MANUAL DEL SERVICIO DE ACTOS DE COMUNICACIÓN DEL ICPM

Transcripción

1 MANUAL DEL SERVICIO DE ACTOS DE COMUNICACIÓN DEL ICPM

2 INDICE - 0. Introducción - 1. Organización y regulación - 2. Tipología de los actos - 3. Requisitos de los actos a comunicar - 4. La Solicitud - 5. La Recepción y El Registro - 6. La Gestión Y Tramitación - 7. Los plazos - 8. La práctica de los actos de comunicación - 9. Excepciones Actuaciones Finales Seguimiento y Estados de las Solicitudes Los Formularios 1

3 INTRODUCCION En las recientes reformas legislativas se establece que para la práctica de los actos procesales y demás funciones atribuidas a los Procuradores, los Colegios de Procuradores organizarán los servicios necesarios. Siendo una de las más recientes e importantes funciones atribuciones a los procuradores la realización de Actos de Comunicación, resulta imprescindible la creación de un Servicio de Actos de Comunicación en el seno del propio Colegio de Procuradores. A través de los actos de comunicación, se garantiza la efectividad del derecho a la tutela judicial efectiva, reconocido en el art. 24 de la Constitución. La falta o demora en la de realización del acto de comunicación o su realización defectuosa, coloca al interesado en una situación de indefensión, lesiva del derecho a la tutela judicial efectiva, siempre que no sea consecuencia de su pasividad, negligencia u otro tipo de conducta imputable al interesado, que puede dar lugar a la nulidad de todas las actuaciones procesales posteriores. Por todo ello el Ilustre Colegio De Procuradores De Madrid en sesión de Junta De Gobierno de 6 de Julio de 2015 y posterior modificación en sesión de Junta de 13 de Octubre de 2015, aprobó el Reglamento 3/2015 por el que se regula el Servicio De Actos De Comunicación del ICPM. El presente manual tiene a efecto aclarar, describir y detallar la forma de poner en práctica de forma efectiva, dicho servicio en base a las normas aprobadas en el citado Reglamento. 2

4 1. Organización y regulación: Como recoge el Reglamento 3/2015, del Ilustre Colegio De Procuradores De Madrid, el Servicio De Actos De Comunicación, será dirigido y supervisado por la Junta de Gobierno y los actos de comunicación, se realizaran bajo la dirección de la Comisión De Actos De Comunicación Judicial, de la que formaran parte aquellos Procuradores que reúnan los requisitos fijados por la Junta de Gobierno, sin perjuicio de la obligación de éstos de dar cuenta a la Junta de Gobierno, de conformidad con lo previsto en el citado reglamento de Actos De Comunicación, y en los protocolos que se dicten al efecto, entre los cuales se sitúa el presente manual de funcionamiento. El Servicio De Actos De Comunicación Del ICPM, tendrá atribuidas las siguientes competencias: a) El registro, clasificación, calificación y atribución de las diligencias encomendadas, así como la preparación y programación de los actos de comunicación solicitados. b) El seguimiento, e información al solicitante del estado de las diligencias encomendadas. c) El registro de los resultados de los actos de comunicación practicados, e información al procurador solicitante u a los órganos judiciales solicitantes. d) Confección de cuantas estadísticas e informes, sean conducentes a efectos de control y seguimiento de la actividad el servicio. 3

5 2. Tipología de los actos: Por acto de comunicación, se entiende aquella actuación que tiene por objeto poner en conocimiento de las partes o de un tercero una resolución del Juez o del Secretario Judicial. Dentro de los actos de comunicación se distinguen los siguientes: a) Notificaciones: Se considera a los actos dirigidos a poner en conocimientos del destinatario alguna resolución o actuación. b) Emplazamientos: Son los actos que tienen por objeto que su destinatario se persone o actúe dentro de plazo. c) Citaciones: Son los actos cuya finalidad es que el destinatario se persone o actúe en un lugar, fecha y hora determinados. d) Requerimientos: Son aquellos actos cuyo objetivo es ordenar una conducta o inactividad a su destinatario. e) Mandamientos: Son aquellos en los que se ordena librar certificaciones, testimonios, o cualquier otra actuación a (Notarios, Registradores de la propiedad, Registradores Mercantiles, Registradores de Buques, Registradores de venta de plazos de bienes muebles o funcionarios al servicio de la Administración de Justicia). f) Oficios: Son aquellos actos dirigidos a autoridades no judiciales o funcionarios distintos a los previstos en los mandamientos. Este servicio practicará en régimen de sustitución entre Procuradores, los actos de comunicación judicial, aquellos que provengan de una petición de auxilio judicial y en su caso auxilio internacional, cuando lo encomienden los Procuradores y deban realizarse en el ámbito territorial del Colegio. También realizará los actos de comunicación que se deriven de Convenios suscritos con la Administración, en este caso el sistema de entrega y requisitos será el que se recoja en los protocolos que se firmen al efecto. 4

