CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ PÍNULA DEPARTAMENTO DE GUATEMALA AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 GUATEMALA, MAYO DE 2016

2 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ PÍNULA DEPARTAMENTO DE GUATEMALA AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 GUATEMALA, MAYO DE 2016

3 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera Limitaciones al Alcance Otras Limitaciones 4.2 Área Técnica 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad

4 5.3 Estados Financieros Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Notas a los Estados Financieros 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Control Interno Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables 7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO 9. COMISIÓN DE AUDITORÍA INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1) Misión (Anexo 2) Estructura Orgánica (Anexo 3) Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4) Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5) Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) Nombramiento Forma Única de Estadística Formulario SR1 Anexo del Especialista

5 Guatemala, 23 de mayo de 2016 Señor Miguel Ángel Solares Montenegro Alcalde Municipal Municipalidad de San José Pínula Departamento de Guatemala Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los) Nombramiento (s) No. (s) DAM de fecha 28 de octubre de 2015, he (hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad de San José Pínula, del Departamento de Guatemala, con el objetivo de evaluar la información financiera y presupuestaria contenida en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria de Ingresos y Egresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal Nuestro examen incluyó la evaluación de la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado, se detectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Deficiencias en el proceso de Auditoría Interna Recomendaciones de auditoría anterior, no cumplidas

6 HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Incumplimiento a normativa en el uso de Fondo Rotativo Reglamento no actualizado Utilización de vales de manejo del Fondo Rotativo sin autorización de la Contraloría General de Cuentas Aplicación incorrecta de renglones presupuestarios Deficiencias en el registro de nóminas de personal contratado por renglón 022 Inadecuado control y registro de pagos Deficiencias en la contratación del personal del renglón 029 Deficiente control de asistencia del personal Deficiencia en la suscripción de contratos Atraso en aporte al plan de prestaciones Cuentas por pagar no registradas Falta de presentación de inventario Concejo Municipal no fiscaliza operaciones financieras y administrativas Incumplimiento a la Ley de Acceso a la Información Falta de publicación de documentos de los eventos en el portal de Guatecompras Falta de actualización en el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP- No se actualiza el Plan Operativo Anual Varios incumplimientos a la Ley de Contrataciones del Estado Deficiencias en bases de cotización y/o licitación La Comisión de Auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Licda. Susel Yesenia San Jose Paz (Coordinador) y Licda. Cecilia Ileana Lemus Barrientos (Supervisor). El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en detalle en el informe de auditoría adjunto.

7 Atentamente, ÁREA FINANCIERA Licda. SUSEL YESENIA SAN JOSE PAZ Coordinador Gubernamental Licda. CECILIA ILEANA LEMUS BARRIENTOS Supervisor Gubernamental

8 Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del Derecho Público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República de Guatemala, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

9 Contraloría General de Cuentas 2 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. El Acuerdo Gubernativo Número , Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y Normas Internacionales de Auditoría. Nombramiento DAM de fecha 28 de octubre de OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la información financiera y presupuestaria contenida en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria de Ingresos y Egresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal Específicos Verificar los saldos de las cuentas del Balance General, que por la materialidad y naturaleza sean significativos. Verificar los Ingresos y Gastos revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el Presupuesto de Ingresos y Egresos se haya ejecutado atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia. Evaluar el adecuado cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y otros aspectos legales aplicables. Evaluar la estructura de control interno, establecida en la entidad. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables.

10 Contraloría General de Cuentas 3 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que las rigen. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la revisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y, de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe a continuación: Del Balance General las cuentas siguientes: Cuenta contable 1112 Bancos, se evaluó una muestra de conciliaciones bancarias; cuenta contable 1133 Anticipos, se evaluó una muestra de expedientes de contrato, de los anticipos otorgados durante el período 2015; cuenta contable 1134 Fondo en Avance, se evaluó una muestra de liquidaciones del fondo; cuenta contable 1234 Construcciones en Proceso, se evaluó una muestra de expedientes de contrato, de las estimaciones pagadas; cuenta contable 1238 Bienes de uso Común, se evaluó un expediente de contrato y cuenta contable 2113 Gastos del personal a pagar, se evaluó una muestra de los registros efectuados en la Sub cuenta de primer grado 04 Retenciones a pagar, auxiliar 1 número 122 Timbres y Papel Sellado y número 205 Impuesto Sobre la Renta sobre Dietas. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: 5172 Transferencias Corrientes del Sector Público, de la cual se evaluó una muestra de recibos de ingresos 7B; y del área de Egresos la cuenta contable número 6111 Remuneraciones, se evaluó una muestra de expedientes de planilla de los meses de octubre, noviembre y diciembre de 2015.

11 Contraloría General de Cuentas 4 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público de Entidades Descentralizadas, y Autónomas no Financieras, de las que se evaluó una muestra de los recibos de ingresos 7B, su oportuno depósito y registro. Del área de Egresos, los Programas siguientes: Programa 01 Actividades Centrales, actividad 01 Concejo Municipal, renglón presupuestario 062, Dietas para cargos representativos, Actividad 04 Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, renglón presupuestario 011 Personal permanente; Programa 02 Proyecto Central, proyecto 1, renglón presupuestario 332 Construcciones de bienes nacionales de uso no común; Programa 11 Servicios Públicos Municipales, actividad 1 Servicios públicos municipales, renglones presupuestarios 011 Personal permanente y 022 Personal por contrato; asimismo, los proyectos número 6 y 7, renglón presupuestario 331 Construcciones nacionales de bienes de uso común; Programa 12 Gestión de la educación, proyecto número 02, renglón 332 Construcción de bienes nacionales de uso no común; Programa 14 Seguridad Ciudadana, actividad 02 Policía Municipal de Transito y Juzgado de Asuntos Municipales departamento de Guatemala, renglón presupuestario 022 Personal por contrato; y Programa 15 Red Vial, Proyectos de Código 1, 2, 6 y 11, renglón presupuestario 331 Construcción de bienes naciones de uso común, considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes: 000 Servicios personales y 300 Propiedad, Planta y Equipo e Intangibles, exclusivamente los expedientes que se detallan como muestra en las cédulas analíticas correspondientes. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. Limitaciones al Alcance La Encargada de Recursos Humanos, elaboró una sola nómina quincenal de personal contratado, bajo los renglones presupuestarios de gasto 011 Personal Permanente y 022 Personal por contrato, durante el período comprendido del 1 de enero al 15 de septiembre de 2015; lo que limitó la fiscalización, derivado a que impidió aplicar pruebas sustantivas y de cumplimiento, para constatar la razonabilidad de los gastos pagados y afectación presupuestaria correspondiente; así como el registro en la cuenta contable 6111 remuneraciones.

12 Contraloría General de Cuentas 5 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Otras Limitaciones No se pudo constatar la veracidad de los datos de las fotocopias de las patentes de comercio y/o sociedad de las empresas constructoras, a las cuales se les adjudicó los proyectos tomados en muestra de auditoría. No obstante que se remitió Oficio No. 30-DAM , de fecha 28 de enero de 2016, dirigido al Registrador Mercantil General de la República, solicitando dicha información, porque no fue proporcionada. 4.2 Área Técnica De conformidad con el Acuerdo No. A , de fecha 26 de febrero de 2013, de la Contraloría General de Cuentas, se trasladaron las solicitudes a la Dirección de Infraestructura Pública, mediante oficios números: OF.DAM y OF.DAM , de fechas 23 de noviembre de 2015 y 23 de febrero de 2016 respectivamente, para auditar proyectos detallados a listados adjuntos a las mismas, quienes rendirán informe por separado. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVO Bancos Al 31 de diciembre de 2015, la Cuenta 1112, presenta disponibilidades por un valor de Q5, 527,016.70, integrada por 3 cuentas bancarias como se resume a continuación: una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora), 2 cuentas receptoras; abiertas en el Sistema Bancario Nacional. Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los bancos al 31 de diciembre de 2015.

13 Contraloría General de Cuentas 6 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Anticipos Al 31 de diciembre de 2015 la Cuenta Contable 1133 Anticipos, presenta en el Balance General el saldo de Q3,090,837.33, correspondiente a anticipos a Contratistas para la ejecución de obras, los cuales no se amortizaron al cierre del ejercicio fiscal, siendo los siguientes: No. CONTRATISTA PROYECTO VALOR 1 INVERPLUS, SOCIEDAD ANONIMA 2 INVERPLUS, SOCIEDAD ANONIMA 3 VASQUEZ,MENENDEZ,,PLUTARCO,RENE 4 INVERPLUS, SOCIEDAD ANONIMA 5 INVERPLUS, SOCIEDAD ANONIMA 6 ICP ASOCIADOS, SOCIEDAD ANONIMA 7 AJU,MUCIA, MARTIN, 8 INVERPLUS, SOCIEDAD ANONIMA CONSTRUCCION DE EDIFICIO MUNICIPAL SAN JOSE PINULA FASE II Q96, CONSTRUCCION INSTITUTO TECNOLOGICO CASCO URBANO, MUNICIPIO DE SAN JOSE PINULA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA Q927, MEJORAMIENTO CALLE(S), ALDEA SAN LUIS SECTOR PUERTA NEGRA FASE II, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ PINULA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA Q44, CONSTRUCCION EDIFICIO MUNICIPAL FASE III, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ PINULA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA Q253, MEJORAMIENTO CALLE(S), ALDEA CONCEPCIÓN PINULA FASE I, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ PINULA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA Q 477, MEJORAMIENTO CALLE(S), ALDEA EL PLATANAR, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ PINULA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA Q299, MEJORAMIENTO CALLE(S), COLONIA SANTA SOFÍA FASE IV, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ PINULA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA MEJORAMIENTO CALLE(S), CASCO URBANO FASE II, MUNICIPIO DE SAN JOSE PINULA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA Q344, Q647, TOTAL Q3,090, Fondos en Avance Esta Municipalidad administró un Fondo Rotativo, por un valor aprobado de Q15,000.00, el cual fue liquidado al 30 de diciembre de 2015 y en el transcurso del período auditado se pagó por este medio, la cantidad de Q395, Al 30 de diciembre se realizó un depósito por valor de Q84.05, según boleta de depósito No , a la cuenta bancaria número Cuenta Única del Tesoro Municipal. Asimismo, se autorizó un Fondo en Avance Temporal, por la cantidad de Q30,000.00, con la finalidad de realizar la adquisición de servicios, suministros y otros para actividades de feria titular (Ver hallazgos Relacionados con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 1,2, y 3.) Construcciones en Proceso Al 31 de diciembre de 2015, la cuenta contable 1234 presenta un saldo de

14 Contraloría General de Cuentas 7 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Q53,160,060.18, por concepto de pago de estimaciones de proyectos de construcción. Bienes de Uso Común Al 31 de diciembre de 2015, la cuenta contable 1238 presenta un saldo de Q70,962, PASIVO Gastos del Personal a Pagar Al 31 de diciembre de 2015, la cuenta contable 2113 presenta un saldo de Q106,110.41, integrado de la siguiente manera: No. Descripción Valor Q 1 Plan de prestaciones empleado municipal 39, Timbre y papel sellado 3, Cuotas IGSS 27, Prima de Fianza Impuesto sobre la Renta 20, ISR sobre dietas 5, ISR sobre relación de dependencia Retenciones judiciales 8, Total 106, De todas las áreas, se evaluó exclusivamente lo indicado en el alcance de auditoría Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos Transferencias corrientes recibidas Las transferencias corrientes del sector público recaudadas y registradas al 31 de diciembre de 2015, ascienden a la cantidad de Q4,917,

15 Contraloría General de Cuentas 8 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Gastos Gastos de Consumo De los gastos de consumo, se tomó en la muestra de auditoría, la cuenta contable 6111 remuneraciones, misma que al 31 de diciembre de 2015 presenta saldo por Q 13,322, (Ver hallazgos Relacionados con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 4, 5, 6 y 10.) De todas las áreas, se evaluó exclusivamente lo indicado en el alcance de auditoría Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El presupuesto de ingresos y egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2015, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 10 de diciembre de 2014, según Acta No Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2015, asciende a la cantidad de Q58,495,800.00, el cual tuvo una ampliación de Q38,920,266.94, para un presupuesto vigente de Q97,416,066.94, ejecutándose la cantidad de Q73,461, (75% en relación al presupuesto vigente), en las diferentes Clases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidad de Q11,897,991.81, 11 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q 9,193,163.60, 13 Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública la cantidad de Q1,206,513.55, 14 Ingresos de Operación la cantidad de Q4,114,647.26, 15 Rentas de la Propiedad, la cantidad de Q197,838.13, 16 Trasferencias Corrientes, la cantidad de Q 4,917, y 17 Transferencias de Capital, la cantidad de Q41,932,952.85; esta última Clase es la más significativa, en virtud que representa un 57% del total de ingresos percibidos. El aporte de la Asignación Constitucional y de las asignaciones de leyes específicas correspondientes al mes de diciembre de 2015 fueron acreditadas por el Ministerio de Finanzas Públicas durante el mes de enero del año 2016, por un monto de Q 2,423,450.61, según registros del Sistema de Contabilidad Integrada para Gobiernos Locales SICOIN GL-. El presente aporte no fue evaluado en el proceso de la auditoría. Derivado de la confirmación realizada por el Ministerio de Finanzas Públicas, por medio de oficio , de fecha 13 de enero de 2016, se indicó que los aportes

16 Contraloría General de Cuentas 9 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) otorgados a la Municipalidad de San José Pínula, departamento de Guatemala, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, ascendieron a Q29,283, Según confirmación realizada por el Consejo Departamental de Desarrollo Guatemala, en oficio número Ref. Of. Cont. No ,016, de fecha 01 de febrero de 2016, durante el periodo fiscal 2015, el Consejo entregó a la Municipalidad aportes por valor de Q17,513, Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2015, asciende a la cantidad de Q58,495,800.00, el cual tuvo una ampliación de Q38,920,266.94, para un presupuesto vigente de Q97,416,066.94, ejecutándose la cantidad de Q73,016, (75% en relación al presupuesto vigente) a través de los programas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q6,167,474.12, 02 Proyecto Central, la cantidad de Q3,331,418.56, 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad de Q27,010,698.22, 12 Gestión de la Educación, la cantidad de Q6,635,965.39, 13 Salud, Desarrollo y Asistencia Social, la cantidad de Q2,920,657.16, 14 Seguridad Ciudadana, la cantidad de Q2,169,089.04, 15 Red Vial, la cantidad de Q23,900, y 16 Cultura, Deportes y Recreación, la cantidad de Q880,676.82, de los cuales los programas 1, 2, 11, 12, 14 y 15, son los mas importantes con respecto al total ejecutado, en virtud que representan el 95% del total ejecutado. La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2015, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal, según Acta No de fecha 13 de enero de De todas las áreas, se evaluó exclusivamente lo indicado en el alcance de auditoría. Modificaciones Presupuestarias En el periodo auditado la Municipalidad realizó modificaciones presupuestarias, mediante ampliaciones (y/o disminuciones) por un valor de Q38,920, y transferencias por un valor de Q9,888, Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y

17 Contraloría General de Cuentas 10 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) transferencias presupuestarias realizadas en el periodo auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto. sin embargo no existe evidencia de la presentación del presupuesto de inversión, indicando el avance físico y financiero de los proyectos. (Ver hallazgo Relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 17) Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas, sin embargo no se cumplió a cabalidad. (Ver hallazgo de Control Interno No. 1) Convenios La Municipalidad de San José Pínula, reportó al 31 de diciembre 2015, el Convenio No , Convenio Interinstitucional de Cooperación Educativa entre la Municipalidad de San José Pínula, del departamento de Guatemala y la Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente, del Ministerio de Educación. El presente convenio no fue evaluado en el proceso de auditoría Donaciones La Municipalidad de San José Pínula no reportó donaciones durante el ejercicio Préstamos La Municipalidad de San José Pínula no reportó prestamos durante el ejercicio Transferencias La Municipalidad reportó transferencias o traslados de fondos a diversas entidades u organismos, efectuadas durante el periodo 2015, siendo las siguientes: FIDEICOMISOS - - ENTIDADES ESPECIALES OTRAS ENTIDADES Juventud Pinulteca FC (Apoyo al equipo Juventud Pinulteca FC) Q373, Oscar Armando De la Cruz (Ayuda a funerales a vecinos) Q11, Medardo De la Cruz Jiménez (Ayuda a funerales a vecinos) Q18, Instituto por Cooperativa de San José Pínula (Subsidio) Q20, Instituto de Educación Básica por Cooperativa el

18 Contraloría General de Cuentas 11 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Colorado JV (Subsidio) Q15, Instituto de Educación Básica por Cooperativa Emiliana Pineda Solares (Subsidio) Q15, Instituto de Educación Básica por Cooperativa las Anonas (Subsidio) Q 20, Instituto de Educación Básica por Cooperativa de Enseñanza San Luis (Subsidio) Q15, Instituto de Educación Básica Santa Sofía (Subsidio) Q18, Funerales Los Ángeles Sociedad Anónima (Ayuda a funerales a vecinos) Q1, Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala (Cuota ordinaria) Q12, Por medio de Providencia No. DAM , de fecha 03 de febrero de 2016, se trasladó el presente detalle a la Dirección de Auditoría de Entidades Especiales de Contraloría General de Cuentas, para su conocimiento y efectos correspondientes Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, para Gobiernos Locales, - SICOIN GL-. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, adjudicó 14 concursos, finalizados anulados 0 y finalizados desiertos 1, según reporte de GUATECOMPRAS generado al 31 de diciembre de De la cantidad de eventos realizados publicados, se seleccionó una muestra para su evaluación, siendo la siguiente: No. NOG DESCRIPCIÓN VALOR Q. MODALIDAD STATUS Construcción de Instituto Tecnológico casco urbano, municipio de San José Pínula, Departamento de Guatemala Mejoramiento calle (s) mediante pavimentación y mantenimiento, aldeas parte baja, municipio de San José Pínula, Departamento de Guatemala Construcción edificio municipal fase III, municipio de San José Pínula, Departamento de Guatemala. 9,425, Licitación Pública (Art. 17 LCE) 5,198, Licitación Pública (Art. 17 LCE) 3,940, Licitación Pública (Art. 17 LCE) Terminado adjudicado Terminado adjudicado Terminado adjudicado

19 Contraloría General de Cuentas 12 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Mejoramiento calle (s) mediante mantenimiento, aldeas parte alta, municipio de San José Pínula, Departamento de Guatemala Mejoramiento calle (s) aldea San Luis sector Puerta Negra fase II, municipio de San José Pínula, departamento de Guatemala 3,513, Licitación Pública (Art. 17 LCE) 2,999, Licitación Pública (Art. 17 LCE) Terminado adjudicado Terminado adjudicado (Ver hallazgos Relacionados con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 15, 18 y 19). Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad no cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo. (Ver hallazgo Relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 16).

