Órganos/Colectivos Gestiona órganos y colectivos del centro

Transcripción

1 Órganos/Colectivos Gestiona órganos y colectivos del centro Sabía que... se pueden definir los órganos/colectivos relevantes en la gestión del centro? cada órgano podrá asociarlo a un tipo determinado? para los órganos que no sean automáticos podrá gestionar sus integrantes? según el tipo de órgano los integrantes podrán ser miembros de cualquier colectivo de la comunidad educativa del centro (profesorado, PAS, alumnado o padres), y en algunos casos, personas externas al centro? para los órganos que no sean automáticos podrá especificar quien lo preside y quien ocupa la Secretaría? para cada órgano se podrá gestionar sus reuniones de forma independiente? 1 Introducción, objetivo y visión superficial del subsistema En este capítulo veremos el subsistema de Órganos y Colectivos. El objetivo de este subsistema es el de gestionar los órganos que pueden darse en un centro (Claustro de profesorado, Consejo Escolar, Comisión de Coordinación Pedagógica, etc.,), la gestión de los integrantes de los mismo, las reuniones que se convoquen así como la documentación que se genere de las mismas: Hojas de firmas, Convocatorias, actas, 1.1 Utilidades y facilidades La definición de Órganos y Colectivos en su centro le será de utilidad de cara a llevar un control de los integrantes de los distintos órganos del centro. crear las convocatorias de las reuniones. gestionar las reuniones de los distintos colectivos existentes en el centro. 1.2 Lluvia de ideas Como en temas anteriores, hemos confeccionado un diagrama que refleja los conceptos más relevantes del subsistema. Órganos y Colectivos del centro 1

2 Diagrama de Lluvia de Ideas 1.3 Seguridad piramidal: limitación del acceso según rol Tal y como ya hemos comentado en capítulos anteriores, pincel ekade está construido sobre un sistema de seguridad piramidal basado en roles. Las operaciones de visualización de los órganos y colectivos del centro junto con las reuniones creadas asociadas a éstos están permitidas a todos los usuarios. Cualquier modificación en esta información está restringida a los cargos directivos y a los gestores administrativos. Así que no se extrañe si en el momento de acceder o de realizar alguna operación el subsistema de seguridad le informa de: ATENCIÓN, operación NO permitida!!! Está intentando acceder a una funcionalidad que no le está permitida. Su cuenta de usuario no ha sido reconocida entre las permitidas para realizar esta acción. Asegúrese de que dispone de los privilegios suficientes para realizar esta operación. Si el problema persiste, póngase en contacto con el administrador de la instalación de pincel ekade en su centro docente. 1.4 Diagrama de contexto y dependencias El siguiente diagrama intenta ponerle en contexto, de modo que usted comprenda dónde se engloba el subsistema que estamos abordando en este momento. Hemos representado con una figura en forma de carpeta los diferentes subsistemas de pincel ekade que intervienen o que tienen algún tipo de relación con el de Órganos y Colectivos de su centro. Las flechas discontinuas tienen una dirección que implica dependencia entre subsistemas. Así, una flecha entrante implica que, el subsistema del otro extremo depende de éste, y una saliente implica una dependencia/necesidad de éste con respecto de otro, que es al que le entra la flecha. A su vez, hemos colocado dentro de una agrupación aquellos subsistemas que corresponden con una gestión en su centro docente. Órganos y Colectivos del centro 2

3 Diagrama de contexto Como puede ver, el subsistema de Órganos/Colectivos depende de... el personal docente del centro, que serán integrantes de los órganos y en el caso de los Claustros de profesorados los únicos integrantes posibles, Personal de administración y servicios, pueden ser integrantes de determinados órganos, alumnado, pueden ser integrantes de determinados órganos, responsables del alumnado, pueden ser integrantes de determinados órganos, los espacios físicos de su centro, pues para cualquier reunión se puede especificar el espacio físico en el que tiene lugar, Esto nos sugiere que antes de abordar la gestión de los órganos y colectivos del centro, debemos haber definido los subsistemas mencionados. A su vez, otros subsistemas que dependen de éste son: seguridad de la aplicación informática, ya que la modificación de roles en la misma provocará la asignación o disminución de privilegios. 1.5 Resumen En este apartado hemos realizado una visión global del subsistema, y para ello hemos hecho uso de una lluvia de ideas, en la que veíamos conceptos aislados e inconexos con muchas de las posibilidades que éste nos brinda. Además, con el diagrama de contexto ubicamos el subsistema dentro de su propio centro docente. Recuerde que el subsistema de órganos y colectivos está integrado en la organización de su centro docente, y como tal, sólo los usuarios autorizados podrán realizar esta gestión. Con el diagrama de contexto ubicamos el subsistema dentro de nuestro propio centro docente. Órganos y Colectivos del centro 3

