TEATRO NACIONAL DE COSTA RICA PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL CONTRATACIÓN DIRECTA Nº 2013CD

Transcripción

1 TEATRO NACIONAL DE COSTA RICA PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL CONTRATACIÓN DIRECTA Nº 2013CD "CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE PREPRODUCCIÓN Y PRODUCCIÓN DE TRANSPORTES PARA EL XIV FESTIVAL INTERNACIONAL DE LAS ARTES (FIA 2014)" La Proveeduría Institucional del Teatro Nacional, invita a todas las personas o empresas interesadas a participar en la Contratación del Servicio de Prep oducción y Producción de Transporte para el Programa Festival de las Artes. Esta Contratación Directa es promovida por el Programa Festival de las Artes del Ministerio de Cultura y Juventud. Se recibirán ofertas hasta las 09:00 horas del día 07 de noviembre de ESPECIFICACIONES TÉCNICAS LÍNEA DESCRIPCION 1 Contratación del Servicio de Preproducción y Producción de Transportes para el XIV Festival Internacional de las Artes (FIA 2014). Tareas a desarrollar en la Preproducción: Iniciar la coordinación con instituciones públicas y privadas para lograr convenios de cooperación para los préstamos de vehículos, choferes, instalaciones, entre otros. Establecer en coordinación con la Producción Ejecutiva y la Dirección del Programa Festival de las Artes las necesidades de transporte de los grupos artísticos para establecer rutas y horarios de salida, de acuerdo con la programación general de los eventos. Dar seguimiento a todos los convenios de cooperación institucional para el préstamo de vehículos y funcionarios en el marco del FIA 2014 Deberá establecer la logística necesaria para el transporte de artistas y utilerías para cada uno de los grupos artísticos y de acuerdo con la programación de cada día, una vez que esté la programación Artística aprobada y revisada por la Dirección del Programa Festival de las Artes y si se requiere por el Consejo Directivo del Teatro Nacional de Costa Rica. Deberá confeccionar cuadros de tiempos y redes para cubrir las rutas entre hoteles, sedes, subsedes, así como establecer lugares específicos de salida tanto de artistas como de personal que estén previamente autorizados para viajar en las unidades móviles. Es responsable de verificar que las unidades móviles tanto de empresas privadas como de las diferentes instituciones que prestaron unidades cumplan con los permisos de circulación, pólizas, así como establecer horarios de salida de los vehículos, constatar que llevan sus cupones de combustible y establecer las rutas y horario de cada Unidad Móvil. Deberá de colaborar en la planificación de los traslados de personas, utilerías

2 y materiales equipos. Deberá coordinar todos los aspectos relacionados a la obtención de los espacios para parqueos que requiera la Producción. La persona física o jurídica que sea adjudicada para ejecutar esta contratación, deberá de coordinar todos los aspectos necesarios con el productor Ejecutivo del Programa, y deberá basar la ejecución de esta contratación en las directrices de la Dirección del Programa Festival de las Artes. Tareas a desarrollar en la Producción: Deberá establecer la logística necesaria para el transporte de artistas y sus utilerías que se considere necesario, y de acuerdo con la programación establecida. Deberá confeccionar cuadros de tiempos y redes para cubrir las rutas entre hoteles, sedes, subsedes, así como establecer lugares específicos de salida tanto de artistas como de personal que estén previamente autorizados para viajar en las unidades móviles. Es responsable de verificar que las unidades móviles tanto de empresas privadas como de las diferentes instituciones que prestaron unidades cumplan con los permisos de circulación, pólizas, así como establecer horarios de salida de los vehículos, constatar que llevan sus cupones de combustible y establecer las rutas y horario de cada Unidad Móvil. Deberá de realizar todas las tareas necesarias para la correcta ejecución de esta contratación, en base a los requerimientos de la Dirección del Teatro Nacional y la Producción Ejecutiva del Programa. Con la supervisión del Productor Ejecutivo deberá confeccionar un cuadro detallado cada día que se requieran transportes, antes durante y después de las fechas del FIA 2014, el cuadro debe de incluir: 1. Nombre del grupo 2. Número de personas que viajarán en las unidades móviles 3. Destino (San José u otras localidades) 4. Hora de salida 5. Hora de Regreso 6. Designar un encargado del grupo para coordinar el orden y respeto durante el traslado. 7. Requerimiento de traslado de utilerías o instrumentos ( en el caso que la Producción Ejecutiva del Programa lo considere necesario) Perfil del contratista: 1. Experiencia en labores relacionadas a Logística de transporte y trasiego dentro y fuera del país de personas y mercancías. 2. Profesional en Ciencias Económicas. 3. Manejo eficiente de presión de trabajo. 4. Manejo del idioma inglés, hablado y escrito 100% (Indispensable). 5. Disponibilidad de horarios. 6. Manejo de lenguaje técnico relacionado a transporte. 7. Manejo de lenguaje técnico relacionado a las Artes Escénicas. 8. De buenas relaciones interpersonales y con capacidad para manejo de personas y manejo de conflictos.

