NORMATIVA PARA LA CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS Y SUBCOMITÉ TÉCNICOS DE NORMALIZACIÓN

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1 NORMATIVA PARA LA CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS Y SUBCOMITÉ TÉCNICOS DE NORMALIZACIÓN 1

2 CONTENIDO pp. 1. Introducción Objeto Alcance Documentos de referencia Definición de términos Responsabilidades De la Conformación del Comité Técnico de Normalización De las Competencias Creación y Conformación de los Comités Técnicos de Normalización Asignación de Nomenclatura y Campo de Actividad de los Comités Técnicos de Normalización Organización de los Comités Técnicos de Normalización Rol de cada entidad participante en el proceso de normalización Derechos de los participantes en los Comités Técnicos de Normalización Perfil de los miembros De la Conformación del Subcomité Técnico de Normalización Composición Funciones Presidente y Vicepresidente de SubComité Técnico Funciones del Secretario del SubComité Técnico Obligaciones de los miembros

3 1. Introducción Una Norma Técnica (NT) es un documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que provee, para el uso común y repetitivo, reglas, directrices o características para productos y actividades o sus resultados, dirigido a alcanzar el nivel óptimo de orden en un contexto dado. En este sentido, las NT pueden ser desarrolladas por empresas o asociaciones de empresas, por el organismo coordinador de normalización nacional, por organismos regionales de normalización y finalmente por organismos internacionales de normalización. El proceso de elaboración de una NT está sometido a una serie de etapas o fases que permiten asegurar que el documento final es fruto del consenso, y que cualquier interesado(s), aunque no pertenezca al Comité Técnico (CT) o Subcomité (SC) que la elabora, puede emitir sus opiniones o comentarios. 2. Objeto Establecer la normativa para la conformación de los Comités Técnicos de Normalización, su forma de integración y las pautas para su funcionamiento. 3. Alcance El presente documento aplica en la conformación y funcionamiento de los Comités Técnicos, que llevarán a cabo el desarrollo de los programas de estudio y elaboración de normas técnicas, que propendan a ser referencia nacional, bajo la responsabilidad del Fondo de Desarrollo para la Normalización, Calidad, Certificación y Metrología (en adelante FODENORCA), como el organismo nacional de normalización reconocido en el país. 4. Documentos de referencia Decreto 1195 sobre Normalización Técnica y Control de Calidad, publicado en Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 30014, de fecha 23 de Enero de 3

4 1973. Reglamento de las Normas Venezolanas COVENIN. Resolución 1177, publicada en Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 30326, de fecha 9 de Febrero de Ley del Sistema Venezolano para la Calidad, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº , de fecha 23 de Octubre de ISO/IEC 17000:2004 (ES) Evaluación de la conformidad Vocabulario y principios generales. Nor-P-01 Procedimiento para el proceso de Normalización ISO 9000:2000 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Norma Venezolana COVENIN 2438:1996 (ISO/IEC Guía 2:1996) Normalización y actividades relacionadas. Vocabulario general. 2da. Revisión. Reglamento de Comités Técnicos de Normalización Comisión de Normalización y de Fiscalización de Barreras Comerciales No Arancelarias INDECOP. 3a Edición. 5. Definición de términos 5.1. Adopción: También llamado incorporación. Publicación de un documento normativo nacional, basado en una norma internacional o respaldo de la norma internacional dándole el mismo nivel que el documento normativo nacional e identificando las desviaciones de dicha norma internacional Comité Técnico de Normalización (CNT): entes sectoriales, encargados de desarrollar los programas de la elaboración y adopción de normas técnicas de su competencia Consejo Directivo del FODENORCA: junta conformada por los miembros de FODENORCA. 4

