INSTRUCTIVO PARA ELABORAR TIPOS DOCUMENTALES

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR TIPOS DOCUMENTALES Aprobado en Sesión Ordinaria Nº , celebrada a las ocho horas treinta minutos, del diez de agosto de dos mil once.

2 Índice Índice... 2 Antecedentes del Tribunal Registral Administrativo... 5 Objetivo general... 5 Misión... 6 Visión... 6 Estructura organizativa... 7 Diagnóstico... 8 Situación Actual... 8 Fondo documental... 8 Sub fondos documentales Tipos documentales Clasificación: Conservación: Organización del Fondo Documental Clasificación Sistemas de clasificación Objetivo general Objetivos específicos Organización del Fondo Documental del Tribunal Registral Administrativo Oficina Productora Ámbito Institucional Ámbito Sector Público Ámbito Sector Privado Ámbito Particulares Archivo del Personal Archivo de la Asesoría Legal Instructivo para elaborar Tipos Documentales Justificación Objetivos Generales Tipos Documentales que se elaboran en el Tribunal Registral Administrativo Alcances Calidad del Papel Definiciones de cada Tipo Documental Pág. 2 de 65

3 Actas Carta u Oficio Carta Circular Memorando Transcripción de Acuerdos Garantías de Cumplimiento y Participación Resoluciones Resolución de Trámite Resolución de Prevención Resolución de Audiencia Resolución de Audiencia sobre prueba Nueva Resolución de Audiencia de Prueba para Mejor Resolver Resolución de Prueba para Mejor Resolver Resolución de Audiencia Prueba para Mejor Resolver Resolución de Abstención Resolución de Prórroga de Plazo Resolución Definitiva (Voto) Manual de Procedimientos para la Selección y Eliminación de Documentos Objetivo Objetivos específicos Funciones Archivísticas Reunir Conservar Clasificar Ordenar Describir Seleccionar Administrar Facilitar Vigencia Vigencia Administrativa Legal. Archivos de Gestión Vigencia Administrativa Legal. Archivo Central Archivo Histórico o Final Plazos de conservación sugeridos Valor Científico cultural / conservación permanente: Pág. 3 de 65

4 50 años de vigencia: años de vigencia: años de vivencia: años de vigencia: años de vigencia: Algunos criterios para determinar la conservación de los documentos Valoración Tabla de Plazo de Conservación de Documentos Eliminación documental Conclusión Bibliografía Anexos Consideraciones Generales Anexo Consideraciones Generales Anexo Pág. 4 de 65

5 Antecedentes del Tribunal Registral Administrativo El Tribunal Registral Administrativo es un órgano de desconcentración máxima, adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, con personalidad jurídica instrumental para ejercer sus funciones y competencias. Tiene su sede en la Provincia de San José, al costado oeste del II Circuito Judicial de la Corte Suprema de Justicia y competencia en todo el territorio nacional. Sus atribuciones son exclusivas y tiene independencia funcional y administrativa. Está compuesto por cinco miembros, nombrados previo concurso de antecedentes y debidamente ratificados por el Asamblea Legislativa. El Tribunal Registral Administrativo conoce de los recursos de apelación interpuestos contra los actos y resoluciones definitivas dictados por todos los Registros que conforman al Registro Nacional, en cualesquiera ocursos o gestiones administrativas, sus resoluciones no tienen ulterior recurso y da por agotada la vía administrativa. Para ejecutar sus funciones, el Tribunal debe ajustar su actuación al procedimiento y a las normas de la Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual, Ley No 8039, del 12 de octubre del 2000; del Reglamento Operativo del Tribunal Registral Administrativo, Decreto Nº J del 30 de marzo del 2009, publicado en La Gaceta Nº 169 del 31 de agosto del 2009, y supletoriamente a lo dispuesto en el Libro II de la Ley General de la Administración Pública, Nº 6227, de 2 de mayo de 1978, capítulo "Del Procedimiento Ordinario", y en el Código Procesal Contencioso Administrativo y en Ley Orgánica del Poder Judicial, en cuanto sean aplicables. Además, puede procurarse el asesoramiento pericial que considere idóneo y necesario cuando el nivel técnico lo amerite. Objetivo general Conocer y resolver los recursos de apelación interpuestos contra los actos y las resoluciones definitivas dictados por todos los Registros que conforman el Registro Nacional y los recursos de apelación contra los recursos provenientes de los Registros que integran el Registro Nacional. Pág. 5 de 65

6 Misión La misión del Tribunal Registral Administrativo es: El Tribunal Registral Administrativo es un órgano de desconcentración máxima adscrito al Ministerio de Justicia y Superior Resolutorio respecto de la legalidad de los ocursos, resoluciones finales y actos en materia sustantiva que dictan los distintos Registros que conforman el Registro Nacional, garantizando la seguridad jurídica registral y una justicia administrativa pronta y cumplida para los usuarios que presentan los recursos de apelación, mediante la jurisprudencia que emite. i Visión La visión del Tribunal Registral Administrativo es: Considerar al Tribunal como garante de un servicio eficiente y eficaz en el conocimiento y resolución de los asuntos propios de su competencia, contando para tal efecto con el recurso humano idóneo y una infraestructura física y tecnológica óptima. ii Esta visión ha sido definida para un plazo de cuatro años, tomando en cuenta la amplitud que pueda darse en cuanto a recursos humanos, financieros y tecnológicos. i Aprobado en Sesión Extraordinaria N ii Aprobado en Sesión Extraordinaria N Pág. 6 de 65

7 Estructura organizativa ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL TRIBUNAL REGISTRAL ADMINISTRATIVO VIGENTE DESDE EL 9 DE DICIEMBRE DE 2008 iii iii Aprobado por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, mediante oficio DM , del 09 de diciembre de Pág. 7 de 65

