FONDOS A RENDIR DIRECCIÓN GENERAL DE CONTADURÍA MINISTERIO DE HACIENDA

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1 FONDOS A RENDIR DIRECCIÓN GENERAL DE CONTADURÍA MINISTERIO DE HACIENDA

2 NORMATIVA VIGENTE CAJA CHICA (CCHC) Y CAJA CHICA ESPECIAL(CCHE) Decreto N 67/GCBA/10 Aprueba Régimen de Fondos a Reparticiones del GCBA Resolución N 51/MHGC/10 Reglamenta el Régimen de Asignación de Fondos Resolución Conjunta N 10-SECLYT-13 Establece Procedimiento de Solicitud, Rendición y Reposición de Caja Chica Común a través del Expediente Electrónico Resolución Conjunta N 3/SECLYT/15 Modifica aspectos de la Resolución Conjunta N 10-SECLYT-13 Disposición 9/DGCG/10 Texto ordenado con Modificaciones y Sustituciones Incorporadas por las Disp. N 183/DGCG/13 y N 36/DGCG/15 - Aprueban los procedimientos para las asignaciones en concepto de Caja Chica, Caja Chica Especial y Fondo con cumplimiento del Régimen de Compras y Contrataciones

3 NORMATIVA VIGENTE CAJA CHICA (CCHC) Y CAJA CHICA ESPECIAL(CCHE) Comunicado n 4/DGCG/13 Se comunica dar cumplimiento aspectos de la normativa. Comunicado N 5/DGCG/13 Se comunica aspectos a tener en cuenta a raíz de la implementación del Expediente Electrónico. Resolución N 59/MHGC/15 Determina los Organismo que son susceptibles de percibir fondos de Caja Chica Común con asignación de montos y topes por comprobante Disposición N 10/DGCG-10 ratificada por Disposición n 19/DGCG/15 Se identifican las partidas restringidas del Clasificador por Objeto del Gasto

4 Resolución N 74-MHGC-15: Los responsables de la administración y rendición de Fondos deberán dar el Alta Patrimonial de los bienes adquiridos cuando corresponda; las constancias de tramitación respectiva formarán parte de la rendición y serán condición para su aprobación. Además serán responsables del ingreso, validez y veracidad de los datos correspondientes a los comprobantes de respaldo de los gastos efectuados, en el módulo de fondos del SIGAF, que resulten definidos por la DG de Contaduría. La revisión de las formalidades de los comprobantes se centrarán en los datos ingresados en el módulo de fondos por parte de los responsables de la Aprobación del Gasto; los cálculos aritméticos junto con las imputaciones presupuestarias serán validados por el SIGAF.

5 CAJA CHICA COMUN (CCHC) Los Fondos entregados bajo el régimen de Caja Chica Común se destinarán exclusivamente al pago de gastos menores y/o urgentes correspondientes a los conceptos previstos en el Artículo 10 del Decreto Nº 67-GCBA-10 y hasta los montos máximos por comprobante que establezca la reglamentación, e incluye a los gastos repetitivos para la adquisición de bienes y servicios, en tanto no impliquen un contrato o compromiso que supere el ejercicio en curso.

6 FACULTADES DE OTORGAMIENTO MONTOS ASIGNADOS (RES. N 59-MHGC-15) Los montos aprobados por dicha resolución varían de acuerdo a la jerarquía (habiendo excepciones) y sus respectivas reposiciones hasta un máximo de 11 en el año, en las Direcciones Generales (Monto $ ) y 6 loslasmontos por dicha resolución varíanhasta de un para Comunasaprobados (Monto $ )r respectivas reposiciones acuerdo laeljerarquía (habiendo excepciones) y sus máximo de 11aen año, Todas las entregas de fondos que cuenten con reposición podrá solicitarse la misma cuando la inversión alcance como mínimo el 50 % de la asignación las Direcciones Generales y 6 para las Comunas reposiciones

7 I. En el Anexo I de la Resolución N 59-MHGC-15, se detallan todos aquellos Organismos que también reciben asignación de Caja Chica Común, y que no son Direcciones Generales, Ministerios, Secretarías, etc. II. En el Anexo II figuran los montos asignados que le corresponden a cada Organismo por el mismo concepto. III. En el Anexo III figuran los topes máximos de gastos por comprobante.

8 ALGUNAS CUESTIONES A TENER EN CUENTA LOS PRIMEROS DÍAS DE CADA EJERCICIO No se pueden efectuar erogaciones hasta tanto no se encuentren depositados los fondos correspondientes a la entrega inicial del ejercicio y se encuentre aprobado el Presupuesto y realizado la distribución de los créditos (cuando se dice que el presupuesto esta en línea) Si esto ocurriera, deberán excluirse de la Cuenta Rendida y tramitarse como un Reintegro de Gastos. De contarse con remanentes del ejercicio anterior solo debe esperarse a que el presupuesto esté en línea. Res. Conjunta N 3/SECLYT/15 ANEXO I Solicitud de otorgamiento CCHC CCC punto 3

9 Primera Solicitud del ejercicio de CCHC La repartición solicitante caratula un único Expediente Electrónico, para CCHC., bajo el código de trata GENE0205B. Este código de trata no puede diferir del concepto para el cual fue creado el EE. La solicitud rendición y reposiciones de CCHC tramitan en un único expediente electrónico, hasta la finalización del ejercicio. Vincular el Acto Administrativo de nombramiento de Responsables debiendo ser importada de GEDO utilizando el tipo de documento Resolución (en caso de firma electrónica) o Normativa (en caso de firma ológrafa) En caso de realizarse modificaciones durante el ejercicio, deberá vincularse el Acto Administrativo que así lo disponga.

10 Vincular el formulario de Solicitud de Entrega de Fondos SEF, como Afectación Preventiva Vincular el/los formularios C-55 en estado C de la última rendición, como Afectación Definitiva Vincular Informe de la Composición del Saldo Remanente al Cierre del Ejercicio.

11 Por el que tramitara El pedido inicial Rendiciones y reposiciones VINCULAR COMO Afectación Preventiva Debe ser el de la Unidad Solicitante Ambos deben coincidir Siempre se debe indicar La afectación será por el Monto asignado para el año en curso Rango de firma no inferior a Subgerente Operativo

12 Vincular como Afectación Definitiva en EstadoConfirmado Rango de Firma NO inferior a Subgerente Operativo

13 Formulario Composición del saldo remanente al cierre del ejercicio

14 CALCULO PARA EL PEDIDO INICIAL DEL EJERCICIO A MODO DE EJEMPLO Para el ejercicio 2014 el monto asignado para las Direcciones Generales fue de $ Resolución 107-MHGC-14 Composición de Saldos al cierre del ejercicio 2014 Saldo en caja $ Saldo en el Banco.. $ C-55 de la última rendición del ejercicio anterior.. $ $ El monto asignado para CCHC, para el año en curso, mediante Resolución 59MHGC-15, en el caso de las Direcciones Generales es de $ El monto a solicitar de Caja Inicial, en este caso sería de $ este importe esta conformado por: la suma del/los últimos C-55 del ejercicio 2014, más la diferencia entre los $ asignados para las Direcciones Generales en 2014 y los $ asignados para este ejercicio por Res. N 59-MHGC-15

15 Res-Conjunta 3-SECLYT-15, ANEXO II Modelo N 1, punto 3 Exp. N /. MOTIVO: Primera Solicitud del ejercicio de C.CH.COMUN Correspondiente a la U.E. N Beneficiario N Vincular como Informe Dirigido a: Autoridad Revisora Por el presente, se solicitan Fondos en concepto de Caja Chica Común por un importe de Pesos Pesos ($...-). correspondientes al beneficiario cuyos Datos se detallan: U.E. N. Beneficiario N.. Cuenta Corriente N.. Sucursal N Solicitud de Entrega de Fondos (SEF) N C-55 N...(de la rendición del último cierre de ejercicio) Los responsables de la rendición y administración de fondos son: Nombre y Apellido DNI Resolución de designación Rango de firma Máxima autoridad de la repartición solicitante de los fondos con rango no inferior a Director General En caso de Delegación de firma VINCULAR Acto Administrativo

16 Res.-Conjunta N 10-SECLYT-13, ANEXO II, MODELO N 2, punto 2 Vincular como Informe Rango de firma Máxima autoridad de la DGTAL con rango no inferior a Director General En caso de Delegación de firma VINCULAR Acto Administrativo

17 Resolución 130-SECLYT 2014 (de fecha 31 de marzo de 2014) Los formularios controlados se incorporan a SADE.

18 Qué es un Formulario Controlado? Un formulario controlado es un formulario con formato y campos de carga de datos predefinidos. Cómo se identifica un Formulario Controlado en GEDO? En GEDO, los formularios controlados se identifican con el icono Qué características tienen los campos de carga de un Formulario Controlado? Ejemplos: -Validan automáticamente el CUIL -Permiten elegir un valor de una lista de valores posibles (desplegable) -Seleccionar fechas de un calendario -Validan carga de sólo texto o sólo números -Otros

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23 EJECUCIÓN DE LOS FONDOS INCISOS ALCANZADOS Al revisar una rendición de fondos de conformidad con la normativa vigente deberá constatarse que los gastos efectuados respondan a los siguientes Incisos del Clasificador por Objeto del Gasto con las restricciones que fije la reglamentación: Inciso 2 Bienes de Consumo Inciso 3 Servicios no Personales Inciso 4 Bienes de Uso Inciso 5 Transferencias

24 LÍMITES A LA EJECUCIÓN DE LOS FONDOS Partidas del Clasificación por Objeto del Gasto vigente para el Ejercicio alcanzadas por las restricciones del artículo 10 del Nuevo Régimen de Fondos: Los Fondos asignados bajo el presente Régimen no podrán aplicarse a solventar Servicios Básicos (Partida 3.1), Servicios Profesionales, Técnicos y Operativos (Partida 3.4), Pasajes, Viáticos y Movilidad (Partida 3.7), Servicios de Consultoría (Partida 3.9.6), Bienes Preexistentes (Partida 4.1), Construcciones (Partida 4.2) ni Transferencias (Inciso 5).

25 EXCEPCIONES A LOS LÍMITES A LA EJECUCIÓN DE LOS FONDOS Los Servicios Profesionales, Técnicos y Operativos (Partida 3.4) y los Servicios de consultoría (Partida 3.9.6) que podrán afrontarse con el Fondos con Cumplimiento del Régimen de Compras y Contrataciones dentro de sus restricciones. El servicio de Correos y Telégrafos (Partida 3.1.5) podrá abonarse con los fondos de CChC cuando su importe se encuentre dentro de los límites establecidos por comprobante.

26 EXCEPCIONES A LOS LÍMITES A LA EJECUCIÓN DE LOS FONDOS La Jefatura de Gobierno y los Ministerios de Salud y de Desarrollo Social podrán realizar Transferencias para ayuda a personas (Partida 5.1.4) a través del sistema de Fondos asignados por el presente decreto. Estas excepciones podrán ser afrontadas con las modalidades CChC o CChE.

27 LÍMITE A LA EJECUCIÓN DE LOS FONDOS Las adquisiciones por el régimen de CChC sólo pueden realizarse fuera del ámbito de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires en caso de urgencia o exclusividad bajo responsabilidad del funcionario que apruebe el gasto.

28 EJECUCIÓN DE LOS FONDOS CONDICIONES DE VENTA Y RETENCIONES Al efectuar una revisión de una rendición de fondos se deberán tener en cuenta los siguientes requisitos: La condición de venta debe ser de contado. Los pagos realizados con fondos de CChC están exentos de aplicar las retenciones impositivas.

29 COMPROBANTES DE EJECUCIÓN DE LOS FONDOS Todo comprobante debe cumplir con los requisitos exigidos por las normas emitidas por la AFIP. El GCABA reviste el carácter de EXENTO ante el IVA, y tiene como número de CUIT: , por ende recibe tickets o facturas tipo B o C.

30 COMPROBANTES DE EJECUCIÓN DE LOS FONDOS Los tickets de caja registradora y los tickets factura B se aceptan en los casos de CChC hasta un monto equivalente a ¼ del tope fijado para los comprobantes. Los tickets factura B que exceden de dicho importe y las facturas tipo B o C deberán contener el N de CUIT de la CABA, estar destinados a la misma o a una repartición de la CABA y detallar claramente el producto o servicio y su cantidad. En caso que el comprobante esté dirigido a una Unidad de Organización distinta de la que rinde los fondos, deberá aclararse tal situación en el comprobante o en la foja que lo incluya y ser firmada por quién aprueba el gasto.

31 COMPROBANTES GASTOS DE AUTOMOTORES Los tickets de taxímetro homologados por AFIP, facturas de remis y comprobantes de peajes se rendirán de acuerdo con el Decreto N 501/12 sobre Gastos de Movilidad. No se puede pagar por CHCC los gastos vinculados a mantenimiento y reparación como así también provisión de combustibles y lubricantes del parque automotor del GCBA; se deberá cumplir con las normas establecidas por la DG de Flota Automotor. En caso de que dicha DG no puede cumplir con la manifestado precedentemente la Repartición deberá solicitar una CCHE a tal fin.

32 RENDICIÓN /REPOSICIÓN DE FONDOS La repartición deberá presentar la cuenta rendida ante la Dirección General Técnica Administrativa y Legal o equivalente de cada Jurisdicción u Organismo Descentralizado, o ante la DG de Contaduría en caso de ser la requirente una DGTAL, firmada por el máximo responsables de la misma donde conste la aprobación de los gastos mediante AA, siendo éste responsables de la oportunidad, mérito y conveniencia de dichas erogaciones, debiendo confeccionar el Modelo 1 del Anexo II, punto 1, Resol 10-SECLYT-13. En dicho AA el responsable de la repartición receptora de los fondos aprobará las planillas 2 (Resumen de Comprobante por Fecha)y 3 (Resumen de Comprobante por Imputación)

33 CONTENIDO DE UNA RENDICIÓN DE CUENTAS 1. Nota de Elevación que deberá estar firmada por el Director General o máximo responsable de la Repartición y en la cual deberá indicar la suma que se rinde y tipo de fondo y número de entrega. 2. Planillas incorporadas como Anexos X (Planilla 2 Resumen de Comprobantes por Fecha) y XI (Planilla 3 Resumen de Comprobantes por Imputación). 3. Estas planillas serán las que generen el Módulo de Fondos a Rendir del SIGAF o los Modelos aprobados por los Anexos anteriormente mencionados, según se vayan incorporando los distintos tipos de fondos a rendir.

34 ANEXO X Resumen de Comprobantes por Fecha deberá indicar: 2.1. Repartición, Tipo de Fondo, Concepto (en caso de corresponder), Número de Rendición, Ejercicio N de orden del comprobante CUIT 2.4. Beneficiario del Pago Domicilio 2.6. Tipo de Factura. (Ticket B o C) 2.7. Número de Factura Fecha del Comprobante Condición frete al IVA Fecha de inicio de la actividad Número de IIBB o Convenio Multilateral Número de CAI o CAE Importe del Comprobante Suma Total de los Comprobantes que se rinden Recibido de Tesorería General con cargo al rubro objeto de la rendición Saldo no invertido de la rendición anterior (en caso de corresponder) Importe total a rendir Total invertido según Comprobantes (una línea por cada Acto Administrativo en caso de corresponder) Saldo no Invertido de la Rendición Firma del máximo responsable de la Repartición y de otro responsable de los fondos.

35 ANEXO XI Resumen de Comprobantes por Imputación deberá indicar: 3.1. Repartición, Tipo de Fondo, Concepto (en caso de corresponder), Número de Rendición, Ejercicio N de orden del comprobante (el del Anexo X) CUIT 3.4. Beneficiario del Pago Número de Factura Fecha del Comprobante Concepto Importe del gasto por partida de cada comprobante Imputación del Comprobante Sumatoria de Importes Invertidos por Partida Presupuestaria Suma total de los comprobantes que se rinden Firma del máximo responsable de la Repartición y de otro responsable de los fondos.

36 Comprobante de Alta Patrimonial de Bienes Inventariables y cumplimiento de la Disposición de la Tesorería General sobre retenciones impositivas en caso de corresponder. En el anverso de cada comprobante colocar Sello Pagado Por (B.M16.668*7/12/81) PAGADO POR FIRMA. APELLIDO Y NOMBRE: FICHA CENSAL N o DNI: FECHA:

37 De coincidir el agente pagador con el responsable de fondos, la aclaración de firma y número de ficha o DNI se considerará cumplimentada con la inclusión del sello aclaratorio de firma. Todos los comprobantes deben estar debidamente firmados por al menos un responsable de los fondos. En caso de errores u omisiones en los comprobantes en cuanto al nombre de la repartición o del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, Nro. de CUIT, condición de venta, condición impositiva del Gobierno, bien o servicio adquirido o tener enmiendas y/o tachaduras, deberán ser salvados por el proveedor y el agente pagador; de no ser así, deberá eliminarse el comprobante de la rendición.

38 La repartición solicitante de los fondos responsables de su rendición, debe cargar en la plataforma SIGAFWEB los comprobantes que integran la rendición, generándose automáticamente los Anexos X (Resumen de Comprobante por Fecha) y Anexo XI (Resumen de Comprobantes por Imputación), siendo responsable de la validez y veracidad de los datos ingresados en dicho módulo, correspondiente a los comprobantes de respaldo de los gastos efectuados.

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41 CONFECCIONAR ACTO ADMINISTRATIVO La máxima autoridad de la repartición solicitante de los fondos, responsable de su rendición, debe realizar el correspondiente Acto Administrativo de aprobación del gasto (Disposición o Resolución según corresponda). Dicho Acto Administrativo aprobará los Anexos X y XI de la Disp. N 36-DGCG-15 La máxima autoridad de la repartición solicitante es responsable de la oportunidad, mérito y conveniencia de dichas erogaciones así como también de la autenticidad y veracidad de los comprobantes adjuntos. Resolución/Disposición electrónica: Se debe Generar en GEDO utilizando el tipo de documento electrónico oficial Resolución o Disposición según corresponda.

42 CONFECCIONAR C 55 -La repartición solicitante de los fondos, responsable de su rendición, debe confeccionar el formulario C55 en estado S en el SIGAF, y luego importar dicha afectación mediante la solapa "Importar Documentos" de GEDO utilizando el tipo de documento electrónico oficial "Afectación Definitiva. En los casos en que no esté desconcentrada la confección del C55 este proceso lo realiza la autoridad revisora en la etapa CC (Devengar Afectación C55) para lo cual la repartición solicitante en esta instancia deberá vincular el formulario de afectación preventiva manual. Las DGTALES u equivalente O D o la contaduría General deberá confirmar el c 55 en estado C

43 PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIÓN DE FONDOS Y SU REPOSICIÓN EN CASO DE CORRESPONDER En el caso de las rendiciones que estén en condiciones de ser repuestas, o sea que no hayan merecido observaciones de la Unidad de Organización revisora, o que habiéndolas merecido fueran oportunamente salvadas, la Dirección General Técnica Administrativa y Legal o equivalente procederá a confeccionar Modelo 2 Anexo II de la Resolución 10-SECLYT-13, firmada por la máxima autoridad de la citada Dirección General o equivalente de cada Jurisdicción u Organismo Descentralizado. El EE se girará a la Dirección General de Contaduría (Departamento Responsables o Representaciones según corresponda), identificando el número del comprobante C55 correspondiente en estado Confirmado que se adjuntará.

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45 REVISIÓN DE LAS RENDICIONES Una vez ingresada la rendición a la DGTAL de cada Jurisdicción u equivalente del Organismo Descentralizado o ante la Contaduría General-, la repartición revisora deberá verificar: Los datos tributarios de los datos ingresados en el SIGAF. Tratamiento de los topes por comprobante - en caso de corresponder Verificación de la aprobación del gasto por parte de la autoridad máxima de la repartición que rinde los fondos.

46 PROCEDIMIENTO DE APROBACION Las Direcciones Generales Técnicas Administrativas y Legales o equivalente de cada Jurisdicción u Organismo Descentralizado o la Contaduría General en caso de corresponder son las responsables de la aprobación o desaprobación de las mismas, teniendo como plazo máximo para su aprobación 60 días a partir de la fecha en que son rendidas ante dichas Unidades de Organización, para ello se deberá confeccionar el Modelo 3 del Anexo II, de la Resol 10SECLYT-13. En dicho informe, debe constar, que de acuerdo con la normativa vigente, y tratándose de la última rendición del año de Caja Chica Común, corresponde su archivo en la Contaduría General (sin intervención del Departamento Responsables).

47 Anexo II MODELO Nº 3 RESUMEN FINAL DEL EJERCICIO. C. EX. N../.. MOTIVO: Remisión a archivo Rendiciones de Caja Chica Común del Ejercicio 20. Correspondiente a Beneficiario Nº.- U.E. Nº.. DIRECTOR GENERAL DIRECCION GENERAL DE CONTADURIA 1.Por el presente tramitan las rendiciones de gastos en concepto de Caja Chica Común del ejercicio 20.., pertenecientes al Beneficiario N..de la UE N. Dado que las mismas se encuadran dentro de la normativa vigente y aprobadas, se remiten a efectos de que proceda a su archivo. 2.A continuación se detallan los saldos disponibles en efectivo y en las cuentas bancarias a fecha de cierre conforme lo dispuesto en las normas de cierre de ejercicio.

48 FONDOS NO INVERTIDOS AL CIERRE DEL EJERCICIO Los remanentes de Caja Chica Común deberán ser validados según lo dispongan las Normas Anuales de Cierre que emita la Contaduría General. Los fondos de Caja Chica Común podrán ser utilizados en el año siguiente una vez que haya sido aprobado o prorrogado el presupuesto para ese ejercicio. Los responsables de fondos que tengan gastos pendientes de rendición al último día hábil del ejercicio, deberán presentar la pertinente rendición de cuentas hasta la fecha dispuesta en la Norma de Cierre de Ejercicio. En tales rendiciones solo podrán incluirse comprobantes cuya fecha de emisión no supere la fecha del último día hábil de cada año.

49 OBSERVACIONES En caso de merecer observaciones las Cuentas Rendidas, las mismas deberán ser evacuadas en un plazo de 10 días. En caso de ser insuficientes los descargos, la Dirección General Técnica Administrativa y Legal o equivalente de cada Jurisdicción u Organismo Descentralizado o la Contaduría General en caso de corresponder- elevará la actuación con opinión fundada a la máxima autoridad de la Jurisdicción u Organismo Descentralizado, a fin que esta última disponga la convalidación o no de la rendición mediante acto administrativo.

50 OBSERVACIONES Vencidos los 5 días de plazo para la devolución de los fondos intimados de acuerdo con el artículo 19 del Anexo del Decreto 67/GCBA/10 y su similar de la Resolución Reglamentaria 51/MHGC/10 y a efectos de proceder al reclamo judicial que correspondiere, dentro de los siguientes 10 días la repartición revisora determinará el importe a reclamar y los responsables de los fondos y dictará un Acto Administrativo formulando el cargo y girará las actuaciones a la Contaduría General a fin de emitir el Certificado de Deuda y enviarlo a la Procuración General para su ejecución por vía de apremio. En caso de efectuarse el depósito en la Dirección General de Tesorería, se deberá acreditar fehacientemente dicha circunstancia ante la Dirección General de Contaduría y ante la oficina designada para el tratamiento de la rendición.

51 OBSERVACIONES 1. No se repondrán fondos ni aprobarán rendiciones cuando: 1.1. Los comprobantes o los datos cargados no cumplan con las formalidades exigidas por la AFIP Existan errores de cálculo en los comprobantes o en los anexos No se hubieran practicado las retenciones impositivas, en los casos en que corresponda La imputación presupuestaria sea incorrecta Se supere el monto máximo por comprobante permitido por el régimen, en caso de corresponder No se vincule a la rendición la norma de aprobación del gasto por parte de la autoridad máxima de la repartición que rinde los fondos, en los casos en que corresponda. En el caso 1.1 la Repartición solicitante deberá dictar un acto administrativo mediante el cual anule dicho comprobante, dé por válido el nuevo adjunto, reemplace la Planilla de Resumen de Rendición y apruebe el gasto. En los casos 1.2, 1.4 y 1.6, deberán salvarse en la respuesta a las observaciones. En los casos 1.3 y 1.5 deberán adjuntarse los descargos pertinentes antes de girar los actuados a la máxima autoridad de la Jurisdicción u Organismo Descentralizado. En los casos en que se requiera convalidación no se efectuará la reposición de los fondos hasta que se dicte el Acto Administrativo pertinente, siendo responsabilidad de la máxima autoridad jurisdiccional la evaluación acerca de la oportunidad o conveniencia de su dictado.

52 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION FINANCIERA Una vez aprobada la última rendición de Caja Chica Común, el EE deberá remitirse directamente al Archivo de Documentación Financiera de la Dirección General de Contaduría dentro de los 30 días siguientes del momento de su aprobación. Ninguna actuación que tramite rendición de fondos se enviará al Archivo de la Contaduría General sin haberse devengado el gasto, a tal efecto se deberá agregar Regularización el y comprobante Modificaciones C55 al Cambio Registro de Imputación (cambio presupuestario a presupuestario) en Estado C Confirmado. de no

53 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION FINANCIERA Todo expediente con documentación financiera culminará en el Archivo de Documentación Financiera de la Contaduría General. Las áreas que rindan electrónicamente Fondos a Rendir deberán proceder de la siguiente forma: La documentación de respaldo de cada rendición será guardada en un sobre tipo oficio papel madera el que se cerrará con cinta adhesiva y broches cruzando la firma del responsable del Fondo que se rinde por la boca del sobre. En el mismo deberá identificarse claramente su contenido de acuerdo con el Anexo IX A de la Disp. N 9-DGCG- 10 y sus modificatorias. Al cierre del ejercicio, las áreas reunirán los distintos sobres con las respectivas rendiciones claramente identificadas en una caja de archivo ciega, sin aperturas, completamente estanca del tipo ADEA o caja plástica de tapa volcada A4 azul, según el volumen de la documentación y enviarán la documentación de respaldo, tanto aquellos cuyos datos fueran cargados en el SIGAF como los que fueran escaneados, según el aplicativo en uso, al Archivo de Documentación Financiera de la Contaduría General, identificando claramente su contenido de acuerdo con el Anexo IX B de la Disp. N 9-DGCG- 10 y sus modificatorias.

54 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION FINANCIERA El envío se realizará a través de un Giro Documental y comprenderá todas las rendiciones del ejercicio que se hubieran realizado mediante expediente electrónico, no se enviarán rendiciones imputadas a diferentes ejercicios. Los envíos se efectuarán indefectiblemente durante el mes de enero del ejercicio siguiente. En el caso de cierre del área responsable de los fondos o cambio de estructura, el área cerrará sus Fondos a Rendir con devolución de los remanentes y enviará la documentación de respaldo dentro de los 30 días de publicado el Acto Administrativo que disponga el cierre o cambio de estructura mencionado. Las cajas deberán incluir dos ejemplares de la planilla incorporada como Anexo IX B o C, una en el interior de la caja, en primer lugar y arriba de los sobres, y otra igual pegada en el exterior de la caja. La caja será lacrada por el área responsable de la rendición.

55 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION FINANCIERA En caso que un Organismo de Control requiera la apertura de la caja de archivo, la Contaduría General solicitará al área respectiva la presencia de un responsable de la tarea, la que se realizará en las dependencias del Archivo de Documentación Financiera de la Contaduría General. Podrá ser el responsable de la asignación en el período alcanzado por la Auditoría, a la fecha de la apertura del archivo, o un agente especialmente designado por la máxima autoridad del área auditada. Realizada las constataciones del caso, la documentación se guardará en las mismas condiciones con la firma del responsable designado por el área auditada, del personal interviniente de la Contaduría General y del agente del organismo de control interviniente. La Contaduría General sólo brinda el servicio de guarda de la documentación, siendo responsabilidad de las áreas el contenido de las cajas de archivo.

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