POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO TABLA DE CONTENIDO

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1 POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO 1 POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO Fecha de elaboración: 01 de junio de 2016 Versión: 1.0 Nombre del Documento: Política para el uso Adecuado del Correo Electrónico Elaborado por: MBA. Yadira Solano Vindas Directora Ejecutiva del Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica. Rige desde: 27 de junio, 2016 Próxima revisión: 27 de diciembre, 2016 Aprobado por: Junta Directiva del Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica. TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ÁMBITO DE APLICACIÓN DEFINICIONES CUENTAS Y BUZONES DE CORREOS RESPONSABLES TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO ACUERDO DE CUMPLIMIENTO DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO GREMIAL ACUERDO DE CUMPLIMINETO DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL... 12

2 POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO 2 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos, responsabilidades, normas y buenas prácticas que deben cumplir todos los usuarios del correo institucional del Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica: del con el fin de garantizar el correcto uso del mismo, mantener los niveles de seguridad óptimos y asegurar un mejor aprovechamiento del correo como una herramienta de trabajo que provee el Colegio al personal, a los miembros de Junta Directiva, a los miembros de los órganos del Colegio y a todas las personas agremiadas que soliciten el servicio. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Aplica a todos los usuarios del correo institucional: personal laboral y contratado del Colegio, miembros de Junta Directiva, miembros de los órganos del Colegio y a todas las personas agremiadas que lo soliciten. 3. DEFINICIONES Servicio de correo electrónico: consiste en la disponibilidad de una dirección de correo electrónico del y de un espacio de almacenamiento de mensajes (Buzón de correo), para uso institucional y como servicio abierto a las personas agremiadas. Usuarios del correo electrónico: los usuarios del correo electrónico del Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica serán su personal laboral o contratado, los miembros de Junta Directiva y órganos del Colegio y las personas agremiadas que así lo soliciten. Cuenta institucional: se refiere al personal laboral y contratado y a los miembros de Junta Directiva. Cuenta organizativa: se refiere a los órganos y comisiones del Colegio.

3 POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO 3 Cuenta gremial: se refiere a todas las personas agremiadas que soliciten el correo institucional y que cancelen la tarifa correspondiente de dos mil colones exactos por servicio anual. En caso que la persona agremiada adquiera la categoría de suspendida la cuenta gremial se suspenderá también. 4. CUENTAS Y BUZONES DE CORREOS 4.1 Tipología Bajo el se pueden distinguir tres tipos de cuentas: institucionales y organizativas Cuentas institucionales: las cuentas institucionales están asociadas a cargos, por lo que la persona tendrá acceso a una cuenta institucional en función de su cargo o de su actividad Cuentas organizativas: las cuentas organizativas están orientadas a grupos y pueden ser utilizadas por una o varias personas conjuntamente y son gestionadas por un responsable Cuentas gremiales: las cuentas gremiales son las que solicitan las personas agremiadas y activas al Colegio de Profesionales en Criminologia de Costa. 4.2 Solicitud de cuentas de correo Las cuentas institucionales se crean a solicitud de la Junta Directiva y la Dirección Ejecutiva. Dado que las personas usuarias de las cuentas lo hacen en función de su situación, la asignación de personas a cuentas se realiza directamente desde la Dirección Ejecutiva en coordinación con el proveedor de servicios.

4 POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO Las cuentas organizativas se crean a solicitud de los respectivos órganos del Colegio de Profesionales de Criminología de Costa Rica a la Dirección Ejecutiva Las cuentas gremiales se crean mediante solicitud escrita que realice la persona agremiada y activa, al Departamento de Servicio al Cliente y la presentación del comprobante de cancelación de la tarifa correspondiente. 4.3 Vigencia, desactivación y eliminación de cuentas de correo Cuentas institucionales: las cuentas institucionales permanecen hasta que desaparece el cargo o función, por lo que serán utilizadas por las personas que ocupan ese cargo o función a lo largo del tiempo. Las personas agremiadas que utilicen este tipo de cuenta y dejen su función deberán desactivar las cuentas de correo electrónico de los dispositivos personales instalados para este acceso Cuentas organizativas: las cuentas organizativas se cancelan a petición de las personas responsables de las mismas ante los órganos del Colegio y se realiza mediante solicitud escrita a la Dirección Ejecutiva. Las personas agremiadas que utilicen este tipo de cuenta y dejen su función deberán desactivar las cuentas de correo electrónico de los dispositivos personales instalados para este acceso Cuentas gremiales: las cuentas gremiales tendrán una vigencia de un año. La renovación, cierre o cancelación deberá ser solicitada por la persona agremiada al Departamento de Servicio al Cliente.