6 3. Requisitos de los actos a comunicar. El procurador entregará en el mismo momento de la solicitud, original del acto a comunicar, así como de la documentación adjunta que proceda, y el formulario de solicitud debidamente cumplimentado, en el que se debe identificar claramente el procedimiento, numero y juzgado o tribunal, descripción del acto a comunicar y descripción de la documentación adjunta, así como los datos del solicitante, en la forma que el modelo de solicitud así lo requiere. Podrá añadirse otra documentación con posterioridad si no hubiera sido entregada inicialmente en aquellos casos que sea posible y que la normativa legal lo posibilite, o como acto de subsanación ante una deficiencia detectada, de carácter reparable. Los requisitos concretos que deben reunir las copias de las resoluciones a notificar, las cedulas de citación y emplazamiento, los requerimientos y los oficios y mandamientos de forma específica y que serán comprobados en presencia del procurador solicitante en caso de las solicitudes presenciales, son: Oficios: Que el mismo cumple los requisitos y prevenciones previstas en la Ley, que consta correctamente reseñada la entidad a la que va dirigido, y que consta la firma y sello del secretario judicial que lo acuerda, de estar sujeto a plazo, deberá advertirse y entregarse con una antelación mínima de tres días al vencimiento del plazo. 5

7 Mandamientos: Que cumplan los requisitos reseñados en el apartado anterior, que se entrega por duplicado y que el mismo es firme, salvo que el procurador sustituido o el solicitante pretendan y adviertan expresamente que solo se presente en el registro para tomar asiento en el libro diario. Si de la presentación del mandamiento, se desprende la prórroga de un asiento o está sometido a algún plazo perentorio, deberá advertirse expresamente y ser entregado en el servicio, con una antelación mínima de tres días al vencimiento. Si se tratase de mandamientos dirigidos al Registro de la Propiedad o al Registro Mercantil, se entrará en todo caso el justificante de haber efectuado la liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados; podrá encomendase al Servicio De Actos De Comunicación la liquidación del impuesto correspondiente para lo que deberá proveer fondos, con una antelación mínima de 10 días a la fecha de expedición del mandamiento, y en todo caso dentro de los veinte días a la fecha del vencimiento de la liquidación del impuesto en período voluntario. En ningún caso se aceptar mandamientos sin el justificante del abono del impuesto, ni solicitudes de liquidación del mismo al Servicio De Actos De Comunicación fuera del período de pago voluntario. Notificaciones, requerimientos, citaciones o emplazamientos: Que el mismo cumple los requisitos y prevenciones previstas en la Ley, que consta correctamente reseñada la entidad a la que va dirigido, y que consta la firma y sello del secretario judicial que lo acuerda, que a la misma se une la documentación necesaria, haciendo constar el número de hojas y el número de los documentos que la acompañan. 6