8 Diagnóstico Situación Actual Desde el año 2005, el Tribunal Registral Administrativo y según consta en las sesiones ordinarias del once de enero y del quince de febrero ambas del dos mil cinco, se tiene conocimiento del Plan de Gestión Documental, realizado por las Funcionarias Laura Cordero Sandi, Sylvia Chaves Rodríguez, Shadie Hovenga Barrantes y Gioconda Nuñez López, no obstante, a la fecha no se encuentra ninguna acta con la aprobación del documento en cuestión. A pesar de existir estos lineamientos, en la producción documental no se cumple a un cien por ciento, ya que cada departamento tiene su propio sistema de archivo y estructura documental de acuerdo a su conveniencia y estilo secretarial. Fondo documental Tribunal Registral Administrativo Sub fondos documentales Jueces Asesoría Legal Auditoría Interna Departamento Sustantivo Departamento Administrativo 1. Tipos documentales Es la documentación que se encuentra habitualmente en los archivos, ya sean archivadores de cartón o verticales de cuatro gavetas, los cuales son producto del intercambio de información con otras instituciones y a nivel interno. Los tipos documentales más frecuentes en el Tribunal Registral Administrativo, son: Pág. 8 de 65

9 Oficios: Se utiliza para el intercambio de información con otras instituciones y a nivel interno. Memorandos: Es una forma de comunicación breve dentro de una misma institución. Carátula de Expedientes: Se utiliza para brindar al usuario un resumen de la información básica del expediente. Resolución: Se utiliza preliminarmente para prevenir o conferir audiencia a las partes, previo al dictado de la resolución de fondo que emite el Tribunal en pleno (voto) Hojas de notificación: Se utilizan para indicar a las partes que deben ser notificadas en un expediente y el lugar señalado. Portada de fax: Es una carátula que se confecciona con la información básica del remitente y de la documentación que será remitida vía fax. Voto: Es la resolución de fondo que emite el Tribunal en cada caso. Acta: Es un documento mediante el cual se deja constancia de los hechos, acuerdos y decisiones efectuadas en la celebración de las sesiones del Órgano Colegiado y Comisiones debidamente formadas. Circular: Es usada por los superiores para emitir directrices a los demás funcionarios. Pág. 9 de 65

10 Notificación: Es el medio utilizado para comunicar a las partes las resoluciones del Tribunal. Informe de labores: Es el medio utilizado por los superiores para rendir cuentas de las labores desempeñadas durante un tiempo determinado. Certificación: Es un documento que se emite por medio del cual se da fe de la información solicitada por un usuario, departamento, oficina, entre otros. Formulario de requisición de materiales: Es el documento mediante el cual se solicita a la bodega los materiales que se requieran, dicha documentación es utilizada a nivel interno. Garantías de cumplimiento y participación: Es un formulario que presentan las empresas o personas oferentes en determinada contratación. 2. Clasificación: Actualmente se cuenta con una técnica para el manejo de archivos, con el fin de mantenerlo estandarizado, no obstante, esto no se cumple en la totalidad de los archivos, ya que cada archivo es manejado de acuerdo al estilo secretarial o bajo el sistema que mejor se ajusta a las necesidades y no bajo el estandarizado como debería de utilizarse, la problemática que se vislumbra por mantener diferentes estilos es que se convierte en un sistema poco manejable y de difícil acceso para otros usuarios. Actualmente se utilizan archivos verticales de cuatro gavetas, los cuales se subdividen en carpetas como oficina productora y documentos recibidos de las diferentes instituciones tanto públicas, como privadas, los mismos se Pág. 10 de 65

11 encuentran ordenados en forma cronológica. 3. Conservación: No existe ninguna dirección institucional al respecto, así como tampoco existe tabla de Plazos de Conservación de Documentos, actualmente se está elaborando la tabla de plazos con las directrices emanadas por la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos y los lineamientos dados por la Dirección General del Archivo Nacional y con la supervisión de la Comisión de Conservación de Documentos, creada en el artículo quinto, inciso quinto, del Acta de la Sesión Ordinaria Nº , celebrada a las ocho horas y treinta minutos, del veinticinco de febrero de dos mil diez, de este tribunal integrada actualmente de la siguiente manera: Nombre Puesto Lic. Luis Gustavo Socatelli Porras Director Administrativo M.Sc. Zayda Alvarado Miranda Asistente de Juez M.Sc. Juan Carlos Valverde Alpízar Asesor Legal Sra. Ivonne Solano Ugarte Secretaria Pág. 11 de 65

12 Organización del Fondo Documental El fondo documental del Tribunal Registral Administrativo se organiza de acuerdo con lo estipulado en la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos y los lineamientos dados por la Dirección General del Archivo Nacional. Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos La Ley Nº 7202 regula el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los Archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado. (Ley N 7202, p.13) La Ley establece claramente la diferencia entre clasificación y ordenación, términos indispensables para poder organizar el fondo documental. Clasificación La clasificación es la técnica mediante la cual se identifica y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente. (Reglamento de la Ley N 7202, p.50). Sistemas de clasificación Los sistemas de clasificación existentes son: a) Clasificación orgánica: consiste en la utilización de la estructura orgánica de la institución para clasificar los documentos. b) Clasificación por funciones: Consiste en la clasificación de los documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de la institución. c) Clasificación por asuntos o materias: consiste en la clasificación de los documentos basada en los asuntos o materias a que se refieren. (Reglamento de la Ley N págs ). Pág. 12 de 65

13 El Tribunal Registral Administrativo organiza el fondo documental mediante la clasificación orgánica porque utiliza el organigrama de la institución. Objetivo general Cumplir con la legislación costarricense, relacionada con la producción y organización de documentos en la fase de gestión. Objetivos específicos 1. Clasificar correctamente los diferentes tipos documentales de acuerdo con la Legislación Costarricense. 2. Ordenar cronológica y consecutivamente los diferentes tipos documentales, de acuerdo con la organización de cada archivo. 3. Archivar correctamente los diferentes tipos documentales 4. Mantener el orden dentro de las carpetas y gavetas de los archivadores. 5. Agilizar la búsqueda y localización de los diferentes tipos documentales a los funcionarios del Tribunal Registral Administrativo. 6. Brindar un servicio eficiente al usuario interno y externo. Pág. 13 de 65

14 Organización del Fondo Documental del Tribunal Registral Administrativo El ámbito documental del Área Administrativa se debe organizar en 5 ámbitos: Oficina Productora Institucional Sector Público Sector Privado Particulares Oficina Productora En este ámbito se archivan los documentos que son producidos por la Institución, de acuerdo a lo establecido en el Organigrama. Al centro se ubican las oficinas principales, lado izquierdo se colocará el nombre de las oficinas que dependen de la principal y el nombre de los tipos documentales se ordenan alfabéticamente para colocarlos al lado derecho de la gaveta, como se muestra en el dibujo siguiente, el cual se debe leer de abajo hacia arriba. Dentro de la carpeta los documentos se deben archivar cronológica y consecutivamente. Oficina dependiente Departamento Sustantivo Auditoría Interna Dirección Administrativa Tipo documental Asesoría Legal Acuerdos Informes Jueces Cartas Oficina Principal Pág. 14 de 65

15 Ámbito Institucional En este ámbito se archivan los documentos que se reciben de los diferentes órganos adscritos al Ministerio de Justicia. Al lado izquierdo se colocará el nombre de la instancia correspondiente y el nombre de los tipos documentales se ordenarán alfabéticamente para colocarlos al lado derecho de la gaveta. Dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar cronológica y consecutivamente. Es importante aclarar que de las diferentes instancias del Ministerio de Justicia, se reciben pocos documentos, razón por la cual no se utiliza el organigrama del Ministerio de Justicia para clasificar los documentos. Ámbito Sector Público En este ámbito son archivados los tipos documentales que emiten las diferentes instituciones del sector público. Al lado izquierdo se colocará el nombre de la instancia correspondiente, el nombre de los tipos documentales se ordenarán alfabéticamente para colocarlos al lado derecho de la gaveta. Dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar cronológica y consecutivamente. Ámbito Sector Privado En este ámbito son archivados los tipos documentales que emiten las diferentes instituciones privadas y público. Al lado izquierdo se colocará el nombre de la instancia correspondiente, el nombre de los tipos documentales se ordenarán alfabéticamente para colocarlos al lado derecho de la gaveta. Dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar cronológica y consecutivamente. Pág. 15 de 65

16 Ámbito Particulares En este ámbito son archivados los tipos documentales que emiten las personas físicas o usuarios que requieren de algún trámite en el Tribunal Registral Administrativo. Al lado izquierdo se colocará el nombre de la persona correspondiente, el nombre de los tipos documentales se ordenarán alfabéticamente para colocarlos al lado derecho de la gaveta. Dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar cronológica y consecutivamente. Archivo del Personal Este es un archivo en el cual se maneja la información correspondiente al personal que labora y/o laboró en el Tribunal Registral Administrativo, el mismo se lleva de la siguiente manera, las carpetas están divididas en cuatro facetas principales que son: Títulos: Se ubican todos los atestados académico, por cursos, capacitaciones, talleres, etc. Acciones de personal: Se ubican todas las acciones del personal, las cuales ha sido generadas por aumentos, incapacidades, prorrogas de nombramiento, etc. Evaluaciones: Se ubican todas las evaluaciones anuales, semestrales, etc., que se le aplica al personal. Oficios: Se ubican todos los oficios que se le envían al personal, para solicitar información o cualquier otro motivo. Además se lleva otro adicional donde se ubica información de menor interés, pero igualmente tiene que ver con el funcionario correspondiente a lo siguiente: Vacaciones: Información correspondientes a las vacaciones solicitadas por el funcionario. Pág. 16 de 65

17 Incapacidades: Ya sea de oficio, emitidas por la Caja Costarricense de Seguro Social, el Instituto Nacional de Seguros, etc., que tienen que ver con el funcionario. Marcas: Justificaciones realizadas por los funcionarios que están en la obligación de marcar. Otros: Información variada que no está contemplada en ninguna de las carpetas anteriores. Al lado izquierdo se colocará el nombre del funcionario, dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar cronológica y consecutivamente. Archivo de la Asesoría Legal El archivo de la Asesoría Legal maneja la información correspondiente a diversos planteamientos que se le encomiendan tanto de parte de los Jueces, como del Área Administrativa, Sustantiva, particulares, etc. Por tanto éste se encuentra dividido en seis apartados y distribuidos de la siguiente manera: Apartado primero Asesoría: acá se encuentra todo lo relacionado a lo siguiente: Acuerdos vinculantes, dictámenes varios, comisiones, convenios. Apartado segundo Consultas: Consultas sustantivas, consultas administrativas, consultas externas, denuncias administrativas. Apartado tercero Contratación: Revisión de carteles, objeciones, Análisis de ofertas, recomendaciones, impugnaciones, contratos, adenda, reclamos. Apartado cuarto Juicios: Comunicaciones, procesos activos, procesos terminados, sentencias dictadas. Apartado quinto Laborales: Consultas varias, reclamos, Dirección General de Servicio Civil. Apartado sexto Normativa: Proyectos de Ley, decretos, aprobaciones, proyectos internos, normativa interna. El mismo será subdividido siguiendo el formato original del archivo quedando los apartados al extremo izquierdo y los subapartados al extremo derecho, internamente se seguirá un orden por asuntos y cronológico. Pág. 17 de 65

18 Instructivo para elaborar Tipos Documentales Justificación En 1990 se creó la Ley No y en 1994 el reglamento de esta Ley. En la Ley y en el reglamento aparece la expresión tipo (s) documental (es). Posteriormente en la Gaceta 195, del jueves 10 de octubre del 2002, aparece definido el concepto de tipo documental: Es la forma en que se encuentra expuesta la información en el soporte y responde a funciones, actividades e incluso a la legislación de una institución, de un país, es decir, el tipo documental es el nombre con que se conocen los documentos, sea porque el mismo documento trae escrito su nombre o porque la costumbre ha llevado a nombrarlos así. Ejemplo de tipos documentales: actas, acuerdos, balances contables, circulares, contratos, convenios, cuadros estadísticos, cheques, decretos, estudios, expedientes, informes, investigaciones, leyes, licitaciones, manuales, memorandos, órdenes de compra, planes de trabajo, presupuesto. (p. 8). Objetivos Generales 1. Uniformar criterios para digitar cada tipo documental. 2. Elaborar correctamente cada tipo documental. Tipos Documentales que se elaboran en el Tribunal Registral Administrativo En el Tribunal Registral Administrativo se elaboran con frecuencia los siguientes tipos documentales: Actas del Tribunal Registral Actas del Consejo Académico Actas de Eliminación de Activos Actas de Eliminación de documentos Cartas Pág. 18 de 65

19 Cartas Circulares Carteles de Licitación Certificaciones Conciliaciones Bancarias Cuadros de Análisis Flujos de cajas Garantías de Cumplimiento y Participación Informes Inventarios Liquidaciones presupuestarias Memorandos Modificaciones Presupuestarias Planes anuales Programas de Capacitación Planes de Compra (machote de compra red) Presupuesto Resoluciones Transcripciones de acuerdos Alcances Los alcances del presente documento es para los funcionarios que elaboran y manipulan tipos documentales, los cuales deben seguir los lineamientos que se indican en este instructivo. Calidad del Papel Para los documentos con valor científico cultural de conservación permanente, en todo los archivos que forman parte del Sistema Nacional de Archivos, se deberá utilizar papel bond blanco, de por lo menos 70 gr/m² de gramaje, 80% de algodón y un PH de 7.0 libre de lignina y de ácido. (La Gaceta Nº 65 del 01 de abril de 2008). Pág. 19 de 65

20 Definiciones de cada Tipo Documental Acta Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición) Acuerdos Resolución que se toma en los tribunales, sociedades, comunidades u órganos colegiados (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición). Carta Papel escrito y ordinariamente cerrado que una persona envía a otra para comunicarse con ella (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición). Oficio "Comunicación escrita, referente a los asuntos de las administraciones públicas. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición) Carta circular Orden que una autoridad superior dirige a todos o gran parte de sus subalternos. Cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas personas para darle conocimiento de algo. (Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 558). Carteles de Licitación Ofrecer precio por algo en una subasta o almoneda. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición). Pág. 20 de 65

21 Certificación Documento en que se asegura la verdad de un hecho. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición). Conciliaciones bancarias La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. (Base de datos Gerencia.com). Cuadros de Análisis Documento en que se asegura la verdad de un hecho. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición). Flujos de Caja Lo conforman los beneficios netos más las amortizaciones considerándose estas como las no salidas de efectivo. (Base de datos es.mimi.hu/economía). Formularios Libro o escrito en que se contienen fórmulas que se han de observar para la petición, expedición o ejecución de algo. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición). Garantías de cumplimiento y participación: Formulario que presentan las empresas o personas oferentes en determinada contratación. (Manual de Procedimiento, Sección Garantías, Ministerio de Hacienda). Pág. 21 de 65

22 Informe Descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición). Inventario Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición). Liquidaciones Presupuestarias Es el único documento presupuestario autorizado y de carácter comprobatorio para registrar invariablemente cualquier tipo de erogación con cargo al Presupuesto de Egresos de la Federación. (Base de datos es.mimi.hu/economía). Memorando Es una palabra latina que significa Cosa que debe recordarse "Comunicación diplomática, menos solemne que la memoria y la nota, por lo común no firmada. (Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 1484). Modificaciones Presupuestarias Las modificaciones presupuestarias consisten en cambios que se efectúan a los créditos asignados a los programas, subprogramas, proyectos, obras, partidas, subpartidas, genéricas, específicas y subespecíficas que expresamente se señalen en la Ley de Presupuesto y su respectiva Distribución General de cada año, para los diferentes organismos. (Base de datos ocepre.gov.ve/conceptos). Planes anuales programa concreto de acción de corto plazo, que emerge del plan de largo plazo, y contiene los elementos (objetivo, estrategia, meta y acción) que permiten la asignación de recursos humanos y materiales a las acciones que harán posible el Pág. 22 de 65

23 cumplimiento de las metas y objetivos de un proyecto específico. (Base de datos Universidad Autónoma de Ciudad Juárez). Programas de Capacitación Serie ordenada de operaciones necesarias para llevar a cabo un proyecto (en este caso las capacitaciones). (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición). Planes de Compra Principios de economía, imparcialidad, eficiencia, necesidad y efectividad, con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento de la Entidad y dentro de los parámetros de cantidad y oportunidad, acordes con el anteproyecto de presupuesto. (Base de datos de contaduria.gov.co). Presupuesto Cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición). Resolución Acción o efecto de resolver o resolverse 4. Cosa que se decide. 5. Decreto, providencia, auto o fallo de autoridad gubernativa o judicial. (Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 1957). Transcripción de acuerdo Acción y efecto de transcribir. Y transcribir es escribir en una parte lo escrito en otra. (Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 2210). Pág. 23 de 65

24 Definición Actas Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición) Consideraciones generales Se debe utilizar el tipo de letra Times New Romas y tamaño 12. Tamaño 14 para indicar el nombre del tipo documental, existen actualmente cuatro tipos de actas, las cuales se enumeran a continuación: Actas del Órgano Colegiado del Tribunal Registral Administrativo Actas del Consejo Académico Actas de eliminación de activos Actas de eliminación de documentos Actas de la Comisión de Salud Ocupacional Partes El acta debe tener las siguientes partes: Membrete Nombre del tipo documental, en mayúscula total, centrado y con tamaño de letra 14. Número consecutivo Encabezamiento, el cual debe contener la hora, fecha, número de acta, lugar donde se realiza. Asistentes propietarios y suplentes en el caso de que un propietario sea sustituido temporalmente. Cuerpo del acta que contiene los Artículos (los cuales se dividen con números romanos e identifican las partes del cuerpo como aprobación del orden del día, aprobación del acta anterior, asuntos de la presidencia, asuntos de la secretaría, asuntos varios.) Hora en que se levanta la sesión Firma a la izquierda el Presidente o Director y a la derecha el secretario Iniciales de quien digita Pág. 24 de 65

25 Estilo El estilo que se utiliza es el vertical Carta u Oficio Definición Carta: Papel escrito y ordinariamente cerrado que una persona envía a otra para comunicarse con ella (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición). Oficio: Comunicación escrita, referente a los asuntos de las administraciones públicas. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición) Consideraciones generales En las consideraciones generales hay que tomar en cuenta el tamaño de las cartas u oficios, los márgenes, la encuadernación (sirve para dejar espacio suficiente para perforar e introducir las prensas del fólder y no perder ninguna información), el tipo y el tamaño de la letra, los márgenes y el interlineado. Estilo de carta oficio El estilo de carta u oficio que se debe utilizar es el bloque, donde la fecha, el número de oficio, la despedida, la antefirma en caso que lleve, el nombre mecanografiado y el puesto del firmante se deben escribir del centro de la hoja hacia la derecha Membrete. Se debe utilizar el oficial de la institución. Se debe colocar en el margen superior izquierdo. Fecha completa. La fecha completa incluye el día, mes, y año. Se coloca del centro hacia la derecha. Cuando la carta u oficio va dirigida al exterior, se puede incluir el lugar, como se muestra a continuación: 20 de enero de 2010 San José, 20 de enero de 2010 Pág. 25 de 65

26 Número consecutivo. Es el número que se le asigna a cada carta u oficio que se produce de acuerdo a cada oficina. Está formado por un número el cual es consecutivo y el año en que se produjo. Al número consecutivo lo precede letras que corresponden a las iniciales del nombre de la oficina donde se elabora la carta u oficio. El número consecutivo se escribe a espacio sencillo y coloca debajo de la fecha. El Tribunal Registral tiene las siguientes oficinas donde se elaboran documentos, cuyas siglas son: PR: Presidencia SE: Secretaría AL: Asesoría Legal AI: Auditoría Interna DA: Dirección Administrativa DT: Departamento Técnico AJ: Asistentes de Juez Nombre y dirección del destinatario El nombre y la dirección del destinatario deben tener: El título académico o tratamiento de cortesía. Se refiere a las palabras, profesor, bachiller, licenciado, doctor, máster, ingeniero, etc. El nombre completo de la persona (nombre (s) de pila y los dos apellidos). El puesto. La dirección completa. Título Nombre de la Persona Puesto Nombre de la Institución El saludo El saludo es obligatorio en toda carta u oficio. Se debe utilizar: Estimado (a) señor (a): Pág. 26 de 65

27 Cuerpo de la carta El cuerpo de la carta u oficio se refiere al asunto. Debe escribirse a espacio sencillo. Después de punto y aparte se debe dejar un espacio libre. Despedida Igual que el saludo, la despedida también es obligatoria. Se escribe del centro de la hoja hacia la derecha. Nombre mecanografiado del remitente, firma y cargo del firmante Después de la despedida se digita el nombre completo de la persona responsable de lo escrito y el cargo. Se escriben del centro hacia la derecha. A la derecha colocar el sello de cada oficina. Iniciales de identificación Es necesario escribir después del cargo de quien firma, las iniciales en mayúscula total al margen izquierdo, de quien redactó la carta u oficio y de quien la digitó. Cuando la persona que la redactó es la misma que la firma, no se escriben las iniciales porque aparece el nombre mecanografiado, pero siempre deben aparecer las de la persona que digitó. Cada grupo de iniciales deben separarse mediante un guión, como se muestra a continuación. Guión L J S - MISU Adjuntos o anexos Iniciales de quien redactó Iniciales de quien digitó Al margen izquierdo se debe escribir la palabra adjunto (s) o anexo (s), luego colocar un punto y seguido (.) cuando solo se envía un documento, y dos puntos Pág. 27 de 65

28 (:) cuando son varios. Ya sea un punto o dos, se dejan dos espacios libres antes de indicar en forma completa lo que se adjunta. Un punto por ser un solo documento. Adjunto. Informe de Valoración de Documentos Dos puntos por ser varios documentos. Adjuntos: Informe de Valoración de Documentos Instructivo para llenar las tablas de plazos de conservación de documentos Copias. En el margen izquierdo se escribe una C. (mayúscula y un punto (.)) cuando se le envía copia del documento a una sola persona y una C: (mayúscula con dos puntos (:)) cuando son dos o más personas a quienes se les envía copia. Posteriormente, se debe indicar el tratamiento de cortesía, el nombre completo del destinatario, el cargo, y el nombre de la oficina o institución. Un punto por ser una sola copia. C. Titulo. Nombre de la persona. Cargo, Nombre de la Institución Dos puntos por ser varias copias. C: Titulo. Nombre de la persona. Cargo, Nombre de la Institución Titulo. Nombre de la persona. Cargo, Nombre de la Institución Pág. 28 de 65

29 Carta Circular Definición Orden que una autoridad superior dirige a todos o gran parte de sus subalternos. Cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas personas para darle conocimiento de algo. (Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 558). Consideraciones Generales Igual que la carta tradicional, deben considerarse aspectos generales como el tamaño, los márgenes, encuadernación, el tipo de letra, etc. La carta circular se diferencia de la convencional porque hay que indicar que es carta circular. Se elabora en ESTILO BLOQUE. La expresión CARTA CIRCULAR se coloca después del consecutivo. Debe ir en mayúscula total, centrada, con negrita, y con tamaño de letra 14 para destacar el nombre del tipo documental, seguido las siglas de la oficina, el número consecutivo y año. Partes de la carta circular: membrete, la fecha, el nombre del tipo documental, el destinatario, el cargo, la dirección, el saludo, el texto, la despedida, el nombre mecanografiado del remitente, la firma, el sello y las iniciales de identificación. Definición Memorando Es una palabra latina que significa Cosa que debe recordarse Comunicación diplomática, menos solemne que la memoria y la nota, por lo común no firmada. (Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 1484) Consideraciones generales Se debe utilizar el tipo de letra Times New Romas y tamaño 12. Tamaño 14 para indicar el nombre del tipo documental. Pág. 29 de 65

30 Membrete: Se debe utilizar el oficial de la institución. El cual debe colocarse en el margen superior izquierdo. Partes del memorando Nombre del tipo documental, en mayúscula total, centrado y con tamaño de letra 14. Número consecutivo Palabras guías, las cuales se deben digitar en forma completa y mayúscula total, como se indica a continuación: FECHA. debe indicarse en forma completa. PARA. Se debe escribir el tratamiento de cortesía, el nombre completo del destinatario y el cargo. DE. Escribir el nombre completo de quien envía el memorando y el cargo. ASUNTO. Indicarlo lo más concreto posible. Texto breve Despedida Sello Iniciales de identificación Anexos Copias Estilo El estilo que se utiliza es el vertical Definición Transcripción de Acuerdos Resolución que se toma en los tribunales, sociedades, comunidades u órganos colegiados. (Diccionario de la Real Academia Española. 2001) Pág. 30 de 65

31 Consideraciones generales En las consideraciones generales hay que tomar en cuenta el tamaño del acuerdo, los márgenes, la encuadernación (sirve para dejar espacio suficiente para perforar e introducir las prensas del fólder y no perder ninguna información), el tipo y el tamaño de la letra, los márgenes y el interlineado. Estilo del acuerdo El estilo del acuerdo que se debe utilizar es el bloque, donde la fecha, el número de oficio, la despedida, la antefirma en caso que lleve, el nombre mecanografiado y el puesto del firmante se deben escribir del centro de la hoja hacia la derecha. Lleva el nombre del documento en mayúscula total y centrado. Membrete. Se debe utilizar el oficial de la institución. Se debe colocar en el margen superior izquierdo. Fecha completa. La fecha completa incluye el día, mes, y año. Se coloca del centro hacia la derecha. Cuando la carta va dirigida al exterior, se puede incluir el lugar, como se muestra a continuación: 20 de enero de 2010 San José, 20 de enero de 2010 Número consecutivo. Es el número que se le asigna a cada Acuerdo que se produce según cada oficina. Está formado por un número el cual es consecutivo y el año en que se produjo. Al número consecutivo lo precede letras que corresponden a las iniciales del nombre de la oficina donde se elabora el acuerdo. El número consecutivo se escribe a espacio sencillo y coloca debajo de la fecha, antecedido por el nombre del documento, en este caso TRANSCRIPCIÓN DE ACUERDO. Nombre y dirección del destinatario El nombre y la dirección del destinatario deben tener: Pág. 31 de 65

32 El título académico o tratamiento de cortesía. Se refiere a las palabras, profesor, bachiller, licenciado, doctor, máster, ingeniero, etc. El nombre completo de la persona (nombre (s) de pila y los dos apellidos). El puesto. La dirección completa. Título Nombre de la Persona Puesto Nombre de la Institución El saludo El saludo es obligatorio en toda Transcripción de Acuerdo. Estimado (a) señor (a): Se debe utilizar: Párrafo de inicio El párrafo de inicio debe indicar: el nombre de la instancia que tomó el acuerdo, el tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria), fecha en que se realizó la reunión o sesión escrita en letras, hora cuando se realizó la reunión escrita en letras, nombre del lugar, número de acta y el artículo donde aparece el acuerdo, escritos en letras. Este párrafo debe escribirse a espacio sencillo. Considerandos Los considerandos son la justificación del por qué se tomó el o los acuerdos. Se escriben cuando se quiere justificar la razón o las razones consideradas para tomar el acuerdo. La expresión CONSIDERANDO QUE: debe ir en negrita, dos puntos y colocada al margen izquierdo. Al finalizar los considerandos se debe escribir en renglón aparte la siguiente expresión se acuerda por unanimidad (en caso de ser unánime el voto), por tanto, se acuerda o se acuerda, en negrita. Acuerdo (s) Se debe destacar lo acordado mediante: Pág. 32 de 65

33 Sangría de cinco o más espacios en el margen izquierdo y en el derecho Espacio sencillo en todo el texto que se refiere al acuerdo. Comillas al inicio y al final del acuerdo, por ser una copia textual. Al final se indica acuerdo firme, en caso de que se vote en firme. Despedida Para despedirse se debe utilizar la palabra atentamente y se coloca del centro de la hoja hacia la derecha. Firma, nombre mecanografiado y cargo del (los) responsable (s) de transcribir el acuerdo. Los nombres mecanografiados de los responsables de transcribir el acuerdo se escriben completos. Corresponde al presidente y secretario o ambos. El de mayor jerarquía se ubica del centro hacia la derecha y el de menor rango se escribe alineado a la izquierda y en el renglón siguiente el cargo. Sello Toda transcripción de acuerdo debe tener el sello blanco de la Secretaría del Tribunal Registral Administrativo, en algunos casos especiales se le coloca el sello de hule. Se puede colocar al centro entre el nombre mecanografiado y firmas cuando son dos funcionarios los que rubrican o al lado derecho cuando es solo uno. Nombre mecanografiado del remitente, firma y cargo del firmante Después de la despedida se digita el nombre completo de la persona responsable de lo escrito y el cargo. Se escriben del centro hacia la derecha. A la derecha colocar el sello de cada oficina. Iniciales de identificación Es necesario escribir después del cargo de quien firma, las iniciales en mayúscula total al margen izquierdo, de quien redactó la carta y de quien la digitó. Cuando la persona que la redactó es la misma que la firma, no se escriben las iniciales porque Pág. 33 de 65

34 aparece el nombre mecanografiado, pero siempre deben aparecer las de la persona que digitó. Cada grupo de iniciales deben separarse mediante un guión, como se muestra a continuación. Guión L J S - MISU Iniciales de quien redactó Iniciales de quien digitó Garantías de Cumplimiento y Participación Definición Formulario que presentan las empresas o personas oferentes en determinada contratación. (Manual de Procedimiento, Sección Garantías, Ministerio de Hacienda). Consideraciones generales Formulario el cual puede ser llenado en máquina de escribir o a mano, el mismo debe ser llenado en original y tres copias distribuidas de la siguiente manera: Original: Empresa o persona oferente Copia 1: Se traslada al Departamento de Compras para ser incluido en el expediente de la contratación de interés. Copia 2: Consecutivo numérico de recibos de garantías de participación Copia 3: Expediente de la garantía de participación respectiva Membrete: Se debe utilizar el oficial de la institución. margen superior derecho del formulario El cual se ubica en el Secuencia numérica: Se ubica en el margen superior izquierdo del formulario. Pág. 34 de 65

35 Seguido del logos y la secuencia numérica se indica el nombre de tipo documental, como se muestra a continuación: Secuencia Numérica LOGO Tipo Documental Partes de la garantía Fecha Tipo de contratación Empresa participantes Tipo de garantía, se indica si es de garantía o de cumplimiento e incluye lo siguiente: Banco Número de documento Tipo (carta o depósito) Moneda (dólares o colones) Monto en letras Firmas Estilo El estilo que se utiliza es el vertical Definición Resoluciones Acción o efecto de resolver o resolverse 4. Cosa que se decide. 5. Decreto, providencia, auto o fallo de autoridad gubernativa o judicial. (Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 1957). Pág. 35 de 65

36 Consideraciones generales En las consideraciones generales hay que tomar en cuenta el tamaño de las resoluciones, los márgenes, la encuadernación (sirve para dejar espacio suficiente para perforar e introducir las prensas del fólder y no perder ninguna información), el tipo y el tamaño de la letra, los márgenes y el interlineado. Resoluciones generales Las resoluciones generales están clasificadas en Resoluciones de: Trámite Prevención Audiencia Audiencia para prueba nueva Prueba para mejor resolver Audiencia de prueba para mejor resolver Abstención Prórroga de plazo Definitiva (voto) Membrete. Se debe utilizar el oficial de la institución. Se debe colocar en el margen superior izquierdo. Nombre del tipo documental. Se ubica en el margen superior izquierdo, en mayúscula total y negrita. Palabras guías. Las palabras guías se ubican en el margen superior izquierdo, abajo y seguido del nombre de la resolución, se escriben en negrita, como se muestra a continuación: Tipo documental RESOLUCION DE (tipo) Expediente No. Asunto que origina Gestión Administrativa Nombre de la entidad, Apelante Registro de la Propiedad de Bienes Inmuebles (Expediente de origen N ) Pág. 36 de 65

37 Número de expediente asignado en el Tribunal Registral Administrativo Asunto que origina la apelación Nombre del Apelante ya sea persona física o jurídica Nombre del Registro de procedencia (número de expediente de origen) Encabezado. Se escribe a dos espacios debajo de las palabras guías, y lleva el nombre del tribunal en mayúscula total, lugar, hora y fecha, en negrita. Y cursiva, como se muestra a continuación: TRIBUNAL REGISTRAL ADMINISTRATIVO. Goicoechea, a las trece horas del día veintiséis de junio de dos mil diez. Cuerpo de la Resolución Resolución de Trámite El cuerpo de la Resolución se refiere al asunto. Debe escribirse a espacio y medio y lleva al final la palabra NOTIFIQUESE.-. Nombre mecanografiado del remitente, firma y cargo del firmante Después de la palabra notifíquese se digita el nombre completo de la persona responsable de lo escrito y el cargo. Se escriben centradas y en negrita. A la derecha colocar el sello de la oficina. Estilo El estilo que se utiliza es vertical. Cuerpo de la Resolución Resolución de Prevención El cuerpo de la Resolución se refiere al asunto. Debe escribirse a espacio y medio y lleva al final la palabra NOTIFIQUESE.-. Pág. 37 de 65

38 Nombre mecanografiado del remitente, firma y cargo del firmante Después de la palabra notifíquese se digita el nombre completo de la persona responsable de lo escrito y el cargo. Se escriben centradas y en negrita. A la derecha colocar el sello de la oficina. Estilo El estilo que se utiliza es vertical. Cuerpo de la Resolución Resolución de Audiencia El cuerpo de la Resolución se refiere al asunto. Debe escribirse a espacio y medio y lleva al final la palabra NOTIFIQUESE.-. Nombre mecanografiado del remitente, firma y cargo del firmante Después de la palabra notifíquese se digita el nombre completo de la persona responsable de lo escrito y el cargo. Se escriben centradas y en negrita. A la derecha colocar el sello de la oficina. Estilo El estilo que se utiliza es vertical. Cuerpo de la Resolución Resolución de Audiencia sobre prueba Nueva El cuerpo de la Resolución se refiere al asunto. Debe escribirse a espacio y medio y lleva al final la palabra NOTIFIQUESE.-. Pág. 38 de 65

39 Nombre mecanografiado del remitente, firma y cargo del firmante Después de la palabra notifíquese se digita el nombre completo de la persona responsable de lo escrito y el cargo. Se escriben centradas y en negrita. A la derecha colocar el sello de la oficina. Estilo El estilo que se utiliza es vertical. Resolución de Audiencia de Prueba para Mejor Resolver Cuerpo de la Resolución El cuerpo de la Resolución se refiere al asunto. Debe escribirse a espacio y medio y lleva al final la palabra NOTIFIQUESE.-. Nombre mecanografiado del remitente, firma y cargo del firmante Después de la palabra notifíquese se digita el nombre completo de la persona responsable de lo escrito y el cargo. Se escriben centradas y en negrita. A la derecha colocar el sello de la oficina. Estilo El estilo que se utiliza es vertical. Cuerpo de la Resolución Resolución de Prueba para Mejor Resolver El cuerpo de la Resolución se refiere al asunto. Debe escribirse a espacio y medio y lleva al final la palabra NOTIFIQUESE.-. Pág. 39 de 65

40 Nombre mecanografiado del remitente, firma y cargo del firmante Después de la palabra notifíquese se digita el nombre completo de los Jueces responsables de la firma de la Resolución, ubicándose el nombre del Presidente centrado y los restantes dos a la izquierda y dos a la derecha por orden alfabético. Se escriben en negrita. A la derecha colocar el sello de la oficina, como se muestra a continuación: Nombre del Presidente Título. Nombre de La persona Título. Nombre de La persona Título. Nombre de La persona Título. Nombre de La persona Título. Nombre de La persona Orden alfabético Estilo El estilo que se utiliza es vertical. Cuerpo de la Resolución Resolución de Audiencia Prueba para Mejor Resolver El cuerpo de la Resolución se refiere al asunto. Debe escribirse a espacio y medio y lleva al final la palabra NOTIFIQUESE.-. Nombre mecanografiado del remitente, firma y cargo del firmante Después de la palabra notifíquese se digita el nombre completo de la Jueza Tramitadora. Se escriben centradas y en negrita. A la derecha colocar el sello de la oficina: Pág. 40 de 65

41 Resolución de Abstención Cuerpo de la Resolución El cuerpo de la Resolución se refiere al asunto y se divide en tres partes que son: El asunto. Se escribe, después del encabezado, a espacio y medio Considerando. El título se escribe centrado, en mayúscula total y negrita, el resto del cuerpo a espacio y medio y es divido en número romanos. Por Tanto. El título se escribe centrado, en mayúscula total y negrita, el resto del cuerpo a espacio y medio y lleva al final la palabra NOTIFIQUESE.-. Nombre mecanografiado del remitente, firma y cargo del firmante Después de la palabra notifíquese se digita el nombre completo de los Jueces responsables de la firma de la Resolución, ubicándose el nombre del Presidente centrado y los restantes dos a la izquierda y dos a la derecha por orden alfabético. Se escriben en negrita. A la derecha colocar el sello de la oficina, como se muestra a continuación: Estilo El estilo que se utiliza es vertical. Cuerpo de la Resolución Resolución de Prórroga de Plazo El cuerpo de la Resolución se refiere al asunto. Debe escribirse a espacio y medio y lleva al final la palabra NOTIFIQUESE.-. Nombre mecanografiado del remitente, firma y cargo del firmante Después de la palabra notifíquese se digita el nombre completo de los Jueces responsables de la firma de la Resolución, ubicándose el nombre del Presidente centrado y los restantes dos a la izquierda y dos a la derecha por orden alfabético. Pág. 41 de 65

42 Se escriben en negrita. A la derecha colocar el sello de la oficina, como se muestra a continuación: Nombre del Presidente Título. Nombre de La persona Título. Nombre de La persona Título. Nombre de La persona Título. Nombre de La persona Título. Nombre de La persona Orden alfabético Estilo El estilo que se utiliza es vertical. Resolución Definitiva (Voto) Antes del encabezado se escribe la palabra VOTO N, en mayúscula total y negrita, como se muestra a continuación: VOTO N TRIBUNAL REGISTRAL ADMINISTRATIVO. Goicoechea, a las trece horas del día veintiséis de junio de dos mil diez. Cuerpo de la Resolución El cuerpo de la Resolución se refiere al asunto y se divide en cuatro partes que son: Pág. 42 de 65

43 El asunto. Se escribe, después del encabezado, a espacio y medio Resultando. El título se escribe centrado, en mayúscula total y negrita, el resto del cuerpo a espacio y medio y es divido en número romanos. Considerando. El título se escribe centrado, en mayúscula total y negrita, el resto del cuerpo a espacio y medio y es divido en número romanos. Por Tanto. El título se escribe centrado, en mayúscula total y negrita, el resto del cuerpo a espacio y medio y lleva al final la palabra NOTIFIQUESE.-. Nombre mecanografiado del remitente, firma y cargo del firmante Después de la palabra notifíquese se digita el nombre completo de los Jueces responsables de la firma de la Resolución, ubicándose el nombre del Presidente centrado y los restantes dos a la izquierda y dos a la derecha por orden alfabético. Se escriben en negrita. A la derecha colocar el sello de la oficina, como se muestra a continuación: Nombre del Presidente Título. Nombre de La persona Título. Nombre de La persona Título. Nombre de La persona Título. Nombre de La persona Título. Nombre de La persona Orden alfabético Estilo El estilo que se utiliza es vertical. Pág. 43 de 65