4 2 ACLARACIÓN de conceptos. Acciones y ejemplos cotidianos Ahora que ya tiene una idea global del subsistema, intentaremos abordar con mayor profundidad algunos conceptos (no todos) con el objetivo de despejar y aclarar su significado y sus implicaciones dentro de la aplicación. Cuáles son los órganos y colectivos del centro? En general, diremos que Un órgano o colectivo es una entidad de representación y participación de la comunidad educativa (profesorado, PAS, padres o alumnado) en la actividad del centro. Cada órgano tiene asociada la siguiente información: El tipo de órgano (claustro de profesores, consejo escolar, comisión pedagógica, comisión económica y comisión de convivencia). Curso de alta. Curso de baja. Denominación Como el órgano tiene curso de alta y curso de baja, es posible que la vida de un órgano se prolongue más allá de un determinado curso escolar. En el siguiente diagrama se muestra de forma gráfica las entidades de las que se compone un órgano o colectivo y los subsistemas que colaboran en su obtención: Diagrama de entidades de las que se compone el órgano o colectivo y subsistemas desde los que recupera la información 2.1 Integrantes y reuniones Vemos en el diagrama anterior que el subsistema de Órganos y Colectivos se relacionan con los subsistemas de Personal Docente, Alumnado, Responsables y Personal de Administración y Servicios. En realidad se relacionan con estos subsistemas ya que los integrantes de los distintos órganos del centro saldrán de estas áreas. Además, se debe tener en cuenta que en ciertos órganos se podrá ser miembro sin pertenecer a la comunidad educativa. Más adelante, en este mismo documento, se mostrará este proceso. En algunos casos integrantes serán únicamente el personal docente del centro, es el caso de los Claustro de profesores, en otros casos, sin embargo los miembros del órgano puede ser cualquier persona vinculada con el centro, o incluso, puede no tener que ver con el centro, como ya se comentó. Todo dependerá del tipo de Colectivo que se vaya a crear. Órganos y Colectivos del centro 4

5 Una vez creado el órgano o colectivo y especificado sus integrantes, se pueden crear las convocatorias de reuniones de esos colectivos. Se deberá especificar el asunto, la fecha y la hora de celebración. Opcionalmente podrá indicar el lugar, el orden del día e incluso asociarle documentos. Relacionado con cada órgano/colectivo del centro y sus reuniones puede imprimir los siguientes documentos: - Hojas de firmas: para el control de los asistentes a las reuniones. - Hoja de convocatoria: la convocatoria para la reunión del órgano o colectivo del centro. - Informe integrantes del órgano/colectivo: listado de los miembros donde se especifican funciones y otros datos como fechas de alta y baja. Órganos y Colectivos del centro 5

6 3 Primer acceso real al subsistema. Impresiones iniciales y navegación básica Ahora que ya conocemos un poco el subsistema, algunos de sus conceptos, otras entidades con las que se relaciona, qué acciones podemos realizar con él, etcétera, accederemos por primera vez a éste ya dentro de la aplicación. 3.1 Acceso al subsistema Imagen de acceso al subsistema desde el menú principal de la aplicación. En la imagen anterior se muestra como se accede al subsistema de Órganos y Colectivos desde el menú. 3.2 Impresión inicial del subsistema En la siguiente imagen se muestra el nivel 2 del subsistema, en el que se diferencian todas las áreas que se comentaban en el capítulo de generalidades de la capa de presentación: Órganos y Colectivos del centro 6