5 POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO Desactivación temporal de cuentas de correo El uso inapropiado o el abuso en el servicio de correo electrónico, según lo establecido en este procedimiento pueden llevar a una sanción, misma que implica la desactivación temporal o permanente de las cuentas. La desactivación de la cuenta implica la imposibilidad de enviar y recibir nuevos correos mientras no vuelva a ser activada. Ante situaciones de grave riesgo para la disponibilidad o continuidad del servicio, se podrá cambiar la contraseña de una cuenta. Asimismo, el Colegio se reserva el derecho de suspender por el término que sea necesario la cuenta del usuario o usuarios, cuando representen un riesgo para la seguridad de la información, del propio Colegio, de sus funcionarios, de otros usuarios o de terceros. Además, de existir evidencia, o denuncia por el uso inadecuado que dañe o lesione la imagen del Colegio, se podrá trasladar a la Fiscalía del Colegio y al Tribunal de Honor para que se tomen las medidas disciplinarias necesarias. 4.5 Formato de las direcciones de correo Cuentas institucionales: la forma común de una cuenta de correo electrónico institucional será el nombre de la posición y el dominio. Ejemplo: presidencia@criminologia.or.cr Cuentas organizativas: la forma común de una cuenta de correo electrónico organizativa será el nombre de la posición y el dominio. Ejemplo: tribunalelectoral@criminologia.or.cr Cuentas gremiales: la forma común de una cuenta de correo personal será el nombre y uno de los dos apellidos de la persona agremiada y el dominio: david.morales@criminologia.or.cr

6 POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO Contraseña: alfanumérico de no menos de seis dígitos, que incluya letras mayúsculas y minúsculas y números. La vigencia de la contraseña es de 180 días 4.6 Tamaño de los buzones de correo El almacenamiento en los buzones de correo es ilimitado, siempre y cuando las cuentas se configuran en POP3. Esto quiere decir que los correos se guardan en el dispositivo de cada usuario. La copia en el servidor tiene una duración de un mes. 5. RESPONSABLES 5.1. Usuarios Es responsabilidad de todas las personas usuarias: 1. Acatar los lineamientos, responsabilidades, normas y buenas prácticas plasmadas en la presente política. 2. Aceptar los términos y condiciones de uso del servicio de correo electrónico institucional del Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica, 5.2 Dirección Ejecutiva Es responsabilidad de la Dirección Ejecutiva: 1. Garantizar el funcionamiento adecuado del correo institucional del Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica. 2. Garantizar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información. 3. Implementar las medidas necesarias en la plataforma del correo institucional para incrementar los niveles de seguridad y brindar un mejor servicio.

7 POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO 7 4. Aplicar las medidas correctivas necesarias en caso de un eventual ataque que implique la pérdida de información. 5. Habilitar, deshabilitar y eliminar las cuentas de correo electrónico institucional en coordinación con el proveedor de servicios conforme a lo establecido en este procedimiento. 6. Autorizar el envío de correos y/o comunicados masivos. 7. Asegurar que las personas usuarias de cuentas institucionales y organizativas, firmen el Acuerdo de Cumplimiento de Términos y Condiciones para el Uso Adecuado del Servicio del Correo Electrónico 8. Asegurar la publicación y difusión de esta política. 5.3 Departamento de Servicio al Cliente Es responsabilidad del Departamento de Servicio al Cliente: 1. Recibir las solicitudes de las personas agremiadas que soliciten el correo institucional y verificar que se encuentren al día. 2. Solicitar la autorización a la Dirección Ejecutiva para la habilitación de éstas cuentas de correo. 3. Coordinar con el proveedor de servicios la apertura de las cuentas de correo solicitadas por personas agremiadas. 4. Coordinar con el proveedor de servicios el envío de correos masivos. 5. Asegurar que las personas agremiadas solicitantes firmen el Acuerdo de Cumplimiento de los Términos y Condiciones para el Uso Adecuado del Servicio del Correo Electrónico

