UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE TIJUANA

Transcripción

1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE TIJUANA Organismo Público Descentralizado del Gobierno del Estado de Baja California Innovación Tecnológica para el Desarrollo de la Región MANUAL DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN

2 MANUAL DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN Objetivo General Publicitar las actividades que realiza el Departamento de Prensa y Difusión, las cuales radican en mantener informado al público en general y a la comunidad universitaria en particular, acerca de todos aquellos acontecimientos relevantes en el devenir de la actividad académica, cultural, política y social de la Universidad Tecnológica de Tijuana, con el fin de proyectar la imagen institucional de la misma. Objetivo del Manual Integrar una herramienta que nos ayude a identificar y entender con facilidad, los pasos y lineamientos que aplicaremos para desarrollar de manera efectiva las actividades de promoción. ACTIVIDADES PARA LA CAPTACIÓN DE ALUMNOS Aplicación y seguimiento de la campaña de publicidad. Estrategia 1: Captación de egresados de bachillerato Con el fin de mantener una constante comunicación con las diferentes preparatorias de la entidad, debemos elaborar un directorio de bachilleratos, este deberá contener la siguiente información: Plantel Siglas Teléfono Director Orientador Especialidades Alumnos por egresar Ultimo día de clases Promotor Notas Tácticas: Trabajo con Directores de Bachilleratos: Mantener una estrecha vinculación con los directivos de los bachilleratos de manera formal. Solicitar autorización para que nos permitan realizar tareas de promoción y difusión dentro de sus planteles, mediante un adecuado manejo de sus orientadores vocacionales. 1

3 Trabajo con orientadores vocacionales: Mantener y fortalecer la relación con los orientadores vocacionales de los bachilleratos, debido a su relación y cercanía con los alumnos. Trabajo con alumnos: Transmitir las características del modelo educativo de la Universidad Tecnológica de Tijuana en términos de satisfacción del alumno, para exponer después los beneficios de estudiar en la UTT. Estrategia 2: Integración de productos comunicativos Con el fin de divulgar las actividades de la Universidad y proyectar la imagen institucional, se deberán producir distintos productos comunicativos, enlistados a continuación: video institucional, publicidad impresa (trípticos, pósteres, volantes), discos interactivo, Gaceta Universitaria, página de Internet y todas aquellas herramientas que intervienen en el diseño integral del mensaje. Todo material debe de ser controlado y distribuido por el Departamento de Prensa y Difusión, mismo que en caso de ser necesario deberá de tramitar su producción a tiempo. Estrategia 3: Programa de Actividades de Promoción Para desarrollar todas aquellas funciones inherentes a la captación de matrícula, se elaborará un Programa de Actividades de Promoción; dicho programa deberá especificar las comisiones o actividades de promoción a realizarse, así como los nombres de los promotores que la llevarán a cabo. Actividades de promoción y difusión Desayuno UTT. Reunión con directivos y orientadores de bachillerato con el propósito de presentar el modelo educativo de la UTT, además de ofrecer visitas de promoción a los planteles y pláticas de orientación vocacional. En éste se entrega material impreso para ser distribuido entre el alumnado antes de que se realice la visita. Contacto. Reforzar nuestra relación entre los orientadores a través de llamadas telefónicas y visitas periódicas a cada uno de ellos. Presentaciones. La realización de visitas de promoción se darán en un tiempo estimado de 45 minutos por grupo; en éstas se presenta el video institucional, CD interactivo y se comentan las cualidades, servicios y carreras que ofrece la UTT. 2

4 Visita a UTT. Se invita a los orientadores y alumnos a un recorrido por las instalaciones de la Universidad, donde un ingeniero de área explica el funcionamiento de los laboratorios. Instalación de módulos de información. Se instalarán módulos en distintos eventos y localidades de relevancia donde se contará con la venta de fichas. Participar en eventos de instituciones públicas y privadas, para fortalecer la imagen de la UTT. Promoción y difusión en empresas. El objetivo de esta actividad es captar alumnos del sector empresarial y de servicios para aumentar la matrícula de los turnos vespertinos. Es necesario solicitar a las empresas con convenio, el permiso para la promoción de la UTT entre sus empleados o bien establecer un programa con los hijos de los empleados. Campaña de publicidad: Mantener un enlace con los medios de comunicación, para que promuevan la UTT en sus espacios. Colocar inserciones en periódicos, así como spots y entrevistas en radio y televisión. Estrategia 4: Selección de promotores Contribuir al logro de los objetivos de la Universidad al brindar elementos prácticos para que el personal docente adquiera y/o mejore sus habilidades de difusión. Selección de maestros y personal Es importante que la persona que se asigne a promoción tenga las siguientes características: Dedicación a la Universidad. Espíritu de servicio. Aptitud para establecer relaciones públicas. Facilidad de palabra. Habilidad para resolver problemas. Creatividad y tenacidad. Todo ello para interpretar las exigencias de los clientes aplicando su cultura general y sus conocimientos acerca del modelo educativo, y con ello cumplir con los objetivos planteados. Principios y Reglas para la Promoción Efectiva Principios: Contradecir y convencer se excluyen. Donde hay contradicción no puede haber convicción, si su objetivo es de convencer al cliente de las bondades del modelo educativo de la Universidad, no lo logrará contradiciéndolo. 3