7 Imagen inicial del nivel 2 del subsistema. Como se puede apreciar en la imagen, el subsistema sigue el patrón de capa de presentación que definimos en las generalidades de pincel ekade. A grandes rasgos podemos decir que tiene su propio icono, que tiene su propia barra de herramientas con funcionalidades típicas del subsistema (crear/editar/borrar órganos/colectivos, gestión de los integrantes del órgano/colectivo, gestión de las reuniones del órgano/colectivo,...), un buscador/selector en el margen izquierdo, una visualización rápida de la información básica del órgano/colectivo (denominación, curso alta, curso de baja,...), y un área de detalle que contiene las integrantes vinculados y las reuniones creadas. Destacar en este momento que el buscador/selector muestra una visualización de órganos/colectivos ordenados alfabéticamente. En el siguiente apartado hacemos un recorrido más minucioso por cada una de las áreas en las que se divide el subsistema, y siempre desde un punto de vista de visualización, sin llegar a editar ninguna entidad Resumen Este apartado nos ha valido simplemente para ver de forma clara cómo acceder al subsistema. Vimos así cómo hacerlo desde el menú general de la aplicación. Órganos y Colectivos del centro 7

8 4 NIVEL 2: Visualización del subsistema y recorrido por sus áreas En la siguiente imagen le mostramos en detalle las áreas en las que se divide el subsistema. Nivel 2: áreas del subsistema Como se puede ver en la imagen anterior, hemos delimitado claramente las diferentes áreas funcionales que hay dentro del subsistema con un número que va desde el 0 hasta el 8. De éstas, hay 5 áreas resaltadas en color naranja que son propias del subsistema (marcadas en el listado de áreas siguiente con un [2]), y 4 que en realidad son propiedad de KAFé y que se han resaltado en verde (marcadas en el listado de áreas siguiente con un [1]). A continuación se listan las áreas, su definición y función: A0 [1] Área de título de la aplicación A1 [1] Menú extenso de pincel ekade A2 [1] Barra de navegación de pincel ekade A3 [2] Título e icono A4 [2] Barra de herramientas del subsistema A5 [2] Buscador/Selector de órganos/colectivos A6 [2] Datos del órgano/colectivo seleccionado A7 [2] Detalle de integrantes y reuniones del órgano/colectivo seleccionado A8 [1] Barra de estado de la aplicación En este apartado nos centraremos únicamente en las 5 áreas propias del subsistema de Órganos y Colectivos, puesto que el resto tienen idéntico significado y funcionalidad que en cualquier otro subsistema. 4.1 A3 - Título e icono Poco se puede comentar de esta área que no se haya comentado ya en el apartado de Generalidades de la IU. Simplemente, resaltar el icono del subsistema pues se utilizará muchas veces durante este documento para referirnos de forma gráfica al subsistema de órganos/colectivos. Órganos y Colectivos del centro 8

9 4.2 A4 Herramientas Sin querer sonar redundante, añadir simplemente a lo ya comentado en el capítulo de generalidades las particularidades que nos encontramos en esta área cuando se trata de este subsistema. Como ya sabemos, esta área es un punto centralizado para realizar la mayor parte de las acciones que podemos hacer sobre los órganos y colectivos o sobre las entidades que se relacionan con éstos. En este momento del documento NO entraremos en detalle en todas las posibilidades que nos brinda esta área, sino simplemente comentar que nos permitirá crear, modificar y borrar órganos o colectivos, especificar integrantes y reuniones de estos órganos, otras acciones asociadas (Más ) como envío telemático de convocatorias e imprimir listados y documentación relacionada con este subsistema. 4.3 A5 Buscador/selector entidades Como su propio nombre indica, esta área nos servirá para seleccionar el órgano o colectivo con el que queremos trabajar. Para ello nos suministra una zona de búsqueda en la que se podrá filtrar los órganos/colectivos para mostrar todos los órganos/colectivos que han se han creado en el centro o únicamente los que son válidos en el curso escolar en el que está trabajando, y mostrando en la zona de resultados únicamente aquellos órganos/colectivos que cumplan con nuestro criterio de búsqueda. Además, el órgano/colectivo seleccionado quedará resaltado de tal modo que, la información que se muestra en las otras áreas es justamente la que se corresponde con el que hemos marcado. Buscador/Selector de órganos/colectivos 4.4 A6 Datos básicos de un órgano/colectivo En esta área nos encontraremos los datos básicos del órgano/colectivo seleccionado, que lo identifican unívocamente frente a otros. Esta área nos da garantías de que el órgano/colectivo que hemos seleccionado es realmente el que queríamos para la visualización o edición de sus datos. Área A6: Datos básicos del órgano/colectivo La información básica de cada órgano o colectivo está formada por: Tipo de órgano o colectivo (Claustro de Profesorado, Consejo Escolar, etc.) Curso de alta Curso de baja Denominación Órganos y Colectivos del centro 9