5 5.4. Consenso: acuerdo general caracterizado por la ausencia de oposición sostenida a las decisiones emitidas por alguna parte importante de los interesados y por un proceso que supone tener en cuenta la opinión de todas las partes interesadas y reconciliar cualquier argumento conflictivo COVENIN: Comisión Venezolana de Normas Industriales Cuerpo (de un Documento Normativo): conjunto de disposiciones que comprenden la esencia del documento normativo Derogar: abolir, anular una norma establecida Discusión: proceso llevado a cabo para la revisión, elaboración, adopción, aprobación y/o emisión de un documento normativo Documento Normativo: documento que proporciona reglas, directrices o características para actividades o sus resultados FODENORCA: Acrónimo que identifican al Fondo de Desarrollo para la Normalización, Calidad, Certificación y Metrología Grupos de Trabajo de Comités Técnicos de Normalización: Grupos creados por los Comités Técnicos o Sub Comités Técnicos, conformados por sus miembros, que bajo la supervisión del Comité Técnico o Sub Comité Técnico, elaboran una parte de su programa de trabajo, que puede incluir la elaboración de una parte de un proyecto de Norma Técnica COVENIN. Cuando los Grupos de Trabajo realicen sus actividades representando a una región del país, se denominarán Grupos de Trabajo Regionales Miembro de Comité Técnico: parte interesada en el proceso de normalización, que participa en la discusión de los documentos normativos y opera según la reglas del organismo de normalización Norma: documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que provee, para el uso común y repetitivo reglas, directrices o 5

6 características para actividades o sus resultados, dirigido a alcanzar el nivel óptimo de orden en un contexto dado Norma Internacional: norma que ha sido elaborada por un organismo internacional de normalización y que se pone a disposición del público Norma Nacional: norma que ha sido elaborada por un organismo nacional de normalización y que se pone a disposición del público Normalización: actividad que establece, con respecto a problemas actuales o potenciales, disposiciones de uso común y continuado, dirigidas a la obtención del nivel óptimo de orden en un contexto dado Nueva Edición: nueva impresión de un documento normativo que incluye cambios a la edición previa Organismos de Evaluación de la Conformidad: organismo que realiza servicios de evaluación de la conformidad (Laboratorios, Organismos de Certificación y Organismos de Inspección) Organismo de Normalización: organismo con actividades de normalización reconocido a niveles nacionales, regionales e internacionales, que tiene como función principal, en virtud de sus estatutos, la preparación, aprobación o adopción de normas que son puestas a la disposición del público Proyecto de Norma: norma propuesta, que está disponible para comentarios, votación o aprobación Revisar: actividad de verificar un documento normativo para determinar si éste será reafirmado, cambiado o anulado Revisión: introducción de todos los cambios necesarios del contenido y presentación de un documento normativo Secretaría de Subcomité Técnico de Normalización: Organismo, institución, gremio, asociación de carácter representativo de alguno(s) de los sectores 6

7 involucrados (producción, consumo, técnico) que es nombrado por los miembros, sobre la base de un perfil definido por éstos, para asumir la responsabilidad de ejecutar las actividades de conducción del STN de su competencia SENCAMER: Acrónimo del Servicio Autónomo Nacional de Normalización, Calidad, Metrología y Reglamentos Técnicos Subcomités Técnicos de Normalización (STN): Grupos creados por la Comisión a sugerencia o no de los Comités Técnicos de Normalización, conformados por representantes de los sectores involucrados en una actividad definida, que bajo la supervisión del Comité Técnico, elaboran una o varias partes concretas de su programa de trabajo, lo que incluye la elaboración de proyectos de Normas Técnicas COVENIN. 6. Responsabilidades 6.1. El Fondo de Desarrollo para la Normalización, Calidad, Certificación y Normalización es responsable de velar por el cumplimiento con lo establecido en este documento Los miembros de los CTN son responsables de cumplir con lo especificado en este documento. 7. De la Conformación del Comité Técnico de Normalización 7.1. De las Competencias Corresponde al Consejo Directivo de FODENORCA aprobar la conformación de los CTN, SC y los proyectos de norma, comprobando que se hayan cumplido todos los requisitos fijados para su estudio y/o elaboración Corresponde a los CTN la revisión de las Normas Venezolanas COVENIN y demás documentos normativos, así como atender a las solicitudes y necesidades de normas demandadas por la población, para la formulación del plan de 7