8 4. La Solicitud. Las solicitudes de actos de comunicación podrán efectuarse tanto por vía telemática, como por entrega física, los mismos cauces serán utilizados para la remisión de modificaciones, subsanaciones o anulaciones de diligencias previamente remitidas al Servicio de Actos de Comunicación, según el medio de solicitud utilizado se actuará de la siguiente manera: a) Las solicitudes recibidas de forma telemática serán fechadas y selladas, previa comprobación en el sistema de gestión procesal que se habilitará para la gestión del servicio. A los solicitantes se les entregará un recibo en el que consten el día y la hora de aceptación, y el nombre del Procurador adscrito al servicio que le sustituirá en el acto de comunicación, y cuya aceptación deberá ser remitida de inmediato por el sustituido, asimismo se les facilitará un seguimiento continuo del estado de la tramitación. b) Las solicitudes recibidas de forma presencial, serán comprobadas in situ a efectos de confirmar su validez y se aceptaran previa cumplimentación del formulario de solicitud habilitado para tal efecto. Procediendo a fecharlas sellarlas y registrarlas de igual forma que las recibidas por vía telemática con entrega inmediata de resguardo acreditativo de su aceptación en el que constará el nombre del Procurador adscrito al servicio que le sustituye y cuya aceptación se firmará en el momento, además se le facilitará el mismo seguimiento del estado de tramitación. Los impresos de solicitud deberán ser correctamente cumplimentados para su aceptación, tanto los presentados telemáticamente como los presentados de forma presencial; con la correcta concordancia en su caso de la documentación adjunta si la hubiera, con respecto al acto que se comunica. 7

9 5. La Recepción y El Registro. Todas las solicitudes que se reciban serán registradas en el sistema informático de registro de actos de comunicación, tanto las recibidas presencialmente como las que se reciban por medio telemático, incorporando todos los datos que exija la aplicación, y su admisión a trámite previa comprobación de que se cumplen los requisitos formales descritos en el apartado 4º de este manual y de que se aporta toda la documentación preceptiva en cada caso. Si se observan defectos que sean subsanables desde el propio servicio, se comunicará al solicitante, formulando oficio de subsanación, en el que se indique el error corregido. Con carácter general se intentarán subsanar las deficiencias evitando la devolución al solicitante, previo consentimiento del mismo. Si los defectos fueran insubsanables, se procederá a anular la solicitud en el registro, sin que eso conlleve que se eliminen los datos registrados, sino que se dará a la solicitud el estado de anulada, y se procederá a la devolución al solicitante del acto solicitado y toda la documentación adjunta si la hubiese; por lo que si la solicitud se hizo presencialmente, deberá el solicitante, personarse a recogerla a las dependencias del servicio en un plazo máximo de 24 horas; en ningún caso se enviara la documentación por ningún medio postal. Todas las solicitudes que adolezcan de falta de documentación o de los requisitos anteriormente exigidos serán rechazadas, si el solicitante se niega a subsanarlas. 8

10 6. La Gestión Y Tramitación. Una vez registrada la solicitud, se procederá a verificar si existen motivos de urgencia o prioridad de la solicitud sobre otra anteriores pendiente de tramitar por motivos judiciales (procedimientos con preso, sobre violencia domestica, o citaciones urgentes) así de si es necesario el auxilio de terceros (policía local, autonómica o nacional, guardia civil, asistentes sociales, etc. ) destacando estas circunstancias en el registro informático del Servicio De Actos De Comunicación. Una tenidas en cuenta estas últimas comprobaciones y aceptada la solicitud, se procederá a introducir la copia de la resolución a notificar, la cédula o el requerimiento y toda la documentación adjunta en una galga transparente o sobre, que será sellado por el Servicio y custodiado en el archivo habilitado a tales efectos, de forma que solo pueda ser abierto una vez que sea entregado al destinatario, a fin de salvaguardar la debida protección de los datos contenidos en ella, y así será entregado al procurador adscrito al servicio que vaya a tramitar el acto de comunicación. El servicio designará, dentro del listado oficial de procuradores adjuntos al mismo, y por riguroso orden numérico en razón de su incorporación al mismo al procurador que vaya a tramitar el acto de comunicación. 9

11 El servicio expedirá justificante de entrega en el que se hará constar: a) Oficios: La entidad u organismo destinatario, número de autos, juzgado y fecha del oficio, indicando si está sujeto a plazo el vencimiento del mismo. b) Mandamiento: El Registro de la Propiedad o Mercantil competente, número y localidad, Notario o Funcionario de la Administración de Justicia al que va dirigido y fecha de expedición, indicando si está sujeto a plazo el vencimiento del mismo. c) Cedula de citación y Cedula de requerimiento: lugar, fecha y hora para comparecer y actuar, y el plazo para personarse. d) Cedula de emplazamiento: lugar, fecha y hora para comparecer y actuar, y el plazo para personarse y realizar la actuación procesal. El procurador adscrito al servicio que haya sido designado para la realización del acto de comunicación, recibirá una comunicación telemática para que proceda a la retirada de la documentación en el plazo improrrogable de 48 horas cuya aceptación será de aceptación inmediata y de carácter obligatorio. 10