10 4.4.1 A7 Datos de integrantes/reuniones del órgano/colectivo En esta área se muestran los integrantes de cada órgano/colectivo, (especificando la función que desempeñan, cuando se les dio de alta en el órgano/colectivo y si procede la de baja) y las reuniones que se han creado para cada entidad (las celebradas y las convocadas), como se muestra en las siguientes imágenes: Área A7.1: Datos extendidos del órgano/colectivo, detalle de integrantes La región dedicada a los integrantes está ordenada en base a la función de cada miembro, en primer lugar, y posteriormente por orden alfabético. Además de mostrar la función de cada uno de los miembros dentro del órgano, aparecen las fechas de alta y de baja de los distintos miembros en el colectivo. En el caso que se muestra, se trata de un Claustro de Profesorado y por tanto, todos los integrantes son docentes. En el caso de que los integrantes puedan ser, además de docentes, otros miembros del colectivo del centro, (alumnos, responsables, personal administrativo, etc.), se especificaría en el listado de integrantes, como se ve en la siguiente figura: Área A7.2: Datos extendidos del órgano/colectivo detalle de integrantes (docentes, y responsables). La otra pestaña del área de datos extendidos del órgano/colectivo muestra la relación de reuniones creadas para el órgano/colectivo seleccionado. Órganos y Colectivos del centro 10

11 El listado de reuniones creadas muestra, para cada reunión, el asunto de la misma, la hora de la convocatoria y el lugar. Asociado a cada reunión del listado, existe un botón con la leyenda ver detalle que mostrará los datos de la reunión. En la siguiente figura se muestra como se mostraría el listado de reuniones: Área A7.3: Datos extendidos del órgano/colectivo detalle de las reuniones creadas el órgano seleccionado. Como se ve en la figura, también existe un buscador de reuniones. El texto que se indique se buscará en el asunto y en el orden de día de la reunión. 4.5 Resumen En este apartado hemos visto cómo, una vez dentro del subsistema, no existe peligro de alterar la información, ni de perderla, puesto que justo cuando accedemos, entramos en un nivel de sólo lectura que hemos marcado como nivel 2. A partir de ahí, hemos hecho un recorrido por cada una de las áreas en las que se divide el subsistema y además nos ha servido para concretar todavía más algunos conceptos que veíamos en el apartado anterior. De esta forma vimos los datos básicos de órgano/colectivo y los datos extendidos, viendo los integrantes y las reuniones creadas para cada uno de estos órganos o colectivos. Órganos y Colectivos del centro 11

12 5 NIVEL 3 Creación, edición y borrado de órganos/colectivos En apartados anteriores vimos cómo acceder al subsistema, de qué manera se presentan los órganos/colectivos junto con sus integrantes y las reuniones convocadas. Ahora veremos los mecanismos para definición de los órganos y colectivos de su centro. Posteriormente veremos cómo adscribir los integrantes y como gestionar las reuniones Creación de órgano/colectivo En este apartado veremos cómo crear los órganos y colectivos de su centro. La aplicación le ofrece, ya definidos, los tipos de órganos y colectivos que se pueden crear. Para crear un nuevo órgano/colectivo debe pulsar en la barra de herramientas del subsistema la opción Nuevo : Acceso a la creación de un nuevo órgano/colectivo. A continuación se muestra el mantenimiento de órganos/colectivos. El sistema le solicita que ingrese la información básica del órgano/colectivo: 1) Mantenimiento de órganos/colectivos 2) Elección del tipo de órgano/colectivo 3) Elección de los cursos de alta y baja Proceso para la definición de órganos/colectivos de su centro docente En las imágenes anteriores se muestran las formularios asociados a la creación y mantenimiento de los órganos/colectivos para introducir los datos básicos de los mismos. En primer lugar, se tendrá que especificar el tipo de órgano/colectivo. Como ya se comentó, y como se muestra en la imagen 2), los tipos de órganos/colectivos ya están definidos y se mostrarán listados para la selección de uno de ellos, al pulsar sobre el botón que aparece en línea junto al apartado. Una vez especificado el tipo de órgano/colectivo, vemos que el campo Denominación se inicializa, por defecto, con el valor del tipo de órgano. De todas formas, este campo se podrá modificar para que contenga una descripción más amplia del órgano. Faltaría especificar por último los campos de Curso de alta y Curso de Baja. De estos dos campos, únicamente Curso de alta es obligatorio, si no se especifica no se podrá crear el órgano/colectivo. Estos campos se pueden cumplimentar de dos formas: escribiendo directamente su valor (a medida que se escribe se muestra los posibles valores) ó pulsando sobre el botón que aparece junto a cada categoría para que se despliegue los posibles valores como se muestra en la figura 3) Órganos y Colectivos del centro 12

