actuar ante una inspección de Hacienda o Trabajo

Transcripción

1 Ciclo de conferencias informativas Cómo actuar ante una inspección de Hacienda o Trabajo 10 Abril 2012 Eficiencia de las herramientas de control de la Administración La Administración ha hecho un considerable avance cruzando información en todos los campos que nos afectan (fiscal, laboral y patrimonial) Sus conclusiones están, en general, bien fundadas Detalles complementarios que adquieren cada vez mayor importancia Lugar de empadronamiento, clasificación de los bienes afectos a la actividad, cambios en el domicilio fiscal, criterios usados para aplicarse deducciones, perfil del personal asalariado y/o contratado, gastos deducibles, Atención: desde finales del 2011, las sociedades mercantiles solo reciben notificaciones de Hacienda por vía electrónica,

2 Inicio de las actuaciones de Inspección Normalmente las actuaciones de inspección se inician mediante comunicación escrita, señalando lugar, día y hora y detallando la documentación que el contribuyente debe de aportar. suele darse un plazo mínimo de 10 días desde la fecha de la notificación Hay que diferenciar las actuaciones del Área de Gestión de Hacienda (comprobaciones) de las del Área de Inspección La Inspección está autorizada a iniciar actuaciones en cualquier momento, personándose sin previo aviso en las dependencias del contribuyente hay que actuar con tranquilidad y objetividad hay que asumir que esto será un procedimiento cada vez más regular hay que mantener siempre al día los documentos con trascendencia tributaria y/o laboral Qué hacer ante la visita de un Inspector en mi clínica? - 1 a) Pedir su acreditación (DNI y su pertenencia) b) Contactar con su asesor (fiscal o laboral), para determinar la actuación más adecuada c) La Inspección está obligada a informar al contribuyente sobre la naturaleza y alcance de las actuaciones, los ejercicios a comprobar, sus derechos, obligaciones y deberes. o de no hacerlo, se solicitará que esta omisión conste en la diligencia que se levante al finalizar la visita d) Intentar evitar el acceso de los inspectores a las dependencias, solicitando un aplazamiento o defender que el domicilio fiscal es inviolable, ninguna entrada o registro podrá hacerse sin el consentimiento expreso del titular o resolución judicial, salvo caso de delito fragante o si permitimos el acceso, después será complicado poder demostrar que no queríamos permitirlo

3 Qué hacer ante la visita de un Inspector en mi clínica? - 2 e) Solo personas con representación (administradores, directores generales, etc.., ) o el propietario de una clínica tienen la capacidad legal para obrar ante una Inspección o en su ausencia, no podrá iniciarse ninguna actuación y deberá impedirse la entrada a las dependencias, solicitando un aplazamiento a corto plazo o o ninguna otra persona puede dar esa autorización, y ésta sólo podrá hacerse cargo de la diligencia en la que se notifica nuevo día y hora no deberán aportarse documentos en ausencia del responsable con poderes. Ningún otro interlocutor puede intervenir de modo activo en la visita f) Sin mandamiento judicial, no puede entrarse en el domicilio fiscal, sea de personas físicas o jurídicas o Si se permite el acceso de los inspectores se da a entender que ha existido un consentimiento espontáneo, lo que invalidaría la necesidad de tener un mandamiento judicial o No confundir un mandamiento judicial con una orden suscrita por el Delegado o Administrador de Hacienda, que no tiene efectos legales para permitir al acceso al domicilio Desarrollo de las actuaciones de inspección - 1 1) Se efectuarán dentro del horario usual 2) La Ley General Tributaria dispone en su art Se realizarán mediante el examen de documentos, libros oficiales, ficheros, facturas, correspondencia con trascendencia tributaria, bases de datos informatizadas, programas y archivos informáticos relativos a actividades económicas, así como mediante la inspección de bienes, elementos, explotaciones y lo que sea necesario para completar las obligaciones ante la administración. En aplicación de esta normativa, los inspectores pueden obtener una copia de los programas informáticos y de su contenido o No hay una norma jurídica de protección absoluta del contribuyente ante esta facultad, pero dado que junto con la información contable-fiscal suele haber también información de naturaleza sanitaria, habrá que oponerse a facilitar una copia total del contenido del disco duro. Caso de hacerse sin esa salvedad, podrán anularse las actuaciones de inspección o Hay que solicitar al proveedor de los programas informáticos que garantice el poder preservar los datos médicos para no bloquear la entrega de información con trascendencia para el procedimiento de inspección

