Herramienta de verificación y formación de documentos y expedientes electrónicos conformes al Esquema Nacional de Interoperabilidad

Transcripción

1 CONSEJERÍA DE HACIENDA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA documentos y expedientes electrónicos conformes Versión: v01r01 Fecha: 19/10/2016 Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución, comunicación pública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento sin el previo consentimiento expreso y por escrito de la Junta de Andalucía.

2 HOJA DE CONTROL Título Entregable Nombre del Fichero Autor ENI_Manual_de_usuario.odt CHAP Versión/Edición v01r01 Fecha Versión 19/10/2016 Aprobado por - Fecha Aprobación DD/MM/AAAA Nº Total Páginas 20 REGISTRO DE CAMBIOS Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio Área Fecha del Cambio v01r00 Versión inicial del documento UTE CHAP 28/12/2015 v01r01 Revisión CHAP CHAP 19/10/2016 ENI_Manual_de_usuario.odt Página 2 de 20

3 ÍNDICE 1 INTRODUCCIÓN ACCESO VERIFICAR DOCUMENTO ELECTRÓNICO ENI VERIFICAR EXPEDIENTE ELECTRÓNICO ENI FORMACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ENI FORMACIÓN DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS ENI PREGUNTAS FRECUENTES REFERENCIAS...20 ENI_Manual_de_usuario.odt Página 3 de 20

4 ÍNDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Portada HCV...7 Ilustración 2. Portada ENI...7 Ilustración 3. Condiciones de uso...8 Ilustración 4. Selección de verificación/formación de documento/expediente ENI...8 Ilustración 5. Selección de verificación/formación de documento ENI...9 Ilustración 6. Selección de verificación/formación de expediente ENI...9 Ilustración 7. Incorporar XML del documento ENI a verificar...10 Ilustración 8. Información del documento ENI verificado...10 Ilustración 9. Incorporar XML del expediente ENI a verificar...11 Ilustración 10. Información del expediente ENI verificado...12 Ilustración 11. Formación de documento electrónico ENI...13 Ilustración 12. Representación jerárquica de órganos...13 Ilustración 13. Representación jerárquica de órganos expandida...14 Ilustración 14. Representación jerárquica de órganos contraída...14 Ilustración 15. Firmar el documento ENI...14 Ilustración 16. Resultado del documento ENI...15 Ilustración 17. Formulario de formación de un expediente electrónico ENI...15 Ilustración 18. Estructura de carpetas del expediente ENI...16 Ilustración 19. Incorporación de documentos a una carpeta del expediente...17 Ilustración 20. Documentos ENI incorporados al expediente...17 Ilustración 21. Firmar el índice del expediente electrónico ENI...18 Ilustración 22. Descarga del expediente electrónico ENI formado...18 ENI_Manual_de_usuario.odt Página 4 de 20

5 1 INTRODUCCIÓN El Esquema Nacional de Interoperabilidad, en adelante ENI, establece los principios y directrices de interoperabilidad en el intercambio y conservación de la información electrónica por parte de Administraciones Públicas. El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el artículo 156, apartado 1, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que sustituye al apartado 1 del artículo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. El Esquema Nacional de Interoperabilidad se desarrolla en el R.D. 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica El ENI se desarrolla por diversas Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI), entre las que se encuentran: Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente electrónico. En ambas Normas Técnicas de Interoperabilidad se establecen respectivamente los elementos constitutivos del documento administrativo electrónico y del expediente electrónico, como objetos digitales susceptibles de intervenir en procesos de intercambio entre administraciones públicas, con la administración de Justicia o con los ciudadanos. Documento administrativo electrónico: Objeto digital administrativo que contiene la información objeto (datos) y los datos asociados a ésta (firma y metadatos). En el marco del ENI, este concepto incluye tanto los documentos electrónicos producidos por las Administraciones públicas en el ejercicio de sus competencias como los documentos electrónicos aportados por los ciudadanos en el contexto de un procedimiento dado. Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. El expediente electrónico queda constituido por el índice de documentos, su firma electrónica y sus metadatos mínimos obligatorios. La Herramienta Centralizada de Verificación (HCV) ofrece en relación a documentos y expedientes electrónicos la siguiente funcionalidad dirigida al personal de la Administración de la Junta de Andalucía: 1 Verificación de documentos y expedientes electrónicos ENI: Se podrá usar en los casos en los que se deba verificar la corrección e integridad de un documento o un expediente electrónico recibido desde otro órgano administrativo o aportado por un ciudadano. ENI_Manual_de_usuario.odt Página 5 de 20