13 5.1.2 Eliminar un órgano/colectivo Borrar un órgano/colectivo es tan sencillo como pulsar sobre el botón Borrar que aparece en la barra de herramientas del subsistema. Si el órgano/colectivo ya creado los miembros del mismo o las reuniones convocadas, se rompe el vínculo con todos éstas y se procede a la eliminación del órgano/colectivo Gestión de integrantes Desde la barra de herramientas del subsistema tiene un acceso a la gestión de los integrantes del órgano/colectivo: Acceso a la gestión de integrantes del órgano/colectivo. Esta opción nos da entrada a la visualización de los integrantes que actualmente son miembros del órgano/colectivo y nos brinda la posibilidad de incluir nuevos miembros al órgano/colectivo o de desvincular alguno/s de los que ya pertenecen al mismo: Mantenimiento de integrantes del órgano/colectivo Búsqueda de nuevos integrantes Como se aprecia en la figura anterior, la pantalla de mantenimiento de integrantes está dividida en dos partes; en la parte izquierda un área destinada a seleccionar los posibles nuevos integrantes del órgano/colectivo, y en la parte derecha los actuales integrantes del órgano/colectivo. Vamos a explicar estas dos áreas de forma separada. En primer lugar, se explicará el funcionamiento de zona dedicada a la selección de los integrantes del órgano/colectivo. Como ya se había comentado, en algunos tipos de órganos/colectivos, como el es el caso del ejemplo, los integrantes podrá ser cualquier persona que pertenezca a los colectivos del centro: alumnado, responsables, profesorado, personal de administración o, incluso, personal externo. Por ello, para hacer una búsqueda más eficiente de posibles integrantes, se podrá filtrar por colectivo para mostrar solo las personas del Órganos y Colectivos del centro 13

14 centro que pertenecen al colectivo especificado. Mantenimiento de integrantes del órgano/colectivo: Seleccionar nuevos integrantes En el caso de seleccionarse en el buscador el colectivo de Docentes, se mostrará el listado de docentes del centro. También se dispone de un buscador para buscar tanto por el nombre como por el NIF del docente. Mantenimiento de integrantes del órgano/colectivo: buscador de docentes para seleccionar nuevos integrantes El listado de docentes se mostrará agrupados de tres formas: sin agrupar, sustituciones y especialidad. Bajo la pestaña Sin agrupar muestra el listado de docentes por orden alfabético. Sustituciones, muestra los docentes sustituidos. Especialidad muestra las especialidades definidas en el centro y, asociados a estas, los docentes de las mismas. En el caso se seleccionarse la pestaña de Especialidad en la parte inferior, se puede seleccionar que aparezcan todas las especialidades desplegadas, por defecto, es necesario desplegarla para mostrar a los Órganos y Colectivos del centro 14

15 docentes. Mantenimiento de integrantes del órgano/colectivo: buscador de docentes para seleccionar nuevos integrantes Para todas las pestañas (Sin agrupar, Sustituciones, Especialidad), en la parte inferior aparecerá distintas opciones para mostrar el listado: si se selecciona la opción Ver Sustituidos, los docentes sustituidos aparecen en los listados, también se da la opción de seleccionar/desseleccionar todos los docentes. Si se selecciona un tipo de colectivo del centro que no sea Docente la forma de mostrar el listado de los mismos es ligeramente distinta: Mantenimiento de integrantes del órgano/colectivo: buscador de responsables de alumnos para seleccionar nuevos integrantes Órganos y Colectivos del centro 15