8 POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO Proveedor de servicios de Hosting y Correo Electrónico Es responsabilidad del proveedor de servicios: 1. Habilitar mecanismos tecnológicos para prevenir el uso de técnicas de ataque a sistemas de correo electrónico. 2. Velar por la disponibilidad del servicio de correo permanente. 3. Asegurar que las cuentas de correo se encuentren alojadas en un servidor específico debidamente protegido física y lógicamente y con las medidas de funcionamiento necesarias para garantizar su disponibilidad, integridad y confidencialidad. 4. Atender las solicitudes realizadas por la Junta Directiva, Dirección Ejecutiva y Servicio al Cliente. 5.5 Fiscalía del Colegio La Fiscalía del Colegio, debe en apego a sus funciones 1. Realizar la investigación respectiva de aquellos casos en que las personas usuarias hayan irrespetado los términos y condiciones de uso del correo electrónico institucional del Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica. 2. Solicitar la suspensión o cancelación de uso del dominio definitivo cuando el usuario incumpla el presente procedimiento y los términos y condiciones de uso del servicio.

9 POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO 9 6. TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL SERVICIO DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL 6.1 Para todos los usuarios de cuentas de correos electrónicos institucionales, organizativos y gremiales: Las personas usuarias son completamente responsables de todas las actividades que se realicen desde su cuenta de correo institucional Deberán salvaguardar la contraseña, cambiarla periódicamente y no prestarla bajo ninguna circunstancia Utilizar el correo electrónico implementando los criterios de racionalidad, respeto, responsabilidad, integridad y seguridad de la información Ignorar y/o eliminar todo correo de procedencia desconocida, correo basura o correo no deseado que sea recibido en las cuentas de correo electrónico del dominio@criminologia.or.cr No enviar mensajes a foros de discusión que comprometan la reputación de nuestro Colegio o violen cualquiera de las leyes costarricenses No enviar correos de forma masiva No enviar correos con mensajes que contravengan las normas legales, la moral, el orden público o el buen nombre de las personas, que contengan contenido irrespetuoso, difamatorio, racista, religioso irrespetuoso, discriminatorio, de acoso o intimidación, así como imágenes o videos con contenidos ilegales, ofensivos, extorsivos, indecentes o con material sexual Reportar oportunamente a la Dirección Ejecutiva fallas en la seguridad de su cuenta institucional, tales como pero sin limitarse a: spam, encuestas, códigos maliciosos, transmisión de virus y cookies etc El usuario del correo electrónico es responsable de cualquier daño y/o perjuicio de cualquier naturaleza que ocasionara por incumplir estos Términos y Condiciones o cualquier normatividad aplicable, por lo que libera al Colegio de Profesionales en

10 POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO 10 Criminología de Costa Rica de toda responsabilidad administrativa o de cualquier otra índole El Colegio se reserva el derecho de suspender por el término que sea necesario la cuenta del usuario o usuarios, cuando representen un riesgo para la seguridad de la información, del propio Colegio, de sus funcionarios, de otros usuarios o de terceros Para los usuarios con cuentas institucionales y organizativas: Utilizar el corrector ortográfico de la herramienta que utilice como gestor del correo antes de enviarlo Etiquetar la información Confidencial y/o restringida en el asunto del mensaje del correo electrónico Validar si se requiere incluir todos los destinatarios, el historial y la información antes de responder o reenviar un correo No utilizar el correo electrónico para cualquier propósito comercial o financiero Se prohíbe el uso de correos personales con el fin de establecer o transferir información institucional Copiar o reenviar los correos electrónicos que se encuentren clasificados como confidenciales o restringidos en el asunto del mensaje, sin tener la autorización del remitente original para hacerlo No utilizar el correo electrónico para el envío de propaganda, ofertas, negocios personales, avisos publicitarios o cualquier información ajena a las labores propias del cargo o posición que se ocupa Unificar la firma del correo electrónico, utilizando el siguiente modelo:

11 POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO 11 COLEGIO DE PROFESIONALES EN CRIMINOLOGÍA DE COSTA RICA Acuerdo de Cumplimiento Términos y Condiciones para el Uso Adecuado del Servicio del Correo Electrónico Cuenta Gremial 1) Las personas usuarias son completamente responsables de todas las actividades que se realicen desde su cuenta de correo institucional. 2) Deberán salvaguardar la contraseña, cambiarla periódicamente y no prestarla bajo ninguna circunstancia. 3) Utilizar el correo electrónico implementando los criterios de racionalidad, respeto, responsabilidad, integridad y seguridad de la información. 4) Ignorar y/o eliminar todo correo de procedencia desconocida, correo basura o correo no deseado que sea recibido en las cuentas de correo electrónico del dominio@criminologia.or.cr 5) No enviar mensajes a foros de discusión que comprometan la reputación de nuestro Colegio o violen cualquiera de las leyes costarricenses. 6) No enviar correos de forma masiva. 7) No enviar correos con mensajes que contravengan las normas legales, la moral, el orden público o el buen nombre de las personas, que contengan contenido irrespetuoso, difamatorio, racista, religioso irrespetuoso, discriminatorio, de acoso o intimidación, así como imágenes o videos con contenidos ilegales, ofensivos, extorsivos, indecentes o con material sexual. 8) Reportar oportunamente a la Dirección Ejecutiva fallas en la seguridad de su cuenta institucional, tales como pero sin limitarse a: spam, encuestas, códigos maliciosos, transmisión de virus y cookies etc. 9) El usuario del correo electrónico es responsable de cualquier daño y/o perjuicio de cualquier naturaleza que ocasionara por incumplir estos Términos y Condiciones o cualquier normatividad aplicable, por lo que libera al Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica de toda responsabilidad administrativa o de cualquier otra índole. El Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica se reserva el derecho de suspender por el término que sea necesario la cuenta del usuario o usuarios, cuando representen un riesgo para la seguridad de la información, del propio Colegio, de sus funcionarios, de otros usuarios o de terceros. ACEPTO EL PRESENTE ACUERDO DE CUMPLIMIENTO FIRMA Y NÚMERO DE CÉDULA DEL USUARIO: FECHA:

12 POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO 12 COLEGIO DE PROFESIONALES EN CRIMINOLOGÍA DE COSTA RICA Acuerdo de Cumplimiento Términos y Condiciones para el Uso Adecuado del Servicio del Correo Electrónico Cuenta Institucional y Organizativa 1) Las personas usuarias son completamente responsables de todas las actividades que se realicen desde su cuenta de correo institucional. 2) Deberán salvaguardar la contraseña, cambiarla periódicamente y no prestarla bajo ninguna circunstancia. 3) Utilizar el correo electrónico implementando los criterios de racionalidad, respeto, responsabilidad, integridad y seguridad de la información. 4) Ignorar y/o eliminar todo correo de procedencia desconocida, correo basura o correo no deseado que sea recibido en las cuentas de correo electrónico del dominio@criminologia.or.cr 5) No enviar mensajes a foros de discusión que comprometan la reputación de nuestro Colegio o violen cualquiera de las leyes costarricenses. 6) No enviar correos de forma masiva. 7) No enviar correos con mensajes que contravengan las normas legales, la moral, el orden público o el buen nombre de las personas, que contengan contenido irrespetuoso, difamatorio, racista, religioso irrespetuoso, discriminatorio, de acoso o intimidación, así como imágenes o videos con contenidos ilegales, ofensivos, extorsivos, indecentes o con material sexual. 8) Reportar oportunamente a la Dirección Ejecutiva fallas en la seguridad de su cuenta institucional, tales como pero sin limitarse a: spam, encuestas, códigos maliciosos, transmisión de virus y cookies etc. 9) El usuario del correo electrónico es responsable de cualquier daño y/o perjuicio de cualquier naturaleza que ocasionara por incumplir estos Términos y Condiciones o cualquier normatividad aplicable, por lo que libera al Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica de toda responsabilidad administrativa o de cualquier otra índole. Utilizar el corrector ortográfico de la herramienta que utilice como gestor del correo antes de enviarlo. 10) Etiquetar la información Confidencial y/o restringida en el asunto del mensaje del correo electrónico. 11) Validar si se requiere incluir todos los destinatarios, el historial y la información antes de responder o reenviar un correo. 12) No utilizar el correo electrónico para cualquier propósito comercial o financiero. 13) Se prohíbe el uso de correos personales con el fin de establecer o transferir información institucional. 14) Copiar o reenviar los correos electrónicos que se encuentren clasificados como confidenciales o restringidos en el asunto del mensaje, sin tener la autorización del remitente original para hacerlo. 15) No utilizar el correo electrónico para el envío de propaganda, ofertas, negocios personales, avisos publicitarios o cualquier información ajena a las labores propias del cargo o posición que se ocupa. 16) Unificar la firma del correo electrónico según lo indicado institucionalmente. El Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica se reserva el derecho de suspender por el término que sea necesario la cuenta del usuario o usuarios, cuando representen un riesgo para la seguridad de la información, del propio Colegio, de sus funcionarios, de otros usuarios o de terceros. ACEPTO EL PRESENTE ACUERDO DE CUMPLIMIENTO FIRMA Y NÚMERO DE CÉDULA DEL USUARIO: FECHA: