MARCO DE REFERENCIA PARA LA PLATAFORMA DE INTEROPERABILIDAD VOLUMEN VI: MANUALES DE USUARIO ANEXO VI. PORTAFIRMAS EN DISPOSITIVOS MÓVILES

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1 Interoperabilidad de los servicios telemáticos de la Administración Pública de la CAC Página 1 de 16 MARCO DE REFERENCIA PARA LA PLATAFORMA DE INTEROPERABILIDAD VOLUMEN VI: MANUALES DE USUARIO ANEXO VI. PORTAFIRMAS EN DISPOSITIVOS MÓVILES MANUAL DE INSTALACIÓN Y DE USUARIO Rev. Fecha Descripción 1 21/03/2012 Redacción inicial. 2 18/01/2013 Actualización del documento 3 08/03/2013 Se añaden nuevas capturas de pantalla para la instalación en ipad Documento : PLA-DOC-MAN-SPFMOVIL-Manual del Usuario_rev3.doc Ubicación ecarpeta: Preparado por Revisado por Aprobado por D.G.T.N.T. José Enrique Castellano Alayón Fecha: 03/05/2012 D.G.T.N.T. José Enrique Castellano Alayón Fecha: 08/03/2013 D.G.T.N.T. José Enrique Castellano Alayón Fecha: 08/03/2013

2 Página 2 de 16 INDICE 1. INTRODUCCIÓN INSTALACIÓN EN LOS DISPOSITIVOS MÓVILES IPHONE / IPAD / IPOD TOUCH ANDROID OTROS RECURSOS CASO DE USO: FIRMA DE UNA SOLICITUD ACCIONES...16

3 Página 3 de INTRODUCCIÓN Uno de los principales objetivos del Gobierno de Canarias consiste en situarse en un nivel alto de excelencia dentro del sector público y de la administración electrónica española, para lo cual debe modernizarse, mediante la implantación de un proyecto organizativo orientado a la simplificación de los procesos internos de gestión y al incremento de la eficacia y eficiencia en la prestación de servicios públicos a todos los ciudadanos, empresas, resto de administraciones y demás agentes sociales con los que se relaciona. La Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías, en adelante DGTNT, debe proporcionar la base tecnológica que permita la modernización de la gestión administrativa del Gobierno de Canarias. Con este fin, la DGTNT realiza los trabajos consistentes en la definición funcional, implantación y soporte operativo para la interoperabilidad de los servicios telemáticos de la Administración, proyecto PLATINO, con lo que se esta materializando la decidida vocación del Gobierno en potenciar y afianzar la administración electrónica. Con todo ello el Gobierno de Canarias se ha alineado en el logro de objetivos y alcance de hitos reflejado en el plan Europe 2010, promovido por la Comisión Europea, donde se define la administración electrónica como una de las prioridades de actuación. Ante la demanda de la posibilidad de realizar firma electrónica de documentos desde cualquier lugar, en cualquier momento y empleando dispositivos más amigables y ligeros que un ordenador portátil, como por ejemplo las tabletas electrónicas y los teléfonos inteligentes, motivo por el cual la DGTNT ofrece la posibilidad de extender la funcionalidad del portafirmas electrónico del Gobierno de Canarias a los diferentes dispositivos móviles inteligentes. Se pretende también el uso de los dispositivos móviles como elementos activos en la estrategia del Gobierno de Canarias hacia la eliminación del papel, la movilidad de sus empleados y el impulso de la Administración electrónica. A los beneficios conocidos del uso de la firma electrónica, como la mejora de la seguridad, el incremento de la productividad y la reducción de costes, se unen la posibilidad de intervenir en la realización de trámites administrativos desde cualquier lugar y en cualquier momento con total comodidad.

4 Página 4 de 16 Este documento es una guía de usuario que nos permitirá conocer las instrucciones para instalar los Certificados Digitales y el cliente de Viafirma Mobile en los distintos dispositivos móviles para la correcta realización de firmas móviles. 2. INSTALACIÓN EN LOS DISPOSITIVOS MÓVILES Para poder realizar firmas móviles en su dispositivo es necesario realizar dos pasos básicos: instalar su certificado digital al dispositivo móvil e instalar el cliente Viafirma Mobile. En los siguientes apartados le describimos las instrucciones necesarias dependiendo del tipo de su dispositivo. 2.1 IPHONE / IPAD / IPOD TOUCH El cliente móvil de Viafirma para estos tres dispositivos está disponible en el Apple Store de manera gratuita buscándola a través del nombre Viafirma o visitando el siguiente enlace: Para estos tres dispositivos de Apple nos ayudaremos de la transferencia de ficheros asociados a Aplicaciones disponibles en itunes. Como se muestra en las siguientes imágenes, sólo tenemos que añadir nuestro Certificado Digital (en formato.p12 o.pfx) a nuestra Aplicación Viafirma. Por lo que es necesario tenerla instalada previamente. Ejecutar itunes y Conectar el ipad al ordenador. En el submenú Aplicaciones localizar la aplicación Viafirma. Pulsar Añadir para vincular el certificado con la aplicación.

5 Página 5 de 16 Buscar el directorio donde se ha guardado el certificado de la FNMT, seleccionarlo y añadirlo pulsando Abrir Ahora aparecerá como Documento vinculado a la aplicación Viafirma: 2.2 ANDROID Para instalar el cliente Viafirma Mobile, se descargará del Android Market actualmente llamado Play Store identificados con alguno de estos dos iconos. Para usar el Certificado Digital desde Android únicamente tendrá que conectar su dispositivo al PC, portátil, etc. donde se tenga el archivo.p12 o.pfx. Se copia en el raíz (aconsejable) del sistema de ficheros del Android (da igual que esté en la tarjeta de memoria externa que en la memoria interna).

6 Página 6 de OTROS RECURSOS Para hacer posible la Firma Móvil se hacen uso de los Servicios de la plataforma de Autenticación y Firma Digital Viafirma, la cual dispone de un amplio número de videos y tutoriales en Youtube que le pueden resultar de interés y ayuda en la instalación y uso de sus certificados digitales: También dispone de las instrucciones actualizadas de instalación de Certificados Digitales y cliente de Viafirma en dispositivos móviles en la sección de FAQs en la web Viafirma Developers: Si tiene algún problema al instalar sus certificados digitales en algunos de sus dispositivos móviles, pónganse en contacto con CiberCentro. 4. CASO DE USO: FIRMA DE UNA SOLICITUD A continuación describimos un caso de uso básico correspondiente a la firma de una solicitud en el Portafirmas. Paso 1) Abrimos el navegador Web del dispositivo móvil asegurándonos previamente que tenemos conectividad a Internet. Paso 2) Introducimos la URL al Portafirmas: Si tiene instalado en su dispositivo móvil, el correo electrónico corporativo, recibirá un correo comunicándole que ha recibido una solicitud de firma. Podrá acceder directamente a la misma haciendo clic en el enlace identificado como Acceder a la Solicitud (ver figura).

7 Página 7 de 16 Paso 3) Pantalla de Login: En esta pantalla deberemos introducir nuestro nombre de Usuario y Contraseña. Tras esto pulsaremos Acceder.

8 Página 8 de 16 Paso 4) Dentro del Portafirmas: Tras logarnos se nos mostrará un listado de solicitudes pendientes. Imagen de cabecera del Portafirmas e información del usuario logado. Enlace para poder Cerrar Sesión y salirnos del Portafirmas. Esta sección se corresponde con el menú de navegación del Portafirmas donde tendremos acceso a las diferentes solicitudes: Enviadas (activas, todas), Recibidas (pendientes, todas), etc.

9 Página 9 de 16 Mediante este filtro de búsqueda podremos realizar búsquedas más concretas pulsando el botón Buscar Botón para firmar un lote de solicitudes seleccionadas, a través de los Checkbox en cada una de ellas. Aquí nos aparece el listado de solicitudes. Podemos hacer click en el checkbox de varias solicitudes para firmarlas en lote a través del botón Firmar documentos solicitudes seleccionadas o bien hacer click en la petición y acceder a su vista detalle. En nuestro caso pulsaremos en una de las solicitudes para acceder a su vista detalle y firmarla desde ahí. Basta con hacer click en el nombre de usuario, la materia o la fecha. Pulsando en el ckeckbox únicamente seleccionamos la petición, pero no accedemos a su vista detalle.

10 Página 10 de 16 Paso 5) Vista detalle de una solicitud de firma: Aquí podemos ver el estado de la solicitud de firma, en este caso Enviada, puesto que aún está pendiente de firma. Se muestran otros datos como el Solicitante, Destinatario, Resumen, Materia, Procedimiento, Expediente, Tipo de Documento, Plazo Máximo y Comentario. Este es un listado de acciones posibles sobre la solicitud. Dependiendo del estado de la petición se mostrarán unas u otras acciones. En nuestro caso nos interesa el botón Firmar Documentos para proceder con la firma de la solicitud. En esta sección se nos muestran todos los documentos y anexos que tiene asociada la solicitud. Así como botones para poder Descargar el documento, Obtener más información o Añadir una Nota.

11 Página 11 de 16 Por último, tenemos dos listados con el Histórico del Estado y el Histórico de la Solicitud, donde podemos consultar el registro de los distintos Estados por las que ha pasado esta solicitud. Para la prueba que nos ocupa, pulsaremos el botón Firmar Documentos. En caso de querer Reenviar la solicitud a otro usuario deberíamos pulsar Firmar Documentos y Reenviar. Paso 6) Confirmación de la Firma: En el caso de haber hecho click en Firmar Documentos nos aparecerá esta ventana donde podemos descargar el documento a firmar pulsando en el icono. Si queremos realizar la firma nos bastaría con introducir un Comentario y pulsar el botón Firmar Documentos (Móvil).