12 7. Los plazos. Una vez recibida por el procurador que va a tramitar el acto de comunicación, el mismo deberá realizarse de acuerdo a los siguientes plazos: a) Tres días, en caso de urgencia previamente indicada por el solicitante. b) Cinco días para oficios y mandamientos no sujetos a plazo. c) Un día antes del vencimiento como mínimo en caso de oficios y mandamientos sujetos a plazo. d) Dos días desde la recepción en el caso de notificaciones, requerimientos, citaciones o emplazamientos. 11

13 8. La práctica de los actos de comunicación. La realización personal al destinatario solo se lleva a cabo en los casos en que no haya sido posible la realización por correo, telegrama o cualquier otro medio técnico que permita dejar constancia de su realización, cuando así esté establecido en las leyes procesales. Cuando el acto de comunicación se realiza personalmente con el destinatario, se efectuará en su domicilio pudiendo darse las siguientes situaciones: a) Si se encuentra en casa: Se le entrega copia de la resolución que se notifica o cédula de notificación, citación, emplazamiento o requerimiento según proceda y se documenta el acto por medio de diligencia que firmará el procurador y el destinatario. Si se negara a recibir la copia o cédula o no quiere firmar la diligencia se le hará saber que queda a su disposición en la Oficina Judicial, produciendo la comunicación todos sus efectos, y se hará constar estas circunstancias en la diligencia. b) Si no se encuentra en casa y la dirección es correcta: Puede efectuarse entrega a cualquier empleado, familiar o persona con la que conviva mayor de 14 años, que se encuentre en el lugar o al conserje de la finca, y si se realiza en el lugar de trabajo no ocasional a cualquier persona que manifieste conocer al destinatario o en la dependencia encargada de recibir documentos, haciéndole constar la obligación de entregar la documentación al destinatario. En la diligencia se deberá hacer constar la fecha y hora y el nombre tanto del destinatario como de quien recibe la documentación, identificado este último mediante DNI o tarjeta de residencia, así como la relación existente entre ellos. 12

14 c) Si no se encuentra a nadie: Se realizaran las averiguaciones pertinentes para confirmar si es el domicilio del destinatario, y si de las averiguaciones se desprende que el domicilio es correcto, se intentará su cumplimiento a diferentes horas. d) Si la dirección es incorrecta: Se extenderá diligencia negativa y se procederá en el mismo Servicio Común De Actos De Comunicación a consultar los registros públicos a los que tenga acceso el mismo para comprobar un nuevo domicilio. *En todos los casos en que se proceda a entregar documentación a quienes no sean los destinatarios se harán con él sobre cerrado y en la diligencia se debe dejar constancia de que la documentación se ha entregado con la prevención de carácter reservado y confidencial de los datos contenidos en ellas y de la obligación de asegurar por quien lo reciba que no se transmitirán ni publicarán públicamente, de conformidad con la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. 13

15 9. Excepciones. Hay que tener en cuenta para la práctica de los actos de comunicación con independencia de lo anteriormente descrito, las especialidades previstas en la Ley de Procedimiento Laboral (TRLPL) o en la Ley de Enjuiciamiento Criminal (LECr) cuando se practiquen actos en estas jurisdicciones: a) Actos de Comunicación en procedimientos de lo social: En las comunicaciones reguladas por el TRLPL, si la copia o cédula se entrega a persona distinta al destinatario hay que advertirle, que ha de cumplir el deber público que se le encomienda, y que está obligado a entregar la copia o cédula al destinatario o a darle aviso con advertencia de que puede ser sancionado con multa de 20 a 200, si se niega a la recepción o no hace entrega a la mayor brevedad, que ha de comunicar a la oficina judicial la imposibilidad de entregar la comunicación y que tiene derecho al resarcimiento de los gastos que se le ocasionen. b) En los actos de comunicación que se deben realizar conforme a lo establecido en la LECr hay que tener en cuenta las siguientes diferencias en relación a la regulación de la LEC, que tiene carácter supletorio, que son las siguientes: 14