3 9. Manejo óptimo de paquetes básicos de cómputo (Excel, Power Point, Word, Internet). 10. Licencia de conducir, al menos B1 al día. 11. Con disponibilidad para trasladarse a otras provincias y cantones del país. Periodo de contratación: a) Para el año 2013, a partir de la emisión de la orden de compra hasta el 13 de diciembre del b) Para el año 2014, de enero hasta el 30 de abril de Estimación de la contratación por el periodo a laborar. i. Monto para el lapso de contratación del año 2013: ,00 ( dos millones de colones exactos) ii. Monto para el lapso de contratación del año 2014: ,00 (cuatro millones de colones exactos) iii. Monto total para la contratación: ,00 (seis millones de colones exactos) 2. ADMISIBILIDAD DE LAS OFERTAS 2.1 Se admiten en este concurso a todas las empresas o personas físicas invitadas y no invitadas que cumplan con todos los requisitos solicitados en este cartel, se apeguen en lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y demás leyes conexas a este tipo de contratación. 2.2 El oferente interesado deberá estar inscrito como Proveedor en el sistema CompraRED de la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda. 2.3 El oferente interesado a participar deberá encontrarse al día en el pago de las obligaciones obreros patronales con la Caja Costarricense del Seguro Social como patrono o trabajador independiente. 2.4 A la fecha de Apertura del Concurso, todo oferente deberá aportar junto con la oferta, una Declaración Jurada de que no le cubren las prohibiciones establecidas en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, y que se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales. 3. CONDICIONES ESPECÍFICAS 3.1 Las ofertas deberán ser presentadas en formato físico en la Proveeduría Institucional del Teatro Nacional a la hora y fecha señaladas en sobre cerrado, indicando el nombre del oferente (persona física o jurídica), el número y nombre del concurso del que se trate, conforme lo establece el artículo 63 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 3.2 Las ofertas presentadas extemporáneamente (después de la hora indicada) podrán ser recibidas pero no se considerarán en las etapas de estudio y selección de ofertas. No se aceptarán ofertas que se entreguen por medio de fax o digitalmente.

4 3.3 Los precios deberán ser ciertos y definitivos. Se cotizará la oferta libre de tributos, debiéndose indicar a la vez el monto total de la oferta, en números y letras coincidentes, en caso de divergencia entre ambas formas, prevalecerá la consignada en letras (artículo 25 del R.L.C.A.). Los precios deberán contemplar como máximo 2 decimales. 3.4 Es obligación del oferente presentar su oferta por escrito y en idioma español, de manera ordenada, completa y debidamente firmada por la persona legalmente facultada para ello. Se deberá presentar la oferta original y una copia fiel a la firma original. 3.5 El oferente deberá presentar copia de la certificación de personería jurídica con no más de dos meses de expedida a la fecha de apertura de las ofertas, en caso de ser persona física presentar copia por ambos lados de la cédula de identidad. 3.6 Las ofertas podrán cotizarse en cualquier moneda. Si la oferta se cotiza en moneda extranjera, para efectos de comparación del precio, se realizará la conversión a colones para lo cual se tomará el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica. 3.7 La Proveeduría Institucional del Teatro Nacional se reserva el plazo máximo establecido en el artículo 136 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa para adjudicar o declarar desierto el concurso. De ser necesario se prorrogará el plazo de adjudicación. 3.8 El oferente interesado deberá aportar junto con la oferta la cuenta cliente certificada, aquel oferente que no presente este documento tendrá un plazo de 5 días hábiles para poder presentar ante la Proveeduría Institucional ese documento. 3.9 Para aclaraciones sobre este cartel de contratación, favor contactar al señor Berny Abarca, Productor Ejecutivo del Programa Festival de las Artes al correo electrónico babarca@festivaldelasartes.go.cr 4. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN Una vez determinado por la Proveeduría Institucional del Teatro Nacional, que las ofertas cumplen con los aspectos legales y técnicos y que son admisibles para una eventual