6 2 Formación de documentos y expedientes electrónicos ENI: 2.1 Documento administrativo electrónico: se deberá aportar el contenido del documento, asignar valor a sus metadatos mínimos obligatorios y firmar su contenido. 2.2 Expediente electrónico: se deberá aportar o referenciar la totalidad de documentos que constituyen el índice, asignar valores a sus metadatos mínimos obligatorios y firmar electrónicamente el índice para garantizar su integridad. El correcto uso de la HCV para los procesos de verificación y formación de documentos y expedientes electrónicos requiere por parte de los usuarios un conocimiento previo de la NTI de Documento electrónico y la NTI de Expediente electrónico, en especial sobre la semántica de los metadatos mínimos obligatorios que todo documento y expediente electrónico deben tener asignados. Es importante destacar que la HCV no custodia los documentos/expedientes verificados o formados en la propia herramienta. En todo caso, el uso de la Herramienta Centralizada de Verificación para la verificación y/o formación de documentos y expedientes electrónicos ha de considerarse como de último recurso, en el sentido de que deberá limitarse a las situaciones en las que se carezca de un repositorio de documentos administrativos y/o sistema/herramienta de tramitación de expedientes adaptados a las directrices técnicas impuestas por el ENI. Así, si por ejemplo debe remitirse un expediente electrónico a otra administración y éste se tramita en una herramienta adaptada al ENI, en ella deberá disponerse de una utilidad de exportación de expedientes en formato ENI que haga innecesario el uso de la Herramienta Centralizada de Verificación para formar el expediente a remitir. El presente documento es un manual de usuario del módulo ENI de la Herramienta Centralizada de Verificación para la verificación y formación de documentos administrativos electrónicos y expedientes electrónicos en el formato de intercambio definido por el ENI. ENI_Manual_de_usuario.odt Página 6 de 20

7 2 ACCESO El acceso al sistema se realiza introduciendo la siguiente dirección en el navegador: Ilustración 1. Portada HCV La funcionalidad de verificación y formación de expedientes y documentos electrónicos será accesible desde la pestaña ENI ubicada en la barra principal de navegación. Ilustración 2. Portada ENI ENI_Manual_de_usuario.odt Página 7 de 20

8 La autenticación en la herramienta podrá realizarse: Con certificado electrónico. Con usuario y clave de correo corporativo (LDAP). En este caso la herramienta verificará que la persona que accede es personal funcionario de la Junta de Andalucía en situación ACTIVA. En la cabecera de la herramienta podrá encontrar los siguientes iconos: Pulsando sobre éstos iconos podrá aumentar o disminuir el tamaño de letra partiendo desde un tamaño mínimo y llegando a un tamaño máximo. Pulsando sobre el icono precedente podrá acceder al este manual de usuario. En cada uno de los campos de los formularios, podrá encontrar el icono ayuda, describiendo el valor a introducir en el campo correspondiente. y al pasar el cursor por encima le mostrará una En el caso de autenticarse desde otra pestaña, no será necesario volver a hacerlo al acceder a la pestaña ENI. Sin embargo, sí que deberá aceptar las condiciones de uso. Ilustración 3. Condiciones de uso Una vez que se haya autenticado en la herramienta y accedido a la pestaña ENI de la herramienta se mostrará la siguiente página un submenú de documentos y expedientes donde podremos seleccionar la opción deseada y nos cargará uno de los siguientes formularios. Ilustración 4. Selección de verificación/formación de documento/expediente ENI ENI_Manual_de_usuario.odt Página 8 de 20

9 Estas serían las opciones de la pestaña de documentos, en las que podemos seleccionar verificar un documento ENI ya existente o formar un nuevo documento ENI. Ilustración 5. Selección de verificación/formación de documento ENI Estas serían las opciones de la pestaña de expedientes, en las cuales podemos seleccionar verificar un expediente ENI ya existente o formar un nuevo expediente ENI. Ilustración 6. Selección de verificación/formación de expediente ENI ENI_Manual_de_usuario.odt Página 9 de 20

