PREGUNTAS DE USO FRECUENTE (faq):

Transcripción

1 PREGUNTAS DE USO FRECUENTE (faq): Este documento tiene como objetivo orientar al responsable del protocolo de espacios de un departamento o unidad en aquellas cuestiones que se plantean en el momento de cumplimentar dicho expediente. Contenido del documento: Preguntas sobre personal. Preguntas sobre estancias Preguntas sobre cargos 1 Preguntas de uso frecuente (FAQs)

2 PREGUNTAS SOBRE PERSONAL Pregunta: No aparecen listadas algunas personas de mi centro Respuesta: Los datos de personal se actualizan cada mes. Es posible que durante ese intervalo de tiempo se hayan dado nuevas altas o bajas. Visite con cierta asiduidad este servicio para ver si aparecen reflejados los cambios. En próximas revisiones de este protocolo acortaremos el tiempo de actualización. P. Puedo dar de baja a personas en el contexto de este protocolo de espacios? No. Las personas que por alguna razón se han dado de baja en su centro no les aparecerán cuando actualicemos los datos de personal. En el caso de que haya sido dado de baja en su centro y dado de alta en otro, el responsable de este último centro será el encargado de ubicarlo. Otro caso diferente es cuando una persona cambia de contratación dentro del mismo centro (ej. un becario que se convierte en profesor). Aquí usted será el responsable de indicar su ubicación. P. Puedo indicar la situación de una persona en una estancia que no pertenece a mi centro? Sí, pero siempre que se de el caso de que esa persona desempeña allí una labor de su centro P. Se que determinada persona que aparece en mi listado de personal trabaja en tal despacho, pero allí desempeña una función que nada tiene que ver con mi centro (por ej. un cargo o es asociado de otro departamento). Debo indicar su situación? No. El responsable del otro centro ya indicará la situación de dicha persona. P. Qué personas aparecen en el listado de personal? R. En este listado se encuentran sólo aquellas personas que oficialmente están contratadas por la Universidad de Alicante en alguna de sus modalidades (funcionario, becario oficial, etc.). A usted no le aparecerá ninguna persona que no se encuentra dentro de la relación citada. Esta situación suele afectar a profesores invitados, becarios no oficiales, etc. P. Pueden aparecer una persona dos veces en la misma estancia o habitación? R. Obviamente, desde el punto de vista físico es imposible, pero en el caso de SIGUA tenemos una entrada cada vez que se cruzan las variables de situación, puesto, cargo y tiempo. Así por ejemplo, una persona que tenga un puesto de profesor y al mismo tiempo ejerce un cargo que lo desempeña en el mismo despacho tendrá para SIGUA dos entradas. Usted sólo podrá indicar esa doble entrada en el caso de que el puesto que desempeña es el que afecta a su centro. Este es el caso de los directores y secretarios de departamentos docentes. Sí una persona desempeña dos o más funciones (caso poco frecuente), por ejemplo, personal de administración en un centro y profesor asociado en otro centro, usted sólo deberá indicar la ubicación de las personas que están bajo su responsabilidad (su centro). P. Pueden aparecer varias personas y de diferente categoría en un mismo despacho? Sí. Es un caso bastante frecuente en laboratorios de investigación. P. Puedo indicar la ubicación de una persona que no está en esta relación de personal, pero que mantiene una estrecha relación con mi centro? No P. Es posible que tenga derecho a ubicar al personal de mi centro, pero yo no aparezco en él? Sí. Esta situación es muy frecuente. Suele ocurrir en los departamentos docentes, donde el 2 Preguntas de uso frecuente (FAQs)