20 Contraloría General de Cuentas 13 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 5.3 Estados Financieros Balance General

21 Contraloría General de Cuentas 14 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Estado de Resultados

22 Contraloría General de Cuentas 15 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

23 Contraloría General de Cuentas 16 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Notas a los Estados Financieros

24 Contraloría General de Cuentas 17 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

25 Contraloría General de Cuentas 18 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

26 Contraloría General de Cuentas 19 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

27 Contraloría General de Cuentas 20 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

28 Contraloría General de Cuentas 21 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

29 Contraloría General de Cuentas 22 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

30 Contraloría General de Cuentas 23 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

31 Contraloría General de Cuentas 24 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Deficiencias en el proceso de Auditoría Interna Condición Al realizar la evaluación de la Auditoría Interna Municipal, se determinaron las siguientes deficiencias: El Plan Anual de Auditoria y cronograma de auditorías incluye únicamente la realización de cuatro auditorías durante el período De tres de las cuatro auditorías planificadas se incumplió con las fechas para presentar los informes de auditoria, con hasta 107 días de atraso. No obstante que las cuatro auditorías planificadas, se encuentran concluidas, los informes respectivos no presentan ninguna deficiencia detectada. Los informes de auditoria dentro del alcance no delimitan adecuadamente la auditoría en cuanto a tiempo y lugar o área. Se le asignó número de Código Único de Auditoría -CUA- a actividades de asesorías y capacitaciones, Se presentaron informes por actividades de asesorías y capacitaciones, sin incluir dentro del informe conclusión de las metas alcanzadas. Criterio El Acuerdo No. A , del Jefe de Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno. Norma 1.7 Evaluación del Control Interno, establece: "El ambiente y estructura de control interno debe ser evaluado de manera continua. En el contexto institucional le corresponde a la Unidad de Auditoría Interna UDAI-evaluar permanentemente el ambiente y estructura de control interno, en todos los niveles y operaciones, para promover el mejoramiento continuo de los mismos. La Contraloría General de Cuentas, evaluará las acciones de la Unidad de Auditoría Interna UDAI-, así como el control interno institucional, para garantizar la sostenibilidad de los sistemas y solidez de los controles internos." El Acuerdo No. A , del Subcontralor De Probidad Encargado del Despacho que aprueba las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, norma

32 Contraloría General de Cuentas 25 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 2.1 Plan Anual de Auditoría Gubernamental, establece: El Plan Anual de Auditoría del sector Gubernamental, es el documento que define el número de auditorías a realizar dentro del universo de entidades del sector público, durante el periodo de un año, y será elaborado de acuerdo con las políticas y disposiciones establecidas dentro del Sistema de Auditoría Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas. Las Unidades de Auditoría Interna de las dependencias Gubernamentales, para cada ejercicio fiscal, deben elaborar el Plan anual de Auditoría Interna y con la aprobación de las autoridades superiores de sus respectivas entidades y enviar copia a la Contraloría General de Cuentas, a más tardar el 15 de Enero de cada año. Y la norma 4.4 Oportunidad en la Entrega del Informe, establece: "Todo informe de auditoría del sector gubernamental debe emitirse al haber finalizado el trabajo, según los plazos establecidos en el manual de auditoría. Para que el resultado de la auditoría del sector gubernamental sea de utilidad, y los responsables tomen las medidas correctivas necesarias para eliminar las causas de los problemas, es importante que el auditor del sector gubernamental cumpla con las fechas establecidas en los cronogramas correspondientes En el caso de hallazgos que ameriten decisiones y acciones inmediatas, el auditor del sector gubernamental debe comunicar los mismos a través de informes parciales. Sin embargo, estos serán incluidos en el informe final, haciendo referencia a las acciones llevadas a cabo." El Marco Conceptual Sistema de Auditoría Gubernamental,del Subcontralor De Probidad Encargado del Despacho, numeral 21, literal g) establece: "Auditorías Especializadas, se refieren a metodologías de trabajo que tienen que ver con: la seguridad social, la educación, el servicio de energía eléctrica, la ecología, el medio ambiente y otros trabajos especializados que ayudan a la optimización de los recursos asignados a los entes públicos responsables." Causa La Auditora Interna Municipal no cumplió a cabalidad con sus funciones. Efecto No se evaluó los resultados financieros, presupuestarios y de control interno de la Municipalidad. Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones a la Auditoria Interna, a efecto de que formule un Plan anual de Auditoria que incluya la evaluación de aspectos presupuestarios, financieros y de control; asimismo cumpla con el cronograma establecido,a efecto se puedan realizar las correcciones y tomar las decisiones necesarias oportunamente.

33 Contraloría General de Cuentas 26 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, la Licenciada Nora Mirtala Reyes Cabrera, Auditora Interna Municipal, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiesta: De las cuatro auditorías planificadas que se presentaron en ninguna se encontraron deficiencias que ameritaran formulación de hallazgos. Con respecto a los informes por actividades de asesorías y capacitaciones, no se incluyeron metas alcanzadas, debido a que durante todo el ejercicio fiscal no se recibió ninguna capacitación. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo a la Licenciada Nora Mirtala Reyes Cabrera, Auditora Interna Municipal, en virtud que los argumentos indicados no son suficientes para desvanecer el mismo, debido a que se incumplió con el cronograma establecido por su persona para la realización de las auditorías y las deficiencias encontradas por la Comisión de Auditoría. Asimismo, es importante indicar que la fotocopia remitida por el SAG UDAI, de la Contraloría General de Cuentas, por medio del cual se recibió el Link para correr el programa de fecha 14 de julio de 2015, no se encuentra contenido dentro de las pruebas presentadas. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales AUDITORA INTERNA MUNICIPAL NORA MIRTALA REYES CABRERA DE RECINOS 14, Total Q. 14, Hallazgo No. 2 Recomendaciones de auditoría anterior, no cumplidas Condición Como resultado de las pruebas sustantivas y de cumplimiento realizadas al seguimiento a recomendaciones emitidas por la Comisión de Auditoría, de la Contraloría General de Cuentas, de la, del periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014; se estableció que de las recomendaciones realizadas a los hallazgos de control interno: número 1 Falta de seguro para vehículos, número 2 Activos en mal estado sin gestión de baja de inventario y número 4 Ingresos no depositados intactos e inmediatos, no fueron atendidas y cumplidas; derivado a que no se ha gestionado la contratación

34 Contraloría General de Cuentas 27 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) de seguro para vehículos, no se ha realizado la baja de inventarios correspondiente y los ingresos siguen siendo depositados de manera extemporánea. Criterio Acuerdo número A , del Subcontralor de Probidad Encargado del Despacho, de la Contraloría General de Cuentas, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, norma 4.6 Seguimiento del Cumplimiento de las Recomendaciones, establece: La Contraloría General de Cuentas, y las unidades de auditoría interna de las entidades del sector público, periódicamente, realizarán el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones de los informes de auditoría emitidos. Los Planes Anuales de Auditoría, contemplarán el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones de cada informe de auditoría emitido. El auditor del sector gubernamental, al redactar el informe correspondiente a la auditoría practicada, debe mencionar los resultados del seguimiento a las recomendaciones del informe de auditoría gubernamental anterior. El incumplimiento a las recomendaciones dará lugar a la aplicación de sanciones por parte de la administración del ente público o por la Contraloría General de Cuentas, según corresponda. El seguimiento de las recomendaciones será responsabilidad de las Unidades de Auditoría Interna de los entes públicos y de la Contraloría General de Cuentas de acuerdo a lo programado. Las recomendaciones que se encuentren pendientes de cumplir, deberán tomarse en cuenta, para la planificación específica de la siguiente auditoría. Causa El Alcalde Municipal, el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no velaron por el cumplimiento de las recomendaciones incluidas en el informe de del periodo fiscal 2014 de la Contraloría General de Cuentas. Efecto Reincidencia en los errores detectados no atendidos en los diferentes procesos administrativos. Recomendación El Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y éste a su vez al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para que velen por el cumplimiento de las recomendaciones realizadas por la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, el Señor Miguel Ángel Solares

35 Contraloría General de Cuentas 28 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Montenegro, Alcalde Municipal y el Señor Oscar Adolfo Ramírez Gramajo, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiestan: Con respecto al hallazgo de recomendaciones de auditoría anterior, no cumplidas me permito informar lo siguiente: Con respecto a la falta de seguro para vehículos nos permitimos informar que se encuentra en proceso de cotización la adquisición de los seguros correspondientes. Los activos en mal estado se realizaron las gestiones ante el honorable Consejo Municipal y la Contraloría General de Cuentas según se puede evidenciar en los documentos adjuntos. Ingresos Intactos e inmediatos efectivamente se han realizado los depósitos en tiempo según se puede evidenciar el siguiente cuadro correspondientes a la semana del 16 al 20 de noviembre de 2015 y documentos de soporte adjuntos Fecha Concepto Boleta Deposito Realizado por Deposito Total Cierre diario Q. 46, Depósito Municipalidad Q. 41, Deposito Contribuyente Q Deposito Contribuyente Q Deposito Contribuyente Q. 3, Q. 46, DIFERENCIA Q Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para el Alcalde Municipal y el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, en virtud que en los comentarios de los responsables indican que aún está en proceso de cotización la adquisición de los seguros para vehículos y no se ha dado de baja a los activos en mal estado. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 2, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL MIGUEL ANGEL SOLARES MONTENEGRO 5, DIRECTOR AFIM OSCAR ADOLFO RAMIREZ GRAMAJO 2, Total Q. 8, Lineas en Blanco Luego de Acción Legal

36 Contraloría General de Cuentas 29 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Incumplimiento a normativa en el uso de Fondo Rotativo Condición Al evaluar el Fondo Rotativo y realizar el análisis de los reembolsos realizados, se pudo constatar que el Encargado de Fondo Rotativo e Inventario, realizó solicitud de reembolso, hasta cuando se había gastado más del 25% establecido legalmente, de la siguiente manera: N o. D e liquidación Fecha N o. D e expediente Cheque No. Valor Total del Fondo Rotativo (100%) Valor Solicitado para reposición del fondo 1 30/01/ , , % 5 03/03/ , % 6 16/03/ , % 7 31/03/ , % 14 27/05/ , % 16 17/06/ , % 18 06/07/ , % 23 07/08/ , % % de gastos en relación al valor asignado Criterio El Acuerdo Ministerial Número , del Ministerio de Finanzas Públicas, Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, tercera versión, numeral romano III Marco Operativo y de Gestión, numeral 1.2 Gestión de Egresos, Literal e.1.3, Subproceso 2: Rendición Ejecución y Reposición de Fondo en Avance Rotativo, Paso número 16, establece: Al tener como mínimo el 25% del monto total de su Fondo en Avance Rotativo, genera e imprime el formulario FONDO EN AVANCE ROTATIVO, adjunta los documentos originales y todos aquellos documentos que autorizan la compra. El Reglamento del Fondo Rotativo de la Municipalidad de San José Pínula, del Departamento de Guatemala, autorizado por el Concejo Municipal por medio de Acta número , Artículo 15, Liquidación de Fondo Rotativo, establece: "La reposición de los recursos financieros de Fondo Rotativo se formulará cuando se haya gastado por lo menos un veinticinco por ciento (25%) del total de la asignación con que esta fue creada, procurando no agotar el margen por girar

37 Contraloría General de Cuentas 30 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) durante el trámite del reembolso. Al final del año y antes del cierre fiscal se debe hacer la última liquidación del fondo y este se apertura nuevamente mediante acuerdo del Concejo Municipal, durante la primera sesión del año siguiente." Causa El Encargado del Fondo Rotativo e Inventario no cumplió con la Normativa Legal vigente, al no solicitar el reembolso del fondo oportunamente; y el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no solicitó a la Contraloría General de Cuentas, la autorización de los vales, para la administración del fondo. Efecto Riesgo de no contar con el efectivo, que impida agilizar los pagos urgentes y presupuesto para cubrir los gastos ya realizados. Asimismo limita la fiscalización. Recomendación El Director de Administración Financiera Integrada Municipal, debe girar instrucciones al Encargado del Fondo Rotativo e Inventario, a efecto cumpla con lo establecido en la normativa legal vigente. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, el Señor José Ángel Flores de León, Encargado de Fondo Rotativo e Inventario, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiesta: Las solicitudes de reembolso del Fondo Rotativo se realizaron de conformidad con lo establecido en la normativa vigente; en las liquidaciones indicadas por la Auditora Gubernamental de conformidad con los reportes de fondo en avance rotativo, se puede observar que las liquidaciones fueron iniciadas en días anteriores a la fecha en que fue emitido el cheque de reembolso, en donde los montos reportados en ningún momento contravienen los porcentajes establecidos, en virtud que por motivos financieros y presupuestarios los gastos se liquidaron en las fechas indicadas, dicha situación se puede comprobar con los reportes correspondientes y las facturas que evidencian los gastos realizados. Es importante señalar que la actualización del Manual de Administración Financiera Integrada Municipal fue aprobada por medio del Acuerdo Ministerial Número , con vigencia a partir del 06 de marzo de 2015." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, al señor José Ángel Flores de León, Encargado de Fondo Rotativo e Inventario, derivado que los argumentos indicados y proporcionados, no son suficientes para desvanecer el mismo, en virtud que si bien es cierto las liquidaciones fueron iniciadas en días anteriores a la fecha de emisión del cheque

38 Contraloría General de Cuentas 31 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) de reembolso, sin embargo los montos reportados a esas fechas contravienen a lo establecido en el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, tercera versión y el Reglamento del Fondo Rotativo de la Municipalidad de San José Pínula, del Departamento de Guatemala. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 7, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ENCARGADO DE FONDO ROTATIVO E INVENTARIO JOSE ANGEL FLORES DE LEON Total Q Hallazgo No. 2 Reglamento no actualizado Condición Al evaluar el Fondo Rotativo, se determinó que por medio de acta número de fecha 04 de agosto de 2015, el Concejo Municipal aprobó el Reglamento del Fondo Rotativo, el cual en el numeral 21 establece que la fuente utilizada para el dicho reglamento, es el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, segunda y tercera versión, Módulo de tesorería, numeral 6.6 y sub numeral Sin embargo en la fecha de creación del reglamento, únicamente se encontraba vigente el Acuerdo Ministerial Número , del Ministerio de Finanzas Publicas, Manual de Administración Financiera Integrada Municipal tercera versión, en el cual no existe el numeral y sub numeral enunciado en el Reglamento en mención. Criterio El Decreto número , del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, Artículo 34, Reglamentos Internos, establece: El Concejo Municipal emitirá su propio reglamento interno de organización y funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento de sus oficinas, así como el reglamento de personal, reglamento de viáticos y demás disposiciones que garanticen la buena marcha de la administración municipal. El Acuerdo Ministerial Número , del Ministerio de Finanzas Públicas, Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, Artículo 1, establece: Aprobar el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal (MAFIM),

39 Contraloría General de Cuentas 32 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) que regula el marco de las actividades a ejecutar en la gestión financiera municipal, que sistematiza el procedimiento para ejercer una administración eficiente y transparente en todas las municipalidades. Causa El Alcalde Municipal propuso un Reglamento del Fondo Rotativo de la Municipalidad de San José Pínula, tomando una fuente normativa distinta al Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, tercera versión y el Concejo Municipal lo aprobó sin constatar la vigencia de la ley. Efecto Los procedimientos y controles para el manejo del Fondo Rotativo no están apegados a la normativa general vigente. Recomendación El Concejo Municipal debe constatar previo a aprobar los manuales respectivos, que estén emitidos con estricto apego al Manual de Administración Financiera Integrada Municipal vigente; asimismo girar instrucciones al Alcalde Municipal, a efecto analice y actualice el Reglamento del Fondo Rotativo de acuerdo a la legislación vigente. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, los señores Miguel Ángel Solares, Alcalde Montenegro, Alcalde Municipal, Sadin Iván Díaz López, Sindico Primero, Ignacio Guillermo Vásquez López, Sindico Segundo, Carlos Humberto Escobar García, Concejal Primero, Ennio Gerardo Ramírez Porres, Concejal Segundo, Octavio (S.O.N.) Reyes Solares, Concejal Tercero, Fidel Rolando Archila Barrios, Concejal Cuarto y Emiliano (S.O.N.) Franco Monterroso, Concejal Quinto, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiestan: El fondo rotativo se ha utilizado cumpliendo con lo establecido en las disposiciones legales vigentes, siendo éstas las contenidas en el Código Municipal y el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal. En nuestra consideración el criterio utilizado como fundamento legal para sustentar éste posible hallazgo no refiere en ninguno de sus artículos que el Concejo Municipal deba de aprobar un Reglamento de Fondo Rotativo o tenerlo actualizado, toda vez que la administración de este fondo se encuentra debidamente normado en el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas, entidad encargada de dictar las normas técnicas en la administración de los recursos financieros municipales, cumpliéndose así la labor integrada que deben de realizar las instituciones técnicas de la administración gubernamental.