8 Normalización y elaboración de Proyectos de Normas, de acuerdo a las disposiciones establecidas en este documento y en más normativas que rijan la materia Creación y Conformación de los Comités Técnicos de Normalización Los CTN y SC son creados, reestructurados y disueltos por el Consejo Directivo Cualquier persona natural o jurídica, con interés en un área de la Normalización, puede solicitar ante la presidencia del FODENORCA la constitución de un CTN o SC. La presidencia del FODENORCA, una vez recibida y estudiada la solicitud la remite a la Dirección de Normalización, quien procede a tramitar la creación del nuevo CTN, considerando si la solicitud es sobre un tema que no puede ser desarrollado por alguno de los CTN ya existentes En la conformación de los CTN debe predominar, en su conjunto, la representación de los distintos intereses y usuarios de las normas. Los mismos estarán constituidos por los representantes de: a) Organismos Gubernamentales (organismos públicos). b) Fabricantes de los productos o de los prestatarios de los servicios del sector de que se trate, de los que elaboren partes o componentes de los productos de ese sector. c) Grupo Técnico: Universidades públicas y privadas, Colegios Profesionales, Centros de Investigación, Organismos de Evaluación de la Conformidad, especialistas en la materia. d) Consumidor final y otros usuarios La Dirección de Normalización del FODENORCA realiza las invitaciones a los potenciales miembros del Comité de Normalización a ser conformado. 8

9 Pueden ser miembros de los CTN las personas naturales o jurídicas, con especialización en la materia a normalizar, ya sea a título personal o como representantes de las entidades involucradas en el área de trabajo del Comité Técnico Los interesados en participar en los Comités Técnicos deben remitir a la Dirección de Normalización del FODENORCA, su postulación y resumen curricular con sus respectivos soportes, dichas personas deben cumplir con el perfil establecido en el punto 7.7 de este documento La actividad de normalización a ser llevada a cabo por los Comités Técnicos de Normalización, se realizan según lo establecido en el Manual de Procedimientos del FODENORCA Asignación de Nomenclatura y Campo de Actividad de los Comités Técnicos de Normalización Los Comités Técnicos de Normalización se designan mediante las siglas "CTN", que significan "Comité Técnico de Normalización", numerándolos en orden correlativo seguido del nombre del comité, en función de la actividad de normalización a ser desarrollada por el mismo. Así sucesivamente, cuando se requiera conformar un nuevo Comité Técnico de Normalización a los ya establecidos, se le asignará el número correlativo correspondiente La competencia de los CTN se determinará de acuerdo a su campo de especialización, y se verificará que no haya solapamiento con algún comité existente en el documento Nor - N Registro de Códigos y Alcance de los CNT establecidos. De no contemplar en el documento Nor N-03; el Comité o SC a conformar, FODENORCA a través de la Dirección de Normalización, tramitará la inclusión del nuevo comité o SC con su respectiva competencia Cuando un CTN deja de funcionar, su número no será atribuido a otro Comité Técnico, salvo si se conforma uno afín al campo de actividad. 9

10 7.4. Organización de los Comités Técnicos de Normalización Las entidades miembros de los CNT deben inscribir un miembro titular y un miembro suplente. Este último solo puede votar en caso de ausencia del primero. Esto no se aplica para los representantes a título personal, en virtud de que no poseen un suplente Cualquier renuncia o cambio de los delegados que representan a las entidades miembros del Comité, debe ser comunicada a la Dirección de Normalización del FODENORCA, previa validación de las autoridades del Comité La Dirección de Normalización puede intermediar en el comité, si así lo requiere cualquier miembro, para decidir la separación de aquellos miembros que injustificadamente no asistan a las reuniones o dificulten las labores del Comité Técnico Un CTN está compuesto por: Presidente (a) Vicepresidente (a) Secretario(a) Miembros Un representante de FODENORCA y/o SENCAMER, participará en las reuniones de los Comités Técnicos en calidad de Coordinador El Consejo Directivo, aprueba la conformación del CTN y SC de Normalización, así como designa al Coordinador de cada Comité Técnico, mientras que el Presidente y Vicepresidente son designados por los mismos miembros del Comité Técnico, por un mínimo del 50 % + 1 de los votos de los miembros. Estos estarán en sus funciones durante un (2) años pudiendo ser reelegidos nuevamente A solicitud de un CTN, la Dirección de Normalización del FODENORCA puede tramitar, ante el Consejo Directivo, la aprobación de la conformación de SC para 10

11 desarrollar tareas específicas dentro del ámbito del CTN. La conformación de grupos de trabajo es potestad del CTN Los SC Técnicos y Grupo de Trabajo estarán en funcionamiento mientras dure el estudio del tema o temas para los que fueron conformados, luego del cual entrarán en receso, pudiendo reactivarse si el caso lo amerita Rol de cada entidad participante en el proceso de normalización Son funciones del Consejo Directivo del FODENORCA: a) Establecer las políticas y objetivos necesarios para el desarrollo de la actividad normalizadora, en concordancia con las directrices gubernamentales e institucionales. b) Definir y aprobar, conjuntamente con la Dirección de Normalización, los parámetros para la creación, suspensión, conformación, funciones y operación de los Comités Técnicos de Normalización. c) Aprobar la conformación de los CTN y SC, su denominación, nomenclatura y alcance Son funciones de la Dirección de Normalización: a) Organizar la actividad normalizadora a través de comités técnicos, grupos de trabajo y demás medios necesarios para la ejecución del proceso de normalización. b) Promover la participación activa de todas las partes interesadas en el proceso de normalización. c) Coordinar la elaboración del Plan de Normalización, para la aprobación tanto del Consejo Directivo como de SENCAMER. d) Recibir y registrar las solicitudes de elaboración, revisión o adopción de 11

12 normas y remitirlas al CTN respectivo, si tuviese conformado o tramitar la conformación del Comité o SC en cuestión. e) Definir y presentar para la aprobación del Consejo Directivo del FODENORCA, los parámetros para la creación, suspensión, conformación, funciones y operación de los CTN. f) Revisar y proponer las modificaciones necesarias de los documentos presentados a su consideración. g) Supervisar el proceso de normalización de los CTN y/o SC a lo fines de que se cumplan todos los requisitos fijados para el estudio, elaboración, adopción o adaptación de los proyectos de normas. h) Tramitar la aprobación, ante el Consejo Directivo, la aprobación de los Planes de Trabajo de normalización presentados por los Coordinadores de los CTN. i) Tramitar ante SENCAMER, la aprobación de los proyectos de Normas. j) Difundir y promover la aplicación de las Normas Venezolanas COVENIN y demás documentos normativos relacionados. k) Promover el estudio de los documentos técnicos provenientes de Organismos Internacionales y Regionales de Normalización, y realizar propuestas sobre dichos documentos, donde el organismo nacional de normalización esté suscrito como miembro participante. l) Proponer a representantes para que asistan a las reuniones regionales e internacionales sobre Normalización. m) Mantener la confidencialidad respecto a los acuerdos tomados en las reuniones del Comité Son funciones del Presidente del Comité: 12

13 a) Representar al Comité Técnico. b) Dirigir las reuniones y servir de moderador, conjuntamente con el Coordinador, en las discusiones y controversias técnicas que se suscitasen. c) Proponer y/o conformar grupos de trabajo para estudios específicos. d) Hacer el seguimiento del plan de normalización y dar las alertas tempranas de cualquier desviación de dicho plan. e) Remitir al Coordinador del Comité Técnico los resultados obtenidos de las reuniones del comité Son funciones del Vicepresidente del Comité a) Suplir en sus funciones al Presidente del Comité. b) Cualquier otra función que le sea asignada por el Presidente del Comité Son funciones del Secretario del Comité Técnico de Normalización: a) Distribuir los documentos normativos en estudio, entre los miembros del CTN. b) Elaborar el Plan de Trabajo del CTN y/o plan de normalización, de acuerdo a necesidades y prioridades detectadas. c) Convocar, instalar y coordinar las reuniones del CTN. d) Dirimir los conflictos de carácter técnico que se presenten a su consideración en el estudio, desarrollo y aprobación de las Normas. e) Brindar asesoría técnica a la Dirección de Normalización, o alguna dependencia afín, en relación con las normas en estudio dentro de su comité. f) Coordinar la revisión de las propuestas de avance de proyecto de norma provenientes de los SC conformados, remitir la información al FODENORCA. 13

14 g) Suministrar información a la Dirección de Normalización FODENORCA, relacionada con el funcionamiento del CTN y/o SC como cambios en los miembros, nuevas designaciones, plan de trabajo de la actividad normalizadora, otros. h) Dar respuesta oportuna a la Dirección de Normalización de FODENORCA, en los temas específicos dentro de su alcance, enviados a su consulta sobre asuntos de interés nacional e internacional. i) Enviar las convocatorias de reuniones y recordatorios de acuerdos y compromisos a cada miembro del comité. j) En caso de que el Comité Técnico pertenezca a algún sector o actividad específica regulada por un órgano público, y dicho órgano solicite su coordinación ante FODENORCA, se incluye el siguiente literal: Fungir como la autoridad del Comité, en coordinación con FODENORCA y SENCAMER Son funciones de los Miembros de los Comités Técnicos de Normalización: a) Asistir a las reuniones convocadas por el Coordinador del Comité Técnico respectivo. b) Participar activa y efectivamente con voz y voto en los temas y trabajos desarrollados por el Comité Técnico. c) Programar, elaborar, aprobar y evaluar el avance de su plan de normalización y mantenerlo permanentemente actualizado, de acuerdo con las normas internas correspondientes y las directrices internacionales. d) Estudiar, revisar y aprobar a su nivel, los documentos normativos propuestos a su consideración por la Dirección de Normalización del FODENORCA y recomendar su oficialización como Norma Venezolana COVENIN con carácter voluntario o reglamentario. 14

15 e) Proponer la elaboración, revisión y derogación de Normas Venezolanas COVENIN. f) Estudiar y proponer las modificaciones de las Normas Venezolanas COVENIN, de acuerdo a solicitudes recibidas o por recomendación de la Dirección de Normalización del FODENORCA, o cuando una entidad o persona lo plantee con base técnica, la necesidad de revisión de la misma. g) Estudiar los documentos técnicos y realizar propuestas sobre dichos documentos provenientes de Organismos Internacionales y Regionales de Normalización, donde el organismo nacional de normalización esté suscrito como miembro participante. h) Propiciar, cuando sea conveniente, la conformación de Sub-Comités y Grupos de Trabajo. i) Designar o remover al Presidente y Vicepresidente del Comité Técnico, de acuerdo al consenso general. j) Proponer a representantes para que asistan a las reuniones internacionales o regionales sobre Normalización. k) Fomentar la aplicación y difusión de las Normas Venezolanas COVENIN. l) Proponer la adopción de aquellas medidas que se juzguen necesarias para el mejor desarrollo de sus actividades. m) Desempeñar las funciones especiales que le sea solicitada dentro del seno del Comité. n) Cualquier otra función que en materia de Normalización le sea asignada por la Dirección de Normalización del FODENORCA. o) Mantener la confidencialidad respecto a los acuerdos tomados en las reuniones del Comité. 15

16 7.6. Derechos de los participantes en los Comités Técnicos de Normalización Son derechos de los participantes en los Comités Técnicos de Normalización: a) Participar activamente con voz y voto en los temas que se discutan en los Comité de Normalización. b) Recibir toda la información, relacionada con la actividad de normalización en discusión, de manera oportuna. c) Recibir un ejemplar, en original, de la Norma Venezolana COVENIN aprobada y en la cual participaron en su elaboración Perfil de los miembros Las personas designadas para pertenecer o participar en los Comités Técnicos de Normalización deben cumplir con el siguiente perfil: a) Ser profesional en el área de competencia del comité o poseer conocimiento y experiencia en los temas a ser desarrollados por el comité de normalización. b) Tener un conocimiento general de las leyes, reglamentos y documentos del sistema de normalización venezolano y existencia de los sistemas de normalización regionales e internacionales. c) Tener capacidad y disposición para el trabajo en equipo. d) Poseer un nivel intermedio de conocimiento del idioma inglés. 8. De la Conformación del Subcomité Técnico de Normalización El campo de actividad de un SC corresponderá a una o varias partes específicas del campo de actividad del CTN. La designación de un SC se realizará mediante la referencia 16

17 CTN.../SC... y se numerarán, en forma correlativa a su creación. En caso de disolución de un SC, el número de éste no será atribuido a ningún otro, con excepción de que esta disolución se produzca como consecuencia de la reorganización del CTN Composición Un Subcomité Técnico está compuesto por: Presidente; Vicepresidente (si se estima conveniente, a juicio del propio CTN); Secretario; Miembros. Los miembros del CTN tendrán derecho a pertenecer a cualquiera de sus SC. Los SC podrán conformar Grupos de Trabajo los que tendrán un coordinador, el cual será designado por el CTN/SC respectivo Funciones Presidente y Vicepresidente de SubComité Técnico Son obligaciones del Presidente y Vicepresidente de los SC: a) Representar al SC. b) Presidir y conducir las sesiones. La ausencia injustificada a tres reuniones consecutivas, podrá ser motivo del cese en sus funciones. c) Convocar a las reuniones extraordinarias del SC. d) Conceder el derecho al uso de la palabra, permitiendo que todos los puntos de vista sean expresados. e) Fomentar la elaboración y cumplimiento del Plan de Trabajo anual f) En coordinación con la Secretaría y Secretario del Comité remitir a la Secretaría Técnica de la Comisión el Plan de Trabajo anual. 17

18 g) Mantener una estricta neutralidad en el ejercicio de sus funciones, no emitiendo opinión en los procesos de votación Funciones del Secretario del SubComité Técnico a) Preparar y convocar las sesiones ordinarias, y, de acuerdo al programa establecido, elaborar la agenda. b) Preparar la documentación, antecedentes y demás información para consideración del Comité Técnico de Normalización (CTN). c) Comunicar a la Comisión (SENCAMER), cualquier renuncia de miembros del SC. d) Informar periódicamente a la Comisión respecto a los avances del SC. e) Fomentar la elaboración y cumplimiento del Plan de Trabajo anual del SC. f) Elaborar la carpeta del Proyecto de Norma Técnica. g) Coordinar los trabajos de los SC. h) Recopilar, tramitar y resguardar toda la documentación para la sustanciación de los expedientes inherentes a los Proyectos de Normas. i) Incluir en los proyectos de norma las modificaciones, adaptaciones o comentarios acordados por los miembros del SC. j) Garantizar el envío oportuno de los documentos a los miembros del SC. k) Preparar de manera conjunta con los miembros el informe anual sobre las actividades del SC. l) Remitir las actas de las reuniones a la Coordinación. 18

19 Obligaciones de los miembros a) Asistir en forma continua a las reuniones convocadas. La ausencia injustificada a tres reuniones consecutivas, podrá ser motivo de su retiro. b) Participar activa y efectivamente en el trabajo del CTN/SC. c) Desempeñar las funciones especiales que les solicité el CTN. d) Mantener la confidencialidad respecto a los acuerdos tomados en las reuniones, y no utilizar la información obtenida para fines personales e) Asumir los costos que demande el funcionamiento del CTN. f) Participar en los foros de normalización internacional y regional, en directa coordinación con la Comisión g) Estar actualizado en las guías, documentos y procedimientos de Normalización vigentes Derechos de los miembros a) Participar, con voz y voto, en los temas que se discutan en el SC. b) Recibir información actualizada y en forma oportuna. c) Recibir la versión aprobada de la Norma Técnica Covenin, en la cual trabajaron. 19