3 responsable de rellenar el expediente espacial (este expediente), generalmente el responsable administrativo de mayor rango, no pertenece administrativamente a dicho departamento, sino que pertenece a la facultad o escuela universitaria. P. (en relación con la pregunta anterior ) Entonces, Quién es el que me ubica en el mapa? El responsable de tu facultad o escuela universitaria. P. No puedo indicar la ubicación de una persona porque en la cartografía no aparece dicha estancia R. Generalmente esta situación se da cuando la cartografía no se ha actualizado. Tenga presente que estamos continuamente reflejando cambios, pero no siempre conocemos dichas incidencias (ej: tabiques nuevos que dividen un laboratorio o clase). Pongase en contacto con la Oficina Técnica e indique la incidencia. También puede escribirnos una petición aquí. P. Intento indicar la ubicación de una persona en la cartografía en una habitación pero el sistema me dice que el uso es incorrecto o que no es recomendable. R. Este protocolo esta diseñado para evitar que el usuario cometa errores de incluir personas en estancias que no son adecuadas (vestíbulos, aseos, pasillos, ascensores, etc.), y en el caso de que intente incluir una persona en una habitación cuyo uso no es muy adecuado da un mensaje de aviso (no error) pero te permite incluir la persona. P. En mi listado hay personas que trabajan en estancias fuera del campus de San Vicente. En estos momentos, este protocolo está diseñado para ubicar personas que trabajen exclusivamente en el Campus de San Vicente. No obstante, usted puede ponerse en contacto el LabSIG o realizar una petición para que le suministremos cartografía de dichos espacios (sedes universitarias, sede de Alicante, etc) y poder indicarnos así la ubicación adecuada de dicha persona/s. P. Me he equivocado incluyendo la situación de una persona. Puedo cambiarla? Sí, lo puedes hacer utilizando este mismo sistema, pero deberás esperar al menos un día para poder realizar cambios. P. Quiero realizar un cartel de mi despacho. Lo puedo hacer con este sistema? Estamos trabajando en ello. Esperamos ofrecer en breve este servicio. P. Sí conozco en profundidad el código SIGUA donde se encuentra todo el personal de mi centro, porque no se habilita alguna caja de texto para escribir directamente el código, en vez de navegar por la cartografía dinámica. Esta cuestión facilitaría el expediente a algunos usuarios experimentados, pero esta herramienta es de propósito general, y por tanto, diseñada para ser usada por personas sin experiencia con los códigos de SIGUA. Incluso puede ocurrir que algunos responsables pueden tomar como código SIGUA el que aparece en la puerta, que a lo mejor no está bien rotulado, o bien alguien lo ha cambiado. Sin embargo, el mapa lee directamente los códigos que se le han asignado en origen, por lo que no hay posibilidad de errores. Además, desde la cartografía se toman medidas para evitar que el usuario introduzca personal en estancias con uso no apropiado. 3 Preguntas de uso frecuente (FAQs)

4 PREGUNTAS SOBRE ESTANCIAS P. En mi centro tenemos estancias fuera del Campus de San Vicente. Como las indico? R. Póngase en contacto con el Secretariado de Gestión de Espacios y Ampliación del Campus para facilitarle documentación y mapas sobre las sedes universitarias. P. En mi centro tenemos más estancias de las que aparecen en el listado. Como puedo adscribírlas a mi centro? R. Póngase en contacto con el Secretariado de Infraestructuras y ampliación del campus para expresarle esta cuestión P. En el listado de estancias aparecen algunas que no pertenecen a mi centro. Qué hago? R. Utiliza este sistema para quitarle la adscripción a tu centro. El LabSIG, atendiendo a las indicaciones del Secretariado de Infraestructuras y ampliación del campus resolverá posteriormente a quien está asignado dicho espacio. P. Una de las estancias tiene más de un uso. Cuál indico? Siempre la que mayor uso tenga P. Hay una sala de reuniones de profesores que ocasionalmente se utiliza como clase. Tengo que cambiar su uso a clase? No, su actividad principal es sala de reuniones. P. Mi centro va a realizar reformas Cuando aparecerá la cartografía con los cambios incorporados? Cuando la Oficina Técnica nos suministre los planos digitales y siempre que esté entregada la obra. Los cambios que los centros hayan realizado por su cuenta no se actualizarán en SIGUA hasta que la Oficina Técnica nos lo indique. P. Para qué sirve rellenar la caja de texto con la denominación en castellano y valenciano? Se utiliza para la señalización (carteles) interna de los edificios. Por norma, los carteles de despachos deben mostrar la relación de ocupantes, mientras que en el resto de dependencias debe aparecer el uso al que está destinado (p.ej. Laboratorio). En este segundo caso, si Vd. cumplimenta la denominación, ésta aparecerá en el cartel en vez del uso genérico. P. Merece la pena asignar una denominación a un despacho? No. El dato queda almacenado, pero a efectos de señalética, el cartel seguirá mostrando simplemente la relación de ocupantes de dicho despacho. 4 Preguntas de uso frecuente (FAQs)

5 PREGUNTAS SOBRE CARGOS P. Cómo introduzco la ubicación de los cargos de mi centro? No. De la misma manera que en el expediente de personal. P. Los cargos de mi centro desempeñan su labor en estancias que no pertenecen a mi centro. Tengo que ubicarlos también? Sí. De esta forma, en SIGUA, este persona tendrá al menos dos registros: una por su cargo (el que usted a ubicado), y otra en razón a su puesto (Ej.: profesor de un determinado departamento. 5 Preguntas de uso frecuente (FAQs)