ENCANTADA HOMEOWNERS ASSOCIATION, INC. REGLAMENTO OPERACIONAL LAKESIDE CLUB

Transcripción

1 ENCANTADA HOMEOWNERS ASSOCIATION, INC. REGLAMENTO OPERACIONAL LAKESIDE CLUB PROPÓSITOS Y OBJETIVOS El presente reglamento establecerá las normas operacionales del Encantada Lakeside Club que aplicarán las actividades que se autorizarán en sus facilidades recreativas y guiará las decisiones que tomará la administración día a día para un uso efectivo y seguro en provecho y para beneficio de los propietarios y residentes de la Comunidad de Encantada. Las actividades que se contemplan para estas facilidades son cumpleaños, bautizos, bodas, aniversarios. No se otorgarán permisos para actividades religiosas o políticas. Tampoco las actividades que procuran la recaudación de fondos y acceso mediante venta de boletos, salvo que sean promovidas por la propia Asociación de Encantada. SECCIÓN I REQUISITOS DEL SOLICITANTE Toda persona de la Comunidad de Encantada que interese llevar a cabo una actividad en el Lakeside Club, deberá ser propietario o arrendatario registrado en la oficina de administración de Encantada, tener al día el pago de Cuota Anual, y de la Villa (presentar evidencia) tener expedida la tarjeta de identificación de Encantada Homeowners Association, Inc. La solicitud sólo puede presentarse para actividades privadas en las que el miembro de la Asociación mantenga un interés directo en su celebración. El solicitante certificara que tiene conocimiento y está familiarizado con el Reglamento General de Encantada Homeowners Association, Inc., y también de este Reglamento, y que se compromete al fiel y riguroso cumplimiento de ambos.

2 El residente arrendador deberá estar presente durante la actividad hasta el final de la misma y será responsable que sus invitados cumplan con nuestros reglamentos. De no ser así, Encantada puede dar por terminada la actividad y retener el deposito. SECCIÓN II TRÁMITE DE RESERVACIÓN El solicitante, deberá completar los formularios e información que le requiera la Asociación, para formalizar su solicitud de reservación para uso del Encantada Lakeside Club. Previo a que sea confirmada la fecha interesada de las disponibles para la actividad, el peticionario se le requiere cumplir con el pago de alquiler y deposito aplicables sesenta (60) días antes de la misma. El no cumplir con todos lo especificado en el formulario de este Reglamento relevará de todo compromiso a la Asociación con la actividad propuesta y cualesquier fecha que fuera tentativamente o finalmente seleccionada para la actividad. La Asociación podrá disponer de esa fecha y asignarla a la actividad de cualquier otro miembro de la Asociación. SECCIÓN III HORARIO DE ACTIVIDADES El horario de actividades en el Encantada Lakeside Club será viernes y sábados, de 10:00 de la mañana a 1:00 de la madrugada; y domingos, de 10:00 de la mañana a 9:00 de la noche. El lunes, el Club permanecerá cerrado todo el día, salvo que fuera día festivo. En ese caso, será el martes el día cerrado para propósitos administrativos, de conservación y limpieza. HORARIO DE PISCINA Piscina estará abierta para los residentes con tarjeta validada de Lunes a Jueves 8:00am a 8:00pm. REGLAMENTO - ENCANTADA LAKESIDE CLUB 2

3 SECCIÓN IV FIANZA La Asociación requerirá de todo solicitante que interese reservar las facilidades del Club, sin excepción de persona, que deposite una fianza para la planta alta de Seiscientos Dólares ($600.00), para la planta baja de Trescientos setenta y cinco Dólares ($375.00), y todas las facilidades de Novecientos setenta y cinco ($975.00). La misma puede ser prestada mediante cheque personal. El depósito constituye una garantía monetaria que asegurará que al concluir la actividad, las facilidades quedan en estado comparables a las que se encontraban previo a su celebración, salvo por su limpieza. DE NO CONCLUIR LA ACTIVIDAD A LA HORA ESTIPULADA SE RETENDRA EL DEPOSITO La Asociación retendrá el depósito si no se cumple con esta condición, y destinará el producto del depósito a reparar o corregir cualquier daño o condición adversa que la actividad hubiera causado a las facilidades. El sobrante del depósito, luego de repararse los daños o condiciones, de haber alguno, le será devuelto al solicitante. La prestación del deposito por el solicitante, y el recibo de ésta por la Asociación, en forma alguna constituye una limitación a la suma de dinero que la Asociación pueda recobrar contra el solicitante por concepto de gastos, daños o cualquier otro concepto, incluyendo, y sin limitarse, a cualquier daño o perjuicio causado por culpa o negligencia del solicitante, sus agentes, empleados o invitados. El solicitante por tanto asume la responsabilidad total por los actos realizados por sus familiares o invitados a las actividades hasta el monto total que represente una evaluación justa de los daños causados. El solicitante, además de hacerse responsable por los daños causados según se indica anteriormente, asume la obligación de proveer defensa a la AsociacIón y de pagar las costas, gastos y honorarios de abogado y cualquier suma de dinero en que incurra la Asociación en procedimiento administrativo o judicial, y por motivo de cualquier reclamación o causa de acción por actos culposos o negligentes del solicitante, sus familiares o invitados, durante la actividad REGLAMENTO - ENCANTADA LAKESIDE CLUB 3