4 Desarrollo de las actuaciones de inspección - 2 3) Hay que oponerse a cualquier manipulación del ordenador para extraer una copia total e indiscriminada del disco duro o, al menos, requerir constancia de esta oposición en la diligencia de la visita 4) No hay ningún inconveniente en mostrar por pantalla o imprimir los datos e información relacionados con el ámbito de la comprobación 5) Hay que negarse con firmeza a mostrar el contenido de una caja fuerte, cajones y cualquier archivo que pueda atentar al derecho a la intimidad pero debemos recordar la obligación que sí tiene el contribuyente de facilitar información de trascendencia tributaria o laboral 6) No es conveniente firmar diligencias que señalen hechos u opiniones realizadas por los inspectores, pero si puede firmarse que se acepta la simple entrega de estos documentos 7) Instruir al personal de la clínica sobre tus conductas de actuación en estos casos Reflexión con visión positiva Hay un protocolo de mínimos que habitualmente la Inspección sigue correctamente Adoptar una postura de poca colaboración inicial acrecienta la desconfianza, más aun sabiendo que al final se deberá asumir el procedimiento Por lo tanto, cuando es evidente que el inspector puede actuar en sus diligencias preguntémonos. Cómo pienso afrontar el proceso de inspección? Tengo mis documentos y libros de registro al día? Puedo extraer con facilidad información estrictamente económica del ordenador? Estos son puntos determinantes Cuánto tiempo necesito para preparar lo que me pedirán?

5 Recordemos nuestras obligaciones ante Hacienda En el caso de tributar por Estimación Directa Simplificada (caso mas habitual, incluidas las SCP s), es obligatorio solamente Libro de Ingresos Libro de Gastos Libro de Bienes de Inversión Siempre con los documentos originales: facturas de compras, de inversión y de ingresos No se pide nada mas: ni ficha económica, ni copias de presupuestos, ni historiales clínicos ni correspondencia con los pacientes, ni agendas. Extractos bancarios, ventas por datafono y traspasos de cuentas bancarias han de poder ser mostrados siempre Sólo los archivos informáticos que contienen información estrictamente sanitaria, quedan protegidos por la Ley de Protección de Datos Las sociedades mercantiles (SL, SA) deberán llevar su Contabilidad acorde al Código de Comercio, sus cuentas de clientes y proveedores, Balance y Cuenta de Resultados, siempre con fecha de devengo En el caso de una inspección de Trabajo Las facultades de los inspectores les autorizan a: Entrar en cualquier momento y sin previo aviso en el centro de trabajo deben comunicar su presencia al empresario o a su representante pueden hacerse acompañar en las visitas por los trabajadores requeridos Pedir información al empresario o al personal de la empresa sobre cualquier asunto relacionado con su relación laboral y exigir la identificación, o razón de su presencia permitir que conversen con los trabajadores en aspectos relacionados con su relación laboral (antigüedad, tipo de contrato, horario habitual, calendario laboral, prevención riesgos laborales,..) En el caso de colaboradores, deberán responder a las características de su relación mercantil o laboral hay que tener en cuenta que por el NIF del colaborador conocen perfectamente los lugares donde trabaja y sus ingresos brutos ( a través del 190) Los subinspectores actúan en determinadas funciones de apoyo: Comprobar el cumplimiento en las modalidades de contratación modalidades de contrato, bonificaciones, subvenciones formalidades de afiliación, inscripción, cotización, altas y bajas Verificar los requisitos por las normas de extranjería

6 Como resumen Prever este tipo de actuaciones Estar al corriente con las obligaciones tributarias y laborales Compartir con su asesor su planificación económico-fiscal del ejercicio Separar con claridad las actividades profesionales de las privadas en el ámbito fiscal Ceñirse a lo que establece la reglamentación laboral, aun cuando no sea como la querríamos Asegurarse de que en el ámbito personal y patrimonial cumplimos en los plazos correctos nuestras obligaciones de pago y/o de notificación de cambios Artículos recientes en la Revista COEC y en la web del Colegio Nº 159 1r. Trimestre 2012 Nº 158 Diciembre

7 Estamos en la sede del Colegio. Pueden ponerse en contacto con nosotros para consultas, bien por teléfono o por correo electrónico. Gracias Assessoria Fiscal, Laboral i Comptable ags.fiscal@coec.net ags.laboral@coec.net