CRONOGRAMA INTEGRADO DE LOS PROCESOS INHERENTES A LA PLANIFICACIÓN Y A LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA (CIPEI)

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1 CRONOGRAMA INTEGRADO DE LOS PROCESOS INHERENTES A LA PLANIFICACIÓN Y A LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA (CIPEI) (Versión validada) EQUIPO OPEI Diciembre, Página 1 de 21

2 Contenido I. Presentación 3 II. Cronograma Integrado de los Procesos inherentes a la Planificación y a la Evaluación Institucional (CIPEI). 5 III. Instrumentos considerados en el CIPEI.. 9 IV. Instancias responsables de la realización y ejecución de Las actividades del CIPEI, marco normativo y productos esperados.. 14 V. Bibliografía. 20 VI. Anexos 21 Página 2 de 21

3 I. Presentación El Cronograma Integrado de los Procesos inherentes a la Planificación y a la Evaluación, constituye un elemento estratégico que brinda la estructura e información sobre los períodos oportunos para el cumplimiento de lo planificado. En este sentido, indica de manera secuencial, cómo y cuándo se deben llevar a cabo las diferentes actividades para la elaboración de los instrumentos que sirven de base para la toma de decisiones de la gestión anual institucional. El CIPEI forma parte del Sistema de Planificación Estratégica de la y se enmarca en lo exhibido en la Política Institucional 6.1, que plantea entre otras un cronograma anual que contemple: el diseño de anteproyectos de gestión institucional; la automatización de la formulación, seguimiento y ejecución presupuestaria basada en los planes institucionales; formulación del anteproyecto de presupuesto y plan operativo anual institucional (POAI); y formulación definitiva del POAI y del presupuesto. El cronograma se estructuró en cuatro trimestres; en cada uno de ellos, se consideran las actividades fundamentales que impliquen la elaboración de los instrumentos que forman parte de la gestión universitaria, tales como, el POAI, el Presupuesto, la Memoria y Cuenta y otros informes técnicos relacionados con los procesos de la Planificación y la Evaluación Institucionales que son de interés para la comunidad universitaria. En este sentido, se destaca la doble función que cumple el referido Cronograma, por una parte, indica de manera oportuna las actividades esperadas para la elaboración de los instrumentos correspondientes al año lectivo en curso y al mismo tiempo, anticipa lo propio para el próximo. Se consideró conveniente incluir en el presente documento, la descripción de la actividad y productos derivados relacionados con la planificación y la Página 3 de 21

4 evaluación institucionales, las instancias responsables de su realización y ejecución, así como el marco legal que regula las mismas, con el propósito de dimensionar y orientar la producción de manuales para la elaboración de los instrumentos de planificación y presupuestos universitarios. Se resalta que el documento del CIPEI se sometió a validación por parte de las instancias universitarias que dan soporte al proceso presupuestario y de planificación operativa cuyas observaciones se incluyen como anexos al presente informe. Esperamos que este documento sea de gran utilidad para la comunidad UNISTA y sobretodo, que incentive y permita la profundización de la transformación universitaria, que ya está en marcha. Página 4 de 21

5 II. Cronograma Integrado De Los Procesos (CIPEI) El CIPEI se diseñó en base al Diagrama de Gantt, lo cual permitió organizar los procesos de la Planificación y de la Evaluación en el tiempo y clasificar los instrumentos estratégicos en tres ámbitos: (a) de la planificación (b) de la evaluación y (c) los prospectivos, relacionados con el Plan Estratégico ( ) y las Políticas Institucionales ( ). Es importante destacar, que en el caso de los instrumentos referidos a la Planificación, se describen las diferentes actividades que los componen, así como las etapas de ejecución correspondientes, distribuidas en los cuatro trimestres del año lectivo. Con respecto, a los elementos de la Evaluación y Prospectiva, a pesar de que estos no revisten temporalidad, es oportuna su inclusión desde el punto de vista estratégico para la toma de decisiones. En el CIPEI también se contempla el diseño del Plan Estratégico y Políticas Institucionales , el período se ajusta a lo contemplado en la Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular y a la vigencia de los actuales instrumentos. Página 5 de 21