10 3 VERIFICAR DOCUMENTO ELECTRÓNICO ENI Para verificar la información contenida en un documento ENI se deberá seleccionar la opción de verificar documento y aportar un documento ENI en el formulario. Ilustración 7. Incorporar XML del documento ENI a verificar Si el fichero XML aportado contenedor de un documento electrónico ENI es correcto, la HCV muestra la información que contiene y pone a su disposición la posibilidad de descargar el fichero original de contenido firmado y también la posibilidad de descargar el fichero de firma electrónica en caso de existir. Ilustración 8. Información del documento ENI verificado ENI_Manual_de_usuario.odt Página 10 de 20

11 Si por el contrario el fichero aportado no es correcto podrán obtenerse los siguientes mensajes de error: El fichero aportado no tiene la extensión adecuada (XML) : aparecerá cuando aportemos un fichero cuya extensión no sea.xml. Se ha producido un error en la lectura del/los documento/s, incluya documento/s ENI correcto/s. : aparecerá cuando se aporte un fichero XML cuya estructura interna no se ajuste a las especificaciones definidas por la NTI de Documento electrónico. La firma electrónica del documento no garantiza su integridad, puede haber sido objeto de manipulación. : aparecerá cuando el fichero XML aportado contenga una estructura correcta de documento electrónico pero sin embargo la firma electrónica que contiene no garantiza la integridad del contenido del documento electrónico. 4 VERIFICAR EXPEDIENTE ELECTRÓNICO ENI Para verificar la información de un fichero XML contenedor de un expediente electrónico en formato ENI se deberá seleccionar la opción de verificar expediente y aportar un expediente ENI en el formulario. Ilustración 9. Incorporar XML del expediente ENI a verificar Si el fichero XML aportado contenedor de un expediente electrónico ENI es correcto se mostrará su información: metadatos mínimos obligatorios, índice, datos de la firma del índice y, si existe, su fichero de visualización. El índice relacionará la información básica de los documentos vinculados al expediente, ya sea contenidos en una estructura plana, en carpetas o con anidamiento de otros expedientes. ENI_Manual_de_usuario.odt Página 11 de 20

12 Ilustración 10. Información del expediente ENI verificado Si por el contrario el fichero aportado no es correcto podrán obtenerse los siguientes mensajes de error: El fichero aportado no tiene la extensión adecuada (XML) : aparecerá cuando aportemos un fichero cuya extensión no sea.xml. Se ha producido un error en la lectura del expediente, incluya un expediente ENI correcto. : aparecerá cuando se aporte un fichero XML cuya estructura interna no se ajuste a las especificaciones definidas por la NTI de Expediente electrónico. La firma electrónica del expediente no garantiza la integridad de su índice, el cual puede haber sido objeto de manipulación. : aparecerá cuando el fichero XML aportado contenga una estructura correcta de expediente electrónico pero sin embargo la firma electrónica que contiene no garantiza la integridad de su índice. ENI_Manual_de_usuario.odt Página 12 de 20

13 5 FORMACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ENI Para formar un documento electrónico conforme al ENI deberá seleccionar la opción de formar documento y asignar valores a los siguientes metadatos del documento que va a formar: Órgano/s: Identificador DIR3 del órgano administrativo que genera o captura el documento. Si son varios, se deben separar por ','. Fecha captura: Fecha de captura del documento. En caso de no introducir ninguna fecha se tomará la actual. Tipo documental: Deberá seleccionar el valor adecuado de entre los posibles definidos por la por la NTI de Documento electrónico. Estado elaboración: Deberá seleccionar el valor adecuado de entre los posibles definidos por la por la NTI de Documento electrónico. Identificador de documento origen: Este campo se deberá aportar cuando el metadato Estado elaboración tenga los valores Copia electrónica parcial auténtica o Copia electrónica auténtica con cambio de formato, referenciando el identificador del documento del que deriva el documento que estamos formando. Contenido: Es necesario aportar el archivo de contenido del documento electrónico, para el cual se validará que su formato sea uno de los admitidos por la NTI de Catálogo de estándares. Ilustración 11. Formación de documento electrónico ENI Conforme se aporten los códigos DIR3 de la(s) unidad(es) administrativa(s) del documento electrónico, la HCV mostrará para cada uno de ellos su representación jerárquica. Si se indica más de uno, aparecerán dos botones de control para gestionar la visualización de los árboles de jerarquía orgánica. Ilustración 12. Representación jerárquica de órganos ENI_Manual_de_usuario.odt Página 13 de 20