16 Si el destinatario no sabe firmar se prevé que lo haga otra a su ruego. Si el destinatario se niega a firmar, el art. 171de la LECr, exige que firmen dos testigos buscados a efecto que no se pueden negar a serlo bajo multa de 25 a 100 ptas. En aquellos casos en que el destinatario no sea hallado se puede entregar la copia o cédula a pariente, familiar o criado mayor de 14 años o a uno de los vecinos más próximos. A diferencia de la LEC, se incluye a uno de los vecinos más próximos y no se incluye al conserje o portero. También difiere el importe de la multa que se les puede imponer, en caso de incumplir la obligación de entregar al destinatario la documentación recibida, al establecer que el importe será de 25 a 200 pesetas (173 LECr). (Los importes no se han modificado en las sucesivas reformas que se han realizado, pero en todo caso debe entenderse por el equivalente en euros). 15

17 10. Actuaciones Finales. Esta última fase implica la realización de las siguientes actuaciones: a) Acreditación del resultado de las diligencias y entrega de la documentación generada en la práctica de la misma. b) En caso de actos de comunicación que hayan resultado negativos y siempre que estos no sean impracticables, se reciclan, es decir, se vuelven a repartir al funcionario del Servicio De Actos De Comunicación, para que efectué cuantas averiguaciones sean posibles sobre un nuevo domicilio. * Si las averiguaciones resultan positivas, se vuelve a trasladar al procurador que estuviera realizando el acto de comunicación para que efectúe nuevo intento. * Si las averiguaciones resultan negativas, se da por finalizado el acto y se devuelve toda la documentación al solicitante con resultado negativo. c) Los funcionarios encargados del servicio, proceden a dar de baja el acto con resultado positivo o negativo en cada caso. d) Se pueden devolver las diligencias intentadas sin efecto en dos ocasiones, por considerarse negativas. e) El tiempo empleado en la práctica del acto de comunicación se computa desde la fecha de entrada al servicio hasta su devolución efectiva al órgano ordenante. 16

18 11. Seguimiento y Estados de las Solicitudes. Durante todo el proceso de acto de comunicación el solicitante puede estar informado del estado de la tramitación, tanto efectuando consulta al servicio, como de forma telemática. Para lo que el estado de las actuaciones será catalogado de la siguiente forma, si se encuentran en trámite: a) Diligencias Registradas: Son aquellas que los solicitantes remiten al servicio y que aun no se han repartido. b) Diligencias Asignadas: Son aquellas que se han repartido y están pendientes de tramitación por el colegiado al que le ha recaído. c) Diligencia Incompletas: Son aquellas que una vez repartidas y pese a las revisiones previas, se ha detectado error subsanable, que son devueltas al servicio para subsanación y posterior nuevo intento de notificación. d) Diligencias Recicladas: Son aquellas que tras un intento de comunicación fallido, deben volver a intentarse en otro domicilio, o en otro horario o cuando en la primera búsqueda no ha sido localizado el interesado y debe repetirse el intento. Una vez finalizadas serán catalogadas de la siguiente forma: a) Diligencias Negativas: Son aquellas en las que, con independencia de la causa que lo motive, no se han podido realizar. b) Diligencias Positivas: Son aquellas que se han realizado correctamente. 17

19 12. Los Formularios. Tanto para la solicitud del acto de comunicación en el Servicio de Actos de Comunicación de Ilustre Colegio de Procuradores de Madrid, por parte del solicitante; como para la notificación del resultado del acto de comunicación al mismo servicio por parte del colegiado que lo tramita deben de utilizarse los modelos oficiales que se acompañan a continuación. Advirtiendo que no se dará por valida ninguna solicitud realizada en otro formato, ni telemática ni presencialmente, así como no se dará por válida la comunicación de la realización del acto por parte del procurador que la efectúe si no se utilizan los modelos de diligencia que se habilitaran para tal efecto y que también se acompañan a continuación. 18