6 Instrumentos considerados en el CIPEI A. DE LA PLANIFICACIÓN TRIMESTRE Nº Instrumento /Actividad I II III IV Plan Operativo Anual Institucional (POAI) 1.1 Formulación a. Inicial b. Consolidación c. Consulta Pública (Interna + Externa) d. Ajuste 2.- Presupuesto e. Aprobación POAI 1.2 Divulgación Publicación en Gaceta Universitaria del POAI 2.1 Formulación del Anteproyecto a. Consulta Pública b. Consolidación c. Envío a la OPSU d. Registro de Proyectos en el Sistema NUEVA ETAPA e. Aprobación Anteproyecto 2.2 Asignación Presupuestaria a. Asignación Cuota Presupuestaria Página 6 de 21

7 Instrumentos considerados en el CIPEI B. DE LA PLANIFICACIÓN TRIMESTRE Nº Instrumento /Actividad I II III IV b.programación y Distribución de la Alícuota Presupuestaria c. Reformulación Presupuestaria, Cronograma de Desembolso e Insuficiencia Presupuestaria (De ser el caso) 2.3 Divulgación Publicación en Gaceta Universitaria del Presupuesto 2.4 Ejecución Rendición de Cuentas (Ejecución Física Financiera) 3.- Memoria y Cuenta a. Consolidación 3.1 Formulación b. Consulta Pública c. Ajuste d Aprobación Memoria y Cuenta 3.2 Divulgación Publicación en Gaceta Universitaria del Presupuesto 4 Análisis de la Vinculación, PE,PT y POAI Análisis de la vinculación PE, PT y POAI, B. DE LA EVALUACIÓN 5 Análisis del Anteproyecto de Presupuesto. (Estructura Presupuestaria e Índices) Análisis del anteproyecto de Presupuesto (Estructura Presupuestaria e Índices) Página 7 de 21

8 Nº Instrumento/Actividad 6 Análisis Plan - Presupuesto (Asignación Inicial) Análisis Plan-Presupuesto (Asignación Inicial) 7 Seguimiento de las Políticas Institucionales TRIMESTRE I II III IV Seguimiento de las Políticas Institucionales C.PROSPECTIVOS 8 Plan Estratégico ( ) Actualización Matriz DOFA a. Consulta Centros Locales y Nivel Central b. Consulta Entes Externos (MPPEU, etc.) c. Análisis y Consolidación Aprobación PEI a. Estructuración Preliminar del Documento PEI b. Consulta a la comunidad (Interna y externa) c. Estructuración Definitiva del Documento PEI Divulgación PEI a. Mesas Técnicas PEI b. Distribución del Documento Definitivo PEI Página 8 de 21

9 Nº Instrumento/Actividad 9 Políticas Institucionales ( ) TRIMESTRE I II III IV Formulación a. Inicial b. Consulta Pública c. Aprobación Divulgación Distribución del Documento Definitivo de Políticas III.-Instrumentos considerados en el CIPEI A.- De la Planificación 1.- Plan Operativo Anual Institucional (POAI) El Plan Operativo Anual Institucional (POAI) se refiere a la gestión anual de cada institución, vista en forma individual. Abarca tanto los proyectos presupuestarios, (Proyectos y Acciones Específicas) como los Proyectos Institucionales que se derivan del Plan Táctico y los POAI (Plan Operativo Anual Institucional) que están bajo la responsabilidad del órgano o del ente en cuestión, como las operaciones específicas asociadas a los objetivos y al funcionamiento institucional. Su elaboración incluye las actividades de formulación, ajuste y divulgación Formulación Consiste en la descripción en cuanto a conceptos y con base en las premisas antes mencionadas, el siguiente paso en el proceso de planeación estratégica es formular estrategias maestras y de programas. Las estrategias maestras se definen como misiones, propósitos, objetivos y políticas básicas; Página 9 de 21