4 para la cual se le permitió utilizar las facilidades del Club. No obstante la obligación del miembro de pagar las costas, gastos y honorarios de abogado que incurran en la defensa de cualquier reclamación, la Asociación conservará la prerrogativa y el derecho exclusivo de escoger el abogado que representará sus intereses sobre la controversia, ante cualquier reclamación, y esto no exime al solicitante de la obligación antes indicada, de pagar las costas, gastos y honorarios de abogado que se incurran para proveer defensa a la Asociación. Esta responsabilidad que asume el solicitante que reserva y utiliza las facilidades del Club se hará constar en el documento de solicitud de uso. SECCIÓN V LIMPIEZA La Administración de Encantada Lakeside Club será responsable de limpiar las facilidades una vez concluya la actividad, disponiéndose que los desperdicios sólidos deben ser depositados en los recipientes que se provean por la administración del Club, al concluir la actividad. SECCIÓN VI TARIFA La Asociación, a través de su Junta de Directores, fijará, de tiempo en tiempo, las tarifas por el uso de las diferentes facilidades del Club. Dichas tarifas formarán parte de este Reglamento. La tarifa fijada para la actividad, será pagadera por adelantado en cheque de gerente, giro bancario o postal, tarjetas de créditos (Visa, o Mastercard) y/o ATH, previo a confirmarse la fecha de la actividad en el itinerario del Club. La tarifa será reembolsable en un cincuenta por ciento (50%) del solicitante cancelar la actividad con trienta (30) días a cuarenta y cinco (45) días de anticipación a la fecha pautada. Menos de (30) días nada devuelto. Más de (45) todo devuelto. REGLAMENTO - ENCANTADA LAKESIDE CLUB 4

5 SECCIÓN VII RESTRICCIONES Y LIMITACIONES El solicitante informará todo lo relacionado a la actividad de manera que la Asociación pueda conocer el tipo de actividad, número de asistentes, música, sonido, luces y otros accesorios con los que amenizará la misma. La administración establecerá aquellos límites y restricciones que sean necesarias para que la actividad no constituya un impedimento o estorbo para los miembros de la comunidad de Encantada o afecte la tranquilidad y sosiego de los hogares de la comunidad. TODA DECORACION O EQUIPO USADO EN SU ACTIVIDAD DEBERÁ SER REMOVIDO PARA LA HORA DE CIERRE. (UNA HORA ANTES). NO SE FIJARA DECORADO A PAREDES QUE NO SEA CON CINTA ADHESIVA (MASKING TAPE). La administración se reserva, el derecho de intervenir con la celebración de la actividad, si resultase que la misma observa condiciones y cualidades distintas a las reportadas y evaluadas en la solicitud, y si la continuidad de dicha actividad constituyera un estorbo para la comunidad y afecta irrazonablemente el ambiente y la tranquilidad de Encantada. Toda actividad observará las medidas restrictivas y limitaciones que disponga la administración del Club. Entre estas, serán obligatorias las siguientes: A) El nivel de decibeles autorizados para música y sonido no excederá los niveles permitidos por el Reglamento de Ruidos de la Junta de Calidad Ambiental B) No se permitirá música después de las 12:00 AM en área de piscina C) La actividad concluirá a la hora pautada, y nunca podrá exceder el horario fijado para el Club. D) La actividad deberá cumplir con aquella reglamentación que pudiera imponer el Servicio de Bomberos de Puerto Rico. E) La actividad no podrá observar una densidad, medida basado en espacio y personas, mayor de 166 personas en la planta alta y 70 personas en la planta baja. REGLAMENTO - ENCANTADA LAKESIDE CLUB 5

6 F) Toda actividad cuenta con los servicios de un guardia de seguridad en el estacionamiento durante la actividad. G) No se podrá fumar, en momento alguno, en las facilidades del Club. H) NO SE PERMITEN CERVEZAS EN CRISTAL I) Encantada provee sillas y mesas para las 166 personas autorizadas. No se permiten traer sillas o mesas adicionales. J) Prohibido grapar los manteles y adornos a mesas. K) Prohibido el uso de confetti en el salón y área de piscina L) Prohibidas las velas, vasos y copas de cristal en el área de la piscina. M) Prohibido depositar carbón utilizado en el grill, en los zafacones del área de piscina. El no observar las normas de limitación y restricción requeridas por la Asociación, dará lugar a la terminación inmediata de la actividad por parte de la Administración del Club, sin incurrir en responsabilidad para con el solicitante o sus visitantes. SECCIÓN VIII ESTACIONAMIENTO El solicitante deberá estimar el número de visitantes a la actividad. Las áreas de estacionamiento serán delimitadas y fijadas por la Administración del Club y de Encantada. Todo asistente a la actividad deberá observar estrictamente las instrucciones que reciba de la Admistración del Club sobre el estacionamiento. No se autorizará el estacionamiento en áreas adyacentes al Club que no sean particularmente designadas por la Administración para uso de estacionamiento. El solicitante será responsable de las consecuencias que conlleve el estacionamiento de vehículos fuera de las zonas particularmente delimitadas, e indemnizará a la Asociación por estacionamientos indebidos e ilegales que puedan causar daño a facilidades recreativas o a las áreas verdes de la comunidad. REGLAMENTO - ENCANTADA LAKESIDE CLUB 6

7 SECCIÓN IX USO DE LA PISCINA El uso de piscina estará permitido para la comunidad en aquellas fechas y horarios bajo aquellas condiciones que disponga de tiempo en tiempo la Junta de Directores de Encantada Homeowners Association, Inc. El arrendatario deberá pagar los servicios de un salvavidas directamente a la encargada de las Facilidades Acuáticas de Encantada. Se exige un salvavidas en toda actividad de la piscina. Más de 50 personas se requieren (2) salvavidas. La Junta de Directores de la Asociación aprobará el reglamento que gobernará el uso de la piscina del Club. SECCIÓN X LISTA DE INVITADOS El solicitante deberá proveer con al menos cinco (5) días con antelación a la fecha fijada para la actividad, los nombres y apellidos de los invitados autorizados a tener acceso a la actividad. Esta lista podrá recibir enmiendas durante el día de la actividad, mas será responsabilidad del solicitante llevar a cabo estos cambios directamente en el puesto de control de acceso de Encantada. La Asociación no será responsible por negarse el acceso a un invitado que no ha sido incluido en la lista de personas autorizadas a tener acceso a la actividad. Dicha responsabilidad la asume única y exclusivamente el solicitante. SECCIÓN XI ENMIENDAS La Junta de Directores de Encantada Homeowners Association, Inc. con el voto mayoritario de los miembros, presentes en reunión con el quórum reglamentario contituido, podrá aprobar enmiendas a este Reglamento Operacional, particularmente para ajustarlo a las experiencias tenidas con las actividades que se han autorizado y para regular situaciones no contempladas hasta entonces en este Reglamento. REGLAMENTO - ENCANTADA LAKESIDE CLUB 7

8 DECLARACION Y FIJACION DE TARIFAS ENCANTADA LAKESIDE CLUB ENCANTADA HOMEOWNERS ASSOCIATION, INC En reunión ordinaria de la Junta de Directores celebrada el 11 de junio de 2008, se aprobó por unanimidad el cargar como parte del alquiler del Lakeside Club los costos de energía y guardia de seguridad por el tiempo de duración de las actividades, según estas varíen de tiempo en tiempo. Habiendo la administración de Encantada, hecho los debidos análisis de los costos de energía y seguridad a junio 2008, se establecen las siguientes tarifas para uso de las facilidades de ENCANTADA LAKESIDE CLUB, estarán en vigencia, a partir del 12 de junio de 2008, y hasta tanto las mismas no sean revisadas o modificadas por la Junta de Directores de Encantada Homeowners Association, Inc. FACILIDAD DEPOSITO ALQUILER Planta Alta $ $ Planta Baja (piscina) $ $ Ambas Plantas $ $ 1, Barra - $ Alquiler incluye el 7% del IVU (Impuesto sobre Ventas y Uso). REGLAMENTO - ENCANTADA LAKESIDE CLUB 8