12 Página 12 de 16 En el caso de haber hecho click en Firmar Documentos y Reenviar se nos mostrará esta otra pantalla donde debemos seleccionar el Usuario al que queremos reenviar la solicitud. Introducimos el nombre del usuario y pulsamos el botón Buscar. Después pulsaremos en el icono bajo el usuario encontrado para seleccionarlo como Destinatario. Tras esto deberemos introducir un comentario (opcional) y pulsar el botón Firmar Documentos y Reenviar (Móvil). Por último, veremos una última ventana de confirmación. Donde pulsaremos Aceptar.

13 Página 13 de 16 Paso 7) Firma a través del cliente Viafirma Mobile: A continuación nos aparecerá el cliente Viafirma Mobile donde seleccionaremos el certificado que queremos usar e introduciremos el PIN de dicho certificado. Esta pantalla se corresponde con el cliente de Viafirma en un iphone. El aspecto puede cambiar dependiendo del tipo de dispositivo móvil: Android, ipad, iphone, Blackberry, etc. Pero en todos ellos, lo que se solicita es la selección de uno de los certificados instalados en el dispositivo. A continuación nos solicitará el PIN del certificado seleccionado y el dispositivo firmará internamente los documentos.

14 Página 14 de 16 Paso 8) Retorno a Portafirmas y registro de la firma Tras firmar los documentos seleccionando el certificado correspondiente, el cliente Viafirma Mobile nos enviará de nuevo al Portafirmas, a la vista en detalle de la solicitud firmada, donde se nos mostrará un mensaje informativo con el resultado de la Firma. Como podemos observar, la firma se ha realizado con éxito, pero el estado aún se encuentra en Enviada. Esto es porque el sistema Portafirmas aún no ha registrado la firma. Tras unos segundos veremos que el estado se actualiza. Mientras tanto podríamos seguir navegando por el Portafirmas consultando o firmando otras solicitudes. Finalmente el estado pasa a ser Firmada Mostrándose una fecha de Fin.

15 Página 15 de 16 Como antes, tenemos una lista de información sobre la solicitud de firma que nos ocupa. Ahora nos aparece una sólo acción posible: Archivar, puesto que la solicitud ya se encuentra Firmada. En la sección Documentos vemos que aparecen más iconos, teniendo la posibilidad de Descargar el documento original, Descargar el documento de Firma, Comprobar la Firma u Obtener más información. Descargar Documento: Permite al usuario Abrir/Guardar el documento principal firmado con la casilla de la firma estampada al pie del mismo. Descargar Firma Documento: Permite descargar la firma del documento en formato XML. Comprobar Firma Documento: Permite comprobar la validez de la firma del documento y la relación de firmantes del mismo. Auditoría: Muestra al usuario, una ventana de auditoría del documento.

16 Página 16 de 16 Tras esto podemos dar por finalizada el proceso de firma y podemos hacer click en el enlace CERRAR SESIÓN en la cabecera del Portafirmas, saliendo del sistema y volviendo al menú de Login. Con esto podemos cerrar el navegador web y dar por finalizado este caso de uso. 5. ACCIONES Dependiendo del estado de la solicitud, se pueden tomar las acciones que se describen a continuación: Eliminar Solicitud = Se podrá eliminar una solicitud si se encuentra en alguno de los estados siguientes: Iniciada, Enviada o Requerida. Se trata de una eliminación lógica por lo que no se eliminara del sistema, no se podrá recuperar pero si consultar una vez eliminada. Reiterar Solicitud = Se trata de enviar un mensaje de correo al destinatario de la solicitud, recordándole que tiene pendiente de tramitar la misma. No admite ningún tipo de parámetro. Requerir Solicitud = No estar conforme con la solicitud. Se cambia de estado a Requerida, se le notifica al solicitante de tal hecho vía correo electrónico para que proceda a reparar la solicitud. Validar Solicitud = Estar conforme con la solicitud. Se cambia el estado a Validada y queda pendiente de la firma. Reenviar Solicitud = Se reenvía la solicitud de firma a otro destinatario distinto del destinatario inicial, se le notifica vía correo electrónico. No cambia el estado de la solicitud. Rechazar Solicitud = Se rechaza de plano la solicitud. Se cambia el estado a Rechazada y se devuelve al solicitante de la firma. Firmar Documentos = Permite firmar electrónicamente los documentos principales que acompañan la solicitud de firma seleccionada y dar por terminado el proceso. Firmar Documentos y Re-enviar = Permite firmar electrónicamente los documentos principales que acompaña la solicitud de firma seleccionada y el reenvío de la misma a otro destinatario.