16 Como se ve en la figura anterior, en el caso de listar los Responsables del alumnado para buscar los integrantes de órgano/colectivo, estos se pueden filtrar de varias formas: Todos los responsables, los responsables del alumnado que se ha matriculado en el curso actual o solo los responsables de alumnado con matrícula activa. Como vemos también se puede hacer búsqueda por nombre, como en el caso de los docentes, además el resultado de la búsqueda de responsables, se podrá mostrar Sin agrupar donde se ordenarán por orden alfabético, o Agrupados por alumno donde muestra el listado del alumnado del centro y asociados a estos los responsables. Las búsquedas de integrantes para los otros colectivos es parecida a las ya comentadas de Docentes y Responsables, por lo que no se comentará aquí Agregar nuevo integrante Como se muestra en los listados de docentes y de responsables que se han visto en los ejemplos anteriores, se puede seleccionar a los integrantes del órgano/colectivo seleccionando en el cuadrado que aparece delante de su nombre. Para agregar uno o varios integrantes se marca/n en la parte izquierda y se pulsa en el botón (que está situado en la parte derecha, debajo del epígrafe Integrantes,junto a la tabla que muestra los integrantes actuales del órgano/colectivo. En la siguiente figura se le ha señalado el botón para que vea claramente su posición: Mantenimiento de integrantes del órgano/colectivo: agregar nuevos integrantes al órgano/colectivo La parte derecha de la pantalla de Mantenimiento de Integrantes aparece el listado de los actuales integrantes junto con algunos datos más. Los integrantes aparecen listados dentro del colectivo al que pertenecen. Asociado a cada integrante aparece la función que desempeña en el órgano/colectivo, la fecha de alta del miembro (por defecto, se crea con la fecha en que se agrega el miembro al órgano/colectivo), y fecha prevista de baja (este campo puede estar en blanco) Designar funciones En este apartado se mostrará como se gestiona las funciones de cada uno de los integrantes del órgano/colectivo. Para cada órgano/colectivo podrá designar a una persona que Presida y a otra que ocupe la Secretaría. Por defecto, al agregar un nuevo integrante al órgano/colectivo se asigna como integrante. Si se observa la tabla donde se especifica los integrantes del órgano/colectivo se ve que aparte del nombre, aparece su función dentro del órgano, la fechas de alta y de baja. En la siguiente figura se muestra marcada la zona descrita. Órganos y Colectivos del centro 16

17 Mantenimiento de integrantes del órgano/colectivo. Vemos que junto a la función del miembro o integrante se nos ofrece la opción de eliminar la función o de seleccionar otra función. Dicha zona aparece ampliada en la siguiente figura: Mantenimiento de integrantes del órgano/colectivo. Al pulsar sobre Al pulsar sobre se despliega el listado de funciones existentes para seleccionar la correspondiente. se elimina la función que tiene el miembro en concreto Eliminar integrante Como se aprecia en las imágenes anteriores, en la pantalla de Mantenimiento de integrantes del órgano/colectivo se da la opción también de eliminar de la lista de integrantes del órgano/colectivo a alguno de sus miembros, pulsando sobre el botón con un aspa en rojo que aparece en la última columna. Mantenimiento de integrantes del órgano/colectivo. Se debe tener en cuenta que si se pulsa sobre el botón correspondiente a un colectivo se eliminan todos los miembros de ese colectivo. Por ejemplo, si se quieren eliminar todos los integrantes del órgano/colectivo que son Docentes se podría pulsar sobre el botón señalado en la siguiente figura: Órganos y Colectivos del centro 17

18 Mantenimiento de integrantes del órgano/colectivo Gestión de las reuniones Desde la gestión de reuniones se hace el mantenimiento de las reuniones que convoca el órgano/colectivo. Desde la barra de herramientas del subsistema puede acceder a este mantenimiento: Acceso a la gestión de las reuniones convocadas por el órgano/colectivo. Esto da paso al mantenimiento de las reuniones del órgano/colectivo. Este mantenimiento muestra por un lado el conjunto de todas las reuniones creadas para el órgano/colectivo en cuestión, y al pulsar sobre una de estas reuniones, muestra en la otra área el detalle de la reunión seleccionada. Mantenimiento de las reuniones del órgano/colectivo. Dentro del detalle de la reunión que se muestran están los siguientes datos: - datos básicos: el asunto de la reunión, lugar, fecha y hora y el orden del día. - documentos: los documentos que se han asociado a la reunión Los datos que se muestran no se pueden modificar directamente desde esta pantalla. Para poder modificar o eliminar una reunión en concreto se habrá de seleccionar los botones que aparecen sobre el listado de reuniones de la izquierda. Además de modificar y eliminar también se muestra el botón para crear una nueva reunión. Estos botones se muestran resaltados en la siguiente figura. Órganos y Colectivos del centro 18