10 mientras que las estrategias de programa se relacionan con la adquisición, uso y disposición de los recursos para proyectos específicos. Incluye las siguientes etapas: a. Inicial: Es la primera formulación que se elabora del POAI b. Consolidación: Es el proceso de integrar todos los planes operativos que se expidieron desde todas las unidades administrativas y Centros Locales recabando de esta forma la información requerida c. Consulta Pública (Interna + Externa): Consiste en recolectar la opinión de la comunidad (interna y externa) concerniente a los planes y proyectos que se están formulando; esto incluye OPSU la consulta a la d. Ajuste: Es el procedimiento de realizar las correcciones que se dieran a lugar según el caso. e. Aprobación Plan Operativo Anual Institucional (POAI): Consiste en la sanción por parte del Consejo Superior del informe contentivo del referido instrumento en la Gaceta Universitaria 1.2.-Divulgación Es el procedimiento mediante el cual se informa que el documento ha sido oficialmente aprobado. Incluye la Publicación en Gaceta Universitaria y posterior remisión a la OPSU. 2.-Presupuesto Es la expresión cuantitativa de los recursos asignados al POAI. Su elaboración incluye las actividades de formulación, ajuste y divulgación. 2.1 Formulación del Anteproyecto Consiste en el cálculo por parte de la de los recursos presupuestarios estimados para desarrollar el POAI. Implica las siguientes etapas: a. Consulta Pública: La Dirección del Centro de Programación solicita las estimaciones de gastos de cada unidad ejecutora en atención a los lineamientos dictados tanto por las autoridades como por el MPPEU, en el momento de la formulación del Anteproyecto de Presupuesto. Página 10 de 21

11 b. Consolidación (Anteproyecto) : Una vez que todas las unidades administrativas han formulado su Anteproyecto de presupuesto e incorporados los lineamientos específicos emanados del MPPEU se procede la carga de las fichas únicas del anteproyecto de presupuesto de acuerdo al cronograma señalado por el MPPEU c. Envío a la OPSU (Anteproyecto): de acuerdo al cronograma del MPPEU a mediados del mes de Julio se cargan en NUEVA ETAPA las fichas técnicas de los Proyectos, acciones Centralizadas y acciones específicas del anteproyecto de presupuesto. Mediante oficio rectoral se remiten los formatos denominados CONSOLIDADO DE LOS PROYECTOS Y ACCIONES CENTRALIZADAS Y CONSOLIDADO DE LOS PROYECTOS DEL PRESUPUESTO. d. Registro de Proyectos en el Sistema NUEVA ETAPA e. Aprobación Anteproyecto 2.2 Asignación Presupuestaria Es el proceso de asignación del presupuesto de la Universidad, por parte del MPPEU, incluye las siguientes etapas: a. Asignación Cuota presupuestaria La cuota presupuestaria es remitida por parte del MPPEU a las autoridades a partir de la segunda quincena del mes de septiembre. b.programación y Distribución de la Alícuota Presupuestaria Distribución del Presupuesto asignado entre el Anteproyecto de Plan Operativo Institucional c. Reformulación Presupuestaria, Cronograma de Desembolso e Insuficiencia Presupuestaria (De ser el caso), de acuerdo con: Ajustes o rectificaciones al Presupuesto, Cálculo de las estimaciones del déficit presupuestario, Flujo de caja, entre otros. Ajuste del anteproyecto del Plan Operativo y del Presupuesto en atención a la cuota recibida del Ejecutivo Nacional. Página 11 de 21

12 2.3. Divulgación Será publicado tanto el plan operativo como el presupuesto una vez aprobados por el Consejo Directivo y Consejo Superior. Incluye la publicación en Gaceta Universitaria y posterior remisión a la OPSU. a. Publicación en Gaceta Universitaria de la Resolución del Consejo Superior b. Registro de Proyecto en el Sistema de Nueva Etapa. del Presupuesto y la Programación Ejecución Es el uso o aplicación de los recursos presupuestarios; incluye Rendición de Cuentas (Ejecución Física Financiera), es decir, la explicación del cómo y en qué se usaron los recursos presupuestarios. Según lo establece el Instructivo N 7 SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE EJECUCIÓN TRIMESTRAL DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR la presentación de la ejecución físico-financiera debe hacerse 10 días después del trimestre que se informa. 3. Memoria y Cuenta Constituye una relación documentada y validada de los procesos, actividades, logros y resultados del quehacer universitario. De igual forma se verifican los avances o logros en las áreas tecnológicas, financieras y de infraestructura, acompañadas de la información que permita verificar la calidad y eficiencia de la gestión institucional del año reseñado Formulación Consiste en el procesamiento analítico y ordenado de los informes elaborados por las dependencias, de forma tal que reflejen el registro de los logros y resultados de los diferentes proyectos institucionales y de ésta forma se puedan evaluar los avances y dificultades confrontadas. Incluye los siguientes pasos: Página 12 de 21