40 Contraloría General de Cuentas 33 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) El Concejo Municipal en cumplimiento del artículo 34 del Decreto número Código Municipal, ha aprobado el Reglamentó Interno propio de Organización y Funcionamiento, así como otras disposiciones que garantizan la buena marcha de la organización municipal en donde se encuentra el Manual de Puestos y Funciones del Personal Municipal, el Manual de Procedimientos y Funciones de la Unidad de Transporte y Maquinaria, el Reglamento Interno de la Farmacia Municipal, entre otros, con el objetivo de emitir disposiciones que coadyuven con la adecuada administración municipal. En virtud de lo anteriormente indicado, por medio del acta No de fecha 4 de agosto de 2015, el Concejo Municipal aprobó el Reglamento del Fondo Rotativo, el cual indica los lineamientos fundamentales que juntamente con lo establecido en el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, establecen los procedimientos para el uso de los recursos asignados al Fondo Rotativo. Es indispensable señalar que las versiones y/o actualizaciones del Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM- todas se encuentran vigentes, lo subrayado es propio." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, para los señores Miguel Ángel Solares, Alcalde Montenegro, Alcalde Municipal, Sadin Iván Díaz López, Sindico Primero, Ignacio Guillermo Vásquez López, Sindico Segundo, Carlos Humberto Escobar García, Concejal Primero, Ennio Gerardo Ramírez Porres, Concejal Segundo, Octavio (S.O.N.) Reyes Solares, Concejal Tercero, Fidel Rolando Archila Barrios, Concejal Cuarto y Emiliano (S.O.N.) Franco Monterroso, Concejal Quinto, derivado que el Reglamento del Fondo Rotativo fue propuesto por el Alcalde Municipal y de acuerdo a lo indicado en el comentario de los responsables, fue aprobado por el Concejo Municipal, por medio del Acta No de fecha 4 de agosto de 2015, fecha en que ya se encontraba vigente el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, tercera versión. No obstante indican que se encuentran vigentes todas las versiones, las que son aplicables de acuerdo al tiempo previo a la emisión de las versiones actuales, por lo tanto debió tomarse en cuenta la tercera versión del Manual de Administración Financiera Integrada Municipal. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 7, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL MIGUEL ANGEL SOLARES MONTENEGRO 5, SINDICO PRIMERO SADIN IVAN DIAZ LOPEZ 5,985.90

41 Contraloría General de Cuentas 34 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) SINDICO SEGUNDO IGNACIO GUILLERMO VASQUEZ LOPEZ 5, CONCEJAL PRIMERO CARLOS HUMBERTO ESCOBAR GARCIA 5, CONCEJAL SEGUNDO ENNIO GERARDO RAMIREZ PORRES 5, CONCEJAL TERCERO OCTAVIO (S.O.N.) REYES SOLARES 5, CONCEJAL CUARTO FIDEL ROLANDO ARCHILA BARRIOS 5, CONCEJAL QUINTO EMILIANO (S.O.N.) FRANCO MONTERROSO 5, Total Q. 47, Hallazgo No. 3 Utilización de vales de manejo del Fondo Rotativo sin autorización de la Contraloría General de Cuentas Condición Al realizar el corte de Fondo Rotativo, el 09 de noviembre 2015, se pudo constatar que el Encargado del Fondo Rotativo utiliza vales no autorizados por Contraloría General de Cuentas. Criterio El Acuerdo Ministerial Número , del Ministerio de Finanzas Públicas, Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, en el numeral romano III Marco Operativo y de Gestión, numeral 1.2 Gestión de Egresos, Literal e.1.3, Subproceso 2: Rendición Ejecución y Reposición de Fondo en Avance Rotativo, Paso número 6, establece: Entrega al Encargado de Compras efectivo a través de un vale (Lleva control de vales autorizados por Contraloría General de Cuentas) para realizar compra respectiva. El Reglamento del Fondo Rotativo de la Municipalidad de San José Pínula, del Departamento de Guatemala, autorizado por el Concejo Municipal por medio de Acta número , Artículo 10, Otros documentos de soporte, establece: "Solamente aceptarán recibos o formas que estén debidamente autorizados por la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- o por la Contraloría General." Causa El Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no solicitó a la Contraloría General de Cuentas, la autorización de los vales, para la administración del fondo. Efecto Riesgo de que los recursos del fondo rotativo sean utilizados inadecuadamente, incumpliendo con el fin para el cual fue establecido. Asimismo limita la fiscalización, al no contar con formas autorizadas, prenumeradas y emitidas de manera cronológica, por lo que son susceptibles de manipulación.

42 Contraloría General de Cuentas 35 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de la Administración Financiera Integrada Municipal a efecto gestione la autorización de los vales prenumerados para utilización del fondo rotativo, por la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los Responsables En Nota s/n de fecha 15 de abril de 2016, el señor Oscar Adolfo Ramírez Gramajo, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiesta: Respecto a la utilización de vales del Fondo Rotativo nos permitimos manifestar a usted lo siguiente: Se utilizaron vales según formato establecido en el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, con identificación de la Municipalidad, con numeración correlativa y preimpresos. No obstante, en el mes de diciembre se realizaron las gestiones ante la Contraloría General de Cuentas para la autorización correspondiente pero al acercarnos a la sección de formas y talonarios se nos indico que no tenían dentro del listado la autorización de ese tipo de formulario. Es importante hacer de su conocimiento que al revisar las disposiciones y normas emitidas por la Contraloría General de Cuentas, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y su Reglamento, no se indica que los vales para entregar efectivo deban de encontrarse autorizados por éste ente fiscalizador, únicamente hace referencia a formas oficiales, libros, tarjetas. Los vales utilizados en el Fondo Rotativo cumplen con los requisitos necesarios para el uso interno y adecuado del efectivo disponible en este fondo, el cual se utiliza no como una forma oficial, toda vez que es solo para uso interno de la Municipalidad de San José Pinula. Asimismo, en el procedimiento interno Autorización de Impresión de Formas Oficiales de la Contraloría General de Cuentas en su Manual de Procedimientos Dirección de Administración páginas 94 a 98, Acuerdo A , evidencia claramente que la autorización de formas oficiales no incluye los vales del Fondo Rotativo. Es indispensable señalar que según la real academia, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa. Cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o artículos que no haya en existencia en la empresa por lo que según la interpretación el vale es un documento que se utiliza temporalmente en un término de tres (3) días, previo a su devolución o liquidación por medio de documentos de legítimo abono."

43 Contraloría General de Cuentas 36 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para el señor Oscar Adolfo Ramírez Gramajo, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, porque en sus comentarios indica que realizaron las gestiones ante la Contraloría General de Cuentas para la autorización correspondiente pero al acercarnos a la sección de formas y talonarios se nos indico que no tenían dentro del listado la autorización de ese tipo de formulario. Sin embargo dentro de las pruebas para el desvanecimiento del presente hallazgo, no presenta como medio de prueba un oficio de solicitud dirigido al Jefe del Departamento de Formas y Talonarios, de la Contraloría General de Cuentas, solicitando la autorización correspondiente, ni consta el rechazo de dicha solicitud. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 7, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR AFIM OSCAR ADOLFO RAMIREZ GRAMAJO 2, Total Q. 2, Hallazgo No. 4 Aplicación incorrecta de renglones presupuestarios Condición Al realizar la evaluación del programa 01 Actividades Centrales, actividad 02 Concejo Municipal, grupo de gasto 000 Servicios Personales, renglón presupuestario 062 Dietas para gastos representativos; se constató que se pagó Q11, correspondientes al renglón 029, por Contrato Administrativo No , de fecha 05 de enero de 2015; el cual se encuentra registrado en el expediente de planilla número 4174, de fecha 20 de marzo de Dicho contrato corresponde a pago de asesoría jurídica prestada durante el período 2015, sin haber asignado el renglón presupuestario 183 Servicios Jurídicos, sino el renglón presupuestario 029 Otras remuneraciones de personal temporal. Criterio El Acuerdo Ministerial Número del Ministerio de Finanzas Públicas, Manual de clasificaciones presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, título VIII Clasificación por objeto de gasto, numeral 3. Descripción de cuentas, grupo 1 Servicios no personales, subgrupo 18 Servicios Técnicos y Profesionales, establece: Comprende gastos en concepto de honorarios por servicios técnicos, profesionales, consultoría y asesoría, relacionados con estudios, investigaciones,

44 Contraloría General de Cuentas 37 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) análisis, auditorías, servicios de traducción de documentos, servicios de intérpretes y traducción simultánea, actuaciones artísticas y deportivas, capacitación y sistemas computarizados, prestados al Estado con carácter estrictamente temporal y sin relación de dependencia 183 Servicios jurídicos establece: Comprende las retribuciones por servicios profesionales y técnicos de carácter jurídico. Causa El Alcalde Municipal suscribió contrato por servicios jurídicos por medio de un renglón presupuestario inadecuado, no obstante se detallan en dicho contrato actividades específicas de personal permanente y asesoría jurídica. La Gerente Administrativa Municipal realizó la planilla y la afectación presupuestaria con cargo a un renglón presupuestario que no era el indicado. El Director de Administración Financiera Integrada Municipal autorizó el pago de honorarios por servicios de asesoría legal, afectando un renglón presupuestario que no era el correcto. Efecto Riesgo de no poder deducir responsabilidades por las actividades administrativas realizadas por los contratistas; asimismo, que no exista imparcialidad en la toma de decisiones a favor de la Municipalidad, por ser dependiente de la máxima autoridad. Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y este a su vez al Director de Administración Financiera Integrada Municipal y a la Gerente Administrativa Municipal a efecto, previo firmar los contratos de personal se verifique que estén afectando el renglón presupuestario correcto, asimismo el pago se realice con afectación a la partida presupuestaria establecida en el contrato. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, los señores Miguel Ángel Solares Montenegro, Alcalde Municipal, Oscar Adolfo Ramírez Gramajo, Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Ruth Nohemí Reyes Pineda, Gerente Administrativa Municipal, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiestan: Respecto al presente hallazgo nos permitimos informarle que el contrato administrativo No , de fecha 05 de enero de 2015 fue elaborado por la Secretaria Municipal el cual No fue operado como expediente de planilla numero 4174, si no como expediente de GASTO RECURRENTE VARIABLE No. 4174, de fecha 20 de marzo de 2015, y que corresponde a asesoría durante el mes de febrero del año 2015.

45 Contraloría General de Cuentas 38 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Se asignó el renglón presupuestario 029 que según el manual de clasificación presupuestaria para el sector público de Guatemala, corresponde a otras remuneraciones de personal temporal. En este renglón se incluyen honorarios por servicios técnicos y profesionales prestados por personal sin relación de dependencia, asignados al servicio de una unidad ejecutora del Estado, y que podrán ser dotados de los enseres y/o equipos para la realización de sus actividades, en periodos que no excedan un ejercicio fiscal. En tal sentido, en cada pago realizado se verificó la aplicación correcta del renglón presupuestario de conformidad con la naturaleza del gasto, conforme con el Manual de Clasificaciones Presupuestarias." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, para los señores Miguel Ángel Solares Montenegro, Alcalde Municipal, Oscar Adolfo Ramírez Gramajo, Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Ruth Nohemí Reyes Pineda, Gerente Administrativa Municipal; derivado que si bien es cierto en la condición del hallazgo se indica el expediente de planilla número 4174, siendo lo correcto expediente de gasto recurrente variable No. 4174, los demás detalles establecidos en la condición del hallazgo son los mismos; y de acuerdo al reporte número R rpt, Tarjeta de ejecución presupuestaria, correspondiente al periodo del 1 de marzo al 31 de marzo de 2015, generado en el Sistema SICOIN GL, aparece el registro de fecha 20 de marzo de 2015, con descripción: Pago por honorarios de asesoría jurídica prestados a la Municipalidad de San José Pínula, correspondientes al mes de febrero de 2015 según contrato administrativo número , expediente original número 4174, por un total pagado de Q11,200.00; mismo que tiene estructura presupuestaria , Situación que evidencia que efectivamente el pago realizado en la presente fecha afectó el renglón presupuestario número 062 Dietas para gastos representativos y no así el renglón presupuestario número 029 Otras remuneraciones del personal temporal mismo por el que se elaboró el mencionado contrato. Es importante indicar que el expediente proporcionado por los responsables como medio de prueba para desvanecer el hallazgo no es el número 4174 sino el número 4238, correspondiente al pago de honorarios del mes de marzo. Asimismo, el renglón presupuestario asignado al Contrato que es el 029 Otras remuneraciones de personal temporal no fue el adecuado, derivado que existe el renglón presupuestario 183 Servicios Jurídicos el cual comprende retribuciones por servicios profesionales y técnicos de carácter jurídico.

46 Contraloría General de Cuentas 39 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 9, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales GERENTE ADMINISTRATIVA MUNICIPAL RUTH NOEMI REYES PINEDA 2, ALCALDE MUNICIPAL MIGUEL ANGEL SOLARES MONTENEGRO 5, DIRECTOR AFIM OSCAR ADOLFO RAMIREZ GRAMAJO 2, Total Q. 10, Hallazgo No. 5 Deficiencias en el registro de nóminas de personal contratado por renglón 022 Condición Al evaluar el Programa 1 Actividades Centrales, Actividad 4 Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, Programa 11 Servicios Públicos Municipales, Actividad 1 Oficina de Servicios Públicos Municipales, Programa 14 Seguridad Ciudadana, Actividad 2 Policía Municipal de Tránsito y Juzgado de Asuntos Municipales Departamento de Guatemala, Renglones Presupuestarios 011 Personal Permanente y 022 Personal por Contrato; se determinó que se emitió desde el Sistema Integrado de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales -SICOIN GL-, una sola nómina en forma quincenal, durante el periodo comprendido del 1 de enero al 15 de septiembre de 2015, sin separar por renglón presupuestario. Criterio El Decreto número del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 16 Registros, establece: "Los organismos y las entidades regidas por esta ley están obligadas a llevar los registros de la ejecución presupuestaria en la forma que se establezca en el reglamento, y como mínimo deberán registrar: a. En materia de ingresos, la liquidación o momento en que éstos se devenguen, según el caso y su recaudación efectiva; y. b. En materia de egresos, las etapas del compromiso, del devengado y del pago". El Acuerdo Gubernativo número , Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 11 Metodología Presupuestaria Uniforme, establece: "Son principios presupuestarios los de anualidad, unidad, equilibrio, programación y publicidad, en virtud de lo cual, los presupuestos del Gobierno Central y de sus entidades Descentralizadas y Autónomas, independientemente de la fuente de financiamiento deben: Corresponder a un ejercicio fiscal; a) Corresponder a un ejercicio fiscal; b) Estructurarse en forma tal que exista correspondencia entre los