5 adjudicación, se procederá a realizar la clasificación de cada oferta, considerando como criterio de evaluación los siguientes factores de evaluación: FACTORES DE EVALUACIÓN % 4.1. Monto de la oferta 55% 4.2 Experiencia 30% 4.3 Entrevista 15% TOTAL 100% Monto de la oferta (55 puntos): Este ítem se calificará según la siguiente metodología de evaluación: Monto de la oferta propiamente dicha: Se otorgará 55 puntos a la oferta de menor precio que cumpla las especificaciones. Para las ofertas restantes se utilizará la siguiente fórmula: MO = (1- (Px-Pmin ) / Pmin) x 55 Donde: MO= Puntaje obtenido. Px= Precio total ofrecido de la oferta. Pmin= Precio total de la oferta con el monto total más bajo. Experiencia (30 puntos): Experiencia en labores relacionadas a Logística de transporte y trasiego dentro y fuera del país de personas y mercancías. Se asignará este puntaje a las ofertas que adjunten certificaciones o declaraciones juradas de clientes o patrones recientes (empresas, instituciones, organizaciones o comunidades, etc.), haciendo constar que la persona cuenta con dicha experiencia. Tales documentos obligatoriamente deben cumplir y contener cada uno de los siguientes datos: a) Firmadas por una autoridad o jefatura competente. No serán recibidos las suscritas por personas que no ostenten ese cargo. b) c) d) e) f) Detallar el o los años en los que desarrolló el trabajo. Mencionar el nombre de la actividad o proyecto en que laboró. Reseñar brevemente el tipo de funciones realizadas. Manifestar que los servicios desempeñados por el oferente han sido realizados a entera satisfacción del contratante, particularmente si el productor (a) ha manejado, gestionado o supervisado todos los aspectos del manejo de fondos. Las certificaciones deben incluir números de teléfonos, fax, correo electrónico, etc, que permita al analista corroborar o aclarar algún aspecto de la experiencia, por tratarse de

6 hechos históricos comprobables, y que sirvan para dar el criterio técnico correspondiente. No son de recibo aquellas certificaciones extendidas sobre actividades que no tengan relación con el tipo de servicios a contratar en este cartel. En casos muy calificados, como de universidades o fundaciones relacionadas con universidades, las certificaciones no contemplarán los incisos c), d) y e) debido a que se extienden con un machote ya programado electrónicamente. Este ítem será calificado de acuerdo a los siguientes límites: Certificaciones 5 o más años Entre 4 a 5 años Entre 2 a 3 años Entre 1 y 2 años Calificación 30 puntos 20 puntos 10 puntos 5 puntos No se otorgaran puntos en el rubro de Experiencia a oferentes que cuenten con menos de 1 año de experiencia en labores solicitadas en el perfil de este Cartel de Contratación. Entrevista (15 puntos): A realizarse en la Oficinas asignadas al programa Festival de las Artes ubicado en el CENAC, frente a la Casa Amarilla (cancillería de la República), cita previa, las entrevistas únicamente se concederán para el día martes 05 de noviembre de Favor concertar la cita al l teléfono , en horarios de oficina de 9:00 am a las 4:00 pm. No se aceptarán ofertas de personas físicas o jurídicas que no se presenten a la entrevista respectiva. A los oferentes que participen se les entregará una certificación de asistencia a dicha entrevista; la cual se debe de presentar con la documentación necesaria para participar por dicho proyecto. En la entrevista los funcionarios que tienen a su cargo el proyecto evaluarán a la persona postulante de conformidad con los siguientes criterios: Competencia profesional: habilidad para analizar y resolver de manera creativa esta contratación. Trabajo en equipo: interés por conformar un equipo de trabajo unificado y pertinente, en donde se valore la labor de cada persona en su tarea específica, así como el interés por crear un ambiente de trabajo positivo y respetuoso. Relaciones de trabajo: se refiere al potencial -que pueda deslindarse de la entrevistapara mantener relaciones laborales cooperativas, productivas y armoniosas, que contribuyan a un trabajo conjunto entre la persona contratada, el(la) funcionario(a) encargado(a) del proyecto por parte del Teatro Nacional, y demás funcionarios del Teatro e incluso del Ministerio de Cultura involucrados en el proceso; así como a una adecuada representación de la institución (capacidad de expresión, seguridad, y actitud respetuosa, propositiva y receptiva). Capacidad de adaptación Se evaluará de la persona contratada los conocimientos de regulaciones, esquemas y cronogramas de trabajo de la Administración Pública. CALIFICACIÓN MÍNIMA PARA ADJUDICACIÓN: Se seleccionará aquella oferta que