14 los botones de control son: Como indica el botón, se podrán expandir todos los arboles. Ilustración 13. Representación jerárquica de órganos expandida Como indica el botón, se podrán contraer todos los arboles. Ilustración 14. Representación jerárquica de órganos contraída Al pulsar sobre el botón FORMAR DOCUMENTO se accede a la siguiente pantalla en la que se mostrará un resumen de confirmación de la información contenida en el documento que se va a formar. En la siguiente pantalla se muestra la información del documento que se va a generar, el cual va a ser firmado pulsando en FIRMAR DOCUMENTO, seleccionando el certificado instalado. Ilustración 15. Firmar el documento ENI A la hora del firmar el expediente, tan solo aparecerán los certificados vinculados al usuario autenticado. ENI_Manual_de_usuario.odt Página 14 de 20

15 Una vez introducidos los datos del documento y firmado se muestra el resultado obtenido, con la opción de descargar el documento ENI. Ilustración 16. Resultado del documento ENI 6 FORMACIÓN DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS ENI Para formar expedientes electrónicos conforme al ENI se deberá seleccionar la opción de formar expediente. El proceso de formación de un expediente electrónico tiene los siguientes pasos: 1. Asignación de valores a los metadatos mínimos obligatorios definidos por la NTI de Expediente electrónico. 2. Incorporación de uno o más documentos electrónicos vinculados al expediente y, opcionalmente, su organización en una estructura de carpetas. 3. Firma del índice electrónico del expediente que garantiza su integridad. 4. Descarga del expediente electrónico formado Ilustración 17. Formulario de formación de un expediente electrónico ENI PASO 1: Asignación de valores a los metadatos mínimos obligatorios definidos por la NTI de Expediente electrónico. ENI_Manual_de_usuario.odt Página 15 de 20

16 Los metadatos mínimos obligatorios a los que se debe asignar un valor son los siguientes: Órgano/s: Identificador DIR3 del órgano administrativo al que se vincula el expediente. Si son varios, se deben separar por ','. Fecha apertura: Fecha de apertura del expediente. En caso de no introducir ninguna fecha se tomará la actual. Clasificación: Clasificación del expediente. Debe corresponderse con el formato (código DIR3)_PRO_(30 carácteres). Estado: Deberá seleccionar el valor adecuado de entre los posibles definidos por la por la NTI de Expediente electrónico. Interesado/s: Relación de identificadores (NIF, CIF, NIE) vinculados a los interesados en el expediente. Si son varios, debe separalos por ','. Observaciones: Este valor es opcional y solo aparecerá en el archivo de visualización del índice. PASO 2: Incorporación de los documentos electrónicos vinculados al expediente y, opcionalmente, su organización en una estructura de carpetas. La incorporación de un documento puede realizarse ya sea mediante la subida del fichero XML contenedor del documento o bien aportando su código seguro de verificación en HCV. Es posible definir una estructura de carpetas de documentos para organizarlos dentro del expediente: Para agregar carpetas se pulsa sobre el icono, lo cual genera una carpeta a la que se debe asignar necesariamente un nombre para poder incorporar documentos y/o más carpetas. Ilustración 18. Estructura de carpetas del expediente ENI NOTA: Una vez creadas las carpetas pueden ser movidas según sea necesario, siempre y cuando el navegador y su versión lo permita. Para incorporar documentos a una carpeta deberá pulsar el botón posibilidad., que abrirá el diálogo que habilita esta ENI_Manual_de_usuario.odt Página 16 de 20

17 Ilustración 19. Incorporación de documentos a una carpeta del expediente Para incorporar un documento ENI a partir de su código seguro de verificación se debe introducir en el campo correspondiente y pulsar el icono. Para incorporar uno o más documentos ENI a partir de sus ficheros XML contenedores habrá que seleccionarlos y pulsar sobre el icono. Opcionalmente podrá indicarse para cada documento su fecha de incorporación al expediente. En el caso de dejar el campo fecha vacío se tomará la fecha actual. Un documento solo podrá ser incorporado una única vez y en caso de duplicidad tan solo se incorporará una instancia. Ilustración 20. Documentos ENI incorporados al expediente Pulse sobre FORMAR ÍNDICE para acceder a la siguiente pantalla del proceso de formación del expediente. ENI_Manual_de_usuario.odt Página 17 de 20