13 a. Consolidación: Es el proceso de integrar los informes de ejecución anual de todas las Unidades Administrativas y Centros Locales para la elaboración y presentación de la Memoria y Cuenta. b. Consulta Pública: Es la validación que sobre la información recabada realiza la comunidad c. Ajuste: Incorporar las observaciones generadas en la Consulta Pública al Informe de Memoria y Cuenta d. Aprobación Memoria y Cuenta: Sanción de la Memoria y Cuenta por parte de los Consejos Superior y Directivo entes internos y externos debidamente consultados 3.2. Divulgación Es el procedimiento mediante el cual se informa que el documento ha sido oficialmente aprobado. Incluye la Publicación en Gaceta Universitaria y posterior remisión a la OPSU. Incluye los siguientes elementos: B.- De la Evaluación 4. Análisis de la Vinculación Plan Operativo Anual Institucional (POAI), Plan Estratégico (PE) y Plan Táctico (PT): Este análisis determina el grado de relación entre lo ejecutado en el año bajo estudio y lo planificado por la organización 5. Análisis del Anteproyecto de Presupuesto. (Estructura Presupuestaria e Índices): De éste análisis se establece el nivel de coherencia entre lo proyectado y lo presupuestado en las diferentes partidas 6. Análisis Plan - Presupuesto (Asignación Inicial): Que establece la relación entre los diferentes planes institucionales (PE, PT y POAI) y el Presupuesto 7. Seguimiento de las Políticas Institucionales: Es el estudio sobre la ejecución de las Políticas Institucionales por cada año bajo estudio y el cumplimiento de la planificación en el tiempo correspondiente Página 13 de 21

14 8. Plan Estratégico ( ) C. Prospectivos 9. Políticas Institucionales ( ) IV. Instancias Responsables de la Realización y Ejecución de las Actividades del CIPEI, Marco Normativo y Productos Esperados En esta sección se describe en un cuadro de tres columnas los pasos e instancias responsables de la elaboración y ejecución así como el Marco Normativo o Regulatorio Actividad Instancia Ejecutora 1.- Plan Operativo Anual Institucional (POAI) 1.1.Formulación a. Inicial b. Consolidación Unidades Administrativas Coordinación de Planificación Operativa Marco Normativo Art. 34 Art. 34 Producto Anteproyecto Formulado c. Consulta Pública (Interna + Externa) Comunidad OPSU CRBV, Art. 3 LOE Anteproyecto Validado d. Ajuste Coordinación de Planificación Operativa CRBV, Art. 3 LOE Anteproyecto Ajustado e. Aprobación POAI CD y CS Art. 8º Lit. C POAI Aprobado Página 14 de 21

15 Actividad Instancia Ejecutora Marco Normativo Producto 1.2 Divulgación Publicación en Gaceta Universitaria del POAI Secretaría CRBV Publicación en Gaceta Universitaria 2.- Presupuesto 2.1 Formulación del anteproyecto a. Consulta Pública b. Consolidación Unidades Administrativas Art. 34 Coordinación de Presupuesto Anteproyecto Formulado c. Envío a la OPSU Comunidad CRBV, Art. 3 LOE Anteproyecto Validado d. Registro de Proyectos en el Sistema NUEVA ETAPA CD y CS Art. 8º Lit C y Art.12 Lit. Anteproyecto Aprobado e. Aprobación Anteproyecto Página 15 de 21

16 Actividad Instancia Ejecutora Marco Normativo Productos 2.2 Asignación Presupuestaria a. Asignación Cuota Presupuestaria b. Programación Cuota Presupuestaria c. Reformulación Presupuestaria, Cronograma de Desembolso e Insuficiencia Presupuestaria (De ser el caso) CD CD CD Art. 41 LOAFSP N 1 Art. 12 Literal f) y g) del Art. 41 LOAFSP N 1 Art. 12 Literal f) y g) del Distribución Presupuestaria Reformulación Presupuestaria, Cronograma de Desembolso e Insuficiencia Presupuestaria (De ser el caso) Presupuesto Reformulado 2.3 Divulgación Publicación en Gaceta Universitaria del Presupuesto Secretaria CRBV, Art. 3 LOE Publicación en Gaceta Universitaria 2.4 Ejecución d. Rendición de Cuentas(Ejecución Física Financiera) CD Art. 12 Literal g) del Reglamento de la Ejecución Financiera 3.- Memoria y Cuenta 3.1 Formulación a. Consolidación Secretaría CRBV Memoria y Cuenta Página 16 de 21