7 obtenga el mayor puntaje, siempre que obtenga una calificación superior a los 75 puntos. 5.1 VIGENCIA DE LA OFERTA 5. ASPECTOS LEGALES La Vigencia de la Oferta deberá ser de 30 días hábiles a partir de la apertura de las ofertas. Si se indica sólo 30 días, se entenderán como hábiles. 5.2 FORMA DE PAGO Se realizará para el año 2013 en tres tractos, 2 en el mes de noviembre y uno en diciembre de Para el año 2014, los pagos iniciarán a partir de febrero, por lo cual se realizarán en seis tractos, dos en cada mes, de febrero de 2014 hasta abril de El bien o servicio se tendrá por recibido a satisfacción, una vez que el funcionario legitimado para ello, proceda a consignar en la respectiva factura comercial con la que se entrega el servicio por parte del proveedor, que fue recibido conforme las estipulaciones señaladas en la oferta, consignando su nombre, firma y fecha en la factura. En este caso, el recibido conforme técnico hasta tanto, no esté nombrado el Director (a) del Centro de Producción Artística Cultura (CPAC) deberá ser consignado por el Viceministro de Cultura, el señor Iván Rodríguez Rodríguez. El productor adjudicado deberá entregar al finalizar la contratación el archivo de cada una de las gestiones realizadas según las directrices de la contratación. Todos los documentos deben ser clasificados de acuerdo con las directrices del Archivo Central del Teatro Nacional, dichas directrices una vez adjudicado el productor se le iindicarán por escrito. El trámite de pago de los servicios deberá presentarse a la Plataforma de Servicios Administrativos del Programa Festival de las Artes. La persona contratada deberá estar al día con las obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social al momento de entregar la factura a la Administración para el procedimiento de pago respectivo y al momento del pago mismo. Para todos los efectos, se debe considerar que por ley, el Teatro Nacional debe retener el 2% del Impuesto sobre la Renta calculado sobre el monto pagado. 5.3 ADJUDICACION La Proveeduría Institucional se reserva para su aplicación al momento de la adjudicación las facultades contenidas en los artículos 86, 87, 88 y 95 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. La Adjudicación queda sujeta a la disponibilidad presupuestaria del Programa Festival de las Artes del Teatro Nacional. Esta contratación se inicia y se cancelará con fondos del presupuesto ordinario 2013 y 2014 respectivamente. El Programa Festival de las Artes tomará las previsiones del caso para garantizar el pago de la presente contratación.