47 Contraloría General de Cuentas 40 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) recursos y los gastos y que éstos se conformen mediante una programación basada fundamentalmente en los planes de gobierno; c) Programarse, formularse, aprobarse, ejecutarse y evaluarse, con base a resultados; d) Definirse en un contexto multianual de mediano plazo; y, e) Hacerse del conocimiento público. La metodología del presupuesto por resultados es consistente con la técnica del presupuesto por programas. La metodología del presupuesto por resultados integra la programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación del presupuesto basado en el logro de resultados en favor de la población. El presupuesto multianual, constituye la programación del gasto público que permite establecer las necesidades presupuestarias de mediano plazo que faciliten la provisión oportuna de productos estratégicos de calidad para el logro de resultados preestablecidos en favor del ciudadano y será el marco de referencia para la presupuestación programática por resultados. Para la correcta y uniforme planificación, formulación, presentación, aprobación, programación, ejecución, seguimiento, control, evaluación, liquidación y rendición de cuentas de los presupuestos de cada período fiscal, son de uso obligatorio los manuales siguientes: a) De Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; b) De Programación de la Ejecución Presupuestaria; c) De Modificaciones Presupuestarias; d) De Formulación Presupuestaria; e) De Ejecución Presupuestaria; f) De Administración de Fondos Públicos en Fideicomisos; g) De Programación, Ejecución y Evaluación de la Inversión Pública; h) La Guía Conceptual de la Planificación y Presupuesto por Resultados para el Sector Público de Guatemala; i) Los lineamientos y planes de desarrollo territorial que para el efecto emita la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia; y, j) Los que en un futuro se emitan y las demás disposiciones que sobre la materia sean aplicables." Y Artículo 17 Características del momento del registro, establece: "Las principales características y momentos de registro de la ejecución del presupuesto de ingresos y egresos son las siguientes:...2. Para la ejecución del presupuesto de egresos: a) Se considera comprometido un crédito presupuestario cuando en virtud de autoridad competente se dispone su utilización, debiendo en dicho acto quedar determinado el monto, la persona de quien se adquirirá el bien o servicio en caso de contraprestación, o el beneficiario si el acto es sin contraprestación, para lo cual deberá afectarse preventivamente el crédito presupuestario en el monto que corresponda; b) Se considera devengado un gasto cuando queda afectado definitivamente el crédito presupuestario al cumplirse la condición que haga exigible una deuda, con la recepción conforme de los bienes y servicios o al disponerse el pago de aportes o subsidios; y, c) El pago extingue la obligación exigible mediante la entrega de una suma de dinero al acreedor o beneficiario. El registro del pago se efectuará en la fecha en que se emita el cheque, se formalice la transferencia de fondos a la cuenta del acreedor o beneficiario o se materialice por la entrega de efectivo o de otros valores..." El Acuerdo Ministerial Número , del Ministerio de Finanzas Públicas,

48 Contraloría General de Cuentas 41 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, en el numeral romano III Marco Operativo y de Gestión, numeral 1.2 Gestión de Egresos, inciso d.2, establece: a) La gestión de Planillas, deben registrarse en el Sistema de manera oportuna para una presentación razonable de los saldos contables. b) Todo egreso debe ser autorizado por la Autoridad Administrativa Superior o la Autoridad..." Causa La Gerente Administrativa Municipal, no realizo en forma separada las nóminas de personal de los renglones presupuestarios 011 personal permanente y 022 personal por contrato. Efecto Riesgo de que se realice depósitos superiores a los efectivamente devengados e inadecuada utilización de renglones presupuestarios. Asimismo limita una adecuada fiscalización. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones a la Gerente Administrativa Municipal, a efecto se realicen las nóminas de personal en forma separada, por renglón. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, la Licenciada Ruth Noemí Reyes Pineda, Gerente Administrativa Municipal, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiesta: Se llevó el registro de una sola nomina donde se encuentra el renglón presupuestario 011 y 022 conjuntamente para llevar un mejor registro y control del personal, conociéndose siempre el personal que fue contratado en cada renglón presupuestario, de conformidad con los contratos suscritos, los cuales muestran el renglón presupuestario que corresponde a cada contratación realizada. No obstante, derivado de la recomendación por parte de la Auditoría Interna a partir del 16 de septiembre de 2015, las nóminas fueron generadas en renglones presupuestarios según su naturaleza, por lo que se está utilizando la recomendación la Auditoría Interna Municipal como medio para imputar el posible hallazgo, a una acción de fortalecimiento de control interno preventivo y correctivo. En virtud de lo anterior se puede apreciar que previo a que existiera un nombramiento para Auditar a la Municipalidad, ya se contaba con el fortalecimiento de control interno de septiembre al 31 de diciembre de 2015 se ha cumplido con separar las nóminas por renglones presupuestarios 011 y 022."

49 Contraloría General de Cuentas 42 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para la Licenciada Ruth Noemí Reyes Pineda, Gerente Administrativa Municipal, porque en su comentario indica que se llevó el registro en una sola nómina, donde se encuentra el renglón presupuestario 011 y 022 conjuntamente y que a partir del 16 de septiembre de 2015, las nóminas fueron generadas en renglones presupuestarios según su naturaleza. Situación que dificultó la fiscalización de la comisión de auditoría, limitando el alcance de la misma. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales GERENTE ADMINISTRATIVA MUNICIPAL RUTH NOEMI REYES PINEDA 2, Total Q. 2, Hallazgo No. 6 Inadecuado control y registro de pagos Condición Al evaluar los programas 01 Actividades Centrales, 11 Servicios Públicos Municipales y 14 Seguridad Ciudadana, renglones presupuestarios números 011 Personal Permanente y 022 Personal por Contrato; se determinó que el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, realiza acreditamientos directos a las cuentas bancarias del personal que labora para la municipalidad, desde la cuenta bancaria número de nombre Cuenta Única del Tesoro Municipal de San José Pínula; sin que exista dentro del expediente la confirmación de acreditación a cuentas bancarias de los empleados. Criterio El Acuerdo Ministerial Número , del Ministerio de Finanzas Públicas, Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, en el numeral romano III Marco Operativo y de Gestión, numeral 1.2 Gestión de Egresos, inciso d.2, establece: a) La gestión de Planillas, deben registrarse en el Sistema de manera oportuna para una presentación razonable de los saldos contables. b) Todo egreso debe ser autorizado por la Autoridad Administrativa Superior o la Autoridad Superior según corresponda. c) En el caso que el pago de la Planilla sea por acreditamiento en cuenta, se deberá cotejar el documento físico (planilla), con el documento que se envía al banco. d) Se debe trasladar al Área de Contabilidad la

50 Contraloría General de Cuentas 43 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) documentación de soporte, que permita llevar un control adecuado de las operaciones. Causa El Director de Administración Financiera Integrada Municipal gestionó acreditamientos directos de la Cuenta Única del Tesoro Municipal para con terceros, sin adjuntar la planilla correspondiente del débito efectuado por el banco. Efecto No se tiene la certeza que los acreditamientos se hayan realizado a personal que laboró para la municipalidad. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para que realice los pagos por medio de acreditamientos, con apego a lo que establece el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal vigente. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, el señor Oscar Adolfo Ramírez Gramajo, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiesta: Con respecto al presente hallazgo me permito informarle que efectivamente se realiza el acreditamiento directo a las cuentas bancarias del personal que labora para la Municipalidad desde la Cuenta Única del Tesoro Municipal de San José Pínula, y si existe dentro del expediente la confirmación de acreditación a cuentas bancarias de los empleados de lo cual se adjuntan muestras del mes de enero segunda quincena de septiembre 2015 renglón 011 y 022 y segunda quincena de diciembre 2015 renglón 011 y 022, respectivamente. Se verifica que todos los expedientes de nóminas por acreditación en cuenta, incluyan los documentos de respaldo que comprueben que se ha tenido el debido cuidado que sea acreditado el valor de la nómina en la cuenta monetaria de cada empleado de la Municipalidad, para lo cual el Banco proporciona un reporte que muestra el número de cuenta acreditado, número de cuenta de débito, nombre del beneficiario y valor del acreditamiento." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para el señor Oscar Adolfo Ramírez Gramajo, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, derivado que en su comentario, indica que se realiza el acreditamiento directo a las cuentas bancarias del personal

51 Contraloría General de Cuentas 44 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) que labora para la Municipalidad y que el banco proporciona un reporte, sin embargo los reportes presentados como medios de prueba no desvanecen el presente hallazgo, son listados impresos desde la banca virtual, mismos que no se encuentran firmados y sellados por la entidad bancaria. Asimismo, al momento de revisar los expedientes de pago no se encontraban incluidas las confirmaciones bancarias respectivas. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR AFIM OSCAR ADOLFO RAMIREZ GRAMAJO 2, Total Q. 2, Hallazgo No. 7 Deficiencias en la contratación del personal del renglón 029 Condición Al evaluar el renglón presupuestario 029 Otras remuneraciones de personal temporal; se determinó que durante el ejercicio fiscal 2015, se realizaron pagos por Q1,434,502.00, sin establecer en los contratos administrativos la afectación presupuestaria específica; ya que los mismos únicamente indican: "que los pagos se van a realizar con cargo al renglón 029 y/o cualquier otra fuente de financiamiento que se pueda afectar en el futuro conforme disponibilidad financiera y presupuestaria." Criterio El Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 26 límite de los egresos y su destino, establece: "Los créditos contenidos en el presupuesto general de ingresos y egresos del Estado, aprobados por el Congreso de la República, constituyen el límite máximo de las asignaciones presupuestarias. No se podrán adquirir compromisos ni devengar gastos para los cuales no existan saldos disponibles de créditos presupuestarios, ni disponer de estos créditos para una finalidad distinta a la prevista. La contravención a esta disposición es punible penalmente, constitutivo de los delitos de abuso de autoridad, incumplimiento de deberes y de los demás delitos que resulte responsable. El Organismo Ejecutivo para la atención de las necesidades y requerimientos derivados de los casos de desastres causados por eventos naturales o emergencias, que sean declarados como tales de conformidad con la Ley de Orden Público, deberá enviar al Congreso de la República, dentro de los

52 Contraloría General de Cuentas 45 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) treinta (30) días siguientes a la declaración, las modificaciones o ampliaciones del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado de cada año y su distribución analítica." Causa El Alcalde Municipal suscribió contratos administrativos de personal con cargo al renglón presupuestario 029, sin constatar que se estableciera en los contratos la afectación presupuestaria específica. Efecto Incumplimiento a la Ley Orgánica del Presupuesto, al no contar con la asignación presupuestaria para cubrir los compromisos adquiridos. Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal, a efecto realice los contratos detallando en los mismos la afectación presupuestaria específica y constatando la existencia previa de disponibilidad presupuestaria. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, el señor Miguel Angel Solares Montenegro, Alcalde Municipal, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiesta: Los contratos fueron pagados de acuerdo al servicio contratado y prestado a la Municipalidad de San José Pinula según se puede evidenciar en los expediente que se adjuntan como evidencia, en el detalle especifico de presupuesto ejecutado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 y ejecución de ingresos del ejercicio del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se especifica el programa de ACTIVIDADES CENTRALES y la actividad que corresponde. Los contratos suscritos para contratar personal temporal en el renglón 029 cumplen con todas las formalidades legales que establece la Ley de Contrataciones del Estado y la Ley del Presupuesto, señalando las características específicas de la contratación, así mismo hace referencia de los efectos presupuestarios y financieros. En tal virtud, no existe ninguna deficiencia en la contratación del personal contratado en éste renglón presupuestario, toda vez que se ha cumplido con la elaboración del contrato respectivo y en el expediente de gasto recurrente generado del sistema se indica la estructura presupuestaria y financiera afectada." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para el señor Miguel Angel Solares Montenegro, Alcalde Municipal, derivado que no obstante, en expediente de pago de mes de mayo,

53 Contraloría General de Cuentas 46 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) indicado en el comentario de auditoría, se encuentra el Contrato Administrativo número , cláusula tercera establece la estructura presupuestaria específica y/o cualquier otra fuente de financiamiento que se pueda afectar en el futuro conforme a la disponibilidad financiera y presupuestaria. Es importante indicar que en copia certificada de los expedientes de los señores: César Augusto García Vásquez y Nidya Selenia Pérez Monzón de Hernández, proporcionados por la Gerente Administrativa Municipal, mismos que constan de 24 y 14 folios respectivamente, se encuentran los contratos administrativos No y , mismos que establecen en la cláusula tercera: con cargo al renglón presupuestario 029, del presupuesto de gastos vigente de la Municipalidad de San José Pínula, departamento de Guatemala, y/o cualquier otra fuente de financiamiento que se pueda afectar en el futuro conforme a la disponibilidad presupuestaria y financiera. Mostrando así que no se estableció en los mismos la afectación presupuestaria específica. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 9, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL MIGUEL ANGEL SOLARES MONTENEGRO 5, Total Q. 5, Hallazgo No. 8 Deficiente control de asistencia del personal Condición Al realizar verificación de personal que laboró durante el ejercicio fiscal 2015, se determinó que la Gerencia Administrativa Municipal, no ha implementado un adecuado control para verificar la asistencia del personal administrativo que labora para la Municipalidad; mediante oficio No. 21-DAM , de fecha 13 de enero de 2016, se solicitó el control vigente a la fecha de auditoría y se proporcionó a la Comisión de Auditoría, únicamente un libro utilizado en el ejercicio fiscal 2015, para registrar el horario de entrada y salida, sin embargo, dicho libro no se encuentra identificado y autorizado, en el que aparece el listado incompleto de los nombres del personal y horarios pero no tienen fechas y firmas. Criterio El Acta Número , de fecha 7 de mayo de 2013, del Concejo Municipal, en la cual se acuerda aprobar el Reglamento Interno de Trabajo del Personal de la

54 Contraloría General de Cuentas 47 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG), artículo 49, literal b), establece: Cumplir con el horario de trabajo que le corresponda. En caso de demora o inasistencia a sus labores, deberán informar y justificar por escrito al Director de la Gerencia Administrativa Municipal dentro de los dos días siguientes, el motivo de la inasistencia o del ingreso a sus labores después de la hora convenida, en el caso de no presentar justificación se tomará como día no laborado y se le hará el descuento respectivo en su salario, según corresponda, o verificar si se trata de una causal de abandono de labores. Y literal s) establece: Los trabajadores municipales deberán cumplir con el procedimiento que se establezca para el control de entradas y salidas de la Municipalidad. La omisión de esta obligación se considerará como inasistencia y, si el procedimiento de registro de entradas y salidas es realizado por otra persona se calificará como falta grave. Causa La Gerente Administrativa Municipal, no ha implementado un procedimiento para verificar el horario y asistencia del personal, incumpliendo con el Reglamento Interno de Trabajo del Personal de la Municipalidad. Efecto Riesgo de que exista inasistencia a labores sin causa justificada, falsificación de rubricas, firmas, para simular asistencia sin ser reportada por el jefe inmediato. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones a la Gerente Administrativa Municipal, a efecto implemente controles adecuados de asistencia, para el personal que labora en Municipalidad, con la finalidad de garantizar la existencia, presencia y permanencia en sus puestos de trabajo. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, la Licenciada Ruth Noemí Reyes Pineda, Gerente Administrativa Municipal, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiesta: Se ha utilizado un reloj que marcaba la asistencia digitalmente de cada empleado pero el software expiro y se perdieron los registros, al trasladarnos al edificio provisional mientras se construía el edificio municipal se implementó el libro de asistencia que estaba a cargo de los guardianes municipales que estaban a la entrada del edificio municipal. No obstante se ha delegado en cada Director o Jefe de área la responsabilidad de reportar a Recursos Humanos la inasistencia de personal según sea el caso. Por lo que se ha llevado el control de la asistencia de personal por una persona que ha sido delegada en el ingreso a las instalaciones, quien anota la hora de ingreso y salida, así mismo se realiza la confirmación del cumplimiento de los

55 Contraloría General de Cuentas 48 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) horarios y asistencia de personal, mediante los reportes que los Jefes de las áreas administrativas reportan a Recursos Humanos." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para la Licenciada Ruth Noemí Reyes Pineda, Gerente Administrativa Municipal, porque indica en su comentario, que el libro de asistencia estaba a cargo de los guardianes municipales, sin embargo en oficio sin número de fecha 13 de enero de 2016, firmado por la Gerente Administrativa Municipal, donde manifiesta: En cuanto al control de ingreso de personal, esto se hace por medio de un libro en el cual se anota el nombre y la hora en la que ingresa cada uno, esta función está a cargo del guardián municipal de turno asimismo en oficio sin número de fecha 21 de enero de 2016, firmado por la Gerente Administrativa Municipal, indicó: en el traslado que acabamos de hacer, se perdió un libro ya que revisando el que le estamos entregando le faltan algunos meses. En oficio sin número de fecha 11 de febrero de 2016, firmado por la Gerente Administrativa Municipal, se trasladó a la Comisión de auditoría copia certificada de 7 hojas consistentes en los folios: uno, dos, tres, ciento ochenta y siete, ciento ochenta y ocho, ciento ochenta y nueve y ciento noventa, del libro de Gerencia Administrativa Municipal, por medio del cual se lleva el control de asistencia del personal que laboró para la Municipalidad en el período comprendido del uno de enero al treinta y uno de diciembre de 2015, en los que se confirma que el libro contiene las deficiencias descritas en la condición del hallazgo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales GERENTE ADMINISTRATIVA MUNICIPAL RUTH NOEMI REYES PINEDA 2, Total Q. 2, Hallazgo No. 9 Deficiencia en la suscripción de contratos Condición Al evaluar el Programa 11 Servicios Públicos Municipales, Actividad 1, Oficina de Servicios Públicos Municipales; y 14 Seguridad Ciudadana, Actividad No. 2 Policía Municipal de Tránsito y Juzgado de Asuntos Municipales, Departamento de Guatemala; con cargo al renglón presupuestario 022 Personal por contrato, se