5 La difusión nunca es la misma, tenemos que ofrecer beneficios según el tipo de cliente y lugar, ya que todo será interpretado según su criterio personal. Reglas: Antes de convencer esté convencido. Diga siempre la verdad. Dramatice la oferta. Motive y sea capaz de motivarse así mismo. Limite la atención a un solo tema. Diga el por qué de cada cosa. De preferencia lleve argumentación visual. Conozca: a nuestro cliente, a la Universidad y al modelo educativo. Funciones y Actividades Llevar un control y actualización de los datos completos de nuestros contactos, para preparar itinerarios y así planear el trabajo. Concertar cita y realizar visita de manera puntual y con excelente presentación. Usar un lenguaje claro y propositivo, para poder generar una actitud positiva. Recuerde que estamos representando a la Institución y no a una sola carrera. Adecuar nuestra presentación a las necesidades de nuestro cliente. Mantener el equipo de apoyo visual (póster, trípticos, TV, etc.) en el mejor estado. Crear curiosidad, obtener la atención del cliente y provocar su interés, resaltando nuestros atributos: oferta de educación superior pública, carreras de 2 años, más de 50 universidades en todo el país, laboratorios con alta tecnología, vinculación con el área laboral, becas, transporte gratuito y por último los costos. Plantear correctamente cada carrera, decir brevemente el perfil así como su equivalente (revalidación con otras Instituciones) en el caso de ingenierías. Contestar todas las preguntas y desvanecer objeciones, para facilitar una oportuna y rápida decisión. Estrategia 5: Selección de secretarias Una secretaria es responsable no solo de tomar llamadas, sino de motivar al cliente de manera individual. Ella tiene que lograr que el cliente nos identifique y sobre todo que nos prefiera. Tácticas: Es necesario contestar la llamada con voz clara y pausada. 4

6 Identificar el nombre de la Universidad. Identificarse ella misma. En caso de no poder atender la llamada, comunicarla al Departamento de Prensa y Difusión o a la Dirección de Carrera. Crear curiosidad, obtener la atención del cliente y provocar su interés, resaltando nuestros atributos. Señalar fechas de examen CENEVAL. Invitarlo a visitar las instalaciones de la Universidad. Terminar conversación, agradeciendo su interés y llamada. Datos que debe solicitar la secretaria en una llamada: 1. Nombre completo del prospecto. 2. Bachillerato de procedencia. 3. Cómo se enteró de la Universidad. 4. Carrera de interés. 5. Dirección, teléfono, correo electrónico. 6. Gustaría más información? 7. Presentará examen y en qué fecha. Estrategia 6: Comunicado de prensa Se debe mantener una relación de cooperación con la Dirección de Comunicación Estatal y con el Gobierno Municipal para incrementar el número de espacios en medios, a través del cabildeo y las relaciones de los medios con las administraciones públicas. Proporcionar información de interés que genere la Universidad para su publicación en medios masivos. Monitorear pautas programadas y archivar las notas o boletines de prensa. Tener actualizada la base de datos de los medios de comunicación y de nuestro contacto. Conseguir participación en programas de radio y televisión. Estrategia 7: Gaceta Universitaria La Gaceta Universitaria es un elemento de promoción donde se plasman las actividades más relevantes llevadas a cabo en la Universidad. Se publica cuatrimestralmente y se distribuye entre estudiantes y maestros de la UTT, bibliotecas, instituciones educativas, dependencias gubernamentales y empresarios de la región. 5

7 Llevar un control de las actividades relevantes de cada departamento de la Universidad, en especial Rectoría, Vinculación y Direcciones de Carrera. Tener un archivo de fotografías de los eventos, así como del personal de la UTT. Convocar a los alumnos para que se interesen en la publicación de algún articulo. Una vez producida la Gaceta, se debe distribuir en bachilleratos, empresas que tienen convenio con la UTT y bibliotecas públicas. Justificación de actividades Con el objetivo de proporcionar un informe final de todas las actividades realizadas en este departamento, el área de Planeación y Evaluación debe registrar toda actividad o comisión en formatos previamente diseñados. En caso de que haya una actividad o comisión que no se pueda registrar en los formatos existentes, se diseñará un nuevo formato, respetando el patrón de los formatos anteriores. Cualquier cambio en el orden y ejecución de las actividades registradas en este Manual, deberá ser autorizada por la Dirección de Extensión Universitaria y la Jefatura de Prensa y Difusión. Conclusiones El presente Manual es una herramienta que brinda elementos prácticos para adquirir y/o mejorar las técnicas de difusión, su propósito es optimizar la interacción con los alumnos próximos a egresar de bachillerato, dándoles una atención precisa y oportuna, logrando posicionar a la Universidad Tecnológica de Tijuana como su mejor alternativa de educación superior pública. Si en el desempeño de dichas actividades surgieran nuevas comisiones encaminadas a mejorar la tarea de promoción, se establecerá el compromiso de llevarlas acabo. 6