17 Actividad b. Consulta Pública Instancia Ejecutora Comunidad Marco Normativo CRBV, Art. 3 LOE Productos Memoria y Cuenta c.ajuste Secretaria Art. 8ª Lit. j) Memoria y Cta. Ajustada d. Aprobación Memoria y Cuenta 3.2 Divulgación CD y CS Art. 8ª Lit. j) Memoria y Cuenta Aprobada Publicación en Gaceta Universitaria del Presupuesto Secretaría CRBV, Art. 3 LOE Publicación en Gaceta Universitaria C. DE LA EVALUACIÓN 4. Análisis de la Vinculación POAI,PE y PT Análisis de la Vinculación POAI,PE y PT OPEI Art. 45 LOE Análisis de la Vinculación POAI,PE y PT 5. Análisis del Anteproyecto de Presupuesto.(Estructura Presupuestaria e Índices) Análisis del Anteproyecto de Presupuesto (Estructura Presupuestaria e Índice) OPEI Art. 45 LOE Análisis del Anteproyecto de Presupuesto (Estructura Presupuestaria e Índice 6. Análisis Plan Presupuesto(Asignación Inicial) Análisis Plan Presupuesto(Asignación Inicial) OPEI Art. 27 Lit. b) Análisis Plan Presupuesto(Asignaci ón Inicial) 7.- Seguimiento de las Políticas Institucionales Seguimiento de las Políticas Institucionales OPEI CRBV, Art. 3 LOE Seguimiento de las Políticas Institucionales Página 17 de 21

18 Actividad Instancia Ejecutora Marco Normativo Productos D. PROSPECTIVOS 8. Plan Estratégico ( ) Actualización Matriz DOFA a.consulta Centros Locales y Nivel Central Unidades Administrativas Art. 45 LOE Documentos a Nivel Nacional b.consultas Entes Externos (MPPEU, etc.) MPPEU, etc. CRBV, Art. 3 LOE Documentos Validados c.análisis y Consolidación OPEI Política 6.2 Políticas Institucionales ( ) Documento Definitivo Aprobación PEI a.estructuración Preliminar del documento PEI OPEI Documento Preliminar b.consulta a la Comunidad (Interna y externa) Comunidad Art. 45 LOE Documento Validado c.estructuración Definitiva del Documento PEI OPEI Documento Definitivo Divulgación PEI a.mesas Técnicas PEI b.distribución del documento definitivo PEI OPEI Art. 45 LOE Documento Mesas Técnicas PEI Definitivo 9. Políticas Institucionales ( ) Formulación a.inicial b.consulta Pública OPEI Comunidad CRBV, Art. 3 LOE Documento Preliminar Documento Validado Página 18 de 21

19 Actividad Instancia Ejecutora Marco Normativo Productos c.aprobación Consejo Superior Art.8 Literal A Documento Definitivo Divulgación Distribución del Documento Definitivo de Políticas Secretaría CRBV, Art. 3 LOE Publicación en Gaceta Universitaria de Política Leyenda: CD: Consejo Directivo CS: Consejo Superior CRBV: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela LOAFSP: Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, Sobre el Sistema Presupuestario LOE: Ley Orgánica de Educación Página 19 de 21

20 BIBLIOGRAFÍA Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. (2000) Gaceta Oficial N Extraordinario del 24 de Marzo del Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. (2000) Gaceta Oficial N del 5 de Septiembre del Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular. (2010) Gaceta Oficial N Extraordinario del 21de Diciembre de Universidad Nacional Abierta.(1996) Gaceta Oficial de la República de Venezuela. N 5098 de fecha 18 /09/96 (2008) Políticas Institucionales ( ): Desde la participación de todos, en todos los espacios de la, y hacia la construcción de la Universidad que Queremos Caracas: Autor. (2006) Plan Estratégico Institucional: Presente y futuro desde un punto colectivo. Edición Abreviada. Caracas: (2005). Plan estratégico de la : Presente y futuro desde un punto colectivo. Gaceta Universitaria de la N 048 Extraordinario del 12 de diciembre de 2005 Página 20 de 21

21 Anexos (Comunicaciones recibidas de la Dirección de Programación: 1. Presupuesto 2. Planificación Operativa) Página 21 de 21