56 Contraloría General de Cuentas 49 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) pudo determinar que en los contratos administrativos no se encuentra establecido el plazo, el valor del contrato, no obstante en el ejercicio fiscal 2015 se ejecutó en dicho renglón presupuestario el valor de Q1,936, Criterio El Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 26 límite de los egresos y su destino, establece: "Los créditos contenidos en el presupuesto general de ingresos y egresos del Estado, aprobados por el Congreso de la República, constituyen el límite máximo de las asignaciones presupuestarias. No se podrán adquirir compromisos ni devengar gastos para los cuales no existan saldos disponibles de créditos presupuestarios, ni disponer de estos créditos para una finalidad distinta a la prevista. La contravención a esta disposición es punible penalmente, constitutivo de los delitos de abuso de autoridad, incumplimiento de deberes y de los demás delitos que resulte responsable..." El Decreto número 1-87, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Servicio Municipal, artículo 5 Fuentes Supletorias, establece: " Los casos no previstos en esta ley deben ser resueltos de acuerdo con los principios fundamentales de la misma, del Código Municipal, del Código de Trabajo, de la Ley de Servicio Civil, de las leyes comunes y de los principios generales del derecho." El Decreto 1441, del Congreso de la República de Guatemala, Código de Trabajo de Guatemala, Artículo 29 Contenido mínimo del contrato escrito, establece: El contrato escrito de trabajo debe contener: a) Los nombres, apellidos, edad, sexo, estado civil, nacionalidad y vecindad de los contratantes. b) La fecha de la iniciación de la relación de trabajo. c) La indicación de los servicios que el trabajador se obliga a prestar, o la naturaleza de la obra a ejecutar, especificando en lo posible las características y las condiciones del trabajo. d) El lugar o los lugares donde deben prestarse los servicios o ejecutarse la obra. e) La designación precisa del lugar donde viva el trabajador cuando se le contrata para prestar sus servicios o ejecutar una obra en lugar distinto de aquel donde viva habitualmente. f) La duración del contrato o la expresión de ser por tiempo indefinido o para la ejecución de obra determinada. g) El tiempo de la jornada de trabajo y las horas en que debe prestarse. h) El salario, beneficio, comisión o para citación que debe recibir el trabajador; si se debe calcular por unidad de tiempo, por unidad de obra o de alguna otra manera, y la forma, período y lugar de pago. En los casos en que se estipule que el salario se ha de pagar por unidad de obra, se debe hacer constar la cantidad y calidad de material, las herramientas y que les que el patrono convenga en proporcionar y el estado de conservación de los mismos, así como el tiempo que el trabajador pueda tenerlos a su disposición. El patrono no puede exigir del trabajador cantidad alguna por concepto de desgaste

57 Contraloría General de Cuentas 50 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) normal o destrucción accidental de las herramientas, como consecuencia de su uso en el trabajo. i) Las demás estipulaciones legales en que convengan las partes. j) El lugar y la fecha de celebración del contrato; y k) Las firmas de los contratantes o la impresión digital de los que no sepan o no puedan firma, y el número de sus cédulas de vecindad. El Ministerio de Trabajo y Previsión Social debe imprimir modelos de contratos para cada una de las categorías de trabajo, a fin de facilitar el cumplimiento de esta disposición. El Acuerdo número del Ministerio de Finanzas Públicas, Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, numeral 3 Descripción de cuentas, Grupo 0 Servicios Personales, 02 Personal Temporal, Renglón 022 Personal por Contrato establece: Contempla los egresos por concepto de sueldo base a trabajadores públicos, contratados para servicios, obras y construcciones de carácter temporal, en los cuales en ningún caso los contratos sobrepasarán el período que dura el servicio, proyecto u obra; y, cuando éstos abarquen más de un ejercicio fiscal, los contratos deberán renovarse para el nuevo ejercicio. Causa Las Asistentes de Gerencia Administrativa elaboraron los contratos de personal con cargo al renglón presupuestario 022, sin establecer el plazo y valor. La Gerente Administrativa Municipal, no supervisó la adecuada elaboración de los contratos de personal con cargo al renglón presupuestario 022 y que éstos cumplieran con los requisitos legales establecidos. El Alcalde Municipal suscribió dichos contratos sin verificar el cumplimiento de las leyes especificas correspondientes. Efecto Que la relación contractual se extienda más de un año y termine generando pasivo laboral. Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y a la Gerente Administrativa Municipal a efecto los contratos de personal se realicen con apego al código de trabajo. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, los señores Miguel Ángel Solares Montenegro, Alcalde Municipal, Ruth Noemí Reyes Pineda, Gerente Administrativa Municipal, Rossemery Guadalupe Pineda Dávila, Asistente de Gerencia Administrativa y Marleny Leticia Pineda Herrera, Asistente de Gerencia Administrativa, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifestan: Es fundamental hacer de su conocimiento que para que un

58 Contraloría General de Cuentas 51 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) contrato municipal tenga validez debe ser autorizado por el Concejo Municipal órgano superior de esta institución, y en dicha autorización, que es inherente del contrato que se suscribe, se especifica la vigencia que tiene el contrato así como también cual está siendo el monto total del contrato y siendo la certificación del punto de acta donde se aprueba el contrato el complemento del mismo se cumple con los requisitos señalados. Cada contrato suscrito se presenta para su autorización ante el Honorable Concejo Municipal, por lo que por medio de la Secretaría General es obtenida la certificación del punto del Acta de la Sesión respectiva, en la cual se especifica el plazo, el valor del contrato, el nombre de la persona contrata y el renglón en que se realiza la contratación, documento que se adjunta a cada contrato. Los contratos suscritos para contratar personal temporal cumplen con todas las formalidades legales que establecen la Ley de Contrataciones del Estado y la Ley del Presupuesto, señalando las características específicas de la contratación. En tal virtud, no existe ninguna deficiencia en la suscripción de los contratos, toda vez que se ha cumplido con la elaboración del contrato siguiendo los lineamientos que la Ley establece y las normas de control interno señalan." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para los señores Miguel Ángel Solares Montenegro, Alcalde Municipal, Ruth Noemí Reyes Pineda, Gerente Administrativa Municipal, Rossemery Guadalupe Pineda Dávila, Asistente de Gerencia Administrativa y Marleny Leticia Pineda Herrera, Asistente de Gerencia Administrativa, derivado que en sus comentarios indican que los contratos administrativos están aprobados por el Concejo Municipal, en dichas aprobaciones se especifica la vigencia que tiene el contrato así como también el monto total del contrato, sin embargo en el contrato administrativo número , que suscribió el Alcalde Municipal y el contratista, Mario Antonio Cano López, no establece el plazo y el valor del contrato. Es importante indicar que la misma deficiencia se pudó comprobar en fotocopia certificada de los contratos administrativos del renglón 022 proporcionados por la Gerente Administrativa Municipal, números: , , , , , , y Se confirma el hallazgo a Marleny Leticia Pineda Herrera y Rossemery Guadalupe Pineda Dávila, derivado que en oficio sin número de fecha 18 de febrero de 2016, firmado por la Licda. Ruth Reyes, Gerente Administrativa Municipal, indicó que ellas fueron las personas encargadas de la elaboración de los contratos 022 durante el año 2015, del mes de enero al 31 de julio de 2015 y del mes de agosto al 31 de diciembre de 2015 respectivamente. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General

59 Contraloría General de Cuentas 52 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales GERENTE ADMINISTRATIVA MUNICIPAL RUTH NOEMI REYES PINEDA 2, ALCALDE MUNICIPAL MIGUEL ANGEL SOLARES MONTENEGRO 5, ASISTENTE DE GERENCIA ADMINISTRATIVA MUNICIPAL ROSSEMERY GUADALUPE PINEDA DAVILA ASISTENTE DE GERENCIA ADMINISTRATIVA MUNICIPAL MARLENY LETICIA PINEDA HERRERA Total Q. 9, Hallazgo No. 10 Atraso en aporte al plan de prestaciones Condición Al evaluar la cuenta contable 2113 Gastos del personal a pagar, subcuenta de primer grado 02 Aportes Patronales a pagar, Auxiliar K, se determinó que no se pagó la cuota patronal plan de prestaciones del empleado municipal, correspondiente a los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2015, por valor de Q242, Asimismo, realizaron pagos extemporáneos correspondientes a los meses de enero a agosto de Criterio El Acuerdo 2-95, de la Junta Directiva del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, artículo 22 Cuota Patronal, establece: Es obligación de las Municipalidades de la República de Guatemala, excepto la de la ciudad capital, aportar al Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, la CUOTA PATRONAL en el porcentaje que se establece en el presente Artículo. Es también obligación de las municipalidades, a través de su Tesorería, descontar a los trabajadores municipales presupuestados, por planilla o por contrato, la CUOTA LABORAL en los porcentajes establecidos en el presente Artículo. Los porcentajes podrán ser modificados por la Junta Directiva del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, de acuerdo a las necesidades financieras y a los estudios Actuariales que se realicen. Para la determinación de responsabilidades y porcentajes se establece en los siguientes incisos: 1. Las Municipalidades deberán aportar el 7% del sueldo, salario, honorario o cualquier otro ingreso que reciban los trabajadores municipales mensualmente, por trabajos o servicios, en concepto de CUOTA PATRONAL. Es obligación del Alcalde y el Tesorero Municipal, de enviar mensualmente el pago al Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, dentro de los diez días calendario siguiente al mes que corresponde. 2. Adicionalmente, queda también encargado el Instituto de Fomento Municipal INFOM o la Entidad que en el futuro la sustituya, de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 19 inciso B) de la Ley Orgánica del Plan, de descontar de los arbitrios que recibe a favor de las Municipalidades, la Cuota Patronal cuyo monto será trasladado mensualmente al

60 Contraloría General de Cuentas 53 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Plan de Prestaciones del Empleado Municipal. Sin embargo, si dichos descuentos no fueren suficientes para cubrir el pago correspondiente, será responsabilidad de cada Municipalidad el cumplimiento del pago total de dicha cuota. 3. Para este efecto, el Plan de Prestaciones del Empleado Municipal informará mensualmente al Instituto de Fomento Municipal del monto adeudado por cada Municipalidad en concepto de Cuota Patronal Causa El Alcalde Municipal y el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no realizaron oportunamente los pagos de la Cuota Patronal al Plan de Prestaciones del Empleado Municipal. Efecto Riesgo de no cumplir con la responsabilidad establecida en el Acuerdo número 2-95, de la Junta Directiva del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, por la falta de oportunidad de registros presupuestarios; asimismo, riesgo de cobertura al empleado municipal, por la falta de pago. Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y este a su vez al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, a efecto se realicen los pagos de la Cuota Patronal al Plan de Prestaciones del Empleado Municipal con base a lo legalmente establecido. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, los señores Miguel ángel Solares Montenegro, Alcalde Municipal y Oscar Adolfo Ramírez Gramajo, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiestan: a) Con respecto al presente hallazgo nos permitimos informarle que derivado de la crisis económica que está viviendo el país a todo nivel se ve afectada la recaudación de los ingresos de la municipalidad por lo que no fue posible poder realizar el pago de la Cuota Patronal del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal de los meses de Septiembre a Diciembre de 2015, no obstante con fecha 08 de febrero del año en curso fueron emitidos los cheques No , 40695, con fecha 19 de febrero el cheque No , con fecha 21 de marzo el cheque No para los pagos de los meses de Septiembre a diciembre 2015, el cheque de fecha 21 de marzo 2016 correspondiente al mes de enero 2016, y el cheque de fecha 05 de abril correspondiente al mes de febrero 2016, adjuntando copia del cheque y recibo de pago correspondiente. 1. Con la información antes descrita se logra poner al día la cuota patronal del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, de conformidad con las

61 Contraloría General de Cuentas 54 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) disponibilidades financieras de la Municipalidad a la presente fecha, no obstante como en cualquier entidad de la Administración Pública, se han presentado situaciones de limitación de recursos financieros que conllevan priorizar los pagos." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para los señores Miguel ángel Solares Montenegro, Alcalde Municipal y Oscar Adolfo Ramírez Gramajo, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, en virtud que en sus comentarios indican que con fecha 08 de febrero del año en curso fueron emitidos los cheques No , 40695, con fecha 19 de febrero el cheque No , con fecha 21 de marzo el cheque No para los pagos de los meses de Septiembre a diciembre Lo cual evidencia que los pagos en concepto de cuota patronal del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal de los meses de septiembre a diciembre de 2015, no fueron realizados oportunamente. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL MIGUEL ANGEL SOLARES MONTENEGRO 5, DIRECTOR AFIM OSCAR ADOLFO RAMIREZ GRAMAJO 2, Total Q. 8, Hallazgo No. 11 Cuentas por pagar no registradas Condición Al evaluar la integración de las cuentas por pagar, al 31 de diciembre de 2015, presentada por el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, de los gastos que quedaron pendientes de pago a esa fecha, se pudo constatar que, en el Balance General no se reflejan dichas cuentas por pagar, siendo las siguientes: Sueldos y Salarios Q326,377.25, Cuotas Patronales Q309,500.77, Cuentas por pagar a Empresa Eléctrica de Guatemala Q392,833.24, Cuentas por Pagar a Proveedores Q543, situación que afecta la razonabilidad financiera municipal. Criterio Decreto , del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 37. Egresos Devengados y no Pagados, establece: "Los

62 Contraloría General de Cuentas 55 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) gastos comprometidos y no devengados al treinta y uno de diciembre, previo análisis de su situación, podrán trasladarse al ejercicio siguiente imputándose a los créditos disponibles de cada unidad ejecutora. Los gastos devengados y no pagados al treinta y uno de diciembre de cada año se cancelarán durante el año siguiente, con cargo a las disponibilidades de fondos existentes a esa fecha de cada unidad ejecutora." Y artículo 48, El sistema de contabilidad, establece: El sistema de contabilidad integrada gubernamental lo constituyen el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos que permitan el registro de los hechos que tienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones del Estado, con el objeto de satisfacer las necesidades de información destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de la administración y el ejercicio del control, así como informar a terceros y a la comunidad sobre la marcha de la gestión pública. Causa El Director de Administración Financiera Integrada Municipal no estableció un procedimiento adecuado que garantice, que al cierre de cada ejercicio fiscal, queden debidamente registrados los gastos del período. La Encargada de Contabilidad General no registró oportunamente los gastos realizados durante el período fiscal. La Auditora Interna, no incluyó dentro de su Plan Anual de Auditoria, auditorías financieras que garantizaran la oportunidad de emitir recomendaciones, que permitieran realizar un adecuado cierre contable anual y la prevención de eventos subsecuentes a cubrir en períodos posteriores. Efecto Falta de razonabilidad de las cuentas por pagar en el Balance General y registro de gastos en el Estado de Resultados, al 31 de diciembre 2015 y la falta de afectación del presupuesto 2016 con gastos del período Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones a la Auditora Interna Municipal, a efecto incluya en el Plan Anual de Auditoria, auditorías financieras que garanticen la oportunidad de emitir recomendaciones, que permitan la realización y un adecuado cierre contable anual y la determinación de eventos subsecuentes a cubrirse con el presupuesto del período posterior. El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal y este a su vez a la Encargada de Contabilidad

63 Contraloría General de Cuentas 56 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) General, a efecto realice las afectaciones presupuestarias correspondientes y el registro de gastos dentro del período fiscal correspondiente, así como una adecuada formulación presupuestaria. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, los señores Oscar Adolfo Ramírez Gramajo, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, Guiselda Marina Alvizures Muralles, Encargada de Contabilidad General y Nora Mirtala Reyes Cabrera de Recinos, Auditora Interna Municipal, manifiestan: Respecto al presente hallazgo nos permitimos informar a usted lo siguiente: Según la guía del ministerio de Finanzas Publicas para el cierre del ejercicio fiscal 2015 se deben eliminar todos los compromisos que se encuentran devengados durante el ejercicio fiscal 2015 como planillas, gastos recurrentes, órdenes de compra, por lo que no es posible mostrar en el balance general dicha deuda. Las cuotas patronales del mes de diciembre del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal y Instituto Guatemalteco de Seguridad Social su plazo vence en los primeros días del mes de enero de La cuenta por pagar a Empresa Eléctrica de Guatemala se recibió mediante oficio de fecha 7 de enero de El Sistema de Contabilidad Integrado no permite realizar registro de los compromisos pendientes de pago al final del ejercicio fiscal, en virtud que no es multianual la forma de operación del mismo, según la explicación indicada por el personal Técnico del Ministerio de Finanzas Públicas, no obstante se tiene el control interno que muestra las cuentas por pagar para dar cumplimiento oportuno a las obligaciones financieras contraídas por la Municipalidad, lo cual es del conocimiento de las autoridades municipales para la correcta toma de decisiones." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, para los señores Oscar Adolfo Ramírez Gramajo, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, Guiselda Marina Alvizures Muralles, Encargada de Contabilidad General y Nora Mirtala Reyes Cabrera de Recinos, Auditora Interna Municipal, porque indican en sus comentarios que en la guía del Ministerio de Finanzas Publicas para el cierre del ejercicio fiscal 2015 se deben eliminar todos los compromisos que se encuentran devengados durante el ejercicio fiscal 2015 como planillas, gastos recurrentes, órdenes de compra, por lo que no es posible mostrar en el balance general dicha deuda, sin embargo la guia que presentan como medio de prueba, no se encuentra completa y no está firmada. Asimismo, la Ley Orgánica del Presupuesto establece que los gastos comprometidos y no devengados al treinta y uno de diciembre, previo análisis de

64 Contraloría General de Cuentas 57 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) su situación, podrán trasladarse al ejercicio siguiente imputándose a los créditos disponibles de cada unidad ejecutora. Los gastos devengados y no pagados al treinta y uno de diciembre de cada año se cancelarán durante el año siguiente. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR AFIM OSCAR ADOLFO RAMIREZ GRAMAJO 10, AUDITORA INTERNA MUNICIPAL NORA MIRTALA REYES CABRERA DE RECINOS 7, ENCARGADA DE CONTABILIDAD GENERAL GUISELDA MARINA ALVIZURES MURALLES 4, Total Q. 21, Hallazgo No. 12 Falta de presentación de inventario Condición Al evaluar si se cumplió con presentar el inventario de bienes muebles por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014, a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General de Cuentas,se determinó que no fue presentado; únicamente emitieron oficio número DAFIM , de fecha 09 de enero de 2015; como cumplimiento del artículo 53 literal r) del Decreto Código Municipal. Criterio El Acuerdo Gubernativo número , del Ministerio de Finanzas Públicas, Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública, artículo 19, establece: Las dependencias a que se refiere el presente reglamento, bajo la responsabilidad directa de su jefe superior, están obligadas a remitir a más tardar el treinta y uno de enero de cada año, un informe pormenorizado de los bienes muebles que tengan registrados en su inventario, al treinta y uno de diciembre de cada año, a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas. Dicho informe deberá ser independiente al que se refiere el artículo 70 de la Ley Orgánica del Presupuesto, contenida en el Decreto Ley número 2-86 y 27 de su Reglamento contenido en Acuerdo Gubernativo La circular número 3-57, de la Dirección de Contabilidad del Estado, Departamento de Contabilidad, establece "Rendición de las copias de inventario. Durante el mes de enero de cada año, todas las oficinas y establecimientos gubernativos deberán enviar, sin excusa ni pretexto alguno, una copia certificada

65 Contraloría General de Cuentas 58 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) del inventario de bienes muebles y otra de bienes inmuebles, directamente al Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado, para su confrontación y operaciones procedentes. Dichas copias deberán ser revisadas antes de remitirlas, comprobando que los cálculos y sumas estén enteramente conformes, a fin de evitar errores y su devolución por tal motivo, lo que ocasiona atraso y pérdida de tiempo, ya que precisamente se concede todo el mes de enero para este trabajo, con el objeto de obtener datos exactos. Las dependencias que se indican en el primer párrafo de Disposiciones Generales, con la debida anticipación requerirán a las oficinas respectivas la rendición de los inventarios subsidiarios, a efecto de que dentro del mismo mes de enero se presenten los inventarios centralizados a la Dirección de Contabilidad del Estado. Causa El Alcalde Municipal y el Director de la Administración Financiera Integrada Municipal incumplieron con la normativa legal vigente para el envío de inventario de bienes muebles a Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General de Cuentas. Efecto El no enviar un informe pormenorizado de los bienes muebles que tengan registrados en su inventario a la Dirección de Contabilidad del Ministerio de Finanzas Públicas, provoca que dicho ministerio no tenga un registro actualizado y confiable de los bienes muebles que pertenecen a la Municipalidad. Por otra parte los saldos presentados en el Balance General son vulnerables de alteraciones o inadecuados registros. Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y este a su vez al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, a efecto cumplan con la normativa legal vigente para el traslado del inventario de bienes muebles. Comentario de los Responsables En Nota s/n de fecha 15 de abril de 2016, los señores Miguel Angel Solares Montenegro, Alcalde Municipal y Oscar Adolfo Ramírez Gramajo, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 diciembre de 2015 manifiestan: De cuando con la norma fundamental que rige el funcionamiento de las Municipalidades, el Decreto Código Municipal el artículo 53 literal r, el inventario se envió a la Contraloría General de Cuentas, por lo que obedeciendo la instrucción emanada por la Ley citada y respetando a la jerarquía de las normas, en tal sentido fue presentado el reporte correspondiente del inventario de activos fijos."

66 Contraloría General de Cuentas 59 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, para los señores Miguel Angel Solares Montenegro, Alcalde Municipal y Oscar Adolfo Ramírez Gramajo, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, derivado que presentaron como prueba para el desvanecimiento del mismo, copia del oficio número DAFIM de fecha 9 de enero de 2015, dirigido al Subcontralor de Probidad, En funciones del Cargo de Contralor General de Cuentas, sin embargo no existe evidencia que el inventario fue enviado a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, en cumplimiento al Acuerdo Gubernativo No del Ministerio de Finanzas Públicas y la circular número 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL MIGUEL ANGEL SOLARES MONTENEGRO 22, DIRECTOR AFIM OSCAR ADOLFO RAMIREZ GRAMAJO 10, Total Q. 32, Hallazgo No. 13 Concejo Municipal no fiscaliza operaciones financieras y administrativas Condición Al revisar los registros de las actas de Sesiones del Concejo Municipal, se determinó que en Acta número de fecha 06 de enero de 2015, fueron nombradas las comisiones administrativas y de fiscalización siguientes: Comisión de educación, educación bilingüe intercultural, Comisión de salud y asistencia social, Comisión de servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda, Comisión de fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales, Comisión de descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana, Comisión de finanzas, Comisión de probidad, Comisión de los derechos humanos y de la paz, Comisión de la familia, la mujer, la niñez, la juventud, adulto mayor y/o cualquier otra forma de proyección social; sin embargo no existe evidencia de que se presentaran los respectivos informes del ejercicio fiscal 2015, de cada comisión de acuerdo a su gestión. Criterio El Decreto Número , del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, Artículo 35 Atribuciones generales del Concejo Municipal, literal d), establece: El control y fiscalización de los distintos actos del gobierno municipal y

67 Contraloría General de Cuentas 60 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) de su administración...". Artículo 36, Organización de Comisiones, establece: el Concejo Municipal organizará las comisiones que considere necesarias para el estudio y dictamen de los asuntos que conocerá durante todo el año. Artículo 37, Dictámenes, informes y asesorías de las comisiones, establece: Las comisiones presentarán al Concejo Municipal, por intermedio de su presidente, los dictámenes e informes que les sean requeridos con relación a los asuntos sometidos a su conocimiento y estudio ; Artículo 54, Atribuciones y deberes de síndicos y concejales, establece: Los síndicos y los concejales, como miembros del órgano de deliberación y de decisión, tiene las siguientes atribuciones: literal f) Fiscalizar la acción administrativa del alcalde y exigir el cumplimiento de los acuerdos y resoluciones del Concejo Municipal. Causa El Concejo Municipal no veló porque los integrantes de las comisiones administrativas y de fiscalización, realizaran la labor asignada y remitieran los informes de las actuaciones relacionadas con los asuntos sometidos a su consideración, por lo que no se evidencia el resultado de la gestión de cada una de las comisiones por ellos nombrados y representados. Efecto La falta de supervisión del Concejo Municipal y Alcalde Municipal, a las comisiones de fiscalización y de administración nombradas, conlleva el riesgo de que no se realicen las labores asignadas y existan deficiencias en los procesos de las actividades municipales. El incumplimiento del desarrollo y ejecución de atribuciones diseñadas para las comisiones, no evidencia el control y fiscalización de los actos administrativos y financieros. Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal, a efecto que las distintas comisiones de trabajo realicen objetivamente y emitan los informes de las actuaciones relacionadas con los asuntos sometidos a su consideración. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, los señores miembros del Concejo Municipal Miguel Ángel Solares, Alcalde Montenegro, Alcalde Municipal, Sadin Iván Díaz López, Sindico Primero, Ignacio Guillermo Vásquez López, Sindico Segundo, Carlos Humberto Escobar García, Concejal Primero, Ennio Gerardo Ramírez Porres, Concejal Segundo, Octavio (S.O.N.) Reyes Solares, Concejal Tercero, Fidel Rolando Archila Barrios, Concejal Cuarto y Emiliano (S.O.N.) Franco Monterroso, Concejal Quinto, por le periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015 manifiestan: El Concejo Municipal en cumplimiento de

68 Contraloría General de Cuentas 61 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) sus atribuciones de conformidad con el artículo 35, Decreto Código Municipal semanalmente sostiene reuniones para aprobar o improbar ejerciendo sus funciones de control y fiscalización de los distintos actos del Gobierno Municipal y su Administración, lo cual queda evidenciado en las actas suscritas en cada reunión sostenida. El Concejo Municipal por conducto de la Comisión de Finanzas periódicamente participa en la fiscalización de los asuntos financieros de la Municipalidad, lo cual ha quedado evidenciado en los arqueos mensuales que se practican en la Dirección de administración Financiera Municipal. Las diferentes comisiones que fueron conformadas de conformidad con el acta , en las reuniones del Concejo Municipal sostenidas semanalmente, las personas nombradas manifestaron verbalmente el seguimiento realizado en cada uno de los temas asignados; es de observar que el artículo 36 del Decreto Código Municipal, taxativamente indica que las comisiones presentarán al Concejo Municipal, por medio de su presidente, los dictamines e informes que le sean requeridos con relación a los asuntos sometidos a su conocimiento y estudio ; por lo que se puede apreciar en lo indicado anteriormente, no es obligatorio presentar un informe por escrito de dichas actividades en virtud que no fue solicitado o requerido presentar algún dictamen o informe, no obstante se ha cumplido con fiscalizar las operaciones financieras y administrativas exigiendo en todos los casos el cumplimiento de los acuerdos y resoluciones aprobadas en reuniones del Concejo; el subrayado es propio." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para los señores miembros del Concejo Municipal, Miguel Ángel Solares, Alcalde Montenegro, Alcalde Municipal, Sadin Iván Díaz López, Sindico Primero, Ignacio Guillermo Vásquez López, Sindico Segundo, Carlos Humberto Escobar García, Concejal Primero, Ennio Gerardo Ramírez Porres, Concejal Segundo, Octavio (S.O.N.) Reyes Solares, Concejal Tercero, Fidel Rolando Archila Barrios, Concejal Cuarto y Emiliano (S.O.N.) Franco Monterroso, Concejal Quinto, porque indican en sus comentarios que en las reuniones del Concejo Municipal sostenidas semanalmente, las personas nombradas en las distintas comisiones, manifestaron verbalmente el seguimiento realizado en cada uno de los temas asignados; lo que confirma que no existen informes por escrito de las distintas comisiones nombradas. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 22, para:

69 Contraloría General de Cuentas 62 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL MIGUEL ANGEL SOLARES MONTENEGRO 22, SINDICO PRIMERO SADIN IVAN DIAZ LOPEZ 23, SINDICO SEGUNDO IGNACIO GUILLERMO VASQUEZ LOPEZ 23, CONCEJAL PRIMERO CARLOS HUMBERTO ESCOBAR GARCIA 23, CONCEJAL SEGUNDO ENNIO GERARDO RAMIREZ PORRES 23, CONCEJAL TERCERO OCTAVIO (S.O.N.) REYES SOLARES 23, CONCEJAL CUARTO FIDEL ROLANDO ARCHILA BARRIOS 23, CONCEJAL QUINTO EMILIANO (S.O.N.) FRANCO MONTERROSO 23, Total Q. 190, Hallazgo No. 14 Incumplimiento a la Ley de Acceso a la Información Condición Se pudo comprobar que en la página Web de la Municipalidad de San José Pínula, (munisanjosepinula.gob.gt), en el enlace llamado Información Pública, no se encuentra publicada y actualizada la información financiera y de oficio establecida en la Ley de Acceso a la Información Pública, correspondiente al periodo fiscal del año 2015, situación que fue confirmada con la Encargada de la Unidad de Acceso a la Información pública de la Municipalidad. Criterio El Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública, Artículo 10, Información pública de oficio, establece: Los Sujetos Obligados deberán mantener, actualizada y disponible, en todo momento, de acuerdo con sus funciones y a disposición de cualquier interesado, como mínimo, la siguiente información, que podrá ser consultada de manera directa o a través de los portales electrónicos de cada sujeto obligado: 1. Estructura orgánica y funciones de cada una de las dependencias y departamentos, incluyendo su marco normativo;.. 4. Número y nombre de funcionarios, servidores públicos, empleados y asesores que laboran en el sujeto obligado y todas sus dependencias, incluyendo salarios que corresponden a cada cargo, honorarios, dietas, bonos, viáticos o cualquier otra remuneración económica que perciban por cualquier concepto. Quedan exentos de esta obligación los sujetos obligados cuando se ponga en riesgo el sistema nacional de seguridad, la investigación criminal e inteligencia del Estado; 5. La misión y objetivos de la institución, su plan operativo anual y los resultados obtenidos en el cumplimiento de los mismos; 6. Manuales de procedimientos, tanto administrativos como operativos; 7. La información sobre el presupuesto de ingresos y egresos asignado para cada ejercicio fiscal; los programas cuya elaboración y/o ejecución se encuentren a su cargo y todas las modificaciones que se realicen al mismo, incluyendo transferencias internas y externas; 8. Los informes mensuales de ejecución presupuestaria de todos los renglones y de todas las unidades, tanto operativas como administrativas de la entidad; 9. La información detallada sobre los

70 Contraloría General de Cuentas 63 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) depósitos constituidos con fondos públicos provenientes de ingresos ordinarios, extraordinarios, impuestos, fondos privativos, empréstitos y donaciones; Listado de viajes nacionales e internacionales autorizados por los sujetos obligados y que son financiados con fondos públicos, ya sea para funcionarios públicos o para cualquier otra persona, incluyendo objetivos de los viajes, personal autorizado a viajar, destino y costos, tanto de boletos aéreos como de viáticos; 13. La información relacionada al inventario de bienes muebles e inmuebles con que cuenta cada uno de los sujetos obligados por la presente ley para el cumplimiento de sus atribuciones; 14. Información sobre los contratos de mantenimiento de equipo, vehículos, inmuebles, plantas e instalaciones de todos los sujetos obligados, incluyendo monto y plazo del contrato e información del proveedor; 15. Los montos asignados, los criterios de acceso y los padrones de beneficiarios de los programas de subsidios, becas o transferencias otorgados con fondos públicos; 16. La información relacionada a los contratos, licencias o concesiones para el usufructo o explotación de bienes del Estado; 17. Los listados de las empresas precalificadas para la ejecución de obras públicas, de venta de bienes y de prestación de servicios de cualquier naturaleza, incluyendo la información relacionada a la razón social, capital autorizado y la información que corresponda al renglón para el que fueron precalificadas; 18. el listado de las obras en ejecución o ejecutadas total o parcialmente con fondos públicos, o con recursos provenientes de préstamos otorgados a cualquiera de las entidades del Estado, indicando la ubicación exacta, el costo total de la obra, la fuente de financiamiento, el tiempo de ejecución, beneficiarios, empresa o entidad ejecutora, nombre del funcionario responsable de la obra, contenido y especificaciones del contrato correspondiente; 19. Los contratos de arrendamiento de inmuebles, equipo, maquinaria o cualquier otro bien o servicio, especificando las características de los mismos, motivos del arrendamiento, datos generales del arrendatario, monto y plazo de los contratos; Los responsables de los archivos de cada uno de los sujetos obligados deberán publicar, por lo menos una vez al año, y a través del Diario de Centro América, un informe sobre; el funcionamiento y finalidad del archivo, sus sistemas de registro y categorías de información, los procedimientos y facilidades de acceso al archivo; 27. El índice de la información debidamente clasificada de acuerdo a esta ley; Cualquier otra información que sea de utilidad o relevancia para cumplir con los fines y objetivos de la presente ley. Y el artículo 39, Sistemas de información electrónicos, establece: Los sujetos obligados establecerán como vía de acceso a la información pública, entre otros, sistemas de información electrónicos. Bajo responsabilidad de la autoridad máxima garantizará que la información publicada sea fidedigna y legitima. La información publicada en los sistemas de información electrónicos, entre otros, deberá coincidir exactamente con los sistemas de administración financiera, contable y de auditoria y esta deberá ser actualizada en los plazos establecidos en esta ley.

71 Contraloría General de Cuentas 64 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Causa La Encargada de la Unidad de Acceso a la Información Pública, no realizó la publicación y actualización de la información pública de oficio, en los sistemas de información electrónicos, y el Alcalde Municipal no veló por el cumplimiento de la Ley de Acceso a la Información Pública. Efecto No se tiene acceso a la información pública municipal, lo que provoca falta de transparencia en la gestión municipal. Recomendación El Concejo Municipal, debe instruir al Alcalde Municipal y éste a su vez a la Encargada de la Unidad de Acceso a la Información Pública, para que cumplan con la publicación y actualización oportuna de la información pública de oficio, en los sistemas de información electrónicos. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, los señores Miguel Ángel Solares Montenegro, Alcalde Municipal, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, y Trude Rommy Gruenebaum, Encargada de Acceso a la Información Pública, por el periodo comprendido del 15 de mayo al 31 de diciembre de 2015, manifiestan: En respuesta manifiesto que la oficina de Libre Acceso a la Información Pública de la Municipalidad de San José Pinula, con el fin de dar a conocer respuestas a las inquietudes de nuestros usuarios, mantiene actualizada y disponible en todo momento, la información en la página web, conforme los establece el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública de Oficio, la cual establece: Los sujetos obligados deberán mantener actualizada y disponible en todo momento, de acuerdo con sus funciones y a disposición de cualquier interesado.como mínimo Que podrá ser consultada de manera directa o a través de los portales electrónicos de cada sujeto obligado; lo mismo se ha cumplido enviando correspondencia interna a las distintas dependencias Municipales, solicitando información para mantener la misma publicada, actualizada y a disponibilidad en los sistemas de información electrónicos de cada sujeto obligado. Durante el año 2015 fue solicitada la información que corresponde para dar cumplimiento a la Ley de Libre Acceso a la Información Pública, como se comprueba en el documento adjunto, en donde las unidades responsables deben de actualizar los datos que de oficio son proporcionados a los interesados de obtener información pública."

72 Contraloría General de Cuentas 65 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para los señores Miguel Ángel Solares Montenegro, Alcalde Municipal, y Trude Rommy Gruenebaum, quien fungió como Encargada de Acceso a la Información Pública, por el periodo comprendido del 15 de mayo al 31 de diciembre de 2015, en virtud que el oficio de solicitud de información indicado en el comentario de los responsables, tiene fecha 15 de julio de 2015, asimismo, indican que la oficina de Libre Acceso a la Información Pública de la Municipalidad de San José Pinula, con el fin de dar a conocer respuestas a las inquietudes de nuestros usuarios, mantiene actualizada y disponible en todo momento la página web de la municipalidad. No obstante al realizar la verificación de la página Web de la Municipalidad y el cumplimiento al Decreto No , artículo 10, la información pública de oficio no se encontraba actualizada, según revisión realizada con fecha 26 de febrero de 2016, con la Encargada de Acceso a la Información Pública, de acuerdo a lo establecido en cédula narrativa, firmada y sellada, donde se aceptan las deficiencias encontradas. Se confirma el hallazgo para la señora Sulma Elizabeth Victoria Juárez Medina, quien fungió como Encargada de Acceso a la Información Pública, por el periodo comprendido del 2 de enero al 15 de abril de 2015, derivado que no se presentó a la discusión de posibles hallazgos, asimismo no envío ningún comentario ni pruebas para el desvanecimiento del mismo. No obstante le fue notificado el hallazgo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 24, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ENCARGADA DE ACCESO A LA INFORMACION PUBICA TRUDE ROMMY GRUENEBAUM BLANCO ALCALDE MUNICIPAL MIGUEL ANGEL SOLARES MONTENEGRO 5, ENCARGADA DE ACCESO A LA INFORMACION SULMA ELIZABETH VICTORIA JUAREZ MEDINA Total Q. 7, Hallazgo No. 15 Falta de publicación de documentos de los eventos en el portal de Guatecompras Condición Al evaluar los eventos de licitación publicados en el Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del Estado de Guatemala GUATECOMPRAS-, seleccionados en muestra de auditoría, se determinó que al 31 de diciembre de 2015, no fueron publicados en dicho sistema los siguientes documentos:

73 Contraloría General de Cuentas 66 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) No. NOG DESCRIPCIÓN VALOR Q. DOCUMENTOS NO PUBLICADOS EN GUATECOMPRAS Construcción instituto tecnológico casco urbano, municipio de San José Pínula, departamento de Guatemala. 9,425, No aparece la CDP. Informes de supervisión Mejoramiento calle(s) mediante pavimentación y mantenimiento, aldeas Parte Baja, municipio de San José Pínula, departamento de Guatemala Construcción edificio municipal fase III, municipio de San José Pínula, departamento de Guatemala Mejoramiento calle(s) mediante mantenimiento, aldeas Parte Alta, municipio de San José Pínula, departamento de Guatemala Mejoramiento calle(s), aldea San Luis Sector Puerta Negra fase II, municipio de San José Pínula, departamento de Guatemala Mejoramiento materiales de construcción por paquetes para atender necesidades de vecinos de diferentes comunidades del municipio de San José Pínula. 5,198, ,940, ,513, ,999, , No se encuentran publicadas las fianzas de anticipo y cumplimiento, conservación de obra y saldos deudores y respectivos endosos. Las bases de licitación publicadas, están incompletas, les hace falta las especificaciones técnicas acabados del edificio municipal. No aparece publicada la CDP. No se encuentra publicado el adendum al contrato. No se encuentra publicado el adendum al contrato. CDP por ampliación al valor del contrato. No publicaron la CDP. No se encuentra publicada la remisión de contratos a la CGC. TOTAL 25,752, Criterio Resolución número y sus reformas, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, artículo 11, Procedimiento, tipo de información y momento en que debe publicarse, establece: Asimismo, dentro del expediente electrónico identificado con el NOG respectivo deberá publicarse, cronológicamente, toda la información pública en poder de la entidad compradora contratante contenida en los expedientes físicos de compra o contratación, tales como reportes, oficios, providencias, resoluciones, estudios, actas, correspondencia interna o externa, acuerdos, directivas, directrices, circulares, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de las entidades compradoras, no sujetos a plazos legales como los listados anteriormente, sino que constituyan información pública de oficio. La publicación de los documentos a que hace referencia el párrafo anterior deberá realizarse para todos los procedimientos con concurso público, restringido o procedimiento sin concurso, en el módulo del sistema que corresponda. Causa El Encargado de Compras de la Municipalidad, no publicó todos los documentos referentes a los eventos de licitación seleccionados en muestra de auditoría.

74 Contraloría General de Cuentas 67 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Efecto No se cumplió con el principio de transparencia en el proceso de contratación. Recomendación El Director de Administración Financiera Integrada Municipal debe instruir al encargado de Compras de la Municipalidad, para que cumpla con los procedimientos contenidos en la Ley de Contrataciones del Estado y la Resolución número y sus reformas. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, el señor Luis Alfredo Álvarez Yumán, Encargado de Compras, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiesta: La ley de contrataciones del Estado, su reglamento y las normativas emitidas por la Dirección Normativa de Contrataciones del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas, establecen lineamientos de los documentos que deben publicarse en el portal electrónico Guatecompras, lo cual se realiza previo y después de los eventos de contrataciones. En los eventos señalados fueron publicados los documentos fundamentales que permiten poner a disposición de las personas interesadas de consultar Guatecompras, los aspectos que evidencia la transparencia en la realización de las contrataciones efectuadas por la Municipalidad de San José Pinula. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para el señor Luis Alfredo Álvarez Yumán, Encargado de Compras, derivado que en los reportes de Guatecompras, presentados por el responsable como pruebas de descargo, se pudo constatar que en publicación del NOG , Construcción instituto tecnológico casco urbano, municipio de San José Pínula, departamento de Guatemala, los informes de supervisión y el Contrato o nombramiento del supervisor fueron subidos al mencionado sistema con fecha 14 de abril de 2016, lo que evidencia que dicha acción fue realizada después de que la Comisión de Auditoría notificará el correspondiente hallazgo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 25, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ENCARGADO DE COMPRAS LUIS ALFREDO ALVAREZ YUMAN 4, Total Q. 4,200.00

75 Contraloría General de Cuentas 68 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Hallazgo No. 16 Falta de actualización en el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP- Condición Al analizar los registros del Sistema Nacional de Inversión Pública, se constató que difieren por Q18,783,030.42, con el avance financiero registrado en la cuenta contable 1234 Construcciones en Proceso, asimismo no realizaron la actualización de los avances físicos en los siguientes casos: No. Código SINIP Descripción del Proyecto MEJORAMIENTO CALLE (S), MEDIANTE PAVIMENTACION Y MANTENIMIENTO, ALDEAS PARTE BAJA, MUNICIPIO DE SAN JOSE PINULA DEPARTAMENTO DE GUATEMALA MEJORAMIENTO CALLE (S) MEDIANTE MANTENIMIENTO, ALDEAS PARTE ALTA, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ PINULA DEPARTAMENTO DE GUATEMALA CONSTRUCCION EDIFICIO MUNICIPAL FASE III, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ P I N U L A, DEPARTAMENTO GUATEMALA DE CONSTRUCCION SALON ALDEA SANTA INES, MUNICIPIO DE SAN JOSE P I N U L A DEPARTAMENTO GUATEMALA DE MEJORAMIENTO CALLE (S) MEDIANTE RECAPEO, ALDEA CIENAGA GRANDE SAN JOSE PINULA MEJORAMIENTO MATERIALES DE CONSTRUCCION POR PAQUETES PARA ATENDER NECESIDADES DE VECINOS D E COMUNIDADES M U N I C I P I O SAN JOSE PINULA D I F E R E N T E S D E DEL MEJORAMIENTO CALLE (S) MEDIANTE BACHEO EN CALLE Y AVENIDAS DEL AREA URBANA Y RURAL DEL MUNICIPIO DE SAN JOSE PINULA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA Asignación Actualizada Q. Información SINIP SICOIN GL DIFERENCIA Ejecutado Q. Avance Fisico Avance Financiero Pagos Efectuados No. decuenta Contable % 0.00% 6,234, % 0.00% 4,192, % 0.00% 2,674, % 0.00% 940, % 0.00% % 0.00% 673, % 0.00% MANEJO Y APOYO A LOS % 0.00% 1,170, BG SICOIN GL/SNIP 6,234, ,192, ,674, , ,

76 Contraloría General de Cuentas 69 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) SERVICIOS BÁSICOS DE EDUCACIÓN, MUNICIPIO DE SAN JOSE PINULA DEPARTAMENTO DE GUATEMALA 1,170, S E G U I M I E N T O Y MEJORAMIENTO DE RED DE AGUA POTABLE Y A L U M B R A D O PUBLICO, MUNICIPIO DE SAN J O S E DEPARTAMENTO GUATEMALA P I N U L A DE SANEAMIENTO, LIMPIEZA CALLE(S) Y AVENIDAS SAN JOSE PINULA LIMPIA Y NATURAL CONSTRUCCION MURO DE CONTENCION SECTOR EL CHORRITO, ALDEA LAS ANONAS, SAN JOSE PINULA CONSTRUCCION SISTEMA DE ALCANTARILLADO SANITARIO KM. 23 A 24 CARRETERA A MATAQUESCUINTLA, JOSE PINULA SAN MEJORAMIENTO CALLES CASCO URBANO, PAVIMENTO SAN JOSÉ PINULA CONSTRUCCION SISTEMA DE ALCANTARILLADO SANITARIO COLONIA SANTA SOFIA FASE III, MUNICIPIO DE SAN JOSE PINULA MEJORAMIENTO CALLE (S) PAVIMENTACION COLONIA SANTA SOFIA, FASE I, SAN JOSE PINULA MEJORAMIENTO CALLE (S) PAVIMENTACION CASCO URBANO FASE I, SAN JOSÉ PINULA CONSTRUCCION EDIFICIO(S) MUNICIPAL, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ PINULA, DEPARTAMENTO GUATEMALA DE MEJORAMIENTO SALON MUNICIPAL SAN JOSÉ PINULA CONSTRUCCION EDIFICIO, BOMBEROS MUNICIPIO DE SAN JOSE PINULA CONSTRUCCION ESCUELA PREPRIMARIA, ALDEA CONCEPCION PINULA, SAN JOSE PINULA MEJORIAMIENTO CALLE(S) PAVIMENTACION, COLONIA SANTA SOFIA, FASE III, SAN JOSÉ PINULA CONSTRUCCION SISTEMA DE ALCANTARILLADO SANITARIO,COLONIA SANTA SOFIA FASE IV, SAN JOSE PINULA CONSTRUCCION CALLE (S) PAVIMENTACION, ALDEA SAN LUIS, SECTOR PUERTA NEGRA FASE I, SAN JOSE PINULA CONSTRUCCION SISTEMA DE ALCANTARILLADO SANITARIO % 0.00% 5,478, % 0.00% 5,478, % 0.00% % 0.00% 4,392, ,392, % % 1,800, ,710, % 95.00% 3,000, ,849, % 94.99% 2,700, ,243, % 46.06% 3,652, , % 20.00% 1,200, , % 20.00% 1,000, , % 26.00% 792, , % 85.00% 1,700, ,700, % % 2,088, ,088, % % 4,470, ,470, % % 201, , , , , , , ,908, , , ,692, ,778, ,506, ,550, ,046, % 80.26% ,478, ,478, , , ,796, ,609, ,549, ,117, , ,668, , , , , ,389.96

77 Contraloría General de Cuentas 70 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) SECTOR LOS CASTELLANOS ALDEA LAS ANONAS FASE I, SAN JOSÉ PINULA 2,215, , SANEAMIENTO LIMPIEZA 1,873, ,637, % CALLE(S) Y AVENIDAS SAN JOSÉ PINULA LIMPIA Y NATURAL 940, , REHABILITACION MEDIANTE % 0.00% COMPRA DE MATERIALES DE CONSTRUCCION PARA PROYECTOS QUE SE REALIZARAN POR ADMINISTRACION EN EL MUNICIPIO DE SAN JOSE PINULA. 202, , PREVENCION EN SALUD % 0.00% MEDIANTE ATENCION MEDICA A LA POBLACION DEL MUNICIPIO DE SAN JOSE PINULA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA 62, , ,783, Criterio El Decreto Número , del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Implementación de Medidas Fiscales, Aprobación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2015 y Aprobación de Financiamiento para el Ejercicio Fiscal 2014, Artículo 40 Información del Sistema de Información Nacional de Inversión Pública (SINIP), establece: Las Entidades de la Administración Central, Descentralizadas y Autónomas incluyendo las municipalidades y sus empresas, deberán registrar en los primeros diez (10) días de cada mes, la información correspondiente en el módulo de seguimiento del Sistema de Información Nacional de Inversión Pública (SINIP), tomando en cuenta Su disponibilidad presupuestaria. Causa La Directora Municipal de Planificación incumplió con la normativa legal establecida, en lo referente a la actualización de la información en el Sistema de Información Nacional de Inversión Pública. Efecto Información inadecuada para consulta ciudadana de los proyectos municipales. Asimismo dificulta la fiscalización por la falta de transparencia e información oportuna. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones, a la Directora Municipal de Planificación a efecto actualice oportunamente la información en el Sistema de Información Nacional de Inversión Pública (SINIP), oportunamente.

78 Contraloría General de Cuentas 71 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, la Arquitecta Iris Azucena Solórzano, Directora Municipal de Planificación, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiesta: Con relación a los registros del Sistema Nacional de Inversión Pública relacionados con los avances físicos de los proyectos citados, al ingresar a dicho sistema se corroboró lo siguiente: Dentro del período auditado se llevaron a cabo tres tipos de proyectos: Los de construcción de infraestructura pura para atender necesidades de los programas de educación, red vial, servicios públicos y/o cultura y deportes. Los que se ejecutan de acuerdo a las necesidades de mantenimiento o reparación de infraestructura para la prestación del servicio de agua potable y alumbrado público Los que no fueron ejecutados en el período auditado Para el primer caso se corroboró en el Sistema Nacional de Inversión Pública el avance físico reportado. Se estableció que hay proyectos en los cuales no aplica el seguimiento ya que no están enfocados en una sola actividad sino que la ejecución de los mismos está sujeta a las necesidades que surjan en cada proyecto. El tercer y último caso se refiere a los proyectos que no fueron ejecutados, por consiguiente no reportan avance. Se manifiesta que periódicamente se realizan los registros para actualizar los datos contenidos en el Sistema Nacional de Inversión Pública cuando corresponde, que incluye los avances financieros y los avances físicos, de conformidad con la supervisión constante que se realiza de los proyectos en proceso. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para la Arquitecta Iris Azucena Solórzano, Directora Municipal de Planificación, en virtud que en los reportes presentados, generados del Sistema de Inversión Pública, si bien es cierto presentan avances físicos, sin embargo en los avances financieros presentan avance del 0.00%. Es importante indicar que en reporte emitido desde el Sistema de Inversión Pública, de fecha 23 de febrero de 2016, los avances físicos y financieros en el listado de la cartera de proyectos, tenían avance 0.00% respectivamente. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General

79 Contraloría General de Cuentas 72 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 25, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTORA MUNICIPAL DE PLANIFICACION IRIS AZUCENA SOLORZANO MAYEN DE SARCEÑO 10, Total Q. 10, Hallazgo No. 17 No se actualiza el Plan Operativo Anual Condición Se estableció que el Plan Operativo Anual -POA- correspondiente al periodo fiscal 2015, no fue actualizado de conformidad con las ampliaciones y disminuciones presupuestarias por valor de Q38,920, y transferencias presupuestarias por valor de Q9,888,824.00, ocurridas durante el período; ni fue presentado el respectivo informe cuatrimestral a las entidades correspondientes. Únicamente presentaron la ejecución de ingresos y egresos. Criterio Acuerdo Gubernativo del Presidente de la República de Guatemala, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 38, Evaluación presupuestaria y gestión por resultados, numeral e) Informes de gestión, establece: " (i) Presentar a la Dirección Técnica del Presupuesto, dentro de los primeros 15 días hábiles de los meses de mayo, septiembre y enero, un informe del cuatrimestre inmediato anterior a dichas fechas, sobre la gestión de los productos previstos en función de los resultados preestablecidos, incluyendo el avance de los programas, subprogramas y proyectos, así como sobre la asistencia financiera y los ingresos percibidos en forma analítica y debidamente codificados, en los formatos y conforme instructivos y metodologías que dicha Dirección proporcione; y, (ii) En cuanto al presupuesto de inversión, deberán presentar a la Dirección Técnica del Presupuesto y a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia, en los primeros 10 días de cada mes, el informe correspondiente al mes inmediato anterior, indicando el avance físico y financiero de los proyectos. Cuando aplique, el informe sobre la gestión de los productos previstos será remitido a la Dirección Técnica del Presupuesto... Causa La Directora Municipal de Planificación, no verificó las leyes y normas vigentes establecidas para la actualización del Plan Operativo Anual. Efecto La gestión municipal no cuenta con un Plan Operativo Anual actualizado que

80 Contraloría General de Cuentas 73 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) permita evaluar y establecer los avances, metas institucionales y objetivos relacionados a la ejecución programática del presupuesto. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones a la Directora Municipal de Planificación, a efecto actualice el Plan Operativo Anual, de conformidad con las modificaciones y transferencias presupuestarias ocurridas durante el periodo. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, la Arquitecta Iris Azucena Solórzano, Directora Municipal de Planificación, por el periodo comprendo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiesta: Con relación al presente hallazgo hago de su conocimiento que el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN GL), no permite realizar la actualización del Plan Operativo Anual, sin embargo, en el mismo si se encuentran registradas las ampliaciones y disminuciones presupuestarias realizadas durante el período fiscal En cumplimiento con lo que establece la Ley Orgánica del presupuesto, se elabora el Plan Operativo Anual POA- de la Municipalidad de San José Pinula, y se presenta para su conocimiento ante las entidades establecidas en Ley. Las normas aplicables a la administración financiera y presupuestaria de las municipalidades no indican taxativamente que debe de realizarse actualización del POA cuando se realizan ampliaciones o disminuciones presupuestarias, por lo tanto se ha cumplido debidamente con lo establecido en la normativa legal vigente aplicable. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para la Arquitecta Iris Azucena Solórzano, Directora Municipal de Planificación, porque en sus comentarios y medios de pruebas presentó únicamente la Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Egresos, correspondiente a los cuatrimestres, sin embargo no existe evidencia de la presentación del presupuesto de inversión, indicando el avance físico y financiero de los proyectos. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTORA MUNICIPAL DE PLANIFICACION IRIS AZUCENA SOLORZANO MAYEN DE SARCEÑO 10, Total Q. 10,000.00

81 Contraloría General de Cuentas 74 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Hallazgo No. 18 Varios incumplimientos a la Ley de Contrataciones del Estado Condición Al evaluar el programa 12 Gestión de la educación, Proyecto 2, Obra 1, Construcción de Instituto Tecnológico casco urbano, municipio de San José Pínula, departamento de Guatemala, Número de Sistema de Información Nacional de Inversión Pública -SINIP , Número de Operación Guatecompras -NOG , por valor de Q9,425,973.93, se determinó que el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas, número , de fecha 20 de marzo de 2015 y el listado de oferentes con el precio total de cada oferta recibida, fueron publicadas en el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala, GUATECOMPRAS- el 24 de marzo de 2015, un (01) día hábil más del tiempo legalmente estipulado. La empresa adjudicada incumplió con el requisito fundamental, en lo referente a la fianza de Sostenimiento de Oferta del 2% establecido en las bases de licitación número SJP Derivado que el valor adjudicado fue de Q9,425, por lo que correspondía una fianza de Q188,519.48, sin embargo presento fianza serie C-1 No , emitida por PRIVANZA, por valor de Q184,906.50; situación que no fue objetada por la Junta de Licitación. Se permitieron 2 días para la presentación de inconformidades ya que se comprobó que el Acta de Adjudicación No , de fecha 24 de marzo de 2015, se publicó en el Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del Estado GUATECOMPRAS, el día 25 de marzo de 2015, y la Junta de Licitación remitió el expediente al Concejo Municipal para su respectiva aprobación de adjudicación, con oficio sin número de fecha 27 de marzo de Criterio Decreto Número 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 23, Publicaciones, establece: Las convocatorias a licitar se deben publicar en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, y una vez en el diario oficial. Entre ambas publicaciones debe mediar un plazo no mayor de cinco (5) días calendario. Entre la publicación en GUATECOMPRAS y al día fijado para la presentación y recepción de ofertas deben transcurrir por lo menos cuarenta (40) días calendario El Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 10 Recepción y Apertura de Plicas, establece: Los nombres de

82 Contraloría General de Cuentas 75 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) los oferentes y el precio total de cada oferta recibida deberán publicarse en el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala GUATECOMRPAS-, a más tardar el día posterior a la fecha establecida de recepción de ofertas y apertura de plicas La Resolución No , de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, en el artículo 11 Procedimiento, Tipo de información y momento en que debe publicarse, numeral i), establece: La junta adjudicadora debe asegurarse que se publique en el Sistema GUATECOMPRAS el acta de apertura de ofertas a más tardar el día hábil siguiente de la apertura de ofertas. Decreto Número 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 28, Criterios de calificación de ofertas, establece: Para determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Estado, se utilizarán los criterios siguientes: calidad, precio, tiempo, características y demás condiciones que se fijan en las bases Decreto Número 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 35, Notificación electrónica e inconformidades, establece: Las personas inconformes por cualquier acto que contravenga los procedimientos regulados por la presente Ley, su reglamento o los reglamentos de los registros, pueden presentar a través de GUATECOMPRAS sus inconformidades. Las inconformidades relacionadas con la adjudicación de la Junta, sólo pueden presentarse dentro del plazo de cinco (5) días calendario, posteriores a la publicación de la adjudicación en GUATECOMPRAS Causa La Junta de Licitación no cumplió con lo establecido en el Decreto Número 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado. Efecto El incumplimiento a lo legalmente establecido en los eventos de licitación, provoca falta de transparencia los procesos de contrataciones y adquisiciones. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones a las juntas de licitación a efecto, que en los procesos de licitación, cumplan con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y verifiquen que la empresa adjudicada cumpla con los requisitos fundamentales, establecidos en las bases de licitación. Comentario de los Responsables En Nota s/n de fecha 15 de abril de 2016, los señores Rubén Siliezar Victorio,

83 Contraloría General de Cuentas 76 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Lisseth Eugenia Castillo Zacarías, Elsa María Sil Solares, Ruth Noemí Reyes Pineda, Yoselin Abigail Román Cifuentes, todos miembros de la Junta de Licitación del evento identificado con NOG , Construcción de Instituto Tecnológico casco urbano, municipio de San José Pínula, departamento de Guatemala, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiestan: En lo que respecta al posible hallazgo No.18 en el área financiera, informamos que por motivo de estar celebrando la Feria Titular de este Municipio el día 23 de marzo de dos mil quince se dio descanso a todo el personal de esta Municipalidad y ese día las Instalaciones estuvieron cerradas y no se prestó ningún servicio, por lo que el encargado de Guatecompras realizó la publicación correspondiente el día 24 de marzo de dos mil quince. La Junta de Licitación remitió el Acta número el día 20 de marzo del año dos mil quince al Encargado de Guatecompras, así mismo hicimos conciencia los miembros de la Junta de estar pendientes que el encargado de publicar dichos documentos cumpla con los días establecidos legalmente. Con relación a la Fianza de Sostenimiento sobre el 2% del total de la oferta presentada por INVERPLUS, SOCIEDAD ANONIMA por un monto de Q.184,906.50, se solicito una ampliación de la fianza por el monto de Q.3,612.98, la cual se adjunta por este medio, la cual posiblemente no se presentó en su oportunidad por haber estado archivada con el mismo folio de la póliza principal." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para los integrantes de la junta de licitación Rubén Siliezar Victorio, Lisseth Eugenia Castillo Zacarías, Elsa María Sil Solares, Ruth Noemí Reyes Pineda, Yoselin Abigail Román Cifuentes, derivado de lo siguiente: No existe evidencia que el Acta de adjudicación número , fuera remitida al Encargado de Guatecompras. Con relación a la fianza de sostenimiento de oferta, se indica en el comentario de los responsables que solicitaron una ampliación de la fianza de sostenimiento de oferta por el monto de Q3,612.98, misma que fue extendida el 28 de mayo de 2015, sin embargo el evento fue adjudicado el 24 de mayo de 2015, lo que confirma el incumplimiento al requisito fundamental referente a la fianza de sostenimiento de oferta establecida en las bases de licitación. Referente al plazo para la presentación de inconformidades, se constató que el Acta de adjudicación fue publicada el 25 de marzo de 2015 y el Concejo Municipal, aprobó la adjudicación por medio de Acta No de fecha 30 de marzo de 2015, situación que confirma la condición planteada.

84 Contraloría General de Cuentas 77 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 82, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales INTEGRANTE JUNTA DE LICITACION ELSA MARIA SIL SOLARES 168, INTEGRANTE JUNTA DE LICITACION LISSETH EUGENIA CASTILLO ZACARIAS 168, INTEGRANTE JUNTA DE LICITACION RUBEN (S.O.N.) SILIEZAR VICTORIO 168, INTEGRANTE JUNTA DE LICITACION RUTH NOEMI REYES PINEDA 168, INTEGRANTE JUNTA DE LICITACION YOSELIN ABIGAIL ROMAN CIFUENTES 168, Total Q. 841, Hallazgo No. 19 Deficiencias en bases de cotización y/o licitación Condición Al evaluar el programa 15, se determinó en los expedientes de los proyectos, que en las Bases de Licitación no está incluido el artículo 02 del Acuerdo Ministerial Número del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas de Transparencia en los Procedimientos de Compra o Contratación Pública, siendo los siguientes: No. NOG DESCRIPCIÓN No. de Licitación VALOR Q Mejoramiento calle (s), mediante pavimentación y mantenimiento, aldeas Parte Baja, municipio de San José Pínula, departamento de Guatemala Mejoramiento de calle (s), mediante mantenimiento, aldeas Parte Alta, municipio de San José, Pínula, departamento de Guatemala. SJP ,198, SJP ,513, SJP ,425, Construcción Instituto Tecnológico Casco Urbano, Municipio de San José Pínula, Departamento de Guatemala Construcción Edificio Municipal Fase III, Municipio de San José Pínula, SJP ,940, Departamento de Guatemala Mejoramiento de calle (s), aldea San Luís Sector Puerta Negra Fase II, Municipio de San José Pínula, Departamento de Guatemala SJP ,999, Asimismo, no se pide concretamente las especialidades que debe de indicar el Precalificado del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, en las bases de licitación de los proyectos número 1 y 2, detallados anteriormente. Criterio El Acuerdo Ministerial Número del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas de Transparencia en los Procedimientos de Compra o Contratación Pública, Artículo 2, Disposiciones especiales en las bases de contratación establece: Debe incluir como requisitos fundamentales en las bases y los

85 Contraloría General de Cuentas 78 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) documentos de compra o contratación para las modalidades de Contrato Abierto, Cotización, Licitación, o Compras por excepción, el párrafo Siguiente: En cualquier fase del procedimiento de contratación pública en la que el funcionario o empleado público responsable tenga duda razonable de la veracidad de los documentos o declaraciones presentadas por el oferente o adjudicatario, deberá requerir a éste por escrito, la información y constancias que permitan disipar la duda en un plazo que no exceda de dos días hábiles de conocido el hecho, la cual deberá anexarse al expediente respectivo. Para el efecto, la autoridad concederá al oferente o adjudicatario, audiencia por dos días hábiles y resolverá dentro de un plazo similar. En caso el oferente o adjudicatario no proporcione la información y constancias requeridas o persista la duda, el funcionario o empleado público responsable de la etapa en que se encuentre el proceso de compra o contratación, resolverá: 1. Rechazar la oferta; ó 2. Improbar lo actuado. En los casos arriba señalados se deberá denunciar el hecho ante el Ministerio Público, sin perjuicio de las demás responsabilidades administrativas o sanciones que le fueran aplicables, debiendo ser inhabilitado en el Sistema GUATECOMPRAS para ser proveedor del Estado, cuando proceda, bajo la responsabilidad de la Autoridad Superior de la Entidad que promueve el proceso de contratación. Causa La Directora Municipal de Planificación, no ha establecido un procedimiento adecuado de control de calidad en el contenido de las Bases de Licitación, que garantice la transparencia en los procesos de licitación. Efecto Riesgo de que el número de oferentes en el evento de licitación sea reducido y que se adjudique a empresas que no están autorizadas para la ejecución de los proyectos, al no contar con la experiencia correspondiente. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones a la Directora Municipal de Planificación, para que las bases de licitación sean redactadas con la calidad y objetividad, a efecto de lograr la mayor participación de oferentes, para adjudicar el evento a la mejor oferta que beneficie los intereses de la Municipalidad. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 15 de abril de 2016, la Arquitecta Iris Azucena Solórzano, Directora Municipal de Planificación, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiesta: La ley de contrataciones del Estado, su reglamento y las normativas emitidas por la Dirección Normativa de Contrataciones del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas, establecen

86 Contraloría General de Cuentas 79 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) lineamientos de los documentos que deben publicarse en el portal electrónico Guatecompras, lo cual se realiza previo y después de los eventos de contrataciones. En los eventos señalados fueron publicados los documentos fundamentales que permiten poner a disposición de las personas interesadas de consultar Guatecompras, los aspectos que evidencia la transparencia en la realización de las contrataciones efectuadas por la Municipalidad de San José Pinula." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para la Arquitecta Iris Azucena Solórzano, Directora Municipal de Planificación, en virtud que los comentarios y pruebas presentadas, no hacen referencia a la condición planteada, por lo tanto no son competentes y pertinentes para desvanecer la misma. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTORA MUNICIPAL DE PLANIFICACION IRIS AZUCENA SOLORZANO MAYEN DE SARCEÑO 2, Total Q. 2, SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior correspondientes al ejercicio fiscal 2014, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que no se le dio cumplimineto y no se implementaron las mismas. (Ver hallazgo de Control Interno No. 2.)

87 Contraloría General de Cuentas 80 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERÍODO 1 MIGUEL ANGEL SOLARES MONTENEGRO ALCALDE MUNICIPAL 01/01/ /12/ SADIN IVAN DIAZ LOPEZ SINDICO PRIMERO 01/01/ /12/ IGNACIO GUILLERMO VASQUEZ LOPEZ SINDICO SEGUNDO 01/01/ /12/ CARLOS HUMBERTO ESCOBAR GARCIA CONCEJAL PRIMERO 01/01/ /12/ ENNIO GERARDO RAMIREZ PORRES CONCEJAL SEGUNDO 01/01/ /12/ OCTAVIO (S.O.N) REYES SOLARES CONCEJAL TERCERO 01/01/ /12/ FIDEL ROLANDO ARCHILA BARRIOS CONCEJAL CUARTO 01/01/ /12/ EMILIANO (S.O.N) FRANCO MONTERROSO CONCEJAL QUINTO 01/01/ /12/ JOSE DOMINGO RODRIGUEZ MARROQUIN SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/ /12/ OSCAR ADOLFO RAMIREZ GRAMAJO DIRECTOR AFIM 01/01/ /12/ IRIS AZUCENA SOLORZANO MAYEN DE SARCEÑO DIRECTORA MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/01/ /12/ NORA MIRTALA REYES CABRERA DE RECINOS AUDITORA INTERNA MUNICIPAL 01/01/ /12/2015

88 Contraloría General de Cuentas 81 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 9. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Licda. SUSEL YESENIA SAN JOSE PAZ Coordinador Gubernamental Licda. CECILIA ILEANA LEMUS BARRIENTOS Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR De conformidad con lo establecido en el Decreto No , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 29, los auditores gubernamentales nombrados son responsables del contenido y efecto legal del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.

89 Contraloría General de Cuentas 82 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1) Llegar a ser la institución municipal que dé respuesta inmediata, transparente y objetiva a las necesidades de infraestructura, servicios y asistencia social a cada familia de San José Pínula. Misión (Anexo 2) Servir a cada familia pinulteca, con transparencia y equidad de género para establecer un municipio seguro, próspero y en desarrollo integral y así alcanzar una mejor calidad de vida para todos sus habitantes.

90 Contraloría General de Cuentas 83 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Estructura Orgánica (Anexo 3)

91 Contraloría General de Cuentas 84 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4)

92 Contraloría General de Cuentas 85 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

93 Contraloría General de Cuentas 86 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5)

94 Contraloría General de Cuentas 87 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6)

95 Contraloría General de Cuentas 88 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

96 Contraloría General de Cuentas 89 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

97 Contraloría General de Cuentas 90 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)