COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA ELECTRÓNICA (CARTA DIGITAL) SIGEM CENPRI

Transcripción

1 COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA ELECTRÓNICA (CARTA DIGITAL) SIGEM CENPRI 10/10/2013

2 Índice de contenido 1 INTRODUCCIÓN Texto Generar Cartas Generar Cartas Traslado Cierre del expediente

3 1 INTRODUCCIÓN. Todos los DECRETOS de la institución provincial (casi 8000 en 2010) se firman electrónicamente desde el día 8 de marzo de El proceso incluye, asimismo, el traslado telemático de los decretos a los servicios y departamentos internos que deban conocer de su contenido, y su notificación a los interesados, que incorpora firma electrónica y registro electrónico automático de salida. Desde el 1 de septiembre de 2010, se gestionan y firman electrónicamente todos los trámites relativos al FUNCIONAMIENTO DE LOS ÓRGANOS COLEGIADOS PROVINCIALES (Pleno, Junta de Gobierno, Comisiones Informativas y Mesa de Contratación). El proceso incluye la elaboración automática de convocatorias, su registro automático de salida y traslado a miembros integrantes a través de y sms, la elaboración y firma electrónica de actas, la generación automatizada de certificaciones y notificaciones y, asimismo, el traslado telemático de los certificados de acuerdos y dictámenes a los servicios y departamentos internos que deban conocer de su contenido, y su notificación a los interesados, que incorpora firma electrónica y registro electrónico automático de salida. Desde ese día 1/09/2010, todas las resoluciones de órganos unipersonales y colegiados de la Diputación, y todas las notificaciones de esos acuerdos, se firman electrónicamente. En ese contexto, se ha configurado un nuevo trámite denominado COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA ELECTRÓNICA (Carta Digital) que permite la firma electrónica y el registro automatizado de salida de cualquier otro escrito o documento distinto de las resoluciones o notificaciones anteriormente mencionados (cartas, informes de cualquier naturaleza, pliegos de condiciones o prescripciones técnicas, comunicaciones interadministrativas.). Con este proceso se completa el sistema y se permite la firma electrónica de cualquier documento de esta institución provincial, y su automático e inmediato registro de salida. No conocemos ninguna otra administración pública que disponga de recursos electrónicos en producción que permita hacer lo mismo en la actualidad. Ha de advertirse, para comprender adecuadamente el alcance del trámite mencionado, que desde el pasado mes de enero de 2011, a partir de una aplicación desarrollada por la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha, y previo convenio suscrito al efecto con la Consejería de Administraciones Públicas, se ha implantado un SISTEMA DE COMPARECENCIA ELECTRÓNICA (COMPARECE) que permite la notificación electrónica de todas nuestras resoluciones, y de cualquier otro escrito, también la nueva Comunicación Administrativa Electrónica, mediante un proceso también basado en firma electrónica que se ajusta totalmente al régimen jurídico de la comparecencia electrónica establecido e el art LAECSP y en el art. 40 del RD 1671/2009, que la desarrolla parcialmente. Desde este momento, por tanto existe la posibilidad de notificar cualquier tipo de documento emanado de la Diputación Provincial por vía electrónica a los ciudadanos o personas jurídicas que lo soliciten siempre que, como es obvio, se dan de alta en el sistema de comparecencia electrónica y acrediten su identidad mediante dnie o certificado de la FNMT. 3

4 2. En este punto se explicará como crear el procedimiento desde SIGEM. 1. Iniciamos un expediente de 'Comunicación administrativa electrónica (Carta digital)' 2. Seleccionamos el procedimiento 'Comunicación administrativa electrónica (Carta digital)', Iniciar Expediente > Comunicación administrativa electrónica (Carta digital). 4

5 3.- Pestaña Expediente: Rellenamos el Asunto y Guardar 4.- Pestaña Participantes: Se insertarán todos los participantes como 'Interesados' a los que se les va a comunicar la información, también permite la opción de 'Importar Participantes' de uno o varios expedientes. 5

6 2.1.- Texto Creamos el nuevo trámite de 'Texto', en este trámite se insertara el contenido de la carta que se quiere enviar. Generar documento: Desde Plantilla > Plantilla Carta digital... (se selecciona la plantilla dependiendo del título que quiere que lleve) 6

7 Escribimos o copiamos el texto de la carta en el documento. Guardar y Cerrar Generar Cartas. Creamos el nuevo trámite de 'Generar Cartas', en este trámite se generarán automáticamente por cada uno de los interesados una carta con la información específica de cada uno de ellos, además, accederá al Comparece para comprobar que interesados están dados de alta, si están dado de alta les pone como Relación 'Comparece' 7

8 Una vez que se haya generado el trámite, hay dos maneras de firmar todos los documentos: - Cuando son pocos documentos se recomienda la opción de 'Firmar Todo' > 'Iniciar circuito de firma' y seleccionar el circuito que nos interese. 8

9 - Cuando son muchos documentos, deberemos avisar a la persona encargada de firmar todos los documentos y los pasos que deberá realizar son: 1.- Escribir en 'Ir a expediente Nº' el expediente a firmar, para acceder directamente al expediente: 9

10 2.- Selecciona: Datos de Trámite > Generar Cartas 3.- Pinchar sobre 'Firmar Todo' > 'Firmar Ahora' > 'Firmar' 10

11 4. Ya se han firmado todos los documentos, por ultimo avisaremos a la persona para que continúe con el expediente. Una vez firmados todos los documentos registraremos todo, el registrar todo aparte de registrar además sella el documento y envía al comparece las notificaciones de los usuarios que están dados de alta. 11

12 Si todo ha ido correcto genera dos documentos: 'Documentos Sellados' y 'Participantes Comparece' Documentos Sellados: Listado de todas las notificaciones de los interesados que no están dados de alta en el Comparece. Participantes Comparece: Listado de los nombres de las personas que le han mandado la notificación al comparece. Ahora queda esperar que todos los participantes Comparece hayan leído todas las notificaciones para poder terminar trámite, Sigem nos avisará mediante un aviso electrónico diciéndonos: Todos los participantes han leído las notificaciones Se ha pasado la fecha de caducidad para la lectura de la notificación. Cuando nos llega uno de estos aviso ya nos permitirá la opción de terminar el trámite de 'Generar 12

13 Cartas'. Al terminar trámite nos llegará un documento de 'Acuses de recibo' por cada uno de los participantes Comparece y además si alguno o algunos participantes no han podido leer la notificación en el periodo que tienen, se recibirá además un documento con un listado de los nombres de las personas que no han podido ser notificadas por el comparece Generar Cartas Traslado. Creamos el nuevo trámite de 'Generar Cartas Traslado', en este trámite se generarán automáticamente un documento por todos los traslados existentes en la pestaña participantes, una vez firmado el documento se terminará trámite y se mandará a cada uno de los departamento vía Cierre del expediente. Para cerrar un expediente debemos ir avanzándolo de fase hasta que nos aparezca el mensaje El expediente XXXXXX/XXX ha sido cerrado. 13

14 Para avanzar de fase disponemos en el menú de la izquierda de una opción llamada Avanzar Fase. Al pinchar nos aparecerá un mensaje de confirmación que aceptaremos. Nos aparecerá una ventana que nos avisará de que se va a cerrar el expediente, nuevamente pincharemos en aceptar. 14