18 PASO 3: Firma del índice electrónico del expediente que garantiza su integridad. En este momento se mostrará información resumen del expediente que se ha definido en las pantallas precedentes: valores asignados a los metadatos mínimos obligatorios y representación visual del del índice de documentos y su estructura en carpetas. Ilustración 21. Firmar el índice del expediente electrónico ENI Si se considera que la información resumen es correcta, se deberá pulsar sobre el botón FIRMAR ÍNDICE, tras lo cual deberá seleccionar el certificado electrónico con el que desea firmar. PASO 4: Descarga de expediente electrónico formado En este punto ya hemos formado un expediente electrónico que podremos descargar (fichero XML contenedor). Opcionalmente también podremos descargar su fichero PDF de visualización. Ilustración 22. Descarga del expediente electrónico ENI formado ENI_Manual_de_usuario.odt Página 18 de 20

19 7 PREGUNTAS FRECUENTES 1. Qué es un fichero XML? Es un formato de fichero que permite almacenar información de modo estructurado y de forma legible y por tanto procesable para las aplicaciones informáticas. 2. Todos los ficheros XML deben contener un documento o expediente electrónico ENI? No. Del mismo modo que todo documento PDF no ha de contener necesariamente una novela, un fichero XML puede contener cualquier tipo de información estructurada. Sin embargo, el Esquema Nacional de Interoperabilidad establece unas directrices técnicas que -dentro del formato XML- permiten estructurar la información de documentos y expedientes electrónicos. 3. Cómo verifico/veo el contenido de un fichero XML contenedor de un documento o un expediente electrónico? Del mismo modo que si desea ver el contenido de un fichero PDF debe contar con una aplicación que permita su lectura y representación, la HCV ofrece la funcionalidad de verificación de documentos y expedientes electrónicos. Ésto no quiere decir que la HCV sea el único sistema que ofrece esta posibilidad. Así, por ejemplo, una herramienta de tramitación de expedientes podría tener una funcionalidad equivalente que no hiciera necesario para sus usuarios el uso de HCV como verificador de documentos y expedientes. 4. Qué elementos componen un documento electrónico? Un documento electrónico se compone de un contenido, una o más firmas electrónicas vinculadas sobre el contenido y un conjunto de metadatos mínimos obligatorios. Para mayor información puede consultar la Norma Técnica de Interoperabilidad de documento electrónico. 5. Qué elementos componen un expediente electrónico? Un expediente electrónico se compone de un indice, su firmas electrónicas, un conjunto de metadatos mínimos obligatorios y opcionalmente un fichero de representación visual del índice. Para mayor información puede consultar la Norma Técnica de Interoperabilidad de documento electrónico. 6. Un fichero XML contenedor de un expediente electrónico incluye sus documentos? No. El expediente electrónico incorpora un índice de los documentos que lo constituyen, referenciando sus identificadores e información criptográfica que asegura su integridad. Sin embargo, el fichero XML del expediente electrónico no incorpora el contenido de sus documentos. Si debemos remitir un expediente electrónico a otra administración, a un ciudadano o a la administración de justicia, además de remitir el fichero XML del expediente deberemos enviar también el fichero XML de cada uno de sus documentos. Deberá tenerse en cuenta además que en un proceso de remisión o puesta a disposición del índice de un expediente electrónico junto a sus documentos, las partes pueden haber acordado o una de ellas haber establecido formatos o estructuras contenedoras de los documentos y carpetas que quedan fuera del ámbito de la Herramienta Centralizada de Verificación ENI_Manual_de_usuario.odt Página 19 de 20

20 7. Un informe de firma es un documento electrónico ENI? No. Un informe de firma es una representación del contenido de un documento electrónico en la que adicionalmente se incorpora -habitualmente en su zona inferior- un código seguro de verificación y una dirección web del sistema donde se puede realizar la verificación y acceso del documento al que representa. Lo que habitualmente conocemos como informe de firma en realidad es una copia papel auténtica de un documentos públicos administrativos electrónico, en conformidad con la NTI de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos. El informe de firma, en definitiva, no es un documento electrónico. 8 REFERENCIAS Herramienta Centralizada de Verificación Esquema Nacional de Interoperabilidad Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente electrónico Norma Técnica de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares ENI_Manual_de_usuario.odt Página 20 de 20