19 Mantenimiento de las reuniones del órgano/colectivo Crear reunión Para crear una reunión nueva se pulsa sobre el botón que se muestra resaltado en la siguiente figura. Mantenimiento de las reuniones del órgano/colectivo. Al pulsar sobre ese botón se muestra el formulario que habrá que cumplimentarse para crear una nueva reunión. Los campos obligatorios para crear una nueva reunión son Asunto y Fecha (en el caso de que la fecha esté en blanco, le pondrá por defecto la fecha actual). El lugar de la reunión se especifica seleccionando una de las dependencias del centro creadas previamente o escribiendo el texto que desee Añadir documento Como ejemplo práctico, se explicará el proceso para añadir un documento a una reunión ya creada. En primer lugar, se buscará la reunión en el listado de reuniones de la parte izquierda para mostrar el detalle de la misma en la parte derecha de la pantalla de Mantenimiento de Reuniones. Para modificar los datos de la reunión, en este caso añadir un nuevo documento, pulsamos sobre el botón de modificar la reunión de la parte izquierda de la pantalla y que resaltamosen la siguiente figura. Mantenimiento de las reuniones del órgano/colectivo. Órganos y Colectivos del centro 19

20 Al pulsar sobre el botón que le indicamos, se abre una nueva ventana con los datos, esta vez si modificables, de la reunión. Abrimos la pestaña de Documentos, y se comprueba que no existen documentos asociados. Mantenimiento de las reuniones del órgano/colectivo. Para añadir un nuevo documento, se pulsa sobre Añadir. En la nueva ventana deberá seleccionar el mecanismo de adquisición ( el documento lo tiene en un fichero o quiere escanearlo?), en el caso de que sea un fichero, en Ruta del documento debe indicar la ubicación y el nombre del mismo (se puede apoyar en el clásico localizador de archivos que tendrá disponible en el botón ). También tendrá que ponerle una descripción y si lo desea podrá declararlo confidencial (en ese caso sólo usted tendrá acceso al mismo). Mantenimiento de las reuniones del órgano/colectivo. Órganos y Colectivos del centro 20

21 5.1.5 Envío telemático de convocatorias Envío telemático de convocatorias Siguiendo con la idea de facilitar las labores de gestión del centro docente, pincel ekade le permite enviar de forma telemática a los integrantes del órgano/colectivo la notificación de las convocatorias de las reuniones. Los envíos pondrán ser a través de mensaje de texto al móvil o correo electrónico. El proceso será: - seleccionar la reunión en el listado de reuniones que aparece a la izquierda - seleccionar en el listado de integrantes del órgano/colectivo los miembros a los que se les va a hacer el envío - seleccionar el tipo de envío Resumen En este apartado hemos visto cómo crear un nuevo órgano/colectivo, cómo asociarle los integrantes y cómo se gestionan los mismos. Vimos también cómo crear las reuniones, asociarles documentos y notificarlas a los miembros del órgano/colectivo. Órganos y Colectivos del centro 21

22 5.2 Informes Este subsistema incluye tres informes que nos muestra: una hoja de firmas para reuniones, hoja de convocatorias para reuniones y un informe de integrantes del órgano/colectivo. Desde la barra de herramientas, en el menú imprimir podrá seleccionar el tipo de informe. Acceso a la gestión de las reuniones convocadas por el órgano/colectivo Hoja de firmas para reuniones Después de seleccionar una reunión se le mostrará un documento con un listado con todos los integrantes del órgano/colectivo que deben asistir a la reunión con un espacio para la firma. El documento muestra los datos básicos de la reunión: Lugar Fecha Hora Hoja de firmas para reuniones Hoja de convocatoria para reuniones Después de seleccionar una reunión se le mostrará un documento muestra la convocatoria la reunión del órgano/colectivo. En el mismo se especifica los datos de fecha, lugar y hora de la reunión así como el orden del día de la misma, que se comunicará a los integrantes del órgano/colectivo para su conocimiento. Usted puede elegir si quiere que la convocatoria sea personalizada para cada uno de los integrantes y/o si desea que se incluya una segunda convocatoria. Hoja de convocatoria para reuniones Órganos y Colectivos del centro 22

23 5.2.3 Informe: Integrantes de órgano/colectivo En este informe se relaciona los integrantes del órgano/colectivo, especificando la función que desempeña en el mismo, junto con la fecha de alta y de baja en el órgano/colectivo. Informe de integrantes de órgano/colectivo Órganos y Colectivos del centro 23