8 La parte de la contratación correspondiente al año 2014, para hacerla efectiva queda sujeta a la disponibilidad presupuestaria del Programa Festival de las Artes de acuerdo al presupuesto 2014, una vez emitida la certificación de fondos correspondiente. La Proveeduría Institucional del Teatro Nacional se reserva el plazo máximo establecido en el artículo 136 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa para adjudicar o declarar desierto el concurso. De ser necesario se prorrogará el plazo de adjudicación. La Administración del Teatro Nacional se reserva la posibilidad de adjudicación parcial de una misma línea, según lo estipulado en el artículo 27 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 5.4 LUGAR DE ENTREGA El lugar de entrega del servicio será en las oficinas propias de la persona física o jurídica adjudicada, las oficinas asignadas al Programa Festival de las Artes y las Sedes y Subsedes en las cuales se realice el FIA El adjudicatario podrá viajar en los vehículos propiedad del Teatro Nacional de Costa Rica o aquellos en los cuales se hayan dispuesto para uso del Programa Festival de las Artes mediante convenios o patrocinios, para realizar actividades atinentes a su contratación. 5.5 PLAZO DE ENTREGA Plazo de la contratación: del día siguiente a la notificación de la orden de compra hasta el 31 de abril de El oferente deberá aportar el informe final en un plazo mínimo de 30 días hábiles después de haber finalizado la presente contratación. Si el productor adjudicado utiliza equipo de cómputo y otro de los bienes del Programa Festival de las Artes del Teatro Nacional deberá recibirlo mediante boleta de control de equipo del programa estableciendo su responsabilidad por la pérdida del equipo y una vez entregado el equipo, para su uso fuera de la institución deberá llenar la boleta correspondiente para este trámite. 5.6 TIMBRES FISCALES El adjudicatario deberá presentar el monto correspondiente por concepto de timbres o especies fiscales dentro de los cinco días hábiles siguientes al comunicado de adjudicación, el cálculo deberá realizarse de la siguiente manera: Monto adjudicado * 0,

9 5.7 RESPONSABLE DE SUPERVISAR EL PROYECTO: El proceso estará a cargo del señor Iván Rodríguez Rodríguez Viceministro de Cultura, hasta tanto no se nombre un Director (a) del Centro de Producción Artística. El señor Rodríguez Rodríguez será el encargado de la supervisión técnica y deberán rendir cuentas, fungiendo como responsable de velar por el cumplimiento de lo dispuesto en esta contratación o aquella persona que designe para el efecto. 5.8 CLAUSULA PENAL El adjudicatario(a) que incumpla el plazo de entrega, se le penalizará con el 0.25%, por cada día hábil, hasta un 25%, del monto total adjudicado por cada ítem, donde se cotiza el bien u objeto de contratación pendiente de ser entregado. Este monto será aplicado según lo dispuesto en el artículo 50 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 5.9 SANCIONES Conforme lo establece el capítulo X de la Ley de Contratación Administrativa. Los contratistas que durante el curso de los procedimientos de contratación, incurran en las causales previstas en dicho capítulo, serán sancionados con apercibimiento e inhabilitación respectivamente de conformidad con lo establecido en el artículo 215 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa CESIÓN DE LA CONTRATACIÓN Los derechos y obligaciones derivados de un contrato en ejecución o listo para iniciarse, podrán ser cedidos a un tercero, siempre y cuando no se trate de una obligación personalísima. En todo caso, la cesión debe ser autorizada por la Administración mediante acto debidamente razonado. Cuando la sesión corresponda a más de un 50% del objeto del contrato, independientemente del avance en su ejecución, deberá ser autorizada por la Contraloría General de la República. (Artículo 209). 6. RESOLUCIÓN CONTRACTUAL Es obligación ineludible del adjudicatario cumplir estrictamente las exigencias del cartel y los términos de su oferta, así como lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, en todas sus disposiciones pertinentes, consecuentemente, el incumplimiento de cualquiera de las cláusulas contempladas en dichos documentos, dará lugar a la resolución contractual previa audiencia al interesado. En caso de que el incumplimiento del adjudicatario haya ocasionado a la Administración daños y perjuicios, se adoptarán las medidas necesarias para el debido resarcimiento. 7. REGULACIONES QUE DEBEN OBSERVARSE Los participantes deberán cumplir con lo que establece la Ley de Contratación

10 Administrativa, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y demás leyes pertinen_tes. San José, 01 de noviembre de Proveeduría Institucional Teatro Nacional de Costa Rica